服装业务跟单工作职责及流程.docx
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服装业务跟单工作职责及流程
服装业务跟单工作职责及流程
服装业务跟单
（分样版跟单，大货跟单）
样办跟单员和大货跟单员工作大概相同，但大货跟单员的工作涉及面比较广，各方面要求比样板跟单员要严格。
因为样办的数量比较小，更多的是强调样办的交期准时。
而大货是批量生产，不但要求交货期准时还要求大货跟单员在工作中要一丝不苟、认真正确做好资料的同时，还要密切关注大货面料、辅料进仓时间与及大货生产的进度和质量。
所以样办跟单员和大货跟单员表面是相同，工作实质并不相同。
一:
样版跟单员工作流程和注意事项:
1:
样办跟单员的工作流程:
A:
整理客户提供的样办生产单及资料（包括款式图或者参考办，尺寸表、样办裁剪的数量、洗水方法、面料的裁法、样办交货日期等等）及面辅料
B:
将样办单及缝制样办的面辅料一起交给办房出纸样,出好纸样后裁剪及车缝好样办。
C:
量度样办成品尺寸及检查样办车缝质量后包装交送客户。
2:
样办跟单员守则及注意事项:
A:
下样办生产单时必须写明样办的交货期并提醒办房主管。
B:
凡样办生产单中对样品生产有特别要求的地方都要作标注和说明，如不同面料的部位、有特殊车缝工艺的部位，如:
绣花、印花位等。
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C:
样办如果需要绣花或者印花，跟单员必须要提供绣花或者印花稿及确认绣花、印花的位置。
D:
样办缝制好后，先由办房查好，然后寄给客户之前，样办跟单员要自己全面的再检查一遍，以确保寄送给客户样办的品质。
E:
凡尺寸及工艺达不到客户要求的样办必须要修改正确后方可寄送给客户。
二:
大货跟单员工作流程和注意事项:
1:
大货跟单员的工作流程:
A:
整理客户提供的大货生产单及资料（包括大货明细数量搭配表、款式图、大货确认办，全码尺寸表、洗水方法、包装方法、装箱方法、大货交货日期等等）。
B:
根据大货生产单的数量明细搭配表下单订购大货所需要的面料、辅料（包括所有的唛头、吊牌）纸箱、包装透明胶袋等物料C:
确认面料及辅料到料时间，以便车间安排大货生产的排期E:
按客户要求，通知办房放码及安排生产产前跳码办（船头办）。
F:
按仓库提供的面辅料入库清单核对进仓面料及所有辅料的数量是否确保该单大货的生产所需。
G:
确认裁床大货唛架面料及辅料（面布、里布、袋布、朴、棉、等等）用量，并确认开裁。
H:
拿到QC的验货报告及大货装箱单后安排办理出货报关及运输手续。
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2:
大货跟单员守则及注意事项:
A:
要仔细核对大货制单与大货样办，以防止大货生产单与样办上的工艺做法及局部造型不符，造成大货生产错误。
B:
严格按大货确认办及客户批办语做好大货生产工艺单
C:
大货单下给车间后，要车间写出大货生产具体的安排和计划。
D:
面料进仓库时，要仓库及时查验面料的质量及写出面料的验布报告，以确保大货生产时面料的质量。
预防因为面料质量影响大货生产进度和交期。
E:
将大货全部辅料、唛头、吊牌的色卡、实物卡、资料等交给辅料仓库，方便仓管在大货辅料进仓时按办验货。
F:
在大货生产期间，每天要车间写出书面报告各款大货生产成品数量，方便了解大货生产的进程，以免延误货期
G:
所有大货成品应该在大货交货期的前一至二天完成检查及包装装箱，以免时间过于仓促影响成衣检查的质量，与及在生产中遇上突发事情时能有时间处理。
跟单流程如下:
跟板单—出样—报价—接大货单—订购面辅料—跟进生产—与客联系安排出货方式和船期—出装箱单—报商检出口—追收货款。
一、首先是从板单跟起
1接到客人板单先对进行文字处理，翻译成中文。
2进行逐项检查板单，看清楚客人要求:
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A.首先是主料，如面料的品种、纱支、组织、克重、颜色，弄清楚是否有特别要求，比如磨毛、丝光，防静电、防皱等处理;然后注明要求下单给布厂订板布（或者提供面料小样给布厂分析组织成分要对方报价提供板布）
B.看需要何种辅料，包括底面缝纫线、拉链（是否特指，如YKK）、纽扣、鸡眼、人字带、花边、丈巾、罗纹、主标、水洗标、吊牌、装饰牌等。
整理清楚查寻本厂是否有仓存物料可用，如没有速下单订购。
3.根据客户板单要求，研究是否有不合理的地方，着重看一下有无特殊要求，如有指示不明的地方要及时和客户沟通，如客户无特别要求则可按照常规操作自行设计工艺和制作要求，制定自己的工艺单4.工艺单要注明面辅料要求，洗水方式，用线要求，缝制要求，印、绣花及其它处理，交板日期等，（如果客户板单中对印、绣花方面没有详细的资料和明确指示，仅仅是要求有绣花或印花，但效果要好，那么跟单员就要揣测客户的心态，自己主动去创新设计一些东西，联系印花和绣花厂尽快出样供客户选择批核）。
5.完整的样板工艺生产通知单+齐全的面辅料交给样板房起头板6.板房做好样衣后交给跟单员安排洗水，跟单员查看样衣符合各项要求后交给联系好的洗水厂并交代清楚洗水要求。
如果有特别要求的要事先车好裤筒确认洗水OK后才可以洗样衣。
洗水回来由跟单员检查核对符合要求后交给板房做后整，（如不合要求需要再返洗或重新做板）。
7.板房整理好样衣检查辅料齐全，尺寸无误后交给跟单员。
跟单员
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要自己在检查核对（并做好度尺记录）无误寄给客人。
二、送样跟进核价
1.跟单员寄出样板同时要安排进行核价，并填写核价单，在填写核价单时一定要认真，清晰、力求准确（核价单资料后附）包括面料、纱支、克重、幅宽，用量，单价，印、绣花价格和各种物料价格和用量;加工费，洗水费，出货运输文件费，以及利润等一览表。
2.核实板单上客户要求的纱支、克重、幅宽或有关面料生产的生产难易度，主要是与布厂同事沟通，落实确定后明确面料价格资料，方便用料的价格核算。
由裁床核算样板用量或者跟单员自己核算。
3跟单员要对辅料情况（特别是有些客户对辅料指定供应厂家的，要对辅料的价格进一步落实好，以免以后大货投产后出现价格上的差异）进行详细了解，要广泛寻求辅料供应商进行寻价，避免报价失误，造成不必要的损失。
4跟单员提供板单及样衣给生产部对照，进行生产量及加工费的计算和报价。
5.有关洗水印花（绣花）问题的价格问题一定要在做板时就和各加工厂确认谈好价格，避免落单后做货价格有出入。
6.汇总资料，核算价格。
如果客户有特殊要求的时候，一定要有明确指示，如面料有特殊要求或牵扯到面料检测及成衣检测、跟单员一定要特别注意，还有辅料比较奇特的（比如需要起模的），印、绣花，洗水价格等。
所有这一切,都必须详细准确的写到核价资料里,以备后查.
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板单到此就算跟完。
如果客户有大货落单，就要重新备样给客户确认，并跟进客人下单签订购合同，安排订购大货物料等～接大货定单--跟进各种样板—按排定购布料及相关辅料—协调生产—出货
三、接单复板订购物料
一般来说，报完价后，如客户觉得价格接近或者是可以接受，会给出目标价,大货大约的数量,要求先安排定织胚布,打LID色板和安排再起确认样办.起确认样办时关键在于保证交期及质量，因此跟单员经手的资料务必要准确，与客户要求一致，才能保证样品及时得到确认，避免重复返工。
（一）有关大货常做的几种样板（sample）
1.头板（proto-sample）,一般来说头板主要是看做工和FITTING的,可以用代替面料,但当有配色时,一定要搭配合适才行，尺寸做工完全按照客供指示及要求。
2.推销板或大板（Salesmansample）作为大板,客户看重的是,颜色要对,辅料要齐,印绣花也要按照要求的去做,特别是代表大货面料,一定要好.因为一般来说,大板是客人用于展销会的展办，目的为了将之前所做出的新款式，通过展销办获得定单。
所以一定是好的和准确的,符合客人的设计要求,此项工作非常重要.如果做得不好,可以说前功尽弃,一切都是白费。
3.生产板（PP-sample）,一般来说是在大货面料出来以后,为了保证大货的准确性,在裁剪前,做给客户看的样板,代表大货质量,也是客
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户对大货的检验.为了生产的方便,要求生产办必须符合客户对大货的一切要求，避免出现生产损失,安排起办一定要快并准确，争取做货时间。
4.影相板,又叫照相板（Photo-sample），一般来说是在订单确定后,大货出货前,客户用来扩大宣传,增加销售量的样办,主要看款式，外观效果要好,一定要起到门面作用（影相办必须提前安排）。
5.齐色齐码板（Sizesetsample）,此项要求只是对于特定客的订单，大货下来后，该客户会要求先安排做跳码板（可以代用布和物料），待跳码板确认后，再做正确大货布齐色齐码板给客确认OK后才可开裁。
6.洗水样板，这个一般由跟单员自己批核，洗水要求要跟客人要求。
并要保证成衣水洗尺寸，必须提前做好面料缩水率测试。
如果洗水差异跟客人样板出入较大返洗又实在无法达到客人要求的就挑出落色办给客人批核确认。
并跟客人解释沟通以得到客人认可。
7.船头板（Shippingsample），大多数客户船头办要求板房在出货前6~10天做好或从大货里挑选，船头板原则该并入大货收费,寄出船样的细码单并入大货交给财务出据发票，跟单员应负责跟进回收货款。
（二）LID色样
1.LID色样收到客人的大约数量和小色样后跟单员要及时提供大货订布数量和色板交给布料采购员打LID板和准备胚布,要尽量缩短打色板的时间（原则3~5天时间,哪个环节拖延了时间哪个部门负责）.
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打好LID板后布料采购员制作好色板卡一式2份交给跟单员:
跟单员自已必须留存一份（以免以后的生产过程中，对大货的颜色进行核对），然后寄给客人确认样板并跟进批核,以便及时确认质量和大货颜色.
2.船头板布样LID板颜色经客户确认后。
及时通知布料采购员安排大货布染色。
染厂跟单QC在出货前确认大货颜色质量无误后剪出每个落色1Y船头板布寄回工厂给跟单员确认,（有的客户要求确认大货船头板布的要多剪出一份）
3.经确认大货船头板布颜色质量OK后通知布料采购员提回大货布.大货布回来后跟单员要及时安排分别每个落色任意各剪5~6匹（各1Y）给纸样房测试缩水率,（缩水率一般我们要求布厂控制在一定范围内:
全棉布料一般要求经向1~3个以内,纬向3~5个以内,弹力布料一般要求经向3~6个以内纬向8~12个以内）如发现后测试缩水率如果超过标准可以退回布料给供应商重新返修定型.
（三）印、绣花样
首先是要求尽可能用正确颜色的布、线打样，特别是绣花，绣花线一定要用正确颜色，如确有难度，可以与客户沟通，变通安排。
印、绣花资料必须保证准确，如颜色搭配、花型等，要及时同客户沟通不明确的地方，争取缩短确认周期和印、绣花打确认样时间:
跟单员要注意打确认样布料的颜色一定要正确，确认样原则上要检验合格后才能出厂，对确认样跟单员也要进行检查，由跟单员将确认样寄给客户确认，客户确认后的确认样要及时转生产厂，并做好交接记录。
跟单员
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要对以前及以后外加工的印、绣花价格等资料进行汇总，便于以后出现同类加工业务时方便查询。
（四）辅料
辅料的开发要尽可能多安排几家辅料供应商同时提供样品并报价。
（如通过网络查询，重点是快～～）如客户要求的辅料确有一定难度时，及时与客户协商处理意见。
跟单员要对以前及以后采购的辅料价格等资料进行汇总，便于以后出现同类辅料时方便查询。
对于有些时装款的订单，大货数量小,辅料多而且杂，要特别注意配料的染色问题，如针织布，印花布,人字带,丈巾绳,绳制等等一定要环保染料;还有一些辅料虽然好找，但达不到辅料厂的起订量，工厂不愿意做，本着客户一般确认销售样上的辅料的作风，因此，应在打样时，就考虑找一些好做、好找的辅料，减少大货生产不必要的麻烦。
辅料总体要求为价格低交货期准确及质量好，因此广泛汇总各辅料厂资料是非常必需的，以后再遇到此类辅料时能有据可查。
辅料打确认样时间:
原则上从跟单员收到客人辅料确认样的资料后三日内应将确认样寄给客户确认。
四、定单的执行
在和客户正式签定定单合同并确认客户已执行合同后,要下达生产通知单，生产通知必须尽可能资料齐全、完备、正确，并在指令下达后落实相关部门在合理的时间内接收到了正确的指令，并已开始执行。
向生产部要生产计划，监督生产指令在各环节中的进行，保证其顺畅。
如有客户资料未到时，要及时与相关部门和客户进行沟通和调解，做
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出最合理的生产计划。
五、确认
在合同签定后，对于跟单员来说，确认工作是最重要的。
在安排确认时，要掌握以下几条原则:
1）首先排列生产计划，盘查确认点，首先要清点好辅料，核对好来料颜色是否一致，特别是对主、辅料的盘查，保证生产安期顺利开始。
2）监督和督促生产计划，确认所有保证生产顺利进行的有关指示，书面或实物已交待到有关部门的责任人心中，并已得到认真执行。
如正确的工艺单、样品、印绣花样、客户的最终确认意见或修改意见要及时传达，对生产中出现的各种问题进行监督、反馈，对于生产中出现的问题要及时和客户进行沟通和处理。
3）核对所有来料，与客户确认意见相符一致。
4）要注意客户的变更，如面料颜色、合同数量，如出现变更，要在第一时间内通知生产部门，减少不必要的损失。
六、定单的跟踪
在定单的执行过程中，要准时填报生产进度跟进表，及时给客户报告生产进度，并要及时汇总资料，整理订单，避免出现疏漏的地方，并及时与客户和生产部门沟通，对出现的意外情况要及时处理，如上报、与客户协商拖期、协调有关部门采取补救措施等。
在临近交期时，如生产过程中如有防碍大货交期无法按合同顺利执行时，必须事先通知客户;当大货生产过程中，缝制、印花、绣花等出现防碍生产顺利进行时，一定要及时通知客户（同时发样给客户）采
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取有关补救措施。
为了大货生产能够顺利进行，首先要及时去生产厂看每天的生产情况。
对于客户确认迟缓或者提供一些资料不及时，除了沟通之外，还应有书面形式传真于客户或者把生产进度情况告诉客户，并提醒有可能影响交期，同时，要排查生产环节中还可能存在的问题，要及时汇总情况，尤其是辅料。
跟单员在开货前提供完整的生产工艺单（包括生产制单、尺寸表、配料表、物料卡，追踪生产进度、货期、及品质控制要求）。
给经理.厂长,生产部和QC部,并协同生产部一起开产前会,将生产过程中特别要求和引起注意的问题在会上提出并一起记录签名确认无疑问才开货,开货后由QC负责跟进生产全过程的产品质量并出具各个阶段（裁床,车间,尾部验货报告单,将信息及时反馈给跟单员（对于生产过程中发现的问题要提出整改建议和防范措施）;客户来我司验货时，跟单员要陪同客户一起验货，并做好记录将客人要求的信息及时反馈给生产各部门。
七、出货
跟单员提前6~7天提供商检资料给船务,并与客户协商的最后入仓期,跟进装箱单,入仓纸,出口证等出货资料及时安排出货,对于箱唛、条形码、包装袋会有不同要求，应当引起注意，并以书面形式下达给包装部
1出货时间、数量、入货时间，及时通知相关部门（根据入货通知时间及时安排发货，如不能保证交货，及时同船运公司或客户协商处理）
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2订舱、报关
3办理内部发货手续
4船样及相关事宜，船样一般在大货出货前6~10天给客户寄出。
八、发票的开具及货款回收
跟单员负责出货后跟进发票的开具，由跟单员负责提供出货装箱单及定单合同交给财务部统一开具发票。
跟单员负责及时督促客户办理，加快公司的资金周转。
另对于信用证结算的客户，由跟单员督促客户及时为我司开具信用证，单证员负责对信用证的内容进行审核;电汇方式结算的，要在发货后，及时督促客户付款，避免坏帐损失的发生。
九、跟单员报帐
对于费用方面的报帐:
差旅费，出差归来后，要及时报帐，具体按公司文件执行;其他费用的报帐，力求在费用发生的当月进行报帐，避免费用跨月报帐，影响公司及部门的利润核算。
电话费用原则是按发票实报.但请自觉划掉私人话费.十、资料的整理与归档
所有跟单人员对于自己负责的所有资料要及时进行整理并归档，保持桌面清洁、资料摆放有序，分配到个人的档案橱要及时进行整理，保持资料的整体外观和实用性，不准乱放;对于公用部分的办公用品等，要及时进行整理，个人的资料、样品、样布等不准随意乱放，如发现随意乱放者，将对责任人进行处罚
进出口货物
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出口货物跟单的基本程序:
出口货物跟单是跟单员对履行合同的跟进。
它以货，证，船，款为中心，包括备货，催证，改证，租船订仓，（报关，报验，装船），制单，结汇等环节。
我们将这些程序概括为:
（1）.筹备货物:
按订单及信用证的要求，按时，按质，按量地备好货物。
（2）.催审单证:
大多数的支付方式是L/C。
对安全收汇有保障，因它是银行信用。
只要所装运货物与信用证条款一致，银行保证付款。
跟单员应对以L/C为支付方式的合同进行催证，审核和修改的跟踪工作。
催证:
货物快完成时，要催证。
审证:
审证是银行和公司的共同职责，但在范围和内容上有所不同。
银行从政策面上，开证的国家有无贸易往来,开证行的资信,公司审开证人和受益人对否,L/C的货物和金额与合同是否相同,装期,特别条款,
改证:
审证后发现问题是常事。
包装上，总金额，效期，包括拼写错误。
要求对方修改，一份L/C，可能有几处问题，我们要一一指出，一次性修改。
（3）.订仓装船:
货物备妥，L/C没问题后，我们就要进入到出货装柜，租船订仓和装船的阶段。
按CFR和CIF成交的，我们负责租船订仓和装船的手续。
首先:
出货装柜:
跟单员在出货前三四天就要联系出货装柜事。
这当中要做
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的工作有货柜选择，制作装箱单，跟踪装柜等。
A（货柜选择:
根据货物的不同而选择不同的货柜。
常用的有:
20’柜:
29–30立方/17.5吨;40’柜:
58–61立方/22.5吨;40’H68–71立方/27.5吨。
B（制作装箱单:
装箱单着重表现货物的包装情况。
应包括出货的品名规格，数量，箱数，毛净重，包装尺码，总体积，箱号，唛头等。
C（跟踪装柜:
出货前一天通知有关人员并确定出货数量的准确性。
协助生产部门安排好人员装柜。
货柜到厂后，跟单员要监装，指导货物的摆放。
如一个柜内有几种货，每一规格的产品要留一二箱放于货柜尾部用于海关查货用。
（4）制单结汇:
是出口货物跟单的最后一个环节。
A.制单:
货物装船后，跟单员要及时按L/C，合同或其它单据的内容制作各种单据。
要在L/C的有效期内将单据送交银行。
出口单据主要有:
汇票，发票，海关发票，提单，装箱单，产地证，商检证，保险单等。
B.结汇:
如按L/C的规定制作了单据，并及时送交了银行，我们就可及时收到货款了。
单据要求:
正确，完整，及时，简明，整洁
进口货物跟单的基本程序:
就是跟进进口合同的履行。
其程序为:
租船订仓，申请开证，催交装
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运，办理保险，商检报关及接货验收等。
物料采购跟单流程:
（1）制作订购单:
跟单员接到所需部门的请购单，要制成订购单传给供应商。
制订购单时注意:
审查请购单。
熟悉订购的物料，价格确认，确认质量标准。
确认物料需求量，制定订单说明书，发出订购单。
（制作采购单P。
26），将要采购的物料名称，规格型号，数量，价格。
交期等要求表达清楚。
采购单经审核无误后发给供应商，并要求供应商签字回传。
（2）订单跟踪
对长期合作的，信誉好的供应商可以不进行跟踪。
跟踪加工工艺，跟踪原材料，跟踪加工过程，跟踪组装总测，跟踪包装入库。
（3）物料检验
确定检验日期，通知检验人员，进行物料检验，处理检验问题（4）物料进仓
协调送货，协调接受，通知送货，物料入库，处理接受问题
面料跟单流程:
一、首先跟单进入工作前需准备以下资料:
1.颜色确认
2.手感确认
3.客人确认的小样（也就是工厂第一次打的色样）
4.原品质样
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5.合同复印件（上面有对工厂的质量要求、标准、交期、数量等、跟单可参考）
6.以及相关资料
二、工厂打颜色小样，跟单需做以下事情.
1.按客供原样（原色样）的颜色，要求工厂放小样，放小样必须有书面要求，也就是打色通知书，（打色通知书）的内容包括（对色光源、色牢度、染化料是否环保、打样版数、打样坯布及大小、打样坯布规格、完成时间）等。
2.打样坯布:
打样坯布与大货一致，杜绝使用其它规格的坯布进行打样，针对大货生产特点，应考虑小样坯布是否进行砂洗或相关处理。
3.根据打样通知书，正确使用光源（如:
D65、TL84、U3000等）避免跳灯现象，提高打样准确率。
4.根据客人或市场部要求，（打样通知书）须注明小样大小和版数（印花和色织要注意循环问题，色织小样要附纱样，基本上化纤类染色布都是打A、B、C、D四个样）。
5.时间要求:
染色烧坯3天，印花样10天，色织样10天，特殊情况酌情处理。
6.文字说明:
小样须贴在规定表格内（公司色样卡）根据打样通知书标明色号，色名、编号、送样日期等。
7.色样卡管理:
妥善保管，防止退色，编号放好，做到用的时候随时可以找到。
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三、中样或大货头缸样（也就是生产大货前的第一次生产试样）:
提供中样或大货头缸样（如品质样，手感样，样衣面料等）应同大货一致，在条件许可情况下，应尽量模仿大货生产工艺，对所使用的染化料，助剂以及工艺流程要有记录，特别是面料门幅，要按大货生产程序进行拉幅定型，拨水，对所提供的中样或头缸一定要留样可查。
四、生产大货过程中:
1.明确要求，明确订单合同的各项要求，特别是内外质量的标准要求和交期。
2.制定生产计划:
根据服装交期要求，制定面料生产计划以及分阶段的成品数量，同时填写（面料组织生产进度表）每周或每次有新的变化要及时改动，然后不定时间的向主管部门领导汇报，以传真，邮件形式发给主管。
3.每道质量进行跟踪，主要注意:
1）是否在规定灯源下对色。
2）小样、确认样或头缸样是否正确一致。
3）色差控制:
边中差、头尾色差、匹差、阴阳面色差、缸差等。
4）经纬密、幅宽、色牢度、缩水率、手感、克重、气味等
五、大货检验:
1.检验标准和方式:
按美国AATCC国际标准，十分制与四分制检验方法或公司内部检验标准，而且须根据材料的用途进行不同的检验（比如:
尼丝纺、有的客人是用作制雨伞的，这样就要求检验的时候
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一定要把底灯打开）。
2.在规定的光源下，以确认样为准，同时参考小样或原色样进行对色，色偏控制在4-5级，不得低于4级，如超标必须进行返修或投新坯重做。
3.外观质量:
1）布面检验:
重点检查污渍、纬斜、左中右色差、头尾色差、手感差、断经、断纬、经痕、油污、色花、粗纱、色污、并经并纬、胶条、胶痕、漏胶、胶粒等。
2）总体检验，幅宽（须量三次，头中尾）、克重（头尾）经纬密、长度、色差。
六、包装要求:
根据不同的面料性质，可采用匹装或塑料袋或蛇皮便袋等包装，而且唛头上一定要注明:
款号、颜色、数量、缸号、色号、日期、订单号、卷号等。
七、测试样布3-5M带回公司进行相关物化性要求测试。
八、测试OK，方可发货（按公司程序要求发至相关工厂或本公司仓库）。
九、交期与品质的跟催和检验是很重要的，跟进生产，多到车间走走，向各工序的管理人员了解各款大货在生产过程中所碰到的问题，如有必要，需向客户或向部门主管反映问题及建议或征求意见……..
生产过程跟单的流程:
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