第一章办公室事务(第一节).ppt

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教材教材n杨锋：

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秘书实务，中国人民大学出版社，2011教学参考书教学参考书梁凤仪香港：

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怎样做高级秘书怎样做高级秘书上班规范：

上班规范：

提前十分钟到办公室，逢人打招呼时应点头微笑，提前十分钟到办公室，逢人打招呼时应点头微笑，愉快地说：

愉快地说：

“早晨好！

早晨好！

”然后做下列事情：

然后做下列事情：

n用吸尘器清洗地毯，打扫房间。

用吸尘器清洗地毯，打扫房间。

n开窗透气。

擦抹办公桌椅等用具，给电话机听筒两开窗透气。

擦抹办公桌椅等用具，给电话机听筒两端消毒。

端消毒。

n为办公室内花卉植物浇水，整理枯叶。

为办公室内花卉植物浇水，整理枯叶。

n清除纸篓内的纸屑。

清除纸篓内的纸屑。

n检查审视墙壁饰物是否端正。

检查审视墙壁饰物是否端正。

n调节室内空调温度和湿度，调整百叶窗或垂直帘角调节室内空调温度和湿度，调整百叶窗或垂直帘角度，使之保持一致的角度。

度，使之保持一致的角度。

n把日历翻到当天，检查时钟是否准确。

把日历翻到当天，检查时钟是否准确。

n把盖章用的橡皮印调整至当天。

把盖章用的橡皮印调整至当天。

n把报刊杂志堆放排列整齐。

准备好各类办把报刊杂志堆放排列整齐。

准备好各类办公用品公用品n把日程表和必要的文件资料、当日报纸放把日程表和必要的文件资料、当日报纸放在上司桌上，准备好茶水。

在上司桌上，准备好茶水。

n换上职业服装。

开始工作。

换上职业服装。

开始工作。

下班规范：

下班规范：

下班时推迟十分钟离开办公室。

当上司和同事下班时推迟十分钟离开办公室。

当上司和同事离去时，一一和他们告别，同时完成下列事情：

离去时，一一和他们告别，同时完成下列事情：

n将手头尚未完成的工作整理一下，按主次放好，将手头尚未完成的工作整理一下，按主次放好，以便次日一开工就能投入工作继续做下去。

以便次日一开工就能投入工作继续做下去。

n换下职业服装。

换下职业服装。

n关闭所有办公设备（除传真机外），切断电源，关闭所有办公设备（除传真机外），切断电源，抽屉、柜橱门、窗，再仔细检查一遍，确认无误抽屉、柜橱门、窗，再仔细检查一遍，确认无误后，锁门离开办公室。

后，锁门离开办公室。

第一章第一章办公室管理和日常事务办公室管理和日常事务办公室环境管理、办公设备和用品的管办公室环境管理、办公设备和用品的管理、印信管理、公车及会议室管理、电话处理、印信管理、公车及会议室管理、电话处理、邮件处理、值班工作等理、邮件处理、值班工作等第一节办公室环境管理第一节办公室环境管理一个良好的工作环境，有一个良好的工作环境，有利于组织的对外形象塑造，有利于组织的对外形象塑造，有利于提高秘书的工作效率。

利于提高秘书的工作效率。

一、办公室环境布置和维护一、办公室环境布置和维护二、办公室环境的安全管理二、办公室环境的安全管理一、办公室环境布置和维护一、办公室环境布置和维护办公室图例办公室图例

（一）一）办公室图例（办公室图例

（二）二）办公室图例（三）办公室图例（三）办公室图例（四）办公室图例（四）

（一）开放式办公室与封闭式办

（一）开放式办公室与封闭式办公室公室开放式办公室开放式办公室开放式办公室是大开放式办公室是大的空间包含众多单个的空间包含众多单个工作位置的组合，每工作位置的组合，每一个工作位置通常包一个工作位置通常包括该员工的办公桌、括该员工的办公桌、文件和文具的存放空文件和文具的存放空间、椅子、电话、计间、椅子、电话、计算机等设备。

算机等设备。

半开放式半开放式开放式办公室与封闭式办公室开放式办公室与封闭式办公室封闭式办公室封闭式办公室封闭式办公室又称为封闭式办公室又称为传统办公室、网格式办传统办公室、网格式办公室，是指分隔成若干公室，是指分隔成若干带有门、窗的独立的小带有门、窗的独立的小房间的办公室结构，每房间的办公室结构，每个房间给一或几个人使个房间给一或几个人使用，带有办公桌等相应用，带有办公桌等相应设备。

设备。

背景资料背景资料n日兴日兴公司市场部新近迁入新办公区域。

公司市场部新近迁入新办公区域。

请你布置两间相对的办公室：

请你布置两间相对的办公室：

一间长一间长8米宽米宽4米，一间长米，一间长10米宽米宽8米。

市场部设经理米。

市场部设经理1人，秘书人，秘书1人，销售人，销售人员人员6人。

你可任意设置隔断，但必须有人。

你可任意设置隔断，但必须有一个小型会议室。

一个小型会议室。

如何分配？

如何设计？

如何分配？

如何设计？

过过道道过过道道经理经理秘书秘书销销售售人人员员会议室会议室两种办公室的优缺点两种办公室的优缺点办公室类型办公室类型优点优点缺点缺点开放式开放式1、灵活应变，工作位置能、灵活应变，工作位置能随需要而移动、改变随需要而移动、改变2、节省面积和门、墙等，、节省面积和门、墙等，节省费用，能容纳更多的员节省费用，能容纳更多的员工工3、易于沟通，便于交流、易于沟通，便于交流4、易受监督，员工的行为、易受监督，员工的行为容易得到上司的督察容易得到上司的督察5、容易集中化服务和共享、容易集中化服务和共享办公设备办公设备1、难保机密、难保机密2、难集中注意力，、难集中注意力，员工容易受电话、人员工容易受电话、人们起动等干扰们起动等干扰3、房间易有噪音，、房间易有噪音，如说话声、打电话声如说话声、打电话声和操作设备声易影响和操作设备声易影响他人他人4、员工难于找到属、员工难于找到属于自己的私人空间于自己的私人空间两种办公室的优缺点（续）两种办公室的优缺点（续）办公室类型办公室类型优点优点缺点缺点封闭式封闭式1、比较安全，可以、比较安全，可以锁门锁门2、易于保证工作的、易于保证工作的机密性机密性3、易于员工集中注、易于员工集中注意力，从事细致或意力，从事细致或专业工作专业工作4、易于保证隐私，、易于保证隐私，明确办公间由自己明确办公间由自己使用使用1、费用高，墙、门、走、费用高，墙、门、走廊等占用空间多并要装修廊等占用空间多并要装修2、难于监督工作人员的、难于监督工作人员的活动活动3、难于交流，员工被分、难于交流，员工被分隔开，易感觉孤独隔开，易感觉孤独如何在适当面积的空间中获取组如何在适当面积的空间中获取组织的最大效益是一个组织在选择和设织的最大效益是一个组织在选择和设计办公结构和布局时必须考虑的。

计办公结构和布局时必须考虑的。

小办公室布置案例小办公室布置案例n办公室面积：

办公室面积：

14平方米平方米n办公室人员：

办公室人员：

n主管主管1人人n秘书秘书1人人n下属下属3人人n办公设备：

办公设备：

n公用电脑、公用电脑、5张办公桌、茶几张办公桌、茶几等等小办公室布置案例小办公室布置案例（续）（续）个人办公需求：

个人办公需求：

n主管：

多项（个人任务、给秘书安排任主管：

多项（个人任务、给秘书安排任务、接待访客）务、接待访客）n秘书：

两项（个人任务、接受主管安排秘书：

两项（个人任务、接受主管安排的工作）的工作）n下属：

单项（个人任务）下属：

单项（个人任务）小办公室布置案例（续）小办公室布置案例（续）n主管：

主管：

办公桌应和秘书最近，并拥有独立的办公桌应和秘书最近，并拥有独立的接待空间，以保证不会给下属造成干扰接待空间，以保证不会给下属造成干扰n秘书：

秘书：

和主管办公室最近，和主管频繁沟通和主管办公室最近，和主管频繁沟通不会影响其他同事不会影响其他同事n下属：

下属：

不受干扰的个人办公空间不受干扰的个人办公空间图示.效率专家挑错办公室效率专家挑错办公室n（图（图1）80分分n错误错误1：

办公室没有隔断就会有很大的声音干办公室没有隔断就会有很大的声音干扰。

如果使用隔板，情况将大大缓解。

为了保扰。

如果使用隔板，情况将大大缓解。

为了保证照明证照明，最好给每人配备照明用台灯。

，最好给每人配备照明用台灯。

n错误错误2：

公共通道有些狭窄，但好在不会影响公共通道有些狭窄，但好在不会影响他人他人效率专家挑错办公室效率专家挑错办公室n（图（图2）70分分n错误错误1公共通道过长公共通道过长n错误错误2主管个人空间失去接待功能主管个人空间失去接待功能效率专家挑错办公室效率专家挑错办公室n（图（图3）60分分n错误错误1公共通道和私人空间交叉公共通道和私人空间交叉n错误错误2接待空间在办公室尽头接待空间在办公室尽头n错误错误3秘书与主管座位离开太远秘书与主管座位离开太远n错误错误4电脑显示器朝向不对，造成反光电脑显示器朝向不对，造成反光n错误错误5办公室没有隔板，声音干扰严重办公室没有隔板，声音干扰严重n错误错误6适合安放办公桌的窗口位置被文件柜适合安放办公桌的窗口位置被文件柜占据占据效率专家挑错办公室效率专家挑错办公室n（图（图4）满分）满分n优点优点1充分利用有阳光的窗口位置充分利用有阳光的窗口位置n优点优点2私人空间和公共空间交叉减少私人空间和公共空间交叉减少n优点优点3利用隔板阻断过多噪音利用隔板阻断过多噪音n优点优点4主管与秘书沟通方便主管与秘书沟通方便n优点优点5减少访客对其他人的干扰减少访客对其他人的干扰

（二）办公室布置的原则

（二）办公室布置的原则适用方便安全整洁美观适用方便安全整洁美观办公室布置的原则办公室布置的原则n按工作流程和职位进行布局，节约空间成本，缩短按工作流程和职位进行布局，节约空间成本，缩短工作流程，方便人员沟通。

工作流程，方便人员沟通。

n接待客户区域应位于靠近门口的位置，便于接待；接待客户区域应位于靠近门口的位置，便于接待；n公公共设备使用区远近适当，办公用品的放置应便于共设备使用区远近适当，办公用品的放置应便于使用使用。

n将电脑、传真机、复印机等大件办公设