档案管理制度草案.docx
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档案管理制度草案
一、总则
为规范公司档案的管理，确保公司档案保持清晰、易于识别及检索、保证档案的完整性及保密性，理顺工作程序，明确工作职责，杜绝资料流失，以满足公司需求和保证管理体系有效运行，特制订本制度，内容如下。
二、适用范围：
本制度适用于昆明花都农业科技有限公司（以下简称公司）的档案的收集、整理、分类、利用、及归档。
三、工作程序审批
3.1档案归档说明
3.1.1档案来源及分类
3.1.1.1公司各部门在工作活动中形成签署的，具有查考利用价值的文件材料，由公司档案管理的对口部门对档案资料进行备份管理。
3.1.1.2公司及各部门在工作活动中形成的，不用呈报董事长签署的，具有查考利用价值的文件材料，由公司综合部进行档案备份管理工作。
3.1.1.3档案的密级：
档案分一般档案和密级档案两类，档案密级分为绝密、机密二级。
绝密档案是保密档案内容的核心部分，包括在一定时期一定范围内需绝对保密的档案，一旦泄密会使公司受严重危害和重大损失的档案；机密档案是指在一定时期一定范围内需保密的档案，一旦泄密会使公司受较大危害和较大损失的档案。
3.1.1.4保存期限：
公司档案保管分为永久保管、长期保管（20年）、短期保管（5年）三种。
凡是反映公司主要职能活动和基本历史面貌的，对本公司有长远利用价值的档案，列为永久保管；凡是反映公司一般活动，在较长期时间内对公司工作有查考利用价值的文件材料，列为长期保管；凡是在较短时间内对公司有参考价值的文件材料，列为短期保管。
3.2归档时间和归档程序
3.2.1公司各部门所产生的文书档案，根据其重要程度及实际需要由其负责人审定后须随时归档。
各部门零星文书档案采取各部门平时累积、每季度一次按照各类档案的管理细则进行整理、归档。
3.2.2项目开发建设工程类档案由项目负责人审定后，于工程项目竣工后三个月内各项目资料员统一整理后有序归档。
设备仪器类档案，在开箱或安装调试后由购置部门向项目公司办公室归档。
3.2.3会计档案在会计年度结束后，暂由财务部门保管一年，一年后由财务部整理后统一向项目公司办公室归档。
3.2.4人事档案在员工离职手续办理完毕后的三个月内由档案室归档。
3.2.5声像、实物档案，在产生后及时归档。
3.2.6凡能电子化的档案，电子文件必须随其对应的材料一同归档。
3.3档案归档范围、移交时间及保存期限（建议：
可根据实际情况调整）
序号
类别
文件范围
保存期限
责任部门
移交时间规定
密级
1
行政管理
、
文书类文件
公司税务登记证、财政登记证、法人代码证等
永久
财务部
独立档案
自行保管
绝密
2
公司法人代表、经营管理负责人任职批文、简历
永久
综合部
独立档案
绝密
3
公司设立、转制、变更、年检、机构设置
永久
综合部
独立档案
机密
4
公司筹备期的可行性研究报告
永久
总经办
完成即移交
归档
机密
5
公司营业执照、组织机构代码证、资质证等相关证件
永久
综合部
完成即移交
归档
绝密
6
公司年检资信材料包括税收缴纳、验资报告、年度审计、资产评估、信用评估等
永久
财务部
独立档案
自行保管
绝密
7
公司领导班子（包括董事会、股东会、监事会和经理层）构成及机构设置材料
永久
综合部
独立档案
绝密
8
董事会、股东会、监事会会议纪要
永久
综合部
完成即移交
归档
绝密
9
法律事务、公证工作文书
长期
各部门
次年3月底前移交，6月归档
机密
10
公司规章制度、工作计划、红头文件（上、下行文），总办会、经办会及各项专题会议纪要，函、请示报告等文件
长期
综合部
完成即移交
归档
机密
11
离任、财务审计工作相关文件
永久
综合部
财务部
独立档案
自行保管
绝密
12
员工人事管理（档案），劳动合同管理，劳动工资和社会保险，员工福利、职务任免，职称评聘。
长期
综合部
独立档案
自行保管
机密
13
员工教育与培训工作、外事工作
长期
综合部
独立档案
自行保管
机密
14
医疗卫生、治安保卫、综合治理、防范自然灾害
短期
综合部
次年3月底前移交，6月归档
机密
15
公司获得的各种荣誉
永久
综合部
完成及移交
归档
无密级
16
企业文化、职工代表大会、职工团体活动
长期
综合部
完成即移交
归档
无密级
17
声像资料、外部赠送的题词、书画、文献、工艺品等
长期
综合部
完成及移交
归档
无密级
18
经
营
管
理
类
文
件
公司改革、经营战略决策等管理运行材料
永久
综合部
完成即移交
归档
绝密
19
公司年度的资金计划管理、责任制管理、各种统计表、综合性统计分析
长期
财务部
独立档案
自行保管
绝密
20
公司月度、季度的计划管理、责任制管理、各种统计表、综合性统计分析
短期
财务部
独立档案
自行管理
机密
21
公司资产管理，投资项目可行性报告（包括批复）、资本运作，对外投资，股权管理，多种经营管理，清产核算
永久
财务部
独立档案
自行保管
绝密
22
公司所有的知识产权和商业秘密及其管理
永久
综合部
独立档案
自行保管
绝密
23
商务合同正本及与合同有关的补充材料，有关的资信调查等
永久
董事会（原件）
综合部（副本）
独立档案
自行保管
机密
24
财务管理，资金管理，会计管理包括财务凭证、账单等
永久
财务部
独立档案
自行保管
绝密
25
成本价格管理
短期
成控采集部
自行保管
绝密
26
物资采购、保存、供应和流通
短期
成控采集部
自行管理
机密
27
经营业务管理，服务质量管理
短期
综合部
自行管理
机密
28
招投标管理
长期
董事会（原件）
综合部（副本）
完成即移交
归档
机密
29
项
目
管
理
类
文
件
研
发
与
营
销
项目研发、设计阶段性成果，包括可行性报告等
永久
工程部（原件）综合部（副本）
完成即移交
归档
机密
30
项目营销策划方案、市场调研报告
永久
营销部
次年3月底前移交，6月归档
完成即移交
归档
机密
31
项目广告，包括公司整体形象广告及相关报道，载体形式包括剪报、刊物、录音、录像、光盘等。
永久
无密级
32
项目销售价格方案、销售手册、销售分析、销售总结
永久
营销部
机密
33
宗地情况（自然条件、社会条件、竞争楼盘信息）
永久
总经办（原本）
综合部（副本）
无密级
34
预决算
工程三算（预算、估算、结算）审查表，工程预、结算书
永久
工程部
由成空采集部自行编号保存，待工程、合同决算后，形成移交条件交由综合部存档
机密
设计变更及工作联系单，经济签证限价资料，中标价格资料（网上投标报价或工程投标报价），甲供材料收货单，各项扣款单
并入工程预、结算书附属资料，待工程、合同决算后，形成移交条件交由综合部存档
无密级
35
设计资料
项目规划设计草案相关文件，概念设计相关文件及项目设施指导书，方案设计文本及相关文件，销售用方案设计资料，
施工图设计任务书
永久
工程部
电子文件刻录光盘会同纸质文本移交综合部存档，完成即移交归档。
无密级
各项目基础图、方案图、施工图、效果图、景观图、室内设计图、销售包装图，
各项目模型、设计修改通知，及项目设计有关的基本资料
电子文件刻录光盘会同纸质文本移交综合部存档，完成即移交归档。
无密级
37
建筑设计中标方案和单位复函
永久
工程部
完成即移交归档
机密
38
报建
项目各类政府批文，重要的往来文件，报建图纸，事务性往来函件（注：
要同时保存公司的请示、报告、去函等资料）
永久
前期部
部门留存复印件,原件即时交由综合部归档
机密
39
用地蓝线图或用地红线图，与合作方往来文件，计划立项批文，投资许可证，设计要点，付清地价款证明，命名（更名）复函，建设用地规划许可证
永久
前期部
部门留存复印件,原件即时交由综合部归档
机密
40
施工
各类设计方案批复、意见书，各类开工证明书，总平面图，建设工程规划许可证，及各类施工图审核意见
永久
工程部、前期部
部门留存复印件,原件即时交由综合部归档
机密
41
验收
各类验收证书、评估报告、勘测报告等
永久
工程部
前期部
部门留存复印件,原件即时交由综合部归档
机密
房地产权属证明，预售许可证
工程部
预测和实测报告
工程部
招标、投标资料，招投标报建过程中的审批资料及建设工程施工许可证
前期部
工程竣工图（详细见国家办法）
工程部
3.4、档案管理程序
3.4.1公司指定人员对本部门日常工作中形成的合同及文件资料进行收集，并编制部门《文件（合同）管理记录目录》，及时分类、整理、编号、汇总形成部门内部档案；
3.4.2凡是属于档案归档范围的文件，各部门留存复印件后，形成档案移交目录、填写《档案移交登记表》，在规定的时间内移交需存档部门，由相关授权人审核，最终权限人审批后方可存档。
3.4.3归档要求如下：
3.4.3.1各部门应按规定及时向需存档部门移交发生的档案材料，如有些材料还需使用，也应先立卷归档后再办理借阅手续；
3.4.3.2归档案卷的总要求是：
遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。
具体应做到下述几点：
3.4.3.3归档的文件材料种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整；
3.4.3.4在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件立在一起，不得分开；
3.4.3.5卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；
3.4.3.6卷内文件材料应按排列顺序依次编写页号或件号，装订的案卷，应统一在有文字的每页材料正面的右上角、背面的左上角填写页号；不装订的案卷，应在卷内每份文件材料的右上方编号，图表和声像材料等也应在图表上或声像材料的背面编号；
3.4.3.7按各类档案资料的保密级别、保存期限，案卷必须以规定的格式逐件填写卷内文件目录，对文件材料的题名不要随意更改和简化；没有题名应拟写题名，有的虽有题名无实质内容的也应重新拟写：
没有责任者、年、月、日的文件材料要考证清楚，填入有关项内；卷内文件目录放在卷目；
3.4.3.8声像材料应用文字标出摄像或录音的对象、时间、地点、中心内容和责任者；
3.4.3.9归档的资料应首先由责任部门经理提出保密级别、保存期限的建议，经分管领导审核后由综合部主管核定。
3.5档案资料的标识分类
3.5.1总经办、综合部负责制定各类档案分类编号管理办法，编号规则应能容易辨别出档案的密级、保存期限、责任部门、保管部门等属性。
3.5.2各部门按综合部制定的档案分类编号管理办法负责对各自保管的档案资料编号分类，并进行组卷管理。
3.6档案保密规定
3.6.1严格遵守本规定，做到不该知道的事绝不问，不该说的机密坚决不说，不该看、记的材料不看、不记。
3.6.2接收和移出档案，必须认真清点、核对交接清单。
3.6.3严格执行借阅制度，不任意扩大借阅范围，对需要出据档案证明的，要认真核对摘抄内容。
3.6.4整理档案应在办公区内进行。
不得将档案带出办公区，以防失密或丢失。
3.6.5档案、资料不准随意销毁，如需销毁应先办理批准手续。
3.6.5公司档案由专人负责管理，非管理人员不得进入，在档案室内借阅的档案，下班前必须把在借阅的档案资料入库。
3.6.6发现档案丢失，损坏要及时报告资料保管部门。
3.7档案借阅
3.7.1借阅权限：
填写《档案借阅申请表》办理借阅手续
3.7.1.1各部门因工作需要，借阅本部门的业务档案（已交由综合部保管的）需经本部门负责人、综合部负责人审核；综合部经理审批，然后到综合部填写档案调阅登记簿，方可借阅；
3.7.1.2公司各部门借阅非本部门的业务档案须经本部门负责人、档案所属部门负责人审核，综合部经理审批后，到综合部填写档案调阅登记簿，方可借阅；
3.7.1.3绝密级档案需经使用部门负责人、档案经相关授权人审核，最终权限人审批后方可借阅。
3.7.1.4借阅档案要履行借阅手续。
借阅档案原件只限在公司档案室内，不能带出或复印，必须带出档案室查阅或复印的，需依照借阅权限由相关授权人审核，最终权限人审批后方可借阅。
3.7.1.5借阅档案用完后，应及时送还，如超过借阅时间，须重新办理手续；借阅的档案交还时，必须当面点交清楚，如发现遗失或损坏，应立即报告直接上级。
3.7.4借档人必须爱护档案，不得擅自涂改、污损、勾画、剪裁、抽取、拆卸、调换、摘抄、翻印、复印、摄影，不得转借或损坏。
3.7.5外单位借阅档案，应持单位介绍信，并按档案密级经相关负责人批准后方能借阅，但不能将档案带离档案室。
外单位摘抄档案的（绝密、机密不允许复印或摘抄、拍照），需经相关授权人审核，最终权限人审批后方可借阅。
3.8档案销毁
3.8.1综合部每季度对所保存的档案进行鉴定，对于保存期限已满的档案材料，按规定进行销毁。
3.8.2对已失去利用价值的档案，销毁时，必须填写申请销毁报告，编制销毁目录，需相关授权人审核，最终权限人审批后方可借阅。
3.8.3执行销毁任务时，必须由综合部档案管理员、综合部门负责人和律师等监销人员监销，监销人不得少于二人，并在销毁目录上签字。
最后把销毁目录和审批手续文件，一并存档备查。
3.9档案柜管理规定
3.9.1档案柜实行专人管理，非管理人员未经许可不得打开。
3.9.2档案柜内的档案柜要统一编号。
做到存放有序，查找有据。
3.9.3要爱护档案，在整理、搬移、上架和提供利用过程中，要轻拿轻放，保持档案整洁，发现破损时，要及时修补。
3.9.4要认真落实防火、防盗、防尘、防潮、防强光、防虫、防鼠、防有害物体等“八防”措施。
保持档案柜内清洁。
3.9.5档案柜禁止存放与档案无关的其它物品。
3.9.6下班前或节假日，要认真检查，以防事故发生。
离开时，要注意关闭电源、关锁门窗。
3.9.7认真办理档案入库和查阅、借阅登记手续。
3.9.8案卷归还后，及时放回原处。
3.9.9每年定期对室内档案进行一次全面检查，掌握档案保管情况，为改善管理积累资料。
昆明花都农业科技有限公司
附表：
1、《文件（合同）管理记录目录》
2、《档案移交登记表》，
3、《档案借阅申请表》
4、《申请销毁报告》
文件（合同）管理记录目录
序号
文件（合同）名称
摘要
发文单位
类别
时间
页数
管理员
备注
档案移交登记表
时间：
序号
名称
类别
页数
交接部门
接收部门
交接人
接收人
交接部门负责人
接受部门负责人
综合部
分管副总
总经理
档案移交登记表
时间：
序号
名称
类别
页数
交接部门
接收部门
交接人
接收人
交接部门负责人
接受部门负责人
综合部
分管副总
总经理
档案借阅申请表
时间：
序号
名称
类别
页数
借阅部门
存档部门
借阅人人
存档人
借阅部门负责人
存档部门负责人
综合部
分管副总
总经理
档案借阅申请表
时间：
序号
名称
类别
页数
借阅部门
存档部门
借阅人人
存档人
借阅部门负责人
存档部门负责人
综合部
分管副总
总经理
申请销毁报告
申请时间
类别
页数
文件名称：
销毁理由：
申请部门
申请人
部门负责人
综合补
分管副总
总经理
升级会员 