业务外包管理制度和流程汇编含6个管理制度6条流程.docx

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业务外包管理制度和流程汇编含6个管理制度6条流程

业务外包管理制度和

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流程汇编

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1111业务外包管理风险与关键环节控制

1.11.11.11.1业务外包管理风险

企业在开展业务外包活动时，至少应关注图14—1所列的可能涉及到的风险。

风险1业务外包违反国家法律、法规，可能遭受外部处罚，导致经济损失和信誉损失

风险2

业务外包未经适当审核或超越授权审批，可能因重大差错、舞弊、欺诈行为而导致损

失

风险3业务外包策略不科学、承包方选择不合理，可能导致企业核心资产遭受损失

风险4业务外包流程为恰当履行或监控不当，可能导致企业外包战略失败或经营效率低下

风险5业务外包信息保护措施不当，可能导致企业商业秘密泄露

风险6业务外包会计处不当，可能导致财务报告信息失真

图14141414—1111业务外包管理中存在的风险示意图

1.21.21.21.2业务外包关键环节控制

企业在实施业务外包内部控制时，应当强化对下列关键方面或者关键环节的控制，具体如图

14—2所示。

关键环节1加强业务外包岗位责任控制，规范授权审核制度和外包业务归口管理制度

关键环节2

加强外包策略制定和承包方选择的控制，外包策略应科学合理，承包方选择依据应当

充分，外包合同协议应灵活规范

关键环节3加强外包业务流程的控制，包括对固定资产使用、外部存货的管理

关键环节4按有关规定对外包业务进行会计处理

图14141414—2222业务外包管理关键环节示意图

2222职责分工与授权批准

2.12.12.12.1业务外包管理控制岗位职责

企业在进行业务外包时，会涉及到以下的管理控制部门或岗位，这些部门的岗位职责权限和

不相容职责如表14—1所示。

表14141414?

1111业务外包管理控制岗位职责一览表

业务外包管理控制岗位主要职责不相容职责

1.董事会及其审

计委员会

◇审议、审批重大或核心业务外包项目计划书◇申请与执行业务外包项目计划

2.董事长、总裁

◇审批外包业务流程管理制度

◇审议非核心业务或涉及金额较少的外包项

目计划书

◇审定最终的承包方

◇审议、批准外包合同书

◇审批外包业务付费款项

◇审议因承包方提供附加产品而产生的额外

付费

◇申请与执行业务外包项目计划

◇订立外包业务合同书

◇支付外包业务付费款项

3.财务总监

◇审核外包业务固定资产、流动资产、存货各

项制度

◇审批盘亏盘盈的资产、存货

◇审批资产、存货的会计处理结果

◇编制外包业务固定资产、流动资

产、存货各项制度

◇执行会计处理

4.法律顾问

◇审核外包的法律协议或合同文件

◇参与外包业务的谈判

◇解释协议或合同条款，处理相关法律事务

◇审批外包合同协议

◇审核外包业务流程制度，并监督其执行情况

◇审核经遴选留下的承包方资质，确定1~3

个承包方◇审核外包项目计划书

5.归口管理部门负责

人

◇审核外包合同

◇培训涉及业务外包流程的员工

◇定期检查和评价外包业务进展情况

◇主持验收外包业务成果

◇确认外包业务付费款项

◇审批外包合同

◇审批外包业务流程管理制度

◇审批外包业务付费款项

6.归口管理部门专员

◇拟定外包业务流程管理制度

◇跟踪监督外包业务流程管理制度的执行情

况

◇根据承包方资质标准及遴选办法，审核承包

方资质并进行初步遴选

◇初步接洽，订立外包合同

◇提出外包业务的初步检验成果，参与项目的

正式验收

◇确认承包方最终提供的产品（服务）的差异，

提出改进意见或建议

◇协调处理与承包方之间，以及各承包商之间

的争议

◇申请外包业务正常及额外付费款项

◇审核、审批外包合同

◇审核、审批外包业务流程管理制

度

◇审核、审批外包业务正常及额外

付费款项

7.职能部门相关负责

人

◇组织下属人员编制外包项目计划书，并进行

初步审核

◇审核外包项目计划书

8.资产管理部门负责人

财务部经理

◇组织编制外包业务固定资产、流动资产、存

货各项制度，并进行审核

◇审查外包业务承包方对企业固定资产、流动

资产、存货的使用情况

◇定期对承包方库存存货进行检查

◇组织开展资产、存货的盘点工作

◇对盘亏盘盈的资产、存货进行会

计处理

9.财务部经理

◇根据成本收益情况，评估业务外包项目计划

◇审核外包业务相关的会计处理

◇审核外包业务付费款项

◇执行会计处理

◇审批外包业务付费款项

◇计算业务外包中的退款及折扣金

◇审核、确认业务外包中的退款及折扣金额额

10.财务部会计人员

◇预测业务外包项目计划成本一收益

◇对外包过程中涉及企业资产存量、增量变动

进行会计处理

◇对经过审核、审批的盘亏盘盈资产及存货进

行会计处理

◇计算业务外包中的退款及折扣金额

◇审核相关会计处理

◇审核、审批外包业务付费款项

◇审核业务外包退款及折扣金额

11.财务部出纳人员◇支付合同或协议规定的或经批准的外包业

务费用

◇计算、确认业务外包中的退款及

折扣金额

2.22.22.22.2业务外包授权审批制度

制度名称业务外包授权审批制度

受控状态

编号

执行部门监督部门考证部门

第1111章总则

第1条为了使企业业务外包活动更加规范、有序，明确各部门和相关岗位在业务外包管理工作中的

授权范围及审批权限，根据国家法律法规及公司章程的规定，特制定本制度。

第2条本制度适用于企业在对采购、设计、加工、销售、营销、物流、资产管理、人力资源、客户

服务等业务进行外包时涉及的授权审批事项。

第2222章业务外包的授权审批范围及内容

第3条业务外包申请的授权审批

1．企业相关部门编制外包项目计划书，具体阐述业务外包背景、外包内容、实施程序、主要风险和预

期收益等信息。

2．相关部门负责人审核计划书。

3．董事长、总裁对计划书进行审议。

4．采购、设计、物流、人力资源管理、客户服务等非核心业务，或涉及金额小于3000万元的外包项

目，由董事长、总裁办公室审议批准。

5．加工、销售、营销、资产管理等核心业务，或涉及金额达3000万元（含）以上的外包项目，由董

事长、总裁审核后，提交董事会及其审计委员会审议批准。

第4条外包合同签订的授权审批

1．外包业务归口管理部门对承包方进行资质审核及遴选后，引入合格的外包合作伙伴。

根据外包业务

性质不同，拟定不同形式的合同文本。

2．归口管理部门负责人会同法律顾问对合同进行初审。

初审通过后，根据合同金额交由不同级别管理

层审批。

3．合同金额在300万元以内的外包协议，由总裁审批。

4．合同金额在300～3000万元的外包协议，由董事长审批。

5．合同金额在3000万元以上的外包协议，提交董事会或股东（大）会审批。

第5条外包业务费用支付的授权审批

1．归口管理部门接到承包方付款请求后，在评价外包业务项目的基础上对其提交的付款申请进行全面

确认，修改或删除不合理部分，计算付款净金额。

2．由部门负责人会同法律顾问对付款申请进行审核，并签发支付证书。

3．财会人员对支付证书进行审核，财务部门负责人复审合格后，根据支付金额交由不同级别管理层审

批。

4．单次涉及金额在300万元以内的申请，由总裁审批；300～3000万元的申请，由董事长审批；3000

万元以上的申请，由董事会或股东（大）会审批。

5．财务部门负责人确认审批程序无误后，由财会人员给予支付。

第3333章授权期间与授权调整

第6条总裁及以上级别的被授权人，其授权有效期根据公司章程中规定执行

第7条外包业务归口管理部门的被授权人，其授权有效期自外包项目启动时始至外包项目结束时终。

第8条发生下列情况时，授权机构可调整或撤销原授权。

1．受权人发生重大越权行为。

2．受权人的行为失当造成重大经营风险或法律责任。

3．经营环境、内部机构和管理体制发生重大变化。

4．业务外包计划发生重大变化。

5．其他情况。

第4444章附则

第9条业务外包项目所涉及的授权审批应当在授权范围内进行，不得超越审批权限。

第10条违反规定不履行或不完全履行授权审批的行为，要追究相关责任人的责任，进行经济处罚和

行政处罚。

第11条本制度由总经办负责制定和解释，经总裁审批后执行。

编制日期审核日期批准日期

修改标记修改处数修改日期

3333外包策略及承包方选择

3.13.13.13.1外包业务承包方选择流程

部门

步骤

董事会及审计委员

会

签订

合同

外包

申请

开标

评标

其他相关部门董事长（总裁）

编制外包项目计

划书

审议

外包

准备

审议

归口管理部门

招标

阶段

确定归口管理部门

审核

确定承包方资质

标准及遴选办法

编制《招标合同》

发布《招标合同》

招标报名及资质

预审

制定标底

组织开标

评标、讨论定标

发放中标通知书

拟定业务外包合

同

签订业务外包合

同

审批审核

审批审核

拟定合同

签订合同

协助评标

3.23.23.23.2技术服务外包合同范例

文本名称技术服务外包合同范例

受控状态

编号

执行部门监督部门考证部门

技术服务外包合同

合同编号：

委托方（以下称甲方）：

服务方（以下称乙方）：

法定代表人：

法定代表人：

地址：

地址：

邮政编码：

邮政编码：

联系电话：

联系电话：

甲、乙双方本着互利互惠的原则，就甲方技术服务问题，经友好协商，根据《中华人民共和

国合同法》有关技术合同的规定及其他相关法律法规的规定，同意就以下条款订立本合同，共同信守执行。

第1条技术服务名称、内容、方式和要求

1．1甲方需要就技术项目（全称）委托乙方提供技术服务。

1．2甲方委托乙方提供的技术服务包括等方面，具体参见本合同附件《技术

服务外包具体内容》。

1．3本合同约定的技术服务采用等方式实现，具体参见本合同附件《技术服务方式》。

1．4本合同约定的技术服务应达到标准水平为。

第2条合同履行期限、地点

2．1甲方协作事项应在日内完成；乙方应在本合同生效后日内完成技术服务项目。

2．2合同履行地点根据服务方式不同，可在甲、乙方所在地，亦可约定双方同意的其他地点。

第3条甲方的主要义务

3．1为了使乙方顺利开展服务工作，在合同生效日后甲方向乙方提供有关技术背景及有关技

术数据、原始设计文件、样品材料等资料。

3．2甲方向乙方提供工作场所及必要的工作条件，包括交通、食宿（标准）等。

3．3甲方根据乙方要求及时补充说明有关情况，追加、修补有关资料、数据。

3．4向乙方支付约定的技术服务费用，费用金额及付款方式详见本合同第五条。

3．5其他。

第4条乙方的主要义务

4．1认真制订和实施技术服务的计划，按合同预定期限交付技术服务项目成果。

4．2乙方在按照甲方要求提供技术服务过程中，应严格遵守所在地法律以及甲方有关制度。

4．3在甲方需要时，乙方有义务告知技术服务项目的实施进度和现状，并提供阶段性汇报，汇报频

度及方式如下：

。

4．4保存确切系统的技术服务档案和账目，确保费用开支的正当、合理。

4．5其他。

第5条技术服务费用支付

5．1乙方为甲方提供合同约定的服务内容，甲方向乙方支付费用总计，包括以下事项：

。

5．2甲方按照如下方式支付上述费用：

。

5．3甲方报销乙方提供技术服务过程中产生的开支，可报销的开支类型、报销凭证及流程详见附件

《技术服务项目费用报销说明》。

第6条保密条款

6．1甲方向乙方提供的技术资料、数据，乙方负有保密的义务。

未经甲方允许，乙方不得引用、发

表和向第三者提供。

6．2乙方在提供服务过程中，对所获知的甲方机密信息及重大业务事项负有保密义务。

6．3保密义务同样适用于有关未经注册或未被授予专利权的发明文件和信息。

6．4除以上保密事项，甲方有权根据技术服务项目实施情况和外界环境的变化，更新、修正保密条

款。

6．5乙方有违反本协议的情形，无论故意与过失，应当立即停止侵害，并在第一时间采取一切必要

措施防止保密信息的扩散，尽最大可能消除影响。

同时乙方需承担违约责任并向甲方支付违约金，违约金

的具体数额由双方协商确定。

6．6不论合同是否变更、解除或终止，本合同中的保密条款不受限制而继续有效，甲乙双方继续承

担约定的保密义务。

第7条验收标准及方式

7．1甲乙双方本着科学、公正、实事求是的原则，严格按照本合同约定的服务内容和要求进行验收，

由甲方出具验收证明。

具体标准参照附件《技术服务验收标准》。

7．2甲方根据技术服务项目的实际情况，采用鉴定会、专家评估的方式验收或甲方单方认可视为验

收通过。

7．3经甲方验收，乙方最终提供的服务与合同约定有差异的，在期限内由乙方进行调整