发文管理制度.docx

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发文管理制度

XX公司

发文管理制度

第一章总则

第一条为规范XX公司（以下简称“公司”）发文工作，提高发文效率、保证发文质量，保证文书的安全、及时传递，特制定本管理办法。

第二条公司所有文书的呈批和发文由行政人事部统一管理。

第二章行文规则

第三条公文的种类

公文类别主要有：

通知、通报、报告、请示、决定、决议、批复、函、会议纪要、总结、计划、简报、制度、规定、办法等。

第四条公文格式

公文格式一般包括：

标题、主送部门（领导）、正文、附件、发文单位（单位公章）、发文时间、抄送单位、文件版头、公文编号、机密等级、紧急程度、阅读范围等项。

（一）标题：

公文的标题应当准确、简要地概括公文的主要内容并标明发文部门、事由和公文种类。

（二）主送部门：

指公文主要送达的单位（领导）或部门，凡是向上级报送均为主送部门；一般只写一个主送部门，不得多头主送。

如需要，同时报送另一上级，可以用抄报的形式。

正式公文的主体：

文字简明扼要、条理清楚、实事求是。

（四）发文单位：

写在公文下面偏右，要写全称，如以领导个人名义行文，应冠以职务身份。

（五）发文日期：

公文必须注明发文日期，以表明从何时开始下文。

发文日期在发文部门下面向右错开，要写全年月日。

发文日期一般以签发人签发日期为准。

抄报、抄送单位：

属上级的列入抄报，平行或下级列入抄送。

（七）文件版头：

正式公文一般都有版头，版头以红色大写印上“XX公司文件”，下面加一道黑线，通常称为红头文件。

所有以公司名义下发的公文一律用红头文件形式。

公文编号：

一般包括编字、年号月号、顺序号。

（九）机密等级：

机密公文应当根据机密程度划分等级，分别注明“绝密”，“机密”，“秘密”,“普通”字样。

（十）附件：

公文如有附件，应当在正文之后，发文部门之前注明附件名称和件数。

（十一）其它：

公文排版要求详见附件。

第五条行文要求

（一）行文须严格区分公文类别，并严格按相应格式书写、排版；

（二）明确发文权限。

属于全面的、重要的方针政策性问题，以公司名义行文。

属于限定方针范围内的日常业务工作问题，以有关部门名义行文。

（三）公文由主办部门经办人拟稿，经部门主管审核、签字后交行政人事部登记。

由行政人事部送呈有关领导签发。

发文涉及几个部门的，经办部门负责组织相关部门会签后，再上交行政人事部。

第六条关于公司的公文编字

为便于公司公文的使用、保管、立卷、归档和查阅，将公司公文编字明确为：

发文部门或人员

编字

说明

行政人事部

人事任命：

XX人字

1、发文由行政人事部统一编号；

2、发文字号3号仿宋体；序号为2位；年份月份用六角括号“〔　〕”如“XX企字〔200902〕第01号”。

行政人事部

通知、通告、处罚通报及其他：

XX企字

第三章发文程序及要求

第七条发文程序包括拟稿、校对、审核、签发、用印、发文、归档等程序。

（一）公文的草拟、打印、校对

1、经办人负责公文的起草（包括录入、排版）。

草拟公文必须使用统一格式的公文稿纸（见附件），起草公文的人名、地点、数字、标点符号要准确，时间要写具体的年月日。

人名、地名、文件名称、事物名称等，不得用简称。

2、起草公文后，到行政人事部统一打印、输出。

行政人事专员负责核对公文符合公文格式后加盖“拟文专用章”。

3、公文打印后、由拟稿人校对无误后签字。

（二）公文审核

文件起草后，由经办部门负责人审核、签字。

如涉及其他部门，经办部门送相关部门会签。

把“文件呈批单”（具体格式见附件），同文件一并交行政人事部。

（三）公文的核稿

所有公文呈批前由行政人事部负责核稿。

核稿的主要内容包括：

1、文件呈批单是否填写准确，完整。

所有相关部门是否都已签字；

2、公文打印、排版格式是否符合公司要求；

3、公文意思是否表达清楚、准确。

4、如核稿不合格，行政人事部签署修改意见后交经办人重新办理。

（四）公文的呈批

1、行政人事部核稿通过后，在“文件呈批单”上填写公文编号和密级，签署处理意见。

在“发文登记表”上登记后，由行政人事部根据事情的轻重缓急，在文件呈批表上加盖“特急”和“急件”字样。

按审批权限、业务性质分类，分别呈送相关领导审批。

2、行政人事部不得积压文件，要及时呈批或下发。

（五）公文批阅

1、公司相关领导批阅文件，“特急”文件须马上批办，“急件”须当天批办。

所有文件的必须在两个工作日之内阅批完毕。

2、公司相关领导认为文稿与原意不符，由行政人事部退回拟稿人重写。

如果仅涉及文字问题，直接由行政人事部负责修改并告知拟稿人。

3、拟稿人重写后，再次送签时必须附上修改前的所有原稿。

行政人事部负责核对修改稿与原稿，确保公文严格按领导意见进行了修改，并且经办人已经告知相关部门主管。

（六）公文打印

1、公文签发后，交行政人事部部长。

行政人事部部长审查后交行政人事专员登记、打印正式文稿；打印前行政人事专员浏览文件内容，检查所打印文件的合法性，并在打印登记簿上详细登记文件名、份数、页数、经办人等，具体见《打印登记簿》；

2、对于不需要盖章的文件，在打印正式文稿后，由行政人事部填写“发文登记簿”后，进行发文，同时将一份正式文件、领导签发的原稿中的终稿、文件呈批单及该文件电子版存档备案；

3、对于需要盖章的文件详见（七）。

（七）公文盖印、登记

1、需要盖章的文件，打印后由行政人事专员履行盖章手续。

对两张以上的文件另外加盖骑缝章。

“文件呈批单”由行政人事专员留存备查，行政人事专员须在文件呈批单上签字。

2、文件盖章后，将一份正式文件、领导签发的原稿中的终稿、文件呈批单及该文件电子版存档备案。

同时由行政人事专员填写“发文登记表”后发文。

（八）发文

1、行政人事专员通知经办人到行政人事部办理文件领用手续后，由经办人携带文件外出自行办理（特殊情况下，如绝密文件须有他人陪同前往）；

2、需要以信函、特快专递或以电子邮件形式发文的，统一由行政人事专员办理。

第八条对内发文要求：

（一）对内发文采取在公司局域网上公布或加盖“对内发文章”后向相关部门发文（纸质文件）两种方式；

（二）对于在公司局域网上公布的公文，由行政人事专员通知相关人员及时上网查阅，并在发文登记簿上登记；

（三）对于确需发纸质文件的，只发复印件。

并由行政人事专员在文件上加盖“对内发文章”并复印后，通知相关部门到行政人事部办理文件领用手续，领取复印件。

第九条公文的借阅和清退按《档案管理办法》有关规定执行。

第十条公文的立卷、归档和废除按《档案管理办法》有关规定执行。

第四章附则

第十一条本制度由公司行政人事部负责解释和修订。

第十二条本制度经公司总经理办公会审议批准之日起实施。

附件一办公呈批单

文件标题

（）

文件编号

XX字〔〕号

密级

附件

拟稿人

日期

年月日

行政人事部

主管

经办部门主管

副总经理

拟稿说明

日期

文件

类别

编号

文件名

经办部门

对方单位

呈批时间

审批人

下发时间

回复确认

备注

附件二发文登记簿

附件三：

公文格式及要求

项目

性

质

字体

字号

行距（倍）

字距

页边距（cm）

用纸规格

其它注意事项及要求

标

题

正

文

标

题

正

文

上

下

左

右

草

稿

宋

体

仿宋

三

号

五

号

WPS字处理软件3毫米

标

准

2.8

2.8

1.5

6.0

A4

1.标题与正文之间空一行；

2.落款下正文之间空3空

3.每页标注页码注明：

4.落款之后注明：

注释：

（1）此件为草稿（第*稿）；

（2）拟稿人：

（签名）审核：

（签名）打印人：

（签名）

正

式

文

稿

宋体（加粗）

仿

宋

体

二

号

三

号

WPS字处理软件2毫米

标

准

3.7

3.5

2.5

2.6

A4

1.上报公文需识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧，发文字号居左空1字，签发人姓名居右字空1字；“签发人”用3号仿宋体字，姓名用3号楷体字标识；

2.正文中小标题用3号仿宋体字（加粗）；

3.每一自然段首空2格；

4.正文与附件之间空1行（附件的标注方法附件：

1、2、…）

5.公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，不得采取标识“此页无正文”的方法解决，应采取调整行距、字距加以解决；

6.每页标注页码，页码用数字格式标于页脚居中位置。

如“第3页共20页”；

7.公文装订标准左侧装订整齐，牢固不掉页，数量准确

附件四：

打印登记簿

日期

部门

经办人

文件名称

份数

页数

打印人

备注

日期

部门

经办人

文件名称

份数

页数

复印人

备注

附件五：

复印登记簿