岗位职责办公室主任工作职能阐述.docx

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岗位职责办公室主任工作职能阐述

（岗位职责）办公室主任工作职能阐述

办公室主任工作职能阐述

--------李树峰

办公室是企业的行政管理部门，处于企业组织系统的中枢地位，外联内协、承上启下、上情下达、下情上呈，是公司正常运转和发展的重要关键，办公室主任对办公室工作负有重大的责任，俗称“内当家”。

当下企业股份制、私营制、合资制的建立和逐步完善，市场竞争日益激烈，企业（公司）办公室的工作面临新的挑战，对办公室主任工作要求更高，仅凭经验和壹般有关理论进行工作、处理、协调复杂的人际关系，已难以适应。

办公室主任迫切需要运用科学的、灵巧的工作技能，即工作方法、技巧和能力。

而办公室主任是壹种特殊的行政人士、办公室人士，同秘书、行政管理有联系，也有区别。

其对上，直接和上司打交道，按照老板的决策、指令和意图办事，是行政领导最贴近的助手；对下，和秘书、办公室其他人员相处，具体负责秘书和其他办公人员的工作，是行政、秘书人员的上司和直接管理者；对左右，负有联络、沟通、协调各部门的主要职责；对外，是联络、接待、公关、吸收和释放信息的把关者。

鉴于办公室主任岗位的特殊性，现将办公室主任的基本职能，工作方法和技能阐述如下：

壹、办公室主任的基本职能

办公室主任的主要职能是服务，为领导的科学决策和决策的正确执行服务。

具体讲，其基本职能大体有四项，即参谋职能、承办职能、管理职能、协调职能。

1、参谋职能：

办公室主任的参谋职能大多围绕领导决策进行的。

主要表现：

第壹，于决策形成过程中，帮助领导全面了解基层情况，确定工作方向和重点范围上发挥参谋作用。

第二，于决策实施过程中，于帮助领导及时了解工作进展情况、强化控制上发挥参谋作用。

第三，于决策实施过程结束后，于帮助领导正确总结经验、进行新的决策活动上发挥作用。

2、承办职能：

办公室主任承办职能大致来自三个方面。

壹是来自上级部门的。

主要是指上级部门交付的事项，如工作调研、信息反馈、工作总结等，需要认真对待，按期完成。

二是来自本单位领导的。

办公室主任要带领本部门工作人员不折不扣地去落实。

三是来自单位内各部门科室的。

总之，办公室主任对所负责的事项要高度负责、壹丝不苟、壹办到底、落实实处。

3、管理职能：

管理职能只要是针对办公室内部而言，主要集中体当下三个方面。

壹是文书管理。

主要围绕公文的处理进行撰稿、校对、印制、收发登记、立卷、归档等环节工作。

办公室主任负责对文书工作统壹领导，统壹组织安排，负责督促、检查、把好质量关。

二是事务管理。

办公室作为单位事务性办事机构，主任作为这个机构的负责人，应该说是事无巨细，均要认真操办。

如会议安排、领导用车，对外接待、总务后勤、办公用品以及为单位职工提供生活服务的有关事项。

4、协调职能：

办公室主任履行协调职能，主要是抓好纵向协调、横向协调和内部协调。

所谓纵向协调，即指上级下级之间的协调，上令下行，下情上晓，上下紧密配合、步调壹致。

所谓横向协调，指和其他各部门科室（财务、业务、人事）等的协调工作。

内部协调主要是办公室内部组织和人员的协调。

二、办公室主任工作方法

我从三个方面阐述办公室主任工作方法，第壹是主次分明，第二是方圆相济，第三是内外结合。

1、主次分明：

办公室主任工作事多、事繁、事杂，只有做到主次分明才能突出重点，简繁得当，事半功倍。

办公室工作的职责是四个服务，四个服务的关键是为领导服务，为领导服务就要突出为政务服务，尽量做到主动服务，主动实现优质服务。

主动为领导提供优质服务是办公室工作的首要职责、主要方面和重要内容，把握这壹点就做到了主次分明。

具体说来：

（1）突出领导服务：

具体工作中要坚持做到这么四条，第壹要谋事。

第二要理事。

第三要干事。

第四要息事。

这就是为领导服务的主要四个事情。

谋事：

办公室是壹个综合协调机构，更是壹个参谋机构。

办公室主任要始终站于全局的高度，要站于领导的角度，不断增强理性思维能力。

能想事，多想事，想大事，为领导分忧。

为群众解难，为发展尽职。

谋事的第二就是理事，办公室是壹个综合部门，其他部门不想管，不能管，不会管的事情和工作均由办公室来管。

俗话说：

“不经壹事不长壹智”。

办公室工作的这种“管事”既是壹种责任，也是壹种难得锻炼的机会，不管是份内的，仍是份外的，不管是领导交办的，仍是职工期盼的事，只要有利于全局，有利于发展就要积极的管，尽力的管，尽可能的使主要领导从日常琐事中解脱出来，集中精力想大事，办大事。

第三说说干事，办公室是壹个干事的岗位，多干壹件事情就是多壹次学习的机会，多壹次展示自己的平台。

要树立吃苦就是享乐的理念，勤于干事，乐于干事。

第四就是息事，息事就是协调左右、沟通八方、消除误会、化解矛盾。

使领导的形象更加高大，使工作氛围更加和谐

（2）要致力于搞好政务服务：

事务工作是办公室的基础，政务工作是办公室的重点，办公室工作的定位是由政务服务决定的，较高质量的政务水平主要体当下三个方面：

第壹个是文稿要优，文稿是办公室的主要产品，是参谋服务的主要载体，要认真对待每壹篇文稿，把握领导意图，更好地实现以文辅政，以文助政。

第二个是落实好，充分发挥办公室监督检查的职能作用，推动工作落实。

第三是反映要快，做到渠道畅通，及时为领导决策提供有价值的信息。

（3）主动服务:

主动服务关键是要宜早、宜少、宜透。

宜早就是要增强工作的预见性，强化超前意识。

宜求谋于领导之前，谋于领导之先，考虑问题尽可能快半拍，早半拍，凡是想得远壹点，思考的深壹点。

宜少就是说参谋建议要求优而不求全，要求优而不求多，宜求参谋到点子上。

宜透就是领会上级精神，把我领导意图，做到情况明，想的全，把的准。

（4）实现优质服务：

为领导服务，搞好政务服务，做到主动服务，仍要实现优质服务。

以优质为标准，以满意为目标，积极提高办公室工作水平。

优质服务总的来说有三点，第壹点是无差错，工作中强化工作意识，减少工作差错，防止重大失误。

第二点不越权，要讲政治讲规矩，做到到位不越位，揽事不揽权。

第三点不揽功，办公室做的是幕后工作，尝得是辛酸苦味，必须淡薄名利，大度从容，勇于出面办事，勇于出面担事。

但绝不出风头，不抢功，做到谦虚谨慎，乐于奉献。

这就是主次分明的四个方面,为领导服务，搞好政务服务，做到主动服务，仍要实现优质服务。

2、方圆相济：

方就是原则性，圆就是灵活性，方是为人之本，成事之机，也乃和谐只要，处世之道。

方是核心，圆是补充，俩者相继事半功倍。

如何做到方圆相济？

总的来说要把握三点，第壹大事要方、小事要圆。

第二对己要方，待人要圆。

第三管理要方，理念要圆。

说到大事要方，小事要圆，也就是说于大事大非面前要保持清醒的头脑，坚定立场，牢守办事原则。

于小事方面不斤斤计较，不吹毛求疵。

对己要方，对人要圆。

主要讲对自己哪怕再小的事情也要从严约束，从高要求，从微甚手。

尤其要吃得苦吃的亏，待人以宽，持开阔胸怀。

管理要方，理念要圆，就是说要有制度，有规矩，坚持以制度管事，要以人为本，体现人文关怀，做到无情管理，有情操作。

3、内外结合：

办公室主任于内要审核文件、起草文稿，于外要加强协调，开展调研。

内外均很重要，俩者均不可偏废，这要求我们对内是管家，对外是行家。

即时管家又是行家要具备以下三点：

第壹要增强大局意识，做到心中有数，做到有数有文。

第二要增强服务意识，做到有度有效。

第三要增强团队意识，做到有方有情。

第壹要增强大局意识，做到心中有数：

所谓有数就是了解全局，做到心中有数。

办公室主任思想要活，眼界要扩，不能将自己局限于本身业务的小天地，要对发展的大事，整体的趋势和本地本单位、本行业的形势了然于心，只有这样才能及时有效的综合情况，提供信息，提出参谋和参考的意见，才能发挥参谋助手的作用。

所谓有文就是敢做文，善做文，于参政涉谋上有文，于协调落实上有文，于服务发展上有文。

有文才能有为，有数才能做好参谋咨询的作用。

第二要增强服务意识，做到有度有效：

所谓的有效就是服务有适度，把握分寸，要真正从关心领导的角度出发把握好活动观、决策观。

要当好参谋，参到点子上，谋于正道上，不出歪点子馊主意，尤其是不能不讲原则。

所谓有效就是服务要优质高效，提高水平，真正实现三个满意-----领导满意，下属满意，职工满意。

第三要增强团队意识，做到有方有情：

所谓有方就是培养人员也要讲究方法，不能总老壹套，要着力引进优秀人才，立足于培，加强岗位锻炼人才。

致力于用，坚持任人唯贤放手使用人才，使干事的有干劲，有才的有舞台，这就是方，有方法。

所谓的有情就是注重人文关怀，对人要真情，不仅于工作上关心，生活上照顾，仍要从情感上关怀。

随时了解他们的思想，关心他们的生活，解决他们的困难，最大限度的调动各方面的工作积极性，做到人尽其才，事尽其功的目的。

三、办公室主任工作技能：

办公室主任面对公司内外复杂的人际关系，工作面广泛。

其工作技能的运用范围只能大体上界定俩个方面：

壹是处理人际关系的技能；二是进行务实工作的技能。

这俩方面紧密联系、相辅相成，常是相互渗透、同时进行的。

自然要具备有“人和事的配合艺术”，处理人际关系和进行实务工作形结合的技能。

1、办公室主任处理人际关系的技能：

办公室主任的复杂人际关系中，经常面对的、较直接的主要有俩种关系，壹是上司（领导）的关系；二是和下属的关系。

处理这俩种关系，除了运用各种人际关系的处理方法、技巧外，如沟通、诚信、助困、解难等，仍需要采取相应的较特殊的技能。

（1）办公室主任处理和上司关系的技能

办公室主任面对的上司，是企业（公司）的董事长、总经理（正、副）或老板、上层领导，他和这些领导的关系，实质是辅助、协理行政职权和领导、决策或指挥权的关系。

领导要通过这壹层职权推动企业整个机器的运转。

办公室主任和上司关系的处理应以整个企业运转、企业总体目标为准则、为导向，决定和运用处理的技能。

这方面的技能可概括为四种：

人性化沟通技能，讲究实效技能；接受任务技能；参谋劝诫技能。

（2）办公室主任处理和下属关系的技能

办公室主任的下属就是办公室工作、服务的人员，主要是文秘工作人员，行政后勤人员等。

壹般文化层次较高，中青年居多，工作积极勤奋，能尽职尽责。

办公室要形成最佳群体和团队，保持高效行政、有力发挥企业中枢的效能，需要办公室主任善于运用处理下属关系的技能；可总结三个方面的技能：

于下属和谐相处的技能；向下属布置任务的技能，对下属激励、奖罚的技能。

之上俩个处理协调关系的技能就不展开分析和叙述了，重点分析叙述实务工作技能。

2、办公室主任实务工作技能

办公室主任实务广泛、繁杂，但主要当上司的助手辅助工作，为办公、办会、办事、信息处理、协调、接待等把关，具体事务则由文秘和行政人员分工去做。

这方面的技能，除准确领悟、把握上司意图的技能外，主要仍有：

驾驭全局的技能；策划组织的技能；审核校订的技能；

（1）驾驭全局的技能

办公室主任虽然只是决策和决策实施之间的壹个角色，没有决策权，没有执行权，却有把关权，推动企业运转，和全局密切关联。

为此，办公室主任壹要胸有全局。

对外，应把握国内、国外的有关情况、动态、趋势、规则、政策和法律等。

对内，要娴熟理解企业战略决策、宗旨（理念）、目标、规章和制度等。

二要把好局部和全局关系的关口。

协助上司处理好俩者之间关系，促使俩者壹致、双赢，而不致损害壹方。

三要综合高效地处理好信息的外传内达。

是信息即畅通又保密，处分发挥信息传输、反馈的效能。

四要协调好内外各方面关系，形成合力，实现共同目标。

（2）策划组织技能

策划，就是根据上司的授意对企业重要会议、重大活动负责总体策划，制定方案和计划，提交上司审批。

组织是按上司批准的方案负责组织、调配人力、物力、财力，保证方案顺利实施。

壹定要鉴别策划所需的信息，选择提炼真实可靠特色鲜明的信息，作为策划的依据，且从中预测发展趋势。

保证策划方案符合上司意图，有创新有实效。

二要对策划方案进行可行性论证，且做好上司质询的准备。

保证方案让上司满意、批准。

三要协调好各部门这件的关系，有困能、有阻力的要善于沟通，充分调动部门的积极性、能动性，齐心协力为实现方案而奋进。

四要组织安排、落实人力、财力、物力，可和下级及有关部门商量，壹壹敲定，然后制定出人员分工、责任表，费用预算表等，提前发出通知，以便及早筹备。

（3）审核校订的技能

审核，即对发出的、内部上报来的文件、材料及文书，按照公文处理办法审核规定进行，要认真仔细，严格把关。

不合格或有问题的，要妥善协商加以解决。

校订是对文件、信息进行校核、订正，以保证文件、信息真实准确，质量优良。

必要时需要核查验对，这方面责任重大，不能有稍许疏忽。

能够说，要当好壹个办公室主任必须适应形势和任务的需要，内强素质，外树形象，出色的履行基本职能，以坚定的信念激励人，以高尚的人格感染人，以良好的作风凝聚人，以模范的行为带动人，把班带好，把人用活，把事办实，把家管好。

应聘者：

李树峰

二零壹壹年十二月二十五日