实用ERP系统操作流程及岗位责任管理制度.docx
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实用ERP系统操作流程及岗位责任管理制度
北人股份单张纸分公司企业资源计划系统
作业流程及岗位责任管理制度
北人股份单张纸分公司企业资源计划系统（以下简称BRER）P涉及到技术工艺、财务、生产物流、三包销售、采购供应等方面，为保证BRERP系统运行规范、有序，确保BRERP
系统各模块的正常运行、高效运作，特制定本制度。
第一章总则
第一条为确保BRER系统的正常运行，有效地保护和利用信息技术资源，最大程度地防范技术风险，保障某信息建设的顺利进行，根据《中华人民共和国计算机信息系统安全保护条例》等有关法律、法规，结合单张纸公司实际情况，制定本办法。
第二条本办法所称BRER系统，是指BRER系统所覆盖的管理和使用单位、使用人、计算机及其相关的和配套的设备、设施（含网络）构成的，按照一定的应用目标和规则对信息进行采集、加工、存储、传输、检索等处理的信息系统。
第三条BRERP系统的安全保护，应当保障BRERP系统相关联的使用单位、使用人、计算机及其相关的和配套的设备、设施（含网络）的安全，保障BRER系统运行环境的安全，保障BRER系统信息的安全，保障BRER系统功能的正常发挥，以使BRERP系统的安全运行。
第四条BRERP系统管理小组主要职责是：
（一）监督、检查、指导BRER系统的安全保护工作；
（二）防范、查处危害BRER系统安全的事件；
（三）负责用户权限的安全管理和审批登记工作；
（四）负责流程的管理和流程更改的审批登记工作；
（五）负责BRER系统管理和安全保护的其他职责。
第五条任何单位和个人不得利用BRERP系统从事危害国家安全和某生产经营的活动。
第六条北人股份公司中管理和使用BRERP系统的单位、个人及相关其它机构，适用本办法。
第七条BRERP各岗位的考核将以本制度为依据，纳入公司KPI目标考核体系。
第八条我司BRER系统分为：
项目数据管理、主生产计划管理、物料需求计划管理、车间任务管理、车间作业管理、库存管理、成本管理、物料编码管理、采购管理、信息管理、人事管理、系统管理八大主要模块，每个模块对应一个主管部门，为该模块总负责人。
根据系统职能的设置，对各模块最终用户职责进行界定，共分解出如下岗位:
模块
职能部门
关键用户
数据输入员
数据审核员
项目数据管理
技术工艺部
技术工艺部经理
技术部主管设计、工艺员
数据维护员
技术工艺部负责人
主生产计划管理
主生产计划员
生管部主管副经理
物料需求计划管理
物料需求计划员
车间任务管理
生产制造部
生产制造部
生产部责调度员
车间作业管理
车间外协调度员
票据录入员
生管部主管副经理
库存管理
生丿制造部
物流中心主任
库房数据管理员
物流中心业务主管
成本管理
财务部
财务部经理
总账管理员
成本管理员T
价格核算员
采购价格管理
员
应付管理员
财务部主管
系统管理
计算机中心
技术中心主任
ERF软件工程师
计算机中心主管
第九条BRERP项目应用小组由各模块部门数据输入及审核人员、经理、BRERF系
统工程师及公司领导层组成，对整个BRERP项目的实施负总责。
第十条各部门经理是本模块的部门负责人，负责联络BRER系统工程师解决本模
块应用过程中的与系统有关的所有问题。
第十一条各部门主管必须结合本部门情况组织制定出本模块操作规范，说明本模
块主要业务流程、各流程操作步骤、各进程操作方法、以及操作注意事项和常见问题解答，用于各岗位操作参考书和培训新进员工，并在使用过程中使系统不断趋向完善。
第十二条BRER系统是一项管理的系统工程，具有高度上下级的关联性，BRERP
系统各岗位人员都同时是上层数据的使用者又是下层数据的提供者。
对上层数据，如发现错误必须向相关人员报告并暂停与此有关的工作，并跟踪问题解决情况，直至数据正确；同时做好自己这部分数据，为下层操作人员提供服务，解答下层数据使用者提出的质疑，确保数据正确。
所有人员如发现错误不能知错不报、将错就错，使错误扩散。
如发现自身操作失误应及时通知受影响部门，并采取相应措施及时纠正；
第十三条BRER系统各岗位人员应保管好自己的权限，如因帐号和密码被人盗用
造成数据错误的，所造成的后果由本人承当。
第十四条BRER系统各岗位人员离开工作岗位时，必须及时退出系统，避免占用系统模块站点，同时避免账号被他人使用。
如因此而造成数据错误，视为其本人失误，并承当一切后果。
第十五条BRER系统各级相关人员，均应严格遵守本规则各项规定。
第二章岗位说明
第十六条项目数据管理模块（技术工艺部）
（一）技术部主管
主要职责：
1、负责制定物料编码规则、物料数据相关重要属性的设置总体方案；
2、审核并签字确认本模块所有作为BRER系统输入依据的基础文件，包括物料编码文件、物料数据文件、BOM文件、单位换算系统文件等；
3、负责制定、完善物料数据和物料清单数据的修改增加操作流程，编写流程图，并发放到部门各岗位执行，包括物料编码的增加处理流程、换算系数的改变处理流程、新旧材料的更替处理流程、新旧产品BOMh理流程等；
4、对于物料数据表中的物料属性（自制1、外购4）、缺省库房、财务科目、提前期、生产类型、生产工艺路线、检验方案方式等部分以及物料BOMS中损耗率、工序属性部分，负责联系或指导最终用户联系各相关部门提供其相关数据完成设置；
5、分配、指导、监督物料系统数据管理员的工作，检查物料数据和物料清单数据的正确性，发现错误及时指导纠正；
（二）、设计、工艺员
1、负责制定或者提供物料代码（件号）、单位换算文件、BOM层次设置方案和工艺路线、生产损耗，并提供给系统设置数据管理员执行；
2、负责在有新产品、新材料或须修改数据时，必须在一个工作日内收集数据并提供给系统数据管理员输入、修改数据；
（三）、数据维护员
主要职责：
1、负责依据设计、工艺员签发的物料编码文件，部门主管签发的物料数据重要属性的设置方案，以及其他用户确认的物料数据文件，输入、修改系统各项物料数据及其属性，并保证录入无误；
2、负责依据设计、工艺员签发的单位换算系统文件输入、修改各项物料不同单位间的
换算系数；
3、不能随意改变各项物料数据、物料属性以及换算系数；
4、保证数据的及时性、准确性，当有新的编码以及换算系统改变时，及时通知各相关部门；
5、当收到其它部门的物料数据错误置疑通知（邮件、书面）后，应在提出置疑部门要求的时间内查清情况，如确有错误，应及时纠正，如无误，应通知各部门，并说明情况；
6、负责根据设计、工艺员提供的设计和工艺路线文件。
调整物料清单，及依据生产部提供的资料设置原材料、半成品的物料替代；；
7、保证物料BOM与实际工艺清单的一致性，在收到清单或工艺修改书面通知后，及时修改物料清单并以系统中改变后的物料清单签字确认后发放到生产部和库房等相关部门；
8、负责根据系统数据提供员签发的工艺路线流程文件，输入、更新工作中心、设备、工艺路线、工序等工艺数据；
9、新产品的完整设计数据获得后，必须在四个小时内完成录入确认工作；简明工作流程：
1、收到技术工艺通知单一一录入ERP系统一一本人检查确认一一反馈给数主责设计、
十口
工艺员。
2、主责设计、工艺人员必须提供物料信息包括：
物料代码、物料名称、详细的物料规格、物料属性、物料所属库房、自制件来源、提前期、物料的生产类型、物料的工艺路线等。
3、主责设计提供的物料BOM单必须结构完整，最底层子项物料必须为外购件，自制件物料必须有一层或以上BOM存在，物料父BOMB子BOM相嵌套.内容包括：
版本号、子项物料单位用量、损耗率、物料替代等。
4、数据维护员对主责设计、工艺人员对数据提供员提供的数据有监督职能，因资料提供不完整，无法进行数据维护，有权拒收文件，否则出现问题后果自负。
第十七条主生产计划管理、物料需求计划管理（生产制造部）
一）、主生产计划员
主要职责：
1、负责计划运算方案、计划展望期等计划基础数据的系统设定；
2、负责检查计划物料BOM关键物料清单的完整性、准确性；
3、负责依据部门经理签发的生产计划、产品生产的优先顺序、物料库存情况制定合理的需求清单，并在当天通知相关部门；
4、负责定期运行MRP物料需求运算，可以每五个工作日进行一次，计算前应检查物料BOM是否有遗漏或错误的，如发现问题必须马上向技术工艺部、待数据正确无误后在进行MRP!
算；
5、计划有变动时，及时调整并维护、重运行MRP物料需求计划，并将调整结果向下游用户作正式的文字通知；
6、当收到下游采购外协部、车间生产任务管理员反馈的运算单据错误质疑通知后，有义务在第一时间积极配合要求部门查清问题，如有误马上协助解决；
二）、物料需求计划员
主要职责：
1根据计划计算MRP^成的生产任务单，负责对任务单调整及完善，在确定无误后下达生产任务单；
2、当天生成的生产任务单必须当天内完成下达，跟踪生产任务单执行情况明细；
3、负责下达生产任务单自动生成的生产投料单的维护、审核、；
4、发现上游MRP生成的生产任务单有错误或疑问的，生产任务管理员有义务向其相关人员提出，并要求在限期内配合解决
5、因产品BOM错误不完整或不存在导致无法生成正确的生产投料单，必须通知技术工艺部在一个小时内立即更新；
基本工作流程：
a）每个工作日检查零件计划对应物料BOM是否正确，然后对其作MRP运算一一调整审核生成的零件计划清单——通知采购外协部、生产车间；
b）检查生成的生产任务单——调整并下达生产任务单——维护审核生产物料单——通知生产部门执行；
第十八条车间任务管理、车间作业管理（采购部）
（一）、生产部责调度员
主要职责：
1、审核并签字确认作业模块所有作为系统输入依据的资源清单、生产工序、工作中心，
工艺流程文件等基础数据；
2、负责制定、完善基础数据增加修改处理流程、工序计划流程，编写、发布、更新流程；
3、传送经物料需求计划管理员确认的生产任务单至生产车间工序派工单，监督执行情
况，发现错误及时与计划部沟通，共同解决指导纠正；
（二）、车间、外协调度员
主要职责：
1、负责根据生产管理部门签发的生产任务单进行工序排程；
2、根据成品入库交接单输入产品入库数量，报告完成生产任务单，完成系统产品入库；
3、以上操作应及时进行、准确，不能因自身的延误影响产品库存、产品入库；
4、定时对比车间实际库存与系统库存，发现错误及时报告部门主管，必要时申请库存事务盘点处理；
5、在执行过程中如发现物料清单、物料编码、库房、库存等有问题时应及时上报部门主管，或及时通知相关部门；
6、每天及时校对材料领用数量、成品入库数量、工序派工单执行进度情况，如发现错误应及时找出原因记录备案，并及时纠正。
三）票据录入员
1、每天及时收取由调度员、外协员收取的各种外协工票、车间工票、废品红票
2、核对工序派工单执行进度情况，如发现错误应及时找出原因并反馈调度员、外协员。
第十九条库存管理模块（物流中心）
（一）、物流中心主管
主要职责：
1、负责制定库房编码、库存调整原则、库存事务处理权限分配表；
2、负责制定、完善仓储数据增加修改流程，出入库控制流程，库存事务处理流程，库房盘点流程，库存数据分析管理规则，编写、发布、更新流程图；
3、审核并签字确认本模块所有作为系统输入依据的基础文件，包括库房资料、库存调整原因、库存事务处理权限文件等；
4、确保物流畅通，提高库存效率，降低库存成本；
5、负责分配、指导、监督仓储数据管理员的工作，确保库存数据的准确、确保出入库控制的及时性和准确性；
二）、库房数据管理员
主要职责：
1、根据物流主任签发的库房资料文件，输入、更新系统库房基础数据，当库房基础数据发生改变时，应及时通知各相关部门；
2、在接到各种经过确认的入出库单据后，当天输入系统，并确认审核、保存一联单据交财务部；
3、在接到经生产或其他使用部门签字确认的入出库单、退料单后，当日输入完成（蓝字、红字）；
4、接到生产管理部门签发的出库通知单后，一个小时内输入系统，并确认审核不能因延误影响销售出库；
5、如发现自身操作失误应及时通知受影响部门，并采取相应措施及时纠正；
6、所有操作须在接到通知后半日内执行，不能影响各项出入库业务，造成公司经济损失，以上各项操作要谨慎，否则会影响系统各项库存的准确性
7、如发现仓储基础数据不正确或有疑问，应及时通知相关人员，如没有得到解决，应书面向部门主管反应，不能知错不报、将错就错，进一步造成下层结果错误。
8、负责每月月初核对实际库存与系统库存，发现错误应根据库存历史数据管理员提供的上月库存历史数据和库管员提供的库房进出资料，找出原因记录备案并报告部门主管；
9、依据各个物料的盘点周期，库房管理员定期对各库房进行盘点，库房数据管理员在遵照系统盘点作业流程盘点前审核所有仓存单据备份帐存数据，打印盘点表交库管员进行物料盘点；
第二十条成本管理模块（财务部）
（一）、总账管理员—财务部主管
主要职责：
1、负责总账模块的科目维护更新，分帐设置管理；
2、检查每日事务处理，并将集成事务处理过帐到财务模块核对科目总账；
3、结算会计期间，打印资产负债表、损益表等财务报表；
4、指导其他岗位的日常操作，检查错误日志，和IT部相关人员解决问题；
5、提出财务管理报表规划；
6、就生产、采购、销售过程中的问题提出意见，与相关部门保持有效沟通以达到解
决问题的目的；
三）、成本控制员
主要职责：
1、制定公司成本核算管理制度；
2、维护成本核算要素，如系统价格，生产成本，费用归集方案；
3、及时过帐生产事务处理并检查集成结果；
4、及时就生产结果中出现的异常情况提出意见并跟进解决过程；
5、指导公司报废物料过程及在系统中的数据归集。
（四）、采购价格管理员
主要职责：
1、负责审核采购订单的价格，并维护系统物料采购单价；
2、及时跟进采购员和收货部门处理已收货的记录；
3、每月至少一次检查系统中收货金额是否已被正确过帐至财务事务处理；
4、月结时跟进采购员和收货部门出具已处理的收货单、未处理但已收货的收货单报告；
5、及时检查收货记录处理后数据集成的正确性，及时录入已处理的收货记录对应的进项税暂估；
6、检查对各供应商应付账余额，确保能反映真实的往来。
（五）、应收账款管理员
主要职责：
1、负责审核结算单的单价、扣点、金额等，发现错误及时通知销售订单处理员，并指导纠正；
2、及时打印销售发票，间隔期不超过1天；
3、及时处理已交货的销售订单；
4、过账集成销售数据至财务子系统；
5、及时处理应收账款：
根据客户汇款，输入客户回款，并及时分配回款至各销售发票，不能因自己的延误造成销售订单被冻结；发票管理，销售更正处理，保证客户余额的准确性；
6、每日对帐并存档，发现问题及时解决、纠正；
7、如发现财务基础数据不正确或有疑问，应及时通知财务数据管理员，如没有得到解决，应书面向项目组反应，不能知错不报、将错就错，进一步造成下层结果错
冷口
误。
第二十一条系统管理
（一）、BRER系统工程师
主要职责：
1、负责系统权限分配；
2、负责系统日常管理、维护和备份
3、负责解答其它用户按程序提交的技术性问题；
4、协助其它部门主管制定各种方案、制度；
5、负责协调公司内部资源，控制项目进度，配合各部门主管推进系统实施；
6、根据管理需要进行系统二次开发；
第三章危机预防及应急处理办法
第二十二条数据备份：
必须定期进行相关数据备份，每天做一次增量备份、每星期做一次完整备份、每月一次归档备份并验证备份数据的正确性；完全备份和归档备份资料必须和系统分开存放。
第二十三条定期检查服务器等关键设备运行情况，做好运行日志记录，发现问题要及时处理；同时通过对关键部件采用冗余技术，保证系统稳定运行及数据安全；
第二十四条在发生系统故障或突发事件发生时，计算机中心必须在第一时间把相关情况向上级汇报并通知各有关部门采取措施降低由此造成的影响和损失；计算机中心必须根据当时具体情况制定计划尽快恢复系统运行。
第二十五条各相关职能部门在收到计算机中心故障或突发事件通知后，必须组织本部门相关人员就有关事项做出安排，手工解决与系统有关单据处理，待系统恢复正常运行后将手工单据重新输入到系统；
第二十六条涉及其他如操作流程调整、业务流程重组等情况，必须首先保证内部各环节的正常运转,特别是不能让生产线停工待料；然后由计算机中心牵头组织各相关部门会议讨论决定相关解决办法并实施。
第四章奖惩办法
第二十七条各岗位以一百分为基数进行考核
第二十八条各岗位人员不按操作规则执行而造成错误的，每次扣5分第二十九条各岗位人员因操作时不仔细、不认真而造成错误的每次扣1分。
第三十条各岗位人员由于没有按规定对系统数据进行检查而导致错误没有及时被发
现的每次扣1分。
第三十一条各岗位人员如发现其他人员提供的数据错误却没有反馈到相关人员或项目组，导致错误延续的，每次扣5分。
第三十二条各岗位人员如没有在规定时限内对其他人员按《BRERP'可题处理流程》
提出的问题进行处理而导致错误延续或扩散的，每次扣5分。
第三十三条由于没有及时制定有关数据流程或其它与系统运行相关的处理原则、方案而导致系统不能正常运行的，每次扣5分。
第三十四条对所有被处罚当事人的直接领导按以上考核的50％处罚。
第三十五条针对各用户的工作情况由项目组分别设立一个激励奖金基数，与年终奖挂钩，以此激励大家的积极性和责任感。
第三十六条BRERP系统单据处理时限
单据名称
单据输入
单据审核
备注
责任人
时限
责任人
时限
设计修改通知单
2小时/
套
1小时/套
工艺修改通知单
1小时/
套
0.5小时/套
入库单
5分钟/
张
3分钟/张
其他入库单
5分钟/
张
3分钟/张
其他出库单
5分钟/
张
3分钟/张
三包出库单
5分钟/
张
3分钟/张
产品入出库单
5分钟/
张
3分钟/张
废品补投单
5分钟/
张
3分钟/张
车间工票
5分钟/
张
3分钟/张
外协工票
5分钟/
张
3分钟/张
盘点表
1工作日
3分钟/张
盘盈入库单
5分钟/
张
3分钟/张
盘亏毁损单
5分钟/
张
3分钟/张
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