word文档操作.docx

word文档操作.docx

《word文档操作.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《word文档操作.docx（19页珍藏版）》请在冰豆网上搜索。

word文档操作

1.1word的启动和退出

启动方法

?

开始菜单-程序-启动

?

快捷图标启动

?

打开文件启动

?

任务管理器中“新建任务”

退出5法

（1）在Word窗口中单击“文件|退出“命令。

（2）单击Word窗口标题栏右上角的“关闭”按钮。

（3）在Word窗口中用快捷键Alt+F4退出。

（4）单击标题栏图标，打开控制菜单按钮，选择“关闭”。

（5）任务管理器中关闭word进程。

1.2文档专业化操作相关知识

文档操作是按文档规范和要领，对文档进行新建、编辑、排版等系列的工作活动。

文档专业化操作则是按照各职业信息传递需要，对文档进行新建、编辑、排版和保存，增强文档信息专业性、行业信息规范性的文档工作活动。

主要表现为选用适宜模板新建文档、规范高效存储文档、使用快捷键提高制作效率、规范设定文档格式、检索编排文档、快速编排文档和准确校对文档等方面。

1.2文档专业化操作相关知识

文档专业化操作的作用

提高文档工作效率系列模板选用

增强文档信息安全加密和及时保存

改善文档传播效果结构图/目录等外观

增强文档格式规范化样式/大纲

保证文档工作自动化修订/代码自动化

1.3常用办公用纸知识

纸型划分类型有三种：

K（开）型、A型、B型

K（开）型也就是一般印刷上的开本。

全开纸，把一张全开纸裁切或折叠成面积相等的若干小张，叫多少开数，装订成册，即为多少开本。

我国目前以787X1092（mm）的纸为标准印张，称为正度纸

国际标准是889×1194（mm），在我国又称为大度纸

常见的复印纸张规格

纸张的规格是指纸张制成后，经过修整切边，裁成一定的尺寸。

按照纸张幅面的基本面积，把幅面规格分为A系列、B系列和C系列，幅面规格为

A0的幅面尺寸为841mm×1189mm；（为什么不是889×1194（mm）

B0的幅面尺寸为1000mm×1414mm；

C0的幅面尺寸为917mm×1279mm；

复印纸的幅面规格只采用A系列和B系列。

若将A0纸张沿长度方式对开成两等分，便成为A1规格，将A纸张沿长度方向对开，便成为A2规格，如此对开至A8规格；B8纸张亦按此法对开至B8规格。

A0～A8和B0～B8的幅面尺寸见下表所列。

其中A3、A4、A5、A6和B4、B5、B67种幅面规格为复印纸常用的规格。

1.4文档模板设计

文档格式

是由字体、段落等要素构成的文档规范样式。

常用格式有字体、段落、项目符号和编号、分栏等；

字体设置：

字体、字符间距、文字效果

段落：

缩进和间距、换行和分页、中文版式

项目符号和编号

分栏：

栏数最高11、宽度和间距、栏宽状态

1.4文档模板设计

文档模板

是根据需要，构建特定的系列样式，以

自动完成该类文档格式的样式集合。

Word中内置的包含固定格式设置和版式设置的模板文件，用于帮助用户快速生成特定类型的Word文档。

分类为通用模板和专用模板

模板使用技巧常识

1、Word等office程序提示安全打开的处理

找到并删除模版文档就不会再出现安全打开提示对话框

一般在系统盘\用户名\ApplicationData\Microsoft\Templates

搜索要选择隐藏文件选项

2、保存自定义模板

设定好相应的版式布局、段落、字符格式，另存为.dot格式即可。

新建文档时打开相应的模板，直接更改内容即可。

Word的各种版本

易操作性是word2003

功能强大就是2016

实时协作编辑功能

跨平台发展

对分享文档进行各种限制，比如设定失效日期或禁止转发

……

2文档视图与窗口操作

基本视图

?

普通视图

?

Web版式视图

?

页面视图（默认）

?

阅读版式视图

?

大纲视图

页面视图

切换：

“视图”菜单→“页面”

特点：

可以显示出页面大小、布局，编辑页眉和页脚，查看、调整页边距，处理分栏及图形对象。

具有真正的“所见即所得”的显示效果，所谓“所见即所得”就是我们在屏幕上看到的样子跟将来打印出来的是一致的。

也就是说在这种视图下，屏幕看到的页面内容就是实际打印的真实效果。

作用：

适用于概览整个文章的总体效果，进行word的各种操作。

是一种使用得最多的视图方式

频度：

5（最高，默认试图）

大纲视图和文档结构图

切换：

“视图”菜单→“大纲”或“视图”菜单→“文档结构图”（是因设置了标题样式而可以在独立的窗格显示文档标题的列表）

特点：

显示文档的层次结构，不显示页边距、页眉和页脚、图片和背景。

作用：

一般用大纲视图来查看和处理文档的结构，它特别适合编辑那种含有大量章节的长文档，能让你的文档层次结构清晰明了，并可根据需要进行调整。

不是所有的文档都可以查看使用这种试图，需要设置大纲级别或标题样式。

频度：

4

普通视图（草稿）

切换：

“视图”菜单→“普通”

特点：

工作区以最大限度的空间去显示文档的内容，但是不显示页边距、页眉和页脚、分栏效果、背景、图形等，也不能编辑这些内容。

分页符以虚线的方式显示。

作用：

简化了页面的布局，可以更加专心、便捷地进行文字的录入和编辑，适合编辑一些内容、格式较为简单的文章，一般用于快速录入文本、表格，并进行简单的排版。

频度：

3.5

阅读版式视图

切换：

“视图”菜单→“阅读版式”

特点：

03后新增加的视图方式，将原来的文章编辑区缩小，而文字大小保持不变，

会自动分成多屏。

隐藏除“阅读版式”和“审阅”工具栏以外的所有工具栏，扩大显示区且方便用户进行审阅编辑。

可以方便的增大或减小文本显示区域的尺寸。

作用：

最适合阅读长篇文章，在该视图下同样可以进行文字的编辑工作，但视觉效果好，眼睛不会感到疲劳。

（工具栏的使用）

频度：

3

Web版式视图

切换：

“视图”菜单→“web版式”

特点：

浏览效果与浏览器的效果保持一致，原来分行显示的文本，重新排列后在一行中就全部显示出来。

作用：

可快速预览当前文本在浏览器中的显示效果，如果要编排网页版式文章，可以将视图方式更改为Web版式，这种视图下，编排出的文章样式与最终在Web页面中显示的样式是相同的，从而使我们可以更直观的进行编辑。

频度：

2

打印预览

切换：

“文件”菜单→“打印预览”

特点：

视图下看到的实际内容跟将来打印出来的是一样的。

作用：

在打印成品文章前进行的必不可少的一步，目的是看一看打印出来的效果怎么样，可以查看一下诸如页边距、页眉页脚、页码、对象布局等合适不合适。

操作要点：

“打印预览工具栏”的使用

频度：

4.5（次高，文档输出前必用）

全屏显示

顾名思义，全屏就是文章会充满整个屏幕。

切换：

“视图”菜单→“全屏显示”

特点：

ALT+V+U

文章隐藏所有工具栏，内容充满整个屏幕。

作用：

扩大视野，在一屏内能显示更多内容。

与前五种视图组合

频度：

2.5

缩略图

切换：

“视图”菜单→“缩略图”

特点：

是word2003后加入的新视图方式，使用缩略图窗格还能够快速定位到文档中的某一页

作用：

使用缩略图功能快速查看长文档多页的布局，当需要在较长的文档中寻找某些元素时，使用缩略图窗格能够节省我们的宝贵时间。

频度：

2.5

窗口操作

拆分窗口

菜单“窗口”→“拆分”

拖动“拆分条”

多窗口

菜单“窗口”→“新建窗口”

窗口操作

并排比较文档窗口

3.文档排版

文档排版

文档排版是为了利于信息的发送和接收，对文档字符、段落、页面格式等所做的版面格式设计。

字符排版

字体、字号、字形、字体颜色、字符缩放、上下标等

段落排版

对齐方式、缩进、行间距、段前段后、边框和底纹

页面格式编辑

分页、分节、分栏、页码设置、页眉页脚、项目符号等

专业化操作-快速选定对象

快速定位对象

快速定位编辑对象行/段/屏/文

鼠标的快速操作

3.2文本基本操作

文档的常规编辑

删除（退格键、删除键、鼠标、组合）

复制（菜单、工具图标、快捷键）

选择性粘贴的用法

移动（鼠标

拖动、快捷键）

插入和改写状态的更换

撤销和恢复

撤销图标和快捷键

格式刷

格式刷是能够将所选文本格式快捷复制到其他文本的格式复制工具。

只运用到1处，单击

运用到多出，双击

高效率取消

按ctrl+s保存

直接编辑

按ESC

单击工具栏中格式刷按钮

3.3查找、替换、定位的妙用

按“ctrl+h”或执行“编辑”-“替换”命令，调出“查找和替换”的对话框，“替换h/查找f/定位”命令选项卡。

查找和替换

可以按指定文字的格式进行查找及替换

可查找或替换特殊格式，如删除多余空行就是^p，可把两个替换成一个等。

用法：

批量设置字体格式/利用通配符模糊查找/“突出显示所有在该范围找到的项目”快速选定特定的文本/词语出现次数

定位是长文章中快速定位到指定页面

定位的条件（需要前期应用相应的功能，高级编辑技巧中）

3.4字符排版

字体

字号

字形

字体颜色

字符间距

上下标

中文版式

设置文字格式

做一做

3.5段落排版

段落：

段落是指以特定符号（硬回车）作为结束标记的一段文本，用于标记段落的符号是不可打印的字符。

合理设置段落可以使内容层次有致、结构鲜明。

对齐方式

段落缩进

行距和段落间距

边框和底纹

设置段落缩进

行距和段落间距

行距和段落间距

段落间距是指相邻两段除行距外加大的距离，分为段前间距和段后间距。

段落间距默认的单位是“行”，还可以“磅”为单位。

Word2003默认的段前间距和段后间距都是“0”行。

可以根据需要改变段前间距和段后间距的值和单位。

在【段落】对话框中，在【段前】或【段后】数值框中，调整所需要的行值，或者输入一个磅值以及单位“磅”后，单击确定按钮，即可完成段落间距的设置。

3.6页面排版

换行

分页

分节

分栏

页码设置

页眉页脚

脚注和尾注

分节符

word节是指具有同一页码、格式等的一段连续的文字块。

同节的页面拥有同样的边距、纸型、方向、页码体系、页眉页脚等。

默认一个文档只有一个节。

分节符是用于节与节之间的分隔符。

分节符

页面方向（横向或纵向）

页边距

分栏状态

纵向对齐方式

行号

页眉和页脚样式

页码

纸型大小及纸张来源

分节符

4.合作自动办文

合作自动办文是指使用办公自动化软件和平台进行多人协作，完成文档的编撰工作。

节约时间，提高工作效率

沟通留痕，信息传递便捷

集中精力，提高企业竞争力

流程式合作自动办文的实现

?

Word主控文档功能

?

Word的文档版本功能

?

修订和批注功能

?

保护文档功能

?

比较合并文档功能

1.使用主控文档组织多个文档

主控文档与普

通文档区别

主控文档不包含实际内容，而是子文档的超链接；

打开主控文档是会自动查找子文档中超链接指向的每个文档，加载其内容；

内容本身仍然存储于超链接所指向的文章中

支持两种操作方式

多个文档组织为一个整体

长文档拆分为多个独立的文档

注意事项

确保主控文档的页面布局与子文档相同

确保主控文档所使用的样式和模板与子文档相同

基本步骤

建立主控文档（容器）

起草大纲并设置好大纲级别

转换为大纲视图，选中要建立子文档部分

点击“大纲”工具栏中“创建子文档”按钮

执行另存为，放在指定文件夹中

汇总子文档

子文档发给各部门，完成后放回文件夹（名称不能更改）

打开主文档-大纲视图，子文档为链接

点击工具栏“展开子文档”，页面视图中已经合成

一个文档拆分为多个独立文档

打开要转换为主控文档的已有文档。

单击“视图”菜单中的“大纲”菜单项，切换到大纲视图。

通过使用内置标题样式或大纲级别建立主控文档的大纲，操作方法与创建主控文档时建立大纲的方法相同，可通过“格式”工具栏中“样式”菜单项所带的下拉列表来定义文本是标题或正文。

选定要划分为子文档中的标题和文本，创建子文档后，这些文本也将包含在这个子文档中。

单击“大纲”工具栏中的“创建子文档”按钮，创建子文档。

把文件另存为别的文件名。

不管主控文档的文件名如何，每个子文档指定的文件名不会影响，因为它只是根据第一行的文本自动命名的。

如果文件名相同，会自动在后面加上“1，2，…”来区别。

多个文档合并为一个文档

复制到同一个文件夹

打开一个或新建一个，保存命名到同一个位置

转换到大纲视图-现实文档，激活插入功能

按顺序插入文档

显示查看，选择大纲级别1级，可以查看插入的数量而不是全部文档内容，单击前部分的标记，可以选中全部内容

切换到页面视图，可以浏览主控文档中的全部内容，与普通视图操作相同

主控文档中插入子文档

打开主控文档，并切换到大纲视图。

如果子文档处于折叠状态，先单击“大纲”工具栏上的“展开子文档”按钮，以激活“插入子文档”按钮。

将光标定位在添加已有文档的地方，确保光标的位置在已有的子文档之间。

如果将改变定位在某一子文档内，那么插入的文档也会位于这个子文档内。

单击“大纲”工具栏中的“插入子文档”按钮，将弹出“插入子文档”对话框。

在“插入子文档”对话框的“查找范围”框的文件列表中找到所要添加的文件，然后单击“打开”按钮。

子文档改名

不能直接修改子文档

名字，主文档中打开链接，另存为后主文档链接中子文档名更改

打开主文档，并切换到主控文档显示状态。

单击“折叠子文档”按钮折叠子文档。

单击要重新命名的子文档的超级链接，打开该子文档。

单击“文件”菜单中的“另存为”菜单项，打开“另存为”对话框。

选择保存的目录，输入子文档的新文件名，单击“保存”按钮。

转换为普通文档

将子文档内容写入主控文档

主文档中转换为大纲视图，“展开子文档”

选择所有子文档，执行“大纲”工具栏“删除子文档”按钮回页面视图另存即可。

其他操作

调整子文档在主控文档中的位置

锁定子文档以防止意外修改

删除不再需要的子文档

2.word的文档版本功能

个人版本保存

同一文档保存

避免多版本混乱

3.文档修订和批注

审阅他人文档的两种方法：

批注和修订

批注：

审阅者为文档的一部分内容所做的注释

修订：

用来显示对文档中所做的所有编辑更改位置的标记

插入批注

批注是指审阅者给文档内容加上的注解或说明，或是阐述批注者的观点

插入批注的方法：

ctrl+alt+m

单击“审阅”工具栏的“新建批注”按钮

批注并不影响文档的格式化

批注使用

修改批注的样式和格式

1、批注文本框格式设置

开始-样式-选项，勾选相应内容即可显示，然后定位与批注文本框即可修改。

2、批注外观设置

审阅工具栏，显示，选项，修改

审阅-修订-修订选项-批注颜色选择

3、修订者姓名显示

修改选项中的用户信息/审阅-修订-修改用户名

审阅文档注意事项

审阅文稿包括直接修订文稿内容和对文稿添加批注信息。

修订是实际操作，可以影响文稿内容的实际变化，批注只是添加注解和批示，不对文稿实际修改。

审阅文档注意事项

首先启动“文档保护”功能

先改名后修订

使用审阅

审阅是指为了避免审阅者对文档做出永久性的修改，Word将对修改过的地方设置一标记，用户可以知道哪些地方进行了改动，然后再决定是否接受

单击“视图”→“工具栏”→“审阅”菜单命令，打开“审阅”工具栏

2010为“审阅”选项卡，功能集中在相应的功能区

提示修改文档用户信息工具-选项-用户信息

使用修订

启用修订功能时，审阅者的每一次插入、删除或是格式更改都会被标记出来。

当查看修订时，用户可以接受或拒绝修改

启用修订状态的方法：

单击“审阅”工具栏的“修订”按钮

03菜单“工具”→“修订”命令

03双击状态栏的“修订”按钮

限制直接修改，可以打开文档保护，只能修订

使用修订

在修订模式下，对文档进行的增、删以及格式的更改，Word都将添加修

订标记

拒绝和接受修订

接受修订，则修改内容将被合并到文档中，同时修订标记消失

拒绝修订，则修改内容从正文中移去，返回到该处原状态

单击“审阅”工具栏的“接受修订”或“拒绝修订”按钮

审阅工具栏/选项卡“显示与审阅”

显示标记的最终状态

正文显示新插入内容，删除的以修订框标志

最终状态

不能查看被修订内容，接受所有修订后的状态

显示标记的原始状态

修订前文档原始状态，修订操作后将会修改内容，被删除显示删除线，修订框显示新插入内容

原始状态

文档修订前的状态，不可查看执行修订后操作后将会变更的内容

4.比较合并文档

如果审阅者直接修改了文档，而没有让Word加上修订标记，此时可以用原来的文档对修改后的文档进行比较，以查看哪些地方进行了修改。

步骤如下：

（1）选择“工具”菜单中选择“比较并合并文档”

（2）在弹出的对话框中选择比较的文件

（3）如果Word发现两个文档有差异，Word会在原文档中作出修订标记，用户可以根据需要接受或拒绝这些修改。

4.比较合并文档

为提高比较精确度以及格式，选中“精确比较”以及“查找格式”复选框，然后单击“比较”按钮。

自动新建一个文档，并将两个文档的比较结果显示在这个文档中，两个文档之间的不同之处会以彩色下划线标识出来

在工具栏上会显示“审阅”工具按钮，通过这些按钮，可以选择在比较文档中具体显示哪些提示内容以及是否显示审阅窗格等。

5.电子文档的保护

*Word共有六种保护：

（打开保护和修改保护）

*开启保护：

打开密码（常见）。

*只读保护：

只能阅读，可以修改，但不能保存，只能用另存为。

*窗体保护：

只允许对设置的窗体进行更改。

*格式保护：

对一些应用的样式部分进行保护，内容可以修改，样式不能进行更改。

*批注保护：

只允许添加批注，不允许修改内容。

*修订保护：

可修改，是否接受修改由设置保护者决定。

修订标记可设置。

打开保护和只读保护

修改保护