胜利油田办公自动化系统.ppt

胜利油田办公自动化系统.ppt

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二零一二年十月油田领导一直高度重视办公自动化建设，要求2012年大力推进无纸化办公水平，提出了办公自动化工作要有“大的提升，质的突破”。

局党办、局办、机关党委、信息中心共同成立了项目组，在充分梳理办公业务需求及技术论证的基础上，启动了办公自动化系统提升工作。

胜利软件提纲提纲三、推广方案二、部署方案简介一、现状及要求四、培训说明现状及要求现状及要求系统推广现状：

1、6月份完成系统的提升工作，7月份在机关各部门进行了通知、公文、日常事务等流程的试点应用（局级流程6个，部门流程8个）；8月份启动了10家二级单位的试点应用；9月份两办正式应用收文管理流程，满足了领导的文件签批，现全机关已经正式使用；2、二级单位东辛采油厂推广完毕，本次培训有专门的东辛推广经验交流；二级推广要求：

12月之前，所有二级单位推广完毕。

系统框架l统一身份认证l即时通讯提醒l工作流引擎l安全加密控制l电子签章技术l统一集中部署系统采用B/S架构，能够最大限度集成已有的相关专业信息系统，同时满足新功能开发和扩展的可持续化发展需要系统特点1、全局平台统一：

实现了办公自动化系统平台的统一，覆盖全局各级机关用户，逐步解决了各单位自成体系、发展不均衡、多套账户口令、多个访问地址的问题，实现集中办公的新格局。

2、文件闭环管理：

通过文件处理流程的标准化及系统固化，实现了文件登记、拟办意见、领导批示、部门办理、反馈归档的闭环管理，同时全过程操作处理信息系统留痕。

3、提醒手段多样：

通过即时通讯工具的应用，在满足职工信息交流与互动的基础上，实现待办任务及提醒的桌面推送，实现了“人找事”到“事找人”的转变。

4、实现辅助办公：

通过辅助办公手段，能够满足领导在非办公室环境下，进行信息查询及文件处理的要求，拓展了办公手段。

基于统一的技术框架，规划实现了六大功能模块，包括：

即时通讯、通知公告、文件管理、会议管理、日常事务、辅助办公。

办公自动化系统办公自动化系统通通知知公公告告文文件件管管理理会会议议管管理理日日常常事事务务辅辅助助办办公公即即时时通通讯讯一、项目进展情况一、项目进展情况文件管理会议管理日常事务通知公告辅助办公即时通讯实现功能：

1、覆盖油田机关用户：

满足两办对二级、机关部门间、机关部门内部，机关部门对二级单位系统内、二级单位内的通知发布。

2、通过多种方式提醒：

通过即时通消息及短信的消息提醒，同时能够满足签收人员以手机短信方式接收通知并签收功能。

3、自动形成参会名单：

提供与会名单回执功能，并自动汇总形成会议与会人员、请假人员统计表。

4、提供通知转发功能：

部门及二级单位接收到通知后，可以内部转发处理，实现通知的快速传达落实。

5、签收情况实时统计：

提供签收率统计及回执记录查询功能，支持按照单位、时间区间进行签收率情况统计。

一、项目进展情况一、项目进展情况文件管理会议管理日常事务通知公告辅助办公即时通讯通知签收通知回执通知起草通知查询通知发布以机关党委向机关部门发布关于召开胜利油田季度工作会议的通知的会议通知为例维护通知标题、内容、上传附件，并设置本通知需要回执名单一、项目进展情况一、项目进展情况文件管理会议管理日常事务通知公告辅助办公即时通讯通知签收通知回执通知起草通知查询通知发布机关党委通过预设好的通知用户组，快速地选择机关48个部门。

一、项目进展情况一、项目进展情况文件管理会议管理日常事务通知公告辅助办公即时通讯通知签收通知回执通知起草通知查询通知发布以采油工程处综合科签收通知为例1、通过即时通讯提醒和短信提醒方式第一时间告知有通知需要签收2、支持通知转发及打印功能，可以方便地转发给部门内部。

一、项目进展情况一、项目进展情况文件管理会议管理日常事务通知公告辅助办公即时通讯通知签收通知回执通知起草通知查询通知发布采油工程处反馈两名处领导参会机关党委自动形成参会人员及请假人员汇总表一、项目进展情况一、项目进展情况文件管理会议管理日常事务通知公告辅助办公即时通讯机关党委通过发送通知查询功能进行实时监控通知发布部门通过发送通知查询模块，能够实时监控到通知的签收、回执情况，针对未签收的用户，可以通过短信催办等方式进行督促办理。

通知签收通知回执通知起草通知查询通知发布一、项目进展情况一、项目进展情况通知公告会议管理日常事务文件管理辅助办公即时通讯发文管理收文管理实现功能：

1、全流程实现：

拟稿、审核、会签、签发等，节点类型以及各节点的处理类型、处理人都可以自行灵活定义，每个环节的操作信息详细记录。

2、多种签批手段：

从签批方式上，支持数码笔签批、手写板签批、键盘录入等签批方式。

3、拟稿方式灵活：

满足线上文件拟稿、线下文件拟稿后直接引入两种拟稿方式。

4、文件加密传输：

支持对文件进行留痕、套印红头、加盖公章、文档保护等功能，同时提供配套的数字签名、电子印章技术；红头文件只能通过专用UK设备方可查阅打印，严格控制打印份数，提供文件下发时可选择红头红章或黑头黑章文件下发的选择功能。

5、文件在线归档：

文件归档后，能够设置文件查阅权限，保障文件安全。

一、项目进展情况一、项目进展情况发文管理收文管理通知公告会议管理日常事务文件管理辅助办公即时通讯部门领导审核部门会签部门拟稿秘书科办理排版用印下发油田领导签发单位/部门接收以采油工程处综合规划科起草文件为例填写文件基本信息，同时上传起草的文件及相关附件，提交部门领导审核。

一、项目进展情况一、项目进展情况发文管理收文管理通知公告会议管理日常事务文件管理辅助办公即时通讯部门领导审核部门会签部门拟稿秘书科办理排版用印下发油田领导签发单位/部门接收p一看、二批、三发，查看文件并进行批注填写意见发送。

采油工程处吴处长审核一、项目进展情况一、项目进展情况发文管理收文管理通知公告会议管理日常事务文件管理辅助办公即时通讯部门领导审核部门会签部门拟稿秘书科办理排版用印下发油田领导签发单位/部门接收部门领导审阅文件后，输入意见，同时系统自动加盖个人签名，意见及签名会同步填写到发文稿纸上。

一、项目进展情况一、项目进展情况发文管理收文管理通知公告会议管理日常事务文件管理辅助办公即时通讯部门领导审核部门会签部门拟稿秘书科办理排版用印下发办公室主任审核单位/部门接收开发处、基建处、信息中心对文件进行会签，各部门综合科负责接收，提交分管领导会签一、项目进展情况一、项目进展情况发文管理收文管理通知公告会议管理日常事务文件管理辅助办公即时通讯部门领导审核部门会签部门拟稿秘书科办理油田领导签发排版用印下发单位/部门接收局办秘书科接收文件，进行文件初审，提交办公室苏主任审核一、项目进展情况一、项目进展情况发文管理收文管理通知公告会议管理日常事务文件管理辅助办公即时通讯部门领导审核部门会签部门拟稿秘书科办理油田领导签发排版用印下发单位/部门接收孙局长使用手写或者加盖电子签章的方式进行签发一、项目进展情况一、项目进展情况发文管理收文管理通知公告会议管理日常事务文件管理辅助办公即时通讯部门领导审核部门会签部门拟稿秘书科办理油田领导签发排版用印下发单位/部门接收局办秘书科对领导签发的文件进行排版，最终加盖电子印章，并加密下发一、项目进展情况一、项目进展情况发文管理收文管理通知公告会议管理日常事务文件管理辅助办公即时通讯部门领导审核部门会签部门拟稿秘书科办理油田领导签发排版用印下发单位/部门接收通过分送记录，能够详细查看文件的接收情况，如规划计划部已经接收。

一、项目进展情况一、项目进展情况发文管理收文管理实现功能：

1、文件闭环管理：

节点灵活定义，收文处理可以完成单位外来收文的登记、拟办、领导签批、领导传阅、分发、落实、归档等流转，各个节点可灵活定义。

2、多种签批手段：

从签批方式上，支持数码笔签批、手写板签批、键盘录入等签批方式。

3、全过程记录：

文件处理过程全程记录，支持文书及领导实时掌握文件办理进展，便于追溯查询。

通知公告会议管理日常事务文件管理辅助办公即时通讯一、项目进展情况一、项目进展情况发文管理收文管理文件归档主任拟办领导批示文书登记部门办理文书登记文件基本信息，上传接收到的文件电子件或扫描件，并维护传阅方式通知公告会议管理日常事务文件管理辅助办公即时通讯以局办文书科接收到股份公司关于召开2012第三季度节能例会通知为例一、项目进展情况一、项目进展情况发文管理收文管理文件归档主任拟办领导批示文书登记部门办理局办苏主任填写拟办意见：

请张总批示，文书接到苏主任批示意见后，将文件呈送给张总批示。

通知公告会议管理日常事务文件管理辅助办公即时通讯一、项目进展情况一、项目进展情况发文管理收文管理文件归档主任拟办领导批示文书登记部门办理张总批示：

请技术监督处阅处，局办文书按照张总批示意见，将文件转交给技术监督处综合科办理。

通知公告会议管理日常事务文件管理辅助办公即时通讯一、项目进展情况一、项目进展情况发文管理收文管理文件归档主任拟办领导批示文书登记部门办理技术监督处综合科接收到领导批示文后，进行部门内部文件传阅处理，最终综合科依据领导批示情况，反馈办理意见，并通过文本批注的方式，直接在文件处理单上填写。

通知公告会议管理日常事务文件管理辅助办公即时通讯一、项目进展情况一、项目进展情况发文管理收文管理文件归档主任拟办领导批示文书登记部门办理局办文书接收到部门办理反馈后，对文件进行归档操作，文件所有的全过程办理信息进行详细记录，详细记录每个节点：

处理人、处理时间、处理意见、对文件的修改日志、电子签名。

以此文件为例，从收到文件，到部门办理落实完成，1天时间。

通知公告会议管理日常事务文件管理辅助办公即时通讯一、项目进展情况一、项目进展情况文件管理通知公告日常事务会议管理辅助办公即时通讯实现会议室申请、会议室审批、会议室管理、会议纪要上传、会议查询功能。

在使用会议管理模块之前首先需要对会议管理的基础数据进行维护，包括会议室，会议设备，会议室所属管理员。

设定局级会议室申请流程1个。

一、项目进展情况一、项目进展情况文件管理通知公告日常事务会议管理辅助办公即时通讯p支持填写会议相关信息，选择参会人、参会来宾、接待要求信息。

p支持提前上传会议相关材料，供大家提前熟悉。

p支持给参与人员发送会议通知及提醒信息。

一、项目进展情况一、项目进展情况文件管理会议管理通知公告日常事务辅助办公即时通讯日常事务模块支持业务表单、流程自定制，为业务部门流程标准化、表单标准化提供工具，满足将纸质审批表单迁移至系统的需求。

目前设定部门通用事务流程5个。

用印申请用车申请出差申请请假申请差旅费报销申请一、项目进展情况一、项目进展情况文件管理会议管理日常事务辅助办公通知公告即时通讯辅助办公主要包括：

工作总结、日常安排、手机短信、个人设置等功能。

工作总结：

包括个人总结、部门总结，支持总结模板设置，总结填写情况统计功能；日程安排：

包括我的日常安排、部门日程安排，同时可以设置能够为自己安排日常的用户群体；手机短信：

提供短信群发功能，支持预约发送、长短信发送、短信监控功能；个人设置：

提供个人界面设置、代办设置、个人信息维护功能；一、项目进展情况一、项目进展情况文件管理会议管理日常事务即时通讯辅助办公通知公告即时通讯系统保密保密胜利软件提纲提纲三、推广方案二、部署方案简介一、现状及要求四、培训说明部署方案简介部署方案简介设计原则：

根据胜利油田有计算机的用户统计，现能够使用办公系统的用户有5万人，办公系统一套平台只能容纳1万人左右的用户，因此，局机关部署一套办公系统，二级单位划分为六大区域进行分区域部署，各个系统之间采用互信的方式达到组织机构、人员信息的相互连通。

部署方案简介部署方案简介应用逻辑结构图：

1、局机关层面即时通服务器+文件服务器+web服务器+应用服务器冷备2、二级单位层面即时通服务器+（文件web服务器）*6套平台（根据用户数划分）3、一个共享磁盘阵列二级单位部署方案：

根据胜利油田办公自动化系统部署方案，二级单位将按照6大区域进行划分，区域内单位共同使用一套系统，6大区域的访问域名如下：

部署方案简介部署方案简介：

东辛采油厂、油气集输总厂、物探公司、石油开发中心、鲁明、技术检测中心、测井公司、胜利油田胜大集团总公司、教育培训处（中心）：

胜利采油厂、