Excel高级学习技术.docx

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Excel高级学习技术

一、基本方法

1.根据条件选择单元格

单击“编辑→定位”命令，在打开的“定位”对话框中单击“定位条件”按钮，根据你要选中区域的类型，在“定位条件”对话框中选择需要选中的单元格类型（），例如“常量”、“公式”等，此时还可以复选“数字”、“文本”等项目，单击“确定”按钮后符合条件的所有单元格将被选中。

2.绘制斜线表头

一般情况下在Excel中制作表头，都把表格的第一行作为表头，然后输入文字。

不过，这样的表头比较简单，更谈不上斜线表头了。

能不能在Excel中可以实现斜线表头，下面就是具体的方法:

由于作为斜线表头的单元格都要比其他单元格大，所以首先将表格中第一个单元大小调整好。

然后单击选中单元格，单击“格式→单元格”命令，弹出“单元格格式”窗口，选择“对齐”标签，将垂直对齐的方式选择为“靠上”，将“文本控制”下面的“自动换行”复选框选中（），再选择“边框”标签，按下“外边框”按钮，使表头外框有线，接着再按下面的“斜线”按钮，为此单元格添加一格对角线（），设置好后，单击“确定”按钮，这时Excel的第一个单元格中将多出一个对角线。

现在双击第一单元格，进入编辑状态，并输入文字，如“项目”、“月份”，接着将光标放在“项”字前面，连续按空格键，使这4个字向后移动（因为我们在单元格属性中已经将文本控制设置为“自动换行”，所以当“月份”两字超过单元格时，将自动换到下一行）。

现在单击表格中任何一处，退出第一单元格看看，一个漂亮的斜线表头就完成了。

3.绘制斜线单元格

利用Excel“边框”选项卡的两个斜线按钮，可以在单元格中画左、右斜线。

如果想在单元格中画多条斜线，就必须利用“绘图”工具，方法是:

打开Excel的“绘图”工具，单击“直线”按钮，待光标变成小十字后拖动光标，即可画出需要的多条斜线。

只要画法正确，斜线可随单元格自动伸长或缩短。

至于斜线单元格的其他表格线，仍然按上面介绍的方法添加。

当然，斜线单元格的数据输入要麻烦一些，通常的做法是让数据在单元格内换行（按“Alt+回车键”），再添加空格即可将数据放到合适位置。

4.禁止复制隐藏行或列中的数据

如果你复制了包含隐藏列（或行）的一个数据区域，然后把它粘贴到一个新的工作表，那么Excel把隐藏列也粘贴过来了。

要想避免这种情况，可以选取你要复制的数据区域，然后选择“编辑→定位”命令，单击“定位条件”按钮，出现“定位条件”对话框，选中“可见单元格”选项，再复制和粘贴这个选定区域就会得到你所希望的结果。

5.制作个性单元格

如果你的表格需要菱形、三角形之类的特殊单元格，可用以下方法实现:

先在单元格内输入数据，然后打开“绘图”工具栏，在“自选图形→基本形状”子菜单中找到需要的图形。

单击后光标变成一个小十字，由单元格左上角向右下角拖动，即可画出所需形状的单元格。

如果单元格的内容被覆盖，可用鼠标右击刚刚画出的单元格，选择快捷莱单中“设置自选图形格式”命令。

将“设置自选图形格式”和“颜色与线条”选项卡打开，选中“颜色→填充”下拉列表下“无填充颜色”，“确定”后单元格内的原有内容即会显示出来。

如果你将“属性”选项卡中的“大小、位置均随单元格而变”选项选中，它还会随单元格自动改变大小。

二、数据输入和编辑技巧

1.巧变文本为数字

在工作中，发现一些通过文本文件或其它财务软件的数据导入Excel中后居然是以文本形式存在的（数字默认是右对齐，而文本是左对齐的），即使是重新设置单元格格式为数字也无济于事。

有一个办法可以快速地将这些文件转变回数字:

在空白的单元格中填人数字1，然后选中这个单元格，执行“复制”命令，然后再选中所要转换的范围，选择“选择性粘贴”中的“乘”，你就会发现它们都变为数字了。

2.快速输入拼音

选中已输入汉字的单元格，然后单击“格式→拼音信息→显示或隐藏”命令，选中的单元格会自动变高，再单击“格式→拼音信息→编辑”命令，即可在汉字上方输入拼音。

单击“格式→拼音信息→设置”命令，可以修改汉字与拼音的对齐关系。

3.按小数点对齐

有以下两种方法使数字按小数点对齐:

1.选中位数少的单元格，根据需要单击格式工具栏上的“增加小数位数”按钮多次，将不足位数补以0。

2.选中位数少的单元格，右键单击选择“设置单元格格式”命令，在弹出的窗口中单击“数字”标签，选中“数值”，在右面的“小数位数”中输入需要的），程序就会自动以0补足位数。

同样，对于位数多的单元格，如果设置了较少的小数位数，程序会自动去掉后面的数字。

4.对不同类型的单元格定义不同的输入法

在一个工作表中，通常既有数字，又有字母和汉字。

于是，我们在编辑不同类型的单元格时，需要不断地切换中英文输入法，这不但降低了编辑效率，而且让人觉得麻烦。

下面的方法能让Excel针对不同类型的单元格，实现输入法的自动切换:

1.选择需要输入汉字的单元格区域，单击“数据→有效性”命令，在“数据有效性”对话框中选择“输入法模式”选项卡，在“模式”下拉列表中选择“打开”，单击“确定”按钮（）;2.同样，选择需要输入字母或数字的单元格区域，单击“数据→有效性”命令，选择“输入法模式”选项卡，在“模式”下拉列表中选择“关闭（英文模式）”，单击“确定”按钮。

此后，当插入点处于不同的单元格时，Excel会根据上述设置，自动在中英文输入法间进行切换，从而提高了输入效率。

5.取消超级链接

下面介绍两个方法，让你方便地取消Excel中的超级链接。

1.如果正在输入URL或E-mail地址，在输入完毕后敲回车键，刚才输入的内容会变成蓝色，此时单击智能标记选择“撤消超链接”命令即可。

2.如果在工作表中已存在超级链接，右键单击单元格，在快捷菜单中选择“取消超链接”命令即可。

6.输入人名时使用“分散对齐”（微软Office技巧大赛获奖作品）

在Excel表格中输入人名时为了美观，我们一般要在两个字的人名中间空出一个字的间距。

按空格键是一个办法，但是我们这里有更好的方法。

我们以一列为例，将名单输入后，选中该列，点击“格式→单元格→对齐”，在“水平对齐”中选择“分散对齐”，最后将列宽调整到最合适的宽度，整齐美观的名单就做好了。

7.快速隐藏/显示选中单元格所在行和列（微软Office技巧大赛获奖作品）

在Excel中隐藏行或列,通常可以通过格式菜单中的行或列选项中的隐藏来实现,或者是选中行号或列标后通过鼠标右键的快捷菜单来完成,对于分散的单元格区域,可以这样快速隐藏:

快速隐藏选中单元格所在行:

“Ctrl+9”快速隐藏选中单元格所在列:

“Ctrl+0”取消行隐藏:

“Ctrl+Shift+9”取消行隐藏:

“Ctrl+Shift+0”

8.彻底隐藏单元格

在很多时候我们会将一些行或列的内容隐藏起来不让别人查看，但是如果用户复制包含隐藏行或列的区域，这样隐藏的内容就会在粘贴的新的工作表中出现，降低了隐藏效果。

如果要想避免这种情况，我们可以先选中要复制的区域，然后单击“编辑→定位”命令，在打开的对话框中点击“定位条件”按钮，在定位条件对话框中选中“可见单元格”选项），这样就可以避免上面所发生的情况了。

9.用下拉列表快速输入数据

如果某些单元格区域中要输入的数据很有规律，如学历（小学、初中、高中、中专、大专、本科、硕士、博士）、职称（技术员、助理工程师、工程师、高级工程师）等，你希望减少手工录入的工作量，这时我们就可以设置下拉列表实现选择输入。

具体方法为:

选取需要设置下拉列表的单元格区域，单击“数据→有效性”命令，从“数据有效性”对话框中选择“设置”选项卡，在“允许”下拉列表中选择“序列”，在“来源”框中输入我们设置下拉列表所需的数据序列，如“技术员、助理工程师、工程师、高级工程师”，并确保复选框“提供下拉箭头”被选中，单击“确定”按钮即可（）。

这样在输入数据的时候，就可以单击单元格右侧的下拉箭头选择输入数据，从而加快了输入速度。

10.快速输入自定义短语

使用该功能可以把经常使用的文字定义为一条短语，当输入该条短语时，“自动更正”便会将它更换成所定义的文字。

定义“自动更正”项目的方法如下:

单击“工具→自动更正选项”命令，在弹出的“自动更正”对话框中的“替换”框中键入短语，如“电脑报”，在“替换为”框中键入要替换的内容，如“电脑报编辑部”，单击“添加”按钮，将该项目添加到项目列表中，单击“确定”退出。

以后只要输入“电脑报”，则“电脑报编辑部”这个短语就会输到表格中。

11.将复制的单元格安全地插入到现有单元格之间

如果你想要将一块复制的单元格插入到其他行或列之间——而不是覆盖这些行或列——可以通过下面这个简单的操作来完成:

选择你将要复制的单元格，单击编辑菜单上的复制，在工作表上选择将要放置被复制单元格的区域，然后按下“Ctrl+Shift++”，在插入对话框中单击周围单元格的转换方向，然后单击“确定”。

现在，复制的单元格将插入到合适的位置，而你无需担心它们覆盖原有的信息。

12.在Excel中不丢掉列标题的显示

你是否希望不论将Excel电子表格滚动到哪里都能够看到列标题？

这里将介绍一种使列标题总保持可见的方法:

选择紧邻列标题的下一行，单击“窗口→冻结窗格”命令，被冻结的列标题不会滚动，而且在你移动工作簿的其他部分时，列标题会保持可见。

13.查看与日期等效的序列数的值

Excel将所有的日期都作为序列数对待，要查看与日期等效的序列数的值，通常需要将包含日期的单元格格式更改为“常规”格式。

现在有一种快捷方法:

选择包含日期的单元格，然后单击“格式”工具栏上的“千位分隔样式”按钮（即逗号形状的按钮），Excel将会对选择的单元格应用千位分隔样式显示序列数。

14.快速复制单元格内容

选中下面的单元格，按“Ctrl+'（为英文状态下的单引号）”组合键，即可将上一单元格的内容快速复制下来。

15.使用自定义序列排序（微软Office技巧大赛获奖作品）

在Excel排序对话框中选择主要关键字后单击选项，可以选择自定义序列作为排序次序，使排序方便快捷且更易于控制。

顺便说一下，排序可以选择按列或按行，如果以前排行的顺序都是选择性粘贴转置，排完序后再转置。

自定义排序只应用于“主要关键字”框中的特定列。

在“次要关键字”框中无法使用自定义排序。

若要用自定义排序对多个数据列排序，则可以逐列进行。

例如，要根据列A或列B进行排序，可先根据列B排序，然后通过“排序选项”对话框确定自定义排序次序，下一步就是根据列A排序。

16.快速格式化Excel单元格

如果想要快速访问Excel中的单元格格式对话框，以更改诸如字样、对齐方式或边框等，请先选择需要格式化的单元格然后按下“Ctrl+1”组合键，就可以打开“单元格格式对话框”。

17.固定显示某列

不少人在工作中用Excel做工资表时，由于工资表项目很多，往往一行信息不能同时显示在屏幕上，给日常的查询和变动工资输入带来一定困难。

用下面的方法就可以解决这个问题:

首先在表格中单击要冻结列的右边一列，然后单击“窗口→冻结窗格”命令即可。

如果你想撤消此功能，点击“窗口”菜单，原来“冻结窗口”命令变成“撤消窗口冻结”，单击它即可。

18.在Excel中快速编辑单元格

如果你希望使用键盘做每一件事，在Excel电子表格中快速编辑数据将很困难，因为你会发现自己想对单元格做改动时，经常需要用到鼠标。

其实你可以使用一个快捷键——F2，这样你的手就不用离开键盘了。

下面将教你怎么做:

利用箭头键选择要编辑的单元格，按下F2，编辑单元格内容，编辑完成后，按Enter键确认所做改动，或者按ESC键取消改动。

注意:

这个技巧在Excel编辑超级链接时非常方便，因为如果当你使用鼠标点击单元格的超级链接时将自动打开Internet浏览器窗口，使用键盘可以很容易地编辑超级链接。

19.为单元格添加批注

Excel为方便用户及时记录，提供了添加批注的功能，当你给单元格进行注释后，只需将鼠标停留在单元格上，就可看到相应的批注。

添加批注的方法是:

单击要添加批注的单元格，单击“插入→批注”命令，在弹出的批注框中键入你要批注的文本，输好后单击批注框外部的工作表区域即可。

在添加批注之后单元格的右上角会出现一个小红点，提示该单元格已被添加了批注。

将鼠标移到该单元格上就可以显示批注。

20.数据自动输入

在Excel中，数字、日期和时间等形式的数据可以直接连续输入。

例如，当需要输入12/10/91～12/10/99这些连续的日期，可以先在第一个单元格中输入12/10/99，然后用鼠标选中该单元格，接着再用鼠标直接拖动单元格右下角的填充柄，按照需要水平向右或者垂直向下移动，即可自动在相邻的单元格中填充12/10/91、12/10/92……12/10/99数据。

当然你也可以单击填充柄，选择需要的序列方式（）。

对于数字而言，还可以实现等差数列和等比数列的连续输入。

21.将网页上的数据引入到Excel表格中

网页上表格形式的信息可以直接从浏览器上复制到Excel中，而且效果极佳。

在Excel中，你可以像使用Excel工作表那样打开Html文件，并获得同样的功能、格式及编辑状态。

三、图形和图表编辑技巧

1.在网上发布Excel生成的图形

Excel的重要功能之一就是能快速方便地将工作表数据生成柱状、圆饼、折线等分析图形。

要想在Web发布这类以及用于报表装饰示意类图形，首先单击“工具→选项”命令，在“常规”中选择“Web选项”，选择是否采用便携网络图形格式（PNG）存储文件，以加快下载速度和减少磁存储空间，但要注意这一格式图形文件将要求浏览器支持，并非对所有浏览器都合适。

如果未选择PNG图形格式，Excel会自动选择并转换为GIF、JPG格式文件，并创建名为“文件名files”的子文件夹来保存转换过的图形。

例如，如果文件名为“dog.htm”，则Excel将创建名为“dog/files”的子文件夹。

Excel也会支持文件指定文件名，例如“image01.jpg”和“image02.jpg等。

若在Web发布时选中图表的“选择交互”选项框，则生成的Web页面将保留Excel的图形与表格数据互动的功能，即页面中显示数据表格和对应分析图形，用户如果改变表格中的数据，则对应图形随之发生改变。

但要注意的是，这一交互并不能刷新存放在服务器端的数据表数据，如果你需要刷新或修改服务器端的数据，则须利用VB等编制脚本程序。

2.创建图表连接符

当你绘制了一些基本图表以后，经常需要用直线、虚线和箭头来连接它们，并说明图表中的关系。

Excel2002提供了真正的图表连接符，这些线条在基本形状的预设位置保持连接，当你移动基本形状时，连接符与它们一起移动，而不需要你手工绘制它们。

要创建连接符，可按以下步骤进行:

首先绘制需要连接的基本性状。

在“绘图”工具栏上单击“自选图形”按钮，选择“连接符”，并选中需要使用的连接符类型。

鼠标指针将变成带有4条放射线的方形，当鼠标停留在某个形状上，形状上预先定义的连接点将变成边界上彩色的点，单击希望连接符连接的点。

然后在另一形状的连接点上重复这个过程。

3.将Excel单元格转换成图片形式插入到Word中

假如要把Excel中某些单元格区域转换成图片形式，可先选中要进行转换的单元格区域，然后按住Shift键，单击“编辑→复制图片”命令，在弹出的“复制图片”对话框中，可选择“如屏幕所示”和“如打印效果”两种显示方式（图1），如果选择“如屏幕所示”，还可以进一步选择“图片”和“位图”两种格式。

在这里选择“如屏幕所示”和“图片”单选按钮，单击“确定”按钮。

然后进入Word中，单击“编辑→粘贴”命令，即可将选中的Excel单元格区域以图片形式粘贴过来。

如果用户没用添加表格框线，那么选择“如打印效果”后，在进行“粘贴图片”操作后图片中没有边框;如果选择“如屏幕所示”选项，“粘贴图片”操作后，图片会有和屏幕显示一样的边框。

4.将Word内容以图片形式插入到Excel表格中

如果要把Word中的某一段内容以图片形式插入到Excel表格中，可按照如下步骤进行:

首先在Word中选中要复制的内容，然后单击“编辑→复制”命令，进入Excel中，按住Shift键，单击“编辑→粘贴图片”命令，即可将刚才复制的内容以图片格式插入到Excel表格中，而且在该图片上双击，还可进行文字修改。

利用这种方法也可以把“记事本”等其他程序中的内容以图片格式粘贴到Excel中。

5.将Word中的内容作为图片链接插入Excel表格中

首先在Word中选中要复制的内容，然后单击“编辑→复制”命令，进入Excel中，按住Shift键，单击“编辑→粘贴链接图片”命令可将选中内容作为一个图片链接插入Excel中。

6.在独立的窗口中处理内嵌式图表

在某些情况下，你可能希望在独立的窗口中处理内嵌式图表，例如，一个图表比工作表窗口要大的话，那么在它自己的窗口中处理它将更容易、更灵活。

要在一个窗口中处理图表，可在图表区单击鼠标右键，并从快捷菜单中选择“图表窗口”。

7.在图表中显示隐藏数据

通常，Excel不对隐藏单元格的数据制图。

但是，你也许不希望隐藏的数据从图表中消失，可以这样操作:

首先激活图表，单击“工具→选项→图表”，在“图表”标签中取消选择“只绘制可见单元格数据”复选框（）。

要注意的是，“只绘制可见单元格数据”只适用于激活的图表，因此，你在进行这个操作之前，必须激活图表，否则“只绘制可见单元格数据”选项是不可选的。

8.在图表中增加文本框

只要你愿意，你可以在图表中的任何地方增加能够移动的文本内容（不限于标题）。

方法为:

选定图表除标题或数据系列外的任何部分，然后在编辑栏中键入文本内容，接着按回车键，这样，图表中就自动生成包含键入内容的文本框，你可以把它移到任何地方并根据自己的喜好进行格式化。

9.建立文本与图表文本框的链接

在工作表的空白单元格内输入要链接的文本，单击选中图表，在编辑栏输入等号，然后单击包含要链接文本的单元格，接着按回车键，该文本就出现在图表中的某个位置上了。

这样，不管什么时候工作表单元格内的文本发生变化时，图表内的文本也随着改变。

但要注意的是，一旦你取消了选中文本框，就很难再用鼠标选中该文本框进一步地修改，此时你可以使用我们前面介绍过的图表元素选取方法，即使用箭头键移动选择图表元素。

10.给图表增加新数据系列

有时我们需要对已创建好的图表增加新的数据系列，虽然你可以重新创建包含新数据系列的图表，但对已经存在的图表增加新数据系列显得更为简单、方便。

方法一:

使用“数据源”对话框激活图表，单击“图表→源数据→系列”，单击“添加”按钮，在“名称”栏中指定数据系列的名称，在“值”栏中指定新的数据系列，单击“确定”按钮即可（）。

方法二:

使用“选择性粘贴”对话框选择要增加的数据系列并将其复制到剪贴板上，然后激活图表，单击“编辑”菜单中的“选择性粘贴”命令，出现“选择性粘贴”对话框，选择添加单元格为“新系列”，并选择合适的数值轴，然后单击“确定”按钮即可。

方法三:

拖动鼠标法选择要增加为新数据系列的单元格区域，鼠标指针指向区域的边框，把它拖到图表中。

当你松开鼠标按钮的时候，图表中就增加了新的数据系列。

注意:

这一方法仅对内嵌式图表起作用。

方法四:

使用“添加数据”对话框激活图表，单击“图表→添加数据”命令，然后选择要增加为新数据系列的单元格区域，单击“确定”按钮即可。

11.快速修改图表元素的格式

通常，我们通过使用“格式”菜单或者选定图表元素后单击鼠标右键，从快捷菜单中选择“格式”命令来对图表元素进行格式化。

其实还有快速的方法:

双击图表元素，将会调出此图表元素的格式对话框。

根据选择的图表元素不同，此对话框会有所不同。

12.创建复合图表

复合图表指的是由不同图表类型的系列组成的图表，比如，你可以让一个图表同时显示折线图和柱形图。

创建一个复合图表只需简单地将一个或一个以上的数据系列转变成其他的图表类型。

方法是:

选择某个数据系列，单击“图表→图表类型”命令，然后选择你所要应用到数据系列上的图表类型，单击“确定”按钮即可。

13.对度量不同的数据系列使用不同坐标轴

有时，你需要绘制度量完全不同的数据系列，如果你使用同样的坐标轴，那么很可能某个系列几乎是不可见的。

为了使得每个系列都清晰可见，你可以使用辅助坐标轴。

要为某个数据系列指定一个辅助坐标轴，首先要选定图表中的这个数据系列，按右键弹出快捷莱单，单击“数据系列格式→坐标轴”命令，选择“次坐标轴”选项。

14.将自己满意的图表设置为自定义图表类型

Excel中提供了一些自定义图表类型。

其实，你可以将自己创建的图表设置为自定义图表类型，以便以后使用。

具体方法为:

创建要设置为自定义图表类型的图表，直到你满意为止。

激活此图表，单击“图表→图表类型→自定义类型”，选择“自定义”选项，将会显示所有用户自定义图表类型的一个列表。

单击“添加”按钮，将会出现“添加自定义图表类型”对话框，为你的图表类型输入一个名称和简短的说明，然后单击“确定”，这样你定制的自定义图表类型就被加入到列表中了。

15.复制自定义图表类型

如果你希望将你定制的自定义图表类型复制到其他电脑中，只需要简单地把C:

\Windows\ApplicationData\MicrosoftExcel文件夹中的xlusrgal.xls文件复制到其他机器的同样文件夹中即可。

16.旋转三维图表

你可以非常灵活地旋转调节三维图表的视觉角度，以获得不同的视觉效果。

方法一:

使用“设置三维视图格式”对话框激活三维图表，单击“图表→设置三维视图格式”命令，选择合适的控制命令或数据来旋转和进行透视改变（）。

方法二:

使用鼠标实时拖动“角点”旋转图表点击图表，图表边角出现黑色的控制点（称为“角点”）。

你可以拖动一个角点，旋转图表的三维框直到满意为止。

如果一旦你的图表被完全搞乱了，不要紧，你可以单击“图表→设置三维视图格式”命令，单击“默认值”按钮，恢复原来的标准三维视图。

当你旋转三维图表时，如果在拖动的同时按下Ctrl键，则可以看到全图的外廓，这样使你看得更清楚，不至于把图表搞得奇形怪状的。

17.拖动图表数据点改变工作表中的数值

选择图表数据系列中的一个数据点，然后按照数值增大或减少的方向拖动数据点，你会发现工作表中的相应数值随着图中数据点的新位置改变而改变。

如果你知道一个图的外形以及你要确定能生成该图的数值，这种技巧就显得非常有用。

但要注意的是，这种方法在大多数情况下是危险的，因为你可能在不经意间更改了不应该更改的数值。

18.把图片合并进你的图表

Excel能很容易地把一个图案、图形文件作为组成元素合并到图表中。

方法一:

使用“图案”对话框双击某个数据系列，选择“图案”标签，单击“填充效果”按钮，在“填充效果”对话框中选择“图片”标签，单击“选择图片”按钮，选择一个要使用的图形文件即可。

方法二:

使用剪贴板将图像复制到剪贴板上，激活图表，选择数据系列或数据系列中的一个数据点，再单击“编辑→粘贴”命令。

这种方法适用于需要调用的图像不在文件中的时候，只要图像可以复制到剪贴板上，则这种方法就可行。

方法三:

使用链接图片我们知道，图表中可以使用数据表。

如果你觉得图表中的数据表不是很灵活的话，你可以粘贴链接图片到图表代替数据表。

下面是具体的操作方法:

创建好图表，并将数据表使用的单元格区域按你的需要进行格式化。

选定需要的单元格区域，按住Shift键，单击“编辑→复制图片”命令，出现一个“复制图片”对话框，单击“确定”接受默认选项。

这样，选定的单元格区域就作为一个图片复制到剪贴板中了。

激活图表，将剪贴板中的内容粘贴到图表。

此时所粘贴的是一幅图，还不是链接的表，还需要你选择