计算机二级msoffice知识点总结.docx
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计算机二级msoffice知识点总结
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复制和剪切
复制是将所选中的文字复制到剪贴板上，剪切是讲选中的文字复制到剪贴板上，然后，再删除掉原来的内容。
粘贴
将最近的一次复制到剪贴板上的内容粘贴到相应的位置。
对于同一个内容复制或剪切一次，可以无限次粘贴。
选择性粘贴：
粘贴链接：
将复制的内容粘贴到当前位置，并且当原文档中的内容发生变化时，此处的内容也随之而变化！
如果考试题目中涉及到当源文档内容发生变化，本文档内容随之变化的时候，我们要使用，粘贴链接为“MicrosoftExcel文档对象”。
格式刷
1、左键单击，选中要读取格式的内容，左键单击格式刷，可以复制一次格式。
2、左键双击，选中要读取格式的内容，左键双击格式刷，可以复制多次格式。
关于字体、字号和颜色
字体：
要求能够根据参考样式中的字体样式，判断是什么字体。
字号：
字号和参考样式中的字号大致一致即可，可以根据换行位置去确定字号。
颜色：
。
。
。
。
。
。
美化字体
学会修改美化字体
段落的对齐方式
Ø左对齐
Ø右对齐
Ø居中对齐
Ø分散对齐
Ø两端对齐
行间距
说明：
默认的行间距为五号字的行间距，当字体增大以后，行间距自动的增大，那么，在增大后的字体下，更改行间距可能会出现不变的情况。
缩进
段落边界到左侧的距离，成为段落的缩进量。
我们可以增大或者缩小段落的缩进量。
一般情况下，我们会设置首行缩进。
段间距
段间距是指段落与段落之间的距离，分为段前间距和段后间距，单位为行或磅。
样式
Word中预先已经设置好的一些格式的集合，我们可以直接通过套用样式对一个段落进行样式修改。
复制样式：
文件——选项——加载项——word加载项——管理器——找到相应的文档。
一级标题和标题1的区别
一级标题：
是段落的标题级别，只是一种级别的改变，并没有改变段落对应的格式和文字的格式。
标题1：
是一种样式，一般情况下标题一中的段落级别设置为一级，但是这个级别是可以修改的。
另外，在标题一中，不止有段落的级别还有段落的格式和文字的格式。
应用一种样式，其实是对相对应的文字段落的多种修改。
标题1可能是一级标题，也可能是其他级别的标题。
但是一级标题绝不是标题1
查找
在2010中查找是以导航栏的形式出现的。
替换
替换，不仅可以替换字符内容，还可以替换格式。
软回车只换行，不分段。
Shift+Enter^l
硬回车换行，分段。
Enter^p
样式的替换注意：
1.查找的对象为段落中的关键字，即含有关键字的段落都被设置成替换样式。
2.标题1，指将段落修改为标题1的样式，而标题1char表示将查找的文字修改为替换样式，段落中其他的文字格式不变。
3.注意，修改格式时，查找对象的格式为默认的无样式的格式，否则替换失败。
大纲级别
是对段落进行分级的一种方式，
定义多级列表
将列表的样式和样式集中的样式链接起来，可以自动对应用了样式的段落进行设置多级列表。
多级列表的每一级和样式必须是一一对应，但是呢不是固定的。
分页
插入分页，其实就是插入一个分页符，可以从当前光标的位置设置两个页面，如果使用回车分页的话容易造成格式改变，而如果使用分页符的话，可以避免这样的问题，因为，插入了分页符之后，两个页面就成为了独立的页面。
表格
插入表格
表格工具的选项卡
重复标题行：
当表格太长，一个页面放不下，或者由于文本的格式问题，需要跨页面显示，那么在第二个页面上的最上面一行需要加上一个标题行，就是使用重复标题行。
文本转换为表格
插入——表格——文本转换成表格
1、列数和行数，word可以根据用户选中的文本识别。
2、可以人为制定分隔符。
3、逗号，使用逗号作为分隔符的话，必须是英文输入法下输入的。
4、其他字符，可以是数字，标点符号，英文，汉字。
但是被确认的分割符，必须无歧义
插入图片
插入——图片——选择要插入的图案——插入
图片的自动换行——环绕方式
一般情况下，默认的换行方式为嵌入型，此种方式无法自由移动图片，它的位置即插入之前的光标的位置。
四周型、紧密型、穿越型方式都可以随意的移动图片的位置。
上下型的左右两边都没有文字的环绕。
衬于文字下方，作为一个底色区域来识别。
浮与文字上方，覆盖文字。
多个图片的位置和层次关系。
如果多个图片想要重叠放置，或部分重叠放置，那么建议修改环绕方式为紧密型环绕。
如果多个图片重叠放置的话，会有上下的顺序，可以通过
进行设置。
如果多个图片位置已经确定，可以通过
将多个图片组合成一个。
如果多个图片想要分散放置，并且需要对齐，可以通过使用
设置。
裁剪，可以改变图片的区域。
形状
SmartArt
图表
屏幕截图
超链接
书签
页眉
1.插入页眉：
直接点击插入——页眉——选择页眉的样式，输入页眉内容。
2.设置不同页眉：
首先要在两个页面之间插入一个分节符，在页面布局——分隔符——分节符。
分节符有两种，连续和下一页，连续的作用可以在同一个页面内放置多个分节符。
而下一页，必须是在两个页面。
打开页眉或页脚可以验证有无分节符，使用页眉和页脚工具——链接到前一条页眉，点击。
3.设置奇偶页不同。
。
4.设置自动页眉。
插入页眉后，使用文档部件中
域，找到其中的StyleRef，对应要设置页眉的样式。
即可。
页码
1.插入页码，直接使用插入——页码——找到相应的页码格式，插入即可。
2.设置不同页码，使用奇偶页不同，可以设置不同的页码。
3.起始页码，不同节之间可以使用连续的页码，也可以使用单独的页码，可以通过续前节或起始页码为进行设定。
4.页码的混乱，使用起始页码为进行调整。
主题
选中要使用的主题，直接套用即可。
文字方向
文字方向的设置，是对整个文档或者说是整个小节进行的设置，不能对部分文字设置文字方向，如果要对部分文字设置文字方向，可以有两种方式，第一，插入分节符；第二，插入文本框。
页边距
Word页面中的可编辑区域的边界到纸张边界的距离，成为页边距。
页边距的设置方法：
第一、可以通过页边距——自定义页边距——输入对相应页边距值。
第二、可以拖动标尺进行编辑。
将鼠标移动至标尺处，当鼠标样式变成双向箭头的时候，拖动鼠标，更改页边距。
页面方向
页面方向只有两种（横向和纵向）
如果要设置不同页面的不同方向，可以在页面之间插入分节符。
纸张大小
纸张大小可以设定预设的纸张的大小，如A4等，或者设置自定义纸张大小。
如果需要设置不同的纸张大小，在页面之间插入分节符。
分栏
可以对页面内容进行分栏，栏数可以人为指定。
如果要在页面内设置部分文字分栏，插入分节符，和页面方向和页面大小不同，设置分栏用的分节符，一般设置为连续。
水印
可以使用内置的水印效果，也可以自定义水印，可以是文字水印，也可以是图片水印。
页面颜色
设置页面颜色为纯色，
设置页面颜色为填充效果
渐变色，可以设置页面颜色为渐变色，需两种颜色。
纹理，每种纹理效果都有名称，使用纹理填充页面颜色
图案，图案是预制好的图案效果，分为前景色和背景色，图案样式是确定的，颜色可以自己选择。
图片，页面颜色——填充效果——图片——选择图片，找到要设置的图片。
页面边框
1、线条样式，可以是虚线，实线等，可以设置线条的颜色、粗细等。
2、艺术型，可以设置页面边框为艺术型效果，部分艺术型效果还可以更改颜色。
1、插入目录的时候，注意使用自动目录。
2、当标题样式或内容发生改变时，注意更新目录。
3、目录内容一般引用标题样式，所以必须首先设置标题，然后再自动生成目录。
4、可以设置目录包含的级别数。
脚注
1、脚注，即一个页面最下面的注释内容
2、尾注，即一个文档最后面的注释内容。
题注
指插入的对象，如表格，图片等，设置题注，用于标记。
交叉引用，设置了题注的对象，对于题注号和题注内容可以直接引用。
即交叉引用。
邮件
开始邮件合并——邮件合并分步向导——选取联系人——插入合并域——预览——生成并编辑单个文档。
选取联系人时，注意选择具有联系人信息的工作表。
使用如果。
。
。
那么。
。
。
否则，可以根据条件值设置要填充的文字
当合并完成后，使用完成并合并，可以编辑单个文档，但是注意，考试的时候保存位置必须是考生文件夹下。
Excel
Excel的扩展名是.xlsx
工作簿：
就是一个Excel文档
工作表：
一个工作簿中含多个工作表。
行：
一个工作表中包含多行，以阿拉伯数字作为标识。
列：
一个工作中纵向的成为列，以英文字符标识。
单元格：
在Excel中，一个小格子，就是一个单元格。
用行号和列号共同标识。
如：
A1.
活动单元格：
当前鼠标选中的单元格即活动单元格。
插入：
，如果系统默认的工作表个数不够用，可以使用插入命令，进行插入工作表！
删除：
删除工作表
重命名：
给工作表重新命名，可以是英文、汉字、数字等！
移动或复制：
移动工作表，，复制，移动里面没有复制的选项
如果想要进行复制，要点击“建立副本命令”。
跨工作簿的移动。
可以选择工作簿进行移动。
如果要进行跨工作簿移动，则必须两个工作簿都处于打开的状态。
可以设置工作表标签颜色。
文件
自动换行：
Excel和Word不一样的是，word提供的是页面的方式，我们可以在word的可编辑区域，输入字符等内容，但是Excel并没有可编辑区域，而是提供了多个单元格，只能在单元格内部进行编辑。
在Excel中，使用Enter换行是无效的，对一个单元格内使用回车命令，活动单元格移至下一个单元格，如果要单元格内部的内容要换行，则必须使用自动换行的命令。
合并后居中：
对于单元格的格式如果要使用两个单元格合成一个的话，那么使用合并后居中，如果不想居中，那么在设置后，可以再人为的设置，不居中！
数字
常规：
Excel文档默认的格式就是常规。
数字
即数值型，可以设置小数位数，以及千位分隔符。
货币
可以设置多国的货币样式，如人民币￥，美元$。
会计专用
注意：
设置会计专用的话，必须使用格式的设置，在设置小数位数等参数，不能直接加入货币符号，或其他符号。
日期型
包含长日期型和短日期型。
可以设置日期的显示样式。
时间
百分比
可以把一个小数显示成百分比的样式。
文本
Excel是对数据处理专用的工具，但是我们可以在单元格内输入文本，如果输入的对象为英文或中文的话，默认为文本格式，如果输入的是数字的话，默认为数值型格式。
在一个单元格中最多能够完全显示11位的数值型数据，如果一个数据多于11位，那么会自动以科学计数法的形式进行显示。
如果要显示多于11位的数字，则可以使用文本类型。
自定义
可以自定义设置单元格显示方式，以及显示的内容；如：
如果要在一个单元格里面显示日期和星期，可以在自定义设置里面的日期后面加上aaaa。
套用表格样式
从有无标题行，可以分为有标题行和无标题行
从框线上分，可以分为四周有框线和四周无框线和上下框线。
当套用了表格样式之后，会出现一个“表格工具”的选项卡，在这个选项卡里，可以对已经格式化了的表格区域进行设置。
当设置完成后，再正常编辑；如何让“表格工具”选项卡隐藏来呢？
可以使用“转换为区域”命令。
一般情况下，建议大家在套用完表格样式之后，转换为区域，否则，我们的“分类汇总”命令无法使用。
插入
删除
格式
设置行高和列宽。
如果要设置多行，需将鼠标移至行号，然后拖动选中。
进行多行设置。
填充
填充柄，活动单元格的右下角有一个黑色的方块。
称为填充柄。
拖动填充柄，可以填充单元格，横向拖动和纵向拖动都可以。
注：
1.切换递增与否，使用Ctrl键。
2.如果想要按照自己的递增方式，则可以填充两个单元格，则计算机能够自动识别，序列的增长方式，并按照此方式进行填充。
选择
如果活动单元格位于空白区域，则使用Ctrl+A可以选中整个工作表。
如果活动单元格位于已填充区域，则使用Ctrl+A只能选中已填充区域，如果要选中整个工作表，则需要按两次Ctrl+A。
数据透视表
图表
柱形图
一般情况下，使用左上角的二维柱形图中的簇状柱形图。
1、选中要创建柱形图的数据区域。
插入柱形图。
2、可以使用图表工具，设置图表名称。
3、可以设置坐标轴标题。
4、可以使用图例。
5、可以设置数据标签，即在柱形图内显示数据大小。
6、可以更改纵坐标轴的刻度和横坐标轴的刻度。
7、纵坐标轴和横坐标轴的内容，可以通过选择数据来设置。
或更改。
8、移动图表，可以把当前的图表移动至其他工作表，或新建一个单独用于存放图表的工作表。
迷你图
即在单元格内部插入的图表。
公式和函数
一、公式
公式，即在使用单元格数据进行计算的时候，可以仿照数学公式进行计算，那么单元格作为运算的对象，实际上是使用单元格内部的数据。
注意事项：
1.必须以“=”作为开头。
2.可以做加减乘除等算术运算和罗辑运算、关系运算。
3.运算符必须在英文输入法下输入
单元格选取
1、单元格的选取可以是点选或输入。
但是一般情况下，建议使用点选。
因为输入很容易出错。
2、单元格的选取还可以是框选，可以拖鼠标，将要选中的部分选中。
单元格的引用
相对引用
相对于某一个单元格，使用的单元格的值。
绝对引用
不管单元格如何变化，所引用的单元格不变。
分为完全绝对引用，和列绝对引用，行绝对引用。
一般情况下，区域使用绝对引用，单元格使用相对引用。
例：
=SUMIF（授课信息表!
$D$3:
$D$72,课时费统计表!
E22,授课信息表!
$F$3:
$F$72）
使用绝对引用可以选中要绝对引用的对象，按F4即可。
二、函数
1、sum函数
作用：
求和
使用方法：
1.=SUM（B1,B2,B3,B4）=SUM（B1,B2,B3,B4,5,TRUE）
2.=SUM（B1:
B4）=SUM（B1:
B4,5）
注意事项：
1.参数可以是单元格或数值或逻辑值。
2.参数可以点选或框选或混合参数
3.参数间用逗号隔开，并且逗号在英文输入法下输入。
2、sumif函数
作用：
条件求和
使用方法：
1.有两个参数的情况，=SUMIF（L2:
L19,">90"），第一个参数为实际求和区域，第二个参数为条件。
2.有三个参数的情况，=SUMIF（C2:
C19,"3班",D2:
D19），第一个参数为条件区域，第二个参数为条件，第三个参数为实际求和区域。
注意事项：
1.明确参数的个数，根据条件和求和区域的位置。
2.条件可以是等式，不等式，文本等合法字符串或单元格引用。
但是字符串必须用双引号括起来。
3.不等于，<>
4.=SUMIF（授课信息表!
D3:
D72,课时费统计表!
E3,授课信息表!
F3:
F72），当使用函数过程中出现跨工作表引用时，注意工作表的名称。
5.注意相对引用和绝对引用。
3、sumifs函数
作用：
多条件求和。
使用方法：
=SUMIFS（E2:
E19,C2:
C19,C4,D2:
D19,D4），第一个参数为求和区域，第二个和第三个参数限定一个条件，以此类推！
注意事项：
1.sumifs函数的参数个数肯定是奇数个。
2.参数的条件区域不能共用！
3.条件里面的等式和不等式适用于任何数据类型。
4.条件顺序可以调换！
4、Vlookup函数。
作用：
垂直查询函数
使用方法：
第一个参数为查询依据，第二个参数为查询区域，第三个参数为查询要得到的值所在的列数，第四个参数为逻辑值，其中True代表近似匹配，FALSE代表精确匹配。
注意事项：
1.第一个参数必须能够在第二个参数查询区域内的第一列找得到。
2.第三个参数为要得到的值相对于查询依据所在的列数，而并非第二个参数查询区域的总列数。
3.若非特殊或规定情况下，第四个参数为FALSE，即精确匹配。
4.一句话，根据什么，去哪里，得到什么。
5.相对引用和绝对引用。
6.可以使用定义名称。
5、If函数
作用：
条件求值
使用方法：
if（表达式1，表达式2，表达式3），首先判断表达式1的值，若表达式1的值为非0，则取表达式2的值，否则，取表达式3的值。
注意事项：
1.表达式1可以是关系表达式，算术表达式或单纯的数值等合法表达式。
2.注意if函数的嵌套使用。
6、Mid函数
作用：
截取字符串
使用方法：
mid（字符串，参数1，参数2），字符串是指将要被截取的对象，参数1是指截取的起始位置，参数2是指截取的字符串的长度。
注意：
1、截取的对象可以是字符串或数字等任何合法的字符串对象或单元格引用。
2、截取出来的数字可以当做字符串处理，也可以当做数值型数据处理。
7、AND函数
作用：
计算多个表达式逻辑与的值
使用方式：
=AND（表达式1，表达式2，表达式3.。
。
表达式n）
注意：
1、表达式可以为任意合法表达式。
2、AND函数中的参数可以为多个，但是，必须是所有的表达式都为非零的时候，函数值才为1，否则，为0.
8、OR函数
作用：
求多个表达式逻辑或的值。
使用方法：
=OR（表达式1，表达式2，表达式3.。
。
表达式n）
注意：
在OR函数中，只要有一个表达式的值为1，函数值就为1，否则，只有在所有表达式的值都为0的时候，函数值才为0.
9、Mod函数
作用：
求模函数（求余函数）
使用方法：
=mod（参数1，参数2）
注意：
1、函数值为参数1除以参数2得到的余数。
2、假设a为被除数，b为除数，如果a-x能够被b整除，则x为余数。
故余数为正数。
3、参与求模运算的参数可以是小数。
10、Rank函数
作用：
排位函数
Rank.AVG平均排位
Rank.EQ并列排位,向前取排位名次
使用方法：
rank.EQ（参数1，参数2，参数3），参数1是指要排位的对象，参数2是指要排位的区域，参数3是指升序或降序。
注意事项：
1.注意第二个参数的绝对引用。
2.注意升序还是降序
11、Count函数
作用：
统计数值型单元格的个数。
使用方法：
count（一片区域）。
12、Counta函数
作用：
统计非空单元格的个数。
使用方法：
counta（区域）
13、Countif函数
作用：
条件统计函数
使用方法：
countif（参数1，参数2）参数1是指要统计的区域，参数2是指条件。
14、Countifs函数
作用：
多条件统计函数
使用方法：
countifs（参数1，条件1，参数2，条件2，。
。
。
，参数n，条件n）
15、Today函数
作用：
返回当前的日期
16、Now函数
作用：
返回当前的日期和时间
17、Year函数
作用：
提取当前日期的年份。
使用方法：
year（参数）参数必须是日期型
18、Month函数
作用：
提取当前日期中的月份
使用方法：
month（参数），参数为日期。
19、Hour函数
作用：
提取一个时间中的小时数。
使用方法：
hour（时间）
20、Minute函数
作用：
提取一个时间中的分钟数
使用方法：
minute（时间）
21、Weekday函数
作用：
根据日期，返回星期几。
使用方法：
weekday（日期，星期排序方式）
11-周日，2-周一，3-周二
21-周一，2-周二，3-周三
22、Max函数
最大值函数，求一组数据中的最大值
23、Min函数
最小值函数，求一组数据中的最小值
24、Average函数
求平均值函数，用法同sum函数。
25、Averageif函数
条件求平均值函数，用法同sumif函数
26、Averageifs函数
多条件求平均值函数，用法同sumifs函数
27、CONCATENATE函数
=concatenate（参数1，参数2，。
。
。
。
参数n）
字符串连接函数，参数可以是多个字符串，将各参数链接起来。
&字符串连接符
非必须的情况下，建议使用函数连接，不要使用连接符。
28、Left函数
左侧截取字符串函数，
使用方法：
left（截取的对象，截取的长度）
29、Right函数
右侧截取字符串函数
使用方法：
right（截取的对象，截取的长度）
30、Abs函数
求绝对值函数
使用方法：
abs（数值）
31、Int函数
向下取整函数
使用方法：
int（小数）
7.8
7
-7.8
-8
32、Round函数
四舍五入函数
使用方法：
round（要四舍五入的数据，保留的小数位数）
保留位数
源数据
四舍五入后数据
2
123.456
123.46
0
123.456
123
-2
123.456
100
33、Trunc函数
取整函数
只保留整数部分
7.8
7
-7.8
-7
34、Trim函数
作用：
删除字符串中多余的空格。
35、Len函数
作用：
测字符串的长度
36、Datedif函数
DATEDIF函数是Excel隐藏函数，在帮助和插入公式里面没有。
返回两个日期之间的年\月\日间隔数。
常使用DATEDIF函数计算两日期之差。
Datedif（起始日期，终止日期，返回值类型）
第三个参数有以下几种情况：
"Y"时间段中的整年数。
"M"时间段中的整月数。
"D"时间段中的天数。
"MD"start_date与end_date日期中天数的差。
忽略日期中的月和年。
"YM"start_date与end_date日期中月数的差。
忽略日期中的年。
"YD"start_date与end_date日期中天数的差。
忽略日期中的年。
37、Roundup函数
作用：
向上取整函数
Roundup（参数1，参数2）
参数1为要取整的对象，参数2为保留的小数位数。
定义名称
将Excel中的一片区域，定义一个名称，在使用函数的时候，我们可以直接使用定义好的名称，而不必须去框选区域。
但是，我们在使用定义名称的时候，可以不用考虑绝对引用。
获取外部数据
1、ACCESS是一个数据库管理系统，可以直接从相关文件里面读取数据。
2、自网站。
网站上的数据，如果是以二维表的形式显示的话，我们可以直接进行导入。
3、自文本，所谓文本，是指在。
Txt文档中的数据，可以导入到Excel表中，但是在文本文档中，数据和数据之间是有间隔的，如果没有间隔的话，我们可以使用固定列宽设置。
a）确认分隔符的类型。
b）确定数据的类型。
4、XML文件是一种网页文件。
直接在根目录下选择相关的网页文件，然后导入数据。
a）一个文件的扩展名决定了一个文件的类型，但是，扩展名不同，其解码方式可能是一样的，如htm和xml。
但是有些时候，扩展名不同文件是不一样的。
在这样的前提下，如使用不同的打开方式，就会导致错
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