企业请购及采购业务管理完整流程.docx
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企业请购及采购业务管理完整流程
××××公司
文件名称
文件编号
修订版次
企业请购及采购业务管理完整流程
修订日期
发行日期
核准：
审核：
制定：
年 月日制定
请采购业务管理 规 程
文件编号：
年 月日实施
目的
适 用 范 围
制、修、废
管理者
职 责 区 分
（请购部门）
（仓储部门）
（采购部门）
（收料部门）
（质量验收部门）
（请采购作业流程）
请 购 作 业
（异常处理）
采 购 作 业
修缮类采购作业
租车/公务车租赁使用申请
技术人员自购部分
（ 合同订立原 则 ）
（ 预付款项）
（异常处理）
验 收 作 业
验收作业流程
（工程、劳务、修缮）
（非工程、劳务、修缮）验收流程
请 款 作 业
供应商考核
业务部销售询盘、报价
关 联 规 章
1. 总则
1.1为使本公司的请、采购作业有所依循，特制定本规程。
1.2本规程适用于物料、设备、工程、劳务（修缮、租车）、办公用品及杂项物品的请、采购作业。
1.3本办法的制定、修订及废止须呈总经理核决后实施。
1.4本办法的管理者为公司总经理。
2. 组织
2.1请采购作业按其职责区分如下：
2.1.1 请购部门：
负责请购单采购，且除下列类品外，其请购部门均为需求部门。
（1） 仓库常备库存品：
由仓储部门负责请购。
（2） 生产类物品及属固定资产类物品（使用年限在一年以上，价值在500元以上）由采购部负责。
办公类物品采购（低值易耗品，使用年限在一年的内，价值在500元以内）及公司固定资产管理由人事行政部负责。
2.1.2 仓库部门：
（1）负责请购物品数量核对。
除文具用品、印刷品、赠品等行政事务用品由行政部门负责办理外，其它由仓储部门现场办理。
2.1.3 采购部门：
（1）负责请购物品包含（工程劳务、修缮类、外包事务、公司所有租车）的采购作业及信息存档。
（2）负责请购物品料号编码的编订并输入公司用友T+系统，并将验收数据输入及审核。
2.1.4 收料部门：
（1）负责采购物品的收料数量点收、验收单据的开立，并汇总请款相关
单据送采购部门办理请款，收料部门原则上为仓储部门，但亦可视
情况由仓储部门指定或由采购部门与仓储部门同时在现场点收。
2.1.5 质量验收部门：
（1）负责请采购单的质量验收作业。
3. 作业规定
3.1请购、采购作业流程，如附图 1 所示。
3.2请购作业：
各部门因工作上需要人力、物力时，应由请购部门填写附表 2「请购及采购单」注明质量验收条件，并由仓储部门复核后，按附表 4「请采购核决权限表」的规定呈权责主管核准，才算完成请购作业程序。
3.2.1 为提供作业效率，请购部门提出请购前应先向公司用友T+系统或向仓储部门查询是否有可用库存。
3.2.2 如属同类物品（规格不同）或可归属同一供货商的物品应使用附表 3「请购单附表」。
3.2.3 重大设备改善工程的请购单须提出事先核准凭证或效益评估报告。
3.2.4 请购计算机软硬件、照相机及摄影机时，请购部门应先向固定资产管理部门查询是否有可用库存后，再呈权责主管核准。
3.2.5 请购检测设备时应先知会技术部。
3.2.6 请购部门如对请购物品有特殊要求时（如厂商限制的因素…等等）应予注明并说明原因，供采购部门选择询价厂商参考。
3.2.7 仓储部门接到「请购及采购单」，应先确认可用库存量。
如有足够可用库存，则将「请购及采购单」退回请购部门并通知办理领用，如无足够可用库存，则填写可用库存及由请购人编制料号类型、并在"仓库"栏签名确认后，交由需求部门按附表 4「请采购核决权限表」的规定呈权责主管核准，
3.2.8 异常事项处理：
（1） 请购单如因故变更或撤销，应由请购部门通知采购部门，再由采购部门将协调结果通知仓储部门。
「
（2） 如因特殊紧急需求，不能按正常作业程序时，应将「请购及采购单」呈主管核准（主管不在时则由职务代理人代签）后复印一份送采购部门办理「请购及采购单」则按正常程序办理审核，核准后送采购部门。
3.3采购作业：
采购部门收到「请购及采购单」后，其作业程序如下：
（1） 核对单据有效性及附件、规范等数据是否齐全。
（2） 如属经常性用料「请购及采购单」由采购部门填写前一次的采购记录。
若为框架合同厂商，只需填写框架合同厂商即可，但需注明“按合同价”不必进行询价、比价、议价。
（3） 询价、比价、议价：
无长期供料合作商，选择厂商进行询价、比价、议价并将询价数据记录于「请购及采购单」上（原则上选择三家厂商互相比较，必要时应发出询价单进行作业）。
（4） 将拟办意见填写于「请购及采购单」上的“采购拟办”栏内。
（5） 按附表 4「请采购核决权限表」规定呈权责主管核准。
（a）如采购中有实做实算的项目（如：
安装费…）
应注明单价并预估数量，并算入总费用计算呈权责主管核准。
（b）工程追加款申请时，应由经手部门签字并保留单据并注明（工程追加款+原核准金额）提交权责主管审批。
（6） 采购部门收到呈核批准后办理订购，其方式如下：
发出订购单（附表 5）办理订购或以电话通知订购。
（7） 进货跟催。
3.3．1所有备件送外修须由技术部统一向采购部提出申请送外修需求，技术部须收集如下信息一并提交采购部
（1）详细登记故障情况，故障告警拍照存档。
（2）机器设备型号、条码、备件型号、整机拍照存档。
（3）填好《外修申请表》以邮件方式呈送交付部门主管。
（4）采购咨询外修厂家进行报价并议价，确定商务事宜。
（5）报价审核通过后联络外修厂家送修。
有合同或有合作类价格已审批部分：
直接送修。
（6）维修未返超过7个工作日告警催促外修商，15个工作日未返催促外修
商紧急返还并警告扣款。
（7）修复率，单次或/月修复率低于80%时警告外修商，低于70%时更换外
修商。
（8）外修返还由验收部门检测。
3.3．2需求部门填写附件附件12.《用、租车申请单》填好预算价，并按《权责划分手册》呈核请、采购。
3.3.2.1需求申请核准标准：
a.临时租车需求审批由交付部主管审批。
b.长期租车由交付主管审核，副总审批
c.超过两台长期租车由副总审核，总经理审批
3.3.2.2采购申请核准标准：
a.租车费用2000以下由采购主管审核，财务主管审批。
b.租车费用2000以上由财务主管审核，总经理审批。
c.如不是采购租车，由采购主管对价格审批完，由用车人报销，在报销时由财务审核。
采购支出费用所有不经总经理审批过的，都必须经财务审核，不合理的费用打回处理，有可能由个人承担不合理部分。
3.3.2.3其他事项
a.租车必须由采购部门审核价格的合理性，采购部门并按「请采购核决权限表」的规定呈权责主管核准。
b.租车费用由申请人每月向财务报销，临时租车报销单据需由交付部门和采购部门签字后方能报销，长期租车由副总和总经理签字方能报销。
c.租车必须购买基础保险和第三方保险
d.租车需按风险系数由低到高进行优先选择（如外请带车司机的价格和单纯租车的价格相差200以内应优先选择带车司机降低风险）
e.由采购部门出示租车优惠方案并进行风险评估最终选择核定租车方式。
3.3.3原则上所有请购作业必须经由采购部执行，技术部如因紧急需求急需自购备件或材料，采购前须先与采购部门对碰相关价格通过后呈权责主管核准，方能进行自购，并将购得的备件、单据交由仓储部门补登记并签字后，方能按产品出库申请流程向仓储部门补申请。
财务部根据仓储部门签字的单据进行报销，自购备件须满足如下条件：
费用与资金使用上限
类型
需求部门主管审核权限
采购负责人审核权限
备注
工具、仪器等固定资产
≤100
≤500按请采购核决权限表进行
指单笔采购费用上限
备件
≤100
≤500按请采购核决权限表进行
指单笔采购费用上限
材料（线材、胶布等消耗品）
≤80
≤500按请采购核决权限表进行
指单笔采购费用上限
租赁、租车等
≤120
≤300按请采购核决权限表进行
指单笔采购费用上限
委外维修类
≤100
≤200按请采购核决权限表进行
指单笔采购费用上限
办公用品
≤50
≤200按请采购核决权限表进行
指单笔采购费用上限
3.3.4 合同订立原则：
（1） 订立合同时间
（a）工程类、设备类、劳务类、外包类、修缮类
（b）厂商要求订金。
（c）国外采购订单。
（d）经常性或使用量大物品。
（2）采购合同订立均须由财务部门和法务部门最后由总经理核准，且须附质量异常处理条款，必要时明确违约条款（含延期完工交货罚则及拒收条件），合同原件由采购部门及厂商留存，法务部门存合同原件，请购部门（财务部门如有需要）则保存复印件，并由采购部门负责复印。
（3） 订立合同的核准权限为总经理。
（4）采购过程中严格按照流程签订合同方能进行申请付款。
3.3.5 如因特殊情况需使用现金采购时（例如：
到市场采购产品），要使用「预付款项申请单」申请支付。
（详财务部备用金申请管理办法）。
3.3.6按财务制度申请相关费用。
3.3.7 异常处理原则如下：
采购订单如交货条件（交期、规格、数量…）无法与请购部门需求配合时，则采购部门应先以电话通知请购部门并协调处理方式后，通知仓储部门。
3.4验收作业：
3.4.1 工程类、劳务类、修缮类：
质量验收部门:
监工（请购部门或交付部门）。
修缮类验收单据留存「验收签收单」（附表 7-1）
负责请采购单质量单据的开具及签署。
负责粘贴合格品和不合格品标签。
工程或劳务类由监工（请购部门）负责开具「工程/劳务验收报告单」
（附表 7），并依据「请购及采购单」或合同进行验收，呈权责主管核准后
送采购部门结算，其核准权限请参考请采购核决权限表进行呈核
国外采购待货物送达指定地点后，参照国内采购完成验收作业。
3.4.2 非工程类、劳务类、修缮类：
（1） 质量验收部门：
按请采购单的验收条件进行验收作业。
（a）试用后验收：
使用部门。
（b）数量、重量目视验收：
仓储部门。
（c）请购部门验收：
请购部门。
如（i）设备类。
（ii）计算机软件（计算机硬件：
固定资产管理或人事部。
（iii）其他一般性质量验收（如:
办公用品、印刷品…）。
（d）品质检验：
技术部。
（2） 厂商交货后由仓储部门打印『收料验收单』（见仓库管理
规范），并依据「请购及采购单」作数量点收后，通知质量验
收部门进行质量验收后，由仓储部门将验收结果输入公司用友T+系统。
（3） 如收料部门非仓储部门时，则收料部门将送货单转送仓储部门
并打印『收料验收单』或由收料部门以手工开立『收料验收
单』依上述验收规定进行验收，并将验收单据送仓储部门结存。
3.4.3 国外采购订单待货品送达指定地点后，参照国内采购订单进行验收作
业。
3.4.4 验收不合格时，由质量验收部门负责与采购部门协调处理方式。
（1） 对不合格品的处理，由质量验收部门填写『物料验收质量异常
追查记录表』（附表 8）通知采购、仓储等部门；不合格品贴示
『物料质量异常卷标』（附表 9）存放于不合格区。
（2） 如需退货，应由收料部门开具『退料单』;如货品已入账应再开具『退货单』（详仓库管理规范）。
（3） 如虽有瑕疵但仍可用时，可由采购部门协调请购部门与厂商以折价验收方式办理，并视情况规定索赔条件。
3.4.5 对于有质量保证文件或接受试用后存在质量问题可无理由退换货的物品，在无法做质量测试验收时，仅做数量、外观的验收即可先行部分请款，日后试用发现质量异常再按保修规定办理索赔。
3.4.6 「工程劳务验收单」上应注明成本的归属的项目名称，以明确成本归属。
3.4.7 如采购订单有实做实算部分（见本规程第 3.3（5）条），在验收时应特别注明实际数量，如较原预估量超出5%或（金额：
500元）以上时，应特别说明原因并呈副总经理或总经理以上主管核准。
3.5为配合月结请款作业，采购部门应要求厂商随货将送货单及其它单据文件送收料部门，发票送采购部门。
3.5.1按财务要求填写付款申请单并依据《请采购核决权限表》呈核
3.6供应商调查&评审
采购部对有意向的供应商发出附件10.《供应商基本资料调查表》，并收集相关的资
质证书。
供应商资格要求如下
具备独立法人资格,各种经营手续、资格证明齐全；
质量稳定，有较强的产品开发能力，在行业内具有一定的竞争优势；
产品价格合理；
（a）要求供应商供货及时，供货质量达到公司要求的内控标准；
（b）企业生产经营及财务状况良好，具备良性发展的潜力；
（c）良好的售后服务；
资格评审通过后，要求供应商提供样品或先小批量试用如是技术服务类应以小量试修（特殊材料和服务除外）。
样品或小批量试用经过相关部门检验或使用不合格的，则重新送样或停止。
现有供应商管理
采购部每月根据采购计划统计表对供应商进行月度评价，并将结果填入附件11.《供供应商评审计划表》。
评价内容包括：
批次合格率由采购部根据实际到货反馈进行统计。
准时交货率由采购部根据实际到货情况进行统计。
附加运费由采购部根据实际支付情况统计。
交付数量准确率由采购部根据实际收货数量统计。
投诉由采购部根据各部门日常投诉记录统计。
售后服务由采购部根据售后服务情况统计。
依据在《合格供应商清单》名录中的供应商优先采购原则；如紧急需求物料购买时必须经授权人员批准后可先在《合格供应商清单》未列出的新供应商购买，此类供应商第一批交货使用品质合格后可对此供应商进行评价、选定、建档纳入《合格供应商清单》，零星采购或与产品无直接质量影响的可不纳入。
现有供应商进行评定，评定依据是供应商月度评价记录。
合格的则纳入新一年度的《合格供应商清单》；不合格的先向供应商发出改进通知，改进合格的，继续纳入合格供应商名单，改进不合格的则取消供应商资格。
按《供应商评审计划表》进行，评定结果参考以下标准进行相应等级的判定依据：
等级
分数
判定
评价
评审频率
A
≥90
合格
优
1次/2年
B
70-90
合格
良
1次/年
C
60-70
待改善
一般
整改后再评审
D
＜60
不合格
差
－
3.7业务部需采购询盘、报价规定：
3.7.1定价范围外的个别报价（需由采购部询价部分）
业务部提出询盘申请并提供完整的产品、型号、品牌、参数等。
采购分析信息的准确性并进行对外询盘，询盘后把报价分析单
a.含税：
需加5%+运费+其他费用
b.不含税：
需加22%+运费+其他费用
加上相关税费后报价给业务部。
业务部中标后按请采购流程申请采购。
因招投标项目的时间差，正式中标后务必呈前期所询报价与采购部进行核验成本，涉及中标后价格变动较大部分，呈部门主管和总经理审核后进行请采购流程。
4. 附则
4.1本规程的关联规范如下：
4.1.1 仓库管理规范
4.1.2料号编码规范
（附图 1）
请采购作业流程
请 购 单 位
仓 储 单 位
采 购 单位
请
购
□
请购及采购单
○办理请购
1. 电脑附送固定资产管理部门
2. 仪器设备附送技术
部
○通知领料
○核决
库存足够时单据
退回请购单位
○输入计算机
采
购
▽通知领料
▽入库
○核对资料
○询价、比价、议价
○核决
▽
输入用友T+系统
□发出订购单
○进货跟催
附表2.请购及采购订单
仓库名称：
____________ 机房名称：
____________
仓库代号：
____________ 请购部门：
____________
项目编号：
____________ 部门编号：
____________
□入库 □非入库 附 件 共：
__________份 ：
年 月 日
产品物料类型
品牌
型号
描述
单位
需求日期
应用机型和场所
预算价格
备注
物料编码
流水编号
请购量
可用库存
采购量
类 别
□物料 □工程 □劳务 □修缮 □备件 □设备 □ __________
前次请购
□初次请购 □请购日期：
请购数量：
需求日期
用途说明
□紧急采购
□正常采购
□补单
验收条件
□数量、重量目视验收 □请购/使用单位会验 □品质检验 □试用后验收 □_________
前 三 次
采购纪录
供货商编号
供货商名称
采购日期
采购数量
采购单价
备注
采购
询价
及
议价
记录
项
次
供 应 商
报 价
议 价
编 号
名 称
厂 名
单 价
总 价
1
2
3
采
购
拟
办
1.拟向___________________订购。
□含增税17%。
2.拟订购_____________价，□未税。
（需加%）
3.交货条件：
_________________________________。
4.付款条件 □一次付款______天期票。
□L/C；□T/T；□D/A________天。
5.保修条件：
_______________________。
6.其他约定：
_______________________。
请
购
记
录
1.第__次___月___日数量____请款______
2.第__次___月___日数量____请款______
3.第__次___月___日数量____请款______
4.第__次___月___日数量____请款______
5.第__次___月___日数量____请款______
采购金额：
大写（人民币） 仟 佰 拾 万 仟 佰 拾 元整
小写（人民币）
采 购 单 位
请 购 单 位
采购员
采购主管
财务主管
总经理
请购人
直属主管
仓储员
仓储主管
月 日
月 日
月 日
月 日
月 日
月 日
月 日
附表3
请购单附表
仓库名称请购编号
货架编码项目编码
请购部门
部门编号
序号
产品物料类型
品牌
型号
描述
单位
需求日期
应用机型和场所
预算价
备注
物料编码
流水编号
请购量
可用库存
采购量
单价 价
小计 小计
拟向采购
＃ 订购。
总 价
采 购 单 位
请 购 单 位
采购员
采购主管
财务主管
总经理
请购人
直属主管
仓储员
仓储主管
交付主管
月 日
月 日
月 日
月 日
月 日
月 日
月 日
月 日
月 日
月 日
附表第（）份
一式四联：
采购单位财务单位仓库单位请购单位可归属同一供应商或者同一使用性质方可用本附表
（ 附 表 4 ）
请、采购核决权限表
核 决 事 项
经办单位
权 责 主 管
备 注
备注
部门主管
采购主管
财务主管
副总
总经理
备注
1.请购核决权限
各单位
△
（1）1000元（含）以下
●
（2）1001-3001元
●
（3）3001元（含）以上
●
2.采购核决权限
各单位△
△
（1）1000元（含）以下
□
□
●
（2）1001 元～2000 元
□
□
□
●
（3）2001 元~ 不限金额元
□
□
□
●
（4）3001 元~不限金额 元
有长期合同者不限金
额
□
□
□
●
符号说明：
『●』表审批、『□』表审核、『△』表经办。
金额为人民币。
无设置权责主管职务者，由上一级权责主
升级会员 