第二讲 报告的起始部分 The Preliminaries of a Report.docx
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第二讲报告的起始部分ThePreliminariesofaReport
第二讲报告的起始部分
LectureTwoThePreliminariesofaReport
Thefirstpartofareportgenerallyconsistsoffourcomponents:
报告的第一部分有四项内容组成：
TheTitlePage
扉页
TheTableofContents
目录
TheExecutiveSummary
行政概述
Acknowledgements
答谢
TheyaresometimesknownasthePreliminariesofareport.
它们有时被称为报告的起始部分。
扉页TheTitlePage
TheTitlePageofareportisoftenusedasthecoveringpageofthedocument.Itcomprises3majorelements.
报告的扉页经常被用作报告的封面。
它包含三个要素：
Thetitleofthereport
报告的题目
Thename（s）oftheauthor（s）
作者的姓名
Thedatethatthereportwaslodged
报告提交的日期
Example2Aisanillustrationofthis.示例2A就是这样的样例。
TheWoolTradeofAustralia
（澳大利亚的羊毛贸易）
2001-2004
（2001-2004）
Compiledby:
（编著：
）
AnnieBrown&（安妮·布朗）
PatrickStevens（帕特里克·史蒂文斯）
28March2005（2005年3月28日）
InExample2A,thetitleofthereportis
在示例2A中，报告的题目是：
TheWoolTradeofAustralia
（澳大利亚的羊毛贸易）
2001-2004
（2001-2004）
Thetitlesofmostreportsconsistofacombinationofnounphrases,e.g.TheWoolTradeandprepositionalphrases,e.g.ofAustralia.SometitlesmaybeginwiththephraseAReport.Nounsand/oradjectivesmayalsobeinsertedtoittoprovidemoreinformation.ExamplesofnounsincludeSales,Marketing,Survey,Research,Company,etc.ExamplesofadjectivesincludeConfidential,Preliminary,Interim,Final,Annual,Financial,etc.Hence,thefollowingphrasescouldappearinreporttitles:
ASalesReport
销售报告
AResearchReport
研究报告
AConfidentialReport
秘密报告
AnInterimReport
临时报告
APreliminaryMarketingReport
预备报告
AnAnnualCompanyReport
公司年度报告
Intheabovephrases,thewordReportmaysometimesbereplacedbyStudy.Furtherinformationprovidedinthetitlecanbedonebyaddingprepositionalphrases.Thefirstofthesephrasesusuallycommenceswithonwhileensuingonesbeginswithof,in,etc.Forinstance,
在以上短语中，“报告”这个词有时可能被“研究”这个词取代。
如果要在标题中提供更多信息，加介词短语就可以了。
这些短语的第一个词通常是on，后面的往往是of、in，等等。
例如：
OntheWoolTrade（ofAustralia）
（澳大利亚）羊毛贸易（报告）
OntheDRange（ofProducts）
（产品）DRange（报告）
OnConsumerPreferences
消费者偏好（报告）
OnCommuters’TransportPatterns（intheHillsDistrict）
（山区）上班族出行方式（报告）
OntheFluctuation（ofBullionPrices）
（金价）波动（报告）
OntheEffects（oftheMFactor）（onProductivity）
（M因素）（对生产率）的影响（报告）
OnElectricityConsumptionReport（ofAlexandrianResidents）
（亚历山大城居民）用电率（报告）
Next,informationrelatingtothepartyorcompanythatcommissionedthereportmaybepresentedbyaprepositionalphrasebeginningwithfor,e.g.fortheBoardofDirectors,forAsiaLinkDevelopmentLtd.,etc.Theinclusionofthisphrasestatesexplicitlytheintendedreaders.
其次，委托写报告的公司和团体的相关信息也可能通过以for开头的介词短语提供，如fortheBoardofDirectors,forAsiaLinkDevelopmentLtd.,等等。
包含的这些短语清楚地表明了目标读者。
Ifthetitleistoincludeatimeelement,thenphrasessuchas2001-2004,2004-5,January-June2015couldfollow.
如果标题要包含时间因素，那么时间短语如2001~2004年，2004年5月，2015年1~6月就可能出现在标题后面。
Normally,anounphrasesuchasTheWoolTradeofAustralia:
2001-2004wouldincludeacolon,asiswrittenhere.However,inExample2A,thecoloninthetitlewasomittedasthephrase2001-2004occursonanewline.
正常情况下，名词短语如“澳大利亚的羊毛贸易：
2001~2004”会如其所写包含一个冒号。
然而，在例2A中，标题中的冒号省略了，因为短语“2001~2004”另起了一行。
Thearticlesandprepositionsusedintitlesusuallybeginwithalowercaseletter.TheexceptionhereisthearticleTheinthephraseTheWoolTradeasitisthefirstwordofthetitle.
标题中使用的冠词和介词短语通常是小写字母。
这里的例外是在短语TheWoolTrade中冠词The,因为它是标题的第一个词。
Exercise2.1
Thinkofatopicforareportandsupplythetitleinthespacebelow.
拟一份报告的题目，并在以下空白处写上标题：
Inadditiontothetitle,thenamesoftheauthorsareprovidedontheTitlePage.Often,thenamesareprecededbytheprepositionByorthephraseCompiledby.InExample2A,theauthorsofthereportwereAnnieBrownandPatrickStevens.Ininstanceswherethenameoftheauthors’companyanditslogoaretobeprovided,theycouldbeplacedabovethetitle,atthetopofthepage.
除标题外，扉页中还要标明作者的名字。
名字往往昂在介词By或短语Compiledby之后。
在例2A中，报告作者安妮·布朗和帕特里奇·史蒂文斯。
如果要标明作者公司的名称或标志，它们可能放在标题的上面，也就是扉页的最上端。
ThedateonwhichthereportistobelodgedshouldalsoappearontheTitlePage.Normally,themonthandyearwillsuffice,e.g.March2005.However,aspecificdateissometimesrequired.InExample2A,itwas28March2005.Notethismethodofdatespecificationismoreformalthanitscasualcounterpartslike28/3/05or28-3-05.Therefore,itisthepreferredoptionforreports.
报告提交的日期也需要在扉页上标明。
正常情况下，标明年月就足够了，如March2005。
然而，特定的日期有时也需要标出。
在例2A中，标出的是28March2005。
注意这里的日期表达方式是比其他较随意的方式如28/3/05或28-3-05更正式。
因此，在商务报告中更提倡使用。
28March2005isanexampleofthestandardBritishandAustralianwaysofdataspecification.ThestandardNorthAmericanwaywouldrequirethemonthtocomebeforetheday,e.g.March28,2005.
28March2005是标准的英国式和澳大利亚式日期规范方法。
标准的北美方法则要求将月份放在日期的前面，如March28,2005。
Exercise2.2
ReorganizetheinformationbelowandcompletetheblankTitlePage.
重新组织以下信息，完成空白扉页。
Topic:
thisisareportwhichinvestigatesthecausesofstaffabsenteeismatKoalaBottlersduringthefirstsixmonthsof2009.
主题：
这是一份调查2009年上半年KoalaBottlers公司员工缺勤原因的报告。
Authors:
JackBollinger,DanielWalker（作者：
JackBollinger,DanielWalker）
DateofSubmission:
3/8/10（提交日期：
3/8/10）
目录TheTableofContents
ThetableofcontentsisalsocalledtheListofContentsorjustContents.ItincludesinformationrelatingtothePreliminaries,ChaptersandAppendicesofthereporttogetherwiththeircorrespondingpagenumbers.Inmanyreports,theTableofContentsisplacedbeforetheExecutiveSummary.However,thereareauthorswhoprefertoplaceitaftertheExecutiveSummary.Theorderingofthesetwocomponentsissometimesdependentonpersonalchoice.However,atothertimes,itisgovernedby“housestyle”,ietheconventionsadoptedbytheauthors’company.Example2BprovidesanillustrationofaTableofContents.
TableofContents（目录）
Chapter（章节）
Topic（题目）
Page（页码）
TableofContents（目录）
i
ExecutiveSummary（行政概述）
ii
Acknowledgements（答谢）
iii
I
Introduction:
（介绍：
）
ObjectivesandScope:
（目标和范围）
1
II
TheSurveyDesign:
（调查设计：
）
MethodologyandProcedure（方法和步骤）
3
III
PresentationofResults（结果提交）
5
IV
DiscussionofResults（结果讨论）
9
V
ConclusionsandRecommendations（结论与建议）
11
AppendixA（附录A）
TheQuestionnaire（问卷调查）
13
AppendixB（附录B）
QuestionnaireResponses（问卷调查反馈）
16
ThefirstelementincludedinExample2Bisthetitle—TableofContents.Itisgiventhegreatestprominence.Itappearsatthetopcenterpartofthepageanditsfontsizeisthelargest.
示例2B中包含的第一个要素是题目—TableofContents，它被突出在最醒目位置，位于页面顶部中间，且字体最大。
Nextcomethethreeheadings:
Chapter,TopicandPage.Theyarealsogivenquiteasignificantdegreeofprominence.Eachofthemisplacedatthetopofthecolumntheyrepresent.Theirfontsizeisalsolargerthanmostothertextonthepage.
接下来是三个栏目：
章节、主题和页码。
其位置也相当醒目。
每一栏目均放在所代表栏的顶端。
它们的字体也比页面其他多数文字要大。
TheChapterandAppendixdescriptorsarepresentedinbold.Thisgivesthemslightlygreaterprominencethantheirtopicandpagecounterparts.
章节和附件描述用粗体体现，这使它们比相应的主题和页码稍显醒目。
TherearefourcomponentsinthePreliminaries:
theTitlePage,theExecutiveSummary,theTableofContents,andtheAcknowledgements.AstheTitlePageisusedastheCoveringPage,itisnotincludedintheContents.Inaddition,therearefiveChapters:
theIntroductionwhichconsistsoftheObjectivesandScope;theSurveyDesignwhichconsistsoftheMethodologyandProcedure;thePresentationofResults,theDiscussionofResults;andtheConclusionsandRecommendations.Moreover,twoAppendicesareincluded.TheyaretheQuestionnaireandQuestionnaireResponses.
起始部分共有四个内容：
扉页、行政概述、目录和答谢。
由于扉页用作封面，因此在目录中没有体现。
此外，还有五个章节：
介绍，包含目标和范围；调查设计，包含方法和步骤；结果提交；结果讨论；以及结论和建议。
最后，是两个附录。
它们是调查问卷和对调查问卷的反馈。
行政概述TheExecutiveSummary
AftertheTableofContents,youwilloftenfindasummary.ThissummaryisreferredtoastheExecutiveSummarybecauseitisusuallywrittenfortheseniorexecutiveswhodonotnormallyhavetimetoreadthecompletereport.Thissummarythen,aimsatprovidingthemwithabird’seyevieworthegistofthereport.
AsthewritingoftheExecutiveSummaryisoftenleftuntiltheendofthereportwritingprocess,furtherdiscussionswillbeprovidedlaterinChapter9.
Inmanyinstances,executivesreadtheExecutiveSummarytograspthegeneralideaofthedocumentbeforedecidingwhichpartofthereporttofocusonforfurtherreading.TheywouldthenlocatethewhereaboutsoftherelevantdetailsbyreferringtotheTableofContents.
答谢Acknowledgements
SomereportsmaycontainasectionknownasAcknowledgementswhichmayspanonetoseveralparagraphs.Thiscomponentisincludedtoextendgratitudeandexpressacknowledgementtowardspersonsand/orpartieswhohavecontributedtothereport.
However,inshortreports,manyauthorsprefernottoincludeAcknowledgements.Evenonoccasionswhentheyhavereceivedhelpandadvicefromcolleagues,theymaywishtokeepquietaboutthis.Theymaywishtokeeptheirreaders,oftentheirsuperiors,unawareoftheextentofassistancetheyhavereceived.
Ontheotherhand,therearetwomajorreasonsforAcknowledgementstobeincludedinshortreports.Thefirstisthatthereportmayincorporatesomegraphicalmaterialstakenfromsourcesthatarecopyrightprotected.Suchmaterialsshouldbeexplicitlyacknowledged.Often,statementssuchasonesinExample2Careused.
Example2C
Sourceoftablesandgraphsusedonpp.5-6:
DirectMarketingMethodsbyJillHunt（2005）.
第5-6页上使用的图表来源：
《直接营销方法》，吉尔·亨特著（2005）。
Thegraphsonpage8weredesignedbySarahWentworthandarereproducedwithherpermission.
第8页的图示莎拉·温特沃斯设计的，在征得其许可后重新绘制。
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