文秘基础知识.docx

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文秘基础知识

一、按字母排列的分类法

在这种分类法中，每一通讯人的名字立一个案卷，案卷严格按照字母顺序排列。

姓的第一个字母是指示该案卷在档案柜中存放位置最初步的索引，如果要决定该卷的准确位置，姓氏第一个字母以后的字母是决定的因素。

例如，coffinthomas应该排在crytonphilip之后。

数量较少的、无须-一分别立卷的文件资料归放在一起组成杂类卷，这类案卷也可以用字母表中的字母来标分，每一杂类卷的封面上应写有该卷内装放的文件资料的目录。

1、按主题分类

文件的主题有时会取代作者成为归档的依据,最重要的主题名称作为归档的首要因素，次要的主题作为第二个因素，依次类推.最基本的分类导片标示出各类文件的主要标题，这些标题都是与单位的某项业务相关的,如：

广告、运输、独家代理商、购置、管理等等。

很多单位都有一定数量的文件资料适合按主题分类，这些主题通常是有关该业务部的总的管理以及该业务部与其分部、代理商、贸易联系单位的关系等等.各主题之间的排列可以根据字母排列顺序进行。

按主题分类立档的优点是所有有关资料都集中存放,可以迅速、简便地查阅。

2、按地区分类

在按地区分类法中,档案是按其产生的省、市、地、县等分类的,其基本原理与按主题分类的基本原理是相同的，只是在该法中，文件是按国名、省份、城市等名称的字母顺序排列的。

这样可以使有关地区的所有文件集中存放，然后再按其他问题分别立卷.运输和出口业务部门、计划部门和销售部门最适合用这种方法保存文件。

二、按数字分类

案卷以数码排列，每一份文件给定一个数码。

用索引卡或索引条可以查出某一数码所代表的名字.所有索引卡按所标名字的字母顺序排列,集中放在索引卡抽屉里。

当需要查找某份文件时，先从索引卡抽屉中相应的字头下找出与文件相关的信息,从而得知该案卷的数码，然后可以在适当的档案柜中找到标有该数码的案卷。

1、按十进位制数码编排分类

这是数字法的一种，经常与按专题分类相结合.用于图书分类的杜威十进位制数码法就是这种分类的一个很好的例子.操作起来比较简单,主要专题分别用某个整数表示。

当该系统中需要新增立案卷时，通常把它归入已立档的某一项目，插在适当的位置，然后编上小数。

这样就可以不需要对已经建立的系统进行大的修改和变动。

使用十进位制数字排列法立卷，能较容易地根据文件上所编的案卷号得知该信件所属域和该案卷在档案柜中的位置.

2、按日期排列分类、

这种方法操作十分简单，文件是按照用数字表示的文件日期的先后顺序立卷的.按日期排列的方法虽然不作为一种基本系统来使用，但它一般是排列案卷内文件顺序的标准方法。

三、字母法和数字法的比较

1、字母顺序排列法的优点

（1）、按公司、专题或地理位置分类存放文件是一种方便实用的方法,它能直接、迅速地立卷,不需要建立索引卡.

（2）、材料费用较低。

2、字母顺序排列法的缺点

（1）、查找常用名字时可能会遇到困难。

（2）、.当需要查找某一专题案卷时案卷位置难以确定。

（3）、需要扩充时不容易估算所需要的空间。

3、数字排列法的优点

（1）、标有数码的案卷比按字母法排列的案卷更容易查找，当文件用毕归档时，放错

位置的可能性较小。

（2）、标上数码的文件方便查询。

（3）、由于新立案卷排放在已立案卷的后面，因而可以无限扩充；建立起的相应索引卡片或索引条可以兼作其他用途。

4、数字排列法的缺点

（1）、必须建立相应的索引卡片或索引条，而且通过索引卡查找案卷会占用一部分时间。

（2）、该系统的建立和保持比较费钱、费时。

（3）如果数码标错会造成文件和案卷放错位置的严重后果。

四、字母法和数字法的综合运用

按字母顺序排列和按数字排列对档案进行分类各有其优点和缺点,我们可以把这两种方法结合起来运用.

在字母顺序排列法中套编上数字索引，用数字分别表示每一个字母或字母的一部分，在立卷时，每个案卷再分别编号。

例如：

假定a用回来表示,在该组中有5个案卷，那么第四个案卷的编号就是1／4.在这种方法中，案卷是按字母顺序排列的，数字编号只起辅助作用，只作为查文编号以供通讯时引用.

来源:

考试大—秘书资格

一、电子档案的优点

1、操作方便

形成档案之前的电子文件，其增、删、改等都很方便，而且改后不留任何痕迹，保证了档案页面的整洁。

并且电子档案具有高度的标准性，使之对电子档案的检索更加方便。

2、传递快捷、实现资源共享

一份纸质档案只能在某时、某地让能够接触到它的人阅读，而电子档案由于其处理环境是计算机和网络技术，因此可以不受这种限制。

网络上传递电子档案的时间是按秒计算，而同样距离的纸质档案传递则是以天计算的，二者在速度上的区别非常明显。

而且，一个终端上的电子文件也可以同时发给若干个网络终端，电子档案这种不受存储载体限制的特点,使利用者产生一种共享的感觉，从而摆脱时间和空间的制约。

3、存储空间小

无限增长的纸质文件与有限的存储空间之间存在着日益激烈的矛盾，而电子档案占据的极少量空间能够很好地解决这一矛盾，例如：

一张光盘容量可达600mb－4000mb，可存35万张打印纸上的文字信息或10万页图形信息.而且，如果不移动存储载体,只处理信息,那么电子档案几乎无重量和体积可言，相比之下纸质文件的笨重就显而易见了.

4、具有多种表现形式

随着多媒体电子计算机的应用，电子档案的形态也随之多样化了。

文字、图形.声音、影像等多种媒体信息都可以单独或相互搭配成电子档案的内容，这就造成了电子档案的多媒体集成性，使电子档案比纸质档案更加全面、形象、生动。

5、复制时不容易丢失信息

纸质文件复制或缩微品拷贝经常会出现清晰度下降、畸变、信息丢失等问题，而电子档案的复制，由于是数字化的信息处理，几乎不存在这些问题。

所以完全可以做到复制后得到的电子档案与原来的电子档案无任何区别.来源：

考试大—秘书资格

1、什么是秘书？

答：

在我国现阶段，通常是指党政机关、部队、社会团体或企业、事业单位领导的助手，这一职业的工作具有辅助性和服务性。

2、秘书部门的职能性和工作特点？

答：

（1）综合性。

（2）辅助性。

（3）门面性。

（4）机要性.

3、秘书工作的主要内容？

（风险题）

答：

（1）处理文电。

（2）撰拟文稿。

（3）办理会务。

（4）调查研究。

（5）查办、催办。

（6）根据领导意图协议本单位的有关工作。

（7）安排礼仪活动。

（8）处理来信来访.（9）组织机要交通。

（10）档案的管理.（11）其他日常事处及领导临时交办的任务。

4、秘书工作的作用:

答:

（1）枢纽作用.

（2）助手作用。

（3）参谋作用。

（4）协调作用。

（5）耳目作用.

5、秘书工作的指导思想：

答：

一是为直接领导服务；二是为与本系统有关的部门及其成员服务；三是为广大人民群众服务。

6、秘书工作的原则：

答：

（1）准确。

（2）迅速。

（3）求实。

（4）保密.

7、秘书工作者的政治素质：

答：

（1）具有较高的理论水平.

（2）具有较强的法律意识和政策观念.

（3）具有全心全意为人民服务的思想。

（4）严于律己，遵守纪律。

8、秘书工作人员应具备的基础知识：

答：

（1）基础知识。

（2）社会知识.（3）专业知识.（4）业务知识。

（5）辅助知识。

9、秘书人员应具备的能力：

答：

（1）调查研究能力.

（2）收集资料的能力。

（3）文字表达能力.（4）口头表达能力。

（5）组织协调能力。

（6）办事能力。

（7）管理事务的能力。

（8）文字书写的能力。

（9）操作现代办公设备的能力。

10、信息的作用？

答：

①为领导的科学决策提供依据.②为实现科学管理创造条件。

③是发挥参谋,助手作用的主要内容。

11、现代秘书部门信息工作应遵循两条原则？

①全面服务。

②实事求是。

不夸大缩小，既报喜，又报忧.

12、值班记录电话记录应包括五个要素?

答：

a来电时间。

b来电单位、姓名及职务、电话号码等。

c来电内容。

d领导批示和处理意见.e接电话记录人。

13、值班日记四要素：

答：

值班员、值班时间、记事内容、办理情况。

１4、打电话的一般程序是什么？

答：

（１）打电话就应对电话内容拟出腹稿或拟出文字提纲，特别重要的事情，要写出通话全文。

（２）电话接通后，先问明对方是否就是要通知的单位或当事人，然后先通报自己单位名称、职务、姓名,再问对方姓名、职务，最后再说通话内容。

（３）向下级打的电话比较重要的，需要记录的电话,打完后应要求对方复述一遍，确保对方记录无误.下级人员在接完上级的重要电话后,亦应主动复述。

（４）要找的人不在时,可要求对方转告或安排回电话.

15、回电话接电话的一般程序是什么？

答：

（１）回答电话要迅速,尽可能在铃响第一遍后就接并立即打招呼。

（２）问清对方单位、姓名、职务后,通报自己的单位、职务和姓名。

（３）所接电话一般都应有记录，必要时使用录音电话，并时常检查自己对所接电话的处理情况.

（４）来电话者要找的人不在时，问清是否需要代为转告,不清楚的事情不盲目回答。

16、电话记录有哪五个部分？

答：

一是来电时间、包括年、月、日、时、分;二是来电单位、姓名及电话号码；三是来电内容；四是处理意见和领导批示；五是接电话记录人。

17、什么是文书？

答：

指个人、社会组织、政党集团、国家政权在社会活动中为了一定目的而形成并使用的特定格式的文字资料。

18、什么是文件？

答:

通常所说的文件，是指机关、团体、部队、企事业单位制发使用的具备一定格式的公务文书。

19、什么是会签？

答:

两个及两个以上机关联名行文，须经各联名机关的领导同志联名签署.联名签署文件的过程称作会签.会签本身也是一种会商，但大量的实质性的会商工作应在会签之前进行。

20、什么是传达范围？

答：

指可以听到宣读文件的人员范围。

文件需要传达到哪个范围，一般都是根据临时情况确定的，文件中应当注示清楚。

22、密级一般划分为哪几级

答：

一般划分为秘密、机密、绝密三个等级，

23、会议报到有哪几种方式？

答：

①与会者本人持会议通知或单位介绍信亲自报到；②委托他人代为报到；③电话报到。

24、内宾接待工作原则是什么？

答:

1、热情相待.2、按政策办事.3、简朴大方,不搞形式主义，不要铺张浪费，尽可能少花钱多办事.4、节省时间,努力提高办事效率.

25、握手的技巧是什么？

答：

同性之间特别是男性之间的握手应当有力，以示热情友好；反之,如果有气无力或者若无其事,就会使对方产生冷漠、疏远的感觉。

异性之间、特别是女同志对男同志的握手，无需用力,只要轻轻地握一下就可以了。

与领导同志或者身份较高的人握手，要视具体情况而论，如果他有意与你握手,就应当主动把手伸过去；如果他无意握手，就不要勉强。

26、为别人作介绍时应注意哪几方面？

答：

如果双方的地位不同，应当先把地位低的人介绍给地位高的人；如果双方的身份相同、年龄相近,应当先把男性介绍给女性，把主人介绍给客人；如果双方的地位相近、年龄有别,应当先把年轻的介绍给年长的;如果一个人会见几个人,应当先把一个人介绍给几个人。

在为别人介绍时，秘书工作者应当事先熟悉双方的情况，以便介绍.

27、听讲时应注意的几个问题？

答:

①要专心致志认真听讲，以示注意和尊重对方，而不要东张西望，心不在焉，以免影响讲话人的情绪。

②不要随意打断人家的话题。

③遇到说话噜苏，或者有意无意纠缠你的人，不要厌烦，更不要露愠色，而应当有礼貌地中断对方的话题或委婉地回绝他,可以委婉地说“我们是不是长话短说?

”或者说“对不起，我还有急事。

咱们是不是以后再细谈？

"

28、当你有几机说话时，应注意哪几点？

①要礼貌文明、热情和蔼，给人以亲切感；②语速要和缓，语调要适中，给人以舒畅感；③切忌过分急越亢奋，以免使人产生高压感；④切忌多说官话、套话，也不要使用生僻古怪的词语，以免令人生厌；此外，不要夸夸其谈，更不能自吹自擂；⑤吐音要准确,语言要简洁，表达要妥贴，以提高对方的接受效果。

29、接电话时的注意事项？

答：

电话铃响后,应当马上拿起耳机，而不要让人久等；拿起耳机之后，应当立即说“您好！

”而不要默不作声让人干等。

然后,就可以询问对方姓名、单位、有何事情等，可以说“请问

您贵姓？

您是什么单位？

有什么事？

"之类的话;通话完了应当说声“再见”之类的客气话。

在接电话时还有几个问题需要注意:

①如果一个电话未完又来一个，或者两部电话同时响铃，应当视电话的内容，让紧急的一方先讲同时礼貌地叫另一方稍等片刻,或者让他过一会再打过来.②如果对方喋喋不休,废话连篇，可以说“请问您还有别的事吗？

"或者“对不起，我还有急事要办。

”这样对方就会明白你的意思。

③如果人家打错了电话,不要训斥别人，而应当耐心地告诉对方“你打错了.”或者“我们这里没有您要找的人"等。

假如你的单位不保密，最好把自己的单位和电话号码告诉对方，以便他纠正；假如是机要部门，就不能把自己的单位和电话号码告诉人家，只要婉言回绝就可以了.

30、打电话时的注意事项？

①不论对方是何对象，都要礼貌，包括语言文明、态度和蔼。

在打通电话之后，如果你想找人，就应当说“喂请找×××。

”或“麻烦你找一下×××。

”如果你是和对方联系工作，首先应当“自报家门”，告诉对方你是谁，在什么单位工作，然后再进入正题,开始交谈。

②如果是向对方传达指示或者布置工作而内容又比较繁多复杂，应当主动提醒对方记录.③声音应当不高不低,嘴与话筒应当保持一定的距离，以免对方听来刺耳，影响接收效果。

④语言应当简练明了，用最少的语言，在最短的时间内把事情准确清楚地传达给对方，而不要噜里噜苏.废话连篇会影响对方把握你要说的中心意思.另外，问候语客套话以及与中心无关的话应当尽量少讲，一则它会影响工作效率，二则也会给人以婆婆妈妈的感觉。

31、协调的内容主要包括哪三方面？

答：

政策协调、业务协调和事务协调。

32、协调的方法有哪些?

答：

１、文字协调;２、情况协调；会议协调;面商协调。

33、协调工作的原则？

答：

１、服从全局的原则。

２、维护团结的原则.３、从实际出发的原则。

４、认真负责的原则。

34、办公自动化中的保密？

答:

计算机的保密，需要从以下几个方面加强工作:

1、操作人员的要求。

2、计算机的放置。

3、计算机在使用中的保密。

35、文房四宝主要指的是什么？

即纸、墨、笔、砚四种书写文具.

答：

什么是硬笔书法硬笔书法是指用钢笔、彩色水笔、圆珠笔、铅笔等硬尖书写工具书写汉字的方法.

36、校对的主要方法有哪几种：

答：

一是对校法；二是折校法；三是读校法。

37、人的能力大致可分为哪两种

答：

一是自然的能力,二是人的特有能力。

一般说来，科学能力结构的基本要素：

有观察能力、记忆能力、思维能力、想象能力、实际操作能力、管理能力等。

38、什么是创造性思维？

答:

创造性思维主要是指对客观事物之间的联系所进行的新探索,并能创造出新的思维形态。

39、你怎样认识灵感？

答：

有人认为,灵感是指一切创造性活动过程的某种创造力极为高涨的状态，不仅有突发性、创造性，而且还以创造者顽强意志、热情以及高效率的劳动为特征。

一般地说，当灵感产生时，总是以一系列的逻辑思维为前提的.灵感的产生有随机性、瞬时性。

只有通过艰苦劳动才能获得到，没有对某一个问题长久地思索，灵感是不会突然降临的。