公文写作基础知识有哪些.docx

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公文写作基础知识有哪些

公文写作基础知识有哪些

　　所谓公文，就是公务文书。

是指机关、团体、企事业单位，在处理各种事务中形成的体式完整、内容系统、要求严谨的书面材料。

是用以传达贯彻党和国家的方针、政策、指示，部署、安排和指导工作，请示和答复问题，通报情况，交流经验，商洽事宜的重要工具。

　　政策性、部署性、指导性、时效性、机密性是公文的五大特点。

　　正确区分公文的类别，对于正确选用文种，提高公文写作质量，加快公文运转，合理组卷，提高效率，有着极其重要的意义。

根据公文的性质、特点、使用及引文关系的不同，公文的分类标准也不尽相同。

根据中共中央公办厅和国务院办公厅的规定，公文分为法定党政公文和机关常用事务文书两种。

　　一、法定党政公文

（一）国务院办公厅于XX年8月24日发布的《国家行政机关公文处理办法》将行政机关的公文规定为13种：

命令、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。

（二）中共中央办公厅于1996年5月30日发布的《中国共产党机关公文处理条例》把党内公文规定为14种：

决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要。

　　二、机关事务文书

　　机关事务文书是指国家机关为处理日常事务而制发的文书。

通常包括：

计划（方案）、总结、简报、章程、办法、调研报告、讲话稿、经验材料等。

　　三、公文的分类

（一）按性质和特点划分：

报请类公文（报告、请示）;指挥类公文（命令、指示、批复、决定）;知照类公文（通知、通报、通告、公告、函、会议纪要）;法规类文书（章程、条例、规定、办法、细则）;计划总结类文书（计划、总结、调研报告、工作研究、简报）。

（二）按行文关系划分：

上行文（请示、报告等）;平行文（函、通报、简报等）;下行文（通知、指示、命令、批复等）。

　　（三）按秘密等级划分：

绝密件、机密件、秘密件。

另有内部件、国内件、公开件之分。

　　一、眉首格式

　　置于公文首页横线以上的各要素统称眉首。

（一）份数序号：

用小写数字编排，置于公文左上角第一行。

（仅用于绝密和机密公文）。

（二）秘级和保密期限：

秘级用3号黑体字，标注于公文右上角第一行，有保密期限的，密级和期限之间用“☆”相隔。

　　（三）发文机关标识：

又称文件头、版头，由“发文机关全称+文件”组成，置于眉首中央。

　　（四）发文字号：

由“发文机关代字+[年份]+顺序号”组成，置于发文机关标识下文中央。

　　二、主体格式

（一）公文标题：

应以最准确而简要的语言高度概括公文的主要内容，并标明文种。

通常有：

“发文机关+事由+文种”、“关于+事由+文种”、“事由+文种”。

公文标题置于横线下方中央。

（二）主送机关：

指公文的主要受理机关。

如：

“省工商局”、“各市（县）工商局”、“各科（室）、直属分局”等。

　　（三）正文：

阐述公文内容，表达行文意图，使受文者准确领会受理事项及要求。

　　（四）结束语：

结束语应根据文种而定，如“此报”、“此通知”、“此请示、当否，请批示”等。

　　（五）、附件：

是指用以说明公文正件而附加的其他公文或材料。

　　（六）、落款及用印：

落款包括发文机关全称和成文时间。

其中，单一发文机关的，不署机关名称，只落成文时间，印章加盖于时间之上即可。

用印要求是上不压正文，下不压版记，左右骑年盖月。

　　三、版记格式

（一）主题词：

用最概括、精练、简明的若干词或词组有序排列组成，以便公文主题检索。

如：

“行风整治、通知”、“集贸市场、整治、报告”等。

主题词置于公文尾页横线之上。

（二）抄送机关：

除主送机关外需要协助执行或知晓的其他机关。

用“报、送、发”在尾页横线以下标明。

如：

“报：

州工商局、县委、县政府;送：

经贸局、本局领导;发：

个协、消委”等。

抄送机关应分列横排，下加横线。

　　（三）印发机关及时间：

印发机关是具体拟制、印发本公文的部门，如：

“州工商局办公室”。

印发时间是具体印发本公文的准确日期，如：

“××××年××月××日”。

印发机关和印发时间在横线下平行左、右排列。

　　一、公文的主题

　　主题是公文的主要思想和中心内容。

在某些公文中表现为作者的主要思想和基本观点;在有些公文中又表现为主要事件或主要问题所蕴含的客观意义。

公文的主题是整篇公文的核心、灵魂和统帅，它具有决定材料的取舍，支配公文的谋篇布局，制约表达手法的运用，影响公文遣词造句，彰显公文价值等诸多方面的地位和作用。

公文主题的基本要求是：

正确深刻、集中单一、鲜明确切。

　　在提炼公文的主题时，不能将主题等同于课题、论题、标题。

课题是学术论文或调研报告所研究和讨论的主要问题;论题是议论性文体所要论证的问题，是文章内容的性质和基本范围和概括反映;标题则是公文的名称、旗帜。

标题的形式通常又分为主标题、副标题和小标题。

　　二、公文的材料

　　材料是作者为某一写作目的而从公务活动领域调查、搜集，并写入公文中用以表现主题的一系列客观事实和理性观念。

其中，客观事实包括时间、空间、人物、事件、原因、结果、数据等;理性观念包括理论观点、科学原理、定义概念、看法结论及格言警句等。

（一）材料与主题的关系

　　材料是提炼和形成公文主题的基础，尤如屋之砖瓦，木之根系;材料又是表现、深化主题的手段。

主题必须通过材料来表现、支撑，否则将会是无根之木，无源之水;材料的取舍受主题的制约。

在材料的使用上，必须根据主题的需要而定，凡是能够有力地表现主题或支持观点的材料，就必须予以高度重视，广泛采用。

凡是与表现主题无关或关系不大的，应坚决舍弃，切忌牵强附会，画蛇添足。

（二）选材要求

　　一是要可靠真实。

公文中使用的材料，是制订政策、表达思想、说明意见的依据。

为此，选材中要认真甄别材料的真伪和可靠程度，确保绝对真实，不得虚构失真。

　　二是要典型集中。

要选取最具代表性和普遍性，最能揭示主题思想、最有说服力的材料，集中表现公文所主张的观点和意见。

　　三是要新鲜有力。

一般而论，公文所选用的材料应以新情况、新事物、新矛盾、新变化、新措施为优。

但也要因文而异，新闻要求绝对的新，公文要求相对的新，而一般应用文则对新的要求不太严格。

　　（三）材料的搜集

　　公文材料的搜集渠道通常包括专题调查、间接搜集和日常积累。

专题调查是根据主题的要求，由作者直接就某一方面的情况和问题有目的地进行调研，调研务必深入扎实、周密、细致、系统、全面，还要尊重客观事实。

要善于透过现象看本质，辩证地加以分析和认识，从而得出正确结论。

间接搜集是通过报刊、文件、材料等广泛获取与主题相关的信息，并加以科学整理和运用。

日常积累是指作者在工作实践、公文撰写、日常学习中长期积累的信息、经验，这是材料搜集最基本的途径。

　　（四）材料的加工

　　在材料搜集过程中获取的信息只是一般素材，要把素材作为公文的材料使用，就必须进行加工、整理。

通常要对其进行归类、筛选、排列、组合，使之能充分发挥烘托主题的作用。

　　三、公文的结构

　　结构是指公文的谋篇布局和组织安排。

其目的是根据主题的需要，把材料有步骤、分主次地组织起来，形成一个完整、严密、连贯、有机的整体。

结构的搭建必须遵循客观事物的规律性、材料组织的严密性、问题剖析的透彻性和事理叙述的逻辑性。

否则，公文将会成为杂乱无序、无法通晓的材料堆积物。

　　公文结构的基本要求是：

格式规范、单纯平直、条款分明、布局严密。

内容安排通常包括开头、主体、结尾三大部分。

（一）开头

　　开头是公文的开端部分，它是展开公文主体内容的起点，对读者理解全文起引导作用。

其写法因文而异、灵活多样。

主要有概述式、引述式、原由式、结论式四种。

不论何种形式的开头，其写作要求都是一致的，就是要开门见山、紧扣事由、表明目的、点明主旨、阐明要义。

（二）主体

　　正文的主体部分，是公文的主要内容，是公文的核心。

其特点是文字较长，不同文种在具体写法上有着不同的相对规范的格式。

有的分段，有的不分段，多数采用条款式结构，要求条分缕析，条理清楚。

　　公文主体结构层次的安排主要有并列式、递进式、因果式三种形式。

其中，并列式的特点是对主题思想所包含的几个主要问题进行整理归类，分别叙述、说明或论述;递进式的特点是依据事理的逻辑顺序，层层推进，环环相扣，每一层次都以上一层意思为叙述、说明、论证的基础，各层之间形成步步深入，层层递进的关系;因果式结构是依照事物自身的因果关系，或从因到果，或由果溯因安排层次。

上述三种结构形式中不论何种，其一般要求都是观点鲜明、叙事简洁、层次清楚、条理分明、单纯平直、朴实明快、说理有力。

　　（三）结尾

　　结尾是公文的终结和收束部分，是对公文内容所阐述的结果进行综合性艺术处理。

它对完成主题，结束全篇，帮助读者明确主旨，加深认识，增强说服力，以确定行为方向有着重要的作用。

写作中既要力求独创、新颖、别致，又要遵循相对固定的格式和共同规律。

其写作方式通常有总结式、说明式、强调式、请批式、自然式等。

不论何种方式，总体写作要求是首尾呼应、自然有力、惯用格式、简明易懂。

　　在具体的公文写作实践中，公文结构的类型并非千篇一律，一层不变。

除了如前所述的“三层式”（导语+主体+结尾）外，有的则根据公文的性质和内容采取“单层式”（只有正文或主体）或者“双层式”（导语+主体），只要能简洁、有力地阐明公文的主题，完全不必受“三层式”所限，可因文而异，各取所需。

　　四、公文的表达方式

　　公文的表达是把公文的观点、材料、结构等用特定的方式表达出来的技巧性过程。

公文的表达方式主要有叙述、议论和说明。

（一）叙述

　　叙述是一种叙说和交待人物经历和事物发展过程的表达方式。

通常包括“叙事”和“写人”两个方面，但公文以“叙事”居多。

这种表达方式多用于请示、报告、简报、通报等文种。

其作用主要是反映情况，交流思想，说明主题。

叙述中多为第一人称，但撰写先进事迹材料等应用文，则常用第三人称。

叙述的方法包括顺叙、倒叙、插叙、分叙等。

其基本要求是概叙为主，贯直勿曲。

（二）议论

　　议论，就是议事论理。

是作者对所述情况或事件进行的分析阐述，或剖析评论，或表明自己的观点、意见、主张、态度。

公文中的议论有别于论文中的议论，公文主要是议事，论文则以说理为主。

议论作为公文的表达方式，其要求则与一般的论文一样，要有论点、论据和论证三要素，论证的方法也通常为“立论”和“驳论”，常见的有例证法、引证法、分析法和对比法等。

公文议论的撰写要求是据事论理、简明有力。

　　（三）说明

　　说明，是用简明扼要的文字，解说事件的情况、性质、特征和因果关系的一种表达方式。

说明的对象既可以是具体的事实、事物，也可以是抽象的概念、事理。

在公文撰写中，说明表达方式占有很大的比重，起着十分重要的作用。

从说明的方法上而言，通常有定义说明、诠释说明、举例说明、数字说明、图表说明、分类说明和比较说明等，其写作要求是客观详实、扼要有序。

　　五、公文的语言

　　语言是思想的直接表现，是使公文的内容得以完美表达的文字符号。

公文中的语言相较于文学作品中的语言有着独有的特性，它是一种典型的应用型语言，强调通俗易懂，朴实无华。

在公文写作中遣词造句要力戒文过饰非、华而不实，应用技巧上要做到语体因文而异，多用专业术语;句法简洁明了，多采介宾短语。

就写作实践而言，还可以适当地用一些模糊语言。

公文语言的总体要求是：

准确、简明、平实、得体。

　　一、报告

　　报告，是用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复查询的一种最常用的公文体式，属陈述性公文。

从行文关系上而论，报告属于上行文。

汇报性、陈述性是其突出特点。

　　报告的种类较多，按内容可分为情况报告、答复报告和报送报告;按其作用可分为上复性报告和知照性报告;按呈报要求可分为呈报性报告和呈转性报告;按其性质可分为综合性报告和专题性报告。

　　报告的写作要求是：

及时、客观、简略;不夹带任何请示事项。

报告拟写的基本格式分为三部分：

报告依据、报告事项和结尾。

但不同种类的报告又各有其特有的格式和写法。

例如：

工作情况报告，通常分为开头（导语）、主体两大部分即可。

开头要写明工作起因，并简要总述基本情况，主体则要把整项工作归纳为若干条目，再在条目下分别演绎叙述。

　　范文：

　　关于信息化建设情况的报告

　　省工商局：

　　根据省局信息中心于4月15日下达的《关于上报信息化建设情况的通知》要求，我局非常重视，及时指派专人负责，认真落实调查统计上报工作，并就我州工商系统信息化建设所取得的成绩进行了全面总结，对存在的问题进行了深刻剖析，对今后的信息化建设作了具体规划。

现将相关的情况报告如下：

　　一、取得的成绩

　　我局的信息化建设始于XX年，在省局党组的关心重视下和上级业务部门的精心指导下，通过近三年的艰苦努力，已初具规模。

目前，全州工商共配置计算机59台（套），网络服务器2台，专（兼）职的技术人员和信息管理员5人。

在网络建设和软件应用方面也取得了可喜的成绩，主要包括五个方面：

　　一是成功建成了“二级局域网”。

我局分别构建了物理隔离的内网和外网，搭建了省、州、市（县）三级机关之间上传、下达联结的通道，并能确保畅通无阻。

以中心机房为核心，联结全部办公室，并能满足各种办公业务需要的智能局域网已经形成，并处于正常运行之中。

　　二是“企业个体登记管理”软件的应用富有成效。

州、市（县）两机机关的企业个体数据档案的录入工作早已完成，并不断得到充实;全州的经济户口信息资源数据库已经建立，能适时实现数据整合，达到了省局信息中心下达的每年必须上报两次汇总数据库的要求。

　　三是业务管理软件得以正常运用。

工商行政管理统计报表软件、票据管理软件和财务管理的软件的应用效率明显，运行正常。

　　四是相关的管理系统平台搭建完成。

经过充分准备，精心设置和反复测试，目前，我局已经成功搭建了“工商内部事务信息管理系统”和“工商数字一体化软件OA系统”平台。

　　五是开展了人员培训。

自信息化建设启动至今，我局除了先后派出12人次参加省局的信息技术外，还自行组织了4期次的相关业务培训，受训人员共59人次，除专职或兼职的信息管理员外，财务、注册登记和人教部门的业务骨干都参与了培训，为信息管理和业务软件的应用操作准备了必要的技术人才。

　　二、存在的问题

　　我州工商系统的信息化建设虽然取得了一定的成绩，但由于底子薄、起步晚，硬件设施和专业技术实力相对滞后，因而远不能满足完全实现信息化、自动化办公的需要。

主要存在以下三个方面的问题

　　一是专业技术人才紧缺。

目前，真正具有专业技术的人员仅有2名，分别在州局机关和勐腊工商局专司计算机信息管理工作……

　　二是资金不足。

由于信息化建设经费不能保障，我局至今尚未组建市（县）“三级局域网”，有少数的机关股（室）和大多数的基层工商所至今没有配备计算机……

　　三是信息化意识淡漠。

整个队伍对信息化建设的深远意义、重要地位和效能作用认识不足……

　　三、今后的努力方向

　　针对当前存在的困难和问题，我局拟计划从以下五个方面抓好信息化建设：

　　一是要提高认识，更新观念。

要进一步加大队伍内部的宣传教育力度……

　　二是抓好计算机技术培训。

通过办班培训和在岗学习培训相结合，使每一名干部都能用文字处理软件打印、编排文件;用电子表格软件制作含四则运算的电子表格文档;用电子邮件软件收发文件……

　　三是积极筹措资金完成市（县）局“三级局域网”建设。

通过向上级申报立项拨款、州局适当补助和建设单位部分自筹“三条腿走路”的办法，争取在年内完成三市（县）局“三级局域网”的组建……

　　四是狠抓推广应用。

我局计划在“三级局域网”建成后，以景洪市工商局为试点，以个体注册登记为业务选项……

　　五是充分发挥网络效应。

我局将构建“西双版纳州工商局红盾网站”，在宣传工商法律法规、展示工商文明服务形象方面发挥信息网络应有的作用……

　　此报告

　　西双版纳州工商行政管理局

　　二OO五年五月二十日

　　二、请示

　　请示，是指下级遇有政策不明，或本级职权范围内无权解决的事项，或者自己无法解决的困难时向上级机关请求指示、批准的公文体式。

请示属于上行文，其特点是陈述性、请批性。

　　请示的种类包括建议性请示、审批性请示、答复性请示。

请示通常要写明请示的理由、请示的事项、请示的要求。

并注意一事一文，不能多头主送，一般不能越级。

　　请示和报告是两种公文体式，有着严格的区别：

一是行文目的不同;二是行文时机有别;三是行文体式各异。