使用word模板对word文件快速排版.docx
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使用word模板对word文件快速排版
任务1使用模板对Word文档进行排版。
【任务描述】
在Word2003中使用模板,对长文档进行排版。
【任务提出】
编写一个Word长文档(如编写一本教材),排版是很麻烦的事,如果使用模版排版,可以使排版变得轻松和简单一些。
如果是多人合作完成一个长文档,使用模版排版还可以使文档格式统一和规范。
【相关知识】
模板在Word中,实际上是“模板文件”的简称,也就是说“模板”是一种特殊的文件,在其他文件创建时使用它。
即便是创建一个空白的文档,也会使用模板,Word使用了Normal模板来创建了一个新文档。
每个模板都提供了一个样式集合,供我们格式化文档使用。
除了样式之外,模板还包含其它元素,比如宏、自动图文集、自定义的工具栏等。
因此我们可以把模板形象地理解成一个容器,它包含上面提到的各种元素。
不同功能的模板包含的元素当然也不尽相同,而一个模板中的这些元素,在处理同一类型的文档时是可以重复使用的。
【准备工作】
在计算机上安装Word2003字处理软件,准备一个Word模板(排版格式.dot)和一个Word文件(排版格式.dot)。
【实施步骤】
此任务实施的整体流程是在电脑上安装Word2003软件、准备好要使用模板文件和排版的Word文件、打开Word文件并加载模板、最后使用加载的使用模板,具体流程如图4-1所示:
图4-1任务操作流程
具体操作步骤如下:
1.准备模板文件
把“排版格式.dot”文件和要排版的Word文件放在电脑上,这里以放在到了桌面上为例,如图4-2所示。
图4-2模板文件和Word文件准备
2打开Word文件并加载模板
(1)打开word文件并加载模板。
双击打开“第一章.doc”文件,选择菜单命令“工具”→“模板和加载项”,如图4-3所示。
图4-3加载模板操作
(2)“模板和加载项”窗口。
在单击了“模板和加载项”后,弹出“模板和加载项”窗口,如图4-4所示。
图4-4模板和加载项
(3)选择文档模板。
在图4-4中单击“选用”,弹出“选择模板”窗口,在此窗口中选择电脑桌面上的“排版格式.dot”模板,如图4-5所示。
图4-5选择模板
(4)打开模板。
选择好模板后单击打开,回到“模板和加载项”窗口,如图4-6所示。
图4-6模板和加载项
(5)完成加载模板。
在图4-6中单击“确定”,模板就选定完成,在word界面会多出一个菜单项“培训2000”和一个格式工具条,如图4-7
图4-7加载模板的工具栏和菜单
通过模板工具条中和模板菜单,可以看到模板中定义了1标题、2标题、3标题、4标题、5标题、表题、表头、图片、图注、表文、底纹、正文和开头14中样式,每种样式是在“排版格式.dot”模板文件中,按照一定的格式要求设定好的,接下来我们直接使用就行,可以选中文件中的文字或把光标放在文字所在的段落中,然后选择工具条中的样式单击,就可以进行样式的设定。
3使用模板
(1)设置Word文件中第一段的格式。
把光标定位在第一段“第一章多媒体技术、资源及应用标准概述”这一段文字中,如图4-8所示。
软后单击工具条中的“1标题“,那么就把这一段文字设置成了“排版格式。
dot”模板中所设定的标题1的格式,如图4-9所示。
图4-8设置“1标题”的过程
图4-9设置“1标题”后的样式
(2)设置word文件中除第一段外其他段落格式。
Word文件中的其他段落、图片、表格等都可以按照步骤1的方法设定成要求的格式。
在都设定完成后,在大纲模式可以看到文件的目录结构,如图4-8所示。
图4-8排版后的大纲模式
【注意事项】
1.在任务1中,主要是在Word2003中使用模板,前提是已经有了一个模板文件。
如果没有可以自己制作一个,再后续任务中介绍怎样制作一个模板。
2.在以上叙述中,是以使用Word2003编写文档为基础的,如果使用的是Word2007,加载模板的过程和Word2003不太一样,加载模板具体过程是:
(1)打开“Word选项”窗口。
打开“第一章.doc”文件,单击“Office按钮”→“Word项”,如图4-9所示。
图4-9加载模板
(2)打开“模板和加载项”窗口。
在弹出的“Word选项”窗口中,单击左测“加载项”,在“管理”项中选择“模板”,然后单击“转到”按钮,如图4-10所示。
图10Word选项操作
(3)选择模板。
单击“选用”,如图4-11所示,在弹出的“选用模板”窗口中,选择模板,和任务1中选择模板一样。
图4-11初始“模板和加载项”窗口
(4)完成模板加载。
选择指定的模板后,单击“确定”按钮,完成模板加载。
如图4-12所示。
图4-12选择模板后“模板和加载项”窗口
(5)模板加载完成后Word界面。
在模板加载完成后,菜单栏出现“加载项”菜单,单击加载项,在下面的“快速访问工具栏”中,出现“菜单命令”和“自定义工具栏”,如图4-13所示。
图4-13“加载项”菜单说明
到这里,Word2007中加载模板就完成了,可以看到在Word2007中加载模板的过程及加载模板后,模板中定义菜单和工具栏是在“加载项”中出现,是和Word2003中不相同的。