档案管理人员工作岗位职责全.docx

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档案管理人员工作岗位职责全

档案室工作职责

一、档案室工作人员要严格遵守《档案法》及有关法律、法规、忠于职守，积极学习，不断提高政治水平和业务素质。

二、负责实施档案工作目标管理，不断提高管理水平。

掌握档案的收集、整理、立卷、保管、鉴定、统计、利用等业务工作情况。

负责全单位各部门档案的接收、整理、装订、登记、分类、编号、上架、入库保管、鉴定、销毁、统计、借阅等各项工作。

档案室工作人员要认真周密收集、及时准确整理、仔细有序保管本单位的文书、会计、音像等档案资料。

三、负责档案的安全保密工作，严防档案失密、泄密和其他安全事故的发生。

严格遵守国家、省、市、局及本单位的保密规定、制度，不得擅自复制、提供、抄录各类档案材料，不得在各种场所随意涉及档案内容，不得擅自涂改、伪造、出卖或赠送所保管的档案资料，不得利用职权擅自扩大档案的利用范围，不得泄漏档案的机密内容。

四、档案工作人员对所保管的档案，应负责保护其安全，切实做好防火、防盗、防潮、防虫、防光等日常管理维护工作及温、湿度的记录和控制，及时修补破损档案，最大限度延长档案寿命。

对永久、长期保存的档案，如有破损，应积极整补或复制，重要案卷做出特定标记，重点保管。

对档案室设备，应经常仔细检查，确保档案资源的安全。

五、定期做好档案移交工作。

按照档案保管期和市档案局关于档案移交的有关规定，档案管理人员要适时做好档案移交工作，按规定销毁不需保存的档案材料。

科室立卷的档案在验收合格后，由档案人员负责催收，及时移送到单位档案室集中存放管理。

做好档案法和档案工作的宣传，指导兼职档案人员开展工作。

六、建立系统的档案借阅制度，切实有效地办理档案的出借、阅览和组织利用。

本单位职工调阅业务案卷时，须经办公室负责人同意后，由档案人员提供相关档案卷宗在档案室阅览并遵守有关保密规定。

如需借出，需经办公室负责人同意，并办理借阅手续后借阅，七日内归还；外单位借调本单位案卷，需持正式介绍信，经单位领导批准后放可在档案室内借阅。

七、积极创造条件，做到微机建档和调档，负责档案的数字化、信息化、网络化建设与管理工作，努力做好档案的利用服务工作，编制索引，迅速准确地查调档案，尽快实现档案管理工作升级。

八、严格遵守单位各项工作规章制度，按时上下班，有事请假，不得无故旷工。

同时注意卫生、整洁，严禁室内吸烟，保持档案室的清洁卫生。

非档案室人员不得进入档案库房，不得在档案室逗留、闲谈。

九、从本单位实际情况出发，提出年度档案工作意见，并对档案工作中存在的问题提出具体改进措施。

负责做好业务协调工作，及时组织、贯彻上级和领导布置的各项任务，经常向主管领导和上级业务部门汇报请示。

十、完成领导交办的其它工作。

档案管理员岗位职责

1.在综合管理部的领导下负责档案整理、编目、鉴定、统计、排列和检索工作编制等工作，严格按照《公司档案管理制度》的要求管理档案管理室。

2.负责《档案管理制度》规定的各项档案的收进和移出工作，严格履行交接手续，准确掌握室内档案全宗、案卷数量及档案的保管期限等。

3.负责档案管理室内部整理，档案装具和案卷排放整齐、科学有序。

保证库内无灰尘，整洁美观。

4.检查档案安全保管情况，发现对档案有害因素时，要及时上报采取措施。

认真做好“七防”工作（防尘、防光、防潮、防火、防盗、防高温、防虫鼠），做到以防为主，防治结合，保证档案的完整与安全。

5.明确档案利用工作的目的，积极主动地做好接待工作，不断提高服务质量。

6.正确处理好利用和保密的关系，增强保密观念，严守公司机密，严格执行借阅、查阅登记制度。

7.负责档案、资料调借工作。

做到提供准确、及时主动。

用后及时清结，按时入室归位。

8.应用电子计算机编目检索、存贮及调用档案；利用裱糊及复印技术，掌握对纸张破损、字迹褪变、扩散的现行档案进行抢救的方法。

严禁出现以下行为：

（1）.毁损、丢失或私自烧毁公司档案

（2）.私自向外界提供、抄摘公司档案

（3）.涂改、伪造档案

（4）.未及时上报归档或管理不善的档案管理者

（5）.未按手续进行借阅、外带者或越级查阅者（档案管理者同罚）

9、负责档案、资料利用效果的信息反馈工作，收集利用典型事例，年终写出利用分析综合报告，及实例选编。

10、完成领导交办的临时性工作任务。

11、年末认真总结本岗位工作及制订下年工作计划，写出书面材料。

责公司、单位档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的工作人员。

二，档案资料管理员安全岗位职责　　

1、严格执行《档案借阅制度》，档案内容一律不得外传。

2、文件、档案、资料要专人、专柜保管，离开档案室要随手关灯、关窗、关门，钥匙随身携带，安全意识强。

3、档案主要供应本校使用，如外单位需要查阅、利用档案资料，须经领导批准同意。

经同意借阅的档案，必须由借阅人严格保管，防止遗失和泄密，阅后必须及时归还给档案保管员。

4、档案库房是保管档案的机要重地，非档案管理人员未经许可一律不得进入库房。

5、要定期或不定期的进行保密情况检查，如发现有泄密情况，要及时报告有关部门和领导，积极采取有效措施。

6、在库房内不得存放易燃品和私人物品，严禁吸烟。

做好通风、降湿、防火、防盗和卫生工作。

工程部资料员岗位职责

1、在项目部经理的领导下，负责接收、发放及保管工程部的书函文件、合同、招投标文件、设计图纸与设计变更，以及书籍等资料的收集、借阅和管理；签发、分发的工作要做到及时、到位，并注明收发时间。

2、管理施工现场的各种文件、资料、设计图纸等，建立项目施工图纸和设计变更的工程档案；负责与总包公司、监理方及公司有关部门的资料收发、借阅，并办理签收手续。

3、及时处理工程往来的报告、函件，并按工程项目与类别进行整理归档、列清目录；对资料、文件往来做好编号登记，经项目经理阅批后归档。

4、收集、建立与工程建设有关的标准、文件、建筑材料与设备等资料。

5、负责工程部档案归类管理，认真做好合同编号、归档、分发，统计工程付款情况。

6、负责工程部工程预算、决算、结算、工程量计算清单等资料，以及招投标档案、技术、经济方面的签证资料的保管。

7、按建筑主管部门和城建档案馆的有关规定，收集、检查、核对建设工程竣工资料；会同公司其他部门将项目立项依据性批文、批复、合同、竣工验收文件、现场声像等档案资料进行汇总整理。

8、负责打字、复印及接听电话，接待来访人员并做好记录。

9、参加有关工程会议并做好记录工作。

10、对部门电子文档进行重点备案，避免出现因计算机问题造成重要文档丢失。

11、负责工程部的日常内务、文案工作。

12、完成公司及项目部领导交办的其他工作。

档案管理人员岗位职责

１、认真学习和贯彻执行《档案法》以及党、国家有关档案工作的政策，立足国土资源管理本职工作，树立为经济建设服务的思想，热爱档案事业，做到严格依法办事，认真搞好档案的使用管理，主动为经济社会发展服务。

２、认真做好档案入库的接受、保管、统计工作，编制必要的目录、卡片及检索工具，积极开展档案利用工作，为本单位各项工作服务，并注意搜集档案利用效果。

３、做好库房的防水、防火、防虫、防晒、防盗工作，及时检查档案安全情况，发现破损和变质档案，应及时进行修补、复制。

４、严格执行档案保密制度，自觉遵守档案管理的规章制度。

5、充分利用现代化信息技术，搞好档案目录和有关档案的微机录入，提高档案管理和利用的科技水平。

6、档案管理人员和兼职档案人员应及时地做好档案的收集、整理、归档工作，确保材料的完整性。

7、档案人员工作调动时，应做好交接手续，不准泄密。

8、积极、主动完成领导交办的其他临时任务。

档案资料查阅制度

档案是党和国家的宝贵财富，是进行各项国土资源工作的重要依据，为了充分发挥档案在国土资源中的作用，特制定本制度。

一、查阅档案、资料时，必须严格履行手续。

外单位应持介绍信，本机关应经档案管理人员允许，办理查阅手续后方可查阅。

二、查阅重要档案资料或需摘抄、复制时，需经单位负责人批准，并办理摘抄复印手续。

三、档案资料一律不外借，查阅人员应在档案室阅览，特殊情况必须借出时，需经单位领导批准办理借阅手续，并交纳抵押金后，限期归还。

四、查阅人员，对档案资料要严加保护，不得涂改或损坏，更不准抽掉或撕毁张页，严禁失密，违者罚款，情节严重者追究责任。

五、对批准摘抄、借阅的档案资料，应交纳有偿使用费，归还时经档案管理人员审查无讹，办理退还手续。

各类档案归档制度

为进一步加强文件材料的管理，确保本单位在各项工作活动中形成的文件材料在处理完毕后及时收集、整理、组卷、保存、特制定本制度。

１、归档范围

见本单位《各类档案归档范围保管期限表》

２、归档时间

２、１、课题研究、基建工程文件材料、在项目、任务完成或告一段落时，由承办单位组成保管单位，项目负责人审定，然后交档案室存档。

２、２、设备文件材料在设备开箱验收、安装、调试完毕后整理归档。

２、３、文书档案在次年第一季度末向综合档案室移交。

、

２、４、会计档案在会计年度终了后在财务部门暂存一年，期满后交档案室存档。

２、５、音像档案随形成随立卷归档。

３、归档份数

各类文件材料归档一般一式一份，比较重要的和利用频繁的适当增加归档份数。

４、归档要求

４、１、各类文件材料的归档要坚持谁形成、谁立卷归档的原则，如文书档案必须由文书或文书处理部门立卷归档，会计档案由财务部门立卷归档等。

４、２、各类应归档的文件材料必须收集齐全、完整（不缺定稿）准确、系统；分类清楚、组卷合理；编目准确清楚，装订前必须去掉金属物、装订要牢固美观。

４、３、音像档案中照片档案的底片、照片、文字说明齐全且相符；录音、录像、影片档案声音清楚、画面清晰与文字说明相符。

４、４、按进馆要求及时向档案馆移交各类档案。

档案库房管理制度

１、档案库房应落实防火、防盗、防破坏、防潮湿、霉烂、防尘、防虫蛀鼠咬、防强光、防震等措施，严禁在库房内吸烟及存放易燃易爆物品，确保档案资料的完整、安全。

２、非档案工作人员不得擅自进入库房，外单位人员参观时，须经分管领导同意，由档案工作人员带领方可进入。

３、档案、橱具要按类别顺序规范排列，档案要按其类别顺序自左至右，自上而下系统排列整理上架。

４、采取有效措施及时调节库内温湿度。

５、定期检查、清理档案资料保存情况，发现问题及时处理，并做好记录、统计工作。

６、库内档案资料不得携带外出，不得任意泄露档案情况。

７、对库房全部档案要建立管理台帐，收进、移出档案要及时登记和注册，做到出入有据，张实相符。

档案资料统计制度

１、档案资料的统计工作要实事求是，按照《统计法》的要求，如实提供全面、准确的统计数据。

２、按规定要求建立必要的登记、统计表和台帐，每季度进行一次档案清点，做到帐物相符，如发现不符，应及时查明原因，报分管领导予以解决。

３、档案室接收、征集的各类档案、资料的情况，要及时准确地进行登记统计，做到不漏卷、不漏统。

４、每次统计要进行整理和分析，及时向领导提供新情况、新问题，便于改进工作和提出新的工作任务。

５、按规定及时准确地向档案行政管理机关报送档案工作基本情况统计表，统计报表做到准确可靠，不虚报、瞒报、迟报。

档案鉴定销毁制度

为提高室藏档案的内在质量，达到重点保护的目的，特制定本制度。

１、凡本室保存的档案，均应定期进行鉴定检查，对超期保存的案卷，要根据保管期限要求，提出舍存意见。

２、鉴定要以全面的、历史的、发展的观点分析档案的价值，要充分体现本机关职能、职权的原则以确保重要档案的保存利用，以防误销。

３、鉴定前要制订计划，统一标准要求，在县档案局（馆）指导下，有领导、有组织、有计划地进行，决不能随意销毁。

４、鉴定工作完成后要写出鉴定报告，对失去保存价值，需销毁的档案，要编制销毁清册，提出销毁意见，经分管领导批准，报县档案局备案后方可销毁。

５、档案销毁一律采取打浆方法，并有二人在指定地点监销，监销人员要在销毁登记簿上签字，销毁登记簿永久保存。

档案设备维护制度

为严格加强综合档案室档案设备的使用管理，确保档案设备的正常使用和运转，特制定本制度。

１、进入综合档案室的设备要进行登记造册，由专职档案员专门进行管理。

２、要严格按照设备的使用说明书来进行操作使用，严禁违章违规操作,以确保设备的安全运行。

３、对档案设备要定期进行检查、保养，对确需外出维修的设备，需提前写出维修报告，经分管领导批准后，方可到指定地点进行维修。

４、档案管理员要珍惜和爱护档案设备，加强管理，严禁其他人员使用档案设备，以确保档案设备的正常运行。

５、对损坏档案设备的，要追究档案当事人的责任，待查明原因后，按照有关规定进行赔偿。

保密守则

一、不该说的国家秘密，绝对不说；

二、不该问的国家秘密，绝对不问；

三、不该看的国家秘密，绝对不看；

四、不该记录的国家秘密，绝对不记录；

五、不在私人交往中涉及国家秘密；

六、不在公共场所谈论和处理国家秘密事项；

七、不在没有保障的地方存放国家秘密；

八、不用普通电话、明码电报、普通邮政传递国家秘密；

九、不准擅自复制国家秘密；

十、不携带国家秘密文件、资料、物品参观、游览和探亲访友。

干部档案查阅和借用制度

干部档案是党的重要机密，是考察干部德才情况的重要依据。

查阅和借用干部档案，应遵守以下制度：

一、查阅干部档案应依据档案管理规定，凭《查阅干部档案审批表》到档案管理部门查阅，要写明查阅内容和理由。

不得凭借调查证明材料或单位联系工作介绍信查阅干部档案；查阅干部档案应由两名中共党员干部到保管档案单位查阅。

二、档案保管单位，应根据查阅档案的用途，确定是否提供和提供什么材料。

三、查阅档案，必须严格遵守保密制度和阅档规定，不得将档案拿出阅档室，阅档时不准吸烟，严禁涂改、圈划、抽取、撤换档案材料。

查阅者不得向无关人员泄露或向外公布档案内容，违者视其情节轻重，予以批评教育，直至纪律处分。

四、摘抄所需的有关材料，要经档案管理人员审阅、核对盖章，并要妥善保存，切勿丢失。

五、档案一般不外借，在特殊情况下，经过分管负责人批准，可以借用，借出时间一般不超过7天，必须严格履行登记手续，用后及时归还。

六、干部不得查阅和借用本人和亲属的档案。

档案管理员岗位职责

1.在综合管理部的领导下负责档案整理、编目、鉴定、统计、排列和检索工作编制等工作，严格按照《公司档案管理制度》的要求管理档案管理室。

2.负责《档案管理制度》规定的各项档案的收进和移出工作，严格履行交接手续，准确掌握室内档案全宗、案卷数量及档案的保管期限等。

3.负责档案管理室内部整理，档案装具和案卷排放整齐、科学有序。

保证库内无灰尘，整洁美观。

4.检查档案安全保管情况，发现对档案有害因素时，要及时上报采取措施。

认真做好“七防”工作（防尘、防光、防潮、防火、防盗、防高温、防虫鼠），做到以防为主，防治结合，保证档案的完整与安全。

5.明确档案利用工作的目的，积极主动地做好接待工作，不断提高服务质量。

6.正确处理好利用和保密的关系，增强保密观念，严守公司机密，严格执行借阅、查阅登记制度。

7.负责档案、资料调借工作。

做到提供准确、及时主动。

用后及时清结，按时入室归位。

8.应用电子计算机编目检索、存贮及调用档案；利用裱糊及复印技术，掌握对纸张破损、字迹褪变、扩散的现行档案进行抢救的方法。

严禁出现以下行为：

（1）.毁损、丢失或私自烧毁公司档案

（2）.私自向外界提供、抄摘公司档案

（3）.涂改、伪造档案

（4）.未及时上报归档或管理不善的档案管理者

（5）.未按手续进行借阅、外带者或越级查阅者（档案管理者同罚）

9、负责档案、资料利用效果的信息反馈工作，收集利用典型事例，年终写出利用分析综合报告，及实例选编。

10、完成领导交办的临时性工作任务。

11、年末认真总结本岗位工作及制订下年工作计划，写出书面材料。

责公司、单位档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的工作人员。

二，档案资料管理员安全岗位职责　　

1、严格执行《档案借阅制度》，档案内容一律不得外传。

2、文件、档案、资料要专人、专柜保管，离开档案室要随手关灯、关窗、关门，钥匙随身携带，安全意识强。

3、档案主要供应本校使用，如外单位需要查阅、利用档案资料，须经领导批准同意。

经同意借阅的档案，必须由借阅人严格保管，防止遗失和泄密，阅后必须及时归还给档案保管员。

4、档案库房是保管档案的机要重地，非档案管理人员未经许可一律不得进入库房。

5、要定期或不定期的进行保密情况检查，如发现有泄密情况，要及时报告有关部门和领导，积极采取有效措施。

6、在库房内不得存放易燃品和私人物品，严禁吸烟。

做好通风、降湿、防火、防盗和卫生工作。

档案管理员岗位职责