常用公文写作资料.docx
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常用公文写作资料
2014.11.4
常用公文写作资料
一.会议记录3
1.会议记录格式3
2.会议记录的基本要求4
3.会议纪要与会议记录的区别：
4
二．计划5
1.计划的定义及特点5
2.计划的写法及要求5
3.例文：
6
三．总结7
1.总结的概念及特点8
2.总结的写法及要求8
3.例文：
9
四．策划书10
1.策划书的概念10
2.策划书写作格式和内容10
3.例文11
五．申请书、志愿书13
1.申请书、志愿书的概念13
2.申请书、志愿书的书写格式13
六．建议书、倡议书14
1.建议书概念14
2.建议书的格式14
3.倡议书概念14
4.倡议书的一般格式14
七.介绍信、证明信、申请条15
1.介绍信的概念15
2.介绍信的写法15
3.证明信的概念15
4.证明信的写法15
公文是办理公务的重要工具。
各级各类机关单位和社会组织及其部门正是凭借公文这一重要工具，来表达各自的工作意图，实现彼此的工作的联系，从而实现社会的有效管理。
公文写作不是一项审美和抒情活动，而是追求实际工作效果的应用文写作，它具有自身的特点与基本要求。
公文写作既讲究实效，又要符合规范，还要讲究质量。
真实、规范、实用是一篇合格、规范、有质量的公文的基本要求。
接下来将会具体介绍一些常用的公文写作步骤与格式。
一.会议记录
在会议过程中，由记录人员把会议的组织情况和具体内容记录下来，就形成了会议记录。
“记”有详记与略记之别。
略记是记会议大要，会议上的重要或主要言论。
详记则要求记录的项目必须完备，记录的言论必须详细完整。
1.会议记录格式
（1）一般会议记录的格式包括两部分：
一部分是会议的组织情况，要求写明会议名称、时间、地点、出席人数、缺席人数、列席人数、主持人、记录人等。
另一部分是会议的内容，要求写明发言、决议、问题。
这是会议记录的核心部分。
（2）对于发言的内容，一是详细具体地记录，尽量记录原话，主要用于比较重要的会议和重要的发言。
二是摘要性记录，只记录会议要点和中心内容，多用于一般性会议。
（3）会议结束，记录完毕，要另起一行写"散会"二字，如中途休会，要写明"休会"字样。
（4）例：
××××会议记录
时间：
二〇一×年×月×日×时
地点：
××××××
出席人：
×××××××××××××××……
缺席人：
×××××××××……
主持人：
×××
记录人：
×××
主持人发言：
（略）
与会者发言：
×××：
………………………………………………………………
×××：
………………………………………………………………
散会
主持人：
×××（签名）
记录人：
×××（签名）
（本会议记录共×页）
2.会议记录的基本要求
（1）准确写明会议名称（要写全称），开会时间、地点，会议性质。
（2）详细记下会议主持人、出席会议应到和实到人数，缺席、迟到或早退人数及其姓名、职务，记录者姓名。
如果是群众性大会，只要记参加的对象和总人数，以及出席会议的较重要的领导成员即可。
（3）忠实记录会议上的发言和有关动态。
会议发言的内容是记录的重点。
其他会议动态，如发言中插话、笑声、掌声，临时中断以及别的重要的会场情况等，也应予以记录。
（4）记录发言可分摘要与全文两种。
多数会议只要记录发言要点，即把发言者讲了哪几个问题，每一个问题的基本观点与主要事实、结论，对别人发言的态度等，作摘要式的记录，不必“有闻必录”。
某些特别重要的会议或特别重要人物的发言，需要记下全部内容。
（5）记录会议的结果，如会议的决定、决议或表决等情况。
（6）会议记录要求忠于事实，不能夹杂记录者的任何个人情感，更不允许有意增删发言内容。
会议记录一般不宜公开发表，如需发表，应征得发言者的审阅同意。
3.会议纪要与会议记录的区别：
（1）性质不同：
会议记录是讨论发言的实录，属事务文书。
会议纪要只记要点，是法定行政公文。
（2）功能不同：
会议记录一般不公开，无须传达或传阅，只作资料存档;会议纪要通常要在一定范围内传达或传阅，要求贯彻执行。
二．计划
1.计划的定义及特点
计划是党政机关、社会团体、企事业单位等，对即将开展的全局性工作或某项具体工作、活动的设想和安排的书面材料。
计划具有如下特点：
（1）明确的目的性；
（2）较强的预见性；（3）切实的可行性；（4）一定的约束性。
计划的种类比较多，形式也是多种多样的。
明确在标题中标出“计划”字样的是计划，常见的规划、纲要、安排、打算、设想、意见、方案等等也是计划。
2.计划的写法及要求
在写计划是要注意文章结构的紧凑性和逻辑性，要求结构严谨，简明扼要，通俗易懂，切不可拖泥带水，长篇累牍。
计划类文章的结构大致分为标题、正文、结尾三大部分。
各部分写作要求如下：
（1）标题
一份计划的标题，一般应包括计划的范围或计划的执行者、计划的时间界限、计划的内容以及表示计划这一文体特定的修饰词。
如《××××2013年度部门工作计划》、《××××20××~20××学年寒假工作安排》等。
若发文纸上已印有单位名称，或计划结尾处写上单位名称，则标题中的单位名称可以省略。
如果计划还未正式经过讨论通过，是征求意见稿或讨论稿，就应在标题后用括号注明“草案”、“初稿”、“供讨论用”等字样。
（2）正文
正文是计划的内容，也是计划的主题，从第二行空两格写起。
这部分要围绕“做什么”、“为什么做”、“怎样做”、“做多久”进行表述，要求具体明确，主次分明，条理清晰，简明扼要。
正文一般包括下列几项内容：
①制定计划的指导思想。
制定计划的指导思想，即为什么要制定这个计划。
这部分很重要，起着总领全文的作用。
要简明扼要，点到即止。
一般应包括以下内容：
A.简单概述制定计划的意义。
B.本单位或计划者的实际情况，包括目前的状况及过去的经验教训。
C.计划的目标，目标可以一个，亦可以多个。
同时，可以在总目标下分出几个小目标。
②实施计划的具体安排。
这一部分要阐明实施计划的具体要求、条件、分工、措施、步骤和时间安排。
这些内容要具体清晰、合理安排。
主要包括：
A.具体要求，实际上是计划目标的具体化，对计划实施后的效果从数量上和质量上提出要求。
B.条件和措施，即列出实现计划的必要条件，并与现有的实际情况相对照，从而找出不够完善的地方。
在此基础上，制定出相应的措施。
C.具体安排，即对投入的力量进行安排。
哪项措施由什么单位执行，由谁主管负责，由哪个单位配合等。
要注意根据各项措施的难度、工作的分量安排分工，避免因分工不合理造成内耗而影响计划的实施。
D.步骤和时间安排。
一项涉及范围较广，所需时间较长的计划，往往不能一步到位，要分为若干个阶段。
（3）结尾部分
这一部分可展望计划实施的前景，发出号召，鼓舞斗志，增强信心。
鼓励人们为计划而努力。
3.例文：
中国档案学会三年学术活动计划
（×××年××月××日）
根据《中国档案学会章程》规定的学术宗旨和人物，从当前全国档案事业的现状出发，特制定近三年内的学术活动计划，要点如下：
一.鼓励会员积极进行档案学术研究，组织学术交流活动，逐步提高档案学术水平。
1.每年举行一次档案学术讨论会。
讨论的题目可包括：
30年来我国档案工作的经验教训问题，档案和档案工作的心智及发展规律问题，档案的科学管理问题。
2.配合一定的纪念活动，组织学术报告会。
3.推广档案学术研究的经验。
二.办好学会的会刊，编辑出版档案学书籍，发表会员的研究成果。
1.继续与中国人民大学共同出版《档案学通讯》（双月刊）…………
2.编辑出版档案学论文集，选载学术讨论会、报告会提供的优秀论文和其他具有较高水平的文章。
3.从××年起编辑《档案学参考》，主要刊载具有一定参考价值但不宜公开发表的文章…………
4.组织人员编纂档案学的工具书…………
5.促进档案学专著和教材的编写工作，争取在年出版一本《档案学概论》………………
三.加强档案学的宣传、普及工作，扩大社会影响。
1.协助有关部门举办档案专业函授教育或业余教育。
2.每年组织写作或推荐若干篇介绍档案学、档案事业的文章，提供给有关新闻单位…………
四.积极开展国际间的档案学术联络工作。
1.与外国档案工作者团体和档案学术性团体建立联系，进行学术恶化资料交流。
2.编印《外国档案工作情况报道》，供学会和档案部门内部参考。
五.为了保证学会的学术活动顺利开展，必须抓紧建立健全学会的工作结构，配备相应的工作人员，积极地、扎实地执行会章规定的各项任务；同时，努力发展新会员，在三年内分批吸收会员5000名左右，不断扩大学会组织，使之真正成为团结广大档案工作者的群众性的学术团体。
×××厂经济发展十年规划
（2001年至2011年）
一、基本任务和总目标
遵照党中央关于加大国有企业改革力度的要求，根据本企业产品在国民经济中的地位和作用，制定2001年至2010年的10年规划。
10年内的奋斗目标和重点是：
研制尖端产品，赶上国际先进水平；进行部分产品的更新换代；新建和扩建部分生产车间；大力培训工人，促进技术进步；提高企业管理水平和经济效益，为加速社会主义现代化建设做出贡献。
二、十年内的发展规划
（一）企业发展规模：
新建××车间，发展××产品的生产，扩建××车间，使×种产品的生产，到2010年比现在提高×倍，年产量达到×××万只。
增加工程技术人员、技术工人和部分管理人员，使之从现有的×××增加至××人。
（二）产品发展方向：
与××研究所合作，积极研制×××、×××等新产品，其中×××新产品要达到国际先进水平。
以提高质量为中心，对现有××等几种产品进行技术改造，以符合国内和国际市场的需要。
、
（三）主要技术经济指标：
1.提高劳动生产率：
随着新技术的应用和工人生产技术的提高，到2010年全年劳动生产率比现在提高××左右。
2.增加总产值：
…………
3.降低可比产品成本：
…………
4.加速资金周转：
…………
5.提高盈利水平：
…………
三、为实现目标而采取的措施
（一）举办各种文化班、学习班，提高职工文化水平，学习先进技术，改善队伍的素质，使之适合四化的要求。
（二）加强政治思想工作，正确贯彻经济责任制。
严格执行奖惩制度，切实做到权、贵、利相结合。
克服平均主义倾向，以调动全体职工的积极性，不断提高生产技术和经营管理水平，实现各项技术经济指标。
（三）改善劳动组织，开展劳动竞赛，以不断提高劳动生产率。
（四）认真执行财经纪律。
在处理经济业务和财务活动中，坚持以财政经济方面有关的法规、行政命令恶化规章制度为准则，充分发挥财会人员的内部监督作用，提高经济效益。
三．总结
1.总结的概念及特点
总结是机关团体、企事业单位对自身某项工作或某一阶段工作进行回顾、检查、认识、评价时所使用的公文。
其目的在于通过总结经验教训，以获得规律性认识，从而指导未来实践。
总结通常与前期计划相对照，同时也是制定后期工作计划的基础和依据。
总结的表述是以第一人称方式叙述情况、评鉴得失，给人真切、是在的感觉。
总结的内容主要是对实践工作的全面回顾、检查和系统认识、评价。
总结具有事后写作、据实议事、用以鉴戒的特点。
2.总结的写法及要求
总结的写作较为灵活，格式不固定，结构多样。
（1）标题
总结的标题有几种写法，其一，公文式标题：
单位名称+时限+内容范围+文种，如《××2013年度工作总结》，其中单位名称可以省略。
其二，正副标题构成双标题形式，正标题用结论性语言概括总结的内容，副标题标出总结的制作单位、适用时限、内容范围和文种。
（2）正文
总结的正文由前言和主体内容构成。
前言一般是对所总结工作或任务的基本情况进行概述，主要是介绍时间、地点、背景，并概括性地总结基本做法和主要成绩。
前言写作要开门见山，简明扼要，紧扣中心，统领全文。
总结的主体一般要写清楚三方面内容：
①基本做法、成绩和经验。
首先要具体介绍所做工作的基本情况、过程、主要措施及做法。
其次要重点介绍主要成绩和收获，包括取得什么成绩，表现在哪些方面，成绩是怎样获得的。
对成绩收获一般要写得有事实、有数据，还可以进行横纵比较。
再次是对工作中的经验进行概括归纳，说明做法体会和取得成绩的原因，为今后工作提供借鉴。
经验体会是重点内容，经验归纳要层次分明，具有说服力。
切勿不分主次。
②问题与教训。
要以一分为二的观点写出工作中存在的问题与不足，并分析其主客观原因，由此得出教训。
如果是着重反映问题的总结，要将这部分内容作为重点写作；如果是常规性的工作总结，要抓住主要问题概括性地写。
③今后工作和努力的方向。
主要是在总结经验教训的基础上，针对工作实际情况，提出改进工作的措施、今后打算和努力方向，或者说明工作发展趋势，提出新的目标。
（3）结尾
总结的结尾应简短有力，不宜拖得过长，或概括内容，或提出展望，或得出结论。
3.例文：
《××2013年××晚会工作总结》
××院筹备多时的2013年××晚会于4月27日晚圆满落幕。
这次晚会场面隆重、节目精彩、好评如潮，吸引院内外众多师生前来观看。
我部在晚会期间主要负责××工作，在会前进行较多的前期准备工作。
现将自己在此次晚会从准备至结束过程所做工作进行如下总结：
一.基本工作情况及主要措施
（内容略）
二.主要成绩和收获
（内容略）
三.晚会经验总结
（内容略）
四.存在的主要问题
（内容略）
五.解决办法
（内容略）
六.今后的努力方向
（内容略）
××晚会结束了，从中总结出来的经验我会在往后运用于实际工作上；从中发现的不足之处我会引以为戒，及时把这些失误改正过来，以提高今后的工作效率，保质保量地将今后的工作做得更好。
同时我会继续保持对工作的热情，以更严谨的态度来对待工作，努力把××部门建设得更好。
四．策划书
1.策划书的概念
所谓策划书，它是在人类社会活动中，人们对某个未来的活动或者事件所要实现的目标，做出的有创意且具良好可执行性和可操作性的文案。
2.策划书写作格式和内容
（1）策划书封面格式和内容
①策划书的名称
尽可能写出策划的具体名称，让使用者一目了然。
如“××大学××活动策划书”，“××公司营销策划书”等。
策划书的标题应置于页面中央。
②策划者
活动主办方或策划负责人或组织名称。
③策划书制作时间
××××年××月××日
④策划书编号（临时可省略）
（2）策划书正文格式和内容
①摘要
包括活动名称和活动形式
②策划目的、意义
用简洁明了的语言将策划的目的以及由此产生的意义表述清楚。
其中，策划的目标要具体化，并需要满足重要性、可行性、时效性。
③具体内容
即策划活动的基本信息（包括时间、地点、对象和活动所需物资）；各项工作事项（即进行活动人员分工，落实并明确任务小组及人员职责）
④时间进度
即对策划中诸多事项在时间和进度做上有序的安排，以保证策划目标有计划有步骤的展开。
⑤经费预算
预算是统筹策划这项复杂的系统工程中的人力、物力和财力等投入的手段。
周密的预算可以以最小规模的话费来获取最优的经济效益。
⑥策划中应注意的问题及细节
有时因室内外环境的变化，难免会给策划方案的执行带来一些不确定性因素，因此，当环境变化时是否有应变措施、应急措施、温馨提示等，这些都可以在策划中加以说明。
⑦注意事项：
在列出活动所需物资时需要把具体的件数、斤数或箱数写清楚；在进行人员分组时需写上负责人的联系方式；收集好出行路线；若有游戏环节，需将游戏规则另起一点写清楚写出。
3.例文
2014年春季×××部门活动策划书
一．活动名称：
×××部门活动
二．活动形式：
春游
三．活动目的：
（1）让部门成员之间有更多机会交流沟通，增进彼此的情感，增强部门凝聚力；
（2）在游戏互动和交流中加强了解，收获快乐；
（3）在欣赏景色的过程中感受大自然的神奇与美丽，放松心情陶冶情操。
4．活动基本信息：
（1）活动时间：
2014年3月29日（星期六）
（2）活动地点：
南宁石门森林公园
（3）活动对象：
全体×××部门成员
五．活动开展所需物资：
矿泉水（每人自带）、王老吉1箱、雪梨5斤、青枣5斤、橙子5斤、小面包或瑞士卷3大包、瓜子3包、薯片等膨化食品5包、饼干5斤、一次性桌布（大号）3个、纸牌（自带）
六．活动分工：
（1）水果购买组组员：
张三（157****8890）×××××××××
（2）超市购买组组员：
李四（157****9908）×××××××××
（3）搬运组组员：
王五（157****6789）全体男生
（4）游戏主持：
××××××
（5）拍照：
×××（157****1234）×××
7．具体活动流程：
（1）当天:
9:
00在正门石柱处集合（负责购买水果和零食等物品的成员带上购买好的物资）
由每组组长清点人数；
（2）9:
10出发，乘坐公交车（76路、52路、604路转39路、46路转90路）出发；
（3）10:
20到达石门公园正门后各组组长清点人数，人员到齐后开始游园；
（4）进入景区欣赏美景；
（5）12:
00将景区大体走遍后在草坪进行休息，吃东西，玩游戏（游戏内容参见游戏规则）；
（6）13:
00休息结束后进入樱花谷主题乐园（游戏设施详见设施简介）赏樱花、玩娱乐设施（可分散游玩）；
（7）15：
00到大门集合，清点好人数之后坐公交车返回；
（8）16:
20到火炬路的×××饭店聚餐（自愿参加）
（9）饭后活动结束，返校休息。
8．游戏规则：
通过抽纸牌的形式分成五队。
通过玩游戏的方式给每组积分，两轮游戏结束后积分最高一组可以得到用活动经费购买的五张门票樱花谷游乐园内游乐设施的门票。
（1）头脑风暴：
主持人出脑筋急转弯题目，采取参赛者抢答的形式，参赛者首先答出并答对一题相应的组得五分，答错减三分；如果答错抢答继续；
（2）猜歌王：
主持人放出歌曲，采取参赛者抢答的形式，参赛者首先猜出并答对歌曲名而且接唱下一句正确，相应的组得五分，答错减三分；如果猜错抢答继续。
9．樱花谷主题乐园游戏设施简介：
超级大摆锤20元.飓风飞椅10元.狂呼10元.波涛翻滚.10元碰碰车.5元旋转木马5元激战鲨鱼岛10元.滑行龙10元.海盗船10元丛林飞鼠.10元幽灵鬼屋10元弹跳机10元等.
十.活动经费预算：
水果零食等：
200元
桌布等一次性用品：
30元
活动经费：
50元
总计280元人均12元
十一．注意事项
（1）在活动过程中要听从组长的安排
（2）遇到突发情况向领队报告，保持冷静
（3）不做危险活动，以免发生意外
（4）成员之间相互关心爱护
十二．应急措施
如遇下雨，则改期进行。
五．申请书、志愿书
1.申请书、志愿书的概念
申请书、志愿书是个人或集体向组织或单位领导表达愿望和提出请求时使用的专用文书。
个人在学习、工作、生活上对机关、团体、单位领导有所要求时，一般使用申请书。
下级单位向上级单位提出申请时，较重要、正式的事项一般使用“报告”或“申请报告”，一些日常工作和生活上的事务，有时也使用申请书。
2.申请书、志愿书的书写格式
（1）标题
一般在首行居中写“申请书”、“志愿书”字样，有的则根据申请内容，标明具体是下官，如《生活困难补助申请书》、《入党志愿书》等。
（2）称呼
在标题下空一行顶格处写出接受申请的组织、单位或有关负责人的名称、姓名。
（3）正文
这是申请书、志愿书的主要部分，要写清申请的事项和理由。
这一部分写作要清楚明确，使接受者能够透彻地了解申请者的意愿和具体情况，以便对申请内容作出相应的处理办法。
加入某一组织、团体的志愿书在表达愿望时可以作一些渲染，以示个人对该组织的热爱和向往。
（4）结尾
提出申请要求，一般使用“请核察批准”等语，以及书信格式使用的敬语。
（4）落款
写明申请者的姓名，签署提出申请的年、月、日时间。
六．建议书、倡议书
1.建议书概念
建议书是个人或团体向领导或有关部门提出开展某项工作或活动的建议的一种专用文书，或称意见书。
2.建议书的格式
建议书一般来说分有一下几个部分：
（1）标题
首页正中上首写“建议”或“建议书”
（2）称谓
写主送单位或个人的名称。
写法一般与书信同。
（3）正文
主要包括建议原因、建议事项以及希望等内容。
分条列出或不分条列出都可以。
（4）结语
表示敬意或祝福
（5）署名和日期
3.倡议书概念
倡议书是为促进工作和开展某项公益活动，向群众提出倡议所用的一种专用文书。
它有个人发起的与集体发起的两种。
4.倡议书的一般格式
（1）标题
首页正文的上首写“倡议书”字样
（2）称谓
与一般书信同
（3）正文
主要写两方面的内容：
一是倡议的理由，通常不分条开列；二是倡议的事项与要求，通常开条开列。
（4）结语
表示倡议者的决心和希望
（5）署名和日期
七.介绍信、证明信
1.介绍信的概念
介绍信是机关、团体或个人用以介绍本单位的人到外单位联系工作、洽谈事务、了解情况、参加学习或出席会议等所写的一种书信。
2.介绍信的写法
（1）现在第一行正中位置写“介绍信”三个字，字距要适度，字体稍大一些。
然后在第二行开头顶格写对方名称或对方负责人的姓名、称呼，再加上冒号。
（2）另起一行空两格起写介绍信的内容。
开头习惯上用“兹”、“今”、或“现”，正文中要写明被介绍人的姓名、身份、人数以及要接洽的事情和要求，也可以顺述其他事情。
如要办理重要事项或带保密性的事项，还要写明被介绍人的政治面貌、年龄、职务、级别等。
（3）正文结尾还可写上“请接洽”、“请予协助”、“此致敬礼”表示敬意或祝愿的话。
（4）最后在右下方写上本单位名称，开介绍信的年、月、日写在单位名称下边，在单位名称与年月日正中处加盖公章。
在左下方还要注明有效期限。
3.证明信的概念
证明信是机关、团体、学校或个人证明有关人员的身份、经历、学历、身体情况、突发事件或其他事情真实性时所写的一种书信。
具有凭证的作用。
常用的证明信有身份证明信，社会实践证明等
4.证明信的写法
（1）先在第一行中间写上标题“证明信”或“证明”。
接着在第二行顶格书写需要证明信的单位的名称，加上冒号。
在第三行空两格起用简明精确的语言写正文。
写正文时要针对对方所要求证明的事项、事件、人物交代清楚。
在结尾时一般应紧接正文后或另起一行些“特此证明”。
最后在下方后半行署名，署名下方写日期，加盖公章。
在左下方末尾处标注明有效期限。
（2）另一种写法是开头顶格不写单位的称呼，而把对方单位名称写在正文的后面。
如“此致”“×××单位”。
如果证明信作为证件给被证明人随身携带的，开头的称呼和后面的致敬语都可以省去不写。
如果是以个人名义写的证明材料，要本人签名盖章，并要求所在单位署名意见，加盖公章。
无论是哪种格式的证明信都要实事求是，态度要认真严肃，写好后不要涂改。
证明信一般要留存跟以备查。
5.例子：
介绍信
兹介绍_________等____位同学前往______________联系_____________事宜。
请接洽。
单位名称（盖章）
年月日
证明
兹有××大学××学院班同学（学号为：
）于年月日至年月日在（填单位的名称）参加社会实践，单位地址为。
实践期间，该同学的主要工作是。
该同学在工作期间态度认真，积极配合领导及同事的工作。
同时，该同学严格遵守各项规定，按时完成任务，与其一同工作的员工都对该同学的表现予以肯定。
特此证明！
证明人：
（单位盖章）
年月日
申请条
尊敬的__________：
兹有（部门名称）将于______年
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