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政府文件格式要求

公文纸：

一般采用国内通用的 16 开型，推荐采用国际

标准 A4 型，供张贴的公文用纸幅度面尺寸，可根据实际需

要确定。

保密等级字体：

一般用 3 号或 4 号黑体

紧急程度字体：

字体和字号与保密等级相同（3 号或 4

号黑体）

文头的字体：

大号黑体字、黑变体字或标准体、宋体

字套色（一般为红）

发文字号的字体：

一般采用 3 号或 4 号仿宋体

签发人的字体：

字体字号与发文字号相同（3 号或 4 号

仿宋体）

标题的字体：

字体一般宋体、黑体，字号要大于正文

的字号。

主送机关的字体：

一般采用 3 号或 4 号仿宋体

正文的字体：

常用 3 号或 4 号仿宋体

附件的字体：

常用 3 号或 4 号仿宋体

作者的字体：

字体字号与正文相同（3 号或 4 号仿宋

体）

日期的字体：

字体字号与正文相同（3 号或 4 号仿宋

体）

注释的字体：

小于正文的的 4 号或小 4 号仿宋体

主题词的字体：

常用 3 号或 4 号黑体 [公文写作]公文

格式排版中的字体要求[公文写作]

抄送机关的字体：

与正文的字体字号相同（常用 3 号

或 4 号仿宋体）或小一号的文字

印发说明的字体：

与抄送机关的字体字号相同（常用

3 号或 4 号仿宋体）或小一号的文

主标题（又称一级标题）：

为二号宋体（加粗）

二级标题：

为三号黑体

三级标题：

为三号仿宋加粗。

正文：

均为三号仿宋。

以上为政府公文规定。

且主标题以外的部份的标题和

正文可采用小三号字体，但以三号为最正规。

1、密级用三号黑体字

2、紧急程度，“特急”、“加急”用三号黑体字

　　3、文号用四号仿宋体字加黑

　　4、签发人用三号楷体字

　　5、标题用二号宋体字加黑

　　6、大小标题号“一、二、三……”用三号黑体；“

（一）

（二）（三）……”用三号仿宋体字

　　7、正文用三号仿宋体字（每页 19 行，每行 25 个字）

　　8、批转（转发、印发）……通知，通知正文用三号楷体

字，被批转（转发、印发）文件用三号仿宋体字

　　9、附件标题用二号宋体字，正文用三号仿宋体字

　　10、印发传达范围用三号仿宋体字

　　11、“主题词”三个字用三号黑体字；词组用三号宋体字

　　12、抄送机关名称用四号仿宋体字

　　13、印发机关名称和印发日期用四号仿宋体字；印发

份数用五号仿宋体字

公文各要素和标识简单介

绍

一、眉首部分主要标识公文份数序号、秘密等级和保

密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人等

要素。

1．公文份数序号。

公文份数序号是将同一文稿印制若

干份时每份公文的顺序编号。

标识时，用阿拉伯数码顶格

标识在版心左上角第 1 行。

““

“““

2.秘密等级和保密期限。

秘密等级是指涉密公文的保密

程度，分“秘密”、机密”、绝密”三级。

新《办法》规定，涉

及国家秘密的公文应当标明密级和保密期限，绝密”、机密”

级公文还应当标明份数序号，秘密”、机密”、绝密”公文均应

标注保密期限。

标识秘密等级时，用 3 号黑体字，顶格标

识在版心右上角第 1 行，两字之间空 1 字；如需同时标识

“

“““

秘密等级和保密期限，用 3 号黑体字，顶格标识在版心右

上角第 1 行，秘密等级和保密期限之间用“★”隔开。

3．紧急程度。

急件公文分为“ 特急” 、急件 ” 两种。

其

中，电报应当分别标识“特提”、特急”、加急”、平急”。

标识

时，用 3 号黑体字，顶格标识在版心右上角第 1 行，两字

之间空 1 字；如需同时标识秘密等级与紧密程度，秘密等

级顶格标识在版心右上角第 1 行，紧急程度顶格标识在版

心右上角第 2 行。

“

4．发文机关标识。

发文机关标识由发文机关名称和“文

件”二字组成，如“××省人民政府文件”等。

对一些特定公文

可只标识发文机关名称（函件）。

发文机关标识应当使用发

文机关全称或规范化简称。

标识位置是上边缘到版心上边

缘 25mm 处，上报的公文发文机关标识在上边缘到版心上

边缘 80mm 处。

国家质量技术监督局发布的《国家行政机

关公文格式》还规定，发文机关标识推荐使用小标宋体

字，用红色标识。

字号一般应小于 22mmX 15mm。

。

联合

行文时，主办机关名称排列在前，文件”二字置于发文机关

名称右侧，上下居中排布。

联合行文机关过多时，必须保

证公文首页显示正文。

““

“

5．发文字号。

由发文机关代字、年份、序号组成，如

“ × 政发〔 1999〕 82 号 ” ， × 政发 ” 指发文机关代字，

〔1999〕 ”指年份， 82 号”指发文序号。

整个意思就是××

省人民政府在 1999 年所发的第 82 号文件。

标识位置在发

文机关标识下空 2 行处，用 3 号仿宋体字，居中排布；年

份、序号用阿拉伯数码标识；年代应用全称，用六角括号

“〔〕”括入；序号不编虚位，即不编为 001，不加“第”字。

6．签发人。

上报的公文需标识签发人姓名，平行排列

于发文字号右侧。

发文字号居左空 1 字，签发人姓名居右

空 l 字；签发人用 3 号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒

号后用 3 号楷体字标识签发人姓名。

如有多个签发人，主

办单位签发人姓名置于第 1 行，其他签发人从第 2 行起在

与主办单位签发人姓名对齐处按发文机关顺序依次顺排，

同时，使发文字号与最后一个签发人姓名同处一行，并下

移红色反线，使红色反线与发文字号继续保持为 4mm。

二、主体部分主要标识公文标题、主送机关、正文、

附件、成文时间、发文机关印章、附注等要素。

1．公文标题。

一般由发文机关名称、概括而成的公文

主要内容和公文种类组成，如《××省人民政府关于大力发

展民营科技企业的决定》、《××省人民政府办公厅关于进一

步做好春季农业生产和当前农村经济工作的通知》等。

公

文标题是文件内容的高度概括，文字要求准确、简要、概

括，书写时要居中书写，用 2 号小标宋体字。

回行时要注

意做到词意完整，排列居中对称，间距恰当，做到既有美

感，又要避免产生异义。

除法规、规章名称加书名号外，

公文标题一般不用标点符号。

2．主送机关。

指公文的主要受理机关，书写时应当使

用全称或规范化简称、统称。

上行文一般只写一个主送机

关，必须同时报送几个主送机关的，可以用抄送形式；下

行文可以有两个以上的主送机关，但是，如果主送机关过

多，则一般用规范的统称，如“各地行政公署，各市、自治

州人民政府，省政府各部门：

”等。

标识位置在标题下空 1

行处，左侧顶格用 3 号仿宋体字标识，回行时仍顶格；最

后一个主送机关名称后标全角冒号。

如主送机关名称过多

而使公文首页不能显示正文时，应将主送机关名称移至版

记中的主题词之下，抄送之上，标识方法同抄送。

3．公文正文。

标识在主送机关名称下一行，每自然段

左空 2 字，回行顶格。

数字、年份不能回行。

”

4．附件。

公文如有附件，在正文下空一行左空 2 字

处，用 3 号仿宋体字标识，后标全角冒号和名称。

附件如

有序号，使用阿拉伯数码，如“附件：

1××××××、。

附件名

称后不加标点符号。

附件应与公文正文一起装订，并在附

件左上角第 l 行顶格标识“附件”，有序号时标识序号。

如附

件与公文正文不能一起装订，应当在附件左上角第 1 行顶

格标识公文的发文字号并在其后标识附件（或带序号）。

5．成文日期。

以负责人签发的日期为准，联合行文以

“

最后签发机关负责人的签发日期为准。

电报以发出日期为

准。

成文日期需要完整写出年、月、日，而且必须用汉字

书写（“零”写为“O”）。

成文时间标识时，右边要空 4 字。

6．发文机关印章。

按照《××省实施＜国家行政机关公

文处理办法＞细则（试行）》公文除以电报形式发出的加盖

发报专用章外，其他公文一律加盖印章。

单一机关制发的

公文盖印的位置一般应上距正文 2mm～4mm。

，以端正、

居中、下压成文时间为标准。

当印章下弧无文字时，采用

下套方式，即仅以下弧压在成文时间上；当印章下弧有文

字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文时间上。

联

合行文的印章：

当联合行文需加盖两个印章时，应将成文

时间拉开，左右各空 7 字；主办机关印章在前；两个印章

均压成文时间。

两印章间互不相交或相切，相距不超过

3mm。

当联合行文需加盖 3 个以上印章时，应将各发文机

关名称排在发文时间和正文之间。

主办机关印章在前，每

排最多排 3 个印章，两端不得超出版心；最后一排如余一

个或两个印章，均居中排布。

最后一排印章之下右空 2 字

标识成文时间。

这里需要注意的是，新《办法》规定，联

合上报的公文，由主办机关加盖印章，而旧《办法》只是

规定，联合上报的非法规性文件由主办机关加盖印章。

7．附注。

指需要说明的其他事项。

公文如有附注，用

3 号仿宋体字，居左空 2 字加圆括号标识在成文时间下一

行。

上行文的“请示”文种中，应当在附注处注明联系人的姓

名和电话。

三、版记部分主要标识主题词、抄送机关、印发机关

和印发时间等要素。

1．主题词。

是进行文献标引、存储、检索等工作的工

具，位于附注之下，抄送机关之上，它是实现机关办公自

动化，提高办公效率和质量的一个重要环节。

一般的排列

次序为：

反映公文内容的主题词在前，反映公文形式的主

题词在后。

在单主题公文中，反映公文中心内容的主题词

在前，反映公文分述内容的主题词在后；在多主题词公文

中，反映公文内容的各主题词按其出现的先后次序排列。

主题词用 3 号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号，词

目用 3 号小标宋体字，词目之间空 1 字。

2．抄送机关。

指除主送机关外需要执行或知晓公文的

其他机关。

公文如有抄送，在主题词下一行，左空 1 字用

3 号仿宋体字标识，后标全角冒号。

抄送机关间用逗号隔

开，回行时与冒号后的抄送机关对齐。

在最后一个抄送机

关后标句号。

3．印发机关和印发时间。

位于抄送机关之下（无抄送

机关在主题词之下）占 1 行位置，用 3 号仿宋体字。

印发

机关左空 1 字，印发时间右空 1 字。

印发时间以公文付印

的日期为准，用阿拉伯数码标识。

四、其他

1．格式中的几个用线。

（1）在眉首与主体之间，一般用一条红色的间隔线。

使

用这条线的区别是，党的领导机关如中央、省委、地委、

县委文件的间隔线中间有一颗红角星，行政机关如国务

院、省政府、市政府、县政府的文件一般采用一条连续的

横线，中间没有红角星。

这条线一般在发文字号下 4mm 处

与版心等宽，采用红色反线。

（ 2）版记中各要素之下均加一条黑色反线，宽度同版

心。

2．用纸。

公文用纸一般采用 GBA 4 型，成品幅面尺寸

为 210mm ×297mm，纸张定量为 60g／ m2 ～ 80g／ m2

的胶版印刷纸或复印纸。

纸张白度为 85％～90％,横向耐折

度大于或等于 15 次，不透明度大于或等于 85％，PH 值为

7.5～9.5。

3．当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应

采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同

处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。

4．排版规格与印制装订要求。

（1）排版规格。

正文用 3 号仿宋体字，一般每面排 22

行，每行排 28 个字。

（2）印刷要求。

双面印刷，页码套正，两面误差不得

超过 2mm。

黑色油墨应达到色谱所标 BI100％，红色油墨

应达到色谱所标 Y80％．M80％。

印品着墨实、均匀，字面

不花、不白、无断划。

（3）装订要求。

公文应左侧装订，不掉页。

包本公文

的封面与书芯不脱落，后背平整、不空。

两页页码之间误

差不超过 4mm。

骑马订或平订的订位为两钉钉锯外订眼距

书芯上下各 1／4 处，允许误差±4mm。

平订钉锯与书脊间

的距离为 3mm～5mm。

5．页码。

用 4 号半角白体阿拉伯数码标识，置于版心

下边缘之下一行处。

数码左右各放一条 4 号一字线，一字

线距版心下边缘 7mm。

单页码居右空 1 字，双页码居左空

1 字，空白页与空白页以后的页不标识页码。

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