招标采购管理制度实施细则.docx

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招标采购管理制度实施细则

内部招标管理制度实施细则

编号：

版本号：

B/0

主责：

招标采购中心

编写：

审核：

批准：

实施日期：

1目的和适用范围

1.1为进一步加强集团公司内部招标采购管理，规范内部招标相关各方行为，提高内部招标时效，保证内部招标公开、公平、公正，使集团公司内部招标工作达到规范、细致、有效，特制定本实施细则。

1.2本细则适用于xx集团公司总部部室及集团公司所属各分公司、项目部。

2术语和定义

2.1招标部门：

指青岛建安集团公司总部物资管理部、工程部、综合部，东亚装饰股份公司材料部、工程部、综合部及集团所属房地产公司材料劳务招标部门、所属各分公司与材料劳务相关的部门。

2.2招标相关部门：

指集团总部预算成本部、技术中心、设计院、分公司、项目部。

3部门及职责

3.1分公司（项目部）：

1）按规划表确定的时间提报劳务及材料（半成品）招标计划；

2）需确定材料样品或半成品方案的，及时完成与业主的定样及方案确定；

3）办理承诺（变更、追加材料及暂定价材料）；

4）办理业主指定材料签批单（经集团董事长、总裁签字确认）；

5）推荐材料供应商、劳务队伍参与投标（每次招标至少推荐一家新队伍、供应商）；

6）参与开标、评标及竞价谈判；

7）在开标结果会签中意见栏填写项目部意见、建议；（根据开标结果找3家拟中标单位进行1、2、3名排序）；

8）签订（或委托代理签订）劳务分包合同、材料（半成品）采购合同；

9）负责检验、核对到场材料是否达到招标要求；

10）参与供应商等级评定。

3.2工程管理部、技术中心：

1）提供劳务年度、季度招标计划；

2）审核以项目为单位的劳务招标计划；

3）拟定并发布招标公告、招标文件及合同主要条款，确定是否提供技术标；

4）拟定投标单位名单并提供相关资料（拟定的投标单位应不少于5家，且拟投标单位资质、施工能力等符合拟招标工程要求）；

5）填写历史采购价、拟定招标限价（多工序及含辅料的应提供分析表）；

6）组织劳务队伍考察；

7）参与开标、评标及竞价谈判，负责对技术标进行评审；

8）经项目委托签订劳务分包合同；

9）负责将招标价格录入公司信息库；

10）负责组织对劳务队伍等级评定。

11）在开标结果会签中意见栏填写意见、建议；（根据开标结果找3家拟中标单位进行1、2、3名排序）；

3.3物资管理部、物流分公司：

1）提供材料、半成品年度、季度招标计划；

2）审核以项目为单位的材料、半成品招标计划；

3）拟定并发布招标公告、招标文件及合同主要条款；

4）拟定投标单位名单并提供相关资料（拟定的投标单位应不少于5家，且拟投标单位资质、生产加工与安装能力等符合拟招标工程要求），物流分公司做为投标单位参与材料（半成品）投标；

5）填写历史采购价、拟定招标限价（半成品材料应提供半成品材料分析表）；

6）组织材料、半成品厂家考察；

7）投标及中标材料样品的封存；

8）参与开标、评标及竞价谈判；

9）经项目委托签订材料（半成品）采购合同；

10）负责将招标价格录入公司信息库；

11）负责组织对材料供应商等级评定。

12）在开标结果会签中意见栏填写意见、建议；（根据开标结果找3家拟中标单位进行1、2、3名排序）；

3.4综合部：

1）提供办公用品年度招标计划、季度招标采购计划；

2）审核以部门为单位的办公用品招标计划；

3）拟定并发布招标公告、招标文件及合同主要条款；

4）拟定投标单位名单并提供相关资料（拟定的投标单位应不少于5家，且拟投标单位资质、供应能力达到公司相关要求）；

5）填写历史价、拟定招标限价（组装设备应提供分析表）；

6）参与开标、评标及竞价谈判；

7）牵头组织办公用品开标结果会签，并报公司领导签批；

8）签订办公用品采购合同；

9）负责将招标价格录入公司信息库；

10）负责组织对办公用品供应商等级评定。

11）接招标采购中心的招标公告2日内在内、外网发布招标公告；

3.5预算成本部：

1）组织召开交底会，确定需招标的劳务、材料（半成品）内容；确定劳务招标标段划分、工种划分等；确定项目部提报招标计划时间、预算成本部审核计划时间、项目部确定样品时间、半成品配合方案计划时间、材料首批进场时间等；

2）审核材料（半成品）及劳务招标计划，避免同类材料多次提报；

3）核对历史价、审核确定招标限价（招标限价及电子招标限价），审核半成品组价分析（材料含量、价格）；

4）负责确定品牌、规格、型号、参数、样品、施工工艺、方案等详细招标指标；

5）填写结算单价；

6）核对项目部承诺办理；

7）参与开标、评标及竞价谈判。

8）参与供应商等级评定。

3.6设计院：

1）负责确定所招标材料的花色、样式及效果；

2）参与招标设计方案及样品的确定，审核确认由厂家配合的设计方案；

3）参与对外观效果有要求的开标、评标。

3.7财务部：

1）根据招标文件规定收取及返还各投标单位投标保证金；

2）参与供应商等级评定。

3.8招标采购中心：

1）审核招标内容、范围是否符合规定；

2）审核招标文件及合同主要条款；

3）审核历史采购价及招标限价；

4）推荐不少于两家拟投标单位参与投标，并保证新进供应商不少于一家；

5）评审投标单位资格及业绩资料，确定拟投标单位名单并报集团公司领导签批；

6）根据招标金额及内容确定招标方式并报集团公司领导签批；

7）确定最终招标文件，向拟投标单位发放招标文件；

8）组织招标部门、招标相关部门及评标专家共同进行开标、评标及竞争性谈判工作；

9）在开标结果会签单意见栏填写开标意见；（根据开标结果找3家拟中标单位进行1、2、3名排序）；

10）组织开标结果会签，低价中标的报集团领导签批；

11）全程参与、监督内部招标工作，并受理招标过程中的投诉，对违纪违规问题提出纠正和处理意见并报集团领导批示。

12）组织新供应商征集、引进，参与对劳务、材料及办公用品供应商的等级评定。

13）根据劳务和材料规划表材料计划招标时间，提前20天拟定招标公告转综合部发布在内、外网发布招标公告。

4管理内容及要求

4.1招标范围、招标方式实施细则

1）集团劳务、材料（半成品）及办公用品采购，符合《集团内部招标管理制度》第4.1条款采购内容及额度要求的，均需通过招标方式，确定供应商。

2）集团劳务、材料（半成品）及办公用品采购招标额度及方式，详见附件1

3）电子招标：

①达到本细则附件1额度要求，方案、材料品牌、供应商评级统一，必须在电子招标平台进行招标（如有特殊情况不适合在电子平台招标的，须经集团领导批准）；

②投标单位注册报名、资格评审、竞价等相关流程的培训、指导等由招标部门组织实施，综合部信息中心配合；

4）“材料竞价洽谈”适用范围：

①达到招标额度要求，但甲方指定供应商、施工队伍情况；（需项目部办理甲方指定品牌签批单，经集团总裁、董事长签批后，招标部门实施）

②达到招标额度要求，对外投标时已确定材料品牌（青岛仅一家代理商），不适合招标的材料；

③达到招标额度要求，3个月之内进行过同类材料招标，且相同规格数量大于等于本次采购量80%。

（原招标结果作为“竞价谈判会签表”附件；

④规划表（总计划）紧急追加或自追加之日至要求进场日期不能满足招标周期的；

⑤家装材料；

注：

招标标准完成时间为15日，自“规划表（总计划）追加”至材料进场日期不足“15日+材料进场周期（见规划表）”的，应提报“规划表（总计划）紧急追加”

5）未达到招标额度且公司无历史采购价的采购内容，按集团公司劳务、材料（半成品）价格确认单程序办理。

6）未达到招标额度但公司有历史采购价或信息库价格的采购内容，根据历史低价或信息库价格，项目部从公司供应商库中选择符合项目等级要求的供应商并报集团董事长、总裁书面审批同意后，由项目部直接办理合同，公司相关部门进行会签。

4.2招标计划的提报

1）凡劳务、材料规划表中确定需招标的劳务、材料（半成品），项目部必须提报招标计划；招标计划应在规划表确定的计划提报时间之前提报，半成品材料最迟签订合同时间应按招标管理制度招标采购时限要求完成；招标计划中的各节点日期必须符合规划表、工程总工期计划时间节点要求。

2）项目部在提报招标计划时，必须将同类材料提报在一个招标计划内，必须对照清单、施工图纸及预计该工程使用的类型将材料的规格填写齐全；

3）劳务招标计划提报应按分部、分项、工种提报，若需分层、分区域招标，应在劳务招标计划中注明标段划分；

4）年度、季度招标，由招标部门在拟招标20日前将招标计划及招标文件等相关资料提报招标采购中心，并推荐拟投标单位；

5）集团所属房地产公司及其它子公司，按各自流程完成招标计划提报及审核，每月25日前将下月拟招标劳务、材料（半成品）计划报集团招标采购中心1份。

4.3招标文件会签单填写

1）招标部门应上传招标文件链接、合同文本链接、限价单、报价单、其它链接应上传相关图纸及材料价格分析表等资料，并根据招标文件规定填写计划开标日期；

2）招标限价由预算成本部审核确定并确保限价准确。

（预算成本部根据对外投标报价材料价格、品牌、档次要求确定招标限价，工程管理部、物资管理部提供参考价格）

3）预计结算价由造价部填写，原投标不含的项目无结算单价的预算人员应填写“无”，并在备注中标明原因（如：

追加材料原清单不含，需项目部办理批价，项目部已办理承诺等）。

4）材料样品封样要求由招标采购中心填写，开标后由参与开标人员共同选样、封样，样品由物资管理部封存，材料进场收料人根据样品进行验收。

5）供应商推荐：

招标部门应填写不少于5家投标单位；候选供应商单位名称、联系人、联系电话、邮箱等必须填写齐全，如有业主推荐的供应商参与投标，必须经集团总裁、董事长签批，详见业主推荐（指定）供应商审批单。

6）招标文件会签单中招标部门应填写拟投标供应商的评价等级；每一项材料、劳务队伍招标，所属分公司、项目部应至少推荐1家达到招标文件规定等级要求的新供应商、劳务队伍参与投标。

7）劳务及常用半成品招标，经推荐的拟投标单位有新供应商的，招标人应组织考察小组在招标文件发放之前完成对新进供应商的考察，评定出暂定评级，达到招标要求的方可参与投标；材料或特殊半成品招标，经推荐的拟投标单位有新供应商的，可开标后视投标情况进行考察；采用电子网络平台招标的，必须经考察达到招标要求的等级、材料样品确定后且缴纳投标保证金后方可参与投标。

8）会签单招标信息中材料名称、规格、单位、数量、结算价、历史价、招标限价必须填写，有品牌要求的，品牌亦应填写；说明栏应填写对招标材料或劳务其它要求。

9）招标文件会签单审批要求：

劳务、材料（半成品）招标限价在20万元以上的，招标文件网上会签流程结束后，必须由招标采购中心提报总裁、董事长签批后发放招标文件。

4.4投标保证金

4.4.1投标单位必须按集团劳务、材料制度考察、评级制度缴纳投标保证金方准参与集团公司电子招标。

4.4.2投标单位必须缴纳投标保证金后方准参与集团公司劳务、材料半成品、办公用品投标，根据招标限价投标单位需缴纳投标保证金额度为2000-20万。

①招标限价金额100万以下缴纳投标保证金2000元-2万元；

②招标限价金额100-500万缴纳投标保证金2万-10万元；

③招标限价金额500万以上缴纳投标保证金10万-20万元；

公司长期合作劳务队伍、材料供应商单位可由单位负责人按上述标准书面办理保证金承诺书，从现有未付款中抵扣。

4.4.3保证金返还

1）未中标单位，保证金在3内返还；

2）出现以下情形投标保证金不予退还：

①电子招标入围且提交投标保证金，无正当理由放弃电子招标报价的；

②投标单位在投标过程中，出现围标、串标、恶意竞标等违规现象的，保证金不予返还；

③中标人无正当理由未按要求及时签订合同的；

④投标单位出现的其它违规现象；

3）中标单位为新进劳务队伍、供应商，合同签订后投标保证金转为履约保证金，待合同履约完成项目部出具完工证明并报工程部、物资管理部备案后履约保证金返还；非新进劳务队伍、供应商投标保证金在合同签订后返还；

4.5开标、评标、竞价谈判

1）开标应当按照招标文件规定的时间、地点和集团招标管理制度及本实施细则的规定以公开方式进行。

2）需投标单位提报施工方案、技术要求的招标项目，技术中心、设计院应参加开标；重要项目招标技术中心应牵头组织内、外部专家、设计院及集团相关部门技术标评审后，招标部门再组织项目部、各相关部室进行商务报价评审。

3）开标：

由招标部门组织分公司、项目部、预算成本部、技术中心、设计院参加开标会。

现场送达方式招标的，由招标人、招标采购中心人员共同开启标书当众开标，统计投标单位报价；电子邮件招标方式，由招标人、采购中心人员及其它参与开标人员共同评审开标结果。

4）评标：

根据各投标单位报价情况，开标人员按从低到高排序，确定3-5家入围单位，进入二轮竞价谈判或电子网络平台招标，招标金额5万以下的（有历史采购低价的）由招标人、采购中心、预算成本部及其它参与开标人员与入选的投标单位进行电话谈判，确定最终价格；5万以上的由招标部门通知入围投标单位，进行竞价谈判，分公司、项目部及相关部室开标人员应参加竞价谈判会。

符合电子网络平台招标要求的，由招标部门组织进行电子网络平台招标，为维护电子招标的严肃性，采用电子网络平台招标的，原则上中标方式必须为最低价中标（特殊情况必须经集团领导审批）。

若投标单位违规，由招标部门根据集团招标采购制度、评级考察制度对投标单位采取没收投标保证金、限制投标、降低供应商评级、罚款等措施对投标单位进行处罚。

5）参与开标的人员必须对开标结果保密，严禁将与招标相关的信息透露给投标供应商、劳务队伍及无关人员。

4.6有下列情况之一的，投标文件作废标处理：

1）投标报价高于招标限价的；

2）投标单位未按招标文件的要求交纳投标保证金的；

3）投标文件未按照招标文件的要求予以密封的；

4）投标文件未加盖投标人的企业及企业法定代表人印章的，或者企业法定代表人委托代理人没有合法、有效的委托书原件及委托代理人印章的；

5）投标文件的关键内容字迹模糊、无法辨认的；

6）投标人以他人名义投标、串通围标、以行贿手段谋取中标或者以其他弄虚作假方式投标的；

7）投标人报价明显高于或低于其他投标报价且投标人不能合理说明或者不能提供相关证明材料的；

8）投标人条件不符合招标文件要求，或者拒不按照要求对投标文件进行澄清、说明或者补充的；

9）投标人被吊销营业执照、责令停产停业、主要资产被抵押冻结、被行政处罚未满3年的。

10）其他重大违规现象。

4.7招标结果会签单签批

1）招标部门组织开标，参与开标人员对材质、样品、价格等无异议，则最低报价单位为拟中标单位，由招标采购中心将开标价格登录在开标结果会签单，办理招标结果会签单网上流程，各部门应在2日内在网上ERP完成会签；各部门会签完成后，由招标采购中心打印报总裁、董事长手签后结束招标流程，开标结果会签单当日发放到招标部门。

2）特殊情况合理低价中标情况，需考察的由招标部门组织项目部、集团材料、劳务专家人员、审计监察部及其它相关部门对材料厂家、供货单位、劳务队伍考察，2日内形成考察报告。

由招标部门、审计监察部将共同将开标结果会签单附考察报告，必须报集团总裁、董事长签批；特殊情况合理低价中标情况，不需考察的或有其它原因的项目部提报申请单注明拟选定中标供应商、劳务队伍原因，必须经总裁、董事长批准后转招标部门、招标采购中心，当日转招标采购中心登记中标单位、招标价格，结束网上流程。

4.8样品封存与验收

1）需提供样品的招标项目，预算成本部组织开标人员及相关部门对样品进行比对确定，样品确定后招标采购中心当众粘贴封样单，各开标人员需在样品标签签字。

样品一式三份，招标采购中心、招标部门及项目部各存一份。

2）开标结束，招标部门应对样品向项目部进行交底，项目部收料人员根据交底及样品进行材料进场验收，招标部门应做好对项目部材料进场验收管理的监督与考核。

3）如需提供样品给业主或监理确认的，原则上应在招标结束后将中标单位样品提供给甲方及业主予以确认；如确需提供多种样品供甲方及监理选样的，由预算成本部根据开标情况选择同档次、价位相近的样品报送。

4.9合同的签订

1）项目部或受项目委托的采购代理部门签订劳务、材料（半成品）合同，合同中单位名称、项目名称、规格、品牌、型号、单价、付款方式及其它相关技术要求等必须和开标结果会签单一致；

2）项目部或受项目委托的采购代理部门办理招标材料、劳务、半成品合同，需上传集团领导签批的开标结果会签单、竞价谈判会签单或价格确认单，做为合同签订的依据，各相关部门据此审签合同。

3）劳务、材料、半成品签订合同的材料、劳务计划提报与审核，按集团公司相关规定执行，逾期由责任部门承担相关责任。

5流程与时限

1）项目部、各相关部室严格按预算成本部牵头确定的材料规划表中招标计划提报日期、招标方案确定日期、计划招标日期、计划签订合同日期、计划材料进场日期实施。

因工期纠偏调整，需调整规划表规定的上述日期，由预算成本部牵头项目部、各相关部室根据调整的总工期计划节点，按ERP流程办理规划表时间调整会签单，经集团领导签批后调整规划表时间。

2）项目部在规划表规定的招标计划提报日期之前提报招标计划，各部门应在2日内审核完成招标计划。

3）招标部门经办人接招标计划在3日内发布招标公告及招标文件会签单，各部门应在2日内完成招标文件审核；

4）各部门完成招标文件ERP会签单，2日内发出招标文件（招标金额20万以上的招标文件，报集团总裁、董事长签批）；

5）招标部门组织各相关部室在招标文件规定的开标时间开标。

6）开标评标完成后，由招标采购中心发起开标结果会签单，各部室签批人应在2日内完成ERP审签，其中“中标单位”由项目部填写。

7）招标采购中心在ERP网签结束后当日打印开标结果会签单，低价中标的由招标采购中心报集团领导签批后结束ERP流程，并将董事长签批的开标结果会签单转发相关部门；特殊情况合理低价中标的由项目部提出申请注明原因经集团公司领导签批，将开标结果会签单转招标部门、招标采购中心，当日转招标采购中心登记中标单位、招标价格，结束网上流程。

8）项目部根据集团领导签批的开标结果会签单5日内签订完成招标劳务、材料（半成品）合同签订，各部门2日内审签完成。

9）各部门必须在集团公司规定的时间内完成招标工作，招标时限见本实施细则附件2。

6监督与考核

1）招标部门未按要求填写或未填写招标文件会签单中相应内容每一招标项处罚50元；如招标资料不齐全或方案不确定等造成的定标延误，每一招标项处罚100元，每拖1天处罚50元，每月30日前由招标采购中心汇总报审计监察部。

2）招标限价必须确保准确，如因限价不合适导致有效报价少于三家而流标，每一招标项处罚500元，每月30日前由招标采购中心汇总报审计监察部。

3）紧急计划、规划表追加材料需进行紧急招标，需经预算成本部、工程管理部、物资管理部分管领导同意，由预算成本部核查追加紧急招标材料原因，属项目部原因计划性不强、非后期变更、签证原因造成的紧急招标情况，由预算成本部对项目部进行考核、通报、处罚；因部室原因造成的紧急招标情况，由审计监察部对责任部室进行考核，每一招标项处罚100元；

4）物资管理部未及时对项目部材料进场验收情况进行监督、考核或监督考核不到位，每一项目处罚100元。

若审计监察部对招标封样材料进行抽查发现实际进场材料与招标定价封样材料不一致，每一项处罚物资管理部300元，并对相关责任人进行通报处罚。

5）招标文件会签单、开标结果会签单、合同会签单发起后，各部室签批人应在2日内填写会签意见审签完成，逾期完成审签对责任部室每一招标项处罚100元，每拖一天处罚50元/天。

项目部未按时间完成审签，由招标部门在项目部月度考核中处罚并通报。

6）参与招标人员将投标信息透露给投标供应商、劳务队伍或其它相关人员，或招标人员损害集团公司利益、徇私舞弊组织串标、围标的，一经查实，对责任人按集团公司行政监察制度严肃处理。

7）以上由审计监察部行政监察予以监督、考核，每月考核前2日由审计部将核查情况报集团总裁，审计监察部逾期提报或监督考核不到位，每一招标项处罚100元。

8）招标采购中心逾期拟定招标公告转综合部或综合部逾期发布招标公告每项招标处罚100元/天。

9）其他招标相关考核及处罚详见各部室月度考核表。

7附则

1、本招标实施细则由审计监察部招标采购中心负责解释。

2、《建安集团内部招标管理制度》规定条款与本实施细则不一致处，以本细则为准。

3、附件1：

《集团公司劳务、材料（半成品）招标方式》，附件2：

《集团招标采购时限表》

本细则自年月日起执行。