电子文档的管理.docx

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电子文档的管理

电子文档管理办法

第一章总则

第一条为了学院信息化建设需要，规范学院形成的电子文件的归档与管理工作，维护电子文件的真实性、完整性和有效性，确保电子文档的安全和信息可用性，充分发挥电子文档的凭据参考作用，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》及国家档案局令第6号《电子公文归档管理暂行办法》、国标GB/T18894-2002《电子文件归档与管理规范》等有关法规，特制定本办法。

第二条基本术语解释

（一）电子文件：

是指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。

（二）归档电子文件：

是指具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件。

（三）电子文件的逻辑归档：

指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的将电子文件的管理权限向档案部门移交的过程。

（四）电子文件的物理归档：

指把电子文件集中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。

（五）电子文件的真实性：

指对电子文件的内容、结构和背景信息进行鉴定后，确认其与形成的原始状况一致。

（六）电子文件的完整性：

指电子文件的内容、结构、背景信息和元数据等无缺损。

（七）电子文件的有效性：

指电子文件应具备可理解性和可被利用性，包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性。

（八）背景信息：

指描述生成电子文件的职能活动、电子文件的作用、办理过程、结果、上下文关系以及对其产生影响的历史环境等信息。

（九）元数据：

指描述电子文件数据属性的数据，包括文件的格式、编排结构、硬件和软件环境、文件处理软件、字处理和图形工具软件、字符集等数据。

第二章管理体制和职责

第三条学院应明确电子文件归档管理工作的分管领导，协调解决实际问题,为电子档案的保管、查验、复制提供提供支持。

第四条学院各部门从电子文件产生时就要有严格的管理制度和技术措施，对其实施超前管理。

电子文件的形成、承办、运转、整理与归档等工作，由承办部门负责，要将电子文件的整理归档工作纳入电子文件承办人的岗位职责，以确保电子文件的真实性、完整性和有效性。

第五条学院各部门兼职档案员负责本部门形成的电子文件的收集、积累与向档案室移交工作。

第六条对电子文件日常管理的监督、指导、检查和分类保管、开发利用等工作，由学院档案室负责。

档案室应对电子文件的形成、积累、鉴定、归档及电子档案的保管与利用实行全过程管理。

第七条归档电子文件与其他门类和载体的档案实行集中统一管理。

档案室应配备与业务部门相互兼容的计算机软、硬件系统，保证归档电子文件的有效识读。

并应开发相关电子文档管理系统软件，管理归档的电子文档。

学院档案管理人员要学习掌握计算机和电子文档管理系统的操作技能，利用归档的电子文档，积极开展档案编研、信息开发和服务利用工作。

第三章电子文件收集、积累

第八条各部门在主要职能活动中产生的电子文件，凡有查考利用价值的均应定期制作文件备份，并要及时逻辑归档。

采用物理归档归到档案室后的电子文件，仍要在本部门保留一年后方可删除或销毁。

第九条收集积累的电子文件类型

（一）电子文件稿本

电子文件按其稿本分为草稿、定稿和正式电子文件。

（1）定稿电子文件：

用计算机起草文件时形成的最后一稿电子文件，记录了文件的最后修改结果，有重要凭证、依据价值，收集时需落实必要的签字手续，明确公文拟稿、核稿、签发等环节的责任者。

对特别重要文件的历次草稿需要保存时，每一稿应以不同标识加以区别。

（2）正式电子文件：

将修改、签发完的定稿电子文件正式制作完毕，能行使其文件的职能，其标识应以正式文件文号注明。

主要收集积累定稿和正式版本的电子文件，草稿视情况保存。

电子文件稿本代码为：

M—草稿性电子文件；U—非正式电子文件；F—正式电子文件.

（二）电子文件信息类型

要收集积累的电子文件类型有文本文件、图像文件、图形文件、影像文件、声音文件、多媒体文件、超媒体链结文件、程序文件和数据库文件。

1、文本文件：

指用计算机文字处理技术形成的文字文件、表格文件等，收集时应注明文件存储格式、文字处理工具等，必要时同时保留文字处理工具软件。

归档时应重点收集定稿电子文件和正式电子文件。

文字型电子文件以XML、RTF、TXT、NSF为通用格式，归档后档案室要尽可能用软件转为PDF格式保存，以确保电子文件的真实性和不可改动。

2、图像文件：

指用扫描仪、数码相机等外部设备获得的静态图像文件。

对用扫描仪等设备获得的采用非通用格式的图像电子文件，收集时应将其转换为通用格式，如无法转换，则应将相关软件一并收集。

扫描型电子文件以JPEG、TIFF为通用格式。

3、图形文件：

指采用计算机辅助设计或绘图工具获得的静态图形文件，归档时应注意其设备依赖性、易修改性等问题，不要遗漏相关软件及各种数据信息。

对用计算机辅助设计或绘图等设备获得的图形电子文件，收集时应注明其软硬件环境和相关数据。

4、影像文件：

指用数码摄像机、视频采集卡等视频设备获得的动态图像文件。

对用视频或多媒体设备获得的文件以及用超媒体链接技术制作的文件，应同时收集其非通用格式的压缩算法和相关软件。

要归档的视频和多媒体电子文件以MPEG、AVI为通用格式。

5、声音文件：

指用音频设备获得并经计算机处理的文件，归档时应注意收集其属性标识和相关软件。

音频电子文件以WAV、MP3为通用格式。

6、超媒体链接文件：

指用计算机超媒体链接技术制作的文件。

7、数据库文件：

指用计算机软硬件系统进行信息处理等过程中形成的各种管理数据、参数等。

数据库文件以DBF、XLS文件为通用格式。

8、计算机程序：

指计算机使用的商用或自主开发的系统软件、应用软件等。

对用专用软件产生的电子文件原则上应转换成通用型电子文件，如不能转换，收集时则用连同专用软件一并收集归档。

（三）电子文件载体类型

目前主要有光盘、磁盘、磁带等介质的载体类型。

第四章电子文件的归档

第十条电子文件归档范围

电子文件的归档范围参照学院制定的各门类档案纸质文件归档范围。

此外，还应将各部门形成的有重要参考利用价值的数据库文件和相关软件、多媒体课件、超媒体链接文件（WEB网页）、数字化的影像文件、声音文件、CAD图形文件等电子文件收集积累归档。

（电子文件归档范围附后）

第十一条电子文件归档

电子文件的归档可分为两步进行，对实时进行的归档先做逻辑归档，然后定期完成物理归档。

一、逻辑归档：

具有稳定可靠的网络环境、有严密安全管理措施以及对内容重要的电子文件制作了纸质版本的部门，可以直接向档案室实施逻辑归档，其基本要求是：

（一）电子文件归档操作由具体经办人完成，办理完毕的电子文件要注明标识。

（二）档案室要会同各部门设定查询归档电子文件的权限。

（三）网络管理人员要把归档电子文件的物理地址存放于指定的计算机服务器上，服务器必须采取双机备份等可靠的备份措施。

（四）归档的电子文件要有该电子文件产生及运行过程的背景信息及元数据。

（五）局域网内部要有可靠的安全防范措施，系统设备更新时，必须制定严密的数据转换办法，确保数据准确无误并能在新系统中运行。

（六）电子文件归档后，档案人员、网络管理人员要及时清理计算机或网络上重复的电子文件。

（七）各部门设备更新时要及时做好数据向新设备的转换工作，做好数据更新记录，将转换后的新数据向档案室移交归档。

二、物理归档：

档案部门应在每年一季度将已逻辑归档的电子文件分门别类地制作成光盘，并制作相应的《归档电子文件登记表》一式两份，待各归档部门确认无误后双方签署，以实现物理归档。

物理归档的基本要求是：

（一）电子文件承办人应根据归档范围，在电子文件产生时就对应归档电子文件标注一定的标记（文件题名、形成日期、编号等）。

（二）各部门办理完毕的电子文件，在规定的期限内进行逻辑归档，凡在网络中予以逻辑归档的电子文件，均应定期完成物理归档。

物理归档的电子文件仍要在部门保留一年后方可销毁。

（三）特殊格式的电子文件（非通用格式），归档时应在存储载体上同时备份相应查看软件。

对用数据库管理系统生成的数据库文件，数据库结构字段名为非汉字的结构归档时应附数据库结构说明书，标明每个字段的汉字名称；如记录内容用代码表示的应全部转换为汉字表示，以确保数据库信息的可利用性。

第十二条电子文件鉴定

电子文件的鉴定工作，包括对电子文件真实性、完整性、有效性的鉴定及确定密级、划定保管期限等。

各部门兼职档案员对归档的电子文件要进行文件真实性、完整性、有效性检验，发现问题及时采取补救措施。

第五章归档电子文件的移交

第十三条电子文件的形成部门一般应在每年一月底前将上年度办理完毕的属归档范围的电子文件向档案室移交归档，数据库文件可视情况按月或按季度向档案室移交归档。

第十四条档案室应对已归档的电子文件的每套载体及其技术环境进行检验，合格率必须达到100%。

检验项目如下：

1、载体有无划痕，是否清洁；

2、有无病毒；

3、核实归档电子文件的真实性、完整性、有效性检验及审核手续；

4、核实登记表、软件、说明资料等是否齐全；

5、对特殊格式的电子文件，应核实其相关的软件、版本、操作手册等是否完整。

凡检验不合格的，应及时重新制作，并再次对其检验。

检验合格的应填写《归档电子文件登记表》，双方签字确认。

登记表一式两份，一份交电子文件形成单位，一份由档案室保存。

第六章归档电子文件的整理

第十五条归档电子文件的整理

（一）把带有归档标识的电子文件按载体和文件类别代码进行相对集中分类组织存储载体。

（二）归档电子文件以件为单位进行整理，整理方法按国家档案局的《归档文件整理规则》进行整理。

（三）电子文件的分类方案依据《档案实体分类方案》编制实体分类号。

（四）存放载体的编号方案为：

存储载体类型代码—文件格式代码—顺序号。

存储载体类型代码为：

GP-光盘；CP-磁盘；CD-磁带等。

文件格式代码为：

T-文本文件；I-图像文件；G-图形文件；V-影像文件；A-声音文件；H-超媒体链结文件；D-数据库文件；P-程序文件等。

电子文档编号方案为载体编号—文件件号。

（五）把通过分类的电子文件按存放载体编号重新排列，将必要著录项目输入计算机数据库内，编制机读目录和简要的检索工具。

其基本著录项目为：

序号、题名、责任者、文号、文件形成时间、全文标识、实体分类号、电子文档号（盘号及件号）、密级、保管期限、硬件和软件环境等著录内容。

归档电子文件的著录应符合国家档案著录规则基本要求。

第七章电子档案保管、统计、利用

第十六条归档电子文件移交到档案室后，档案室要制作三套，一套封存保管，一套查阅利用，一套异地保存。

第十七条接收入库的电子档案，每两年要抽检一次，抽检率不低于10%，发现问题要及时采取恢复措施。

第十八条随着计算机技术和设备的发展更新，设备环境更新时应确认库存载体与新设备的兼容性；如不兼容，应进行归档电子文件的载体转换工作。

库存电子档案要在完整、准确性有保障的前提下，同步转换更新复制。

复制或补救新版后，原载体仍需保存三年。

第十九条对电子档案的复制分为相同载体的原样复制和不同载体的转换复制。

在同等条件下，要优先考虑载体的可靠性和先进性。

第二十条磁性载体上的归档电子文件，每四年要复制转存一次。

需抢救的光盘应及时复制，原载体保留时间不少于四年。

第二十一条保管的归档电子文件要采用专门的保护设备和保护技术手段。

归档电子文件载体应直立存放于防磁、防光、防尘、防有害气体的装具中，温度控制在17℃—20℃；相对湿度控制在35%—45%，距离强磁场10米以上。

第二十二条随着系统设备更新或系统扩充，应及时对归档电子文件进行迁移操作，并填写《归档电子文件迁移登记表》。

第二十三条归档电子文件的提供利用要注意以下事项：

（一）封存的电子档案不得利用和外借，利用时要使用电子档案的复制件。

（二）电子档案查阅利用时应遵守保密规定。

对具有保密要求的归档电子文件一般不在网上提供利用，确有必要以联网方式利用时，应严格遵守有关保密规定，并采取稳妥的安全保密措施。

第二十四条电子文件的保管期限参照纸质文件材料保管期限的有关规定执行。

超过保管期限的电子档案应按照学院《档案鉴定与销毁管理细则》规定实施销毁，并要确保载体与信息的彻底销毁。

第二十五条属于保密范围的归档电子文件，如存储在不可擦除的载体上，应连同存储载体一起销毁，并在网络中彻底清除。

不属于保密范围的归档电子文件可进行逻辑销毁。

第二十六条档案室应及时按年度对归档电子文件的接收、保管、利用和鉴定销毁情况进行统计。

附：

信息技术职业学院电子文档归档范围

一、文本文件

（一）、党群工作类属纸质档案归档范围的电子文件。

（二）、行政档案类属纸质档案归档范围的电子文件。

（二）、教学档案类属纸质档案归档范围的电子文件。

1、教师编写的各种教材、专著、译著、工具书、教学计划、教学大纲、试题、典型教案、辅导材料、实验或实习指导书等。

2、优秀毕业生论文及学生在校期间发表的优秀论文。

3、教师自己制作的有保存价值的教学演示文稿、课件。

（三）、科研类纸质档案归档范围的电子文件

1、教师承担的科研课题或项目的申请书、课题进展阶段报告、结项报告、技术报告、技术手册、产权登记表等。

2、上报成果的内容简介、正式发表的论文、正式出版专著。

3、获省部级以上科研奖状、证书的彩色扫描图片文件。

（四）、资产档案类属类纸质档案归档范围的电子文件。

（五）、人力资源档案类属类纸质档案归档范围的电子文件。

（六）、各部门产生的其他有归档保存价值的电子文件。

二、数据库及相关程序类

1、教职工人事档案信息数据库、教师成果信息数据库及其数据库管理软件。

2、学院招生录取学生基本信息数据库、学生入学成绩数据库、新生电子照及其有关数据库管理软件。

3、学籍数据库、学习成绩数据库、奖助学金数据库及其相关数据库管理软件。

4、就业信息数据库、电子毕业照及其数据库管理软件。

5、仪器设备管理信息库，贵重仪器使用情况评价值数据库、实验项目数据库、实验室人员数据库及其数据库管理软件。

6、获奖科研成果数据库、通过鉴定科研成果数据库、专利数据库、学术论文数据库、科研机构和人员数据库、在研项目数据库、各种科技合同数据库及其相关的数据库管理软件。

7、聘请外国专家数据库、国际合作交流情况数据库、外宾接待情况数据库及相关数据库管理软件。

8、房产管理数据库及其数据库管理软件。

9、校内报刊刊登论文数据库及其管理软件。

10、各系建立的师资信息、学术成果信息、校友信息等数据库及其相关管理软件。

11、接受捐赠数据库及其数据库管理软件。

12、各类档案目录信息数据库、全文数据库、多媒体档案数据库等及其数据库管理软件。

13、全校党团员信息数据库等。

14、其他有归档保存价值的数据库及其管理软件。

三、多媒体类

1、数字化的重大活动录像及新闻盘片。

2、各部门形成的有保存价值的已数字化的录音、录像盘片。

3、各部门制作的教学用多媒体课件。

4、各部门制作的有保存价值的宣传用多媒体演示系统、文稿等，如教学科研成果介绍等多媒体演示系统。

四、网页类

学院和各部门制作的网页上属纸质档案归档范围的网页内容全文、报表及数据库等。

五、图形、图片类

1、各部门用数码相机拍摄或扫描的有归档保存价值的重要活动或人物照片。

2、各部门举办展览或出版的画册用计算机排版定稿后的电子版。