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档案管理制度

工程档案管理制度修改记录表

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索引

●目的：

●范围：

●定义：

●内容：

1、总则：

2、工程档案管理架构：

3、职责分工：

4、监理项目部工程档案资料管理制度：

5、公司档案室档案资料归档要求：

6、公司档案室管理制度：

●附表12

附表1：

项目文件归档目录索引13

附表2：

卷内文件目录17

附表3：

中海顾问竣工档案归档内容和组卷参考表18

附件4：

文字材料目录21

●目的：

明确公司工程档案管理制度，规范公司工程档案管理，确保公司在监工程项目的归档工程资料及完工工程项目的存档工程档案资料的完整性、准确性和有效性。

●范围：

适用于公司工程监理业务工程档案资料的管理；不适用于公司经营、财务、人事、行政档案资料的管理。

●定义：

本工程档案资料管理制度相关术语定义如下：

●内容：

1、总则：

1．1公司实行ISO9001质量管理体系，公司的工程档案管理制度必须满足公司质量管理体系文件的要求。

并按照公司质量管理体系文件中《WI-4.2监理资料管理指引》的要求进行工程档案资料的收集、整理、归档等工作。

1．2工程档案资料在收集、整理、归档、借阅过程中如发生遗失、损坏，应视情节轻重对责任人追究责任；对未能按本规定要求完成工程档案管理本职工作的，也应视具体情况给予批评和处罚。

2、工程档案管理架构：

2.1公司的工程档案实行二级管理。

2.2一级管理是指公司的工程档案资料统筹管理工作，由公司总工程师负责，咨询管理部归口管理。

2.3咨询管理部下设公司档案室及工程档案资料管理小组，档案室设专人管理。

一级管理架构图

2.4二级管理是指各监理项目部的工程档案资料管理工作，由各监理项目总监负责，项目内业工程师归口管理。

项目技术负责人及各专业工程师参与项目工程档案资料的管理工作。

二级管理架构图

2.5公司档案管理小组人员有责任对二级档案管理工作进行监督和指导，并按照公司档案管理制度及公司ISO9001质量体系文件的规定，定期对二级工程档案资料的管理工作进行检查。

3、职责分工：

3.1分管副总工程师

3.1.1组织制定公司工程档案管理制度。

3.1.2建立公司工程档案管理架构。

3.1.3检查公司工程档案管理制度的实施效果，批准公司工程档案管理制度的改进需求。

3.2咨询管理部

3.2.1归口管理公司档案室和工程档案管理小组。

3.2.2协调通信、房建、土木、机电工程部的工程档案管理工作。

3.3公司档案室

3.3.1负责公司档案管理制度的制定、贯彻落实和维护修订工作。

3.3.2负责公司档案室的日常管理工作。

3.3.3对完工监理项目工程档案资料的整理提供指导。

3.3.4负责完工监理项目监理档案资料的验收、归档工作。

3.4公司工程档案资料管理小组

3.4.1负责组织公司工程档案资料的培训工作。

3.4.2对监理项目的二级档案管理工作进行监督和指导。

3.4.3负责监理项目工程档案资料表格的更新。

3.4.4定期对二级档案资料管理工作进行检查。

3.5项目总监

3.5.1负责本监理项目档案资料的领导管理。

3.5.2督促本项目相关责任人完成工程档案资料的收集、整理、归档以及移交工作。

3.6项目技术负责人

3.6.1协助总监负责本监理项目档案资料的领导工作。

3.6.2负责检查并保持本监理项目部归档资料的合理、合法性以及完整性。

3.7项目内业工程师

3.7.1负责本监理项目部所有归档工程档案资料的整理、归档、保管工作。

3.7.2负责公司要求各监理项目提交资料的及时提交。

3.7.3负责工程竣工后向城建档案馆、项目业主、公司档案室的档案资料移交工作。

3.8项目各专业工程师

3.8.1负责本人所分管工程的工程档案资料的收集、整理、审核工作。

3.8.2负责及时将本人所分管工程的工程档案资料向项目内业工程师移交。

4、监理项目部工程档案资料管理制度：

4.1项目工程档案管理制度

4.1.1监理项目部工程档案资料实行“总监总体负责、专业工程师督促收集和审核、内业工程师整理保管”的管理原则。

4.1.2监理项目部工程档案资料的形成：

项目工程档案资料是项目监理部在对工程项目实施监理过程中直接形成的，要求形成的工程档案资料必须真实，必须是对工程建设过程最真实、全面的反映。

4.1.3监理项目部各专业工程师负责所监理工程的档案资料的编制、收集、审核、整理。

工程档案资料的填写应符合公司《项目文件归档目录索引》的要求，并及时移交监理项目部内业工程师归档。

项目各专业工程师对其所监理范围内的工程档案资料的“真实性、完整性”负责。

4.1.4监理项目部各专业工程师应及时编制所监理工程的监理细则；及时填写各项检查记录、旁站监理记录、监理日记等监理资料；督促施工单位及时上报有关工程档案资料并及时审核确认。

确保工程档案资料与工程实体同步。

项目各专业工程师对其所监理范围内的工程档案资料的“及时性”负责。

如检查发现各专业工程师不能及时完成相关工程资料的编制、收集、审核，造成工程档案资料滞后不能与工程实体同步的，或发现相关工程档案资料审核不认真；填写不正确、不真实；收集不完整，公司将视同其工作失职并对其本人进行处罚。

4.1.5监理项目部工程档案资料统一由项目内业工程师归档管理，归档应该符合公司《项目文件归档目录索引》以及政府部门、公司相关管理规定的要求。

4.1.6项目内业工程师负责项目部监理资料的日常管理，必须确保项目存档资料的完整和安全。

需要借阅项目归档资料时，需经项目技术负责人或总监批准后方可借阅，借阅时应履行登记手续并要求在约定的期限内归还。

如检查发现项目内业工程师不能很好的履行职责，造成项目归档资料混乱、没有按公司《项目文件归档目录索引》正确归档，已经归档的工程档案资料缺失或损坏等，公司将视同其工作失职并对其本人进行处罚。

4.1.7监理项目部技术负责人负责检查并保持本监理项目部归档资料的正确性、规范性、合法性以及完整性。

确保监理项目部的归档资料满足政府检查要求及城建档案馆、公司档案室的归档要求。

4.1.8项目总监负责本监理项目档案资料的领导管理,督促相关责任人完成工程档案资料的收集、整理、归档以及移交工作。

4.1.9监理项目竣工后监理资料的归档：

工程竣工后，监理项目部应根据深圳市城市建设档案馆的归档规定整理提交承建档案馆的监理资料，同时根据公司档案室制定的《中海监理公司档案室归档资料组卷目录》整理提交公司档案室的监理资料。

及时向深圳市城市建设档案馆和公司档案室移交存档监理资料。

4.2完工移交档案的要求

4.2.1归档资料应齐全、完整、准确、系统；

4.2.2各签证手续完备，字迹清晰；

4.2.3所有资料为原件，必须使用不褪色的黑色墨水填写表格、签字，禁止使用复印件，复写件；

4.2.4需要使用城建档案管统一印制的表格编制工程档案。

4.3移交档案的组卷

4.3.1监理档案材料应按6.3.2条所列的类别和顺序对号入座进行排列组卷，卷内材料应紧接排列，防止脱落，每卷均应编写卷内目录和独立的页号。

4.3.2以监理项目（合同）为单位进行监理资料的归档工作，每套监理档案按先文字、再图纸、后声像资料的顺序组卷。

4.3.3每个装具可装一卷或多卷，但应不超过3卷，且同一装具内各卷的保存期限应相同。

文字资料和图纸材料原则上不能混装在一个装具内；如文件材料较少需装在一个装具内时，文字材料和图纸材料必须分别装订。

4.3.4卷内文件材料的排列顺序，要求依据卷内的材料构成而定。

同类文件按形成时间的先后及专业顺序排列，如可按土建、暖卫、电气专业排列先后，其中各专业再按时间排列，以便于查找。

案卷内一般顺序为：

封面、目录、文件材料部分、封底。

组成的案卷力求美观、整齐。

4.4移交档案的整装

4.4.1档案的整装工作，应根据材料的质量情况进行。

档案材料归档时以A4（即210mm×297mm）规格为标准，过小的可以多件平铺粘贴在A4白纸上，过大的要折叠为A4规格；破损褶皱的要进行修补整平；去掉材料中金属物：

个别因复写而透底的材料应垫上白纸，确保档案材料的安全。

4.4.2城建档案的装订成卷必须使用城建档案馆规定的封面、卷盒、目录及照片册薄等统一装具。

4.4.3文字材料组卷时厚度不得超过二公分，用棉线三孔一线方式装订成册，一卷内有多种专业的，专业与专业之间应用彩色薄纸隔开。

4.4.4纸质竣工图（或其他归档的纸质图）归档组卷时以手风琴式折叠成4号图幅，散装入统一规定的卷盒。

4.4.5竣工图电脑数据文件统一采用DWG格式，电脑效果图采用JPG格式，用3.5英寸磁盘装载，盘上标签应标明工程名称，文件名称，文件数量。

4.5案卷封面及卷内目录的编制

4.5.1案卷封面分为案卷外封面及案卷内封面两种。

外封面印刷在案卷装具的正面，内封面排列在卷内目录之前。

若一个装具内仅装一册案卷时，则不需填写案卷内封面；若装多册案卷，则各册案卷均应填写案卷内封面，外封面填写应概括其内各卷内容。

4.5.2案卷封面的构成包括名称、案卷名称、编制单位、编制日期、保管期限、档号、档案馆（室）号、缩微号。

格式同深圳市城建档案馆要求。

4.5.3每一档案案卷均应重新设立卷内目录和独立的页号：

卷内目录应编入除目录本身以外的卷内全部材料（包括原材料所带的目录、立卷说明等），文字材料卷的目录编写应采用统一规定的目录格式按《深圳市城市建设档案归档范围》的规定揭示到文件类，图纸材料卷的目录编写采用统一的目录格式（除原图纸目录外）揭示到每张图纸材料；每一材料页面均应编页号，页号采用三位数从001开始，用号码机黑色印油打印于材料页的右上角，背面有内容的，页号编于左上角，背面无内容的不需编页号。

4.5.4档案材料经整装组卷后，应编写卷号，卷号采用三位数从001开始，用铅笔写于卷盒的右上角和卷盒脊背上方。

材料卷的卷号次序应符合《深圳市城市建设档案归档范围》的规定。

应当合并组织的图纸卷应合并后排列。

4.5.5每一档案移交批次必须编写和提交移交目录。

移交目录用统一规定的格式由卷内目录内容汇集编制，内容应与卷内目录和实际档案内容一致。

4.5.6卷内目录、移交目录和卷盒封面的书写应采用墨汁、碳素墨水书写或黑墨打印，要求用字规范、楷写公正、揭示清楚、真实准确。

档案移交时移交目录封面的签章签名应当俱全。

4.6档案的送审移交

归档材料经组卷整装好后由规定的移交单位汇总齐全全部档案（必要时经城档案馆管理部门同意可分批）向城建档案管理部门进行送审移交。

移交目录书一式三份，一份交城建档案管理部门保存，两份存移交单位；移交目录书必须按实际内容如实填写，各种签字和盖章手续必须完备。

采用电脑编写档案目录和档案移交目录的，必须采用统一规定的软件，并同时移交数据磁盘。

5、公司档案室档案资料归档要求：

5.1提交公司档案室的监理档案资料应按单位工程和施工的时间先后顺序整理，分类立卷装订，每页要有编号，每卷要有目录；

5.2每个单位工程的监理档案封面应注明工程名称、合同号、建设单位、总包单位、建设日期、完成日期和总监理工程师审核签字；

5.3在工程（合同）完成后一个月内，总监组织将该项目的监理资料整理后上交公司档案管理员，移交公司档案室并办理交接手续；

5.4监理档案，应真实可靠，字迹要清楚，签字要齐全，不得弄虚造假、擅自涂改原始记录。

6、公司档案室管理制度：

6.1档案借阅制度

6.1.1凡本公司职员查阅档案必须严格履行查阅手续。

6.1.2因工作需要复印档案，须经档案管理部门同意，复印件要经检查校对方可带出。

6.1.3档案资料一般不借出室外使用，确因工作需要必须借出时，须经档案管理部门同意，并限期归还。

节假日或外出前，应主动归还档案室。

6.1.4外单位借阅档案，须持本单位介绍信，经公司档案管理部门同意后方可到档案室调阅。

6.1.5借出后归还的档案，档案人员要认真核对，详细检查，发现问题要向借阅人当面提出，查明情况进行记录，并向领导报告。

6.1.6对借阅的档案，要保持完整清洁，严禁私自拆卷、勾划、涂改、撕页、照像等。

借出的档案不准转借他人，要严加保管。

如发现丢失、损坏，应按《档案法》的有关规定追究有关人员责任。

6.1.7借阅档案，必须进行登记签名，由档案室存查。

6.1.8阅档人员要严格遵守保密制度，严禁把档案内容向无关人员泄漏，违者按有关规定，视情节轻重给予批评教育，以至纪律处分。

6.1.9档案管理人员对供阅的档案要即时进行检查，发现问题立即追查并报告领导严肃处理。

6.2档案保管制度

6.2.1档案室内的档案要分门别类，科学系统的排列摆放，档案号统一编制，档案盒侧面的位置号应采用不干胶粘贴，以便档案流动时变理存放位置。

6.2.2每季对档案进行一次全面检查，认真做好登记。

发现问题及时向领导汇报解决并采取措施，确保档案的完整无损。

6.2.3努力学习和改进档案保护技术，对已损坏和字迹褪色的档案，应及时进行修补和复制。

6.2.4档案装具质量必须符合档案管理要求，不得随意使用伪劣的档案装具。

6.2.5档案人员调动时，应认真细致的做好档案移交工作，有完备的移交手续。

移交时逐件逐卷核对发现问题，分清责任逐级上报。

6.3档案管理制度

6.3.1档案室要牢固安全，配齐主要设备，加强保密工作，确保档案安全有效存放。

6.3.2档案室要加强防火，防潮，防虫、防鼠、防光、防盗、防高温等设施和安全措施，应经常检查、保持档案室的清洁通风和室内适宜的温湿度（要求：

14°─24°C，相对湿度45°─65°C）

6.3.3不得带无关人员带进档案室，不得在室内进行娱乐活动。

6.3.4不得将明火带入档案，室内严禁吸烟，严禁使用电炉等一切大功率电器。

6.3.5档案室内不得存放与档案无关的物品，严禁在档案室周围存放易燃、易爆物品。

6.3.6每季对档案室做一次安全检查，并做好记录，发现问题及时处理。

6.4档案保密制度

6.4.1档案室工作人员必须严格执行《档案法》和《保密法》在公共场所不得随意谈论个人档案中的有关秘密事项。

6.4.2任何人不得擅自携带档案外出或到室外翻阅。

6.4.3档案室工作人员必须严守保密制度不得向亲友或无关人员泄漏个人档案秘密。

6.4.4一旦发现泄密现象或档案被盗。

损坏，档案室工作人员应立即向领导进行汇报，并主动提供线索，采取措施及时挽回损失。

6.5档案销毁制度

6.5.1工程竣工档案的保存分为永久、长期、短期。

永久工程档案需永久保存，扫描文件要永久保存；长期工程档案的保存期限为30年；短期工程档案保存期限为5年。

6.5.2超过保存期限的档案资料，由档案管理员提出申请，经主管部门审批后，进行销毁并登记在《文件销毁记录》上。

6.6档案室管理人员工作守则

6.6.1热爱本职工作，忠于职守，刻苦钻研业务，提高业务水平和工作能力。

6.6.2认真履行档案管理人员职责，严格遵守《中华人民共和国档案法》和《保密规定》，保护好档案的安全，不泄漏档案内容。

6.6.3坚持原则，按照档案管理工作的各项制度办事。

6.6.4搞好服务，积极为档案代理人员搞好服务，提供方便。

6.6.5工作变动时，必须做好档案和有关台帐等资料的交接工作。

●附表

附表1：

项目文件归档目录索引

卷号

卷名

类号

文件类别

文件编号

合法性文件

监理合同、补充协议

无

勘察、设计、咨询及其他合同、补充协议（设计监理）

总包施工合同、甲分包合同、专业施工合同及补充协议

分包施工合同（总包分包）

公司营业执照、资质证书、监理部组织机构设置及项目监理人员资质

总、分包施工单位资质审查、分包施工单位审批

项目许可、项目综合文件

指导性文件

监理规划交底记录、监理规划

ZH×××/02A/01

旁站监理方案

ZH×××/02B/01

各项监理细则

ZH×××/02C/001~999

作业指导书

无

工程建设标准强制条文

监理配合要求

ZH×××/02F/001~999

项目规范标准清单

无

总监对项目监理人员交底记录

ZH×××/02H/001~999