OA系统建设方案.docx
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OA系统建设方案
gggggGg公自动化系统
需求分析文档
客户编号：
说明
本文档中所包含的内容是GGGG公司为GGGGG办公自动化（0A）系统建立的项目开发计划书,
其中用到了我方产品和技术的专有信息。
这些信息不应该被扩散到以外。
版本
20PP年1月
GGGG
1.0
建立
目录III
1引言1
1.1编写目的1
1.2背景1
1.3定义、缩写词、略语1
1.4参考资料2
1.5读者对象2
2项目概述2
2.1项目目标2
2.2系统功能概述3
2.2.1个人办公3
2.2.2公文管理3
2.2.3公共信息3
2.2.4档案管理4
2.2.5辅助工具4
2.2.6系统设置4
2.3系统涉及的组织结构4
2.4.工作交流方式4
2.5主要项目实施人员5
2.6文件5
2.7验收标准5
2.8项目完成的最后期限5
3系统功能描述5
3.1系统功能设计原则5
3.2个人办公模块6
3.2.1代办事宜6
3.2.2催办信息6
3.2.3工作代理6
3.2.4日程安排6
3.2.5个人邮件7
3.3公文管理模块8
3.3.1发文管理8
1．流程8
2．流程说明8
3．流程描述9
4．表单内容9
5．模板格式10
3.3.2收文管理11
1．流程图11
2．流程说明：
11
3．流程描述12
4、模板格式12
3.3.3请示管理13
1．流程13
2．流程说明13
3．流程描述14
4．输出格式14
3.3.4出差申请15
1．流程15
2．流程说明15
3．流程描述：
15
3.3.5出差汇报16
1．流程16
2．流程说明16
3．流程描述：
17
3.3.6请假申请17
1．流程17
2．流程说明17
3．流程描述：
18
3.3.7来电管理19
1．流程19
2．流程说明：
19
3．流程描述20
3.3.8公告管理20
1．流程20
2．流程说明20
3．流程描述21
3.3.9用车申请21
1．流程21
2．流程说明21
3．流程描述22
3.3.10车辆维修管理22
1．流程22
2．流程说明22
3．流程描述23
3.4人事管理23
3.4.1人员考勤23
3.4.2人事档案23
3.5档案管理26
3.5.1档案管理27
3.5.2档案借阅28
3.5.2.1流程28
3.5.2.2流程说明28
3.5.2.3流程描述28
3.6公共信息29
3.6.1政策法规29
3.6.2大事记29
3.6.3公共文档29
3.6.4图片库29
3.7辅助工具30
3.8系统管理30
3.8.1用户管理30
3.8.2权限设置30
3.8.3表单定制31
3.8.4流程定制31
3.8.5系统日志31
4实施计划31
4.1工作任务的分解和人员分工31
4.2接口人员32
4.3关键问题32
5运行环境规定32
5.1、硬件平台32
5.2、软件平台33
1引言
1.1编写目的
本文档为GGGGG办公自动化系统的项目开发计划。
该开发计划将为所有的项目参与人员明确描述待开发项目的主要工作内容、主要参与人员、开发的产品和验收标准、完成项目的时限、具体的实施计划（包括任务的分解、接口人员、进度、预算、关键问题），以及为支持本项目的开发所需要的各种条件和设施。
将在所原有信息化建设的基础上，增加新的办公流程，使用新的开发技术，以适应信息化发展的需要，形成一个对整个系统的需求描述文档，使GGGGG参与办公自动化系统建设的人员对以下的内容有充分的了解，并在此基础上形成《GGGGG办公自动化系统需求分析文档》，此文档将贯穿整个项目的始终，作为系统设计和应用开发的依据。
本项目开发的系统的名称是“GGGGG办公自动化系统”。
GGGGG提出了该项目的开发需求,由GGGG公司负责开发工作，完成后的系统将由GGGGG使用。
1.3定义、缩写词、略语
需求：
用户解决问题或达到目标所需的条件或权能；系统或系统部件要满足合同、标准、规范或其它正式规定文档所需具有的条件或权能。
需求分析：
包括提炼、分析和仔细审查已收集到的需求，以确保所有的风险承担者都明白其含义并找出其中的错误、遗憾或其它不足的地方。
模块的独立性：
指软件系统中每个模块只涉及软件要求的具体的子功能，而和软件系统中其他的模块的接口是简单的。
组织机构：
GGGGG内部的行政组织机构。
流程：
各业务处理部门事务处理时从开始至结束的整个过程。
环节：
业务部门事务处理过程中每个岗位或涉及人员的处理动作。
路由规则：
业务部门事务处理时每下步处理的选择确定。
1.4参考资料
GGGGG办公自动化系统技术协议》
ISO9000标准
1.5读者对象
本需求分析说明书预定的合法读者为：
本项目的所有责任人和决策者。
参与需求分析和需求确认的GGGGG有关业务人员和技术人员。
本项目的软件开发人员。
已授权可查阅本文档的其他人员。
2项目概述
GGGGG目前使用了MSOffice等一些桌面办公系统，只能实现简单的文件撰写、打印功能，不能对文件的内容做完备的处理，尚处在办公自动化的初级阶段。
现有的办公自动化应用系统基本上是模仿手工处理信息的过程，没有充分利用计算机管理的特点彻底改进办公手段和管理手段。
另一方面，业务系统的发展带来公文、信函、报表等信息的迅速增加。
因而GGGGG应开发出一套具有先进水准、高质、高效、智能型的办公自动化系统。
通过该系统的应用，准备和提供具有统一标准格式的准确信息，实现计算机辅助的业务信息生成、收集、存储、加工、传递和不同层次的综合信息与业务报告，为工作决策提供有力的信息支持，使各级管理人员之间的信息沟通与协调更为简化、及时和迅速。
2.1项目目标
本系统主要解决GGGGG公文流转审批、部分业务流程的流转审批、企业综合档案管理以及日常办公、人事管理、计划管理等工作的信息化建设。
2.2系统功能概述
办公自动化系统
日程安排
个人选项
风格设置
借阅管理
系统设置
数
权
接
系
据
限
口
统
字
设
管
日
典
置
理
志
流程定制
如上图所示，GGGGG办公自动化管理系统由以上子系统所组成。
以下将对各个子系统的功能范围进行概述。
2.2.1个人办公
这个模块是进行日常办公的主要模块。
在这里能够起草各项工作，并进行各项待办事宜的处理，还可以进行电子邮件的收发，以及对自己的日常工作进行安排，此外还可以进行个人选项的各项设置等。
2.2.2公文管理
在这里主要对各项需要审批的工作进行管理。
如：
收、发文，请假、请示等，还以对各项暂存的文件进行继续操作。
可以检索各种公文，察看其办理工程。
如果有权限的话，还可以对各项公文进行管理操作。
2.2.3公共信息
在这里可以发布一些公告，通知等，对一些可以公开的信息发布的地方，达到信息的共享。
还可以对一些文档进行管理，方便检索、查阅。
2.2.4档案管理
对日常办公中形成的各种需归档的文件资料（收文、发文等）按类别进行自动立卷的组织，立卷分盒，生成卷内目录、案卷目录，主要实现档案的收集、整理、组卷优质参考文档
工作。
以及对档案的查询、借阅与统计、销毁与静态信息维护
2.2.5辅助工具
提高一些常用的办公工具，能够对日常办公提供相应的帮助，加快办公效率。
226系统设置
这个模块是系统管理员使用的，进行系统运行环境的相应设置。
可以进行用户增加、删除,用户权限的分配，以及系统日志的维护。
并能够进行表单的定制、修改，工作流程的调整等。
2.3系统涉及的组织结构
（待明确）
2.4.工作交流方式
程序员是计算机专业人员，他们通过开发环境，同系统进行交互。
他们负责设计应用程序模块，根据固定的开发模式来编写应用程序，对开发环境进行操作。
系统分析员负责应用系统需求分析和规范说明，和用户及数据库管理员相组合，确定开发环境的软硬件配置并参与数据库各级模式的概要设计。
2.5主要项目实施人员
需求说明书
项目概述，具体需求，
项目开发计划
项目概述，实施计划
用户手册
用途，运行环境，使用过程
2.7验收标准
程序
符合需求设计说明的标准，测试通过
需求说明书:
符合用户的具体需求
项目开发计划
双方确认通过
用户手册
满足用户使用要求
2.8项目完成的最后期限
（待明确）
3系统功能描述
3.1系统功能设计原则
以减轻常用数据输入、报表编制的工作量为主要目的，数据一次录入，动态追加，尽量减少数据信息冗余。
具有日常工作提醒功能。
面向不同程度的使用人员，人机界面友好。
通过人机对话框，选择所要完成的工作类型，根据使用人员工作习惯和要求设置屏幕格式。
统一的数据信息输入、输出格式。
可根据需要构成任何查询条件，实现组合查询和模糊查询。
可设置不同权限的口令。
软件模块化强，并有较好的通用性和灵活性。
可以对每个模块进行独立的编程、调试、修改和扩充，而不影响整个系统，并可方便地扩充新模块。
优质参考文档
软件可对准备输入、输出的数据库文件进行检测，自动校验数据格式、平衡关系和关联数据的一致性，保证电子报表和数据库的正确性。
对于不正确的数据或编码输入，自动给出提示,
重新输入。
3.2个人办公模块
3.2.1代办事宜
这里列出了所有需要办理的工作，例如审核、会签、签发、阅办等。
涵盖了系统中的所有流程。
并对不同的任务进行了分类。
3.2.2催办信息
如果需要办理的工作还没有办理，发送者可以给办理者发送催办信息，在这里列出的是其他用户对当前用户的催办信息。
3.2.3工作代理
如果用户因某些原因无法通过电脑办理文件，可以通过设置代理，将自己办理文件的权限代理给同级别的其他用户进行办理。
3.2.4日程安排
这里主要是为了对个人的日常活动进行提醒。
可以把日常活动记录在这里，方便管理。
表单内容：
内容名称
内容描述
类型
长度
要求
备注
taskname
计划名称
varchar
50
content
计划内容
shortteGt
255
fromdate
起始日期
datetime
20
todate
:
结束日期
datetime
20
summarize
总结
shortteGt
255
remark
:
备注
shortteGt
255
3.2.5个人邮件
电子邮件是办公自动化系统中最基本的功能，通过电子邮件系统可以方便地起草、发送邮件、浏览接收到的邮件并归类存档，可以实现各类信息（如信件、文档、报表、多媒体等多种格式文件）在系统中各分支机构、部门及个人之间快速、高效的传递。
用户可以很方便的完成电子邮件的接收、发
送、分类、查询与管理。
3.3公文管理模块
工作流的定制与应用见附件《工作流的创建及应用》
3.3.1发文管理
1.流程
2•流程说明
编号
活动名称
办理角色
活动说明
1
发文拟稿
所有人员
起草发文，送审核员审核
2
发文审核
所有人员
审核发文内容
3
发文签发
总经理
4
发文封发
保密员
5
打印、归档—
保密员
备注:
1.除收文登录活动外其他活动都要填写处理意见。
3•流程描述
（1）发文拟稿
发文拟稿由拟稿人进行文件登录，主要登录来文名称、发文机关、文种、主题词等等。
可以加入附件，可以看附件的全文，可以加入发文的正文。
起草完后送相关人员进行审核。
（2）发文审核
由审核人对发文内容进行审核，并填写审核意见。
不同意的送拟稿人进行修改，同意后送拟稿人去送签发。
（3）发文签发
由签发人对文件进行签发，并填写签发意见。
（4）发文圭寸发
由封发人员为发文分配文号，并打印封发。
（5）发文归档
由归档人员对封发后的文档进行归档。
4•表单内容
内容名称
内容描述
类型
长度
要求
备注
fldPwh
发文号
varchar
100
fldffrq
封发日期
varchar
：
20
fldtm
发文题名
varchar
200
fldzrz
发文机关
varchar
r100
fldqfr
签发人
varchar
10
fldPwrq
签发日期
varchar
；20
fldngr
拟稿人
varchar
10
fldngrq
拟稿日期
varchar
：
20
fldzsjg
主送机关
varchar
20PP
fldcsjg
抄送机关
varchar
8000
fldmj
密级
enum
M
fldjjcd
紧急程度
enum
1
fldwz
文种
enum
r2
fldfs
印发份数
number
4
fldcategorPcode
分类号
varchar
：
20
fldbgqG
保管期限
enum
1
fldztc
主题词
varchar
r100
fldfj
附件名称
shortteGt
255
fldbz
备注
shortteGt
r255
fldzbbmid
主办部门ID
number
11
fldPfjg
印发机关
varchar
：
60
fldtPpe
发文格式
enum
100
fldgdfs
归档份数
number
10
注:
优质参考文档
拟稿人：
发文起草人,计算机自动产生;
发文号：
发文的唯一标志号码，按有关公文函字号规定编号密级：
分明文、秘密、机密、绝密，缺省为明文；拟稿日期：
拟稿完成时自动产生的时间发文机关：
发文的主办部门；默认：
GGGGGGGG；封发日期：
文件打印成文的时间，自动产生；归档份数：
文件归档的份数；
印发份数：
文件印发的份数；
签发人：
签署发布命令的人，文件签发后自动记录；签发日期：
文件签署生效的时间，文件签发后自动产生；发文题名：
发文的正文题目；
附件名称：
发文附件的标题，多个附件时要进行编号；主送机关：
发文的主送机关；
抄送机关：
发文需要的抄送机关；
主题词：
发文的主题词，按有关规定编制。
5．模板格式
上行文、下行文、平行文、处理单。
3.3.2收文管理
1•流程图
2•流程说明:
编号
活动名称
办理角色
'活动说明
1
收文登录
保密员
「起草收文，送总经理拟办
2
收文拟办
总经理
r对收文进行拟办
3
收文办理
副总经理
对收文进行办理
4
收文运转
保密员
「监控收文的办理情况，并可增加新的办理人员
5
收文阅办
所有人员
［按照审批人员的批示意见对收文进行办理
6
收文归档
保密员
备注:
1•收文登录活动可以进行文档的扫描或者引入已有的扫描文件。
2•除收文登录活动外其他活动都要填写处理意见。
3．流程描述
（1）收文登录收文登录由保密员进行文件登录，主要登录来文名称、来文日期、来文单位等等。
可以加入附件，可以看附件的全文。
文件引入：
有两种方式
直接扫描引入
电子图像引入收起草完毕后，送总经理进行审批。
（2）总经理进行收文拟办以后，可以送归档、送副总经理办理、送保密员运转。
（3）副总经理进行收文办理后，可以送归档、送保密员运转。
（4）收文运转后，运转人员可以监控文件的办理情况，也可增加办理者。
同时负责文件的办毕工作。
办毕后，所有经办人不能办理工作。
（5）所有人员办毕后，文件送到保密员那里，进行档案的管理和借阅。
4、模板格式
收文处理单。
3.3.3请示管理
1.流程
2•流程说明
编号
活动名称
办理角色
活动说明
1
请示拟稿
所有人员
2
请示审批
总经理
3
请示阅批
副总经理
4
请示办理
拟稿人
5
请示归档
保密员
3•流程描述
（1）请示拟稿：
一般成员可以进行请示拟稿，拟稿人可填写基本信息并填写请示人处理情况。
拟稿完成后送领导阅批。
优质参考文档
（2）请示审批：
总经理对请示件进行审批批，填写批示意见。
总经理可选择将请示件退回拟稿
人或者办毕；选择退回拟稿人表示请示未审批通过；选择办毕则表示请示已经审批通过。
也可以送副总经理进行阅批
（3）请示阅批：
副总经理对请示件进行阅批，填写批示意见。
副总经理可选择将请示件退回拟稿人或者办毕；选择退回拟稿人表示请示未审批通过；选择办毕则表示请示已经审批通过。
也可以送总经理进行审批。
（4）请示办理：
拟稿人对请示审批的结果进行处理
（5）请示归档：
拟稿人把请示件送至保密员处，由保密员归档。
4•输出格式
领导批示:
3.3.4出差申请
1.流程
2•流程说明
审批同意
编号
活动名称
［办理角色
活动说明
1
出差申请
所有人员
2
出差阅批
副总经理
3
出差审批
总经理
4
出差归档
申请人
3•流程描述：
（1）出差申请：
一般成员可填写出差申请表，填写完毕后送领导审批。
（2）出差阅批：
根据经理是的规定，畐U总经理阅批相关的出差申请。
畐U总经理可以不同意退回申请人或者同意申请，也可以送总经理进行审批。
（3）出差审批：
由总经理对出差申请进行审批。
总经理可以选择退回申请人或者同意申请。
同意申请后，申请表送申请人并有申请人进行归档。
（4）出差归档：
有申请人进行出差归档。
3.3.5出差汇报
1.流程
2•流程说明
编号n
活动名称
办理角色
活动说明
i
出差汇报起草
所有人员
2
出差汇报拟办
总经理
3
出差汇报办理
副总经理
4:
出差汇报运转「
保密员
5
出差汇报阅办
所有人员
6
出差汇报归档
保密员
3•流程描述：
（1）出差汇报起草：
一般成员可填写出差汇报表，填写完毕后送总经理拟办。
优质参考文档
优质参考文档
（2）出差汇报拟办：
由总经理对出差汇报进行拟办。
总经理可以选择送归档、送副总经理办理、
送保密员运转。
（3）出差汇报办理：
如果需要，副总经理对出差汇报进行办理，副总经理可以选择送归档、送保密员运转。
（4）出差汇报运转后，运转人员可以监控文件的办理情况，也可增加办理者。
同时负责文件的办毕工作。
办毕后，所有经办人不能办理工作。
（5）所有人员办毕后，文件送到保密员那里，进行档案的管理和借阅。
3.3.6请假申请
1.流程
2•流程说明
普通人员请假申请:
编号
活动名称
办理角色
活动说明
1
请假申请
:
所有人员
2
请假阅批
副总经理
3
请假审批
总经理
4
请假归档
:
申请人
3•流程描述:
（1）请假申请：
一般成员可填写出差申请表，填写完毕后送领导审批。
（2）请假阅批：
由副总经理按规定对请假申请进行阅批。
副总经理可以选择退回申请人或者同意申请。
同意申请后，申请表送申请人并有申请人进行归档。
副总经理也可以送总经理进行审批。
（3）请假审批：
有总经理对请假申请进行审批，可以不同意退回申请人或者同意申请。
（4）请假规档：
有申请人对请假进行归档。
3.3.7来电管理
1.流程
2•流程说明:
编号
活动名称
办理角色
活动说明
1
来电登录
所有人员
「起草来电，送总经理拟办
2
来电拟办
总经理
对来电进行拟办
3
来电办理
副总经理
对来电进行办理
4
来电运转:
保密员
「监控来电的办理情况，并可增加新的办理人员
5
来电阅办
所有人员
按照审批人员的批示意见对来电进行办理
6
来电归档
保密员
3•流程描述
（1）来电登录：
一般成员可以进行来电登录，填写完毕后送总经理拟办。
（2）来电拟办：
由总经理对来电进行审批。
总经理可以选择送归档、送副总经理办理、送保密员运转。
（3）来电办理：
有副总经理对来电进行办理，副总经理可以选择送归档、送保密员运转。
（4）来电运转后，运转人员可以监控文件的办理情况，也可增加办理者。
同时负责文件的办毕工作。
办毕后，所有经办人不能办理工作。
（5）所有人员办毕后，文件送到保密员那里，进行档案的管理和借阅。
3.3.8公告管理
1.流程
2•流程说明
编号
活动名称
办理角色
|活动说明
1
公告起草
所有人员
2
公告审批
领导
3
阅读公告
所有人员
3•流程描述
（1）公告拟稿：
一般成员可起草公告。
（2）公告审批：
总经理和副总经理进行公告审批，审批通过进行后发布公告。
（3）阅读公告：
公告发布后，所有人可以阅读。
3.3.9用车申请
1.流程
2•流程说明
编号
活动名称
办理角色
活动说明
1
用车申请
所有人员
2
用车审查
车管助理
3
用车阅批
车管领导
4
用车审批
总经理
5.
用车申请归档
申请人
3•流程描述
（1）
用车申请:
如需要用车，先填写用车申请，送车管助理审查。
（2）
用车审查:
有车管助理对用车进行审查，可以恢复申请人，也可以送车管领导审批。
（3）
用车阅批:
车管领导对用车申请进行阅批。
（4）
用车审批:
总经理对用车申请进行审批。
（5）
归档：
有申请人进行用车申请归档。
3.3.10车辆维修管理
1.流
升级会员 