Excel基本应用学习资料.docx

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Excel基本应用学习资料

Excel基本应用讲义

（一）

1．Excel入门知识

1.1功能及作用

Excel称电子表格，是使用广泛的个人和单位数据管理、分析、统计、汇总的重要工具。

其功能：

⑴制作数据表格；

⑵制作各种类型的图表；

⑶数据运算（公式、函数和数组）；

⑷数据处理，包括外部数据的处理，处理方法灵活多样，如排序、筛选、分类汇总、透视表、单双变量模拟运算、方案等；

⑸数据有效性检查。

1.2主界面认识

1.2.1菜单使用及Word不同处。

1.2.2工具栏。

Ø工具栏的显示和隐藏：

视图→工具栏→点击；

Ø工具栏上除了Word具有的命令按钮外，Excel专用的工具栏有自动求和、粘贴函数、升序和降序排序四个按钮。

Ø工具栏的移动和定位。

用鼠标拖动移动工具栏，双击或拖动到菜单下可以定位。

Ø自定义工具栏：

视图→工具栏→自定义/右击工具栏→快捷菜单→自定义/工具菜单→自定义。

对话框中三个标签，如图1所示。

（图1自定义对话框）

✧工具栏标签的选择中打√显示/取消√隐藏工具栏；

✧点击“新建”按钮，可以按照自己的习惯和爱好，自定义一个或多个新的工具栏。

新建工具栏后，可以将命令标签中的需要的命令拖动到新建的工具栏上。

✧在命令标签中，可以将菜单命令拖动到常用工具栏上；

1.2.3格式栏

格式栏除了与Word相同的按钮外，Excel格式按钮有专用的按钮，如：

跨列居中、货币样式、百分比、千分位符号、增加小数位、缩小小数位、减少缩进量、增加缩进量、边框、底纹颜色、字体颜色等数字格式按钮。

使用方法：

选择单元格或区域，点击需要设置格式的按钮。

1.2.4编辑栏

单元格栏/函数栏，公式编辑栏。

1.2.5状态栏

非常有用的是自动计算功能

1.3．使用帮助

方法如下:

ØF1调出“搜索”对话框/点击工具栏上的“MicrosoftExcel帮助”按钮，ESC键取消。

Ø右击OFFICE助手，快捷菜单。

Ø右击OFFICE助手→选项→取消“使用OFFICE助手”选项后，F1键，出现常见的帮助窗口。

ØShift+F1键→单击某一处

2.文件管理

2.1建立文件

2.1.1快速建立文件

新建按钮/Ctrl+N/，建立的文件默认文件名“BOOK1…”，称为工作簿，每个工作簿有Seet1、Seet2、Seet3三个工作表。

2.1.2利用已有的模板建立文件

文件→新建，有3个标签：

常用：

有一个“工作簿”通用模板，与快速建立文件的模板是同一个。

电子方案表格：

常用的专业模板文件，如果没有安装，只是一个图标，需要插入安装光盘，点击自动安装，即可使用。

其他文档：

一般只有一个地址模板。

2.2打开文件

Ø打开按钮/Ctrl+O/文件→打开。

Ø注意打开对话框中的左、上方的按钮和工具。

Ø选择文件后，“打开”按钮激活，点击按钮右面的三角下拉菜单：

✧以副本方式打开：

对原来的文件将不做修改；

✧以只读方式打开：

打开文件后不能对之进行修改。

2.3文件保存

2.3.1保存

保存按钮/Ctrl+S/文件保存。

2.3.2另存为

可同复制功能；文件更名；更改文件格式。

2.3.3另存为Web页

用IE浏览器浏览。

2.3.4保存工作区

如果打开了多个工作簿文件，各个文件都在不同的窗口打开，且每个文件的设置不同，显示和计算方法不同，可以用保存工作区的方法。

打开时，原来使用的该工作区的文件按照原设置打开。

工作区文件扩展名为.XLW。

2.4搜索文件

如果找不到要打开的文件，可以在打开对话框中而不用Windows中的搜索命令来查找文件。

方法：

打开→文件名处输入文件名或部分文件名→工具→查找→按要求操作。

2.5发送电子表格文档

在Excel中可以将电子表格通过网上直接发送给有关人员。

方法两种：

（1）作好文档后，点击工具栏上的“电子邮件”（第4个）按钮→出现OFFICE帮助对话框。

（2）文件→发送。

发送邮件可以有两种方式：

以正文形式/以附件方式。

2.6窗口使用

2.6.1新建窗口

其目的是对较大的表格进行多窗口操作，多个窗口显示的仍然是一个文档。

窗口→新建。

标题栏中显示文件名:

XXX:

1、XXX:

2。

各窗口可以显示一个文档的不同区域，对于编辑十分方便。

2.6.2隐藏/取消隐藏窗口

（1）用最小化按钮隐藏/显示窗口；

（2）窗口→隐藏/取消隐藏命令功能。

打开的一个或多个直到全部文档可以隐藏。

取消隐藏时，在对话框中选择要取消隐藏的文档。

2.6.3窗口的拆分与重排

1．窗口拆分

在处理大表格时，数据的录入不方便，可以将窗口拆分为两个或四个窗口，可以使用任意一个窗口处理数据。

⑴拆分

点击要拆分位置的列或行标签→窗口→拆分，出现竖排或横排的两个窗口。

点击要拆分位置的某个单元格→窗口→拆分，出现上下左右四个窗口。

⑵使用

每个窗口都有滚动条，可以拖动；

要重新分布窗口位置，将光标放在窗口的分隔线上，成夹子后，左键按住拖动。

2．取消拆分

窗口→撤销拆分窗口。

3．窗口重排

在打开多个文档时，要同时看到，可以：

窗口→重排窗口→可以选择：

平铺/水平/垂直/层叠等方式。

4．冻结窗口

与拆分窗口相似。

选择行号/列号→窗口→冻结窗口→出现黑线。

被冻结的上部/左部窗口是不能移动的，而其他窗口可以移动。

给录入数据带来方便。

3．工作表操作

3.1工作表基本操作

3.1.1工作表默认数量

工作簿是一个独立的文件，是由工作表组成的。

Excel2000默认一个工作簿3个工作表：

在左下角有三个标签，分别为Seet1、Seet2、Seet3，点击即可切换到该工作表进行操作。

如果需要增加/减少默认数量，按如下设置：

工具→选项→常规→对“新工作簿内的工作表数”右边的数量进行修改→确定。

关闭Excel，再启动时，按设置的数量建立工作表。

3.1.2插入工作表

点击选择要插入新工作表的位置→插入→工作表，即在选择的工作表前插入一个新的工作表，名称默认为“SeetX”。

3.1.3移动、复制及删除工作表

移动工作表：

用鼠标拖动要移动的工作表标签，光标处有一个纸形图，拖动时有一个黑三角随着拖动而移动，到新的位置放开。

复制工作表：

按Ctrl+鼠标拖动要复制的工作表标签，光标处有一个纸形图上面有一“+”号，拖动时有一个黑三角随着拖动而移动，到新的位置放开，即复制了一个工作表副本，名称为“XXX

（2）”。

删除工作表：

点击选择要删除的工作表标签→编辑→删除工作表→在对话框中点“是”，即删除了工作表。

注意：

此删除是不可逆的。

3.1.4工作表更名

更名是为了方便操作。

双击工作表标签/右击工作表标签→重命名→工作表标签出现反白，输入新的名称→点击任意外/回车确认。

3.1.5工作表隐藏/取消隐藏

点击要隐藏的工作表标签→格式→工作表→隐藏。

练习操作文件：

隐藏工作表。

3.2录入数据

工作表由单元格组成，录入数据是在工作表的单元格中进行的。

每个工作表共有256列，默认由A~Z重复组合为列名称；有65536行，由数字组成。

用Ctrl+四个箭头可以直接移动列行的结尾处。

单元格名称由列和行号组成，点击选择在编辑栏左边第一个框中显示。

3.2.1设置数据格式

录入的数据是有类型的，所以在录入数据前，一般要设置数据的格式。

Excel表格中主要的数据格式有：

数值、货币、会计专用、日期、时间、百分比、分数、文本，另外可以根据特殊需要设置特殊和自定义类型。

设置格式的方法：

选择区域/列→点击格式栏上的格式按钮/格式栏格式→单元格→数字标签→分类：

选择分类，再选择类型→确定。

比如，在Excel中数值一般输入11位，超过的将会用科学记数法显示或显示为0。

身份证号是15~18位的，就需要设置为文本格式。

3.2.2录入和修改

单元格中可以录入数字、货币、文字、符号、日期、逻辑等类型的数据，带可以是声音、音乐或照片、图形等。

1．点击单元格，输入数据。

按TAB键向右跳一单元格，回车到下一单元格。

回车后光标方向控制，可以按如下设置：

工具→选项→编辑标签→在“按Enter键后移动方向：

”右边选择“向下/向右/向上/向左”→确定。

2．二次在该单元格录入为覆盖式修改，双击/F2为插入式修改。

3．录入数据时，如果没有设置单元格的数据格式，录入1/2回车，默认为日期1月2日。

可以照此方法录入“01/2”为数据型，居右放置；“’1/2”为文字型，居左排列。

3.2.3快速录入

1．序列录入

Ø1、2、3……序号录入方法；

Ø季度、月份、甲乙丙丁等录入；

Ø相同内容的单元格内容的录入；

Ø自定义序列录入方法；

2．填充序列录入

编辑→填充→序列

练习操作文件：

序列输入。

3.3．有效数据设置和检查

1．设置数据录入有效性检查过滤。

在输入数据时进行检查，防止无效或错误数据的录入。

方法：

选定区域→数据→有效性→设置→在“有效性条件”下，设置“允许”数据的类型→设置数据有效范围→在“输入信息”标签中，设置输入数据时自动提示的标题和内容→在“出错警告”标签中，输入录入数据出现错误时，提示的警告图标和标题说明文字→确定。

2．可以利用“条件格式”方法对录入后的数据进行有效性进行检查。

格式→条件格式→在条件格式对话框中设置数据范围或条件→格式→设置字体、边框、底纹→确定。

使符合条件的数据有了特殊格式，以便于对数据的检查。

3.4表格修改及数据格式化

3.4.1修改表格

1．插入/删除行、列和单元格

插入行列：

选择一行或多行/一列或多列→插入→行/列，在选择的行列前插入一行或多行/一列或多列。

插入单元格：

选择单元格→插入单元格→选择意义如下：

Ø选“整行”----插入的是行，如同插入行；

Ø选“整列”----则插入的是列，如同插入列；

Ø选择“活动单元格右移”----则插入的单元格在选择的单元格的左侧；

Ø选择“活动单元格下移”----则插入的单元格在选择的单元格的上面。

删除行列：

选择要删除的一行或多行/一列或多列→编辑→删除。

2．设置行列的高度及宽度

手动拖动：

光标对准行/列线成为“+”开关，左键按住不放拖动；

自动调整：

在录入数据后，光标对准行列线成为“+”形状，双击，自动按数据内容调整；

菜单方式：

选择行/列→格式→行/列→行高/列宽→输入值→确定。

最适合的行高/最适合的列宽，是系统自动按照录入的数据进行调整。

练习操作文件：

表格设置。

3.隐藏行列

选择要隐藏的行/列→格式→行/列→隐藏。

取消隐藏：

选择隐藏行/列的前面行/列→格式→行/列→取消隐藏。

练习操作文件：

隐藏工作表。

4．单元格对齐方式

⑴选择一个或多个单元格→点击格式栏上的“左对齐”、“居中”、“右对齐”、“跨列居中”。

“跨列居中”是将多个单元格合并为一个单元格进行对齐处理。

⑵选择一个或多个单元格→格式→单元格/右击→设置单元格格式→对齐标签→设置“文本对齐”下的“水平对齐”、“垂直对齐”的方式。

“水平对齐”下的“跨列居中”，其功能是将行方向的多个单元格作为一个单元格设置对齐方式，但是单元格并不合并。

与“合并单元格”和工具栏上的“跨列居中”按钮不同。

“文本控制”下的选项含义如下：

自行换行：

当内容超过单元格宽度时，自动换行。

强制换行：

Alt+回车。

缩小字体填充：

当内容超过单元格宽度时，将字体调小以适应。

合并单元格：

同工具栏上的“跨列居中”按钮。

3.4.2表格格式化

1．设置表格边框

选择表格区域→格式→单元格→边框→选择“线条”下的样式、颜色→点击“预置”下的外边框、内部，选“无”则可以取消原来的边框。

2．单独设置某单个边框线

选择一个要设置边框线的区域→格式→单元格→边框→选线条样式→点击“边框”下的边框位