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洽谈会方案

朝阳家电公司新产品咨询洽谈会方案

最近，朝阳公司在电脑、手机、电视等多个项目上研制生产出新型、新款产品，为了更好地引起客户和消费者的关注，本公司决定召开新产品咨询洽谈会，现制定方案如下：

一、会议主题：

宣传新产品，洽谈新业务

二、会议时间：

2002年10月10日

三、会议地点：

北京国际会议中心

四、会议参加人员：

参加会议的正式人员280人，特邀有关领导和专家10人，工作人员10人，总计300人。

五、会议的筹备机构

总负责人：

王一副经理

会议筹备机构下面分成3个小组：

（一）秘书组

组长：

李一

组员：

李二，李三，李四，李五等

（二）行政组

组长：

吴一

组员：

吴二，吴三，吴四，吴五等

（三）后勤保卫组

组长：

赵一

组员：

赵二、赵三、赵四、赵五等

六、会议筹备机构小组会前、会中、会后具体工作分工。

（详见附件1）

七、洽谈会具体议程安排。

（详见附件2）

八、洽谈会经费预算。

（详见附件3）

九、洽谈会应急方案。

会议筹备小组

2002年9月1日

附件1：

会议筹备机构小组会前具体工作分工

主要工作

负责人

完成时限

备注

秘

书

组

1、准备会议所需文件材料

李一

10月1日

2、落实大会发言人、发言内容及时间，准备领导发言稿。

李二

10月1日

3、具体安排各个会议日程

李三

9月10号

以方案形式展现出来

4、落实文件材料的校对、打印、复印、装订工作

李四

10月5号

5、编制“大会手册”

李五

10月5号

手册内容主要是会议名称、会议时间、文娱活动、作息时间、大会发言程序、讨论时间地点

6、编制大会名录

李六

10月5号

准备与会人员名单与通讯地址联络方式的表格

行

政

组

1、印制或准备会议胸卡和代表证、工作证、服务证、资料袋、座签等。

准备纪念品

吴一

10月5号

注意要把价格、制作完成时间以及交送地点等要求讲清楚，以免误事；纪念品要有意义。

2、发送会议通知

吴二

9月1号

要加上回执单，注意填明民族。

3、准备必要的请柬和给领导的会议邀请函。

吴三

9月10号

注意落实邀请情况以及重要嘉宾的邀请。

4、安排会议食宿、安排会议场所，包括主、分会场，讨论场所以及文娱场所

吴四

10月1号

注意合理布置以及安全措施，考虑不同民族的禁忌。

5、安排会议医疗保障工作

吴五

10月1号

医疗队伍随时待命

6、安排文娱活动，往返需要车辆、车场、司机及司机的活动

吴六

10月1号

要有充足的车辆以备后患。

人员较多可以采用大巴。

7、订购参会人员会后的车、船、航票

吴七

10月7号

可以采取网上订购（主要是特请的专家）

后

勤

保

卫

组

1、宣传以及安排必要的新闻报道采访

赵一

10月5号

可以召开记者招待会或者新闻发布会，也可以网上宣传

2、设计会标，会议宣传标语，专栏和宣传展板

赵二

10月5号

简明

3、会议安全保卫工作落实与检查

赵三

10月5号

可以考虑使用监考设备，在会议期间可以雇佣保安人员

会议筹备机构小组会中具体工作分工

主要工作

负责人

备注

秘

书

组

1、会议记录

李一

2、会议简报

李二

及时报道会议情况，适时下发会议材料

行

政

组

1、组织会议签到工作

吴一

2、分发文件

吴二

后

勤

保

卫

组

1、及时联系并协助新闻单位做好报道

赵一

注意要及时

2、做好会中保安工作

赵二

会议筹备机构小组会后具体工作分工

主要工作

负责人

备注

秘书组

完成会议纪要等会议文件，做好下发工作

李四

行政组

做好财务结算，做好会场善后工作

吴三

后勤保卫组

做好会议宣传工作，发感谢信。

做好物资清点工作

赵三

全体人员

会议总结

王一

附件2

洽谈会具体议程安排

（2002年10月10日—10月14日）

时间

地点

主要内容

负责人

备注

10月10日

10:

00-11:

北京国际会议中心三楼

开幕式

钱一

注意会场安排及准备所有文件资料。

安排保安，备有专有人员负责设备

11:

00-11:

北京国际会议中心三楼

合照

钱二

安排所有人员大合照（可以分批进行）

12:

00-14:

北京国际会议中心一楼

午餐

钱三

以自助餐形式进行，注意安排不同民族风味的饭菜

14:

00-19:

北京国际会议中心

休息

钱四

19:

00-22:

北京国际会议中心三楼

欢迎会

钱五

欢迎来宾，宴请来宾，做简单的公司介绍（用PPT展示）

10月11日

10:

00-12:

北京国际会议中心三楼

专家讲座

钱六

介绍本公司新产品情况

12:

00-14:

北京国际会议中心

休息

钱四

14:

00-17:

北京国际会议中心二楼

新产品展览

钱七

注意保安，有关人员讲解，备有服务人员

17:

00-19:

北京国际会议中心三楼

晚餐

钱三

10月12日

10:

00-12:

北京国际会议中心三楼

专家咨询会

孙一

12:

00-14:

北京国际会议中心三楼

午餐

钱三

14:

00-18:

北京国际会议中心

休息

钱四

18:

00-20:

北京国际会议中心四楼

舞会

孙二

提醒着装问题

10月13日

10:

00-11:

朝阳家电公司

参观公司的生产车间

孙九

注意提醒着装问题

12:

00-14:

北京国际会议中心三楼

午餐

钱三

14:

00-17:

北京国际会议中心三楼

专项合作项目洽谈

孙四

18:

00-19:

北京国际会议中心三楼

闭幕式

孙武

19:

00-21:

北京国际会议中心三楼

晚餐

钱三

10月14日

10:

北京国际会议中心

乘车出发

孙六

提醒着装问题

10:

30-12:

长城

游览长城

孙启

12:

00-14:

北京国际会议中心

午餐

孙八

14:

00以后

北京国际会议中心

陆续送来宾回去

工作人员

附件3：

洽谈会经费预算

项目

数量

单价

金额

负责人

备注

横幅

5条

10元/条

50元

赵一

纸张

100张

1元/张

100元

赵二

餐费

300人

100元/人/3餐/5天

150000元

赵三

参加人员自付餐额

景点游玩

300人

100元/人

30000元

赵四

接送车

5辆

100元/辆/5天

2500元

赵五

大巴

纪念品

290份

50元/份

14500元

赵六

飞机票

10张

3000元/人

30000元

赵七

专家双程飞机票

场地租赁费

5天

10000元/天

50000元

赵八

卡片

300份

20元/份

6000元

赵九

饮水费

50箱

20元/箱

1000元

赵十

宣传费

10000元

赵唔

其他费用

2000元

赵世

合计

296150元

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