档案数字化加工项目投标书技术方案docx.docx

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一、项目需求理解程度、难点分析及解决方案

1.对本项目需求的理解

1.1对项目概述的理解

（一）项目预算理解

本项目财政预算金额为元（人民币）。

（二）项目概况理解

1.项目背景：

档案管理工作是中心各项工作的基础。

中心在日常公积金业务审批活动中，形成了大量的公积金业务档案，包括公积金归集、提取和贷款三大类业务的档案。

根据档案管理的有关要求，为实现档案的规范化和数字化管理，需对日常工作中产生的各类档案进行同步整理、扫描，形成数字档案提供查询利用，提高档案服务能力和水平。

2.项目整体情况：

中心目前保存的这些公积金业务档案资

料中，大部分均已由前台柜员打上页号；已打印文件材料清单（相当于卷内目录）。

前台柜员在办理业务时，已将该纸制档案高清拍照并保存在业务系统中；但大多

数电子影像需图像处理。

公积金业务档案类别及数量详情如下表：

档案类别预计数量（卷/份）预计每卷档案页数

公积金业务档案（包括：

归集类、

不少于450万卷

3-15页

提取类、贷款类档案）

整理、扫描场地由中标方提供，且场地的相关安保设施等需符合档案局的检

查要求；档案整理工作中的所有设备、工具、维修与耗材费用（包括卷皮、档案

盒、不锈钢装订夹、复印件等）等均由中标方承担。

（三）项目目的及目标理解

完成存量的公积金业务档案约450万卷（份）的整理、补录、补扫描及电子

影像的图像处理与复核工作。

（四）项目依据及参考标准理解

1．《中华人民共和国档案法》。

2．《归档文件整理规则》（DA/T22-2000）。

3．《档案著录规则》（DA/T18-1999）。

4．《深圳经济特区档案与文件收集利用条例》。

5．《纸制档案数字化技术规范》（DA/T31-2005）。

6．《深圳市住房公积金管理中心业务档案整理规范》。

按以上规范进行整理、

著录、扫描后的档案要达到深圳市档案馆进馆质量要求。

（五）项目采购范围理解

中标方通过人员、设备、技术、管理等，对接收的实体档案进行专业化的归

档、整理、著录、扫描等加工，形成规范的入库档案和规范的档案电子数据库。

（六）项目完成期限理解

本项目完成期限为自合同签订之日起18个月。

（七）付款方式理解

按财政委员会相关规定进行。

1.2对技术要求的理解

（一）归档、整理、扫描工作流程和服务内容理解。

1.档案接收：

要对档案资料的完整性进行检查；登记移交清单：

对档案实体内容按移交清单逐一进行清点，并登记份数与页数。

2．编档号：

对每份业务档案按档案整理要求分类编号，以方便档案的查询

利用。

3．组卷整理：

包括拆钉、粘贴、盖章、填写封皮等环节。

中标方应严格按

照《档案整理规则》（DA/T22-2000）进行整理。

4．部分著录：

在核对纸制档案的基础上，对系统内不全的档案信息进行补

录。

中标方应严格按照《档案著录规则》（DA/T18-1999）进行著录。

5．扫描：

包括部分档案的扫描处理、图像处理、二校处理、批量上载、合

卷处理等环节。

6．总体检查：

检查档案实体与电子档案管理系统内容是否一致；检查接收

记录与入库记录是否一致；检查档案整理、著录、扫描等各工序是否符合档案整

理、著录、扫描要求，是否符合深圳市档案馆进馆要求。

7．入库上架：

办理档案移交手续，点数核实后入库，按照档案类别的档案

顺序摆放在档案柜相应的位置，并做箱柜指引，以方便查询利用。

8．协助档案管理工作：

协助档案室查档、库房整理及与档案相关的其它工

作。

（二）扫描图像质量要求理解。

扫描后的原始图像需要进行优化处理，使得成品图像清晰、端正。

根据档案

扫描后的具体情况，要进行如下图像处理：

1．图像歪斜：

采用自动或手动纠偏功能，调整图像角度。

图像偏斜度不超过2度，对方向不正确的图像应进行旋转还原，以符合阅读习惯。

2．图像脏点、脏斑：

对图像页面中出现的影响图像质量的杂质如黑点、黑线、黑框、黑边等应进行去污处理。

处理过程中应遵循保持档案原貌的原则。

3．字迹洇透：

采用字迹锐化的功能，清晰字迹笔画。

4．图像深浅不一：

采用平衡功能，调整图像深浅一致。

（三）档案装订要求理解。

档案整理、扫描完成后，要进行细致认真的装订。

具体装订要求如下：

1．遵循尽可能保持档案原貌的原则，对扫描后的档案进行装订。

2．档案装订应按照历史档案原有的装订方向进行，不可更换装订的位置。

3．对于装订时某些页面必须进行折叠的情况，应以尽可能地减少折痕数为原则，能不折叠就尽量不折叠。

（四）档案装具、卷盒要求理解。

档案卷皮、卷盒的制作，参照国家档案局“DA/T24-2000无酸档案卷皮卷盒用纸及纸板”标准制作，其它装具必须符合国家关于档案整理装具的要求。

发标方将中标方提供的每一批次进货中抽检档案卷皮、卷盒、装订的装具送往相关质

检部门质检，如发现不合要求的，责令中标方更换，直到符合要求为止。

（五）主要设备及工具耗材要求理解。

1．台式电脑、高速扫描仪、复印机、打印机（Ａ3幅面）等，具体数量由

中标方根据工作量自行考虑，前述设备由中标方提供

2．设备所需工具耗材由中标方提供，符合国家关于档案扫描工具耗材的要

求；设备维修费用由中标方承担。

3．按发标方的保密、安全要求进行设备处理及网络布线，以及数字化加工

中的软硬件及网络的维护工作。

（六）数字化上传要求理解。

档案完成数字化扫描后，条目数据和原文数据都应在规定时限内由本地上传

到中心服务器；档案数字化加工应用管理软件是由发标方提供。

（七）档案整理安全保密、规范性要求理解。

将归档资料全部按规范整理、扫描入库，要求安全、保密、规范。

中标方需

提供保证档案实体和档案信息安全的具体措施和承诺，并与发标方签订保密承诺

书。

1．安全保密性：

保持资料的完整，出库入库保持一致，档案内容不得外泄。

2．规范性：

在发标方提供整理、扫描的软件环境中，中标方必须有严格的操作规范流程。

在档案的清理、整理、扫描、加工过程中，必须严格遵守发标方的相关档案管理制度，在档案的清理、扫描、加工的各个环节均应进行详细的登记，在数字化工作完成的同时建立起完整、规范的记录；经过整理、扫描的档案，保证分类清晰，条目准确，满足档案查阅的规范要求。

3．中标方由于管理不善造成档案的损坏、遗失或内容外泄，除赔偿一定的经济损失外，情节严重的送往相关部门追究其刑事责任。

具体如下：

（1）损坏一卷档案承担违约金1万元；外泄档案内容，经查实一次承担违约金

5千元；丢失档案一卷承担违约金10万元。

（2）以上情况出现，发标方有权解除合同。

（3）中标方因档案的损坏、遗失或内容外泄等对发标方造成重大损失的，按档案相关法律，追究中标方相应法律责任。

1.3对项目管理要求的理解

（一）组织实施要求理解

中标方应结合采购方的档案管理制度制定一套符合完成本项目工作实际的

档案整理管理规定及操作流程，以确保档案整理规范、符合进馆质量要求。

并要

求项目负责人和核心技术人员常驻发标方现场。

（二）项目人员安排要求理解

投标人在投标书中所写项目组成员一定是参与本项目服务的管理或者工作人员，

不得随意更改，否则视同违约。

本项目要求安排项目负责人1人，主要技术人员不少于10人，中标方需按要求确保岗位人员的稳定性。

项目负责人及主要技术人员情况将作为评分考察的重点内容。

（三）项目验收要求理解

发标方指定质检员对档案文本实体、电子数据抽样甚至逐件检查，保证质量；掌握整理、扫描的进度和数量统计。

对符合入库要求的档案由双方在入库单上签字确认，作为当批量档案整理、扫描完成的验收凭证。

项目具体验收要求如下：

1．按照深圳市档案质量标准及深圳市住房公积金管理中心对专业档案的规

范化整理、扫描要求进行整理、扫描处理，保证原档案的完整性。

2．确保在整理、扫描过程中不对档案原件造成二次损伤。

3．符合国家标准《纸质档案数字化技术规范》（DA/T31-2005）。

4．保证档案扫描图像与原件一致、整洁、清晰。

5．生成的档案扫描分辨率不低于200dpi，彩色。

6．档案扫描图像去黑边、图纸扫描图像去蓝底。

7．生成的数字化档案，分辨清晰、图像清楚、密级设置无误，满足档案数

字化的规范要求。

8．档案文本实体与档案扫描影像数据一一对应。

9．发标方按批次提供案卷给中标方。

发标方对中标方质检后的扫描图像进

行抽检，抽检率为10%。

当抽检图像合格率达到98%、发标方可提供下一批次案

卷，但中标方需对错误数据重新检查修改，直到合格率达100%；如抽检合格率

低于98%，发标方有权不予提供错误数据并且不再提供下一批案卷，发标方将该

批案卷全部退回给中标方重新检查修改，直到质检合格，由此造成的后果由中标

方负责。

（四）项目结算和违约责任理解

1．结算：

项目结算时，各类档案的中标综合单价不变，实际完成的数量发生变化时，按市政府采购相关管理规定执行。

2．违约责任：

对中标方达不到合同时限要求的，中标方承担以下违约责任：

（1）未按时限要求完成的量在100卷内（含100卷）的，违约金人民币1000

元；

（2）未按时限要求完成的量在100卷以上，1000卷以下（含1000卷）的，违约金人民币10万元；

（3）未按时限要求完成的量在1000卷以上的，违约金10万元外，解除合

同。

1.4对报价要求的理解

（一）投标单价：

本项目投标单价为公积金业务档案采购数量的整理、扫描综合单价，以实体档案卷（份）数为准。

（二）投标方所提交的《报价详细构成》必须满足以下要求：

1．明确各类档案的每卷档案整理、扫描综合单价。

2．预计数量仅为初步估计，合同执行时的最终数量以实际结算为准。

预计数

综合单价

序号

档案类别

（元/卷）

量（卷）

公积金业务档案（包括归集类、

1450万提取类、贷款类）

3．投标方所报的各类档案整理/扫描的综合单价应包括（且不限于）直接费、

间接费、设备费、设备维修费、材料费、耗材、各种管理费、利润以及税金等全

部费用。

投标方中标后不得在原报价的基础上再提出任何增加费用的要求。

4．档案单位（卷）定义：

原则上一次业务办理过程形成的文件组成一个案卷，实体按业务类别分类，并按档号顺序整理立卷排架。

无论材料多少，均以一次办文编号组卷。

5.报价币种为人民币。

1.5对注意事项的理解

1、中标人不得将项目非法分包或转包给任何单位和个人。

否则，采购单位

有权即刻终止合同，并要求中标人赔偿相应损失。

2、投标人若认为招标文件的技术要求或其他要求有倾向性或不公正性，可

在招标答疑阶段提出，以维护招标行为的公平、公正。

3、投标人使用的标准必须是国际公认或国家、或地方政府颁布的同等或更

高的标准，如投标人使用的标准低于上述标准,评标委员会将有权不予接受，投

标人必须列表将明显的差异详细说明。

4、投标人所提交的投标文件对技术参数和各项要求的响应应是列出具体内

容。

如果投标人只注明“符合”或“满足”，将被视为“不符合”，并可能严重影

响评标结果。

5、按照市档案局文件要求，本项目不得外包给有外资背景或外籍人员的公

司。

2.本项目的难点分析及解决方案

2.1难点一：

人员流动风险及解决方案

档案服务外包工作既是知识密集型也是劳动密集型产业，项目组工作人员

的稳定性成为了制约项目实施成败的关键因素。

人员业务水平不高、责任心不强及人员流动性过大等因素都有可能会导致项目失败的风险。

鸿桥集团将会从公司现有员工中，挑选最熟练、最精干的项目组人员，组成一支技术娴熟的骨干加工队伍，作为项目组的中坚力量；挑选对计算机软硬件精通的技术人员，保证加工环境的正常运作。

做好和用户的沟通工作，保证本项目的顺利开展。

根据我方人力资源政策与项目管理相关规定，项目组的任何员工辞职必须至

少提前1个月向项目经理及部门负责人提出书面辞职申请。

公司在接到员工辞职

申请后，要在第一时间由项目经理与辞职员工积极沟通，对绩效良好的员工努力

挽留，了解离职原因，反馈问题。

员工提出辞职获批准，部门将保证至少提前一

周通知客户员工离职事宜，员工应按规定办理相应的离职审批手续，首先应办理

项目的工作移交手续，项目经理应安排项目组其他人员接替其工作和职责，并经

客户方签字认可，为保证工作的连续性。

项目经理重点负责审查辞职员工以下方

面情况：

项目文档、资料、源程序、电脑、办公用品及其它公物的完全移交；

审查其了解项目机密的程度；审查其负责工作、进度、成果物移交的完整性和有效性；

其次，针对本项目的重要性特点，除采用相关福利与激励措施外，部分项

目组成员采用以下策略保证项目组的核心成员的连续性和稳定性，从而降低人员流动对项目带来的风险，保障项目顺利地成功实施。

具体策略如下：

项目经理AB角制度：

项目经理是项目管理中最重要的角色，其能力与稳定性都直接决定项目的成败。

我们除采用公司内部选拔的方式选用最优秀的人员担当该项目的项目经理一职外，将同时选拔一名项目副经理（项目主管）协助项目经理承担部分的工作。

一旦人员有变动可能性，及时调整和进行人员的补充工作，

全面确保不对项目的进程和项目质量产生不良影响。

核心岗位双兼制度：

除项目经理外，项目的关键成功因素就是项目组内的

核心岗位和成员。

这些岗位人员的稳定与否也严重影响项目的工期与成败！

因此，我们在项目角色明确分工的基础上，采用相邻岗位双兼替补制。

当某个岗位有员工流动，将从其它小组中选拔补充；

项目组成员充足略剩原则：

由于项目工期和工作量是一定的，未来如何很

好地保证和提升项目实施水平，提前完成项目，所以我司在人员构成、岗位设定上采取充足略剩原则。

即使人员流动将造成项目组成员部分岗位的临时空缺，但是不影响项目的正常运营。

而且，项目部门采用项目组成员随时流动，随时增补机制。

其选拔机制与前期项目组成员选拔方式相同。

并且，为保证新增人员迅速展开工作，在项目进行过程中，部门将同步组织项目内容学习与培训。

当项目组有员工离职时，及时寻找合适的替补人员进行工作交接。

鸿桥集团采取“定人定岗”的配置原则，决不任意调拨已确定好或者正在

实施的工作人员，最大限度确保所实施项目人员的稳定性。

如出现员工个人主动离职的情况，我方将及时进行人员补充及培训，保证项目组的人员稳定并向采购方如实汇报情况。

2.2难点二：

设备风险及解决方案

鸿桥集团公司专业从事档案整理、数字化扫描加工业务多年，对于项目必

须用的设备，有着较为充足的储备，公司配备有专门的设备维护组，不管是购置全新的硬件设备还是使用已有的设备，项目组配备有专门的硬件工程师对项目所使用的电脑、打印机及扫描仪等硬件设备定期进行维护和检修，发现问题及时维护和修理，确保所有的硬件设备性能处于最佳状态。

对项目临时出现的设备使用

问题，情况紧急的可以从就近的项目实现紧急调配，其他情况可以实现12小时内派设备维护工程师进行上门维修。

同时鸿桥集团设备维护组还配有电脑、打印机、扫描仪等备机一批，项目

上正在使用的硬件设备需要较长时间维修的，可先用备机顶替，避免因硬件检修、更换配件等问题带来的阻工误工，将由于硬件问题而造成不必要的时间浪费风险降到最低。

2.3难点三：

项目工期风险及解决方案

关于项目的工期采购方都有着严格的时间要求，没有制定好可行的工作计划

和进度安排，加上其他各种可能出现的风险因素，就很有可能会导致项目不能再

采购方要求的时间内实施完成。

鸿桥集团公司在项目组正式进驻前将会先派出项

目经理和采购方的相关负责人就项目的详细情况、具体需求等事项进行详细沟通，

并向采购方提交详细的切实可行的工作计划和工期进度安排。

在项目正式开始实

施后，在工作过程中根据实际情况对原先制定好的工作计划和进度安排不断进行

调整和改进，对各项工作进行统筹安排，最大限度地提高工作效率。

确保项目在采购方要求的时间内甚至提前完成实施。

如果项目确有工期问题，我司亦可通过从其它项目抽调增加项目人手和设备来保障本项目的工期。

2.4难点四：

项目管理风险及解决方案

鸿桥集团公司专业从事档案整理、数字化扫描加工业务多年，对项目管理有培养大量的有着实际项目管理经验的基层管理人员，同时也积累了大量的项目管理工作经验。

首先，我司对每个项目都有着岗位责任清晰明确的组织管理架构，

从项目经理到项目组所有成员都有着明确的职责划分，从组织管理、过程管理到绩效管理都有着成熟完善的管理机制，避免因管理不到位而带来的项目风险。

其次，我司对项目的日常管理也避免了部分的项目管理风险，除加强对项目组工作人员技能培训，项目成员每周需对工作进行总结，发现错误，及时进行纠正改进。

再次，有项目经理统筹安排好各个环节的人员并掌控工作进度，保证工作环节的顺利交接，提高工作效率。

最后，公司高层着手加强对项目的组织管理，及时掌

握项目进度动态和人员动态；加强对项目人员的绩效管理，引入合理的奖惩激励措施，提高员工的工作积极性；加强对项目组的过程管理，及时发现问题及时更正，避免因管理松懈和不到位而造成的效率低下，将项目管理方面可能出现的风险降到最低。

2.5难点五：

泄密风险及解决方案

档案涉及到采购方的重要信息，一旦泄密后果将不堪设想。

因此，所有的档案工作者都有责任对档案及其信息安全保持高度的警惕性。

在项目正式开始实施前鸿桥集团将组织项目组所有成员进行安全和保密意识培训，在项目正式运行后也要不定期开展安全保密培训，通过反复培训强化项目组所有工作人员的安全保密意识，杜绝意外和泄密事件的发生。

在项目实施过程中严格遵守档案加工的各项规章制度，对加工流程的各个环节进行监控，不留死角。

同时邀请采购方派出专人进行安全监督，定期展开安全检查。

多管齐下确保档案信息的安全，杜绝泄密风险的发生。

二、项目管理制度及违约承诺

1.项目管理规章制度

1.1组织实施管理规章制度及响应承诺函

本项目关于项目组织实施管理的要求为：

中标方应结合采购方的档案管理制度制定一套符合完成本项目工作实际的档案整理管理规定及操作流程，以确保档案整理规范、符合进馆质量要求。

并要求项目负责人和核心技术人员常驻发标方现场。

组织实施管理承诺函

致：

根据已收到贵方的招标编号为的项目的招标文件，我司完全理解招标文件关于组织实施管理的要求，我方承诺完全响应贵方关于组织实施要求的规定，任何因我方理解不当造成的后果均由我方承担。

承诺人：

单位地址：

为保障项目的管理规范性和操作流程顺畅，我司在多年的项目实施管理过程

中形成了依稀累的项目管理规章制度，详细如下：

1.1.1工作区域管理

工作人员在工作时间内不准会客，不到非工作场所，保持工作区域的安静，

进出工作区域时需要两人以上行动。

在工作间不允许抽烟、吃零食、大声喧哗及

做其它可能损坏档案的事情。

1.1.2实际操作管理

工作人员不能无故察看和互相议论档案内容。

工作时统一穿戴无口袋的工作服，出入工作室不得携带任何与工作相关的物品；工作过程中产生的碎纸、废光盘等工作垃圾不得私自处理，必须交由档案室值班人员统一处理。

挂包、钱包等个人物品存放在指定位置，未经档案室管理人员同意，不得将工作间任何物品带出工作间外。

1.1.3通讯及存储设备管理

现场工作人员不得携带任何手机、呼机等移动通讯设备以及软驱、移动硬盘、U盘等信息存储等设备。

项目现场外面安放专门供现场实施人员存放物品的保险柜，每人一柜。

进入现场前，需更换工作服装，存放通讯设备。

1.1.4工作日志管理

每位现场工作人员必须有每天的工作记录（时间、地点、数量等），并进行定

期检查。

项目经理每天需对每位现场工作人员的工作日志进行核实和检查。

1.1.5出入证使用管理

工作人员工作场所的出入证件由专人管理，进入工作场所由证件管理者确认

后当场发放，离开时交回。

项目严禁未经许可放入非项目实施人员，私自带非操

作人员入场纳入考核范围。

1.1.6请销假制度管理

工作人员一律由主管人员负责把关，严格请、销假制度，不得中途离职或无

故不上班，实行奖惩制度。

员工的请假（事假）需提前三天向项目经理进行申请，

经批准方可请假；项目经理的请假需提前三天向公司人事部门及采购人（用户）

负责人提出，经双方批准方可执行。

员工和项目经理的病假需书面提出申请，并

需向人事部门提供正规医院开具的相关证明文件。

员工的离职需经客户方同意方

可执行；项目经理的离职需提前一个月申请，公司批准后需报备客户方同意。

1.1.7安全保密管理制度

《安全保密管理制度》

1、档案管理人员和利用者均应树立保密观念，贯彻执行《档案法》和《保

密法》，共同保守档案机密。

2、对各类档案均应按规定的范围进行查、借阅，并严格履行手续。

查、借

阅机密档案要经主管领导批准。

3、对机密档案要严格管理，不得将机密档案私自带出档案室或外传，对机

密档案内容不得自行摘抄、拍照、翻印或复制。

4、凡涉及档案机密的人员一律不准在家庭、子女及无关人员面前谈论有关

档案机密内容，不得在普通电话、明码电报和私人通信中暴露档案机密。

5、利用者对所借档案文件、技术图纸等必须妥善保管，及时归还，不得转

借他人，不准携带公出、探亲访友、出入公共场所。

6、对保管期满、失去保存价值的档案文件要按规定销毁，不得以废纸出售

7、发生失密、泄密和档案被盗事件时，要立即报告主管领导、保密或保卫

部门，当事者要写出书面报告。

对违反保密规定、造成失泄密和被盗密者，应按

其性质及情节给予严肃处理。

1.1.8档案库房管理制度

《档案库房管理制度》

1、档案库房是保存档案的重地，非库房管理人员未经许可不得入内。

2、库房要确定具体安全负责人，负责库房内一切安全工作。

3、库房钥匙由库房管理人员负责保管，不得转借他人。

非档案人员禁止进

入库房。

4、库房内要有足够的合乎要求的档案装具，档案不得随意堆放；库房要保

持清洁整齐，注意空气流通。

5、库房内要有严格的“八防”措施（防火、防潮、防尘、防虫、防鼠、防

盗、防高温、防强光）；库房内的温度应控制在14℃-24℃之间，相对湿度应控

制在45%-60%之间，库房管理人要认真记录库房内当日的温度和湿度。

6、库房内禁止存放非档案用品及个人物品；严禁任何人吸烟和携带易燃、

易爆物品进入库房；库房内不准使用台灯、电熨斗、电暖器等电器设备；库房内

必须配备报警装置、灭火器材，并确定专人管理；灭火器材要放在固定位置，不

准随便移动，要定期进行检测；档案管理人员必须会使用灭火器。

7、库房内不准办公、开会、会客和住宿,房管理人员离开库房必须锁卷柜、

闭灯、锁门。

8、档案管理人员应定期对库房内各类档案进行清点，做好清点记录。

9、库房