档案室管理制度.docx

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档案室管理制度

档案室管理制度

----档案室管理制度精品篇

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档案立卷归档制度

1、立卷原则:

文书档案实行以卷为单位装订（即案卷级整理方法）的原则，其他会计、声像按国家相关规定执行。

2、立卷归档范围和文书档案保管期限:

按照我委编制并经县档案局审批同意的《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表》执行。

3、立卷归档时间:

⑴机关文书档案应坚持做好平时收集，把已处理完毕的文件按流水号收集齐全，于第二年初进行整理、归档，六月底前完成归档工作。

（2）机关会计档案在年终立卷后由财务部门暂时保存一年，第二年六月底前移交综合档案室。

（3）声像档案在每项活动结束后，及时交综合档案室归档。

（4）其他门类和载体的档案应按有关规定向综合档案室移交归档。

4、文件整理归档要求:

按照《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》、《机关档案工作业务建设规范》的要求，遵循文件材料形成的规律和特点，保持文件间的联系，区别不同价值，便于保管和利用。

⑴不同年度的文件一般不得放在一起归档;但跨年度的请示与批复，放在复文年归档;没有复文的，放在请示年归档;跨年度的规划放在针对的第一年归档;跨年度的总结放在针对的最后一年归档;跨年度的会议文件放在会议开幕年归档;非诉讼案件放在结案年归档;其他文件材料的归档按有关规定执行。

⑵文件材料应区别不同情况进行排列。

一个问题的请示、报告、批复应依序排列在一起（批复在前、请示在后，正件在前、附件在后），印件在前、定稿在后;转发件在前、原件在后;其他文件材料依照有关规定及其形成规律或特点进行排列。

（3）文件材料的排列，应按不同门类、载体和不同保管期限分别排列。

文件材料整理后装盒的排列自上而下，自左向右。

排列方法应结合本机关的具体情况，历年来的归档排列要统一，前后一致。

（4）文件材料整理归档目录应区别不同保管期限，分年度编制归档目录，在一个全宗内，归档目录号不得重复。

二、档案保管制度

1、综合档案室做到办公、阅档、库房三分开。

2、配置足够的档案柜以及相关设备。

3、档案室门窗要牢固，严格做到防盗、防光、防潮、防尘、防虫、防鼠、防火、防高温。

档案库房做到专人负责、专人管理。

库房内不得堆放杂物。

4、经常检查档案存放的情况，发现破损或霉变的档案，档案人员要认真采取措施，及时进行修补或复制。

5、库房内的档案柜应排列有序、统一编号，做到整齐划一。

6、根据档案工作需要配置温湿度计、复印机、扫描仪、电脑、收录机、去湿机、吸尘器、空调设备、照相机和电子计算机等设备。

7、机关档案管理现代化，纳入本单位办公自动化系统同步发展，逐步实现档案管理的科学化、现代化，提高档案管理水平和服务效率。

三、档案保密制度

1、建立健全档案保密组织，做到领导落实、组织落实、人员落实。

2、档案人员要认真学习有关保密工作指示、决定，严格遵守保密纪律和保密制度。

3、档案人员应根据国家和秘密及其密级具体范围的规定划分秘密、机密、绝密等，严格按密级管理办法进行管理。

4、档案一般不外借，确因工作需要借用的，须经局领导同意。

外单位人员来查阅档案的，须持有单位介绍信方可接待。

5、秘密以上档案，只限在档案室内查阅，不得外借，不得复制。

确因工作需要的，须经局领导批准可摘抄有关章节，用完后及时交档案人员处理。

6、档案人员应对保密档案作定期检查，如发现丢失应及时报告并查明去向，杜绝一切可能危害档案安全和泄密事件发生。

四、档案利用制度

为开发利用档案信息资源，切实有效地为机关各项工作服务，档案人员必须熟悉档案室所藏档案情况，主动了解机关各项工作对利用档案的需要，积极做好提供利用工作。

一、利用范围:

1、档案室所藏的文书档案、会计档案、声像档案、其他门类和载体的档案。

2、档案室利用档案资源收集和编制的全引目录、发文汇编、组织沿革、大事记等。

二、利用方法:

1、凡利用者都应按有关规定办理利用手续，查阅档案时，在阅档室阅览，不允许在案卷上圈划、批注、涂改、剪裁或拆散档案。

2、凡经批准查阅的档案，如需摘抄、复制的，须经档案人员审核同意，秘密以上档案需作必要摘录的，须经局领导批准，用完后及时交档案人员处理。

3、档案人员应做好档案利用反馈工作。

在向利用者提供利用的同时，做好《档案查借阅登记》，并附一张《档案利用效果登记表》，利用工作结束后，由利用者填写，及时交档案室查存。

五、档案交接制度

一、各科室对国家规定的应立卷归档的材料，必须按照规定，定期向综合档案室移交，集中管理，任何人不得据为己有。

各科室负责人必须在档案备考表内签字，以示确认。

二、档案人员要根据国家、省、州、县关于档案馆接收档案的范围和年限规定，有计划、有步骤地将永久、长期的档案连同案卷目录和有关材料，按时向县档案馆移交。

三、凡属进馆的档案，均应按要求进行收集、整理、鉴定和验收，对不同门类、载体的档案，按有关规定执行。

四、进馆档案应办理交接手续、交接双方应在移交清册上签名盖章。

移交清册应归入机关全宗卷内保存。

六、档案人员岗位责任制

1、认真贯彻、执行《档案法》、《保密法》以及有关档案工作的方针、政策和规定，不断提高政治思想和业务工作水平。

2、热爱档案事业、熟悉档案业务、制定有关档案工作计划和管理制度。

3、负责统一管理本机关的全部档案，严格接收手续并把好质量关，做好档案的保管、利用工作。

4、认真贯彻《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》、《机关档案工作业务建设规定》，实施科学管理，积极创造条件，升级达标。

5、加强基础建设，熟悉本机关室藏档案，编制组织沿革、大事记、年鉴、基础数字汇编、发文汇集、专题文件汇集等检索工具和专题资料。

6、保密档案的管理和利用，必须按照国家有关档案、保密工作的法律、法规和方针政策的规定办理，确保机关档案的完整与安全。

7、按照档案保管期限及鉴定工作的规定，定期鉴定档案，及时做好档案的存毁和向县档案馆移交档案的工作。

机关档案室管理制度范本篇二

第一条为了进一步提高本机关档案工作水平，逐步实现机关档案管理的规范化、制度化、科学化，依据《中华人民共和国档案法》和档案管理有关规定，结合工作实际，制定本制度。

第二条机关档案是指在各种会议、活动和机关日常工作中形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

第三条机关的档案工作必须严格遵循国家有关法律法规，依据档案管理有关原则、规定，实行集中统一管理，确保档案的完整与安全。

第四条机关档案工作的组织领导:

（一）机关的档案工作由主管领导，档案员具体负责，其业务工作接受上级档案部门的指导与监督。

（二）机关档案确定一名领导分管档案工作，档案员负责本机关各有关资料的收集、整理、归档工作。

（三）办公室应视情况酌情加大投入配备设施，运用计算机等现代化科技手段管理档案，广泛运用计算机检索，实现档案管理现代化。

（四）机关各办工作形成的有关资料建档工作，由办公室牵头，建立档案工作网络，确保机关档案的完整和齐全。

第五条本机关档案工作职责

（一）统一管理本机关的全宗档案;

（二）对机关日常形成的文件、材料、声像资料的收集、整理、立卷、归档工作;

（三）为档案的利用提供服务;

（四）档案的统计、保密和安全管理工作，定期向档案馆移交永久性的档案。

第六条档案的保管期限的确定和立卷归档原则按照上级档案管理部门的要求规范操作。

第七条各类材料的归档时间为:

纸质文件、电子文件在次年三月底前归档，其他材料档案按其完成的时间归档。

第八条加强档案的安全保护，健全防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫等设施，确保档案完整。

纸质材料档案、声像材料档案等不同载体类型的档案，应分别保管。

第九条档案利用的原则:

（一）档案人员严格遵守保密制度，保守机密。

不随意提供档案或扩大利用范围。

（二）本机关工作人员借阅、利用档案，需办理借阅登记手续。

外单位因工作需要阅查档案，须持单位介绍信，并经有关领导同意登记后，方可查阅。

档案一般不外借，特殊情况须经办公室主管领导批准。

（三）借阅的档案资料必须妥善保管，并注意保密，不得转借。

各级各类人员查阅、利用档案，对所查阅、借阅的档案要严加爱护，严禁在案卷上圈划、涂抹、折叠，更不得拆卷和撕毁。

凡失密、损坏档案者，将按档案法和保密法等有关规定予以处理。

（四）档案借阅用毕后要及时归还。

借阅时间一般不得超过15天;如继续借阅，须另行办理继借手续。

第十条对借阅较重要的档案，并已利用的，应及时做好利用效果的登记工作。

第十一条做好档案的统计工作，每年立卷归档完毕后，进行统计，填写统计报表，按时报档案行政管理部门。

第十二条根据保管期限的规定，应对本机关档案定期进行鉴定。

鉴定工作在机关主管档案工作的负责人主持下，由上级有关部门组成鉴定小组，对已到期的档案进行鉴定，提出保存或销毁档案。

机关档案室管理制度范本篇三

档案保管制度

一、严格执行档案收集、整理、保管、鉴定、提供利用与销毁等有关制度和规定，确保其完整、系统和安全。

二、档案按档号排放，档案柜编顺序号，库房内悬挂相关档案资料管理规章和制度。

三、借出的档案须按时归还，利用后的档案应随即放回原处。

四、不得窃取、出卖和涂改档案，违者追究法律责任。

五、切实做好防盗、防火、防水、防潮、防尘、防虫、防霉工作。

六、做好库房温湿度的监控与登记工作。

七、每学期开学初对库房档案进行全面检查、清点，发现问题及时处理。

档案保密制度

一、高度认识档案保密工作的重要性，严格遵守有关法规和制度。

二、查阅涉密档案或内部材料，须经有关部门和办公室负责人批准，必要时报请有关校领导审批。

查阅时须严格履行登记手续，注明查阅目的和内容。

三、未经批准，任何人不得私自带档案出馆;档案工作人员不得私自摘抄、复制、传播具有保密性质的档案内容。

四、因需要经批准摘录或复制涉密档案材料的，须妥善保管，用后销毁，如发生涉密问题，后果由利用者负责。

五、不归档的重份文件及内部材料，须交由学校集中销毁。

六、在校保密委员会的指导下，做好档案密级变更和解密工作。

七、档案馆工作人员或利用者，如有违反保密规定的，视情节轻重按有关规定处理。

档案利用制度

一、查阅利用本馆开放档案、资料者，须持身份证（或工作证、学历证书）等有效证件，同时填写查阅登记表;受他人委托者，还须出具他人上述任一证件（含复印、传真件）及委托查阅申请书。

二、查阅重要的或密级档案，按《档案保密制度》办理;查阅本职范围外的重要档案，须经办公室负责人批准;查阅珍贵档案时，以复印件代替原件利用。

三、档案、资料一般不外借。

确因工作需要外借的，除出具所在单位证明外，须经办公室负责人或学校分管领导批准，并办理外借手续（限5天内归还）;若续借，需办续借手续。

四、提供利用档案时，按学校有关规定收费。

五、外国组织和人员利用开放档案、资料，按国家有关规定办理。

六、查阅利用档案时不得随意涂改、拆卷或损毁。

本室工作人员对违规者，有权给予劝告、责令赔偿或其它处置，直至追究法律责任。

七、未经主管校领导批准或办公室授权，任何单位、个人无权公布档案内容。

档案室人员岗位职责

一、积极宣传党和国家关于档案管理的法规、条例。

二、遵守各项档案业务规章制度。

三、维护档案的完整、系统和安全，定期检查档案保管情况，改进档案保护技术，严守国家机密。

四、积极开展咨询服务;热情接待档案利用者，迅速、准确提供所需档案和资料。

五、深入基层，开展对兼职档案员的业务培训和指导工作。

档案鉴定制度

一、在主管校领导主持下，由校办、档案室及有关部门负责人与负责该门类的专、兼职档案员组成鉴定组，按照分工，个人初鉴、集体审查，具体工作由档案室组织。

二、对在整理的归档材料，要以全面的、历史的和发展的观点鉴定其价值，准确把握归档范围和保管权限，有异议时由鉴定组裁定。

三、档案达到开放期，由鉴定组作出是否向社会开放的决定。

四、档案保密期满，由鉴定组作出是否变更密级或解密的决定。

五、档案存留期满，由鉴定组提出销毁或延长保管期限的意见，经主管领导批准后，方可存、毁。

六、销毁档案前登记造册（注明题名、数量、鉴定时间、参加鉴定人员）;销毁时由3人执行;事后在清册上注明销毁日期并签字;清册归档。

安全与消防制度

一、库房重地，非本室工作人员不得擅入。

二、严禁烟火、易燃、易爆及腐蚀物品进室。

三、做好安全巡查工作，下班时关好水电、锁好门窗。

四、档案工作人员应熟悉消防器材的性能及使用方法;做好消防器材的保养更新工作，使之可靠有效。

五、发生火警、火灾要迅速报告，并全力扑救。

公司档案室管理制度范文一

　　第一条：

档案接收制度

　　1、定期收集各项目监理部在工程施工过程中形成的具有保存价值，经过整理立卷的不同载体的文件资料;

　　2、档案室要对各项目监理部的立卷归档工作加强监督、检查和指导;

　　3、接收归档的案卷必须保证质量，应符合下列要求：

　　应归档的文件材料齐全、完整;

　　文件应按公司档案管理的要求，并结合工程实际情况合理整理、立卷;

　　归档的文件材料应按照工程建设程序以时间和专业等分类整理、立卷，案卷标题简明确切，便于保管和利用;

　　4、接收档案的时间和手续=548;

　　工程项目竣工后一个月内，监理项目部将竣工资料整理完毕后填写档案移交清单（一式两份），写明案卷标题、案卷数量及移交时间，交所属工程部检查审核;=548;

　　工程部审核合格后在档案移交清单上签字，同竣工资料一齐交总师室档案管理人员验收。

总师室档案管理人员验收合格后，在档案移交清单上签字，双方各留一份，竣工资料留存公司库房。

　　第二条档案的管理制度

　　1、按照档案形成的特点，保持档案之间的连续性和完整性，使归档的档案资料能真实的反映工程建设的全过程，如实体现项目监理部的工作情况，便于查阅和检查。

　　2、对接收档案进一步系统化管理，主要是：

　　对所接收的档案进行严格检查，包括各案卷是否完整，分类是否清晰明确，组卷是否合理，编目工作是否齐全;=548;

　　对归档的档案进行电子信息化管理，便于查询和调阅;

　　定期对归档档案进行清理，对超过10年的项目监理资料移交丹利库房保存，对超过20年的项目监理资料在征得总师室领导同意后销毁。

　　第三条档案保管制度

　　1、档案库房需保持适宜的温度，并配备灭火器。

库房内严禁吸烟，消除一切火灾隐患。

　　2、对库房照明线路定期检查，发现问题及时检修，防止短路引起火灾。

　3、档案入库前要进行检查。

被虫咬蚀的档案不能入库。

库房内要定期投放防虫药，并勤于检查。

　　4、档案管理人员进出库房时要关灯，锁好库房门。

　　5、档案库要经常打扫，保持清洁，严禁将有害物质带入库房。

　　6、档案资料以盒或卷为单位，按同一项目资料统一存放的要求入库。

　　7、库房柜要编制顺序号，应有档案资料存放的示意图。

　　第四条档案的统计制度

　　1、认真做好档案资料数量的统计。

以原始记录为依据，做到准确可靠。

　　2、建立健全归档资料的电子台帐，掌握档案的入库、出库、销毁等相关信息，不断提高档案的管理水平。

　　第五条档案的保密制度

　　1、档案管理人员要认真做好库房的安全保卫和保密工作，非本部门人员未经同意，不得进入库房。

　2、档案资料一般不准外借，必要时可摘录，必须复印时须经总师室同意并登记备案。

凡需复制保密档案材料须经总师室领导批准后方可复制。

　　3、如遇所借档案丢失，须及时通知总师室，并写明情况以便及时处理。

　　4、档案管理人员应维护档案完整、准确、系统、安全为准则，做到不失密、不泄密。

　　第六条档案的销毁制度

　　1、对已期满的档案材料列出档案销毁清单，经公司及总师室领导确认后进行销毁。

　　2、执行销毁时，指定专人负责，监督销毁，并且销毁记录上至少有两人以上的签名。

公司档案室管理制度范文二

　　一、总则

　　1、为了规范公司档案管理，特制定本制度。

　　2、本制度适用于公司及所属各单位档案管理。

　　3、本制度最终解释权归公司办公室，办公室负责本制度的修订完善。

　　二、档案管理机构的设置及基本要求

（一）档案划分及管理部门

　　1、档案是指本公司过去和现在，在从事经营管理、科学技术、企业文化等活动中形成的对公司有保持价值的各种文字、图表、声像等历史记录。

　　2、公司设立档案室，隶属于办公室，办公室负责档案资料的归档督促和日常管理工作。

公司制定明确的档案管理职责，档案管理员必须严格履行职责。

　3、公司档案根据其重要性和保密程度分为公司级和部门级，公司级档案应按标准规范进行分类，有规范的档案编号和标签，并建立电子与纸张分类目录。

（二）各部门资料管理

　　1、公司所属各部门必须设兼职的资料管理员，制定明确的资料管理员岗位职责，规范部门档案管理，实行部门档案与公司档案归口管理。

　　2、各部门根据部门资料性质结合公司级档案管理办法，实行统一的标准分类管理。

　　3、档案的借阅和移交、销毁，必须按照公司管理规定执行。

　　三、档案分类

（一）档案质量

　　1、档案封面应逐项按照规定用碳素钢笔或中性笔书写，字迹要工整，清晰，封面题名应能准确反映出卷内文件材料的内容。

　　2、档案文件禁止使用铅笔、圆珠笔、复写纸。

破损的档案文件要进行修复处理。

3、档案必须遵循文件材料形成的规律和特点，保持文件材料之间的联系，区分不同的价值，便于保管和利用。

　　4、档案盒表面为《档案目录》，档案盒内文件没有提名的，由档案人员根据内容拟定标题。

　　5、档案盒封面应注明立卷人，审核人，立卷时间。

（二）立档

　　1、档案文件材料按照批复在前，请示在后，正件在前，附件在后，印件在前，定稿在后，重要法规性文件的历次稿件排列在定稿之后。

　　2、跨年度的请示与批复，有批复的在批复年立卷，无批复的放在请示年立卷;跨年度会议文件放在会议开幕年立卷;跨年度的规划放在第一年立卷;跨年度总结放在最后一年立卷。

　　3、档案文件资料按时间顺序排列，收交时公文处理用纸在前，收文在后;内部制发文件，发文正稿在前，依次为公文处理用纸，发文底稿。

　　（三）分类

　　1、档案各级分类应赋予统一名称，其名称应简明扼要，以充分表示档案内容性质为原则，并要一定范畴，不能笼统含糊。

（如：

证照类目、制度类目、文件类目、合同类目等）。

　　2、公司档案大致分为以下几类：

（1）证照类：

营业执照及各类证照，注册资料、年检资料、公司章程等;

（2）文件类：

分外来文件和内部文件;

　　（3）制度类：

管理制度汇编;

　　（4）合同类：

分内部经营管理合同和业务合同两种。

　　（5）计划总结类：

分年度计划及总结等;

　　（6）会议纪要类：

办公例会纪要等

　　（五）档案编号

　　1、档案分类各级名称经确定后，应编制《档案登记目录表》，将所有分类各级名称及其代表数字编号，用一定顺序依次排列，以便查阅。

　　2、档案分类各级名称及其代表数字一经确定，不宜任意修改，如确有修改必要，应事先审查讨论，并拟定新旧档案分类编号对照表，以免混淆。

　　3、公司档案员负责对各部门文件材料的收集、整理，按照《档案登记目录表》条款“对号入座”，各部门要积极配合公司档案管理工作。

　　四、归档及保存年限

（一）归档的文件资料，应按自然形成，保持历史联系的原则和归档要求特征及文件内容进行归档，在一个卷内要按问题或者文件形成的时间，系统的排列并填写《卷内目录》。

（二）归档的同类文件资料在卷内应按保存期限分别装订，保存期限分为定期和永久。

定期按文件材料的保持价值分为1年，5年，10年。

　　1、永久保存：

（1）公司章程、合同

（2）股东名册

　　（3）组织规程及办事细则

　　（4）财务报表

　　（5）政府机关核准文件

　　（6）不动产所有权及其他债权凭证

　　（7）工程设计图

　　（8）公司规章制度

　　（9）其他经核定须永久保存的文书

　　2、10年保存：

（1）预算、决算书类

（2）会计凭证

　　（3）事业计划资料

　　（4）其他经核定须保存10年的文书

　　3、1年至5年保存：

（1）期满或解除之合约

（2）其他经核定保存5年的文书

　　4、1年以下暂时保存：

（1）结案后无长期保存必要者。

　　（三）公司可根据实际情况拟订文件资料保存期限的补充规定。

　　（四）归档的文件资料种类，份数以及每份的页数均应齐全完整，每份文件的正件与附件，印件与定稿，请示与批复，转发文件与原件，多种文字形成的同一文件，均不得分开。

　　五）按归档要求进行装订、编号、填写卷内目录表。

全部档案组成后，要对档案做统一排列并编写档号。

　　五、档案日常管理

（一）借阅

　　1、借阅手续：

（1）各部门经办人员因业务需要借阅档案时，应由其部门负责人出示书面借阅条向办公室借阅，经办人必须在公司借阅登记表上签字。

（2）办公室接到借阅条，经核查后，取出该项档案，并在借阅登记表上注明借出日期和归还日期，以备及时催还。

　　档案归还时，经办公室核查无异后，档案即归入档夹，填写归还日期，取消借阅记录

　　2、借阅人不得转借、拆卸、调换、污损所借的档案，不得在文件上圈点、画线和涂改，未经批准不得复印和摘抄档案。

　　3、借阅人确因工作原因需要复印文件或摘抄文件，需借阅部门负责人书面请示，经办公室主任批准。

　　5、借阅人应于规定期限内归还。

如有其他人借阅同一档案时，应变更借阅登记，不得私自授受。

（二）销毁

　　1、每年保管期限已满的档案由办公室编制纸质和电子的《档案销毁清单》，报公司负责人审核批准，并指定其监销人后方可进行销毁。

《档案销毁清单》需注明：

销毁档案目录、公司负责人意见、档案人签字、监销人签字、销毁时间。

　　2、销前，按照清册清点;销后，在清册上签名盖章，并将监销情况报告本单位负责人。

《档案销毁清单》需永久保管。

　　3、保管期限已满但仍不能销毁的档案有下列四种：

未结清的债权债务;未了事项;正在项目建设期间的建设项目、经核定仍有保存参考价值者。

应单独抽出立卷，直到事项完结时为止。

　　（三）移交

　　1、需要进行移交的档案，需由档案员编制《档案移交登记表》，报公司负责人审核批准并指定其监交人后，方可进行移交。

《档案移交登记表》需注明：

移交档案目录、公司负责人意见、移交方签章、监交人签章、接收方签章、移交时间、移交原因。

　　2、移交前，按照清册清点;移交后，在清册上签字，《档案移交登记表》一式两份，移交方和接收方各一份并永久保管。

　　（四）保密

　　1、档案室的任务是集中统一管理公司已形成的全部文件资料档案，维护档案的完整和安全，主动做好档案的提供利用工作。

任何无关人员未经许可不得入内。

　　2、档案员应忠于职守，遵守纪律，保守秘密，树立全心全意为公司各项工作服务的思想，主动，准确，迅速地为利用者提供档案资料。

　　3、爱护档案室的一切设施设备，任何人未经许可不得使用及随意翻动。

　　六、附则

（一）在本制度框架下，公司各部门可根据实际状况制订更为具体的实施细则，但不得与本制度发生冲突，经报行政部备案后，与本制度具有同等效力。

（二）本制度自印发试行之日起执行。

　　公司档案室管理制度范文三

　　一、非档案管理人员未经许可，不准擅自进入档案室，并禁止操作玩耍电脑。

　　二、查阅档案资料时，必须经矿长、总工允许，凭准阅证履行登记手续，并在指定地点阅览，阅览完毕立即归还。

　　三、档案室内严禁吸烟、点火、存放易燃、易爆等有害有毒物品。

　　四、经常检查档案资料的保存情况，如发现损坏、霉变、虫蛀