CC视频会议系统V操作手册.docx
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CC视频会议系统V操作手册
CC会议系统(V2.2.6)操作手册
群英企业云计算服务平台
2022年9月6日
第一章关于视频会议系统
1.1产品简介
CC会议是采用云计算SAAS模式,无需下载安装任何插件的纯网页视频会议软件,有群英IDC海量的带宽资源与服务器体系支撑,具有高清流畅视频语音效果、强大完善的数据协同共享及会议管理功能,操作简单方便,只需摄像头和麦克风,即可实现随时随地高质量会议的召开,让异地参会者突破空间限制体验面对面的交流效果,保证企业沟通效率,最大程度降低企业运营成本。
图1产品简介
1.2功能特点
流畅视听
业内领先的语音视频效果,适应各种网络环境,带给您如面对面交流般的视频体验。
电子白板
人性化设置,超多功能应用,支持多人同时操作;让观点展示、问题描述游刃有余。
视频播放
画面清晰细腻,色彩饱满真实,支持各种文件共享播放,方便所有参会者同步观看。
申请发言
创新的“申请发言”设置,让您的会议既能保证人人参与发言,又有良好秩序保障。
会议投票
彻底免去使用“纸张投票”统计的缓慢繁琐,快速统计结果,即时了解参会者意向。
资料共享
支持任意格式文档同时在线上传、共享;支持多人并发操作,方便下载与在线演示。
会议管理
CC会议拥有功能丰富强大、操作简单的管理后台,最大程度的节约您的宝贵时间。
分屏布局
随需设置多种分屏布局类型,与会者可以灵活选择、任意切换,查看参会者视频。
会议聊天
多窗口聊天操作,支持文字聊天、权限设置,让一对一、一对多的互动交流更便捷。
1.3使用的网络环境
视频会议系统是一款在线使用的SaaS软件,在互联网环境下,用户可以随时登录使用。
官方产品地址为
【视频会议系统产品参数】
操作系统
WINDOWS(XP\Vista\7\win2000\2021\2022)、UNIX、MAC、Linux
浏览器
IE6、IE7、IE8、IE9、FireFox、遨游、搜狗、360、chrome等多种主流浏览器
FlashPlayer版本
FlashPlayer9、FlashPlayer10、FlashPlayer11
网络
无限制
插件
无
1.4使用视频会议系统
注册成为群英企业用户,就可以使用视频会议系统以及群英企业云计算服务平台提供的其它软件服务。
注册企业用户
注册CC账号:
第一步:
打开群英主点击[注册]按钮,进入注册页面填写注册信息并创建企业;
图2企业注册
第二步:
进入注册成功页面,激活CC账号:
图3激活CC账号
第三步:
添加企业员工
快速添加企业员工账号及基本资料;
图4添加企业员工
第四步:
开始使用
完成基本步骤,开始使用我们的产品。
图5创建员工账号
此时您已是企业版用户,如果您还需添加更多企业员工,还可到我的企业进行单个添加或批量添加。
开通CC会议系统
1)在您创建企业成功的同时,已获赠包括CC会议系统在内的企业应用:
图6开通CC会议系统
2)点击我的企业左侧菜单中的“企业应用”:
图7企业应用
图8设置企业应用权限
您可以选择企业员工,将他们设为视频会议系统的应用管理员和使用者。
设置好后,您就可以正式使用CC会议了。
购买及升级
了解CC会议后,如需购买,可登录群英主站,在CC会议页面(),选择CC会议多人版本,进入该增值服务页面,点击[立即购买]
进入创建订单的页面,可见购买对象是您所在企业的名称,如图:
1)使用视频会议系统如未创建企业则可邀请访客参会,但无法邀请员工;如需邀请员工参会,则必须先“创建企业”或“加入企业”;
2)按提示支付订单后,则会提示购买产品成功!
如图:
图9创建订单
图10购买成功
第二章视频会议的基础设置及管理
2.1用户登录
客户端登录
登录群英CC客户端,点击企业应用栏的CC会议图标“”,即可进入CC会议的迷你页面,点击任何一个链接均可进入CC会议,无需另外输入登录信息。
如图:
图11客户端登录
主站登录
在浏览器打开群英主站,输入用户名与密码,成功登录后进入[我的企业],点击[CC会议]即可进入CC会议管理后台。
图12应用登陆
访客登录
主持人可邀请访客参加会议,但发出邀请的会议号不能更改。
访客只能进入发出邀请的会议室,访客可以在进入会议前填写自己的称号,这样在会议中有助于其他与会成员与您进行沟通,访客与企业的会议成员拥有同等的会议室权限。
图13访客登录
2.2新建会议
进入新建会议页面
您在CC会议首页,点击新建会议按钮,或点击菜单的新建会议,进入新建会议页面。
图14新建会议
2.2.2会议信息填写
将会议信息填写完整即可[提交],填写时带*号的为必填项。
图15会议信息填写
2.2.2.1会议时间
1)会议时间默认为当前时间的十分钟后,用户可选择任意大于当前时间为会议开始时间;
2)操作方法:
点击日期框弹出日历选择,点击“时、分”下拉按钮选择会议开始时间。
图16会议时间设置
2.2.2.2预计时长
1)会议预计时长可选择的最大值为8小时,默认预计时长1小时;
2)操作方法:
点击预计时长旁“小时、分钟”的下拉按钮选择即可。
图17预计时长设置
2.2.2.3会议状态
1)会议状态默认为公开。
当会议是公开状态时,在会议开始后可以邀请企业员工或通过会议地址邀请访客参加会议,反之则不行;
2)操作方法:
在“会议公开”前的方框打勾则此新建会议的状态为公开。
图18会议状态
2.2.2.4主题字颜色
1)主题字颜色默认为黑色,如果会议申请人想发出的会议在列表中更显突出,可选择其他颜色进行区分。
2)操作方法:
点击会议主题右侧的彩色主题按钮,弹出下拉框选择。
当用户选择为红色,主题颜色即显示为红色。
如下图所示:
图19主题字颜色
2.2.2.5参会人员选择
设置参会人员可在页面右侧的人员选择窗口选择,或者在搜索框输入关键字进行快速检索,前提条件是选择的参会人员必须是我的企业中的成员。
人员选择框如右图所示:
图20参会人员选择
2.2.2.5.1设置参会人员
当您的企业成员列表栏暂无企业成员可以选择为参会人员,请查看参会人员设置指引的提示。
如下图所示:
图21参会人员设置指引
1)点击添加员工账号,可进入我的企业,新增企业员工。
2)点击设置应用使用者,进入企业应用页面,您可设置企业员工使用CC会议的权限。
3)回到CC会议新建会议页面,右侧企业成员列表显示新增加的员工,您可选择需要参会的成员添加到参会人员中。
2.2.2.6会议主持
会议主持默认为会议创建者,也可以删除后手动输入,或在自动出现的下拉列表中选择。
会议主持人必须是参会人员中的一员.
图22会议主持
2.2.2.7会议记录
会议记录可在参会人员下拉框中选择,也可手动输入。
会议记录人在会议结束后有权限上传会议记录,对会议记录文档进行操作管理。
图23会议记录
2.2.2.8手机短信通知
勾选“手机短信通知”,当新建会议成功后,系统会立即向所有参会人员发送该会议的手机短信通知。
(注:
前提是所有参会人都有记录手机号码,并且您的所在企业的企业短信为启用状态,您具有CC会议企业短信的使用权)
2.2.2.9定时CC提醒
选择定时CC提醒,可自行设置CC会议提醒时间,默认为开会前十分钟提醒;如果不选择定时CC提醒,当新建会议成功后,系统会立即发送CC提醒给每一个参会人员。
图24定时CC提醒
2.2.3新建会议成功
1)会议提交成功后,如果离会议开始时间大于10分钟时,您可以上传资料和新建投票,页面显示如下:
图25上传资料&新建投票提醒
2)当离会议开始时间小于10分钟时,参会人员可以进入会议室等待开会,这时不能上传资料和新建投票,只能到会议室内添加,页面显示如下:
图26新建会议成功
2.2.4会议自动通知
新建会议成功后,群英CC客户端的会议成员可以接收到新会议提醒,并且当会议的信息有更新(如成员变更及留言)和会议即时开始时,在客户端也会接收到提醒。
同时,会议申请人如果勾选了短信时,与会成员也会收到文字短信的提醒。
图27客户端自动提醒框
2.3查看会议
在查看会议页面可查看未召开、进行中、已结束会议列表。
图28查看会议
用户可选择菜单栏的提醒设置,进入消息提醒设置页面。
对您的会议消息CC提醒进行设置。
您需要会议信息发生了哪些变动后,对您进行CC提醒,便在相应的设置提醒项目前的复选框打勾,点击[保存设置]即可。
未召开的会议
图29未召开的会议
1)在查看会议中查看未召开的会议,系统显示未召开的会议列表,可查看本人需参加的、未召开的会议信息,可点击会议时间、重要度、剩余时间、会议提醒进行列表升降序排列。
2)当前时间离会议时间大于10分钟时,超级管理员和主持人、会议创建者可以修改和取消会议,但参会人员只能查看会议内容。
3)当前时间离会议时间小于10分钟时,在操作栏点击按钮进入会议室开会,所有人都不能对会议内容操作和管理。
.1会议内容
1)在未召开的会议列表页面点击会议主题的链接,便能进入会议内容页面查看,如下图显示:
图30会议内容
2)当前时间离会议时间大于10分钟时,点击[修改会议]时,进入修改会议页面;点击[取消会议],弹出取消提示框,输入取消会议事由后[确定],会议立即被取消。
如下图显示:
图31取消会议
3)当前时间离会议时间小于10分钟时,直接点击,自动打开会议室页面参会。
.2会议资料
1)点击会议详细页面的会议资料标签页,进入该会议的会议资料页面。
会议资料页面显示了所有与会议有关的由会议成员和创建者上传的会议资料,参会者可以在列表中查看、上传、下载会议资料。
2)点击[上传资料]按钮,或上传资料下拉框选择上传本地资料,或列表中间的[上传资料]链接,弹出上传选择框,点击[浏览]按钮,选择一个或多个会议资料,点击[上传],便能上传会议资料;
图32会议资料
图33本地上传资料
如需选择以前会议中您已上传过的会议资料则可点击[上传资料]的下拉选项[选择已有资料],如下图所示:
图34选择已有资料
3)会议资料上传成功后,显示在会议资料列表中,并在进入会议室后显示在会议资料列表中。
所有会议成员都能上传、下载和打开会议资料,超级管理员、主持人、会议创建者能对会议资料重命名、删除。
图35会议资料列表
Ø点击[重命名],对会议资料名称进行重命名;
Ø点击[下载],下载会议资料到本地查看;
Ø点击[CC打开],会议资料用CC阅读器打开查看;
Ø点击[html打开],会议资料用浏览器打开显示;
Ø点击[删除],删除会议资料。
.3会议投票
1)在未召开的会议“会议投票”页面,超级管理员、主持人、会议创建者能发起会议投票,对会议投票进行管理(如修改、删除),会议成员能查看会议投票。
图36会议投票
2)进入会议投票页面,点击或者投票列表的[发起投票]链接,进入发起投票页面,如下图显示:
图37发起投票
3)注意事项:
Ø设置投票时,注意带*为必填项;
Ø投票主题为30个汉字以内;
Ø设置表决项时,点击,弹出表决项设置框,在表决项名称文本框输入投票的标题;表决项类型可选单选、是否、多选;在添加选项文本框输入选项内容,点击,选项添加成功,可继续添加选项。
提交后,一个表决项就设置成功。
(一个投票主题下,可设置多个投票表决项)
图38设置表决项
Ø投票人默认为所有参会人员。
点击,在人员选择框里可设置投票人;
Ø结果查看人默认为所有参会人员。
点击,在人员选择框里可设置投票查看人;
Ø投票时效为在会议室里投票的有效时间,可设置最长为8小时。
4)提交后,会议投票显示在投票列表中,并在进入会议室后能使用。
图39查看会议投票
.4会议留言
图40查看会议留言
在表情选择框选择留言表情,在文本框输入留言内容,点击发表按钮,留言即可发表,会议成员能在任何时间发表对会议的看法,留言没有字数限制。
在搜索框输入留言的关键字,点击搜索按钮,可查找跟关键字有关的留言。
进行中的会议
在查看会议中查看进行中的会议,系统显示进行中的会议列表,可查看本人需参加的已召开的会议信息,可点击会议已进行时长、重要度来对列表进行升降序排列,点击操作栏的
按钮,直接进入会议室开会。
.1会议内容
查看进行中的会议内容,点击可直接进入会议室开会。
图41会议内容
.2会议资料
进行中的会议资料可以操作的功能有:
CC打开、html打开、下载。
图42会议资料
.3会议投票
1)进行中的会议投票可查看的功能有:
查看投票内容及已完成的投票结果;
2)可点击状态、本人参与投票对投票列表进行升降序排列。
图43会议投票
.4会议记录
进行中的会议记录,在会议记录界面显示聊天记录。
点击按钮,同步当前会议室的聊天内容。
在搜索框输入关键字,点击[搜索]按钮,可查找跟关键字有关的聊天记录。
图44会议记录
.5会议留言
会议留言界面显示会议未召开时和会议进行中的留言,并可根据关键字进行搜索。
图45会议留言
2.3.3已结束的会议
1)已结束的历史会议都显示在已结束列表中,在该列表可查看已结束会议的会议内容、会议资料、会议投票、会议记录、会议录制和会议留言;
2)可根据通过会议开始和结束时间、关键字进行搜索;
3)超级管理员和主持人可对已结束的会议执行修改和重发会议。
图46已结束的会议列表
.1会议内容
1)点击已结束会议列表中某个会议的会议主题,即可查看会议内容。
其中记录了会议时间、预计时长、会议主持、会议记录、参会名单、缺席名单、会议内容等信息。
图47已结束会议内容
2)如果您出席了本次会议,会议主题下方会显示“已出席”,否则显示“未出席”,点击,页面下方显示会议出席记录,显示所有参会成员进入和退出会议室时间,如下图50显示:
图48会议出席记录
3)超级管理员和主持人可对已结束的会议执行修改和重发会议。
点击
按钮,本次会议内容将会被复制到重发会议页面,如下图51所示:
图49重发会议
提交后,会议作为一条新的未召开的会议显示在会议列表中,如下图52所示:
图50重发会议
4)点击按钮,可修改已结束会议的内容,修改会议记录人、设置会议浏览人(您可以把不是会议成员的企业用户设置为会议浏览人),修改完成后,点击按钮,会议内容保存成功。
图51修改已结束会议内容
.2会议资料
已结束的会议除了能够下载会议资料还可以上传会议资料,可用CC打开、html打开查看,超级管理员、主持人可重命名、删除会议资料。
.3会议投票
已结束会议的会议投票页面,可查看会议投票内容和投票结果,超级管理员、主持人能删除会议投票。
当投票是记名投票时,点击[该项投票人]链接,显示该项的投票人名单。
图52查看会议投票
.4会议记录
1)在已结束会议的会议记录页面,所有会议成员均可查看会议过程中的聊天记录,点击可导出聊天记录文档到本地查看;
2)超级管理员、主持人、会议记录人有权限上传会议记录文档,点击
,在本地选择上传的会议记录文件,点击按钮,会议记录上传成功,如下图显示:
图53会议记录
3)每人每次只能上传一个会议记录,如果删除该记录文档后,可重新上传一份。
会议成员只能下载、CC查看、html查看会议记录。
.5会议留言
会议留言界面显示会议未召开时、会议进行中时和会议结束后的的留言,并可根据关键字进行搜索。
图54会议留言
2.3.4已取消的会议
1)在已取消的会议列表页面能查看已取消的会议及取消时间,在操作栏中能查看取消事由,还可以根据取消时间对列表进行排序。
图55已取消会议列表
2)查看取消事由:
鼠标放在某项已取消会议的[取消事由]链接上,即会弹出取消事由框,如下图所示:
图56查看取消事由
3)超级管理员、主持人在操作栏中点击[重新激活]链接,进入重新激活页面,会议内容可重新填写。
设置完成后点击[提交],该会议信息显示到未召开的会议列表中。
图57重新激活会议
2.3.5下属会议
1)已设置了下属的用户,可以查看到自己下属参加的所有会议,如何设置下属请参考《CCServer4.0企业管理(我的企业)操作手册》。
2)在下属会议页面,列表显示您所有下属的会议。
可根据岗位、下属姓名搜索某一个岗位或某一个下属的会议。
图58下属会议
3)点击[查看会议]链接,进入某位下属的会议列表。
可根据会议开始和结束时间、会议状态、重要度或关键字进行搜索该下属的某个会议并查看。
图59查看下属会议
2.3.6会议资料
点击菜单栏的会议资料,可以看到会议资料的总体汇总,可对您参与过的所有会议的会议资料进行查询、在线打开或下载。
图60会议资料管理
2.4管理会议(管理员)
拥有管理会议权限的是视频会议的应用管理员,企业的行政管理员以及超级管理员将自己设置为应用管理员后,同样拥有管理会议的权限。
普通企业成员的视频会议菜单中不会出现“管理会议”栏,即下图:
图61管理会议栏
全部会议
管理员进入全部会议列表页面,可查看到所有会议,可根据条件查询有关的会议。
管理员除拥有所有主持人能进行的操作权限外,还可对会议进行删除操作(进行中的会议不能删除)。
点击进入某次会议的详细页面,可查看会议详情,包括会议召开时间、参会人员(包括访客记录)、会议主持、会议资料、会议投票、会议记录、会议留言等详尽内容。
图62已召开会议详细记录页面
会议资料管理
管理员进入会议资料管理列表页面,可查看到您的企业所有会议上传过的所有会议资料,可根据条件查询相关会议资料、并进行下载、在线查看等操作。
图63超管管理会议资料页面
2.4.3管理设置
管理设置有两项:
一是否允许上级查看下级的会议安排,设置后点击
,便设置成功;二是同步数据指更新企业的成员数据,如有新增员工或是员工离职等变化时,视频会议系统的人员读取可能会出现读取延时的现象,点击“同步数据”系统会立即更新企业的相关数据。
图64管理设置
操作记录
操作记录页面显示全部会议的操作,并列出所有关于管理员操作的记录。
图65操作记录
2.5辅助功能
参与cc会议问卷调查,让我们了解您的需求,以便对产品进行改进,为您提供更好的视频服务。
图66问卷调查入口
您在使用CC会议的过程中,如果遇到使用上的困难或问题,我们为您提供了两种寻求帮助的方式。
方法一:
请点击右上角的问题反馈,向我们及时提出问题,我们会在第一时间进行回复。
方法二:
请在首页上点击在线客服,可直接联系在线客服解决。
第三章视频会议室的功能及应用
3.1会议室功能布局
会议室分为四大区域,分别为成员列表区、协作区、成员视频列表区、文字交流区,如下图所示:
图67会议室基本结构
注:
视频会议室的默认会议模式为自由模式,所有参会成员都能使用会议室内的功能。
3.1.1成员列表区
在左侧的成员列表区,显示的是所有会议成员列表,会议主持人排在列表第一位,主持人名字前有皇冠图标。
会议成员进入会议室,则成员图标显示为彩色,反之显示为灰色;功能已开启的图标显示为蓝色,反之显示为灰色;功能图标(摄像头、话筒)上出现黄色感叹号标志说明检测不到相应的设备。
图68成员列表区
3.1.2协作区
在会议室中部的协作区可进行电子白板、会议投票、视频播放、成员视频共享内容的操作。
3.1.3成员视频列表区
会议室右侧的视频显示区显示成员列表视频,成员视频功能同本地视频功能。
如下图显示:
图69成员视频
成员列表视频上方,显示视频比例设置,用户可根据需要设置视频比例。
图70视频比例
3.1.4文字交流区
会议聊天室即文字交流区,它在会议室的下方,参会成员可在此区与其他的参会成员进行文字交流,发送的消息可以选择“所有人”或参会成员中的其中一人。
3.2会议发言
CC会议目前有三种发言模式,即自由模式、独讲需授权模式、独讲不需授权模式。
3.2.1自由模式
1)当会议室为自由模式时,同时可支持9人发言。
参会者通过自由抢麦的方式获得发言权,成为发言人。
但当发言人数已达到9人,仍有参会者申请发言时,则需由主持人设置发言人。
2)操作方法:
点击[申请发言]按钮后,立刻成为发言人,获得发言权,同时用户状态显示为发言状态,点击[结束发言]放弃发言权。
注:
当主持人设置[禁止抢麦]时,参会者不可自由抢麦发言,由主持人设置发言人。
图71参会者点击[申请发言]抢麦
图72发言人状态中发言图标被点亮
3.2.2独讲模式
1)主持人点击菜单栏的[模式],当选择独讲模式时,会议变成独讲模式,主持人成为独讲人。
在独讲模式下,如果某参会者名字右侧出现图标,表示该参会者为独讲人。
图73设置独讲模式
2)独讲模式下,主持人和独讲人可以自由发言。
3)其余会议成员不能发言,不能操作白板和会议资料。
需要申请发言的参会者,可点击会议室左下角的按钮,申请发言、获得独讲人权限后可实行操作。
3.2.2.1独讲需授权模式
在需授权的独讲模式下,参会者申请发言后,主持人的会议室界面上,该参会者的头像闪烁,点击头像,弹出提示框,如下图所示:
图74发言申请提示框
主持人点击同意,该参会者成为发言人,获得发言权限。
主持人点击拒绝,该参会者不被授予发言权,不可发言。
3.2.2.2独讲不需授权模式
在独讲不需授权模式下,参会者申请发言后即刻获得发言权。
3.3会议视频
3.3.1本地视频
图75本地视频
1)会议室左上角显示本地视频;
2)点击全屏图标
后,本地视频全屏显示;
3)当“视频”显示为黄色字体时表示视频打开中,您可单击“视频”,视频显示为灰色字体,表示您已将自己的视频关闭,其他参会者不会接收到您的视频画面;
4)当“语音”显示为黄色字体时表示视频打开中,您可单击击“语音”,语音显示为灰色字体,表示您已将自己的语音静音,其他参会者不会接收到您的语音;
3.3.2成员视频
在会议室右上方,有成员视频标签,点击后,即可将成员视频列表的视频进行分屏布局显示。
1)成员视频提供多选择的分屏显示,能随意选择不同分屏的视频布局,并能切换每个视频窗口显示的参会者。
2)在成员视频列表上方,选择分屏布局类型,分别有1分屏、2分屏、4分屏、9分屏、16分屏、36分屏。
图76分屏布局
1)当选择了分屏类型,成员视频按分屏类型显示在会议室主区域。
点击上一屏或下一屏按钮查看各个成员视频。
图77成员视频
3.4数据共享
3.4.1电子白板
视频会议室可以创建多个电子白板,但为了在会议中能够更好的进行电子白板演示,主持人可对电子白板的操作授权进行限制,避免因过多成员同时操作白板而影响正常演示。
.1新建电子白板
点击电子白板顶端右侧的新建图标即可新增电子白板,如果要关闭电子白板可切换至