某企业系统流程调研报告doc.docx
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某企业系统流程调研报告doc
企业系统调研报告
浙江易商软件有限公司
XX企业系统调研报告目录
第一章XX企业系统调研报告
XX企业与易商公司的这次合作，其项目实施的前提就是周密而准确的系统调研。
目前为止，我方对其公司现行体制和业务流程已进行了为期两周的调研活动。
大部分的部门和组织的流程的调查已经初步完成。
XX企业的组织结构可以参看下面的这个框架图：
我们的系统调研工作基本上以各大模块为单位展开。
第二章行政、财务模块
XX企业公司行政、财务模块包含的部门有总裁办、财务部、办公室、人力资源部、公关策划部。
本次调研过的部门有人力资源部和公关策划部。
下面分别介绍对这两个部门业务流程的分析。
一人力资源部业务流程分析
1人员录用、调动总流程图
本流程图是对人力资源部录用人员总过程的描述
2内部人员调动流程
本流程详细的描述了内部人员调动的过程
本流程所需数据文件或表单：
表单名称
表单内容
出具人
表单去向
内部人员调动申请表
申请调动及审批意见
调动申请人
提交总裁批准
内部人员调动联系单
调动过程中交接手续的办理
人力资源部
调出调入部门
公司员工调动通知单
人力资源部
财务部门
调出、调入部门
3公司员工调离流程
本流程是对公司员工调离过程的描述
本流程所需数据文件或表单：
表单名称
表单内容
出具人
表单去向
公司员工调离联系单
调离申请人
各有关部门
公司员工调动（离）通知单
每月一次通知财务人事上的变动
人力资源部
财务部
4外部招聘流程
本流程描述的是公司对外招聘的流程
本流程所需数据文件或表单：
表单名称
表单内容
出具人
表单去向
招聘登记表
应聘人员的信息
应聘人员
人力资源部
各人员需求部门
面试记录
面试过程的记录
面试人员
人力资源部
人员录用审批表
人力资源部
审批
录用员工通知单
人力资源部
财务部门
5实习、试用、见习期满考核流程
本流程是对实习、试用、见习期满的员工的考核过程的描述
本流程所需数据文件或表单：
表单名称
表单内容
出具人
表单去向
实习、试用、见习期满考核表
考核信息
人力资源部
审批
6公司员工年度考核流程
本流程是对公司员工年度考核过程的描述
本流程所需数据文件或表单：
表单名称
表单内容
出具人
表单去向
公司员工年度考核表
考核信息
人力资源部
审批
二公关策划部业务流程分析
1广告流程：
表示广告的总体流程：
2广告前期过程：
表示制定正式广告计划的流程：
在流程中涉及的表单有广告计划表
表单名称
表单内容
出具人
表单去向
广告计划表
广告媒体与广告内容
公关策划部经理
广告执行
3广告执行过程：
表示广告在执行的过程的流程：
在广告的执行的流程中涉及的表单有广告合同表，有两张表，一是与广告公司，一是与媒体的合同。
具体内容在第四流程后。
4广告后期事务：
表示广告后期的付款流程：
在广告后期中涉及的表单有付款审批表。
表单名称
表单内容
出具人
表单去向
广告合同表
（两张）
与广告公司的广告合同是广告的设计；与媒体是广告的正式出版内容
部门经理
公关策划部
付款审批表
付款的一系列手续
部门经理
财务部
5资料及礼品管理流程：
表示形成技术资料和宣传资料的流程：
在资源及礼品流程管理中涉及的表单有合同表。
表单名称
表单内容
出具人
表单去向
印刷厂合同表
与印刷厂的印刷合同
部门经理
公关策划部
6简报及内部通讯流程：
表示形成简报和内部通讯流程：
在流程中涉及的印刷合同表同资料及礼品管理流程的表单一样。
第三章市场模块
XX企业公司市场模块包含的部门有市场部、技术支持部及其他城市的分公司。
本次调研的部门是市场部和技术支持部。
下面分别介绍对这两个部门业务流程的分析。
一市场部
市场部的工作主要是在接收到的分公司合同时分别给工程部与工厂下达任务，然后由工程部进行设计，工厂进行生产。
最后在交货时与财务部核对。
正由于它的工作比较零散，故下面按它与各部门的业务流程来绘图。
1市场部与工程部的接口
i工程项目的形成
本图表明了工程项目形成的过程：
说明：
当遇到一个非常重要的客户时，虽然没有签定正式的合同，但经过评审后（谁签字还没有定），市场部向工程部下合同配置清单。
项目形成所需要的原始表单有：
表单名称
表单内容
出具人
表单去向
合同
客户信息及所需产品等信息
分公司
市场部，工程部
工程任务联系单
客户所需要的产品信息
市场部
工程分公司
工程任务联系单附件
客户所需要的产品信息
分公司
工程部
工程联系单附件（填写完的）
客户所需要的产品信息及工程部项目成员等的一些信息
工程部
市场部，分公司，工程部，用户服务部
ii工程项目的变更
本图表明了项目更改时的过程：
说明：
在项目实施过程中，工程分公司应为市场部提供《项目进展动态一览表》以及《用户信息反馈表》，以便于市场部随时调用并通知各分公司有关项目的进展。
项目变更时所需要的原始表单有：
表单名称
表单内容
出具人
表单去向
工程任务更改联系单
客户所需要的产品更改信息
市场部
工程分公司
更改合同
客户所需要的产品更改信息
分公司
市场部
工作联系单
项目更改时已审核确认信息
项目经理
市场部
联络会会议记录
项目更改时开的联络会议记录
项目经理
市场部
iii工程项目的完成
本图表明了项目完成时市场部与工程部的过程：
项目完成时所需要的原始表单有：
表单名称
表单内容
出具人
表单去向
出厂测试单
市场部
工程部
验收报告
工程部
市场部
2市场部与工厂的接口
i项目生产任务的形成
本图表明了生产任务的形成的过程：
项目生产任务形成中所使用的原始表单有：
表单名称
表单内容
出具人
表单去向
生产联系单
客户所需要的产品信息及要求
市场部
生产计划
ii工程项目的变更
本图表明项目变更的过程：
项目变更过程中所需要的原始表单有：
表单名称
表单内容
出具人
表单去向
项目更改联系单
项目更改的信息
市场部
生产计划
iii工程项目的测试
本图表明了项目测试的过程：
说明：
对于用户要求参加产品出厂前验收的项目，各分公司应在收到《测试完毕通知单》2天内以传真形式通知用户，并将用户到达的时间和人数以书面形式通知市场部。
项目测试中所需要的原始表单有：
表单名称
表单内容
出具人
表单去向
项目验收通知单
工厂
市场部
出厂测试联系单
市场部
工程分公司
测试完毕通知单
工程分公司
市场部
出厂验收报告
工程分公司
市场部
iv系统的交付
本图表明了系统交付的过程：
系统交付中所需要的原始表单有：
表单名称
表单内容
出具人
表单去向
系统发运通知单
分公司
市场部
出库清单
市场部
工厂
包装通知单
市场部
工厂
包装要求联系单
市场部
工厂
装箱清单
工厂
市场部
发货单
市场部
分公司
v客户接待
本图表明了客户接待的过程：
客户接待中所需要的原始表单有：
表单名称
表单内容
出具人
表单去向
接待联系单
分公司
市场部
接待标准
分公司
市场部
接待联系单
分公司
市场部
接待信息反馈单
市场部
分公司
3市场部与财务部的接口
说明：
1.市场部项目经办人在接到XXX项目合同后复印一份给财务部（技贸合同提供原件），并按合同情况下达《生产任务联系单》，交财务核实。
在有项目更改合同或相关的确认件后下达《项目更改通知单》。
2.市场部在接到分公司项目的《发运通知单》后，核实项目的到款情况，确认已按合同条款到达货款后填制《出库单》、《出库清单》、《包装通知单》（《包装通知单》中包含由工程分公司提供的系统附件及外配件），交财务部作进一步核实，经财务核实无误后准予系统出库。
3.财务部在收到《电汇单》后交市场部确认并备案，每个月初市场部与财务部对于项目的到款情况及开发票情况进行核实。
与财务部核实中所需要的原始表单有：
表单名称
表单内容
出具人
表单去向
生产任务联系单
市场部
财务部
项目更改通知单
市场部
财务部
包装通知单
市场部
财务部
出库清单
市场部
财务部
电汇单
市场部
财务部
二技术支持部
技术支持部主要负责四方面的工作，分别是技术支持、新行业开拓、国内外系统技术调研和市场文件规范化。
下图为技术支持部工作流程总图：
1技术支持的工作流程
技术支持工作主要是对来自各分公司、市场部的技术支持要求给予相应的支持，具体流程如下图：
技术支持过程中涉及的表单。
表单名称
表单内容
出据人
表单去向
技术支持联系单
技术支持要求
各分公司、市场部
技术支持部
支持总结单
支持情况
技术支持部
技术支持部
2新行业开拓流程
新行业开拓主要是指对于XX企业现在还没涉及但很有市场前景的行业进行可行性调查，具体工作流程如下图：
新行业开拓过程中涉及的表单。
表单名称
表单内容
出据人
表单去向
新行业开拓申请报告
申请开拓新行业
技术支持部
技术支持部、主管副总
行业开拓可行性报告
行业开拓的可行性情况
技术支持部
技术支持部、主管副总
3国内外系统、技术调研流程
国内外系统、技术调研主要指对国内外同类产品的性能、价格等的调研，具体工作流程如下图：
国内外系统技术调研过程中涉及的表单。
表单名称
表单内容
出据人
表单去向
调研审评报告
要调研的内容
技术支持部
技术支持部、主管副总
调研报告
调研情况
技术支持部
技术支持部、主管副总
4市场文件规范化流程
市场文件规范工作主要指收集国内外各行业技术规范及技术标准，招投标文件等，并进行分析比较。
然后规范各分公司技术标书的内容和形式，形成标准的XX企业技术投标书。
具体工作流程如下图：
市场文件规范化过程中涉及的表单。
表单名称
表单内容
出据人
表单去向
技术投标书
技术内容
XX企业
客户
第四章工程部
XX企业工程部主要处理工程业务，其内部分为4个部门，即工程一部、工程二部、工程三部和工程四部。
本章将对工程部的业务流程加以描述。
1工程部业务总流程
在硬件产品的调试及软件开发部分的设计并初步调试完成后，才进行出厂测试这块
2任务及设计评审：
本图表明工程任务及设计流程
该模块的评审人员组成：
设计人员，具有审核资格的人（部门经理），工程部副总经理，总公司副总工程师
如果更改要求由工程部提出的，则先由工程部发一份工作联系单去市场部，在由市场部发一份工程任务更改联系单给工程部
如果更改要求由市场部提出，市场部会给工程部发一份工程任务更改通知
任务及设计模块中所涉及到的表单：
表单名称
表单内容
出具人
表单去向
任务联系单
表明工程内容和要求
市场部
工程部
生产联系单
表明与工程有关的生产内容和要求
市场部
工程部
工作联系单
工程部要求更改工程任务的内容和要求
工程部
市场部
工程任务更改联系单
工程部要求更改工程任务的内容和要求
市场部
工程部
工程任务更改通知
市场部要求更改工程任务的单据
市场部
工程部
工程任务书
表明工程的任务
工程部
工程设计
表明工程的设计
工程部
3出厂测试块
本图表明出厂测试流程
测试报告有部门经理签字就可以了
出厂测试过程中涉及到的表单：
表单名称
表单内容
出具人
表单去向
出厂测试通知单
要求工程部进行出厂测试
市场部
工程部
出厂测试报告
表明系统的测试情况
工程部
存档及去市场部
4现场服务块
此模块中的报告由项目负责人和客户方负责人一起签定，验收如果不通过的话，项目工程人员先回公司，再等通知进行现场服务
现场服务过程中所涉及到的表单：
表单名称
表单内容
出具人
表单去向
现场服务记录
表明现场服务的内容，时间等情况
工程部
开箱验收报告
表明现场开箱验收情况
工程部
安装及联调报告
表明安装及联调情况
工程部
投运记录
表明现场投运情况
工程部
5项目交工审批
项目交工过程中所涉及到的表单：
表单名称
表单内容
出具人
表单去向
交工资料
工程中所涉及到的相关资料
工程部
用户服务部
6选择合格分供方
合格分供方的选择在业务流程中并没有体现出来，但这部分工作工程部是需要做的。
合格分供方由工程部副总及总公司副总确定,一年后分类定级。
项目交工过程中所涉及到的表单：
表单名称
表单内容
出具人
表单去向
分供方调查表
分供方资料
工程部
留待定级
初选合格分供方表
分供方初选
工程部
7
外配采购
外配过程中所涉及到的表单：
表单名称
表单内容
出具人
表单去向
外配任务联系单
工程外配任务内容
市场部
工程部
外配采购计划
表明具体的采购计划内容
工程部
外配设计书
外配任务中成套仪表的设计方案
工程部
采购合同
表明采购任务的要求
工程部
8外配合同付款审批
合同款项大于10000元必须要财务主管签字，才能办理付款手续
外配合同付款审批过程中所涉及到的表单：
表单名称
表单内容
出具人
表单去向
付款审批单
表明合同付款的要求
工程部
财务部门
第五章工厂
XX企业公司工厂分为生产技术部、供应部、管理部、制造部、质检部五个部门，主要进行产品制造、生产、检验、仓储和供应等。
调查结果如下：
一工厂流程总图
1
工厂生产管理流程图
2外部返修流程图
外部返修指已售出的产品由于故障而不能正常运行返回用户服务部或工程部，再由用户服务部或工程部要求维修的维修过程。
本图表明外部返修总流程：
3生产技术部流程图：
本图表明了形成各个生产部门的规程的流程：
注1：
包括原材料检验、检验、联调。
注2：
包括文件发找记录、生效期等文件一览。
本图表明了生产生产技术部提供卡件配置清单的过程
二工厂各任务流程图
1生产计划流程图
本图表明了制定生产计划的总过程
本图表明第三月生产计划的形成过程：
说明：
1．生产联系单必须再接到后一天内交厂长签字。
2．将第三月生产计划及调整后的下月计划交生产管理部经理审核后每月5日前交厂长签字。
3．当日完成“工作日志”。
生产计划制定过程中所使用的原始表单有
表单名称
表单内容
出具人
表单去向
生产联系单
表明需要生产的内容与要求
市场部项目经办人
生产计划
生产更改联系单
表明更改的内容与要求
市场部项目经办人
生产计划
库存半成品
库存半成品的信息
供应部
生产计划
外配采购单
需要采购的外配设备的信息
供应部
生产计划
当月或下月生产计划
当月或下月所生产的产品信息
生产计划
生产计划
在产品表
当前正在生产的产品信息
制造部
生产计划
本图表明下周作业计划形成的过程：
说明：
1．每周末统计在产品数。
2．每周五下午把下周作业计划交生产调度安排生产。
周作业计划形成过程中所需要的原始表单有：
表单名称
表单内容
出具人
表单去向
焊接周作业计划表
焊接所需的点数及完成情况
生产管理部（生产计划）
制造部（焊接人员）
焊接检验周作业计划表
焊接检验所需的点数及完成情况
生产管理部（生产计划）
制造部（检验人员）
调试周作业计划表
调试所需的点数及完成情况
生产管理部（生产计划）
制造部（调试人员）
调试检验周作业计划表
调试检验所需的点数及完成情况
生产管理部（生产计划）
制造部（检验人员）
总装周作业计划表
总装所需的点数及完成情况
生产管理部（生产计划）
制造部（总装人员）
联调周作业计划表
联调所需的点数及完成情况
生产管理部（生产计划）
制造部（联调人员）
在产品表
正在生产的产品信息
制造部
生产计划
库存半成品
库存半成品的信息
供应部
生产计划
生产计划
第三月估计生产的产品信息
生产计划
生产调度，供应部
本图表明了外配采购任务单形成过程：
说明：
外配件指生产联系单中工厂不生产的配件，如工控机，彩电等。
外配采购计划形成时所需要的原始数据有：
表单名称
表单内容
出具人
表单去向
外配库存量
目前外配库存数量
供应部（仓库）
生产计划
生产联系单
用户所需产品的信息
市场部
生产计划
外配采购任务单
需要采购的外配件的数量等信息
生产计划
供应部
临时任务单
临时需要采购的外配件的数量等信息
生产计划
供应部
本图表明了生产计划与市场部的结算过程：
说明：
“市场结算单“每月5日前交工厂财务。
生产计划与市场部结算时所需要的原始数据有：
表单名称
表单内容
出具人
表单去向
生产联系单
用户所需产品的信息
市场部
生产计划
2生产调度流程图
本图表明了生产调度的常规过程：
原材料采购入库流程图
采购计划单形成流程图：
本流程描述采购计划单的形成过程
说明：
（1）采购计划单的形成：
生产管理科出具生产计划表A0
各需求部门出具设备申购单A1
仓库记帐员出具仓库收发结存表A2
生产技术部出具发料单（配料单）A3技术指标文件A4
采购计划A5形成的具体过程：
（采购计划表每个月的10号制定）
根据A0提出需求的设备数量，加上各部门的A1提出的需申购的数量，减去仓库记帐员提供的库存量，即为所需的设备数量B0，根据A0中提出的设备型号和规格，调用生产技术部出具的A3，根据这份具体配料清单，乘以数量B0，得到需要提供的原材料数量B1，减去A2提供的库存原材料数量，即为该月的原材料采购计划。
临时采购计划表A6形成的具体过程：
（一个月中的任何时候）
需求来自A0、A1，查询A2，对照A3、A4形成原材料采购需求。
即临时采购计划单。
（2）采购计划单A5（包括临时采购计划单A6）的审核
采购计划单必须由工厂厂长审核通过方生效，其他人无权代理。
而且没有意外情况。
本流程所需数据文件或表单：
表单名称
表单内容
出具人
表单去向
生产计划表
产品生产计划
生产管理科
供应部采购员
设备申购单
各部门需采购的设备
各需求部门
供应部采购员
仓库收发结存表
仓库收发汇总情况
供应部仓库记帐员
供应部采购员
设备配料单
新品种指标文件
设备配料
指标数据
生产技术部
供应部采购员
采购计划单
根据计划形成的采购清单
供应部采购员
工厂厂长审批
临时采购计划单
根据临时需要形成的采购清单
供应部采购员
工厂厂长审批
采购员定货、收货流程图：
本流程描述采购员根据采购单寻找货源，签收货物的过程
说明：
（1）采购员订货（以下为采购员一人完成）
采购员根据生效的采购计划单A5（查看），找寻货源，定货。
一般在月底前定货完毕。
并签定定货单A7。
供方确认，发货。
（定货过程中的价格根据工厂惯例制定，签定定单，先收货，验货合格入库时才审核价格—由厂长审核。
价格合理，付货款；不合理则退货。
）
如果找不到货源，采购员将口头通知生产管理部或厂长
（2）采购员收货、验货
当供方的货物抵达时，会随货附带送货单，由采购员查点货物数量和规格，一切与定单符合后，收货。
本流程所需数据文件或表单：
表单名称
表单内容
出具人
表单去向
采购计划单
采购计划
供应部采购员
供应部采购员
定货单
供应部采购员
供应部采购员
送检货物送检及货物处理流程图：
本流程描述采购员在接收货物后，检验货物及后期处理的过程
说明：
（1）采购员填写首检单A8（首次检验此种原材料，填写收检单；以前检验过的原材料，则填写送检单），将货物送到质检部进行检验。
质检部检验后，出具检验单A9给采购员，检验合格，则采购员填写交库单A10，准备入库；检验不合格，则交库员填写退货通知单A11，退货。
（2）原材料入库
工厂厂长审核交库单，如果未通过，则采购员填写退货通知单；如果通过，采购员将交库单A10交给仓库发料员，仓库发料员查看检验单A9，仓库记帐员填写入库单A13，并且填写入库记帐单A14。
（3）付款
采购员待原材料入库后，填写财务报单A15，如果厂长同意定单的价格，付款；否则退货，采购员填写退货通知单A11。
（4）出库
发料单A在月初定，仓库领料员在月底前根据发料单A17进行原材料出库；零星领料则用领料单，由仓库管理员根据领料单A18进行原材料出库。
原材料的出库，仓库记帐员将填写出库记帐单A19。
本流程所需数据文件或表单：
表单名称
表单内容
出具人
表单去向
送检单（或首检单）
检验货物
供应部采购员
质检部
检验单
货物检验结果
质检部
供应部采购员
退货通知单
通知发货方退货
供应部采购员
交库单
货物入库
供应部采购员
工厂厂长审批
仓库发料员
入库单
入库记帐单
记载货物入库
供应部仓库记帐员
财务报单
申请付款
供应部采购员
财务部
质检部原材料检验
本图表明了质检部在检验原材料的流程。
说明：
特殊情况：
采购任务临时放行，送检原材料急用，送检原材料紧急放行。
原材料检验时所用到的原始数据有：
表单名称
表单内容
出具人
表单去向
采购计划单
计划采购的原材料信息
供应部
检验员
原材料送检单
被检验的原材料信息
供应部
检验员
合格分供方一览表
供应方原材料合格数
原材料提供商
检验员
退货通知单
不相符原材料的信息
检验员
供应部
检验单
原材料的检验结果
升级会员 