行政部管理手册.docx

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行政部管理手册

行

政

部

管

理

手

册

（试行）

编制：

审核：

日期：

●编制及职务说明书

●部门定位

●部门职能描述

●职位说明书

●管理制度

●工作流程汇编

●工作中用到的各种表格

编制及职位说明书管理制度

编制

职位说明书管理制度

职位

满编

计划

●职位说明书是企业人力资源管理的基础性文件，也是人力资源管理的重要信息来源，保证企业在合适时间有合适的人在合适的岗位，达到"岗有其人，人尽其才，人职匹配"的目的。

作为招聘与选拔、绩效管理、薪酬管理、培训等人力资源管理活动的依据。

●公司内的所有职位均需有职位说明书，做为工作指导性文件。

在岗位设立之前，由职位所属部门负责撰写职位说明书的初稿，交由人力资源部门审核修订，形成最终的职位说明书。

●公司内所有部门如需增加部门编制时，需事先以书面的形式提出申请，并撰写新增编制人员的职位说明书初稿，报经人力资源部审核批准后，方可增加，增加人员由人力资源部负责招募。

●任何部门与人员无权直接修改职位说明书，需以书面形式提出职位说明书的修改申请，写明修改理由及内容，报送人力资源部，职位说明书的修改权属人力资源部。

●工作内容完全相同职位，可以数职位同时适用同一份职位说明书。

●职位说明书每年由人力资源部组织各部门，根据企业的实际情况，进行统一修订。

●职位说明书一式三份；执行人、执行人上级、人力资源部三方共同签字以后，对具体执行人生效，三方各留一份。

行政部经理

行政文员

司机

前台接待

保洁

5人

职位说明书

行政部经理

岗位说明书

职务名称

行政部经理

所属部门

行政部

直属上级

总经理

直属下级

行政文员、司机、前台、保洁、网管

晋升方向

行政人事总监

可调岗位

工作内容

职责：

物品管理、车辆管理、会议管理、行政督查，完成公司后勤保障工作，确保公司正常运

任务：

1、佩带胸牌

2、参加晨会

3、每周五组织卫生大检查含店面卫生评比后，周二晨会宣读卫生检查通报。

4、组织安排部门职员每月5号以前采购完毕办公物品，并督促各部门10日以前领取完毕

5、固定每月12日至16日安排网管到各部门网络杀毒、升级1次

6、车辆调度、管理

7、着装、工牌、卫生等行政督查

8、展会期间，组织部门人员布置会场、调试音像等设施管理

9、组织半年一次例行部门、仓库固定盘查，1年一次大型盘点

10、保持各个部门网络、电话通畅，发生故障3天内及时解决

11、协调部门关系

12、每月第一个考核期结束第3天参加员工大会，布置会场，并调试好音像、投影仪等设备

13、与人力部配合做好异动人员办公物品的管理

14、会议管理，做好会前布置、会中服务、会后整理工作

15、员工彩铃管理

16、遵守各种公司管理制度

17、完成总经理交办的其它工作

18、每天上午下午各四次（一天八次）店面检查，检查对象为：

店面形象，灯光明灭（见第六条），宣传片（网管，见第七条），卫生（部门以及保洁的工作），胸卡，空调用电（见员工手册规定）情况。

19、每天上午8：

30参加公司例会

20、每天例会后安排部门工作

21、每天安排文员对办公物品的借用与领用进行登记，开具出入库单

22、每天安排文员对赠品的借用与领用进行登记，开具出入库单

23、每星期一要求文员盘点低值易耗品（印刷品，合同，设计委托书等），如果单品的数量少于200，联系安排印刷

24、每星期一要求文员盘点工人工装，如果数量少于100。

联系安排制作工装

25、每星期一制作周工作总结以及下周工作计划，参与17：

00中层例会

26、每周一至周五开启日常照明，开启时间上午为8：

30——12：

00下午为15：

30——17：

30。

周六以及周日开启所有灯光，开启时间如上。

如发现灯泡损坏，要求一个工作日内更换

27、每天开启背投电视播放宣传片，开启时间上午为8：

30——12：

00下午为15：

30——17：

30

28、每星期三要求文员将上期办公物品出入库单整理为电子版存档

29、每星期三要求文员将上期活动赠品出入库单整理为电子版存档

30、每星期至少巡检分店一次，巡检结果每星期一张贴在自由栏处，并在中层例会上通报。

31、每星期五例会之后公司大扫除上午10：

00检查卫生情况，检查结果汇总到巡检通报中。

检查部门车辆的卫生情况

32、每个月末报部门预算

33、每个月5日接人力部入离职人员名单办理彩铃业务

34、每个月8日将彩铃完整名单报财务部，发放彩铃补助

35、每个月月初，接财务全部门预算，根据预算购买和发放办公用品

36、每个月15号前，根具预算，完成每个月都发生的行政支出,如网通电信电话费，196长途话费，油费，办公用品费用，电脑耗材等

37、每个月20号前清洗桌布，汽车座套一次

38、每个月10号前领取部门工资条

39、每个月月底前，完成下个月公司车辆油费的分配

40、每个月月底前，完成本月车辆里程统计，司机驾驶里程统计

41、每个月30号统计网管的工作情况，视具体情况确定网管的工作

42、?

每三个月结算店面保全费用

43、每三个月结算店面花草租赁费用

44、半年一次盘点公司固定资产

45、根据市场，企划，人力等部门活动的物料单，安排车辆以及物料配合相关部门。

购买物料单上的物品，包括请柬，红包，鲜花，签到本，水，部分办公用品，桌布，桌椅，活动赠品等，货比三家，价值超过2000元的需经过审核手续

46、维护公司对外关系如物业，执法队，消防等

47、每年一次车辆的年审，保险，车船税的办理

48、每星期一安排文员接收各部门报上的名片制作名单，发给制作商，每星期四接收制作好的名片分发给各个部门

49、保证公司后勤事物，各种物料使用

50、维持公司总体外在形象

权责范围

权利：

1、本部门员工任免建议权

2、部门员工监督、考核、检查权

3、对违反行政管理制度的部门、人员处罚权

4、行政费用控制权

5、车辆调度权

责任：

1、对本部门工作质量负领导责任

2、如因部门成员工作失职，给公司造成损失，应负相应的经济责任、行政责任

3、对违反公司制度的行为应负相应的经济责任、行政责任

工作关系

向谁报告工作：

总经理

监督：

与行政管理有关的

指导：

本部门职员

合作者：

各职能部门负责人

外部关系：

与行政工作有关的任何外部关系

行政文员

岗位说明书

职务名称

行政文员

所属部门

行政部

直属上级

行政部经理

直属下级

晋升方向

行政助理

可调岗位

其他文员职务

工作内容

职责：

后勤保障

任务：

1、佩带司徽、胸牌

2、打扫个人及部门卫生区卫生

3、每周日下午5点参加部门会议，汇报工作总结、计划，并做好会议记录

4、收集部门考勤纪录，月底整理完毕，每月1日下班前联同原件交人力资源部

5、各部门办公物品10日以前发放完毕，并做好登记管理

6、各种办公物品保管

7、协助部门经理进行着装、工牌、卫生等行政检查

8、半年一次例行部门、仓库固定盘查，1年一次大型盘点

9、做好入职人员领取物品登记，建立个人物品领取档，员工离职时负责物品的检验、回收

10、电话、网络、彩铃等业务手续办理

11、传真收发，长途电话拨打登记

12、每月第一个考核期结束第3天下午5点按时参加全体员工大会，并配合做好后勤服务

13、按时参加集团、家装组织的各种会议、活动、培训，并配合主办单位做好后勤工作

14、经理不在时，带行经理职责

15、遵守沪上名家公司各种管理制度

16、完成部门经理交办的其它工作

17、每天对办公物品的借用与领用进行登记，开具出入库单。

18、每天对赠品的借用与领用进行登记，开具出入库单

19、每星期二盘点低值易耗品（印刷品，合同，设计委托书等），如果单品的数量少于200，联系安排印刷

20、每星期二盘点工人工装，如果数量少于100,联系安排制作工装

21、每星期三将上期办公物品出入库单整理为电子版存档

22、每星期三将上期活动赠品出入库单整理为电子版存档

23、每星期三接收各部门报上的名片制作名单，发给制作商，每星期日接收制作好的名片分发给各个部门

24、协助部门经理处理部门日常事物

25、协助部门经理做公司各种活动、会议的组织工作，现场服务，物品的发放与管理

26、遵守公司规章制度，负责维护公司办公秩序，执行行政性事务

27、公司使用办公用品的采购以及发放

权责范围

权利：

1、工作改进建议权

2、要求各部门配合工作的权利

3、部门经理赋予的其他权利

责任：

1、对本职工作质量负责

2、如因工作失职，给公司造成损失，应负相应的经济责任、行政责任

3、对违反公司制度的行为应负相应的经济责任、行政责任

工作关系

向谁报告工作：

行政部经理

监督：

行政部基层职员

指导：

行政部基层职员

合作者：

部门内部职员

外部关系：

协助部门经理处理各方面社会公共关系

前台接待

岗位说明书

职务名称

前台接待

所属部门

行政部

直属上级

行政部经理

直属下级

无

晋升方向

可调岗位

行政助理

工作内容

职责：

协助部门经理统计人事数据，执行部门经理制定的各项人事决策

任务：

1、?

佩带胸牌、司徽

2、?

打扫个人及办公区卫生

3、?

每月10日左右领取本部门办公用品

4、?

用公司统一话术接听电话，并作好记寻

5、?

按时参加公司举行的各种会议、活动、培训

6、?

遵守各项公司管理制度

7、完成部门经理交办的其它工作

8、每天签收公司各类信件并发放各个部门

9、每天负责上门来访人员的分类与引领

10、保存每天接受的报纸，并确保企划部接到报纸

11、每天将来访客户引领至店面经理处

13、负责为总经理及客户倒水

14、每天巡视各个洽谈室，保证卫生的整洁

权责范围

权利：

1.对违反人力资源管理制度的单位和个人，有处罚建议权

2.?

要求相关人员配合的权利

3.部门工作改进建议权

责任：

1、对本职工作质量负责

2、如因工作失职，给公司造成损失，应负相应的经济责任和行政责任

3、违反公司制度的行为应负相应的经济责任、行政责任

工作关系

向谁报告工作：

人力行政部经理

监督：

无

指导：

无

合作者：

本部门职员

外部关系：

协助人力行政经理处理相关的社会公共关系

司机

岗位说明书

职务名称

司机

所属部门

行政部

直属上级

行政部经理

直属下级

无

晋升方向

司机班长

可调岗位

工作内容

职责：

爱车守纪安全节约，做好车辆驾驶、保养工作

任务：

1、?

佩带司徽、胸牌

2、?

参加晨会

3、?

每周三下午5点按时参加部门会议

4、?

按派车单做好出车工作，并做好行车日志

5、?

每周统计车辆行车日程，并报部门经理

6、定期进行车辆维修、保养、清洗

7、?

定期检查车辆、做好出车前检查和回厂后保养

8、?

公司车辆各类手续的办理

9、?

每月第一个考核期结束第3天参加公司员工大会

10、展会期间，做好活动的后勤保障工作

11、按时参加集团、公司的给类会议、活动、培训

12、遵守各项公司管理制度

13、完成部门经理交办的其它工作

14、严格遵守公司各项规章制度，尤其的公司的车辆管理制度

15、每天对车辆卫生进行打扫。

16、每次出车归来，详细、如实填写行车记录和用油票据，向部门主管汇报出车情况

17、出车前提前10分钟备车，联系用车人，按时返回，不得无理由在外停留

18、根据办公室出具的派车单和指定内容出车,按最合理路线行驶，严禁私自出车和因私出车。

19、按要求填写行车记录，并在月末如实上报

20、领导交办的其它临时性工作

21、每月20号清洗座套一次

权责范围

权利：

1、按派车单行车的权力

2、车辆维修建议权

3、工作改进建议权

责任：

1、对本职工作质量负责

2、如因工作失职，给公司造成损失，应负相应的经济责任、行政责任

3、对违反公司制度的行为应负相应的经济责任、行政责任

工作关系

向谁报告工作：

行政部经理

监督：

无

指导：

无

合作者：

本部门工作人员

外部关系：

维修厂等与车辆驾驶有关的社会关系

保洁

岗位说明书

职务名称

保洁

所属部门

行政部

直属上级

行政部经理

直属下级

无

晋升方向

保洁主管

可调岗位

无

工作内容

职责：

负责打扫区域地面、物体表面，每天要保持清洁无明显灰尘、污渍状态。

任务：

1、负责对指定打扫区域如大厅、贵宾室、楼道、扶手、洗手间等的打扫清洁工作

2、负责垃圾的清除、清扫、统一处理工作负责各种洗液、纸张、垃圾袋的更换

3、负责对指定区域（如洗手间）的消毒、除异味工作

4、负责清理水池及蹲便池，按时按质保证水池清洁、蹲便池通畅

5、加强清洁机械、工具的维护工作

6、检查各种保洁用品存量，协助主管编制材料购置计划和器具，设施维修报告，减少损耗，控制成本

7、完成上级交付的其他工作任务

8、具备敬业精神、服务意识、勤劳踏实

9、保洁员区域卫生区要求：

（1）、洗手间镜面、洗手台、地面、蹲便池无污垢、无尿垢、无异物、无积水

（2）、玻璃镜片无污迹、无指纹

（3）、注意洁厕灵放置应稳固，与其他物品分类放置

（4）、注意清洁工具摆放合理

权责范围

权利：

1、对洁具工具的使用有建议权

2、对所打扫卫生区域的保持有建议权

3、在工作中有权劝阻、制止破坏公共卫生的行为

责任：

1、对本职工作质量负责

2、对违反公司制度的行为应负相应的经济责任、行政责任

工作关系

向谁汇报工作：

行政部经理

监督：

无

指导：

无

合作者：

公司内部人员

外部关系:

协助部门经理处理好与店面卫生有关的外部关系

行政部管理制度

第一章、道德规范

秉持企业核心价值观，以此指导一切经营活动。

我们倡导的行为标准

一、公司全体员工应具有良好的自我约束意识，不参与违法、违规、违纪的活动。

二、员工应遵守守时、守诺、诚信、自尊的道德标准。

三、员工在任何场合不得有损害国格和公司形象的行为。

四、员工在任何场合不得散布危害社会、影响公司形象的舆论。

五、员工应在尊重事实的前提下维护公司利益与声誉，对有损公司利益和声誉的行为进行制止与纠正。

六、员工应时刻牢记社会利益高于企业利益，企业利益高于个人利益的准则，不做有损社会、企业和他人利益的事。

风险防范与道德管理

一、员工应时刻忠诚于企业，严禁私自接单、飞单的现象，严禁以任何形式兼职或接受客户的私下委托。

如有上述行为，公司有权对其开除且处以相应的经济处罚（公司预期应得利润的3倍以上罚金）并上报市家装协会进行行业内通报或交由司法部门处理。

二、员工在任何情况下不得出卖企业利益，向外界透露公司经营状况与商业机密，如有上述行为，公司有权给予其行政、经济处罚并保留司法追究其责任的权利。

三、员工在任何情况下都不得接受合作方或客户赠予的现金、礼品和纪念品，如有上述行为，公司有权给予其行政或经济处罚。

推脱不掉的强送礼品上交到集团董事会秘书处。

四、公司全体员工应有管理服从意识，对非本部门的主管人员提出的合理意见也应接受改正；对主管人员因不了解情况提出的不够客观的意见，不能当面顶撞，但可在适当时候提出自己的见解。

五、为创建无边界组织，鼓励员工以邮件等沟通方式向跨层的上级或下级反馈真实有效信息。

六、员工应以对企业负责的态度对待有损公司利益和企业形象的行为，时刻将公司的荣辱视同为个人的荣辱。

七、员工发现任何有损公司利益与企业形象的行为均应进行制止，如无法制止的应及时向行政部或其他相关部门反映。

公司行政制度执行及处罚原则

一、公司行政制度执行原则为部门负责人负责制，实行总经理督导行政部、行政部督导各部门经理、各部门经理督导本部门主管或员工。

二、公司中层以上人员不仅带头遵守公司的行政管理制度、而且要严格要求本部门员工遵守。

任何员工都可以对公司管理制度向行政部负责人提出合理化建议，行政部将结合各方面情况定期（半年）修订执行。

三、部门负责人违反公司行政管理制度按公司处罚标准的两倍执行；员工违反公司行政制度的、部门负责人负有监管不到位的责任，承担员工经济处罚标准的20%。

任何员工都可以对公司主管及以上人员进行监督、向总经理提出合理化建议。

第二章、形象礼仪管理

第一节、衣着

一、公司正式入职的员工在上班时间必须着工装上岗，没有着工装者视为空岗。

试用期员工需穿和公司工装颜色、款式类似的衣服。

（每周四为着装自由日。

）

二、换装：

1、正常上班时间，员工必须按要求着工装，休息日应注意工装的洗涤；

2、当公司有重大活动时，员工可按行政部的具体通知进行换装；

3、任何员工不得以工装未干或忘记为理由不着工装。

三、员工有义务保证工装的整洁，如有污损、遗失应由个人负责补做，费用自负。

四、员工着工装时应注意鞋袜的颜色与款式，男士需穿深色皮鞋，与裤装颜色相近的袜子，袜子长度以抬脚时不会露出腿部皮肤为准，女士需穿深色带跟鞋（鞋跟不得超过3厘米，且不得是细跟鞋），且不可穿拖鞋或凉鞋，女士丝袜应接近肤色，且袜边不得低于裤边或裙边。

穿着休闲服饰时，女士不可穿吊带，超短裙，热裤等不适宜在办公场所穿戴的衣物。

五、男士冬季可在衬衣内加穿保暖内衣，但不可露出内衣的衣领与袖口，并佩戴公司统一配发的领带；女士冬季可在工装内着保暖内衣，但不可露出内衣的衣领与袖口，外着公司统一配发的工装；外出办理公务时可加穿大衣或外套。

六、工地人员必须着工作服上岗，不着装上岗者按照施工队管理规定处罚（工队长需穿员工工装，未着工装按施工队管理处罚条例执行）。

第二节、工装发放

一、发放

1、员工入职后由行政部负责组织制作发放；

2、员工领取服装需在人事部门备案登记；

3、员工工装由衬衣、领带、外套与裤（裙）装组成。

发工装当月、由财务部从个人工资中扣除工装费用的60%，在公司工作满两年后、由公司承担工装全额费用（从领取工装之日起计算）。

二、上述费用的退返：

1、员工在公司工作满二年时可退回原交纳的工装款；

2、员工在公司服务不满一年自己提出离职的，需承担全额工装款，服装可由其自己带走；

3、员工在公司服务满一年以上自己提出离职的，公司只承担工装款的40%，个人承担的60%部分不再退还，服装可由其自己带走；

4、公司开除的人员，需承担全额工装款；

5、工地施工人员的服装收费按施工队管理规定执行；

6、新入职未转正的员工，领取的工装公司不承担费用，转正次月由公司财务部在工资中补贴工装款的40%；

7、工装款的退返由行政部统计报给财务部，在次月工资中发放。

第三节、工号牌

一、正式入职的员工可从人事部领取工号牌一个。

二、佩戴：

男士佩戴要求：

工装（西装）左胸口袋上方两指高度，水平佩戴。

女士佩戴要求：

工装（西装）左胸领子最宽处下方四指，水平佩戴。

员工着工装时必须佩戴工号牌，违者罚款50元。

三、员工应保管好自己的工号牌，如有遗失，需支付补做费用50元/个，员工离职应将工号牌交回公司，未按时交回者需支付补做费用，100元/个。

第四节、谈吐

一、公司员工在工作时必须讲普通话，如有讲方言的习惯应尽量纠正。

二、员工在公司以及公共场合严禁讲粗话或使用一些不文明的用语。

三、员工之间建议尽量互称职务（或互称英文名），如无职务的可互称姓名，对年龄偏长的员工应称呼“老师”，员工之间严禁以“喂”为称谓。

四、员工和上下级之间均可互称英文名。

四、员工之间严禁起带有侮辱性的外号，在客户面前严禁互称过分的昵称或外号。

五、公司提倡使用文明礼貌用语，建议尽量多使用“您、您好、请、谢谢”等词汇。

第五节、办公礼仪

一、员工应注意仪表端庄，讲究个人卫生，头发要勤洗，指甲要及时修剪，口腔要清洁，不用气味浓烈的香水，上班前不能喝酒或吃有异味的食品。

二、男性职员不蓄胡须；女性职员不浓妆艳抹，不佩戴过于夸张的饰品；员工相遇应点头行礼或相互问好，进入别人的房间先轻敲门，听到应答再进，回手关门要轻。

三、行、走、坐、立讲究风度仪态，注意坐姿和站姿，走路要放轻脚步，遇到领导和宾客要礼让，不能强行。

四、禁止在办公区域喧哗争吵，禁止在公司内部吸烟或吃零食。

五、员工在办公或非办公区域见到客户或公司相关业务人员应微笑致礼，或问好。

六、员工之间或与客户交流谈话时应注意有一定的“社交距离”（一臂的距离）。

第六节、处罚标准

一、未严格按照要求着装的，处罚50元/次；

二、未严格按照要求佩戴工号牌的，处罚50元/次；

四、在公司或公共场合讲粗话或使用不文明用语的，处罚100元/次；

五、对同事不尊重不礼貌的，处罚50元/次；

六、在公司坐姿不佳、形象不端正的，处罚50元/次。

第三章、通讯管理制度

第一节、电话分布

（详见公司通讯录）长途电话前必须加拨196号码。

第二节、电话转接方法

一、总机转接程序：

1、公司总机电话自动转接方式。

二、拨打外线：

1、前台电话不可拨打外线；（此条可留）

2、分机电话拨打外线应先拨“＃+*+*+个人密码+9”，听到拨号音后即可拨打外线；

3、如拨“9”后无拨号音，说明外线全部被占用，请稍后重试。

第三节、传真使用管理

一、公司传真设备仅限公务使用。

二、行政部收到传真后要及时通知有关人员，传真不得转交，应对内容做到不泄密、不失密。

第四节、电话接听规定

一、当有电话呼入时，离电话最近的人员应在电话振铃三声内接听，并问候“您好，沪上名家装饰”或“您好，××部”。

二、对方要找的人员外出不在时，电话接听人员应告知对方“对不起，××现在不在公司，请您留下电话号码，等××回来后立即与您联系。

”并做好电话记录与转达（各部门电话留言单应固定放在分机旁）。

三、对方要找的人员在另一部分机上时，应告知对方“××在另一部分机上，请您稍等，我帮您转过去。

”然后按转接方法转接电话。

第五节、电话使用规定

一、电话使用应简洁扼要。

二、严禁使用公司电话拨打私人电话，禁止打电话聊天，严禁拨打任何声讯台电话。

三、电话费用实行定额管理，每月预算中报电话费用，超出费用由责任人承担，无法界定责任人的由部门经理承担或部门平摊。

2、对外拨打手机被挂断时应通过内线通知前台受话人姓名。

第六节、关于手机的使用标准

一、彩铃，

进入公司的员工在人力办理入职手续后，由人力部将每月入职人员名单整理交给行政部，行政部每月8日之前添加彩铃并将名单交给财务，发放彩铃补助。

二、开关机时间

设计师，监理，工队长，中层管理人员手机24小时保持畅通。

部门助理手机24小时保持畅通。

第七节、处罚标准

一、收发私人传真，处罚50元/次；拨打私人长途电话，除承担电话费外，处罚50元/次。

二、接收传真的人员对传真内容泄密、失密的，处罚100元/次；

三、电话未在振铃三声内接听或未使用标准接听用语，处罚50元/次；

四、未认真做好电话留言造成业务损失的，处罚200元/次；

五、使用公司电话聊天的，处罚100元/次；

六、私自拨打声讯台的，除承担产生的话费外、处罚500元/次；情节严重的开除处理。

七、私自使用其他部门电话的，处罚10元/次。

八、不接、挂断客户电话且没有及时回复客户的将处以100元/次的处罚，关机处以200元/次的处罚

九﹑不接、挂断或关机造成客户投诉的处以500元/次的处罚。

第四章、水电管理制度

第一节、用电管理

一、照明电管理

1、要及