房地产开发企业合同管理制度.docx

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房地产开发企业合同管理制度

XXX集团

合同管理制度

二0一一年一月

目录

一、合同管理规定

第一章总则

第一条为了加强合同管理，明确合同审批过程中的职责权限，制定本管理规定.

第二条集团公司及各所属公司、企业在从事涉及权利义务关系的经济活动时必须签订书面合同.

第三条本规定适用于集团公司及所属公司、企业。

第二章机构与职责

第四条集团公司由总裁、工程总监、各部门总监组成合同管理委员会。

负责对所属房地产企业合同进行监督、管理和审批。

第五条集团公司成本控制部（以下简称“成本部”）是合同管理的职能部门，其职责是:

1、负责对各所属公司、企业合同工作的管理和指导。

2、负责研究制定合同管理规定，组织宣传贯彻合同管理规定，并负责检查监督。

3、负责对各所属公司、企业合同的签订、履行、存档情况进行检查,提出整改意见。

4、及时审核所属公司、企业上报的合同，并组织集团公司相关部门进行审批。

第六条各所属企业必须建立合同会签制度，并成立以总经理为组长的合同审核小组，成员为各部门负责人及相关人员.

第七条合同审核小组履行下列职责:

1、制定合同管理实施细则；

2、合同审核会签。

第八条各所属公司、企业必须设立专职或兼职合同管理员，报集团公司成本部备案，其职责是：

1、参与合同的谈判、起草、签订，组织合同审核会签;

2、审查对方当事人的主体资格、营业执照、资质证书、授权委托书等,保证其具备签约的法律资格；

3、使用《拓新集团合同示范文本》签订合同，保证合同条款合法、完备、填写符合规范、程序符合规定；

4、跟踪合同会签及履行情况，及时补充、变更合同，会同合同经办人员处理合同履行中的问题；

5、负责合同鉴证、公证或登记备案；

6、负责履行合同，及时处理履行中发生的问题；对需要变更合同内容及时提出变更意见，并拟订变更协议；

7、妥善保管合同书、签证单、往来传真等有关合同签订与履行的书面资料、凭证，并按时归档。

8、已实行合同网上会签的企业，对网上电子文本与书面文本一致性负责.

第九条各所属公司、企业工程、成本管理部门为合同签订的参与部门，其职责分别是：

1、确定合同价款及有关建经条款;

2、保证合同条款和价款的合理性;

第十条合同审核要点

1、审核合作单位（法人）的资格是否真实、合法，合同项目是否在营业执照范围内,当事人的名称或姓名和住所是否记录清楚、准确；

2、经济合同的标的是否明确；

3、经济合同中的数量、质量是否符合有关国家、地方规定和公司要求；

4、经济合同的价款或报酬以及方式是否确定和准确；

5、经济合同的履行期限、地点和方式是否确定；

6、经济合同的违约责任是否明确；

7、经济合同中是否有发生争议的解决方法。

第十一条对工程类合同还必须进行以下事项的审查

1、是否有保修条款；

2、结算和付款条件是否有利；

3、计价依据是否完备。

第十二条集团公司及异地所属房地产企业必须设定合同章管理员,其职责是：

1、审查对方是否签字盖章（二页以上加盖骑缝章）；

2、审查我方是否有经办人、项目公司副总、总经理、法定代表人签字；

3、审查合同的完整性、一致性；

4、负责合同归档管理工作。

第十三条公司、企业总经理对合同签订和履行的全过程负责,其具体职责是:

1、组织建立企业内部合同管理体系；

2、保证合同标的和条款的合理性，维护企业权益;

3、保证合同内容及签订、履行过程符合法律法规和集团公司《合同管理规定》；

4、及时处理合同签订和履行中发生的问题，重大问题及时向集团公司总裁汇报。

第三章合同的签订

第十四条各所属公司、企业必须全面实行合同会签审核制度、终结制度、备案制度。

所有合同必须按照合同会签程序批准后方可订立,履行完毕的合同须签订终结协议。

第十五条签订合同之前，应验证对方当事人的营业执照、资质证书等证明文件的原件，确定主体是否合格；审查对方经办人的授权委托书，掌握其代理权限；调查资信情况、履约记录，预测其履约能力.上述证明文件的复印件随合同会签并存档。

企业名称变更时，应以合格的主体签订合同。

第十六条所有合同必须经所属企业法律顾问审核，并留存审核意见.

第十七条在签约过程中应遵循诚实信用原则，任何人不得向对方当事人作虚假的宣传和承诺，不得故意隐瞒与订立合同有关的重要事实.

第十八条合同文本必须符合国家及集团公司有关规定，并以合同书形式签订，不得以传真或电子邮件等方式签订合同,以传真或电子邮件等方式就合同内容达成一致的，必须补签合同书加以确认。

第十九条合同内容需以招标方式确定的，应按集团公司《招标管理规定》进行招标后签订。

第二十条合同的内容应当包括：

当事人名称、住所、标的、数量、质量标准、验收标准、价款、履行期限、履行地点和方式、违约责任、争议解决的方式等条款，并对各条款内容作详细的约定.

第二十一条合同必须经法定代表人或委托代理人及经办人签字并加盖合同专用章后生效。

委托代理人必须在授权范围内签订合同。

无法定代表人的授权委托书,任何人不得签订合同.

第二十二条法律、法规规定应当鉴证、登记、备案的合同必须鉴证、登记、备案。

合同由法定代表人签订后生效，特殊情况法定代表人可委托他人签订,委托代理人必须在授权范围内签订合同.无法定代表人的授权委托书，任何人不得签订合同。

第二十三条超项目预算20万元和单项工程的5%以上情况,须提前申报，集团公司职能部门同意后方可签订合同。

第二十四条集团公司成本部建立企业合同签订综合台帐，并每月进行分析,根据合同签订情况出具《指导意见书》，上报总裁下发所属企业.

第四章合同的履行

第二十五条合同一经签订即具法律效力。

各公司有关部门应互相协作,认真履行合同义务,确保公司信誉。

第二十六条经办人应随时掌握对方经营状况,若发现停产、停业、准备解散或破产转移资产、抽逃资金、有重大诉讼案件等严重影响履行能力的情况发生时，应及时向总经理汇报，有确切证据证明以上事实时，企业应要求对方提供有效的担保,不提供担保的，应中止履行合同。

中止履行合同的,应及时书面通知对方。

第二十七条企业应慎重对待合同履行中的往来传真、书信、签证等书面文件，并妥善保存。

经办人应建立合同签订与履行情况台帐。

第二十八条合同管理员应随时跟踪合同履行过程，发现问题协同各部门及时解决，发生诉讼或其他重大问题应及时上报集团公司。

第二十九条企业签订终结协议时，应当审核合同双方的义务是否履行完毕。

合同任何一方的义务尚未履行完毕时不得签订终结协议。

第六章合同的变更、中止与解除

第三十条合同一经签订即受法律约束,企业不得擅自变更、中止或解除。

若确需变更、中止或解除的，由经办人提出书面报告,按合同会签程序审核会签后实施。

“特殊合同”需要中止或解除的，须上报集团公司审批。

第三十一条变更合同内容的，双方应当签订补充协议，对变更的内容作详细的约定.

第三十二条企业单方面中止合同的,应当符合合同约定。

双方协议中止合同履行的，应当签订中止合同协议书。

第三十三条企业单方面解除合同的，应当符合合同约定；双方协议解除的，应当签订解除合同协议书，明确解除的原因和解除后双方应尽的义务。

第三十四条变更或解除合同需要办理变更登记等相关手续的，应及时办理；财务部门应及时作相应的帐务处理。

第七章合同纠纷的处理

第三十五条合同履行中双方发生争议应积极协商，对对方合理的要求应妥善解决，以防止出现法律纠纷。

第三十六条集团公司各相关部门负责各所属公司的诉讼指导与协调工作。

各公司发生诉讼案件时应立即将诉讼相关材料报送集团公司成本部，经总裁批示后，由各公司按法定程序办理。

第八章合同档案管理

第三十七条经办人和有关人员应妥善保存合同、补充协议、签证单、往来传真等关于合同签订和履行的书面材料,并按要求及时归档.

第三十八条以下关于合同签订和履行的原始材料，应由档案管理员统一归档:

1、合同及其补充协议;

2、合同变更、中止或解除协议、终结协议；

3、招投标文件；

4、合同会签单；

5、其他重要材料。

第九章权限、程序

第三十九条合同按审批权限分特殊合同和一般合同两类，特殊合同和一般合同的审批程序参照拓新集团下发的《2010重庆拓新投资控股（集团）有限公司权责体系手册》执行。

第四十条本地所属企业所有合同所属企业内部会签审核后，报集团公司成本部，成本部审核后报送审计法务部审核通过报总裁批准后签订。

第四十一条异地所属企业合同审批管理权限：

合同范围

所属公司会签

集团公司成本部

法定代表人

各部门

总经理

特殊合同

起草、会签

审核

组织审核、备案

批准

设计类

10万元以下

起草、会签

受权批准

备案

授权

10万元以上

起草、会签

审核

组织审核、备案

批准

监理类

5万元以下

起草、会签

受权批准

备案

授权

5万元以上

起草、会签

审核

组织审核、备案

批准

建安工程类（总包）

50万元以下

起草、会签

受权核准、总监批准

备案

授权

50万元以上

起草、会签

审核

组织审核、备案

批准

装修工程类

20万元以下

起草、会签

受权核准、总监批准

备案

授权

20万元以上

起草、会签

审核

组织审核、备案

批准

材料采购类

20万元以下

起草、会签

受权核准、总监批准

备案

授权

20万元以上

起草、会签

审核

组织审核、备案

批准

工程手续类

起草、会签

受权批准

备案

授权

开发手续类

起草、会签

受权批准

备案

授权

物业管理类

起草、会签

受权批准

备案

授权

营销费用类合同

起草、会签

审核

组织审核、备案

批准

行政管理类合同

起草、会签

受权批准

备案

授权

其它类合同

起草、会签

受权批准

备案

授权

3、合同范围定义

1）设计类合同是指规划设计、单体设计、景观设计、采暖外网设计、给水外网设计、煤气外网设计等。

2）监理类合同是指工程监理、地质勘察等项目.

3）建安工程类是指主体总包工程、单体内外土建、安装、环境等配套工程是指由发包方单独发包的土石方、道路、挡土墙、喷锚、强夯、灌注桩、防水、楼内栏杆、地热、通风、空调、消防、弱电内外线、煤气内外线、采暖外线、排水外线、给水外线、供电外线、排洪、变配电、硬覆盖、绿化、室外围挡、钢结构、玻璃及理石幕墙、塑胶铺装等项目.

4）装修工程指样板房、售楼处、办公楼等室内装修.

5）材料采购类合同指工程材料、设备采购指外墙砖、踏步砖、涂料、石材、红砖、空心砖、商品砼、通风管、散热器、应急电源箱、高低压配电设备、电线电缆、空调通风设备、灯具、绿化苗木、防火门、防盗门、单元门、车库门、人防门、屋面瓦、外墙窗、天窗、电梯、洗浴设备、消防设备、锅炉设备、信报箱、换热站设备等项目。

6）工程手续类合同指由工程部负责办理的合同。

7）开发手续类合同指由开发部负责办理的合同.

8）物业管理类合同指前期物业服务、临时管理规约、物业服务咨询合同、项目遗留问题的维修合同、质保期内涉及的工程维修合同等与物业管理有关的所有合同。

8）营销费用类合同指商品房买卖合同、租赁合同、各报纸广告、户外广告、名片、样本印刷、展位租赁、电台、电视直播、营销策划、短信群发等合同。

9）行政管理类合同指技术服务、委托开发、数据录入外包、保密协议、办公家具、设备类合同指办公用的沙发、窗帘、音响、电子白板、地毯、计算机、服务器、数码相机、车辆和委托招聘、员工劳动合同、委托培训、委托提供会员服务、办公楼内绿化租摆等合同。

10）其他类合同指聘请长途电话服务、网络线路、服务器租用、提供宽带服务、安全生产、计划生育、社会稳定责任状、委托检验等合同.

11）本条内额度指单项的预算额，“以上”是指包含本数。

第四十二条超出权限的合同，在所属企业内部会签审核完，报集团公司成本部，成本部审核后报送审计法务部审核通过审核通过报总裁批准后签订。

第十章罚则

第四十三条有下列情况之一的,视情节轻重给予罚款500—5,000元、赔偿经济损失、解除劳动合同等处罚，情节特别严重，构成犯罪的,提交司法机关追究刑事责任：

一、经办人责任:

1、不签书面合同，给企业造成损失的;

2、XX或超越代理权限签订合同，给企业造成损失的；

3、填写合同内容错误，给企业造成损失的；

4、因严重不负责任被骗，给企业造成损失的；

5、与对方串通,损害企业利益的；

6、利用职务之便，收受对方贿赂或以其他方式谋取私利的；

7、其他因未尽职责，给企业造成损失的.

二、合同管理员责任：

1、未认真审查合同，致使签订的合同无效或存在严重漏洞，给企业造成损失的；

2、未及时办理登记、备案等相关手续，给企业造成损失的；

3、合同管理档案丢失，给企业造成损失的。

三、成本控制部负责人未尽审查职责，致使合同价款明显高于或低于正常水平，给企业造成损失的.

四、财务部门负责人未尽审查职责,致使无法按合同约定收款的.

五、合同章管理员擅自加盖印章给企业造成损失的。

六、档案管理员丢失关于合同签订和履行情况的原始资料，给企业造成损失的。

七、总经理责任：

1、企业合同管理混乱、不成体系、责任不明，漏洞百出，给企业造成损失的；

2、超越权限擅自签订合同或处理合同签订和履行中的重大问题，给企业造成损失的;

3、其他违反法律、法规和本办法规定，给企业造成损失的。

第十一章附则

第四十四条本规定由集团公司成本部负责解释.

第四十五条本规定自下发之日起施行.

附件：

《项目合同会签单》

附件：

项目合同会签单

合同编号：

合同名称

呈报单位

合同额

合同分类

合作单位

成本上限总额

累计合同额与成

本上限差异说明

经办人意见：

经办人签字：

所属企业意见

经办部门负责人意见：

工程成本控制部：

相关部门：

财务部：

法律顾问：

项目负责人:

财务负责人：

总经理意见:

集团公司审核意见

成本控制部

工程技术部

审计法务部

研发中心

财务部

相关部门

总裁意见:

说明：

1、此表由经办部门主办，经办部门、工程、成本部、财务部、相关公司各留存一份。

2、经办人意见栏中，应简述签约原因、过程及合同主要内容；

3、超项目预算20万元和单项5%以上须提前申报,集团公司同意后履行合同会签

二、合同管理流程

编制

日期

审核

日期

批准

日期

修订记录

日期

修订状态

修改内容

修改人

审核人

批准人

1目标：

为加强房产开发项目中对各类供应商的过程控制,减少经营风险,通过明确内部职责，提高解决问题的时效性和有效性,从而保证各项经营活动正常有序的进行.

2适用范围：

2.1集团成本控制部或下属公司、企业组织招投标产生的各类工程合同（含部分配套工程合同）、设计、咨询合同、材料设备采购合同和其他合同（招标代理、物业管理等）。

2。

2项目部、其它非招投标产生的协议发包（含配套工程、设备、服务等内容）和其它发包。

A（数量）

Q（质量）

C（成本）

T（时效）

R（风险）

市场调查的充分性

市场定位及方案设计等的合理性

资料的准确性

各阶段费用估算的准确性

各部门工作开展的及时性

3术语和定义：

无

4部门职责:

4.1经办部门作为对外洽谈拟订合同的经办人为第一责任人,对合同的真实性、合理性、可行性负有完全的责任，相关隶属部门（公司）的负责人为第一审核人，负有直接责任。

4.1.1集团公司、企业：

负责权限内采购合同的要约设计、拟定合同草案、合同报审报批、组织合同交底、签订合同等工作。

4.1.2集团成本控制部：

负责各类合同审核，监督合同的履行。

4.1.3集团行政部合同管理员：

负责合同的流转、审批程序、流转时效、用印记录、合同资料的分发归档等工作。

4.2审核部门

4.2.1各级工程管理部门及设计研发管理部门：

负责合同中技术要求的审核；负责对合同执行时间等信息的审核.

4.2.2集团财务部负责对合同的履约收支、付款方向、单据回笼等情况监督审核。

4.3审核审批人

4.3.1相关公司、企业：

负责对权限内的合同进行审核；

4.3.2工程总监、成本控制部、审计法务部：

负责对权限内的合同进行审核、审批；；

4.3.3集团总裁：

负责对集团总部、下属公司、企业进行合同管理授权，划定各级部门及人员的合同管理权限；负责对需由拓新集团法定代表人的合同进行审批；负责代表拓新集团与施工及材料设备供方签署重大采购项目合同及战略采购合同。

5工作程序：

活动

步骤及说明

负责部门/负责人

输出

1根据权限划分进行合同授权

1.1根据《工程采购方式选择作业指引》,对于需要经过招投标、议标及直接委托形式进行采购的均需要在集团领导（主管总监、总裁）、集团总部（集团成本控制部）、下属公司、企业之间设定不同的合同管理权限（主要是审批权限）:

●下属公司权限为材料设备招标采购合同总额不超过20万元；工程总包合同总额不超过100万元；

●超出上述权限的，须由集团负责审批,具体请参考《拓新集团权限审批表》；

1.2合同审核将根据合同权限的不同分别不同部门进行审核：

●下属公司权限内的合同，由成本控制部、审计法务部对涉及合同内容、法务的内容进行审核；

●集团总部权限内的合同,由集团工程技术部对技术细节进行审核,由集团审计法务部对涉及法务的内容进行审核。

2拟定合同草案

2.1相关公司、企业的合同经办部门/经办人根据招标文件、评标、询标或谈判记录、中标单位的审定意见以及公司有关规定起草合同文件，进行要约设计；

2.2合同经办部门与项目部、有关职能部门、合作方进行沟通，对要约大致内容进行确认;

2.3合同经办部门拟定合同草案.

合同经办部门

合同草案

3合同稿流转及会签

3.1合同经办人填写《合同会签单》，经部门负责人签字后，连同合同草稿及附件送交所在公司或集团成本控制部合同管理员编号流转。

3.2合同流转附件

●由招标形式确定承包商的合同，《定标表》及评标报告作为合同流转的附件。

●非招标形式确定承包商的合同,《协议发包审批表》及请示报告作为合同流转的附件。

●合同流转时须附供方投标报价清单或我公司核价单，合同签定时报价清单作为合同附件须清晰明白并加盖公章。

●总包、桩基、彩铝门窗、阳台栏杆、雨蓬、幕墙、外墙涂料工程须附安全协议。

●与物业维修有关的承包合同须附维修承诺书。

●超预算审批报告应在盖章前提交。

●补充协议的流转须附原合同.

3.3会签部门审核内容

●成本控制部审核合同价款、结算方法、付款方式等。

●研发中心审核工程设计合同的收费标准、服务范围、付款方式等.

●审计法务部审核合同的内容、形式、文字表述合法性、有效性以及所承担相应的民事责任等。

●财务部审核合同的付款方式、履约收支、单据回笼等。

3.4流转程序

●下属公司、企业内的合同：

由各公司、企业申报，流转部门为成本控制部、审计法务部、财务部、总裁。

●集团公司各部门的合同：

相关部门申报的，流转部门为相应部门领导、集团成本控制部、审计法务部、财务部、集团主管总监、副总、总裁。

●补充协议的流转由原申请部门负责，因造价控制要求需签订增加费用补充协议的合同等流转部门同上。

●设计、装修合同除上述部门以外,还须相关的设计研发部门审核。

●各部门按表式要求填写意见，标注日期并签字.

●各公司、企业或相关部门的非招标紧急合同如需成本控制部协助流转的，必须通过工作联系单的方式通知集团成本控制部，列明供方单位名称、合同价款、工期要求等主要内容。

集团成本控制部可先行流转合同，相关公司、企业及部门须在合同报批前完成申报。

3.5每个部门的流转时间控制在两个工作日内,流转一般10天内完成。

3.6集团成本控制部负责人对会签的总体内容、时间控制进行检查并签字把关或采取必要的纠正措施。

合同经办人

合同会签单

4合同修改

4.1集团成本控制部或其它职能部门经办的合同在流转的同时应将合同e-mail或传真至项目部等执行部门经理审阅，项目部经理等应在2天内提出回复意见。

合同文本及时提供给对方单位，各方面的意见应在合同流转到集团主管总监之前汇总。

4.2合同经办人综合各方意见进行必要修改,部门负责人审核.

4.3若合同修改较大或涉及关键事项，改动后须请个别部门反复流转批阅时，请相关部门更新签章及日期，以确保动态反映合同流转走向，保证时效性和对合同修改的认同。

5审批、盖章、分发

5.1超出某级授权权限的合同，会签后的《合同会签单》及附件须经该级别最高管理层审核后报相应级别管理层审批。

5.2合同经办人将批准后的《合同会签单》交档案室签收,填写《合同（订立、收尾）会签表归档目录表》，将第一联“会签表”交档案室保存。

5.3合同经办人通知合同签约单位按约定的合同份数进行复印、装订，并先行签字盖章.

5.4合同经办人将签约单位送来的合同送委托代理人签字,填写合同订立日期，并由行政部盖章，将第二联“会签表”交行政部保存.

5.5合同经双方签字盖章生效后，集团成本控制部留存一份，其余分发给对方签约单位和须留存单位,并由经办人向档案室提交归档的正本合同。

合同经办人

合同（订立、收尾）会签表归档目录表

6合同备案

6.1经办部门流转的合同应留存一份副本。

6.2集团成本控制部对其它职能部门流转合同的核心内容（乙方名称、合同价款、付款方式）进行备案,对合同条款进行一般性审核。

6.3对于到政府部门备案用的合同，由项目公司、企业进行流转,合同采用政府标准文本格式。

该类合同在签定之前，必须要求对方出具关于“本合同仅作为备案使用”的承诺书。

6.4集团成本控制部每月对合同流转情况进行一次统计,制作《合同流转一览表》

集团成本控制部

合同流转一览表

7合同履行的跟踪、收尾和评价

7.1在合同履行过程中，集团成本控制部应及时了解合同运行中所发生的问题,及时分析,采取措施，使合同履行过程得到控制。

7.2集团成本控制部根据各方面情况作最后汇总，对合同履行中的较大问题提出处理意见报区域或集团领导决议。

7.3较重要的合同履行完毕,集团成本控制部会同相关部门填写《合同履行收尾会签表》，须填写对合同供方的综合评价、对合同条款的经验总结和改进建议。

7.4集团成本控制部汇总各单位、部门意见后报集团领导审核，并交档案室签收、归档、填写《合同履行收尾归档目录表》

集团成本控制部

合同履行收尾会签表

合同履行收尾归档目录表

6权限及标准

7主要文档

文档名称

编制部门/人员

主要内容

接收部门/人员

提交时限/频率

合同会签单

经办部门/经办人

合同审核部门审核意见

合同审核部门

随合同流转

合同（订立、收尾）会签表归档目录表

经办部门/经办人

统计用途

档案管理部门

随时更新

合同流转一览表

集团成本控制部

统计用途

档案管理部门

随时更新

合同履行收尾会签表

集团成