档案管理制度xxxx5.docx
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档案管理制度xxxx5
档案管理制度
总则
一、依据《中华人民共和国档案法》和《建筑安装工程资料管理规程》的有关规定,并结合吉林省钜城地产投资有限公司(以下简称:
公司)实际情况,特制定本制度。
二、公司档案是公司从事房地产开发、经营与管理活动中形成的全部历史记录,包括有保存价值的各种文字记录、图纸、图表、声像以及实物等。
三、公司档案管理工作是同公司各项经营活动密切相关的,是公司基础管理工作的重要组成部分,是维护公司经济利益、合法权益的一项工作。
因此,公司各级领导必须重视和加强档案管理工作,任何部门和个人不得私自保存应归档的文件资料。
档案管理原则
四、公司档案坚持集中统一管理的原则,公司所有档案由行政部负责统一归档管理(财务档案除外),确因工作需要,经有关领导批准后,各部门可留存复印件。
五、档案管理人员要坚持原则,钻研业务,并为公司保守秘密。
档案的范围
六、公司档案范围:
(一)、公司设立、变更、登记等方面的资料;
(二)、公司股东会、董事会、监事会形成的资料;
(三)、公司经营管理、生产技术管理方面的资料。
包括但不限于:
1、公司内部规章制度、管理办法;
2、公司在项目立项、手续办理、规划设计、招标采购、工程建
设、竣工验收、市场营销、设备维保等阶段性或专项工作中形成的资料图纸、规程标准、检验记录、研究决议、签批记录、会议记要等;
3、公司与合作单位的合同、协议、往来文件、信函、传真,律
师意见及建议;
4、公司各阶段或各专项工作中,获得的政府主管部门的批复、
批件、证书或有关领导的批示、指示等;
5、公司外来文件,包括:
收文、法律、法规、国家标准与行业
标准等;
6、公司大事记、年度工作总结等。
(四)、公司财务管理方面的资料;(注:
公司财务档案管理办法另行规定)
(五)、公司人事管理方面的资料;(注:
公司人事档案管理办法另行规定)
(六)、其他具有利用和保存价值的资料。
档案的建档管理
七、文件档案管理
(一)、各部门要指定专人管理档案,经办人员办理完毕的档案应及时移交行政办公室归档,归档文件资料必须是原始文件资料。
字迹要清晰,要用黑、蓝色墨水书写或打印,图面整洁不褪色,各种会签手续齐全。
(二)、图纸归档要求折叠为统一的幅面,统一幅面为:
图纸A4幅面,琴式折叠,标题露在外面。
卷内文件按照文件形成的时间顺序排列。
按照批复在前,请示在后,正文在前,附件在后,印件在前,定稿在后,转发件在前,原件在后的原则立卷。
同一事件的文件和签报应立在一卷。
部门经理或负责人为责任人。
(三)、移交档案要填写《档案移交单》(见附件一),移交清单一式两份,双方签字后各执一份。
(四)、行政办公室对已收集的档案资料进行分类、登记、编号,纳入日常管理。
(五)、档案的使用部门或人员,负有保管档案的责任,防止档案丢失与损毁,未经允许,不得复制、复印档案文件,不得将档案借出公司。
八、电子档案管理
(一)、严格执行电子档案的访问权限,如需调阅档案需由相关部门领导签字同意,由管理员提供打印出的纸件。
(二)、对管保电子档案的电脑要每周进行一次杀毒,定期备份档案资料,及时对归档电子件进行更新、整理、填加索引、目录。
(三)、归档的电子文件每季度刻制一次光盘,并妥善标示保存。
九、归档的时间与份数
(一)、档案文件应在办理完毕后及时归档。
有关建设工程方面图纸及技术资料,应在工程项目竣工后一个月内将全部图纸、技术资料移交行政办公室归档。
(二)、档案资料一般归档一份,根据使用频繁程度可适当增加份数。
档案的保管期限及保密级别
一十、档案保管期限分为:
永久、长期、短期三种,长期为20年,短期为10年、5年、1年。
一十一、确定公司档案保管期限的原则:
(一)、凡是记述和反映公司主要职能活动和基本历史面貌的,对公司基本建设、经营管理和历史研究有长远利用价值的重要文件材料,列入永久保管范围。
(二)、凡是反映公司一般工作活动,在较长时间内对公司工作有考察利用价值的文件材料,列入长期保管范围。
(三)、只在短期内对公司工作有参考利用价值的文件材料,列为短期保管。
介于两种保管期限之间的文件材料,则从长保存。
(四)、确定档案保管期限,一定要全面分析鉴别档案的现实作用和历史作用,准确判定保管期限。
一十二、公司档案密级分为绝密、机密、秘密三级。
(一)、绝密档案指最重要的公司秘密,泄露会使公司利益受到特别严重的损害,是公司经营发展中,直接影响公司权益和利益的重要决策文件、技术资料为绝密级。
一般表现为仅公司高管以上层级领导知晓的文件、信息。
(二)、机密档案指重要的公司秘密,泄露会使公司利益受到严重的损害。
公司的规划、财务报表、统计资料、重要会议记录、公司经营情况、职员工资性收人(职工工资性收入一般为秘密,但结合我公司实际,在我公司应属机密)为机密。
一般表现为仅限于公司中层以上领导知晓、公司内部个别人员或团体知晓的公司文件、信息。
(三)、秘密档案指一般的公司秘密,泄露会使公司利益受到一般的危害或损失。
公司人事档案、合同、协议、尚未进人市场或尚未公开的各类信息为秘密级。
一般表现为不对外公开的一般性公司内部文件。
档案编号管理
一十三、档案编号管理
(一)、档案编号要做到科学合理,简单明了,保证档案利用的系统性和有效性,档案编号以一案一号为原则自左而右编列,具体编号方法可参考《公司文件编号管理规定》。
(二)、右方装订的案件,应将档号填写于案件封面的左上角;左方装订者则填写于右上角。
(三)、档案案卷要有封面,封面需要有文件名称、时间及卷号内容,每一档夹封面内页应设“目录表”,案件归档时依序编号登记,并以每一案一个“目录”为原则。
档案的借阅
七、绝密级档案禁止调阅,机密级档案只能在档案室阅览,不准外借;秘密级档案的借阅必须经过审批,可到行政部领取《档案借阅审批单》(见附件二),由总经理及部门经理批准后,可以短期借阅,最多为10天,总经理因公外出时可委托副总经理及部门经理审批。
借阅时需要填写《档案借阅登记表》(见附件三)。
八、档案的借阅者应负责档案的完整,不得私自影印、复制,不得私自拆散、调换、抽取、污损、增加标注,不得转借,如有违纪,酌情处理。
九、对珍贵易损的档案,应制成复制品提供使用,复制可采用复印、照片、重印副本、摘录等方式。
复印件应仔细校对,与原稿无误后,注明档案编号,然后提供使用。
一十、企业员工调离本公司时,应及时将借阅的档案归还,经审查无误后,方可调离。
档案的销毁
一十一、对超过保存期限的档案,管理人员应登记造册,填写《档案资料销毁审批表》(见附件四),经行政部长和形成档案部门共同鉴定,报总经理批准后,按规定销毁。
一十二、经批准销毁的档案,可单独存放半年,经验证无保留价值时,再行销毁,以免误毁。
一十三、销毁档案必须在指定的地点进行,并派专人监销,严禁对销毁的档案作为它用,或作废纸出售,文件销毁后,监销人员应在《档案资料销毁审批表》上签字。
附则
一十四、公司项目结束或者公司终止、解散时,档案应移交控股股东或当地国家档案馆。
一十五、上级主管部门对公司档案管理另有规定和要求的,从其规定和要求。
一十六、本制度未尽事宜,由公司行政部负责解释。
一十七、本制度经总经理批准后执行。
附件:
1档案移交单
2档案借阅审批单
3档案借阅登记表
4档案资料销毁审批表
附件一
档案移交单
移交部门:
文件名称
文件编号
文件总页数
归档编号
保管期限
归档时间
送交人
接收人
说明:
附件二
档案借阅审批单
年月日
借阅部门
申请借阅人
提供人
档案资料名称及编号
借阅事由
借阅期限
方式
□查阅□借出□复制□扫描□其它
部门负责人意见
总经理/副总经理审批
档案借阅审批单
年月日
借阅部门
申请借阅人
提供人
档案资料名称及编号
借阅事由
借阅期限
方式
□查阅□借出□复制□扫描□其它
部门负责人意见
总经理/副总经理审批
附件三
档案借阅登记表
借阅日期
借阅部门
批准人
借阅档案名称
档案编号
页数
借阅人
归还日期
归还情况
收档人
备注
附件四
档案资料销毁审批表
序号
文件名称
档案编号
文件页(件)数
档案保管起/止时间
保存期限
销毁原因
备注
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
申请人:
申请时间:
形成档案部门意见:
总经理意见:
销毁方式:
销毁时间:
销毁人:
监督人: