物资管理制度95843.docx

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物资管理制度95843

公司物资管理制度

第一章总则P2

第二章物资定义分类P2

第三章物资请购管理P3

第四章供应商管理P5

第五章物资采购管理P9

第六章物资管理P15

第七章物资盘点管理P26

第八章附则P30

第一章总则

一、为加强我公司物资的管理工作，规范管理程序，降低资金占用，节约采购成本，特制订本制度。

二、物资管理工作必须贯彻执行国家有关法律、法规和政策、行业规章和标准，以降低成本、确保工程质量、提高经济效益为中心，强化管理，为公司安全生产提供优质服务.

三、本制度规定生产及行政物资的计划、采购、验收、保管、发放、货款结算及废料回收等程序规范。

四、本制度适用于公司各部门所有物资及技术、广告、咨询服务等的采购。

第二章物资定义分类

一、固定资产的定义——-单位价值二千元以上或者使用年限超过一年以上的房屋、机器、机械、运输工具以及其他与生产经营活动有关的设备、器具、工具等。

二、生产资产的定义——-进行工程生产所需使用的各种设备材料等.

三、流动资产的定义-——是指企业可以在一年或者超过一年的一个营业周期内变现或者运用的资产。

根据公司的情况，特规定单位价值在二千元以下三十元以上或确定为流动资产的，使用年限在一年以内，不作为固定资产核算的各种用具、物品以及在经营中使用的包装物、周转容器等，为流动资产。

四、易耗品的定义——-根据公司的情况,特规定单位价值在三十元以下或确定为易耗品的，价格低廉，使用时间短，易损易碎，更换频繁的为易耗品，如：

电池、复印纸、垃圾袋、各种耗材等。

五、伙食物资的定义———员工食堂使用的大米、油、调味料、餐具、各种蔬菜肉类等。

六、其他—--包含技术、广告、咨询服务等。

第三章物资请购管理

一、物资请购流程

1、固定资产的请购

1。

1库房物资由库管员依据安全库存量进行请购，非库房物资由使用部门负责请购。

1。

2申请购买固定资产时由需求部门/库管员填写《请购单》→部门经理审批→采购询价确认价格填写《购买申请单》→预算审核部审批（以下简称审核部）→副总审批→总经理审批→以上审批通过后，采购方可购买。

2、生产资产的请购

2.1库房常备生产材料由库管员根据库存最低备货量进行请购→库管员填写《请购单》→部门经理审批→生产部经理审批→采购询价确认价格填写《购买申请单》→审核部审批→副总审批→总经理审批→以上审批通过后，采购方可购买.

2。

2除库房常备材料以外的生产所需的材料，由生产部根据工程情况提出《工程材料需求计划表》附《请购单》→部门经理审批→副总审批→采购询价确认价格填写《购买申请单》→审核部审批→副总审批→以上审批通过后,采购方可购买。

2.3工程紧急材料的请购：

单次需求金额预算在2000元以下的由副总授权生产部经理或采购就近购买,报销时补办相关手续并说明原因，副总签字.单次需求金额预算在2000元及以上的由生产部根据工程情况提出《工程材料需求计划表》附《请购单》按本章2。

2条流程进行购买。

3、流动资产的请购

3。

1库房常备流动资产由库管员根据库存最低备货量进行请购→库管员填写《请购单》→部门经理审批→采购询价确认价格填写《购买申请单》→审核部审批→副总审批→总经理审批→以上审批通过后，采购方可购买。

3.2除库房常备流动资产以外需要新增的，由各需求部门负责请购，→需求部门填写《请购单》→部门经理审批→采购询价确认价格填写《购买申请单》→审核部审批→副总审批→总经理审批→以上审批通过后，采购方可购买.

4、易耗品的请购

4。

1库房常备的易耗品由库管员根据库存最低备货量进行请购，→库管员填写《请购单》→部门经理审批→采购询价确认价格填写《购买申请单》→审核部审批→以上审批通过后,采购方可购买。

4.2除库房常备易耗品以外需要新增的，由各需求部门负责请购→需求部门填写《请购单》→部门经理审批→采购询价确认价格填写《购买申请单》→审核部审批→以上审批通过后，采购方可购买。

5、伙食物资的请购

5.1由管理员工伙食负责人根据厨房物资最低备货量进行请购，→伙食负责人填写《请购单》→部门经理审批→采购询价确认价格填写《购买申请单》→审核部审批→以上审批通过后，采购方可购买。

6、其他请购包含技术、广告、咨询服务等

6.1由各需求部门填写《请购单》→部门经理审批→采购询价确认价格填写《购买申请单》→审核部审批→副总审批→总经理审批→以上审批通过后,采购方可购买。

7、各需求部门、库管员等需要请购填写请购单时必须注明：

物资名称、规格型号、单位、数量、需求时间、用途、要求等信息。

8、紧急采购的物资,需注明需求日期，并在请购单注明“紧急”字样。

9、各部门填写的《请购单》必须有经办人、部门经理、行政部签字后,采购方可询价购买。

（行政部主要核对库房有无请购的物资,避免造成重复购买）

二、请购周期

1、固定资产：

不限制请购周期。

根据各部门及公司需求情况，需要购买时可直接申请进行请购。

2、生产资产

2。

1库房常备材料：

限制请购周期一个月请购两次。

由生产部经理、副总根据工程使用情况定出常备材料最低备货量,库管员根据库房材料最低备货量每半个月进行请购一次。

2。

2除库房常备材料以外的生产工程所需的材料：

不限制请购周期。

由生产部经理根据工程情况进行请购材料.

3、流动资产

3。

1库房常备流动资产：

限制请购周期一个月申购两次。

由行政部经理根据使用情况合理定出最低备货量,库管员根据库房低值易耗品最低备货量每半个月进行请购一次。

3.2除库房常备流动资产以外需要新增的：

不限制请购周期。

由需求部门根据实际情况进行请购。

4、易耗品

4。

1库房常备易耗品：

限制请购周期，一个月请购两次。

由行政部经理根据使用情况合理定出最低备货量,库管员根据库房易耗品最低备货量每半个月进行请购一次。

4。

2除库房常备易耗品以外需要新增的：

不限制请购周期,由各需求部门根据实际情况进行请购。

5、伙食物资

5.1可以存放的物资:

如大米、油、调味料等,限制请购周期，一个月请购两次。

由伙食负责人根据使用情况合理定出最低备货量每半个月请购一次.

5.2不能存放的物资：

如新鲜蔬菜、新鲜肉类等,不限制请购周期，由伙食负责人根据员工伙食实际情况合理进行采购。

6、其他：

不限制请购周期，由需求部门根据实际情况合理进行请购。

第四章供应商管理

一、供应商的调查与选定

1、采购提供的供应商信息，由采购部门调查填写《供应商调查表》；《供应商调查表》作为选择供应厂商的参考，应包括下列内容：

1.1公司名称、地址、电话、传真、邮箱、网址、负责人、联系人等.

1。

2公司概况，如资本额、成立日期、占地面积、营业额、银行讯息等。

1.3设备状况。

1。

4主要产品及原材料。

1.5主要客户.

二、生产材料设备类供应商的选定

1、供应商初选根据本公司所用原辅材料、设备情况结合市场供方信息，采购部门从各种渠道了解供应商信息，填写《供应商调查表》;采购部门根据供应商调查表了解的信息,初步选择几家信誉好的生产厂家作候选合格供应商。

2、生产部或采购部根据采购质量标准对样品进行检测、试用，或对设备、备品备件技术指标向供应商质询,并出具书面意见。

3、必要时，经总经理批准后，由采购部组织生产部相关人员对候选供应商进行实地调查，听取介绍，了解供应商的经营理念、质量管理、技术水平、供货能力等情况，根据调查结果出具书面报告。

4、依据《供应商调查表》、检测或试用意见、现场考察，确定合格供应商，经主管领导和总经理批准后，将其纳入《合格供应商名单》。

5、采购时，从《合格供应商名单》中确定采购物资供应商进行采购。

三、市场经销商类供应商的选定

1、通过实地考察,听取介绍等方式了解基本情况，并索取资质证明文件。

2、填写《供应商调查表》.

3、在购买地点进行时货检验。

4、必要时，由使用部门试用，并出具书面意见。

5、经过试用没有质量问题时，根据《供应商调查表》、书面试用报告，确定合格供应商，经主管领导和总经理批准后，将其纳入《合格供应商名单》。

四、服务类供应商选定

1、服务类供应商包括校准、运输、设计和化验等供应商。

2、对于服务类供应商首先应调查下述内容,并将调查结果填写供应商调查表：

2。

1服务范围，资格及其资质证明文件;

2。

2服务价格;

2。

3准时提供服务的能力;

2.4技术力量与服务设施.

3、对于服务类供应商，现场考察或对其服务过的客户调查，由使用部门和供应部门共同出具书面意见.

4、根据《供应商调查表》、书面试用报告，确定合格供应商,经主管领导和总经理批准后，将其纳入《合格供应商名单》。

五、每个合格供应商，由采购部门负责建立《供应商资料表》及供应商档案。

六、采购部应将《供应商资料表》定期更新汇总后，交至审核部及财务部门备档,作为后续报销审核的依据。

七、供应商的考核和评估

1、对重要物资、服务的采购或年采购金额≥5万的供应商,其每次供货后，采购部门均应组织验收和使用部门填写《供应商信用记录表》。

行政部负责检查《供应商信用记录表》的记录执行情况.

2、每年6月，由行政部组织采购部、生产部及其它使用部门，对《合格供应商名单》进行复审.结合供应商的实际供货情况及其信用记录,从品质、交期、价格、服务等几个方面对供应商进行考核和评估。

考核和评估后,形成新的《合格供应商名单》，经总经理办公会审批后传递到相关部门执行.采购部应做好供应商的调查和管理工作,原则上应保证主要设备材料的合格供应商名单不少于三个。

3、对重要原材料、涉及安全方面的仪器设备的供应商，产品如果出现质量问题一票否决。

4、发现和采购人员串通虚高价格或提供虚假产品，一票否决。

5、一般产品的供应商的考核和评估可参照以下方式进行：

5.1供应商考核项目及分数比例如下（满分100分）：

品质：

40分；交期：

25分；价格：

15分；服务:

15分；其他：

5分。

5。

2评分标准

（1）品质评分

质量可靠，技术先进：

36~40分

质量可靠，技术一般：

30～36分

质量基本能满足要求，技术先进:

25～30分

质量、技术基本能满足要求:

20~25分

质量基本不能满足要求：

20分以下

（2）交期评分

依订单规定的交货日期进行评分,方式如下:

如期交货得分25分。

延迟1~2日每批次扣2分.

延迟3~4日每批次扣5分.

延迟5～6日每批次扣10分。

延迟7日以上不得分。

（3）价格评分

价格公平合理，报价迅速:

10分。

价格尚属公平，报价缓慢：

8分.

价格稍微偏高,报价迅速：

6分。

价格稍微偏高，报价缓慢：

3分.

价格甚不合理或报价十分低效:

0分。

（4）服务评鉴

1）抱怨处理评分

诚意改善:

8分。

尚能诚意改善:

5分。

改善诚意不足：

2分。

置之不理：

0分。

2）退货交换行动评分

按期更换：

7分。

偶尔拖延：

5分。

经常拖延：

2分。

置之不理：

0分。

5。

3依据供应商的供货情况，对以上各项打分后，汇总平均.60分以下的为不合格供应商，取消合格供应商资格；90分以上为优秀供应商。

八、建立采购平台

1、采购人员应及时登记整理供应商信息资料，已与公司发生往来业务的供应商必须建立档案,供应商档案至少包括《供应商资料卡》、《供应商调查表》和《供应商信用记录表》。

2、在采购部的组织下，依照以往的采购资料和平时收集的数据，对合格供应商及其产品分门别类地整理出一套完整的“产品—价格—供应商”资料库，形成公司的采购平台。

价格平台应包含以下内容：

2。

1材料（设备）名称；

2.2规格型号；

2。

3主要技术指标；

2.4价格区间；

2。

5厂家（或供应商）；

2.6索引.

3、邀请招标或议标,首先从资料库（采购平台）中选取邀请对象；对于劳保用品、办公用品及常用生产材料等，可以从中指定供应商采购.

4、对单件金额较大的备品备件、材料等，结合自身需求，努力和合格供应商建立供应商库存或与供应商建立联合库存，减少资金占用和缩短供应时间。

第五章物资采购管理

一、采购备用金

1、采购备用金实行“定额制”,其额度由公司总经理核定。

采购部备用金核定为3000元。

2、实行备用金制度有利于采购部门工作人员积极灵活地开展工作，从而提高工作效率，但必须做到专款专用,不得挪用和贪污，一经发现严肃处理。

二、采购原则

1、询价比价原则:

物资采购必须有三家以上供应商提供报价，在权衡质量、价格、交货时间、售后服务、资信、客户群等因素的基础上进行综合评估,并与供应商进一步议定最终价格。

2、一致性原则:

采购人员定购的物资必须与请购单所列要求、规格、型号、数量一致。

在市场条件不能满足请购部门要求或成本过高的情况下，采购人员须及时反馈信息供申请部门更改请购单或作参与。

如确因特定条件数量不能完全与请购单一致，经审核后，差值不得超过请购量的5-10％。

3、低价搜索原则:

采购人员随时搜集市场价格信息,建立供应商信息档案库,了解市场最新动态及最低价格,实现最优化采购。

4、廉洁原则：

4。

1自觉维护企业利益，努力提高采购物资质量，降低采购成本。

4.2廉洁自律，不收礼，不受贿，不接受吃请，更不能向供应商伸手。

4.3严格按采购制度和程序办事，自觉接受监督。

4.4加强学习，广泛掌握与采购业务相关的新材料、新设备及市场信息.

4。

5工作认真仔细，不出差错,不因自身工作失误给公司造成损失.

5、招标采购原则：

凡大宗或经常使用的物资,都应通过询议价或招标的形式，由采购部及相关部门共同参与，定出一段时间内（一年或半年）的供应商、价格，签订供货协议,以简化采购程序，提高工作效率。

对于价格随市场变化较快的物资，除缩短招标间隔时限外，还应随时掌握市场行情，调整采购价格.

6、审计监督原则：

采购人员要自觉接受行政部或公司领导对采购活动的监督和质询.对采购人员在采购过程中发生的违犯廉洁制度的行为，公司有权依照公司相关制度对相关人员进行处罚直至追究其法律责任.

三、请购单的接收及分发规定

1、请购单的接收要点

1.1采购在接收请购单时应检查请购单的填写是否按照规定填写完整、清晰，并核查是否经过部门经理审批；

1.2接收请购单时遵循以下原则:

无计划不采购，名称规格等不清晰不采购,不遵守采购周期的不采购，库存已积压的物资不采购的原则；

1.3对于不符合规定和撤销的请购物资应及时通知请购部门。

2、请购单的分发规定

2。

1采购部门接收请购单之后，于当日按照各采购员的分工范围及时落实。

2.2对于紧急请购项目应优先处理,由采购部负责人督办;

2.3无法按请购部门得需求日期到货的物资，必须在接收当日及时反馈给请购部门；

3、采购周期的规定

3。

1固定资产：

至少提前7个工作日请购，询价议价时间不超过5个工作日,经审批后采购周期不超过3个工作日.

3.2流动资产：

至少提前5个工作日请购，询价议价时间不超过5个工作日,经审批后采购周期不超过3个工作日。

3.3易耗品：

至少提前3个工作日请购，询价议价时间不超过5个工作日，经审批后采购周期不超过3个工作日。

3。

4伙食物资：

至少提前5个工作日请购,询价议价时间不超过5个工作日，经审批后采购周期不超过3个工作日。

3.5其他：

至少提前5个工作日请购，询价议价时间不超过10个工作日，经审批后采购周期不超过10个工作日。

3.6生产物资:

3。

6.1单次采购金额预算在5千元以下的零星采购项目,如无特殊物资,经审批后采购周期不超过3天；（审批通过即合同签订）

3.6。

2单次采购金额预算在5千以上-10万元的采购项目，进行比价采购，经审批后采购周期不应超过12天；

3.6.3单次采购金额预算在10万以上—100万元的采购项目，进行比价采购，经审批后采购周期不应超过15天；

3。

6。

4单次采购金额预算在100万元以上的采购项目，采购部自行采购、招标采购或委托招标公司代理招标,经审批后采购周期不应超过30天；招标公司由总经理确定。

3.6.5紧急工程材料，使用部门应至少提前1个工作日请购，经审批后采购周期不应超过2个工作日。

3。

6.6一般采购：

领导审批时间不应超过5个工作日，由采购员联系审批领导在限定的时间内完成审批手续;紧急工程材料：

领导审批时间不应超过2个工作日，由采购员联系审批领导在限定的时间内完成审批手续（可电话征得领导同意后先行购买,后补单）。

三、询价及其规定

1．询价应认真审阅请购单的品名、规格、数量、名称，了解图纸及其技术要求，遇到问题应及时的与请购部门沟通；

2．属于相同类型或属性近似的产品应整理、归类集中打包采购；

3．对于紧急请购项目应优先处理；

4．所有采购项目上必须向生产厂家或服务商直接询价，原则能不通过其代理或各种中介机构询价；

5．对于请购部门需求的物资或设备如有成本较低的替代品可以推荐采购替代品；

6．遇到重要的物资、项目或预估单次采购金额大于100万的采购情况，询价前应先向公司相关领导汇报拟邀请报价或投标单位的基本情况;公司领导批准方可询价或发放标书；

7．询价时对于相同规格和技术要求应对不同品牌进行询价；

8．除固定资产外单次采购金额在5千元以下项目采购员可以自行比价采购；单次采购金额预算金额在5千以上-10万元的所有项目都应要求至少三家以上的供应商参与比价采购；单次采购金额预算价格在10万以上-100万元的所有项目都应要求至少五家以上的供应商参与比价采购。

公司相关领导参与监督；单次采购金额预算价格在100万元以上的项目由公司领导决定是否委托第三方机构代理招标；

9．比价采购或招标采购所邀请的单位均应具备一定资质和实力,具有提供或完成我公司所需物资和项目的能力;

10．比价采购或招标采购应按照（材料或设备询价表）的格式或拟定完整的招标文件格式进行询价；

11．在询价时遇到特殊情况应书面报请公司领导批示。

四、比价、议价

1、对厂商的供应能力，交货时间及产品或服务质量进行确认;

2、对于合格供应商的价格水平进行市场分析，是否其他厂商的价格最低，所报价格的综合条件更加突出；

3、收到供应单位第一次报价或进行开标后应向公司领导汇报情况,设定议价目标或理想中标价格;

4、重要项目应通过一定的方法对于目标单位的实力，资质进行验证和审查，如通过进行实地考察了解供应商的各方面的实力等；

5、参考目标或理想中标价格与拟合作单位或拟中标单位进行价格及条件的进一步谈判.

五、比价、议价结果汇总

1、比价、议价汇总前应汇报公司相关领导，征得同意后方可汇总；

2、比价、议价结果汇总应按照（比价/招标汇总表）的格式完整列出报价、工期、付款方式及其他价格条件、列出拟选用单位及选用理由，按照一定顺序逐一审核;

3、如比价、议价结果未通过公司领导审核应进行修改或重新处理。

六、合同的签订及其规定。

1、合同：

合同是当事人或当事双方之间设立、变更、终止民事关系的协议。

依法成立的合同,受法律保护。

广义合同指所有法律部门中确定权利、义务关系的协议。

2、单次采购金额≥10000元以上的必须与供货方签订采购合同，未签订合同财务有权拒绝付款。

3、合同正文应包含的要素

1）合同名称、编号、签订时间、签订地点；

2）采购物资/项目的名称/、规格、数量/工程量、单价、总价及合同总额，清单、技术文件与确认图纸是合同不可分割的部分；

3）包装要求；

4）合同总额应含税，含运达公司的总价，特殊情况应注明;

5）付款方式；

6）工期;

7）质量保证期;

8）质量要求及规范；

9）违约责任和解决纠纷的办法；

10）双方的公司信息；

11）其他约定。

3、合同签订及其规定

1）如涉及到技术问题及公司机密的，注意保密责任；

2）拟定合同条款时一定要将各种风险降低到最低;

3）为防止合同工程量追加或追加无依据,打包采购时要求供货方提供分项报价清单;

4）遇货物订购数量较多且价值较大或难清点的情况时务必请厂商派代表来场协助清点；

5）质保期一定要明确从什么时候开始并应尽量要求厂商延长产品质保期；

6）详细约定发票的提供时间及要求；

7）针对不同的合同约定不同的付款方式，如设备类的合同一般应分按照预付款、验收款，调试服务款、质量保证金的顺序明确付款额度、付款时间和付款条件等；

8）与初次合作的单位合作时,应少付预付款或不付预付款；

9）违约责任一定要详细、具体；

10）比价/招标汇总表巡签完毕后方可进行合同的签订工作；

11）合同签定前采购部领导应对合同初稿进行巡签审查；

12）合同巡签审查通过后应由公司领导签字，加盖公司合同章方可生效;

13）签订的所有合同应及时报送财务部门。

七、付款及合同执行

1、付款规定

1。

1所有已签订合同付款时应参照公司《财务管理制度》中的相关规定执行；

1.2按照进度付款的采购项目必须确保质检合格方可付款;

1。

3按照公司规定和合同约定达到付款条件的合同在付款时由经办人填写（付款单），由部门经理签字后，提交财务部付款;

1.4财务部门在接到付款单后应在3日内付款，以免影响合同的执行和供货周期，遇特殊情况限延期付款的应及时的通知采购部并汇报公司领导。

2、合同执行

2.1已签订合同由采购部负责跟进，由采购部负责人进行监督,如出现问题，采购部应及时提出建议或补救措施，并及时通知请购部门及公司领导。

2.2已签订的合同在执行期间，应及时掌握合作单位对于合同义务和责任的履行情况，跟踪并督促其保质保量，按时履约；

2。

3合同在履行期间应按照上方约定严格执行合同,遇未尽事宜应及时协商并签订补充合同；

第六章物资管理

一、库管员管理要求

1、库管员应熟悉其所保管物资之基本特性、使用性能、保管知识、规格用途、存放期限等；

2、及时、准确地做好记账工作，如实反映物资的库存及发放情况;

3、经常保持仓库环境之整洁文明、各种物资存放整齐。

二、物资验收制度

1、物资验收要求：

1.1每次采购物资单位数量少于20个的，要求100%验收；

1.2每次采购物资单位数量多于20个的，要求抽样20-50％验收;

1.3所采购物资（有合格证的）必须具备合格证明，特别是对批量购买之物资必须要有验收物资之合格证,物资合格证由库管员统一存档保存；

1。

4对目测无法验收之物资，必须使用相关工具协助验收；

1.5对验收物资的规格、数量等必须与《请购单》上之内容相符;

1.6库管员应负责将常用物资之说明书、使用说明书及保修卡等资料在验收无误后保存、备查.

1.7对于使用部门请购的物资（材料、设备、其他等），对验收专业性要求较高的由请购部门协助库管员进行验收。

2、物资验收分类

2.1应具有计量所检定合格的物资—-所有肉眼看不出大小、长宽、高度、厚度等需要依靠计量法才能检验的物资都需要进行计量检验;

2。

2应对合格证进行验收检验的物资—-购买的固定资产、办公设备、工程设备材料等；

2.3应抽样验收外观完好度、接触部位灵活度验收之物资-—如：

水龙头、阀门、弯头、铁管、接连管、开关、导线、接触器、灯管、灯泡、保险丝、玻璃刮、扳手、钳子、修枝剪；

2。

4应抽样试用或通电检验验收之物资——购买的所有需要插电方可使用的物资，如：

烧水壶、取暖器、电钻、电焊机等；

2。

5应对物资保质期进行检验验收之物资-—购买的所有食品、及放置时间久了不能正常使用的物资等.

2。

6凡不属于上述验收范围的，应对其是否符合采购计划要求之规格、型号、外观、数量等进行抽样或全部核对.

3、物资验收方法：

（1）物资包装验收方法：

A库管员应目视物资外包装平整光滑，密封包装无裂缝、无渗漏、无污染或破损痕迹；

B注意核对物资包装上注明之生产日期及有效期，对已过有效期的，库管员应拒绝验收入库；对有