费用开支报销制度.docx

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费用开支报销制度

费用开支报销制度

第一章借款审批及费用报销的一般规定…………………………………………1-6

第二章差旅费开支标准及报销程序………………………………………………7-9

第三章业务招待（宣传）费报销及审批…………………………………………10-11

第四章车辆使用费标准及审批……………………………………………………11-12

第五章办公用品购置及办公用品开支的审批……………………………………12-13

第六章会议费用标准及审批………………………………………………………13-14

第七章其他开支标准及审批………………………………………………………14

第八章附则…………………………………………………………………………15

第一章借款审批及费用报销的一般规定

一、借款额度及审批程序

1.1.公司员工因公借款（差旅费、备用金、业务费等），实行限额审批、及时报帐的办法。

职工借款应遵循“前款不清，后款不借”的原则。

若前次借款未清，需再借款者，应报总经理（10000元以下）审批；金额超过10000元的，须报董事长审批。

1.2.公司员工因公借款应做好因公事务的开支金额预算，借款额度根据预算金额和相应限额标准按如下要求执行：

1.2.1.差旅费借款额度：

按每日住宿费、伙食补贴、市内交通费及其他杂费限额标准之和乘以出差天数再乘以2倍的系数加往返交通工具费用的限额内暂借；

1.2.2.业务招待费借款额度：

按照预算金额的1-2倍暂借；

1.2.3.其他费用借款额度：

按照预算金额暂借。

1.3.第三条公司员工借款，须填写借款单，经部门负责人及分管副总审核，送交财务部审核后，报公司总经理（10000元以下）审批；金额在10000元以上的，由董事长审批。

职工一次性借款原则上不得超过10000元。

1.4.第四条职工借款应在处理事务完毕后一周内及时办理报帐手续。

对借款时间超过一个月而无情况说明的，经催还而无正当理由未归还的，从借款人当月工资中划扣，直到扣清为止，并按月息1%收取罚息。

二、费用报销及审批程序

2.1.费用开支指日常经营性费用开支，包括差旅费、业务招待费、业务宣传费、车辆使用费、邮电通讯费、办公用品费、会议费、工资福利费、教育费、捐赠及赞助费、律师及诉讼费、审计及资产评估费、固定资产维修及装修费、董（监）事会费等，不包括固定资产、在建工程、无形资产等资本性支出。

2.2.费用开支应以公司整体效益为中心，坚持“必需、效率、节约、量入为出”的原则，既要满足工作需求，又须符合程序、手续完备。

2.3.费用开支必须遵循“事先请示，事中严格控制，事后及时报销”的原则。

费用开支后，按“谁使用（经办），谁报销”原则履行报销手续，不得由他人代报。

公司领导的有关费用由公司指定专人负责办理报销手续。

2.4.费用支出事项完成后，经办人员应做好报销前准备，具体要求如下：

2.4.1.用票据必须分类粘贴，不得混贴，并在粘贴单上注明费用类别、票据张数、金额；

2.4.2.粘贴的票据必须整洁、平整、规范，不得超过报销封面范围；

2.4.3.有合同、协议的，必须将合同协议原件与相关单据一并交于公司财务部门；

2.4.4.填写报销票据字迹要工整、内容要完整（报销日期、报销部门、报销人姓名、职别、报销内容、大小写金额、票据张数等）、数字要清楚、计算要正确。

否则，公司财务部门审核人员应拒绝受理。

2.5.费用报销应按如下规定办理报销手续：

2.5.1.报销人员应将整理好的票据，连同批准开支的审批件一起，经部门负责人和分管副总审签后，先送交财务部门，经财务部门审核人员对其合法性、合理性、完整性进行审核后，财务部门负责人签字确认，再由财务部门归集后一并上报公司领导审批，每周三为费用审批时间，每周四、五为报销领取时间；

2.5.2.报销当事人应对费用的真实性负责。

审核人应严格按照公司的有关规定，对费用支出的内容和事前审批的金额等事项从严把关。

2.6.费用开支报总经理（10000元以下）审批；超过10000元的须报董事长审批。

对于总经理的费用，由董事长审批。

2.7.报销人应于费用支出取得单据后及时报销，最长期限不得超过一个月；有借款的，原则上不超过一周。

2.8.对于费用报销中不符合本办法的，财务部门要做出详细说明及解释，提出改正措施或提请公司领导重新审批。

在费用报销时或事后发现有弄虚作假现象的，对当事人按本次报销金额罚款1-3倍。

2.9.费用开支审批人出差在外，则应由审批人指定代理人，指明授权范围交财务部门备案。

指定代理人可在授权期间行使授权范围内的审批权。

2.10.费用应严格按公司会计制度的科目规定核算，严禁乱列、不列、虚列等。

公司本部各部门、分支机构的费用应严格划分，并建立备查登记台帐以便反映各费用核算主体的真实开支情况。

2.11.为便于日常开支需要，可由办公室预借10000元定额周转金，由办公室专人保管。

备用金只能用于业务招待、1000元以内的零星开支。

三、费用报销票据的规定

3.1.费用报销的票据指报销的原始凭证，包括外来凭证和自制凭证。

外来凭证主要指从公司外部取得的发票、收据、结算单及合同协议等原始凭证；自制凭证主要指费用报销单、费用开支申请报告等原始凭证。

3.2.费用报销凭证是财务收支的法定凭证，是会计核算的原始依据。

票据必须真实、合法、完整。

费用支出必须取得真实的原始凭证，必须合规合法，必须是国家财税部门认可的发票或收据。

收取费用支出票据时应仔细辨认真伪，发现假票据应拒付或要求退款，严禁伪造、变造。

费用支出取得的原始凭证，其内容必须完整。

票据内容（如发生日期、摘要、数量、单价、收款单位、经办人、出票人单位印章等）应按要求如实填写完整，大小写金额必须一致。

经办人不得授权或示意出票人（收款人）出具与实际支出金额不符的票据，不得套取回扣。

否则，一经发现，严肃处理，情节严重者，按法律程序办理。

3.3.若票据遗失，须写明原因，由开具票据的单位重开发票，经财务部门签署意见，报公司分管副总以上领导批准后，方可作为有效票据处理。

第二章差旅费开支标准及报销程序

一、差旅费开支标准

4.1.差旅费系指公司员工因公出差所发生的支出，包括乘坐交通工具费、住宿费、伙食费补助、市内交通费、电话费等其他开支。

4.2.差旅费分为境内出差费用和境外出差费用。

对于由公司派往外地工作的员工，公司对其在一年中三次回家探亲的往返交通工具费用予以报销，费用标准、交通工具的选择及其他费用报支手续遵照本规则执行。

4.3.境内出差费用开支在预算范围内实行“限额开支，超支自负”的方法。

4.4.乘坐交通工具费按职务级别规定限额标准；住宿费按职务级别规定单房日均限额标准；伙食费规定每日定额补助，出差时在出差地的市内交通费实行限额凭据报销。

其他费用凭据据实报销。

4.5.具体执行标准见下表：

项目

公司领导

部门正、副经理以上人员

其他人员

交通费

火车

软卧

硬卧

硬席

飞机

经济舱

经济舱

经济舱

住宿费

一般城市

实报实销

200元

150元

省会城市等二线城市

实报实销

250元

200元

北京、上海、深圳等一线城市

实报实销

300元

250元

伙食

补助

一般城市

无

40元

40元

省会城市等二线城市

无

50元

50元

北京、上海、深圳等一线城市

无

60无

60元

市内

交通费

一般城市

实报实销

20元

省会城市等二线城市

40元

北京、上海、深圳等一线城市

60

4.6.对上表进行说明及补充规定如下：

1.6.1.公司领导是指公司董事长、在职董事、总经理、副总经理、财务总监、总经理助理、总工程师等；

1.6.2.连续乘坐火车超过6小时以上的，可以购买卧铺票；乘坐其他交通工具不含长途出租车。

部门负责人及以下人员出差,原则上应以火车为主要交通工具,如有特殊需要乘坐飞机,应经公司总经理以上公司领导批准；

1.6.3.参加由主办单位统一安排食宿并收取相关费用的会议、培训，住宿费经公司副总经理以上公司领导事先批准，可以不受限额的限制实报实销；

1.6.4.自备车辆出差的，原则上不得报销市内交通费；

1.6.5.伙食补助凭发票报销，因特殊原因无法提供报销的（如在火车上就餐等），按标准发放。

参加超过15天以上的各类培训，每天伙食费补助减半执行；

1.6.6.二人以上出差的，住宿费参照同住员工中级别较高者标准执行。

特殊情况下可上浮30%；

1.6.7.员工事先经批准，趁出差之便就近回家探亲或非因公办事的，其绕道的费用个人自理。

4.7.差旅费超支部分自理。

4.8.公司文件已明确为外派人员，其往返公司的差旅费由其实际工作单位报销。

4.9.境外（含香港、澳门、台湾）出差实行经费包干：

公杂费每人每天人民币200元，住宿费每人每天人民币600元；公司领导在符合国家有关规定的情况下实报实销。

二、差旅费报销程序

4.1.出差事项必须事先经过批准，并履行相关手续。

4.2.第二十七条一般员工（指部门负责人以下级别的员工）出差须报部门负责人及分管副总批准，出差前须填写《出差任务表》，并按《出差任务表》的要求逐项填报日期、姓名、职务、部门、出差地点、出差时间、出差目的及任务、预计开支金额等内容。

出差前来不及填写《出差任务表》的，出差归来后一定要补填。

《出差任务表》是一般员工报销差旅费的必备附件。

部门负责人以上人员出差报总经理或副总经理批准，手续同上。

4.3.第二十八条公司领导出差实行登记备案制度。

出差之前告知前台文员作好登记工作并报人力资源部备案。

4.4.第二十九条出差人员回来后应及时整理报销单据并填写《差旅费报销单》；报销发票按类别、时间顺序粘贴，同时需要附经批准的《出差任务表》。

报销单据先由部门负责人和分管副总签认，然后送财务部门审核，后上报公司领导审批。

4.5.第三十条出差费用报销的审批权限按以下要求执行：

由部门负责人和分管副总审签，财务部门复核，报总经理（10000元以下）审批；超过10000元的须报董事长审批。

第三章业务招待（宣传）费报销及审批

三、业务招待（宣传）费的预算及控制

4.1.业务招待费、业务宣传费开支实行“总额预算，按季核定”的办法控制。

4.2.“总额预算”要求各个事业部（分管副总）和办公室于年底制定本部门下一年度的业务招待费、业务宣传费预算。

各部门的业务招待费、业务宣传费年度预算经总经理办公会审核批准后，报送财务部门作为各部门全年相关费用的控制依据。

4.3.“按季核定”要求在季度结束15日内，公司财务部门应将上季度各部门的业务招待费、业务宣传费的累计发生额情况分别送交各部门负责人和分管副总；并将公司上季度的业务招待费、业务宣传费的累计执行情况汇总表上报公司领导。

4.4.年度当中，各部门所开支的业务招待费、业务宣传费累计额超过该部门的全年预算总额时，财务部门原则上应停止该部门的业务招待费、业务宣传费开支报销。

4.5.因部门业务快速发展确实需要突破业务招待费、业务宣传费预算的，由部门负责人和分管副总提出增加预算申请，经总经理核实后，报董事长审批，审批定稿后报财务部备案。

4.6.业务招待费和业务宣传费两项费用合并预算，在预算总额内可以相互调剂。

4.7.两项费用的支出严格遵循“必要、合理、节约、有效”的原则，经办人必须保证支出发生的真实性、合法性，不得弄虚作假、损公肥私，否则将追究当事人的经济和行政责任。

四、业务招待费、业务宣传费的报销审批程序

4.1.两项费用的支出按照“事前请示、审批，事中加强管理，事后逐笔核销”的程序进行。

4.2.发生前由经办人填制业务招待（宣传）费申请表，该申请表应包括费用发生的事由、费用总额，对方（经办）单位名称等，其中业务宣传费应附具体清单。

4.3.申请表经部门负责人和分管副总审签后，报公司总经理审批。

经批准后，方可进行。

4.4.出差在外需宴请和联系业务的，事先应经部门负责人分管副总同意，报公司总经理批准，回来后补办书面申请手续。

4.5.业务招待费在开支过程中应严格按审批的标准执行；业务宣传费涉及到宣传品购置时，由办公室统一购置，所需部门办理领用手续。

以上所有的报销单据必须是税务部门正式发票且要素齐全、数额清晰。

4.6.办理报销手续时，业务招待费由经办人办理报销，业务宣传费由经办部门办理报销。

具体程序为：

业务招待费由经办人整理票据，填写报销单，并附经批准的申请单，经部门负责人和分管副总审签确认后，报公司财务部门逐笔审核，按规定报批。

报销业务宣传费时，除报销单据外，应附具体的预算报价表、合同，同时应有经办部门与使用部门负责人共同的签字证实，其余相同。

4.7.公司领导发生的业务招待费，由公司指定专人统一安排、统一办理报销。

4.8.业务招待费、业务宣传费的审批权限按以下要求执行：

由部门负责人和分管副总审核，报总经理（10000元以下）审批；超过10000元的须报董事长审批。

第四章车辆使用费标准及审批

一、车辆使用费包括车辆油料费、过路过桥费、停车费、车辆维护费、车辆维修费、车辆年检费、车辆保险费等。

二、车辆油料费的报销由驾驶员凭合法的票据办理，办公室审核，报总经理审批。

车辆油料费的报销要严格管理，严禁将非公司车辆发生的油料费用冒充公司车辆油料费报销。

三、公司办公室每半年根据车况制定每辆车的公里耗油量定额（应有一定的浮动率），按定额对驾驶员实施考核，根据消耗情况在季度或年度考核中浮动。

四、过路过桥停车费由公司驾驶员办理报销，办公室审核，报公司总经理审批。

五、车辆维护费，按车辆里程保养要求实施保养及维护，在常规范围内的报销，经办公室确认，报总经理审批。

六、车辆维修实行定点（当地应有三家以上）管理、专门预算的审核制度。

具体如下：

维修应尽量在本地进行。

在本地进行车辆修理时，由驾驶员提出报修申请，经公司办公室同意并统一安排。

维修前，所有定点维修点需报维修预算，按质优价廉的标准，经公司办公室审核后，选定一家维修点送车维修。

异地特殊情况下，可先维修后补办手续。

维修结束后，由公司办公室办理验收手续。

维修单位提出的维修结算金额不得突破预算，突破预算的必须有合理原因并经公司领导批准。

维修费由驾驶员编制决算表，财务部门审核，报总经理（10000元以下）审批；超过10000元的须报董事长审批。

七、车辆年检费和车辆保险费由驾驶员办理报销，经办公室审核后，报总经理审批。

八、驾驶员因违反交通法规、造成交通事故等情况的罚款性支出不得报销。

因交通事故产生的车辆维修费用及人身损害赔偿责任，除保险公司支付的部分外，由对事故发生有责任的驾驶员按责任主次承担20％～80％。

第五章办公用品购置及办公用品开支的审批

一、办公用品的购置由使用部门提出申请并填写《办公用品购置申请单》，经部门负责人和分管副总审批，并报总经理审批后，由办公室负责购买，使用部门负责验收。

单件办公用品达到10000元以上的报董事长审批。

二、办公室购买办公用品与设备时应有两人经办，并有发票，且在附件中列明具体用品及数量。

购买办公用品，超过5000元以上一律转帐支付。

三、办公用品一般由办公室统一购买、统一报销，报销单据应有保管人员的《办公用品验收入库单》。

四、采购后的办公用品应由办公室安排专人保管，保管人员负责验收并登记入库。

出库时，必须填制《办公用品领用（出库）单》。

第六章会议费用标准及审批

一、会议费应由召开部门事先编制会议费预算，经财务部门审核，报公司总经理审批后，按预算执行。

会议费预算内容包括：

会议租借费、交通费、车辆租借费、住宿费、餐费、公杂费及其他费用。

严禁借会议之名分发现金或礼品，一经查实，将追究部门负责人和有关人员责任。

二、会议报销单据应附出席会议人名单、会议通知、日程等相关文件。

三、会议食宿、结算、报销由办公室统一安排，一律转帐支付。

报销单据经公司财务部门审核后，报总经理（10000元以下）审批；超过10000元的须报董事长审批。

第七章其他开支标准及审批

一、员工办理公事外出，产生的公共交通费用经审批均可办理报销。

如需使用出租车时必须口头请示领导，同意后费用方可报销；交通费用每月报销一次（在当月20日前报销上月交通费），车票上需注明日期、始发地、目的地，办理事项，出租车车票不得连号。

二、福利性开支（如医疗费、保险费、员工服装补贴、过节费、洗理费、水电补贴等）由公司办公室提出标准及发放范围，报批后执行。

审批权限：

在核定标准范围内的，由总经理审批；超过核定范围的，报公司董事长审批。

三、捐赠及赞助费经公司总经理核准后，由指定专人负责办理，报董事长审批。

四、律师及诉讼费等法律事务费用统一由办公室经办，单笔费用支出在10000元以下的，由总经理审批；超过10000元的，经审核后，报董事长审批。

五、外部审计、资产评估事项由财务部门办理，单笔费用支出在10000元以下的，由总经理审批；超过10000元的，经审核后，报董事长审批。

六、固定资产维修及装修费，若无新增固定资产价值的，由办公室经办，具体要求可比照本办法“车辆使用费标准及审批”中有关车辆维修的规定执行；若新增固定资产价值的，按固定资产的有关管理规定执行。

七、董事会费是指董事、董事会及下设机构履行职责而发生的费用，包括差旅费、住宿费、会议费、招待费等，具体标准参照以上标准执行，由董事长审批。

八、其他费用支出，公司另有明确规定的，从其规定；公司未作明确规定的，按国家有关法律、法规的规定执行。

审批权限：

单笔费用在10000元以下的报总经理审批；单笔费用在10000元以上的，报董事长审批。

第八章附则

一、公司财务部负责本规则的实施与解释。

二、本规则未尽事宜由公司董事会或总经理办公会决定，或待日后制定相应办法予以规范。

三、本规则于发布之日起生效。