食品企业管理程序文件.docx
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食品企业管理程序文件
分发号:
文件编号：
CYS/QHS2—A/0
福建省翠云山食品开发有限公司
管理体系程序文件
受控状态:
编制:
审核:
批准:
001文件控制程序2
002记录控制程序6
003管理评审控制程序9
004人力资源控制程序13
005与顾客有关的过程控制程序16
006采购控制程序19
007监视和测量装置控制程序23
008顾客满意度测量控制程序26
009内部审核控制程序28
010不合格品（潜在不安全品）控制程序33
011数据分析控制程序36
012纠正措施控制程序39
013预防措施控制程序42
014应急准备和响应控制程序44
015验证控制程序45
016产品撤回控制程序47
文件题目
文件控制程序
执行日期
2014年9月10日
编码
CYS-QHS2-001-A/0
编制
日期
替代
审核
日期
颁发部门及数量
行政部共份
批准
日期
001文件控制程序
1目的
本程序规定公司质量食品安全管理体系文件的编制、审核、批准、发布、修改等过程的要求，以确保各相关部门所使用的文件保持一致性。
2适用范围
适用于公司各部门与质量食品安全管理体系有关的文件的控制，包括质量食品安全管理手册、程序文件和作业性文件等体系文件及相关的外部文件的控制。
3职责
3.1行政管理部负责质量食品安全管理手册、程序文件、公司管理文件的管理，并建立质量食品安全管理体系《文件一览表》。
3.2技术部负责公司技术性文件（工艺文件、产品标准、生产配方等）的编制和管理；
3.2各部门负责按文件编制、审核、批准、保存的规定对各类文件进行管理，并确定文件管理人。
4工作程序
4.1文件的编制、审核、批准
文件的编制，根据文件级别要求，必要时可组成文件编写小组进行。
同一级别、类型文件的编制须保持统一的格式、风格。
编制人、审核人、批准人在原文件上签名确认，交与技术部。
4.1.1质量食品安全管理手册：
行政部组织编写，主管副总审核，管理者代表（食品安全小组组长）（总经理）批准。
质量食品安全管理手册应准确、全面和扼要地阐明公司的概况、质量食品安全方针和质量食品安全目标、质量食品安全管理体系的范围、质量食品安全管理体系过程及其相互作用、有关职责和权限、程序文件或对其引用等内容。
4.1.2程序文件：
由相关部门编写，主管副总审核，管理者代表（总经理）批准。
程序文件应包括目的、适用范围、职责、工作程序、相关文件、记录等主要内容，具体要求为如下。
a）目的：
具体阐述制定本程序文件的目的和作用或对质量食品安全管理体系的影响
b）适用范围：
具体阐述本程序所包含的管理过程或活动范围，说明其适用性。
c）职责：
具体规定负责实施该程序文件有关活动的主要部门或人员的责任和权限。
d）工作程序：
详细阐述实现程序的行动步骤和方法。
应一步一步地列出所要做的工
作，保持合理的顺序，提出值得注意的任何例外或特殊领域。
可应用流程图和使用参考资料。
e）相关文件：
应标明使用本程序文件所涉及的相关作业性文件。
也可能涉及程序文件，但在此不必列出。
f）记录：
详细标明使用该程序文件产生或使用的记录。
需要时，可附记录表格的样本。
4.1.3作业性文件：
技术部主要责任部门编写，主管副总审核，总经理批准。
作业性文件一般指各部门的工作规范、业务过程的各种作业指导书、操作规程、检验规程和试验规程、方案、服务规范、工艺卡、产品标准等。
根据控制要求的不同，可将作业性文件分为两类：
a）技术文件：
如产品标准、工艺卡、法规等。
其格式和编号等，国家、地方和行业管理部门均有明确规定或已有习惯做法，不需另行规定，使用时可直接引用。
b）其他作业性文件：
一般由有关部门针对具体的岗位或工作细节的作业活动、步骤、方法及相关资源所达到的目的和要求进行设计和规定。
作业性文件一般应包括目的、范围、工作要求、相关文件、记录等内容，具体要求为如下。
a）目的：
具体阐述制定本作业性文件的目的、作用和意义。
b）范围：
具体阐述本作业性文件所包含的过程、活动或岗位的应用范围，说明其适用性。
c）工作要求：
包括使用的设施，活动或作业步骤，部门人的职责、环境条件限制，活动或作业应达到的目标（如技术指标），检查或测量的规定，使用的文件和记录。
d）相关文件：
使用本作业性文件所引用的相关作业性文件。
e）记录：
运作本作业性文件所使用和导致产生的记录。
4.2文件的发放
4.2.1文件责任部门或文件主要责任部门负责人确定实际需要数量及发放范围，管理者代表批准后，由技术部在封页加盖红色“受控文本”章，文件颁发部门按发放编号发放并在《文件发放登记表》上登记。
质量食品安全管理手册及程序文件发放到公司执总经理、副总经理、各部门经理，作业性文件发放到各相关部门和人员。
4.2.2需要时，部门对领回的文件可进行二级分发，并填写《文件发放登记表》
4.3文件的修改
4.3.1文件需要修改时，应填写《文件更改申请、批准记录单》，审核、批准程序按4.1进行。
4.3.2文件修改的时机：
a）文件在使用过程中有不适用的地方；
b）与质量食品安全管理体系相关的标准，国家地方政府或行业法律法规发生变化时；
c）公司组织机构、业务范围和工作方式发生重大变更时。
4.3.3文件修改注意事项：
a）必须满足食品QS安全管理体系（谷物加工企业要求）CCAA0001-2014及IS09001:
2000标准和ISO22000：
2005要求；
b）文件修改后应经过必要的验证；（内审）
c）文件修改应与公司其他现行文件不发生矛盾。
4.4文件的保存
4.4.1行政部管理应保存文件的原稿及其电子文档、《文件发放登记表》、《文件一览表》及相关的记录。
4.4.2文件的使用部门应妥善保管好文件，以防文件的损坏或丢失。
4.5文件的复印
4.5.1质量食品安全管理手册和程序文件的复印必须经过管理者代表（食品安全小组组长）同意后方可进行，根据情况由行政部加盖“受控文本”或“非受控文本”印章并填写《文件发放登记表》。
4.5.2作业性文件的复印由文件使用部门根据实际需要提出复印申请，经部门经理确认、总经理批准后，由行政管理部加盖“受控文本”印章并填写《文件发放登记表》。
4.5.3加盖“受控文本”印章的文件，为现实有效，供内部使用；注明“非受控文本”的文件，可根据需要提供给供方、顾客、咨询机构、认证机构或主管部门等，此类文件不受更改控制。
4.6作废文件的销毁
4.6.1作废文件销毁时，由文件管理人员填写《文件作废申请、批准、销毁记录单》，经文件批准人同意后执行，同时通知技术部并备案。
4.6.2作废文件需保留时注明“保留”标志，由行政管理部继续保存。
保存期限由作废文件的批准人规定。
4.7文件的定期评审
各级文件的批准人每年年底组织对其所批准的文件进行评审，以保持文件的适宜性、
有效性、充分性和可操作性，必要时进行修订。
4.8外来文件的管理
4.8.1各部门负责收集与业务相关的外来文件，交行政部统一管理，行政部统一组织评价其适用性，填写《文件一览表》，对发放进行控制。
4.8.2外来文件包括与质量管理相关的ISO标准，国家、地方、行业法律法规、标准及有关管理部门的业务指导文件的最新版本等。
4.9质量食品安全管理体系文件的编号
4.9.1质量食品安全管理手册的编号
CYS—QHS1—XX
版本号
质量食品安全管理手册
公司代号
4.9.2程序文件的编号
4.9.3作业性文件的编号
CYS—QHS3—XX—XXX—XX
版本号
文件顺序号
部门代号
4.9.4部门代号
部门名称
部门代号
部门名称
部门代号
总经理
01
营销部
06
副总经理
02
技术部
07
生产部
03
财务部
08
行政部
05
5.1《记录控制程序》
6相关记录
6.1《文件一览表》
6.2《文件发放登记表》
6.3《文件更改申请、批准记录单》
6.4《文件作废申请、批准、销毁记录单》
CYS-QHP001-01——50页
CYS-QHP001-02——51页
CYS-QHP001-03、04——52页、53页
CYS-QHP001-05——54页
5相关文件
文件题目
记录控制程序
执行日期
2014年9月10日
编码
CYS-QHS2-002-A/0
起草
日期
替代
审核
日期
颁发部门及数量行政部共份
批准
日期
002记录控制程序
1目的
有效地管理记录，为质量食品安全管理体系的有效实施提供证据。
2适用范围
适用于公司使用的质量和食品安全有关的记录的管理。
3职责
3.1各部门负责本部门记录的标识、收集、编目、归档、贮存、维护、查阅和处置工作。
3.2各部门的记录使用人员，负责记录的填写。
3.3行政部负责记录的备案及监督管理。
4工作程序
4.1记录的范围
4.1.1记录是质量食品安全管理体系连续运行的证据。
4.1.2记录要将重点放在那些为实施与运行质量食品安全管理体系所需的和关于质量食品
安全方针、目标实现程度的记录上，应包括：
a）关于适用的法律法规要求的记录；
b）产品或服务的记录，产品和服务的提供过程的记录；
c）有关供方与顾客的记录；
d）测量和监视记录；
e）不合格方面的记录：
产品或服务的不合格；
f）人力资源管理方面的记录；
g）审核与评审记录；
h）纠正和预防措施方面的记录等。
4.1.3各部门根据质量食品安全管理体系对本部门的要求和4.1.2的规定明确本部门应
有的记录。
4.2记录的编号和格式
4.2.1记录的编号
CYS—QHP—XX
公司代号
4.2.2记录的格式由各部门自行设计，行政部进行形式审核，对其进行编号，以保持记录的协调、统一。
行政部对所有记录备案并建立《记录一览表》。
4.3记录的填写
4.3.1记录填写人员应做到：
a）认真填写记录、表格，字迹清楚，版面清洁，并对填写的数据负责；
b）对记录表格中要求填写的数据或其他文字都要详实填写；
c）凡属《记录一览表》内的记录，不允许使用铅笔填写，以防止随意擦改；填写时如出现错记或笔误时，由修改人签名并注明日期。
4.3.2各部门的主管负责记录使用情况的监督管理。
4.4记录的保存
4.4.1各部门记录由各部门自行归档管理。
4.4.2各部门应设置专（兼）职记录保管员，负责收集已填报的记录，并进行分类和保存。
当记录保管员发生变动时应进行记录移交。
4.4.3记录的贮存必须有适宜的场所。
4.4.4对于日常使用的记录，为便于查找区分，各部门应根据实际情况选择适当的编目方法对记录进行编目。
4.4.5记录需经有关人员批准后方可借阅，记录的借阅人应做好记录的维护工作，不得随意涂写，以保持记录的完好无损。
4.4.6公司内借阅记录应及时归还，外单位人员在离开公司前应归还所借记录。
4.4.7记录保管员应对记录进行日常检查维护，及时收回所借出记录，防止记录的损坏、变质或遗失。
4.4.8各部门记录保存期根据实际情况提出，由行政部确定。
法律法规或另有规定要求的记录按相应规定执行。
记录保存期应在《记录一览表》中予以明确。
保存期内记录保管员应确保各项记录的完好。
4.5记录的处置。
超过保存期限的记录经部门主管同意后可自行销毁。
5相关文件
5.1《文件控制程序》
6记录
6.1
《质量记录清单》
CYS-QHP002-01---
---55页
6.2
《记录归档移交单》
CYS-QHP002-02---
---56页
6.3
《记录借阅、复制登记表》
CYS-QHP002-03---
---57页
6.4
《记录销毁申请表》
CYS-QHP002-04---
---58页
文件题目
管理评审控制程序
执行日期
2014年9月10日
编码
CYS-QHS2-003-A/O
起草
日期
替代
审核
日期
颁发部门及数量行政部共份
批准
日期
003管理评审控制程序
1目的
评审公司质量、食品安全管理体系的适宜性、充分性和有效性，持续不断地改进和完善质量、食品安全管理体系，确保公司质量方针、食品安全方针、食品安全目标的顺利实现。
2范围
本程序适用于对公司质量、食品安全管理体系运行情况、改进和变更需求进行正式评审的控制。
3职责
3.1总经理负责主持管理评审会议；批准管理评审计划和管理评审报告。
3.2公司管理者代表负责编制管理评审报告；提供全面的质量、食品安全管理体系运行情况总结，批准整改/改进措施计划。
3.3管理者代表负责编制管理评审计划；针对管理评审报告中提出的各项整改/改进措施的
实施情况，组织有关人员进行跟踪和验证；提供质量方针和质量目标实施情况的报告。
3.4公司各部门经理负责准备并提供本部门主管的各过程运行情况报告；制定并实施直接与本部门有关的各项整改/改进措施。
4工作程序
4.1评审频次
4.1.1公司每年进行1次管理评审，通常在内部审核结束后的4~6月内进行。
4.1.2当公司的质量、食品安全管理体系发生重大变化、产品结构发生重大调整、市场战略及社会要求或环境条件发生变化时，可由总经理提出随时召开管理评审。
4.2评审人员
4.2.1管理评审由管理者代表（食品安全小组组长）负责组织。
由公司技术部做好与管理评审有关的各项准备工作。
.2.2参加管理评审的人员通常有：
管理者代表及各部门负责人。
4.2.3必要时，由总经理决定是否需要增加参与管理评审的人员。
4.2.4每次管理评审的参加人员，在管理评审计划中作出具体规定。
4.3管理评审计划
4.3.1由管理者代表按每次管理评审的目的和要求编制管理评审计划，并填写“管理评审计划”。
管理评审计划的内容包括：
评审目的、评审内容、评审人员和时间安排等，报总经理批准。
4.3.2在实施管理评审前2周，由行政部负责将管理评审计划下发给参加管理评审的有关人员。
4.3.3管理评审计划的审批及1份正文由技术部归档保存。
4.4管理评审的输入
管理评审的输入包括：
a）审核结果：
包括各种审核（如第一方、第二方、第三方审核）的结果；
b）顾客反馈：
包括顾客满意的测量结果；与顾客沟通的结果；
c）各部门质量、食品安全管理体系运行情况总结；
d）产品质量和符合性：
包括过程测量和监控、产品测量和监控的结果；
e）预防和纠正措施的实施情况；
f）上期管理评审后采取措施的情况和有效性；
g）可能影响质量食品安全管理体系的变化，包括组织内外部环境的变化；
h）资源的需求和改进的建议。
4.5管理评审的实施参加管理评审的人员在签收到管理评审计划后，依据评审目的和评审内容，通过调查研究、分析有关的记录，在2周内，准备好需提交的资料。
通常情况下，各部门/人员按以下分工，准备管理评审所需的各类总结性报告和有关资料。
技术部准备有关审核结果、生产部准备有关产品质量的符合性、营销部准备有关顾客满意度调查结果。
4.5.1总结报告／评审资料的准备
a）预防和纠正措施的实施情况、上期管理评审后采取措施的跟踪情况和有效性等汇总分析报告；
b）营销部提供销售情况、提供市场分析及顾客反馈汇总分析报告（售后服务部份）；
c）各部门按职责分工，针对质量、食品安全管理体系中各主管过程，提供相应的运行情况报告。
同时，各部门应针对公司内外部环境变化对质量、食品安全管理体系的影响、质量改进需求以及由此产生的质量体系改进和变更需要，提交相应的报告。
d）管理者代表（食品安全小组组长）准备全面的质量、食品安全管理体系运行情况报告。
4.5.2总结报告／评审资料的提交4.5.2.1各部门准备的主管过程运行情况报告应于管理评审实施前1周准备完毕提交给管理者代表（食品安全小组组长），管理者代表（食品安全小组组长）在此基础上，在管理评审实施前准备好全面的质量、食品安全管理体系运行情况报告。
4.5.2.2各部门／人员准备的各总结报告／管理评审资料，应按管理评审计划中所确定的参加本次管理评审的人数，准备相应数量的报告／资料，提交管理评审，并另外准备1份交技术部归档保存。
4.5.3召开管理评审会4.5.3.1本公司所进行的管理评审通常以会议的形式进行，管理评审会由执行总经理主持，行政部负责会议的准备工作，做好会议签到和会议记录并予以保存。
4.5.3.2参加管理评审会的人员应按管理评审计划的安排，对所提交的报告／资料进行逐项的分析和讨论，确定不合格／改进项目，并进行原因分析，提出相应的整改／改进措施计划和要求，落实责任部门。
4.5.3.3由技术部按管理评审会的分析和讨论结果，填写“整改／改进措施报告”包括责任部门、整改项目陈述、整改/改进措施计划和要求。
该报告1式2份，1份由技术部留存，1份经管理者代表（食品安全小组组长）填写整改／改进措施计划批准一栏后，下发给相应的责任部门。
4.6管理评审输出。
4.6.1管理评审输出应包括以下各方面：
a）质量、食品安全管理体系及其过程的改进决定和措施；
b）产品改进的决定和措施，对现有产品符合要求的评价，包括是否需要进行产品、过程审核等评审内容相关的要求；
c）资源需求；
d）食品安全管理体系（包括质量方针和质量目标）的评价结论。
4.6.2管理评审结束后3日内，由管理者代表（食品安全小组组长）根据管理评审输出结果的要求进行总结，编写出“管理评审报告”。
其内容包括：
评审目的、评审日期、评审内容、评审时间、组织人、参加人员管理评审综述等。
4.6.3管理评审报告经总经理审批后，由技术部负责在管理评审结束7个工作日内，分发给参加管理评审会的有关部门/人员，并做好发放记录。
4.7整改/改进措施的实施与跟踪
4.7.1各责任部门按要求制定并实施相应的整改/改进措施并完成后，在“整改/改进措施报告”中“整改/改进措施实施情况”一栏填报实施情况，报技术部。
4.7.2技术部按照反馈回来的“整改/改进措施报告”后，一同与有关人员对责任部门的整改/改进措施的实施情况及其有效性进行验证，并负责的整改/改进措施由管理者代表（食
品安全小组组长）负责验证。
4.7.3对验证不符合要求的，应重新执行本程序的有关规定。
4.8技术部负责按《记录控制程序》的有关规定，保存与管理评审有关的记录。
“整改/改进
措施报告”中“整改/改进措施实施效果”一栏签署意见。
4.9由管理评审所引起的文件更改执行《文件控制程序》。
5相关/支持性文件
5.1
《记录控制程序》
5.2
《文件控制程序》
6
记录
6.1
《管理评审计划》
CYS-QHP003-01----
--59页
6.2
《管理评审报告》
CYS-QHP003-02----
--60页
6.3
《整改/改进措施报告》
CYS-QHP003-03---
---61页
6.4
《会议签到表》
CYS-QHP003-04--
---62页
文件题目
人力资源控制程序
执行日期
2014年9月10日
编码
CYS-QHS2-004-A/O
起草
日期
替代
审核
日期
颁发部门及数量行政部共1份
批准
日期
004人力资源控制程序
1目的
通过对所有与质量有关的人员实施有效管理并提供适宜培训，确保其能胜任本职工作，特制定并执行本程序。
2范围
本程序对人员的能力要求、资格考核、培训计划的制定与实施、培训效果评价以及人员档案的管理等作出了具体规定。
本程序适用于公司所有与质量有关人员以及相关的供方人员的管理
3职责
3.1负责编制《岗位工作人员任职要求》负责公司培训计划的编制及计划的实施。
3.2总经理批准《岗位工作人员任职要求》批准公司年度培训计划。
4工作程序
4.1人员安排
4.1.1行政部根据各岗位的要求编制《岗位工作人员任职要求》。
4.1.2《岗位工作人员任职要求》经审批后，作为行政部选择、招聘、安排人员的主要依据。
4.2培训要求
公司应给员工提供培训的机会，通过培训具备相应的知识，这些知识与技能和经验相结合使员工具备相应的能力；同时，通过培训使每位员工意识到自己工作对质量、食品安全管理体系的重要性和各种活动之间的关联性，为实现公司的质量目标做出贡献。
4.2.1对下列人员进行培训：
a）各类管理人员；
b）新进厂职工在上岗前、转岗或不能胜任本岗位需求的；
c）岗位操作工及国家相关法律法规要求应具备相应资格的人员，如司炉工、化验员、
质检员、内审员、食品安全小组成员等；
4.2.2培训内容：
a）有关质量的国际标准和国家标准；
b）管理手册、质量、食品安全管理体系程序及其支持性文件；
c）统计技术应用；
d）专业技术基础知识及操作技能等。
4.2.3与质量、食品安全有关的下列人员，须经资格考核、持证上岗：
a）化验员、计量员、生产线作业人员健康证（国家部门发证）；
b）质检员（公司发证）；
c）内审员（公司授权）；
4.3培训计划
4.3.1各部门每年2月底前，结合本部门人员情况和实际工作需要，填报“培训需求计划”报行政部。
4.3.2行政部依据各部门的“培训需求计划”并结合公司工作需要，于每年3月底前制定公
司的“年度企业培训计划”，报总经理批准后实施。
4.3.3培训计划内容包括：
a）培训目的、对象、培训科目、培训课时及考核发证要求；
b）培训的具体安排，如教材、师资、场地等。
4.3.4公司选派人员到社会培训机构进行外部培训时，由行政部推荐学员名单，经总经理批准后由行政部列入“年度企业培训计划”。
4.4实施培训
4.4.1行政部根据公司年度培训计划的要求，做好聘请教师、准备教材、落实学员、安排培训地点、落实教学用具的培训费用等准备工作。
4.4.2培训期间，行政部负责做好考勤、管理、协调工作。
4.4.3培训结束后，由行政部会同培训教师对参加培训的学员进行考试、考核、并作出合格与不合格的评价。
行政部负责将每次培训和学员取证情况填写在“培训记录表”上，并通报给相关部门和人员。
行政部按规定向培训合格者发证，并加盖公司印章后生效，即可持证上岗。
对不合格者，待岗再培训，若经考核仍不合格者作转岗或下岗处理。
4.4.4当培训计划由于各种原因不能如期进行时，总经理批准，对培训计划进行适当调整。
4.4.5在外培训开始前，行政部负责与培训单位联络，落实好外培训事宜，及时通知培训人员做好准备，按时参加培训。
培训结束后，参加培训人员要将培训取得的毕（结）业证书交行政部，登记在“培训登记表”上。
培训不合格者，费用自负；再次培训不合格者作下岗处理。
4.4.6需要时，行政部负责组织对供方
升级会员 