超市商品采购管理作业规范.docx

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超市商品采购管理作业规范

超市实用指导工具书—超市采购篇

商品采购管理

作业规范

北京东方国泰商业顾问有限公司

二零零八年一月

目录

前言3

第一章商业状况市调规范4

第二章目标客层市调规范6

第三章构建商品结构的原则9

第四章构建商品结构作业流程12

第五章商品功能定位管理规范14

第六章确定和修改商品结构规范16

第七章主力商品管理规范17

第八章商品引进与汰换管理规范20

第九章商品配置与毛利目标的确定23

第十章商品定价与变价管理规范26

第十一章电脑资料的录入及变更程序31

第十二章商品新品管理规范33

第十三章商品陈列图管理规范36

第十四章商品陈列配置表的确认作业程序38

第十五章商品陈列配置表的确认作业41

第十六章采购订货作业程序43

第十七章品类管理规范45

第十八章积压和滞销商品处理流程50

第十九章库存管理规范53

第二十章商品质量管理规范56

第二十一章促销作业管理规范69

第二十二章DM快讯的确认流程及制作要求72

第二十三章DM快讯促销谈判程序76

第二十四章促销区商品陈列作业规范78

第二十五章DM快讯建档作业流程81

第二十六章全年促销年历参照范本83

前言

采购部是超市最重要的部门之一。

它的成功运作将直接决定超市的商品结构、价格形象和盈利状况。

根据店铺运营的投资和公司的阶段性目标，总部制定了公司全年的经营指标，采购部的主要任务就是通过不懈的努力，完成公司的经营指标，包括：

各商品部门的销售额、毛利率、库存金额、周转次数、库存天数、新品引进率、滞销品淘汰率、通道费用额等。

围绕着这些经营指标，采购部需要做好超市的商品结构规划、商品功能定位、商品引进与汰换、供应商的谈判与管理、合同的管理、商品的定价与变价、商品的促销、库存的管理，最主要的是，我们是一个团队，营采之间的紧密合作是成功的基础。

采购部的工作是至关重要的并且极具挑战性，他需要的是专业的技能和良好的综合素质。

希望这本《商品采购管理作业规范》能够帮助大家成为专业的采购高手，从而从进口就严格把关，全面提升公司的效益。

北京东方国泰商业顾问有限公司

二零零九年一月

第一章商业状况市调规范

1.0目的

根据自然商圈、自然客流的消费水平，确定商品定位、基本商品结构、价格政策及毛利空间。

根据轨迹商圈、消费客层、对手的强项、时尚的敏感性，确定商店特色，构建“差异经营”的商品种类及数量。

根据团购网点分布、消费特点及要求，建立、培养团购销售网络。

2.0适用范围

本管理手册适用于公司采购部门全体员工。

3.0职责

3.1调查方法

3.1.1在地图上标出由封闭街道组成的三类商圈

3.1.2将每类商圈分成不小于33份，每份代表的区域大体相当，每一份调查区也是由街道封闭而成的。

为使样本分布更加均匀，还可以把商圈分为内圈（第地商圈）、中圈（第二商圈）、外圈（第三商圈），每个商圈由11个调查区组成。

3.1.2.1（自然商圈）主要目标消费者：

周边社区居民

3.1.2.2（轨迹商圈）主要目标消费者：

有计划购买者

3.1.2.3（团购商圈）主要目标消费者：

团购及大宗购买者

3.1.3在每一调查区中，随机选定一起点，按右手原则进行等距抽样

3.1.4每一调查区成功样本=总体样本/调查区数目

注：

样本以问卷形式体现

4.0工作程序

4.1调查科目

4.1.1人口分布（包括流动人口的分布情况）、数量、主要收入来源、工资收入水平、生活消习惯、消费指数

4.1.2住房消费、装修水准

4.1.3企、事业单位、宾馆、饭店、部队、学校的分布情况、效益情况、消费能力及消费渠道

4.1.4便民店的网店及进货渠道

4.1.5现有商业模式、竞争对手情况

4.1.6交通情况、主干线及支干线

4.1.7在本地区规划发展中的角色及发展前景

注：

样本内容、总体样本数量需依据商圈实际情况增加或筛选。

4.2了解三个商圈内顾客需求的商品

4.3商圈的概念

4.3.1自然商圈：

（2公里以内）自然辐射、自然客流、自然忠诚度。

（制定稳定忠诚度的措施和办法）

4.3.2流动商圈：

（2公里——5公里以外）因人文生活和娱乐习惯、交通方便而形成的商圈。

（用“差异经营”引来目标客流）

4.3.3其它商圈：

团购网络、批发网络、便民店、加盟店网络等形成的商圈（用政策开发网络，稳定商圈）

第二章目标客层市调规范

1.0目的

了解同类商品在周围商圈范围的价格及变化，了解竞争者同类商品的定价策略，掌握竞争者商品结构的差异性、强弱项及品项规模，掌握竞争者商品陈列状况，了解商圈范围内竞争者的促销活动，把握市场动态、发现新品及季节变化趋势，掌握供应商在本地市场的供货能力和商品流转方式。

2.0适用范围

本作业流程适用于超市采购部门在开业前和日常经营的市调工作。

3.0相关文件

3.1采购部／门店市调表

3.2投资本部有关零售市场与目标客层的调查文件

3.3问卷

3.4问卷的分析结果

3.5商品市调表

4.0职责

4.1商品组

4.1.1填定市调报告。

4.1.2对市调结果进行处理

4.2采购经理

4.2.1对市调报告结果进行审批

4.3录入组

4.3.1对审批的市调报告备案存档

4.4基本要求

4.4.1商品组

4.4.1.1每周做1-2次市调（包括周六、日），每周做一个市调报告。

A.针对竞争，批发市场和专业市场所有商品做详细市调，并对市调中发现的新品作出说明。

B.根据市调报告马上对商品的价格做出修订，对商品品项做出新增和淘汰的方案。

4.4.2采购经理

4.4.2.1由采购总监指定采购经理认真审核市调报告及商品修正方案。

4.4.3录入组

4.4.3.1妥善保存市调报告。

5.0工作程序

5.1市调流程（描述）

5.1.1定市调地点及市调内容

5.1.2商品组人员进行市场调查

5.1.3填定市调报告，并对商品做出相应调整报告。

市调后必须填定市调报告，并且根据市调结果做价格和品项的调整方案。

5.2审核

5.2.1是否准确

5.2.2调整商品后，是否符合公司政策及毛利要求。

5.3录入存档

5.3.1录入组按商品组将“市调报告表”进行存档。

5.4供应商渠道的调查方法

5.4.1市调时从商品的包装上找到厂家和联系电话

5.4.2通过采购本部或兄弟地区到当地的供应商

5.4.3在批发市场或专业市场找到供应商

5.4.4招商广告

5.4.5通过A供应商了解B供应商

5.5对竞争者除了商品之外还应做如下市调

5.5.1客流

5.5.2客单价

5.5.3陈列占比

5.5.4服务规范

5.5.5营业时间

5.5.6收货管理

5.5.7企划特色

5.5.8会员待遇

5.5.9团购政策

5.6收入模型的调查：

5.6.1联营模型

5.6.2联营业种选择

第三章构建商品结构的原则

1.0目的

为建立符合超市发展的具有竞争力的商品结构，特确定此原则。

2.0适用范围

适用于公司采购部。

3.0名词解释

3.1商品结构的概念：

3.1.1是以卖场的面积为前提的。

3.1.2是以商品的属性为基础的。

3.1.3是以商圈、消费客层、商品定位、商品角色为依据的。

3.1.4是以大、中、小分类为架构的。

（这种分类直接关系到商品品类的齐全和采购的采购范围以及卖场的商品摆放。

）中、小分类最为重要。

（大分类是树干，中分类是树枝，小分类是树叶，DM是树花。

）

3.1.5是以高、中、低档为层次的。

（商品结构不能拉排面，这是业务纪律。

）

3.1.6不同地区有不同地区的品类及品牌的角色都不一样。

认定是以市场份

额和竞争环境为依据的而且是动态的、不断变化的。

3.1.7品项的选择是以高、中、低档中的A、B类品牌中的目标品项为主。

3.2品类角色的内容和关系如下：

偶然性目标性

目标性常规性

季节性常规性非季节性常规性

常规性

便利性便利性

3.3大、中、小分类的概念：

3.3.1大分类：

以商品属性为依据的。

3.2.2中分类：

是以属性中的娄别为划分依据的。

3.2.3小分类：

是为细化中分类而设制的。

如：

功能细化、材料细化、口味细化、品牌细化等。

（操作时使用其中一个标准）

4.0工作程序

4.1构建商品结构的方法：

4.1.1按照商品大、中、小分类的概念，对商品分类中所有品牌，全部地毯式收集、依照分类概念建立商品库。

并用高、中、低档的方法建档。

4.1.2按照市场份额进行类别排队、类别中的高、中、低分档、分档后品牌排队。

根据品牌品项分档、分档后品项排队。

根据商品定位、品类角色、场场面积、确定商品组合。

4.1.3商品组合时要注意以下技术结构：

价格结构档次拉开；功能、体积、包装、花色、质地结构；应季、新品、个性，厂方当时在市场上主打的促销、特价、搭赠商品；自有品牌和总代理商品。

4.1.4注意引导市场，当地没有的在其它地区实践已经获得成功的品类或商

品侧重考虑引进。

4.1.5自有品牌。

4.1.6“差异经营”中的“差异结构”。

4.1.6.1“差异经营”的意义：

一个商店根据商圈、消费结构、客层要求，在综合正常经营的基础之上，营造“特色”“风格”经营，寻找市场的卖点和窨，引来目标客流，从而拉动销售业绩的提升，是现代成熟市场竞争、生存、发展的客观要求。

4.1.6.2“差异结构”是为“差异经营”服务的，基本上是以“轨迹商圈”的目标客层设定的，它是扩大渗透率，提高消费指数（客单价）主要手段之一。

4.1.6.3根据自身优势和客层要求、竞争环境设定与竞争对手之间的“差异结构”。

如：

生鲜：

螃蟹鲜、排骨好、肉放心、“老字号”全、品尝一条街等；食品：

调料全、粮油质量好，价格低等。

百货：

床上用品好、窗帘花色全、日杂10元店、童装好、鞋类全等。

4.1.6.4“差异结构”的设制方法和注意事项：

a.差异种类是否有针对性、广泛性、权重（值不值）。

b.“差异结构”的种类分布是否全面。

c.“差异结构”与“对手”的优势商品是否错位。

4.1.7补充结构：

建议放到联营区。

（此结构是正常商品结构的补充和完善。

）

4.1.7.1范围：

易丢性、服务性、展示/演示性、高价值体积比、高技术性等。

如：

小百货：

书、电动玩具、手表、皮包等。

小家电：

小收录机、随身听、照相机、剃须刀等。

店中店：

电脑、手机、配钥匙、洗衣店、鲜花等。

快速照相、按摩器、药房、美容用品等。

4.1.8团购网络

根据团购网络的需求设定针对性的商品包装、规格、价格，同时要按照系统要求进行操作。

第四章构建商品结构作业流程

1.0目的

确保超市的商品结构能最大限度地满足不断变化的顾客需求，最高效率地利用场地空间，以有限的商品数量追求无限的业绩增长，同时为招商谈判，商品引进和陈列提供依据。

2.0适用范围

适用于公司采购部，本流程中的构建的商品结构同时适用于新品引进、滞销品淘汰和制定商品陈列图等确定各分类商品数量的活动。

3.0相关文件

3.1《构建商品结构的原则》

4.0职责

4.1商品组

4.1.1根据经营定位确定自营、联营的业种并合理分配卖场布局

4.1.2确定百货、食品、生鲜、联营中各小组、各业种的营业面积占比。

4.1.3与设计部、运营部共同确认卖场布局图。

4.1.4根据两种市调报告、根据卖场布局图、全国商品结构框架及商品组织

表确定小组商品群的数量及品牌名细。

4.1.5根据品类管理，进行商品角色定位。

4.1.6明确各小组商品群的价格敏感商品。

4.1.7明确各小组中的价格敏感商品。

4.2采购经理及总监

4.2.1对以上项目进行指导及确认。

4.3基本要求：

4.3.1掌握当地市场的发展趋势，在实际操作中不断修正商品结构、商品角

色、商品价格。

4.3.2每月实际的商品数量应围绕计划商品数量上下波动。

4.3.3每年对商品各组的数量进行修订。

4.3.4操作中坚持同分类商品“进一退一”的原则。

5.0工作程序

5.1流程（描述）：

5.2分析市调报告

5.2.1商品组主管对市调报告作详细的分析

5.2.2确定各小组商品群的数量、品牌及品项明细或价格带

5.2.3审核

5.2.4采购经理及总监对商品结构表进行审核，确保商品结构适合市场需

求。

5.2.5进入招商作业

第五章商品功能定位管理规范

1.0目的

为明确规定公司的商品结构组成，确定商品功能，特制定本管理规定。

2.0适用范围

适用于公司采购部门全体员工。

3.0相关文件

3.1《主力商品管理规范》

4.0职责

确定商品不同功能定位，并制订相应的销售、毛利、周转等策略，合理规划商品品项，提升店铺销售，加快商品周转。

5.0工作程序

5.1商品系统功能定位

商品是卖场的灵魂，通过商品结构系统的合理组合和陈列来体现。

公司经营的商品在提升业绩，获取最大化效益目标上发挥的功能是不同的，分为：

形象商品，销量商品，效益商品。

5.1.1形象商品：

最具有低价和品牌代表性，并为消费者所熟知的生活必需

品，视其降价力度和品牌在市场的影响力的程度，分为全店形象商品和部门形象商品，其特征为：

5.1.1.1售价代表全店的低价形象。

5.1.1.2对顾客有吸引力的生活必需品，或大多数顾客熟悉其价格、品质，知名度大的品牌商品；

5.1.1.3单品有规模销量，对专业客户有吸引力；

5.1.1.4价格水平在一定时期内稳定（至少30天）。

5.1.2销量商品：

价格较市场有优势，能达到一定的销量要求，保证获取正常毛利的商品，其特征为：

5.1.2.1品项较多，单品销量能达到一定规模；

5.1.2.2保证正常毛利水平；

5.1.2.3由市场认可的成熟商品组成；

5.1.2.4采购重点监控管理的商品。

5.1.3效益商品：

新品、个性化商品、季节性商品等为效益商品，其特征为：

5.1.3.1品项多，为满足顾客一次性购足目标不可缺少的品项，对树立品项丰富形象起到重要作用；

5.1.3.2销量低，季节性强，但对扩大销量可起到衬托作用，通过市场培育可发掘出部分销量商品或形象商品，促进供应商的信心；

5.1.3.3效益高；定位于效益商品的品种，需保证高毛利，最佳营业外收入和较高返利，对经营效益好坏起到决定性作用。

5.2功能定位商品的管理考核标准

5.2.1品项占比：

形象商品的品项数应不低于5%，销量商品占45%，效益商品占50%；

5.2.2单品销售额考核：

形象商品单店月销售额不低于3000元，销量商品不低于1000元，效益商品不低于300元；

5.2.3毛利控制：

形象商品毛利一般不高于3%，销量商品要比竞争对手低3%左右，效益商品要实现较高毛利指标；

5.2.4陈列量：

形象商品陈列量应很大，库存天数在3-15天；销量商品陈列量较大，库存天数在3-30天；效益商品正常陈列量，库存天数在3-50天；

5.2.5缺货率：

形象商品要保证随时有现货，销量商品缺货率低于0.5%，效益商品缺货率低于3%。

第六章确定和修改商品结构规范

1.0目的

为确保超市的商品结构能最大限度地满足不断变化的顾客的需求，最高效率地利用场地空间以有限的商品数量追求无限的业绩增长，特制定本管理规定。

2.0适用范围

适用于公司采购部门确定全国商品结构。

3.0相关文件

3.1《商品组织结构汇编手册》

4.0职责

4.1采购总部

4.1.1明确并每年修改采购组至各小组的商品群及各采购组的部门归属

4.2地区采购部

4.2.1根据当地情况确定各小组商品群的数量

4.3基本要求：

4.3.1掌握全国各地市场的发展趋势，商品动态。

4.3.2了解全国各地区市场及商品的差异性。

4.3.3顾客需求最大的商品分类中商品数量要相应多。

5.0工作程序

5.1流程（描述）

5.1.1此流程每经营年年初进行。

5.1.2确认后全年认真执行

5.1.3各小组中商品的调整采取一退一进原则

5.2相关记录

5.2.1（各地区招商后定）商品组织表

第七章主力商品管理规范

1.0目的

为明确规定公司的重点商品的管理、操作等流程，特制定本管理规定。

2.0适用范围

适用于公司采购部采购人员。

3.0相关文件

3.1《商品功能定位管理规范》

3.2《商品促销管理规范》

4.0职责

通过加强对公司重点商品的管理，提高公司商品销售和周转，简化工作程序，提高工作效率和公司整体经营效益。

5.0工作程序

5.1主力商品定义

5.1.180/20采购原则：

在超市商品的实际销售情况中，销售最好的20%的商品品种往往能够实现80%的销售额；而剩下的80%的商品通常之产生20%的销售额。

5.1.2主力商品：

这些占销售额80%的商品，称为20商品，又称主力商品。

5.2强化主力商品管理的意义

5.2.1减少同类商品品种，降低商品组合深度，使主力商品突出

5.2.2满足顾客一次性购物的需要并非超市商品就应大而全。

5.2.3如果相同用途不同品牌、不同规格的商品太多，顾客往往难以选择。

5.2.4通过加强主力商品的管理，减少了供应商和商品品种的数量，提高了

采购的工作效率，节省了费用

5.3主力商品的选择方法

5.3.1排名法：

根据电脑系统显示的数据分析，列出主力商品

5.3.1.1同一商品部门销售排行榜

5.3.1.2同一商品部门商品销售占比

5.3.1.3同一商品部门周转率排行榜

5.3.2竞争店调查法：

超市刚开张时，由于缺乏相应的销售历史数据，可运用竞争店调查法来确立主力商品。

5.3.2.1同一业态、同一商圈、同一面积的竞争对手进行调查

5.3.2.2在12：

00—13：

00及晚上20：

00后，观察竞争店铺内磁石点货架（端架、堆头、主通道两侧货架等）的商品空缺率

5.3.2.3空缺率高的商品可定为主力商品

5.4主力商品的调整

主力商品应随着季节、销售情况等及时调整

5.4.1按季节变化调整：

5.4.1.1每个季度要做一次大的调整，每次大调整时，只保持上一季度主力商品的50%—50%。

5.4.1.2每个月份做一次小的调整，调整幅度为10%

5.4.1.3按促销活动作相应调整。

5.5主力商品的优先管理

5.5.1订单优先：

保证主力商品的采购和足够的订单数量。

5.5.2资金优先：

为保证主力商品的按时、按量到货，应与财务部沟通，在供应商货款的按时结付、结款方式上应优先考虑

5.5.3仓储优先：

在仓库存放面积上应予优先考虑

5.5.4配送优先：

在供应商送货手续、配送中心配送商品时应优先考虑

5.5.5陈列优先：

在卖场的货架安排、陈列布置上应优先考虑

5.5.6促销优先：

在指定促销计划、安排促销商品位置时，应优先考虑。

5.6商品组合优化策略

超市中的商品按其在卖场中不同的销售业绩可分为以下四类：

5.6.1主力商品：

即主力商品，是创造超市营业额的主力军，顾客购买频率高。

5.6.2辅助性商品：

是主力商品的补充，与主力商品有较多的关联性，可以衬托主力商品的销售，同时使卖场商品显得丰富

5.6.3附属性商品：

购买频率和销售比重都较低，但却是某类顾客特别喜好

的商品，对满足顾客多样化的需求起到稳定的作用。

5.6.4刺激性商品：

品类不多，但对推动卖场整体销售有重要意义的商品，有潜力，很可能成为主力商品。

超市用于短期促销，容易引起顾客冲动型消费的商品也属此类。

5.7商品组合的方式

通过商品的不同组合，突出超市的经营特色

5.7.1季节组合：

消夏商品组合——凉席、冰垫、风扇、空调等。

5．7．2按节假日组合：

如：

六一专题——书包、玩具、儿童书籍等。

5.7.3按消费者便利性组合：

如：

旅游野餐食品组合——午餐肉、开罐器、

快食面、矿泉水、桌布、消毒纸巾等。

5.7.4按商品用途组合：

如：

沐浴用品组合——浴巾、拖鞋、沐浴露、浴帽、

浴袍等。

5.7.5按价格组合：

如：

8元特价商品，均一价商品区等。

5.7.6按供应商组合：

突出供应商品牌概念，如“香吧啦”产品系列。

商品的不同组合需要采购经理对下属采购员的统一协调，制定“商品组合项目计划”。

采购员应对自己所管的商品积极负责，主动支持整个商品组合计划

第八章商品引进与汰换管理规范

1.0目的

为明确规定公司的新商品引进与滞销商品汰换流程，特制定本管理规定。

2.0适用范围

适用于公司采购部采购人员。

3.0相关文件

3.1《采购部考核标准》

4.0职责

按照商品定期引进计划和标准，及时引进适合公司销售的新商品，汰换销售差的旧

商品，形成合理的商品结构和店铺商品形象，提升销售业绩。

5.0工作程序

5.1商品的引进

5.1.1商品的引进是采购的日常工作，应制订新商品引进率指标，并落实到全年、每月和每个商品类别，这样可以经常为顾客带来新鲜感，并在新商品中创造较高的利润，新商品引进率一年应达到50%-50%，并分解到每月、每周。

5.1.2通过对竞争对手的调查引进新商品

5.1.3通过对市场的考察引进新商品

5.1.4每月新商品引进率应在5-10%

5.1.5新品引进时注意遵循“人无我有，人有我优”的原则，突出特色

5.1.6注意产品的生命周期

产品周期

产品表现

采购策略

产品投放期

产品刚刚上市，需要迅速被消费者所认知，需要厂家对市场的大力培育

全面考察后谨慎决定

产品成长期

产品已形成一定的知名度，并有相应的顾客群体，销售呈增长趋势，厂家需加大对市场的推广，扩大产品影响力

根据市场反应积极组织进货，大量销售

产品成熟期

产品已拥有稳定的消费群，并形成一定的市场规模，但市场渐趋饱和

适当控制进货数量，以免造成库存积压

产品衰退期

产品销售日渐下滑，消费者逐渐选择更新产品替代

迅速淘汰该商品

5.2新商品订货

5.2.1新商品引进后，采购部向供应商下第一张订单，根据店铺面积、商品结构、陈列位置等，统一为各店订出适量商品；

5.2.2在采购主管通知店铺新商品清单时，应注明商品品名、商品编码、规格、型号、供应商名称、最小订货量、进价、售价、陈列要求等；

5.2.3店铺按订单验收供应商商品，并按采购部通知要求加以陈列；

5.2.4店铺应加强新商品的陈列和销售工作，在陈列、POP、新商品标识等方面突出展示；

5.2.5店铺根据新商品销售情况，进行后续商品的订货工作；

5.2.6新品引进时应有3个月的试销期，该新品必须在这3个月内达到相应的营业指标（销售量指标、销售额指标、利润指标等）才能成为正常商品；

5.2.7经过三个月试销后，新商品销售未达到预期目标，要与供应商进行沟通调整或进行汰换。

5.3商品的汰换

5.3.1对有效销售发生率一直较低的商品要予以淘汰，促进超市商品的良性循环，商品淘汰率应遵循“一进一出”的原则，通过设定最低销售量和最低销售额来淘汰商品；

5.3.2对于质量不合格或多次遭顾客投诉的商品要坚决淘汰；

5.3.3对淘汰商品建立档案