办公室管理期末复习按字母排列.docx
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办公室管理期末复习按字母排列
办公室管理期末复习指导
办公室管理课程各章练习
一、单项选择题
B.
1．办公室的核心功能是（A）
A．塑造出组织文化及价值观B．办文C．办会D．办事
2．办公室的本质属性是（C）
A．事务性B．综合性C．服务性D．辅助性
3．办公室工作的第一要义是（A）
A．服务B．管理C．协调D．参谋
4．办公用品库存管理中的再订货量是指（C）
A.办公用品一次采购不足而追加采购的数量B.办公用品的平均使用量
C.判定需要订购新的办公用品的库存余额D.新采购办公用品的数量
5．办公室人员辅助领导进行决策，意味着（B）
A.办公室人员在辅助决策过程中要勇于替领导进行决断B.只能充当领导的参谋和助手
C.办公室人员只能站在自己的岗位层次辅助领导决策
D.办公室人员辅助决策不是对领导工作的搭台补台，而是要登台唱戏
6.办公室在做调查研究工作时不能（B）
A.有针对性B.调查时，要牢记领导对问题的预判来筛选一手材料
C.要尊重客观事实D.要遵循结论后于调查的原则
7.办公室调查研究的选题原则不包括（A）
A.易出成果原则B.可行原则C.价值原则D.适量原则
8．办公室信息工作的要求不包括（C）
A.及时B.准确C.信息量越大越好D.完整
C.
9、常用办公用品中属于办公文具的是（A）
A.中性笔B.回形针C.剪刀D.印章
D.
10.督查工作部门的基本任务不包括（D）
A.上级决策、本级决策落实的督查B.领导批交办文件的督查
C.热、难点事件查办D.在督查中就有关重大问题作出重新决策
11.电子公文的属性是。
（C）
A不是真正意义上的公文B通常属于涉密公文
C具有规范格式D权威性远低于纸质公文
12.电子公文的处理。
（C）
A只能在网上办理B在网上分发流转时，无需做登记、管理等
C可以印制成纸质文件分发处理D不能网上处理与纸质处理相结合
F.
13.发放办公用品的人员要求是（D）
A.使用者自行入库取用B.不可指定人员发放C.无需领用人员签字
D.发放人员要提醒使用部门和人员节约办公用品
G.
14.根据1990年9月19日国家保密局发布的《国家秘密保密期限的规定》，国家秘密的保密期限，除有特殊规定外，绝密事项不超过（A）。
A.三十年B.二十年C.十年D.五十年
15.公章的尺寸，地、市、州、县机关的直径为（B）。
A.5厘米B.4.5厘米C.4.2厘米D.6厘米
16.公文写作的规范要求。
（C）
A生动地反映事实，鼓励文学手法B为组织管理服务，提倡个性化写作
C具有规范体式，符合公文格式标准D采用生活语言，拒绝公文式标准
17.公共关系工作的特点不包括（C）
A.以公众为对象B.以美誉没目的C.以惠己为原则B.以长远为方针
H.
18.会议过程可划分为不同的基本阶段，这些阶段不包括（C）。
A.会前B.会中C.茶歇D.会后
19．会议的直接成本不包括（D）。
A.会议文件资料费B.茶水费C.会议设备和用品费D.会议工时成本
J.
20．级别高的办公室一般称为（B）
A．中心B．办公厅C．秘书处D．联络处
21.介绍礼仪中，一般不说出被介绍者的（C）。
A.姓名B.职位C.年龄D.单位
S.
22、四分四注意立卷方法不包括。
（D）
A分年度B分级别C分问题D分纸型
W.
23.危机的特点不包括（D）
A.意外性B.严重性C.危害性B.经常性
24.危机管理的原则不包括（A）
A.转移焦点原则B.快速反应原则C.维护信誉原则B.以人为本原则
X.
25.下列电话礼仪中错误的是（D）。
A.与领导通电话，领导先挂B.与客户通电话，客户先挂C.与长者通电话，长者先挂
D.与女士通电话，男士先挂
26.行政办公费用中的“三项经费”不包括（D）。
A.职工福利费B.职工教育经费C.工会会费D.业务招待费
27.行政事业单位压缩办公经费开支的途径不包括（D）。
A.严格控制各种会议、外出考察及公务活动
B.加强对出国、出境的管理，压缩出国、出境活动规模，团组和人员数量，做到负增长
C.专业设备的更新，要严格按照规定审批
D.把事权尽量分给下属机构，单位本身做事越少越好
28.向上级做请示时，下面哪个做法不妥。
（C）
A严格执行一文一事制度B请示必须事前行文，切忌先斩后奏
C地级市政府越过省政府直接向国务院行文请示D请示理由要充分，要求和建议具体
29.下面属于办公室用语禁忌的是（D）
A.中途先走说“失陪”B.等候别人说“恭候”C.需要考虑说“斟酌”
B.领导交代的工作超出自己能力时，坦诚地说“NO”
30.下面属于文书的是。
（A）
A书信B电影片段C音乐磁带D话剧表演
Y.
31.有权对政府采购合同进行监督和管理的是（A）
A.国家级或省级财政部门B.地厅级财政部门C.县级财政部门D.任意级别的财政部门
32.意向书的特点不包括。
（C）
A严谨性B灵活性C约束性D协调性
Z.
33.中央机关分别采用分理制和综理制设置下属机构，其办公厅（室）属于分理制的是（D）
A．全国人大B．全国政协C．中央军委D．国务院
34.正确选择办公设备和易耗供应商不必考虑的因素是（B）
A.价格和费用B.名牌和高档C.质量和交货D.服务和位置
35.在接待准备过程中，下列选项中被视为办公室接待礼仪基本要素的是（C）。
A.熟练掌握寒暄语B.精心安排合影留念C.要有诚心D.高规格接待
36.在组织中当一个人工作量不多的时候，个体行为符合柏金森时间底线定律的是（B）。
A.他会建议调整组织结构，或要求更多的事来做B.他会故作忙碌状
C.他会因为工作量不大而很快完成任务D.他会抓紧时间休息
37.在公文行文中，下级想上级行文时，错误的是。
（C）
A原则上主送一个上级机关B根据需要同时抄送相关上级机关和同级机关
C抄送下级机关D属于部门职权范围内的事项应当直接报送上级主管部门
38.在办理发文时，经复核，对于不符合要求的公文应该。
（B）
A办公室人员帮其纠正后发出B退交起草部门补充或修正
C即使文稿做了实质性修改，也无需原签发人重新签发D修改回来的文稿不再重新复核
39.在收文过程中，可以由办公室人员启封的信件是。
（D）
A信封上写有领导亲启的信件B有密级的信件
C没有写名字的信件D公开出版的杂志的赠阅信件
40.中型规模的会议人数一般是（B）。
A.数千人B.数百人C.数十人D.十人以下
41.制定会议策划方案时，要明确6个W，其中Who是指的（C）。
A.会议主持人B.会议发言人C.会议参加人员D.会务人员
二、判断题
B.
1.办公室是组织内部办文、办公、办事、办会的主要平台。
（√）
2.办公室的工作具有综合性特点。
（√）
3.办公室管理要严格按既定条条框框办事，不能用弹性原理。
（×）
4.办公电话应定期检查并核对电话账单以控制开销。
（√）
5.办公用品的最大库存量是指仓库最多能容纳的数量。
（×）
6.办公用品的库存管理和监督中，要求保持进货卡、出货卡和库存卡的三卡一致。
（√）
7.办公设备使用权的获取只能通过购买。
（×）
8.办公室信息整理过程中要把原始信息中的虚假、失效和无效信息进行剔除，挑选出有价值的信息变换成为便于使用的信息。
（√）
9.办文能力就是指写文能力。
（×）
10.办公室公共关系沟通，主要是指与组织的服务对象的沟通。
（×）
D.
11.调查研究是指通过各种途径，运用科学方法，有计划、有目的地对特定的社会现象进行实地考察，了解其发生的各种原因和相关联系，从而提出解决社会问题对策的活动。
（√）
12.调查和研究是一回事。
（×）
13.档案保管期限就是对档案划定的存留年限，它与档案本身的价值大小无关。
（×）
14.档案库房要坚固、安全、专用，适宜保管档案，和阅览室、办公室实行三分开。
（√）
15.电子文档不存在销毁问题。
（×）
16.大型会议的主持人宣布会议闭幕，通常对会议举办者而言会议的基本流程即告终结。
（×）
17.大型会议应设立会务组、秘书组、接待组等筹备组织机构。
（√）
F.
18.发放办公用品的时候，不需要对用品库存进行记录。
（×）
G.
19.公文行文时越级行文是普遍现象。
（×）
H.
20.会议是实施组织领导和管理的重要手段和工具。
（√）
21.会议的主办者就是会议的主持者。
（×）
J.
22.举行开业典礼，要遵循热烈、隆重、不计费用的原则。
（×）
23.决策者督查工作职责主要是指领导班子成员相互督促检查所负责领域的工作进展情况。
（×）
M.
24.名片递送应该选择初识之际，而不可选择分别之际。
（×）
Q.
25.签字仪式中应使用签字笔，不能使用圆珠笔。
（√）
26.请人勿送的常用礼貌用语是说“留步”。
（√）
S.
27.省政府的办公厅比其他厅的行政级别要高。
（×）
28.涉外礼仪中以右为尊。
（√）
29.上行发文的主送机关必须为上级机关，而不是上级领导个人。
（√）
30.收文时应逐件清点，并以签字或盖章的方式签收。
（√）
W.
31.无限忠于祖国、忠于人民，把祖国的利益看得高于一切，自觉维护祖国的荣誉、民族的尊严和人民的利益，这是对外事工作者的一项基本道德规范要求。
（√）
32.我国古代的谋士、谏官和幕僚，以及当今各国的智囊团、思想库等都是决策的重要辅助力量。
（√）
33.危机的诱致因素是组织外部环境变化，组织内部管理都是预防危机的。
（×）
34.危机管理是指当组织发生了危机组织和公众利益的各种矛盾、纠纷、重大突发性事件时，及时采取有效手段，以最快的速度、最大的努力，降低损失、重塑形象的过程。
（√）
X.
35.信息调研是办公室的一项具体职能。
（√）
36.狭义的文件即指公文。
（√）
37.协议书本身与合同的法律效力是一样的。
（×）
Y.
38.迎宾时应在门口或机场（车站）出口处停留寒暄，不应立即引导客人进入汽车或边寒暄边引导。
（×）
39.印章必须有专人负责保管和使用，保管者就是使用者。
（√）
40.意向书简单而言就是传递意向的文书。
（√）
三、简答题
1、简答办公室的主要特点。
答：
（1）辅助性
（2）综合性（3）服务性
2、谈谈你对办公室人员应具备的职业素质中“善谋”的理解。
答：
办公室人员“善谋”要求：
要善于正确理解领导的意图，替领导呢过滤重要的事务
要参到点子上，谋到关键处，注重谏言技巧；学会把握职场环境的运作方法，一是个性与共性协调统一，二是朦胧与含蓄的工作技巧相结合
善谋要避免几个误区：
一是参政意识过度，把自己摆在准领导或副职的位置上。
把幕后工作放到台前。
二是轻易抛出夹生的想法，并强加领导，于工于己都不利。
三是出馊主意，帮倒忙，给单位造成损失，造成被动。
要避免以上误区，就要求秘书人员用良好的职业道德规范约束自己，踏踏实实地做好工作，而不能靠油滑奸巧去取悦、应付领导。
3、简述办公室设备使用规范。
答：
（1）必须明确每台设备的具体用途，熟悉掌握其操作程序，严格按照使用说明书的要求进行操作。
（2）必须明确专人专责专管制度，严禁任何人随意使用，除非配置给个人专用或指定公用的
（3）注意安全，注意节点，注意卫生，注意定期保养，注意每次使用的极限
（4）未经上司允许，任何人严禁私自使用办公设备，尤其是用于处理私人事务。
（5）办公设备的使用环境温度为5℃至35℃，相对湿度为20%至85%，过低需用加湿器，过高需用除湿器，放在距设备5米左右有效影响距离。
（6）如果不处于工作状态，使用完毕应切断电源。
4、简述在储藏间存储办公用品时的注意事项。
答：
（1）储藏间或者物品柜要上锁，保证安全。
（2）储藏需要的面积取决于单位的大小
（3）合理摆放。
例如在柜中和储藏室放置物品，必须清楚地加标签，以迅速找到物品和表明新物品应放置的地方，新物品置于旧物品的下面或后面等。
（4）储藏办公用品应有良好的照明，以便容易找到
（5）办公用品应保存在干燥和通风良好的房间中。
若存放在潮湿环境中，将导致纸张不能正常的送人打印机或复印机中。
5.简述调查研究的三个阶段及其主要任务。
答：
（1）准备阶段，主要包括确定调研课题、成立调研小组、明确调研任务及要求
（2）实施阶段，主要包括确定调查方法、搜集整理资料，分析材料和综合提炼调研成果。
（3）完成阶段，主要撰写调研报告
6.简述办公室督查工作的方式。
答：
（1）现场督查
（2）会议督查（3）书面督查（4）电话督查
7.简述办公环境的含义并按照由远及近的顺序列举环境类别
答：
（1）办公环境或称办公室环境，是直接或者间接作用和影响办公过程的各种因素的综合。
（2）按照由远及近的顺序将办公环境分为办公活动社会环境，办公活动职能环境和办公活动工作环境。
8.简述信访工作中网络来信的处理要求
答：
（1）定时打开信箱，及时处理电子邮件
（2）重要信访，及时报请
（3）转办信访，跟踪督办 （4）网络保密，脱机阅读
9.简述第三代时间管理的ABCD法则及其内容
答：
第三代时间优先级管理，讲求优先顺序的观念，即把要做的事情区分轻重缓急，又叫ABCD法则
A．重要且紧急——必须立刻做。
这是第一级的优先管理，又称危机管理
B．紧急但不重要（如有人因为打麻将三缺一而紧急约你，有人突然打电话请你吃饭等）——只有在优先考虑了重要的事情后，再来考虑这类事。
C．重要但不紧急（如学习、做计划、与人谈心、体检等）——只要是没有第一类事的压力，就应该讲其当成紧急的事情去做，不要拖延。
D．既不紧急也不重要（如娱乐、消遣等）——有闲功夫再说。
10、简要回答公文写作的五部曲。
答：
第一步，领悟领导意图。
要求：
准确、全面、提炼、增加贴近度；
第二步，站在领导角度考虑问题
第三步，把握常用思维方法：
模式化思维，对象化思维，辩证思维，散点思维，求同存异思维。
第四步，牢记拟写公文要素及要求
第五步，符合国家公文格式标准
11、简要回答起草请示的“五步棋”。
答：
因为什么请示——对于原因、目的的说明
请示什么问题——提出请示的主题内容
怎样解决问题——提出解决问题的建议与方案
请求上级回复——结尾用语的使用
有无附加需要说明——根据需要确定附件的使用与否
12、简述公文校对工作要求。
答：
（1）校正、补充一切与定稿不符的文字、标点符号、图表、格式等；
（2）解决统行、倒版等排版方面的问题和正文、注码与注文之间衔接以及页码编排问题；
（3）进一步审核定稿中的疏漏，发现问题及时提交有关领导人或者撰稿人处理；
（4）需要使用标准校对符号；
（5）对于重要的或者大量印制的公文，应实施三校、四校，以确保公文的正本不出差错
13、简答电子公文处理过程的五个环节。
答：
创建：
根据一定的规则建立电子公文的过程
办理：
通过计算机系统对电子公文进行收发、批阅等相关操作
交换：
按始发者意图进行跨系统的公文传递
归档：
依据国家或本部门档案管理规定对办理完毕后的电子公文予以存储
销毁：
依据有关规定将电子公文从存储介质上物理删除
14、简述公共关系的三大构成要素及其原则
答：
1.三大构成要素是：
主体：
社会组织；
客体：
公众；
手段：
传播途径
2.公共关系原则：
公众利益至上；实事求是；互惠互利；双向沟通；始终如一；开拓创新；整体统一。
15.衡量会议质量的会前基本标准有哪些？
答：
会议是否确有召开的客观必要；会议目的和会议风气是否端正；会议时机是否已经成熟；会议的议题是否明确，会前的沟通是否到位；各项准备工作是否已经准备充分，包括软件和硬件
16.简述会议的积极作用。
答：
（1）交流信息，互通情报
（2）发扬民主，科学决策
（3）增强友谊，促进团结
（4）统一认识，协调行动
（5）带动消费，促进经济
17.简述会务管理的要求。
答：
（1）会前的最后检查：
工作认真负责、细心、耐心
（2）组织签到和登记：
任劳任怨能连续作战
（3）做好联络协调：
沟通协调能力强
（4）会议记录与保密：
业务素质与原则性
（5）会议后勤保障：
服从分配协作意识好
四、设计题
1、X市政府办公室的李助理，在接受徐市长的一份紧急材料写作任务之后，急匆匆地赶往自己办公室，在走廊被分管经济工作的杨副市长叫了过去。
杨副市长要李秘书赶紧为他查找有关市场经济的重要资料。
李助理此时此刻一心只想到完成徐市长布置的任务，对杨副市长说的什么心不在焉。
杨副市长见他有些走神，又重述了一遍自己的话。
面对两位领导几乎同时布置的工作，李助理陷入左右为难的境地。
面对这种情况，李助理应该怎么办？
答：
1.李助理接受任务后回到办公室，向办公室主任汇报，与其他助理协商，由他人完成杨副市长交办的事项。
2.李助理自己全神贯注认认真真起草徐市长交代的紧急材料写作任务
3.他人查找完杨副市长所要的材料后，李助理亲自将材料送至杨副市长处，如果可能，可以顺便把参与查找人员的名字讲一下。
2、设计一份A4白文件纸库存记录卡
答：
库存记录卡库存参考号B4
项目A4白文件纸最大库存量100令
最小库存量15令
单位数量（1令=500页）再订货量25令
日期
接受
发放
接受数量
发票号
供应商
发放数量
申请号
个人/部门
余额
3.设计一份电话记录单
答：
来电人
姓名单位部门
来电时间
年月日时分
通话地点
来电人地点
通话要点
1、
2、
3、
结束时间
年月日时分
处理要点
1、交由进行处理
2、请尽快处理
记录人
4.设计一个开业典礼的筹备工作流程
答：
开业典礼的筹备工作流程：
开业典礼的舆论宣传工作（可运用传播媒介在报纸、电台、电视台广泛发布广告或在告示栏中张贴开业告示）→要做好来宾邀请工作→发放请柬→现场的布置→准备开幕词、致答词→要做好接待服务工作→要做好礼品馈赠工作→拟定典礼程序→做好各种物质的准备工作
5.设计一个新闻发布会的筹备流程
答：
主题的确定→时间的选择→地点的确定→人员的安排→材料的准备→发送请柬→准备胸卡和名签→准备好视听设备→制定预算计划
6、设计一份归档文件目录
答：
件号
责任者
文号
题名
日期
页数
备注
五、案例题
1、文员小曹向分管营销业务的孙副经理请示了业务处理的意见后，又遇到了负责宣传的张副经理，小曹又向他作了请示，结果两位领导的意见很不一致，小曹无所适从，两位领导也因此矛盾加深．孙认为小曹与张关系亲近些，支持过张，认为小曹有意与他作对；而张认为此业务是他引介的，小曹应先同他通气。
请你分析小曹这样做对不对?
错在哪里?
面对这种情况小曹应该怎么办?
答：
（1）小曹犯了多头请示的错误。
遵照领导职权分工、单向请示的原则，既然向主管领导请示了，就应按孙的意见办，不应多头请示；
（2）在工作中不应过分亲近或疏远某领导，以至落到尴尬的境地；
（3）两位领导都作了指示，如果张通情达理，小曹应向他说明只能按职权分工办事，求得谅解后，按孙的意见办；
（4）如果不能求得谅解时，小曹应向两位领导分别自我检讨，再建议两位商议一个方法遵照执行；
（5）如果矛盾不能统一，应向总经理请示，遵照总经理的意见办，并请他对孙或张作解释。
这是文员执行主要决策人的意见。
2、新加坡利达公司销售部新聘任了文员陈小姐，试用期三个月。
陈小姐大专刚毕业，比较单纯，经理鼓励她努力干。
某一天，经理外出了，陈小姐正在公司打字，电话铃响了，陈小姐与来电者的对话如下：
来电者：
“是利达公司吗？
”陈小姐：
“是。
”来电者：
“你们经理在吗？
”陈小姐：
“不在。
”来电者：
“你们是生产塑胶手套的吗？
”陈小姐：
“是。
”来电者：
“你们的塑胶手套多少钱一打？
”陈小姐：
“1.8美元。
”来电者：
“1.6美元一打行不行？
”陈小姐：
“对不起，不行的。
”说完，“啪”挂上了电话。
经理回来后，陈小姐也没有把来电的事告知经理。
过了一星期，经理提起他刚谈成一笔大生意，以1.4美元一打卖出了100万打。
陈小姐突口而出：
“啊呀，上星期有人问1.6美元一打行不行，我知道你的定价是1.8，就说不行的。
”经理当即脸色一变说：
“你被解雇了”陈小姐哭丧着脸说：
“为什么？
”问题：
陈小姐被解雇，你认为她犯了哪些错？
答：
（1）该问的没有问（指对方情况，手套的需要量）；
（2）该记的没有记录（对方的姓名、公司、电话号码）；
（3）该说的没有说（没有及时向上司汇报）；
（4）不该说的却说了（价格上的自作主张，不向上司请示）；
（5）不懂得保护自己（即使自己自作主张拒绝了对方，犯了错误，也没必要告诉上司，使自己陷入被解雇的境地）；
（6）电话礼仪方面，铃响了没有自报家门；
（7）不等对方说完，就“啪”挂上电话。
3、爱达公司的丁秘书正埋头起草一份文件，电话铃响了，拿起电话，丁秘书听着对方的声音，辨别出又是那位推销员朱磊打来的电话。
第一次他来电时，丁秘书听着朱磊的自我介绍，判断这电话不是经理正在等的电话，也不是紧急要事。
于是她说：
“很抱歉，经理不在。
请你留下姓名、地址、回电号码，我会转达给经理的。
”可对方非要找经理本人不可。
挂断电话，丁秘书就此事汇报了经理。
经理听后，告诉她，曾在一次交易会上见过此人，印象不佳，不想和他有生意上的来往。
十天前，朱磊又来了电话，丁秘书说：
“对不起，经理仍然不在。
我已将你的情况和要求转告经理，目前他非常繁忙，这事以后再说吧！
”随即，主动挂断了电话。
现在，朱磊第三次来电，丁秘书应该怎么办？
问题：
（1）文秘人员接听电话时，首先应做些什么？
电话结束后又应该怎么做？
（2）假如你是丁秘书，针对朱磊第三次来电，你怎样说？
（3）文秘人员怎样审查来电？
具体做法怎样？
（4）文秘人员替上司审查来电的态度和技巧是怎样的？
答：
（1）文秘人员接听电话时，首先应自报家门。
挂断电话应遵循“谁先打出谁先挂”的原则。
丁秘书做错了。
（2）丁秘书在朱磊第二次来电时，就应告知对方经理不想与他联系。
在朱磊第三次来电时，丁秘书应该说：
“你的事情，我已经与经理汇报过了，对你们的生意经理无意参与，尚未考虑与你联系。
请你以后不要来电话了。
如果情况有了变化，我会主动与你联系的。
谢谢！
”
（3）审查来电时应询问对方的姓名、单位、来电事由、回电号码，然后请示上司是否想与对方通话。
如上司同意通话，可打回电或请对方再打过来；如上司不想通话，应想办法拒绝对方。
（4）在电话中应怎样既做到为领导“挡驾”，又不得在言语、行动上失礼，冒犯对方。
4、某国营企业总经理办公室人员小赵正在看当天准备上报的统计报表，本公司一位实习生，刚从大学经济管理专业毕业的小林走了进来，小林针对该公司管理写的毕业论文中的某些观点和见解很得指导老师赏识，他本人也认为对公司改革有一定作用，他准备找总经理谈谈。
小赵客气地请小林坐下，说：
“总经理外出了，有什么事请跟我说吧”。
小林就滔滔不绝地讲了起来。
小赵一边听，一边看报表。
小林言谈中常带“像我们这样的小公司……”，小赵越听越不高兴，结果没等小林把话说完，他便满脸怒气地说“公司小是否埋没了你的才能?
你是大材小用，为
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