档案馆检索体系编制指南.docx
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档案馆检索体系编制指南
档案馆检索体系编制指南
档案馆检索体系是指从不同角度揭示馆藏,为满足利用者使用档案的需要而建立起来的各种检索工具,彼此之间各司其职，互相联系、互相补充的一个有机体系。
档案检索工具是以一定的形式揭示和介绍馆藏，积累档案线索和查询档案材料的手段，进行档案管理和提供利用的工具。
按功能划分，可分为介绍性检索工具、查找性检索工具和指引性检索工具。
1.介绍性检索工具：
用文字叙述的形式对馆藏档案或某一专题档案进行介绍的工具书，有档案馆指南、全宗指南、全宗卷、专题介绍等。
1.1档案馆指南
《档案馆指南编制规范》（中华人民共和国行业标准DA/T3-1992）
《档案馆指南》是一种叙述式的报导性工具书，是档案馆必备的检索工具。
它全面介绍和报导档案馆的基本情况，馆藏档案和资料内容，指导利用者查阅利用档案、资料。
包括“前言”、“目录”、“档案馆概况”、“馆藏档案介绍”、“附录”等部分。
前言：
包括编著指南的目的和作用，指南的框架、结构、使用方法、编著指南的简要过程，参加编著工作的人员及其它需要说明的问题。
目录：
是由指南各章节的题目及其所在的页号组成，供利用者检索。
档案馆概况：
包括档案馆历史沿革，馆藏档案综述、馆藏资料综述、检索工具情况、汇编出版档案资料情况以及利用工作综述等部分。
馆藏档案介绍：
馆藏档案依其实际整理、保管的体系为单位，对档案数量、内容及其特点等分别进行介绍。
按立档单位整理保管的档案，以全宗为单位介绍；按类别、项目等整理、保管的档案，以相应的类项为单位介绍。
馆藏资料介绍：
对馆藏档案有重要补充和辅助作用的资料逐类予以介绍，一般性资料不作具体介绍。
附录：
是指附于正文之后与正文内容有关的文字、图表等材料。
1.2全宗指南
《全宗指南编制规范》（DA/T14-2012代替DA/T14-1994,2012-11-15发布2013-01-01实施）
《全宗指南编制规范》对全宗来源简况、档案内容与成分介绍以及其检索和查阅注意事项，作出了规范要求。
本标准适用于全宗管理机构，包括档案馆和有全宗管理职能的档案室。
全宗指南的结构为段落式条目信息，由全宗指南名称、全宗来源简况、档案内容与成份介绍、检索查阅注意事项四部分组成。
1.2.1全宗指南名称：
全宗指南名称由全宗号、全宗构成者的名称（全称或通用简称）、“全宗指南”、起止时间构成，并列成分之间用空格位分开。
1.2.2全宗来源简况：
列表登记下列依时间变化，记录和反映全宗来源背景的内容。
其顺序为：
a）全宗构成者形成和职能；
b）全宗构成者所有曾用名称；
c）全宗管理机构和全宗档案数量；
d）全宗档案收集、征集、接收、移交、寄存数量。
个人全宗来源简况，登记其个人姓名、别名、生卒年月日、籍贯、职务、职称和个人主要经历、业绩、荣誉称号、家族简况以及全宗档案收集、征集、接收、移交、寄存数量。
1.2.3档案内容与成分介绍：
档案内容与成分介绍一般应使用综合概括的方法介绍。
介绍内容包括：
a．反映全宗构成者基本职能和主要活动方面的档案。
b．反映全宗构成者每个阶段中心工作或特殊工作所形成的档案。
c．具有重要历史价值和地方特色的档案。
d.涉及具有全国和国际意义知名人物的档案。
e．馆藏年代久远和特殊载体的档案。
档案内容与成分介绍一般应按全宗内档案的实际分类体系，文字叙述全宗构成者基本职能和主要活动的内容，并列举文种名称。
以组织机构分类的档案全宗，分别简介机构基本职能和主要活动的内容，并列举文种名称。
以问题分类的档案全宗，分别简介问题涉及的全宗构成者基本职能和主要活动的内容，并列举文种名称。
以其它体系分类的档案全宗，应根据该全宗分类的特点结合问题简介全宗构成者基本职能和主要活动的内容，并列举文种名称。
需要专门说明的档案按下列方法介绍：
a．指明该档案文件的名称、责任者和文件形成的时间。
b．列出该档案文件的检索要素。
c．对其档案文件内容单独介绍。
一般性文件介绍不使用引用原文的方式，特殊性文件介绍如需使用引用原文应符合下列条件和原则：
a．引用原文有助于阐述文件的内容实质。
b．引用原文时不详细转述文件中叙述的事实和事件。
与全宗构成者基本职能和活动没有直接关系的上级文件不做介绍，必要时只做简要交代。
人物全宗应按全宗构成者的活动特点，结合全宗内档案材料的实际情况介绍，内容包括：
a．个人手稿、著作、作品、题词、日记、回忆录的名称和特点。
b．履历、自传、证书、来往信件以及公务活动与社会活动中形成的文件名称和特点。
c．财产状况与经济活动材料的名称和特点。
d．家庭亲属与主要社会关系材料的名称和特点。
e．图片、照片、录音、录像材料的名称和特点。
未开放的档案，注明档案数量和使用范围。
涉密档案，注明档案数量，不做任何内容和成分介绍。
非纸质档案应简介其种类、特色和数量。
1.2.4检索查阅注意事项：
检索注意事项包括以下内容：
a）可使用的检索工具和已编制的参考资料的名称；
b）机读目录、手工检索工具条目的数量；
c）纸质档案数字化副本的画幅数量以及占全宗档案总数比例的情况；
d）纸质档案缩微副本的数量以及占全宗档案总数比例的情况；
e）非纸质档案副本的形式、数量以及占全宗档案总数比例的情况。
查阅注意事项包括以下内容：
a）档案的完整和完好程度以及遗失、销毁的情况；
b）档案的分类与整理方法以及不同载体组卷、装订和保管的情况。
c）档案的利用价值以及鉴定的情况；
d）划分的保管期限种类以及各类保管期限档案的数量；
e）档案内容向社会开放的情况；
f）本全宗指南完成时间和编制者的情况；
g）其它有关问题的说明。
1.3全宗卷
《全宗卷规范》（DA/T12—2012代替DA/T12—1994，2012-11-15发布2013-01-01实施）
全宗卷是由记录和说明全宗立档单位及档案历史和现状的有关文件材料组成的专门案卷，是管理全宗档案的重要工具。
综合全宗卷是由记录和说明多个全宗立档单位及档案历史和现状的综合性文件材料组成的专门案卷，是管理馆藏档案的重要工具。
档案馆（室）应以全宗为单位编制全宗卷，收集、保管在档案管理过程中以单个全宗为对象形成的相关文件材料。
全宗卷的内容构成包括：
1.3.1全宗（馆藏）介绍类：
全宗指南（全宗介绍）、大事记等说明全宗背景和档案状况的文件材料。
1.3.2档案收集类：
档案接收和征集工作的办法、标准，档案（资料）交接文据及相关目录，档案来源和档案历史转移过程说明材料等。
1.3.3档案整理类：
文件材料分类、保管期限和归档范围的规定，档案整理工作方案、整理工作说明和小结等。
1.3.4档案鉴定类：
档案保管期限鉴定、档案开放鉴定、档案分级鉴定、档案销毁鉴定、珍贵档案考证鉴定等鉴定工作的制度、组织、方案和标准，鉴定工作形成的报告、请示及批复，鉴定及销毁处置档案的目录（清册）等。
1.3.5档案保管类：
档案保管工作制度，档案安全检查、档案破损情况调查与修复（抢救）、重点档案保护、珍贵档案仿真复制件制作等工作的记录和说明材料，档案保管状况分析和工作总结、报告等。
1.3.6档案统计类：
档案基础统计台账，档案工作基本情况统计报表，档案工作统计分析材料等。
1.3.7档案利用类：
档案利用制度，检索工具编制情况，档案开放与控制情况，档案编研与出版情况，档案展览与公布情况，珍贵档案介绍，档案利用效果典型事例等。
1.3.8新技术应用类：
应用现代技术管理档案的情况记录、工作报告及说明材料，档案信息化和数字化工作情况，电子档案（文件）创建和应用环境（硬件和软件）及数据格式说明等。
1.3.9综合全宗卷：
管理馆藏、全宗属类、全宗群或联合全宗的综合性业务工作规范和管理制度，1.3.1—1.3.8中涉及多个全宗的文件材料。
全宗卷的整理：
文件材料以件为单位进行装订；属于同一全宗卷的文件材料，按“全宗卷构成”中1至8条进行分类；文件材料分入不同类目后，按形成时间顺序排列。
在文件材料首页上方的空白处进行编号。
文件材料的编号由全宗号—类号—件号三部分组成。
全宗卷中的文件材料，分类别，以件为单位，按照排列顺序编制文件目录（见附表1）；全宗卷文件材料按照分类编号顺序装盒；装有文件材料的全宗卷应填卷盒封面和脊背；全宗卷卷盒区分全宗，按卷盒排列顺序编制流水号；综合全宗卷单独编制盒号。
全宗卷文件目录
类目名称：
件号
责任者
题名
日期
备
注
1.4专题介绍亦称“专题指南”。
它是按一定的题目，以文章叙述的形式，综合介绍档案馆中保存有关该题目档案的一种检索工具。
如档案馆根据利用者的需要，结合馆藏档案、资料，编制的《文化艺术类档案专题介绍》、《馆藏民国时期社会教育档案专题介绍》等。
2.查找性检索工具：
以查找档案为目的而编制的。
有全宗名册、案卷目录、卷内文件目录、归档文件目录、分类目录、专题目录、主题目录等。
2.1全宗名册是介绍档案馆所藏全部全宗简明情况的一种检索工具。
它揭示馆藏全部全宗，按单位依次赋予全宗代号，标明目录名称、目录号以及该单位进馆档案的成份和总卷数，并按年代标明进馆档案的起止卷号和卷数，是档案馆的总帐，通过它可以了解一个档案馆内全部档案的基本情况。
全宗名册项目内容包括：
全宗号、全宗名称、全宗内案卷数量、保管期限、起止时间等（见附表2）。
全
宗
号
全宗
名称
目
录
号
名称
起止
时间
档案数量
存放
位置
备注
以卷为保管单位
以件为保管单位
案卷数
保管
期限
盒
件
保管
期限
全宗名册
2.2案卷目录是档案馆（室）基本和必备的检索工具。
它以案卷为单位，登录案卷的题名，并给每个案卷编定序号（即案卷号），结合其他特征编排组织起来，揭示和介绍一个全宗内容和成分的一种档案检索工具。
案卷目录的编制方法，是在一个全宗内按保管期限、混年编制。
案卷目录项目内容包括：
案卷号（包括档案室编、档案馆编）、案卷题名、起止日期、页数、保管期限、备注（见附表3）。
案卷目录
案卷号
案卷题名
起止
日期
页数
保管
期限
备注
档案室编
档案馆编
2.3卷内文件目录是把某一案卷卷内文件按照文件形成的规律和有机联系依次排列组织起来，揭示和介绍一个案卷内文件内容和成分并固定文件排列顺序的检索工具。
卷内文件目录项目内容：
顺序号、文号、责任者、文件题名、文件日期、页号、备注（见附表4）。
卷内文件目录
顺序号
文号
责任者
文件题名
日期
页号
备注
2.4全引目录以全宗为单位将案卷目录与卷内文件目录相结合按一定次序编排而成的档案目录，称为全引目录。
2.5归档文件目录是依据归档文件分类方案和室编件号顺序排列组织起来，揭示一个分类方案内文件内容和成分的一种检索工具。
归档文件目录项目内容：
件号、责任者、文号、文件题名、日期、页数、备注（见附表5）。
归档文件目录
件号
责任者
文号
文件题名
日期
页数
备注
1
2
3
4
5
2.6专题目录亦称“专题索引”，它是根据政治、经济、科学研究、日常工作的特定需要，将本馆收藏的档案按照一定题目，把相同内容、同一属性的文件信息组合在一起，以书本目录形式集中系统地揭示档案馆有关某一专题的档案内容和成份的具有查找性与报导性的检索工具。
专题目录项目内容：
顺序号、全宗号、案卷号（盒号-件号）、案卷题名（文件标题）、时间、页号、保管期限、备注（见附表6）。
在目录封面，应标明专题目录名称。
xxxx专题目录
顺序号
全宗号
案卷号（盒号-件号）
题名
时间
页号
保管期限
备注
1
2
3
4
5
2.7人名目录亦称“人名索引”。
它是一种书本式或卡片式目录，是按人名姓氏笔划笔顺排列的查找性的检索工具。
如“综合性人名目录”、“人名目录”、“人名索引”等。
3.指引性检索工具：
反映馆藏档案分类整理、排列体系、存放位置，为管理馆藏档案而编制的检索工具。
一般有以下种类：
3.1档案馆检索体系一览表将档案馆所有检索工具按一定规律汇总的表格（见附表7）。
档案馆检索体系一览表
序号
检索工具名称
数量
单位
是否有
电子版
备注
1
档案馆指南（全宗指南）
2
全宗名册
3
全宗单
4
案卷目录
5
全引目录
6
归档文件目录
7
专题目录
8
人名目录
9
馆藏全宗一览表
10
档案馆档案存放指引
11
库房存放索引
12
档案存放指引
13
柜架指引卡
14
档案库房存放示意图
15
16
3.2全宗单
是以表格形式反映全宗基本情况，全宗内档案成分和数量的统计文件，其内容由全宗情况介绍和档案数量统计两部分构成（见附表8）。
全宗单
全宗号:
编制单位:
全宗情况介绍
数量统计
备注
全宗名称
（变化
情况）
全宗名称
起止日期
检索工具
编制种类
数字化应用
情况统计
档案
类别
保管期限
档案数量
3.3馆藏全宗一览表以表格的形式介绍和揭示馆藏所有全宗的基本情况（见附表9）。
**档案馆馆藏全宗一览表
全宗号
全宗名称
目录数
数量
起止时间
存放
位置
备注
卷
件
3.4档案馆档案存放指引标明档案馆馆藏档案在各库房存放保管位置的表格（见附表10）。
附表10：
**档案馆档案存放指引
顺序号
全宗号
全宗名称
目录号
起止
时间
数量
库
号
备注
卷
件
1
2
3
4
5
3.5档案存放指引标明各门类档案在库房内存放位置的表格，可贴在库房内靠近大门的墙上（见附表11）。
附表11：
全宗号
全宗名称
目录名称
目录号
起止卷（件）数
起止年度
存放位置
备注
列
格
档案存放指引
3.6柜架指引卡标明档案在某一柜架上存放位置的表格，通常贴在档案密集架外侧正中与两眼平视的位置或档案柜右上角（见附表12）。
附表12：
柜架指引卡
全宗号
全宗名称
目录号
案卷（件）
起止号
起止年代
格号
3.7库房档案存放示意图是标明库房内档案柜架布局及档案存放区域的图表。
标明各类档案在库房内存放的位置。
可以表格形式（见下表），也可根据库房空间布局、柜架位置及摆放等具体情况绘制。
一般贴在库房内靠近大门的墙上。
全宗号
全宗名称
目录名称
目录号
起止卷
（件）数
起止年度
存放位置
备注
列
格
附表13：
库房档案存放示意图
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