Excel运用技巧.docx

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Excel运用技巧

添加计算器

打开Excel，点击视图菜单的“工具（T）”，然后点击“自定义（C）”，再点击自定义（C）窗口中的命令选项栏。

在类别列表中，点击“工具”，在命令（D）列表中，点击“自定义”按钮，然后将所选的命令从命令列表拖至工具栏中，点击“关闭”按钮退出Excel。

重新打开Excel，点击刚刚添加的按钮，在Excel中就出现计算器了。

Excel中让填充不连续的单元格

在绘制表格的时候，我们通常都是见到一些连续的单元格输入相同或者顺序的数字时，我们可以拖动选定区域达到填充指定内容的效果！

但是当我们遇到那些不连续的单元格，而又想在这些单元格中输入相同或者顺序的东西，又懒得一个一个地输入，那怎么实现呢！

？

　　其实我们可以用这样一个方法来实现：

输入相同内容

　　首先Ctrl键逐一选取你准备输入的单元格，然后在最后一个单元格键入你要输入的数字或者其他字符，确定的时候用Ctrl+Enter的组合键，我们就能在这些不连续的单元格中键入相同的内容了！

输入不同内容

　　选取内容和输入相同内容的步骤是一样的，然后在确定的时候用的是Shift+Enter的组合键，输入的顺序是按刚才选取单元格的逆序！

虽然这样还是不能够达到顺序填充数字，但是已经比一个一个输入简单得多了。

　Excel是一款我们经常会用到的软件，但是它里面的一些诸如截屏等有趣的功能，不知道你是否有发现呢。

　　Excel照相功能

　　说道截屏，大家的反应可能首先都会是Printscreen，但是Excel中，也有类似的功能，并且截下的对象还会随着数据的修改而修改。

　　首先，选择工具-自定义选项，在跳出的对话框中，选择命令选项。

在左边的类别栏里，选择工具，然后再在右边的命令栏中，找到照相机。

　　拖动照相机选项，不要放开鼠标，直至到工具栏上相应的位置放开鼠标，这时照相机的快捷键便出现在了工具栏中。

　　框选想要截的内容，再点击工具栏中照相机图标，便实现了内容的照相了。

　　接着，只需在想要放置图像的地方单击鼠标，照相的内容便粘贴在了相应的位置。

照相的内容是以图像的形式保存的，不仅可以粘贴在同一个页面，还可以在其他的Excel页面中粘贴。

　　最后，让我们来修改一下拍照部分的数据吧，我们可以发现，原来随着拍照部分的数据更新，被粘贴部分也随着同时改变了，这样被截取的部分就实现了实时更新的效果。

　　这样实时更新的功能，很适合对数据要经常修改的表格来制作截屏，可以省去修改数据后，又要检查截图是否有更新的重复工作。

 教你如何在Excel中快速输入内容

一、输入文本

　　Excel单元格中的文本包括任何中西文文字或字母以及数字、空格和非数字字符的组合，每个单元格中最多可容纳32000个字符数。

虽然在Excel中输入文本和在其它应用程序中没有什么本质区别，但是还是有一些差异，比如我们在Word、PowerPoint的表格中，当在单元格中输入文本后，按回车键表示一个段落的结束，光标会自动移到本单元格中下一段落的开头，在Excel的单元格中输入文本时，按一下回车键却表示结束当前单元格的输入，光标会自动移到当前单元格的下一个单元格，出现这种情况时，如果你是想在单元格中分行，则必须在单元格中输入硬回车，即按住Alt键的同时按回车键。

　　二、输入分数

　　几乎在所有的文档中，分数格式通常用一道斜杠来分界分子与分母，其格式为“分子/分母”，在Excel中日期的输入方法也是用斜杠来区分年月日的，比如在单元格中输入“1/2”，按回车键则显示“1月2日”，为了避免将输入的分数与日期混淆，我们在单元格中输入分数时，要在分数前输入“0”（零）以示区别，并且在“0”和分子之间要有一个空格隔开，比如我们在输入1/2时，则应该输入“0 1/2”。

如果在单元格中输入“8 1/2”，则在单元格中显示“8 1/2”，而在编辑栏中显示“8.5”。

　　三、输入负数

　　在单元格中输入负数时，可在负数前输入“-”作标识，也可将数字置在（）括号内来标识，比如在单元格中输入“（88）”，按一下回车键，则会自动显示为“-88”。

　　四、输入小数

　　在输入小数时，用户可以向平常一样使用小数点，还可以利用逗号分隔千位、百万位等，当输入带有逗号的数字时，在编辑栏并不显示出来，而只在单元格中显示。

当你需要输入大量带有固定小数位的数字或带有固定位数的以“0”字符串结尾的数字时，可以采用下面的方法：

选择“工具”、“选项”命令，打开“选项”对话框，单击“编辑”标签，选中“自动设置小数点”复选框，并在“位数”微调框中输入或选择要显示在小数点右面的位数，如果要在输入比较大的数字后自动添零，可指定一个负数值作为要添加的零的个数，比如要在单元格中输入“88”后自动添加3个零，变成“88 000”，就在“位数”微调框中输入“-3”，相反，如果要在输入“88”后自动添加3位小数，变成“0.088”，则要在“位数”微调框中输入“3”。

另外，在完成输入带有小数位或结尾零字符串的数字后，应清除对“自动设置小数点”符选框的选定，以免影响后边的输入；如果只是要暂时取消在“自动设置小数点”中设置的选项，可以在输入数据时自带小数点。

　　五、输入货币值

　　Excel几乎支持所有的货币值，如人民币（￥）、英镑（￡）等。

欧元出台以后，Excel2000完全支持显示、输入和打印欧元货币符号。

用户可以很方便地在单元格中输入各种货币值，Excel会自动套用货币格式，在单元格中显示出来，如果用要输入人民币符号，可以按住Alt键，然后再数字小键盘上按“0165”即可。

　　六、输入日期

　　Excel是将日期和时间视为数字处理的，它能够识别出大部分用普通表示方法输入的日期和时间格式。

用户可以用多种格式来输入一个日期，可以用斜杠“/”或者“-”来分隔日期中的年、月、日部分。

比如要输入“2001年12月1日”，可以在单元各种输入“2001/12/1”或者“2001-12-1”。

如果要在单元格中插入当前日期，可以按键盘上的Ctrl+;组合键。

　　七、输入时间

　　在Excel中输入时间时，用户可以按24小时制输入，也可以按12小时制输入，这两种输入的表示方法是不同的，比如要输入下午2时30分38秒，用24小时制输入格式为：

2:

30:

38，而用12小时制输入时间格式为：

2:

30:

38 p，注意字母“p”和时间之间有一个空格。

如果要在单元格中插入当前时间，则按Ctrl+Shift+;键。

有效性地圈出Excel表格中指定数据

大部分的老师在学生考试后会想把Excel表格中高分用红圈突出显示出来，公司统计时也许也想把特别的数据突出显示出来。

这样的要求用Excel的数据有效性就能够轻松完成。

下面我以成绩表为例讲解一下如何实现这一要求。

（注：

本例要求把语文成绩在120分以上的用红圈突出显示。

）

　　屏显操作步骤：

　　第一步：

打开成绩表→选择语文成绩→单击菜单栏上的“数据”按钮→选择“有效性”。

　　第二步：

在弹出的“数据有效性”对话框中，在“允许”一栏中选择“整数”→在“数据”下面框中选择“介于”→最小值输入0→最大值输入120→确定。

　　第三步：

单击菜单栏上的“工具”按钮→选择“公式审核”→选择显示“公式审核”工具栏。

　　第四步：

单击“圈释无效数据”按钮。

　　这样语文分数在120分以上的就被圈上了一个红圈，起到了突出显示的作用。

　　但这些圈只能在电脑中显示出来并不能打印出来。

有的老师想把它打印出来，笔者经过探索，找到一种可行的办法，下面把这种方法介绍一下。

　　打印操作步骤：

　　第一步：

选择表格→按住Shift键不放单击菜单栏上的“编辑”按钮→选择“复制图片”→确定。

　　第二步：

单击菜单栏上的“编辑”按钮→选择粘贴图片→把原数据表删除→调整一下复制的数据表的位置就行了。

　　注：

在进行第一步和第二步的操作过程中要始终按住Shift键不放，否则操作不成功。

Excel教程：

醒目标注条件单元格的设置

对于Excel表格中的不同数据，我们可以按照不同的条件和要求设置它显示的格式，以便把不同的数据更加醒目地表示出来，这就是Excel单元格中条件格式的应用。

也就是说，我们可以根据单元格中数据所满足的不同条件为单元格设置不同的格式。

那么，如果我们希望某单元格的格式根据其他单元格数据所满足的条件来进行相应设置，能不能实现呢？

当然能，在Excel2007中，用条件格式同样可以让这种希望变成现实。

　　如图1所示工作表，考试号在A列，总分成绩在G列，毕业学校则在H列，各科成绩分布在C至F列，现在我们根据指定的条件为相应单元格设置格式。

　　一、根据单条件设置

　　现在我们希望把毕业学校为“工业职专”的所有学生的考试号填充颜色，并设置字体加粗。

当然，不能进行排序等操作。

　　先选中A2单元格，点击功能区“开始”选项卡“样式”功能组中“条件格式”按钮下的小三角形，在弹出的菜单中点击“新建规则”命令，打开“新建格式规则”对话框。

　　选中“选择规则类型”列表中“使用公式确定要设置格式的单元格”项目，在“为符合此公式的值设置格式”下方的输入框中输入公式“=$H2="工业职专"”（注：

不包含外边的双引号）。

然后再点击对话框右下角的“格式”按钮，打开“设置单元格格式”对话框。

　　在新打开的对话框中点击“字体”选项卡，设置“字形”为“加粗”。

再点击“填充”选项卡，在颜色列表中点击需要的颜色，一路确定下来，关闭所有对话框。

　　最后，选中A2单元格，点击功能区“开始”选项卡“剪贴板”功能组中“格式刷”命令按钮，然后刷选A3以下至最后一行的全部单元格。

现在就可以看到，所有“毕业学校”为“工业职专”的A列单元格均实现了指定的格式。

　　二、根据多条件设置　

　　有时候用来设置格式的条件比较复杂，可能要根据多个条件来设置。

比如设置“毕业学校”为“工业职专”、G列“总分”大于等于580分的考试号所在单元格填充颜色并设置字体加粗。

那么该如何设置呢?

　　其实还是使用前面的方法，在“新建格式规则”对话框的公式输入框中输入公式“=AND（$H2="工业职专",$G2>580）”（注：

不包含外边的双引号），然后设置相应的格式。

别忘了完成后要用格式刷刷选A列其他的单元格区域，就一切OK了。

Excel填充技巧

自定义序列

　　因为在表格中填入数据时，常有如连续的月份、星期几、第几季度，或“甲、乙、丙、丁……”等等，这些数据按一定的顺序排列得十分规则，故而Excel中已把它们定义成了一些序列，在我们“自动填充”时，这些序列就自动地填充到指定的单元格区域中。

　　如Excel中将一星期中的每一天的名字定义成了一个序列：

Sun、Mon、Tue、Wed、Thu、Fri、Sat。

当在起始单元格填有“Sun”时，则可利用自动填充功能在预填充区域的单元格中按顺序循环填入Sun、Mon、Tue、Wed、Thu、Fri、Sat、Sun……

　　除“星期”序列之外Excel还定义了哪些序列呢？

通过菜单“工具/选项…”打开“选项”对话框，选择“自定义序列”标签，你就会发现它们。

　　其实，你也可以根据自己的需要，建立自己的“自定义序列”，如“部门A、部门B、部门C、部门D……”。

方法是：

1.用“工具/选项”菜单命令，打开“选项”对话框；

2.切换到“自定义序列”标签，在“自定义序列”列表框中单击“新序列”，再在“输入序列”列表框中输入新的序列，如“部门A、部门B、部门C、部门D……”。

每输完序列中的一项，都要按一次Enter键。

3.单击“添加”按钮，新序列就出现在“自定义序列”列表框中了。

4.单击“确定”按钮，关闭“选项”对话框。

　之后，只要在单元格输入序列中的某一项，如“部门A”，则“部门B、部门C、部门D……”等其它项目就可以用自动填充来输入了。

　　“序列”对话框的使用 

　　在用菜单法进行自动填充时，打开过“序列”对话框。

除用其中的“自动填充”选项达到前面提到的填充效果外，还可以应用其他选项来填充数字、日期的特殊序列。

　　1.比如，想在一个“列”的区域中填入1、3、5、7……的等差序列。

方法是：

（1）在起始单元格中输入数值1；

（2）选定包括起始单元格在内的欲填充序列的同一列单元格区域；

（3）用“编辑/填充/序列…”打开“序列”对话框；

（4）在“序列产生在”选项中选择“列”，在“类型”选项中选择“等差数列”，“步长”设定为2；

（5）单击“确定”，则在选定的区域就填好一个1、3、5、7……的等差序列。

　2.如果，想填充有关年份递增的日期序列，如1980-3-15、1982-3-15、1984-3-15、1986-3-15……，方法是：

（1）在起始单元格中输入日期1980-3-15；

（2）选定包括起始单元格在内的欲填充序列的同一列单元格区域；

（3）用“编辑/填充/序列…”打开“序列”对话框；

（4）在“序列产生在”选项中选择“列”，在“类型”选项中选择“日期”；

（5）这时“日期单位”选项可用了，选择“年”；

（6）“步长”设定为2； 

（7）单击“确定”，则在选定的区域就填好了一个想要的日期序列。

用类似的方法，可填充年份递减的日期序列，还可填充月份、日期递增（减）的日期序列。

　　用鼠标右键拖拽“填充柄”进行填充　

　　前面说过，用鼠标左键拖拽“填充柄”可以进行自动填充。

其实用鼠标右键拖拽“填充柄”也可以进行填充，当然填充形式更多样。

方法是，填好起始单元格数据，用鼠标指向填充柄，按下鼠标右键在同一行（或同一列中）进行向左、向右（或向上、向下）拖拽到预定单元格后，松开右键，这时会弹出一个快捷菜单。

　　点击相应菜单，可完成相关操作。

如点击“复制单元格”，可在鼠标拖拽的范围内，用起始单元格数据复制填充。