行政事务管理表格.docx

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行政事务管理表格

一、员工考勤登记表

二、年度考勤汇总表

三、员工出差申请表

四、文件目录清单

五、往来信函登记表

六、发文申请表

七、物品登记表

八、车辆保养（修理）单

九、违规事故报告单

一十、办公室综合秘书岗位说明书

一十一、《竞聘职位报名表》

一十二、业务部档案管理员职务说明书

一十三、行政部秘书岗位职务说明书

一十四、行政部文员岗位职务说明书

一十五、行政秘书职务说明书

一十六、秘书职位说明书

（一）

一十七、秘书职务说明书

（二）

一十八、POSITIONDESCRIPTION职位说明书

一十九、档案管理专员岗位职责

二十、秘书主任岗位描述

二十一、岗位描述秘书室主管

员工考勤登记表

填表日期：

姓名

所属

部门

月　日

星期一

星期二

星期三

星期四

星期五

上班

时间

下班

时间

上班

时间

下班

时间

上班

时间

下班

时间

上班

时间

下班

时间

上班

时间

下班

时间

年度考勤汇总表

姓名

所属

部门

出勤

天数

应出勤

天数

请假（天数）

迟到/早退

备　注

事假

病假

婚假

产假

其他

迟到累

计时间

早退累

计时间

员工出差申请表

姓名

所属部门

职务

出差事由

出差时间

出差地点

出差期间工作安排

出差办理事项简述

出差费用预算（列明细）

本部门意见

人力资源部意见

总经理意见

文件目录清单

文件类别

规范类　规格类　标准类

序号

文件号

名称

编号

页数

日期

备注

往来信函登记表

类　别

日期

来（去）函内容

处理人

回函日期

回函内容

去

来

发文申请表

文件名称

文件类别

公文　　表单　　信件

领导　　讲话　　其他

文件份数

文件级别

普通　　急　　特急　　秘密　　机密　　绝密

交件时间

取件时间

申请部门

主　管

经办人

签收人

物品登记表

使用

单位

登记

日期

名称

编号

类　别

使用人

购入

日期

购入

价格

备注

设备

仪器

家具

其他

车辆保养（修理）单

编号

车号

里程数

驾驶员

修车事由

损坏原因

修理厂

审核意见

管理部门

审核部门

总经理

主管

经办

违规事故报告单

所属部门

驾驶人姓名

车名

违规、事故

发生时间

年月日　时　分左右

登记

号码

对方违规状况

车名

姓名

年龄

上班地点

登记

号码

联络处

电话

草图

说明

损害程度

（罚款金额）

我方

对方

检讨书

车辆管理者

意见

备注

办公室综合秘书岗位说明书

岗位说明书

一、岗位信息

部门名称

办公室

岗位序号

003

岗位名称

业务助理/主管

工作地点

办公楼2楼

岗位等级

管理八岗/七岗

直接上级

主任

二、岗位职责

1.组织起草综合性文件、报告、材料；

2.制订学院工作目标，并具体负责工作目标的检查和考核；

3.具体负责学院法制教育，归口管理学院的各类合同；

4.负责宣传、企业文化建设，编辑学院工作简报、周报和分公司报，指导实施学院网站的信息收集、整理和审核，具体负责办公自动化和安全公务平台的建设和管理工作，归口做好新闻信息的发布报送工作；

5.完成部门领导交办的其他工作。

三、入职条件

1.基本素质要求

思想政治态度端正，具有很强的工作责任感，能够主动、创造性地开展工作；具有较强的成本意识；具有较强的综合分析、理解和判断能力、人际沟通能力、逻辑思维能力和很强的语言文字组织表达能力和协调能力，掌握文秘、宣传、公共关系和法律等业务知识，较强的市场意识、服务意识和全局观念；身体健康，能胜任所聘岗位的工作。

2.学历、专业、经历和知识技能要求

（1）基本条件

年龄：

30周岁以下

学历：

大学本科及以上学历

专业：

中文、管理或相关专业

经历：

有从事相关专业工作或综合管理工作经历

知识技能：

了解管理流程，具备管理、中文、公共关系学、法律等基础知识，了解学院管理工作状况，具备继续学习提高的能力。

（2）理想条件

年龄：

25周岁以下

学历：

硕士研究生及以上学历

专业：

中文、管理或相关专业

经历：

从事相关专业或综合管理工作2年以上

知识技能：

熟悉管理流程，具备管理、中文、公共关系学、法律等基础知识基础知识，熟悉学院管理工作状况，具备跟踪学习提高的能力，有一定的创新能力和分析能力；具有初级以上专业技术任职资格或相关技术证书。

四、职位关系图

《竞聘职位报名表》

公开竞聘管理岗位报名表

表中有□处，请以“√”表示编号：

申请职位

职位名称

1岗位序号岗位名称：

2岗位序号岗位名称：

3岗位序号岗位名称：

是否服从分配

个人资料

姓名

性别

出生日期

民族

籍贯

政治面貌

户口所在地

婚否

毕业院校

专业

最终学历

家庭地址

邮编

家庭电话

教育经历

年月至年月

毕业院校及专业

学历学位

证明人

家庭主要成员及工作单位

姓名

关系

年龄

工作单位及职位

联系电话

计算机水平:

熟练一般不了解英语水平：

大学四级大学六级其它

工作经历

年月至年月

工作单位名称

职位

全职/兼职

证明人

获得奖励或惩罚情况

时间

奖惩情况

证明人

其它需说明情况

宣言

本人遵守本次竞聘的所有规定，在此报名表中所填写的一切均属实及正确，如有不实虚报之处，自愿接受安徽邮电职业技术学院处理。

申请人签署：

日期：

年月日

业务部档案管理员职务说明书

岗位名称

档案管理员

岗位编号

所在部门

业务部

岗位定员

直接上级

业务部经理

工资等级

直接下级

薪酬类型

所辖人员

岗位分析日期

2005年3月

本职：

负责业务部的经营产品、供应商、生产企业、客户（经销商）的档案管理工作，以及建立部门内经营管理、质量管理、行政管理、信息化管理等档案管理体系

职责及工作任务：

职

责

一

职责表述：

负责档案的收集，分类管理

工作

任务

负责收集公司分散在各个部门和个人手中的文件、资料集中起来，经过整理、立卷、当档保存

收集供应产品相关行业技术质量信息、市场供应信息并归档，为部门或公司供应决策提供建议

负责将各类信息综合处理，并分类管理，建立业务部档案管理体系

职

责

二

职责表述：

负责控制和监督供应合同履行

工作

任务

根据公司年度采购供应计划，协助业务部组织产品采购供应

依据合同条款，为供应合同的履行和产品采购供应实施的监督提供档案支持

职

责

三

职责表述：

做好采购供应、商品销售产品信息收集。

工作

任务

协助部门经理、质量部门以及相关组织对供应商（客户、生产企业）资质、质量文档的收集]整理

协助供应商（生产企业）对来往账，库存商品的跟踪处理，负责建立档案管理关系

负责对新产品上市、供应信息、产品信息的收集，并对管理国家政策、政府监管理部门的发布信息的收集，并归档为决策提供支持。

建立采购供应（供应商、生产企业）与销售（客户）管理档案、质量档案、购进合同（结算）台帐管理等，提出供应管理改进方案

职

责

四

职责表述：

建立档案管理体系

工作

任务

做好公司立卷档案的鉴定和保存期限

负责对档案的收进、移交、保管、利用、销毁等情况随时以表册、数字形式，进行登记和统计；

负责编集档案文件资料汇集、编制目录、卡片、索引等

负责建立档案借阅管理制度

遵守国家和公司的保密规定及有关规程,负责保管档案系统完整和安全

职责五

职责表述：

完成业务部经理交办的其他工作任务

权力：

部门信息的收集权

档案管理的监督权

对档案信息的反馈权

对档案管理控制的建议权

工作协作关系：

内部协调关系

质量部、行政人事部、事业发展部、财务部等

外部协调关系

供应商、生产企业、同行、行业协会、政府有关部门等

任职条件：

教育水平

专科以上

专业

医药、营销等相关专业

培训经历

企业管理、采购供应管理、法律知识的培训、档案管理

经验

2年以上档案管理经验

知识

通晓医药知识

具备采购供应、企业管理、法律、档案管理等方面的知识

技能技巧

掌握WORD,EXCEL等办公软件使用方法，具备基本的网络知识，熟悉公司应用信息管理软件本岗位操作。

个人素质

具有较强判断与决策能力、人际能力、沟通能力、计划与执行能力

其它：

使用工具设备

计算机、一般办公设备（电话、传真机、打印机、Internet/Intranet网络）

工作环境

办公室

工作时间特征

正常工作时间，偶尔需加班

所需记录文档

供应商相关资料案、采购供应合同、销售合同、借阅登记等

考核指标：

档案的完整性、供应商（客户、内部）满意度、重要任务完成情况等

考勤、服从安排、遵守制度

判断与决策能力、人际能力、沟通能力、计划与执行能力、专业知识及技能

备注：

行政部秘书岗位职务说明书

岗位名称：

行政部秘书

所属部门：

行政部

职务等级：

直接主管：

行政部主管

职责：

1、物业公司员工人事档案维护、更新

2、对物业公司电子文档归类及文件整理

3、日常员工及外单位人员相关接待工作

4、对物业公司人员储备工作如拟定招聘计划、招聘信息发布、招聘实施

5、招聘渠道的建立和维护。

如人才市场、现场招聘、《人才信息报》

6、每月底对物业公司人事统计、报表

7、办公设施设备购买维护工作

8、物业公司内部员工活动组织

9、大宗物品、设备采购

职权：

资格要求：

1、教育要求：

2、资格要求：

3、技能要求：

4、工作经验要求：

5、健康要求：

实施者签字：

日期：

行政部文员岗位职务说明书

岗位名称：

行政部文员

所属部门：

行政部

职务等级：

直接主管：

行政部主管

职责：

1、每日对办公室员工考勤

2、各部门文件文书处理及文档打印

3、事务通知，会议通知

4、文件转发，代收

6、物业公司资料档案存档及书籍借阅工作

7、每月办公室人员排班

8、物业公司新员工入职手续的办理

9、办公用品购买及发放

10、每月底龙湖大家庭寄发工作

11、大型办公设备的维护

12、每月初缴纳上月电话费

职权：

资格要求：

8、教育要求：

9、技能要求：

10、工作经验要求：

11、健康要求：

（这个要求可以根据自己情况写）

实施者签字：

日期：

某材料研究院行政秘书职务说明书

岗位名称

行政秘书

岗位编号

所在部门

院部

岗位定员

直接上级

院部副部长

职系

直接下级

无

所辖人员

无

岗位分析日期

2001年10月

本职：

负责院部的文书、行政事务和其他程序性工作

职责与工作任务：

职

责

一

职责表述：

负责公文处理工作

工作时间百分比：

30%

工作

任务

办理来、发文登记，填写文件传阅单，上交院部副部长

传递及催办（根据登文记录和时间）办公室文件

办理上级主管部门及其他下属单位的文件交换

职

责

二

职责表述：

完成日常行政事务工作

工作时间百分比：

25%

工作

任务

承担院联席会、院长办公会、院务会等会议的通知

布置会场、调试设备

接待来访、接听、传达日常电话、传真，处理、回复信函

承担院领导的后勤保障、差旅费用的借还、外出机、车票的订购及外出车辆的安排等工作

负责准备、管理各类礼品

职

责

三

职责表述：

落实文件、印、信管理

工作时间百分比：

20%

工作

任务

承担公文及会议内容的安全和保密责任

承担院部文件、资料、档案的保管和定期归档工作

保管印鉴、介绍信并对其使用进行管理

职

责

四

职责表述：

打字复印工作

工作时间百分比：

10%

工作

任务

及时、规范地完成规定范围内的文稿录入、校对和排版打印工作

承担文档的复印及填写复印记录单的工作

录入后的文稿存档、上交、送还或销毁

负责计算机内文件的安全和保密工作

职

责

五

职责表述：

负责对打字、复印设备的日常维护

工作时间百分比5%

工作

任务

正确、规范使用计算机、打字机、复印机

进行日常设备的基本保养、维护

发现设备使用异常，及时向主管副部长上报情况

职责

六

职责表述：

完成上级交办的其他工作

工作时间百分比：

权力：

办公室文件传递的督促权

印鉴、介绍信的使用的审查权

工作协作关系：

内部协调关系

某院各职能部门、研究室

外部协调关系

无

任职资格：

教育水平

大学本科及以上学历

专业

文秘专业、中文专业或者其他文科类专业

培训经历

经过文秘及相关专业的培训

经验

3年以上工作经验，1年以上相关专业工作经验

知识

具备相应的行政管理知识、秘书知识、文书撰写知识

技能技巧

能够熟练使用办公自动化设备和办公软件；具备一定的写作能力、表达能力

其它：

使用工具设备

一般办公自动化设备

工作环境

一般的办公环境

工作时间特征

正常工作时间

所需记录文档

通知、简报、印章、介绍信

备注：

秘书职位说明书

基本情况

职位名称

秘书

职位编号

所属部门

办公室

直接上级

主任

直接下属

职责

1.督促、检查各部门月度工作完成情况。

2.编写、印发《月度工作通报》和半年、年度的《公司工作报告》。

3.撰写对外工作汇报和会议交流材料等文稿

4.接听和处理电话

5.组织接待公司来客

6.组织实施公司相关工作例会的会务

7.协助调度公司车辆

8.收集整理宏观经济及行业综合信息，供领导决策参考。

9.协助协调、衔接公司各部门

10.协助对外宣传报道。

11.及时完成领导临时交办事务。

12.

13.

14.

15.

职权

1.公司部分行政指令执行情况的督查权。

2.月度工作计划完成情况检查权。

3.部分文件的审核权

4.督查工作建议权

工作关系

内部

工作

关系

汇报

定期向公司领导书面汇报月度工作执行情况

不定期向直接领导汇报来宾及来访人员接待情况

不定期向直接领导汇报公司行政指令的执行情况

督导

督促子、分公司相关人员及时报送有关信息

督促各部门、单位及时提供月度工作计划执行情况

协调

部门间相关工作协调

外部

工作

关系

与政府相关部门搞好工作衔接

任职资格

学历

专科以上

专业

管理类

年龄

25—35

性别

不限

工作经验

二年以上秘书工作经验

综合文稿写作经验

工作技能

较好的书面和口头表达能力

良好的沟通协调能力

扎实的文字工作基础

职前培训

文秘知识培训

办公自动化知识培训

保密知识培训

其他要求

职位调动或晋升

宣传员、办公室副主任

考核内容

考核指标

考核周期

考核者

领导满意度

季度

主任

部门员工满意度

年度

部门员工