人事考勤门禁系统软件说明书资料.docx

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人事考勤门禁系统软件说明书资料

第一章系统功能特性……………………………………………………2

第二章系统安装要求……………………………………………………3

第三章系统软件安装……………………………………………………4

第四章软件详细操作说明………………………………………………6

第五章各模块详细介绍………………………………………………11

5.1人事系统………………………………………………………11

5.1.1【公司信息】…………………………………………………11

5.1.2【部门信息】…………………………………………………11

5.1.3【员工信息】…………………………………………………12

5.1.4【离职复职管理】……………………………………………16

5.1.5【人事参数设置】……………………………………………17

5.2考勤系统………………………………………………………19

5.2.1【班次定义】…………………………………………………19

5.2.2【上班规律】…………………………………………………21

5.2.3【员工排班】…………………………………………………22

5.2.4【排班总表】…………………………………………………24

5.2.5【假期登记】…………………………………………………25

5.2.6【请假或外出登记】…………………………………………26

5.2.7【手工补卡】…………………………………………………27

5.2.8【计算规则】…………………………………………………28

5.2.9【考勤报表】…………………………………………………28

5.2.10【通讯程序】………………………………………………28

5.2.11【考勤数据分析】…………………………………………28

5.2.11【原始记录表】……………………………………………28

5.2.11【考勤明细表】……………………………………………28

5.2.11【考勤日报表】……………………………………………28

5.2.11【考勤月报表】……………………………………………28

5.3门禁系统…………………………………………………………30

5.3.1【时间段定义】………………………………………………19

5.3.2【开锁组合定义】……………………………………………21

5.3.3【授权开门】…………………………………………………22

5.3.4【通讯程序】…………………………………………………24

5.3.5【实时监控】…………………………………………………25

5.3.6【门禁授权名单】…………………………………………26

5.3.7【门禁明细表】………………………………………………27

5.3.8【按钮事件明细表】…………………………………………28

5.3.9【报警事件明细表】…………………………………………28

5.4系统维护………………………………………………………37

5.5数据库管理………………………………………………………40

第一章系统功能特性

人事考勤门禁系统是以用户需求为导向，针对各工厂、公司电子化考勤管理业务需要而开发的通用考勤管理系统。

系统界面清晰舒适，直观性强，操作简便，安全可靠，且提供了在线帮助。

系统查询、汇总、计算快速简捷。

考勤管理系统由主管人员设定操作人员的权限，由操作人员定义自己的口令密码，有效的防止了非法使用和越权使用情况的出现。

系统具有严格的数据录入容错体系，防止了误操作和非法数据录入。

系统备份功能保证了数据不丢失，在系统发生故障时，可迅速恢复运行。

人事考勤门禁系统具有五大功能模块，分别为“人事系统”、“考勤系统”、“门禁系统”、“系统维护”、“系统管理”几个模块。

第二章系统安装要求

2.1硬件要求：

CPU：

1GMHz以上

内存：

512MB以上

硬盘：

2GB以上的可用硬盘空间

通讯端口：

COM口1个或USB口1个或网络端口（具体请根据所购机型，及自身设计的通讯方式链接）

2.2运行环境

数据库：

ACCESS/SQL

操作系统：

WIN98/2000/ME/XP/NT/2003/WIN7

第三章软件的安装

3.1人事考勤门禁系统安装

1．在安装光盘中双击程序，开始安装系统，如下图：

2．单击“下一步”安装程序，点击“取消”结束安装。

3．选择安装程序的地址，默认安装到系统盘的D:

\人事考勤门禁系统，通过“更改”可改变安装路径，点击“下一步”。

4．点‘完成’后，并在开始菜单、桌面形成快捷方式。

第四章软件操作流程说明

如果您使用的是指纹考勤机，可先在设备上登记员工的指纹，并记录下每个员工的“指纹登记号”，然后再进行软件操作。

如果您购买的是感应卡考勤机，可在软件中的员工信息中输出员工持卡的卡号（或者使用“读卡”功能读入），然后下传到考勤机。

4.1功能模块

本软件一共由五个大的功能模块：

【人事系统】、【考勤系统】、【门禁系统】、【系统维护】、【系统管理】

1、【人事系统】包含了公司信息、部门信息、员工信息的录入、编辑，员工离职的处理，员工的工种、学历、民族、籍贯等信息的编辑。

2、【考勤系统】包含了考勤规则的设定、排班、排班情况查看，还包含了节假日、请假、加班等情况的登记，同时包含数据采集，及数据分析功能。

还包含了原始记录表、考勤明细表、日报表、月报表的查看、导出、打印。

3、【门禁系统】包含了时间段定义、开锁组合定义、授权开门、通讯程序、实时监控、门禁授权名单、门禁明细表、按钮事件明细表、报警事件明细表。

4、【系统维护】包含了系统初始化、重复原始考勤数据处理、压缩数据库、备份数据库、恢复数据库、修改用户密码、用户管理、关闭系统。

5、【系统管理】包含了压缩数据库、备份数据库、系统初始化、重复考勤数据处理等。

4.2软件考勤部分操作步骤

4.3软件首次操作流程

注：

用户如果使用的是指纹考勤机，首先在考勤机上登记每位员工的指纹信息，并记录下每个员工的“指纹登记号”，然后再进行软件操作。

1．设置管理员

建议用户首次登录后先更改密码（初次登录用户名为系统管理员帐号：

admin，密码为：

空），若有多个操作员使用系统，应给每个操作员建立帐号，并根据每个操作员的工作分配适当的权限；

2．建立人事档案

A.设定公司信息，注意公司名称是整个系统的总部门；

B.部门信息：

部门是对员工的分类，建议如果一个部门中存在上班不同的情况可以设置子部门。

C.员工资料：

考勤系统归根结底是对人出勤情况的管理，因此员工信息是考勤系统的一个基础。

其中“员工编号”、“姓名”、“注册号码（指纹登记号）”、“入职日期”、“所属部门”是必填项目

※注意：

【员工信息】中的【注册号码】一定要和员工在指纹考勤机登记的号码一致；

【员工编号】中的号码不可使用数字以外字符，否则会造成报表无法统计。

【入职日期】：

考勤系统只统计员工入职日期之后的数据。

3.获取指纹信息，注册姓名至考勤机

对于指纹考勤机来讲，用户一定要在指纹机上面登记每位员工的指纹信息（每位员工对应一个“登记号”）；

指纹信息保存在考勤机中，需使用软件考勤系统内考勤报表菜单里的通讯程序功能将这些注册信息获取到软件系统中保存，一方面防止考勤机出现异常指纹信息丢失造成重新录入，另一个方面，如果客户使用多台考勤机，可以通过软件将这些指纹信息“写入”（注册）到其它的考勤机中。

使用【通讯程序】连接考勤机：

A．可以通过软件查看考勤机的信息，如登记了多少人，多少枚指纹，累积考勤记录条数等等，也可以设置考勤机的某些参数等。

B.将考勤机中登记的指纹信息获取到软件中；

C．将姓名信息（必须建立了员工信息并且将指纹信息获取到了软件中）上传到考勤机中；

※注意：

部分考勤机型，使用标配的通讯线（RS232）与电脑连接,需要手动设置电脑串口的波特率与考勤机的通讯波特率相同才能够正确通讯。

一般考勤机的默认波特率为：

38400BPS。

考勤机波特率设置一般在菜单内数据下载项里RS232/RS485下载项里设置。

若通过USB下载，部分机型需要安装驱动，驱动文件在安装光碟或软件安装目录下driver文件夹内，可运行安装。

若通过TCP/IP下载，则需设置考勤机内IP地址，符合所在网络环境。

同时更改软件上设备IP地址与考勤机一致。

*以上所有通讯，需要软件与设备内机号一致。

4．【班次设置】：

“班次”是指员工在一天内的上下班时间、规律。

包含上、下班时间设定，迟到、早退规则，缺勤规则，加班规则等。

整理公司员工所有的上班情况，将每一天不同的上下班方式设为一个班次（例如：

白班，夜班，长白班等）。

5．【排班】：

“排班”是指定员工每一天的上班情况，通俗说就是哪一天上什么样的班次？

【排班】是一考勤管理软件分析数据并获得统计报表的基础，因为系统必须知道某位员工某一天是被安排如何上班的，才能够知道这位员工是迟到，还是早退，或者正常出勤等等？

所以“班次设置”、“排班”是考勤管理系统的核心。

A.【上班规律】：

如果员工出勤情况是按周期循环的，可先在“上班规律”中设置一个或多个“排班模板”。

如下图，某单位，周一到周五上正常班，周末双休，则可设定一个按周循环的上班规律：

B．【开始排班】：

使用上班规律中设定的“排班模块”为员工排班（指定员工那一天上什么样的“班次”）

C．【总排班表】

排完班后，在“考勤管理”模块中的“总排班表”，可以查看每个员工详细的排班情况。

一方面查看排班是否成功，排班的结果如何，另一方面又可以排班情况进行调整。

如下图：

6．备份数据库

人员资料、考勤规则、班次设定、排班等操作完成以后，建议以有意义的名字备份数据库，在以后出现电脑问题造成系统无法使用时，可将此数据库恢复，减少再次输入人员的工作量。

7．通讯程序

将指纹信息获取到软件中，并注册姓名至考勤机之后，员工就可以开始考勤了。

一段时间之后（一般为月底），管理员就需要把考勤机中的考勤信息采集到软件中，通过软件分析获得统计报表。

使用【通讯程序】中的【考勤数据下载】，选择“下载新纪录”获取上次采集数据之后的记录。

使用“下载新纪录”功能只采集上次采集完毕之后的数据，避免了重复采集带来的时间浪费。

8.分析数据

考勤系统原理就是电脑依照预先安排好的出勤规定（排班，请假、外出等规定），通过员工的上下班的签卡情况，综合统计出员工的出勤情况。

下图是增个考勤系统工作原理流程图

9.查看报表

分析数据之后，可以查看考勤报表。

第五章各模块详细介绍

5.1人事资料

5.1.1【公司信息】设置

点击【公司信息】模块，进入公司信息设置窗口，如下图：

点击【修改】，然后陆续输入公司名（必填，可简称）、地址、电话等公司信息，点击保存。

5.1.2【部门信息】设置

点击【部门信息】模块，进入部门信息设置窗口，点击添加或修改

公司是整个部门结构的总部门，所有的部门都可以设置子部门，

理论来讲，部门是不限制最多可以分几级子部门的。

但是为了管理的方便，最好不要超过4级子部门。

【使用步骤】：

1）添加【部门】

点击“添加”按钮，然后输入“部门编号”、“部门名称”、“上级部门”、“部门负责人”点击“保存”。

注意：

上级部门为必填项目，除了顶级部门（公司）外，每个部门都有上级部门。

部门的级数理论上讲可以无限制。

2）修改【部门】

点击“修改”按钮，可以对已经添加的部门信息进行修改，点击“保存”。

3）删除【部门】

点击“删除”按钮，可以删除已经添加的部门。

但部门下已经添加了员工信息之后，部门不可删除。

4）打印

选择“打印”按钮，可以打印部门列表。

5）退出

选择“提出”按钮，可以退出部门设置模块。

5.1.3【员工信息】设置

点击【员工信息】模块，进入员工信息设置窗口，添加员工信息。

【员工信息设置】模块用于建立人事信息档案，是整个考勤管理软件系统的基础，必须仔细填写。

1）添加员工信息

在【员工信息】管理窗口点击“添加”弹出以下窗口：

在【员工信息】窗口一次填写员工的档案信息。

员工编号、姓名、卡号（登记号）、所属部门是必须要填写的，其他项目可以选填。

填写完毕后，点击“保存”按钮即可保存员工人事信息。

【员工编号】：

是员工在单位中的“工号”，请使用数字编号。

注意：

员工编号是员工在考勤系统的最基本依从依据，因此在使用过程中尽量不要修改员工编号。

【卡号（登记号）】：

是员工在考勤机上的登记号码，此登记号码一定要和本人在考勤机上的登记号一致，否则无法处理数据。

【免卡】：

如果选中，表示此人不用考勤，在系统不处理此人的考勤数据。

【入职日期】：

考勤系统只处理入职日期之后的考勤数据，因此填写入职日期的时候可以选择性的填写较前的日期。

【截止日期】：

此项针对门禁功能设置，截止日期到达后，该用户对此门禁失去开门权限。

2）修改员工信息

在【员工信息】管理窗口，选择要修改档案信息的员工，点击“修改”弹出以下窗口：

可以使用“查询工具条”根据条件查找需要修改档案信息的员工，也可使用左侧“部门列表”列出所选部门全体员工缩小查询范围。

点击“修改”按钮进入员工信息设置对话框，【添加员工信息】步骤相同。

3）删除员工信息

在【员工信息】管理窗口，选择要删除档案信息的员工，点击“添加”弹出以下窗口：

（可以使用“查询工具条”根据条件查找需要修改档案信息的员工，也可以使用左侧的“部门树”查找员工）

如果删除此员工，则该员工的所有考勤数据将被全部删除。

4）打印

在【员工信息】管理窗口，选择需要打印档案信息的员工，点击“打印”可以弹出此人的“员工个人信息资料”。

点击左上角的“

”图标，可以打印此员工信息

5）导入

本考勤系统支持EXCEL表格导入功能，可以将一定格式的员工信息导入到员工信息档案中去。

在【员工信息】管理窗口，选择“导入”按钮，进入数据导入选择模块，如下图：

点击“浏览文件”选择保存了人事信息的EXCEL文件，并填入EXCEL文件中人事信息表名，点击“下一步”，

设置字段对应关系，然后点击“下一步”；

注意：

【所属部门】中的部门名称必须在【部门信息】中已存在，人事信息才能够被正确导入。

如果员工信息不能够正确导入，则可以点击“查看日志”查看不能够导入的原因，如果导入成功点击“操作完成”。

6）导出

【导出】功能可以将员工人事信息导出成EXCEL文件。

5.1.4员工离职、复职管理

选择“人事资料”—>“登记员工离职”为员工办理离职：

【离职】

在“登记员工离职”窗口点击“添加”按钮，然后点击“选择员工”选中要离职的员工，并填入“经办人”、“离职原因”点击“保存”完成员工离职登记。

【复职】

在已离职员工信息表中，选择要复职的员工，点击“复职”按钮，弹出提示窗口：

选择“是”，完成复职。

5.1.5【人事参数】设置

设置“工种信息”、“学历信息”、“民族信息”等员工属性信息。

点击【人事参数】模块，进入人事参数设置窗口，添加“工种信息”、“学历信息”、“民族信息”等员工属性信息。

【使用步骤】：

1）增加

选择要设置的员工属性信息，例如：

点击“工种信息”查看已设置的工种信息。

如果要设置新的“工种信息”，点击“添加”按钮，在工种名称中填入新工种，点击保存，完成设置。

2）修改

选择要设置的员工属性信息，选中要修改的信息项，点击“修改”按钮，在工种名称中填入新工种，点击保存，完成设置。

3）删除

选择要设置的员工属性信息，选中要删除的信息项，点击“删除”按钮，完成删除。

5.2考勤系统

5.2.1【默认班次设置】

【默认班次】：

系统内默认一个班次如下（可进行更改）当用户未排班时，软件自动给该员工划分一个默认班次做打卡规则。

5.2.2【班次定义】设置

选择【考勤系统】→【班次定义】，或者在向导中直接点击【班次定义】图标，进入班次定义设置模块。

“班次”是指员工在一天内的上下班时间、规律。

包含上、下班时间设定，迟到、早退规则，缺勤规则，加班规则等。

整理公司员工所有的上班情况，将每一天不同的上下班方式设为一个班次（例如：

白班，夜班，长白班等）。

1.名词解释

【班段】:

“班段”是包含在“班次”内的时间段，它由一个时间起点（上班时间）和一个时间终点（下班时间）组成。

一般班次可以由一个段，也可以有几个段组成，本软件可以最多支持一个班次包含三个班段。

例如班次名称为“长白班”的班次，包含三个“班段”：

第一段：

08:

00—12:

00

第二段：

14:

00—18:

00

第三段：

20:

00—04:

00（第二天04：

00，次班段为加班班段）

【考核否】:

考核：

此班段该打卡是否作为考核依据。

【免卡否】:

“免卡”：

此班段是否必须签卡（按指纹考勤）

1）如“免卡”被勾选，则此时间如果未签卡，则不计为缺勤，

2）如不选中“免卡”，而在此时间必须打卡,否则在报表中计缺勤。

例如：

A公司早上8点上班，中午12点下班，下午14点上班，下午18点下班，且中午不需打卡，则按下图所示设置。

【班段处理类别】：

定义【班段】的属性；方便处理报表后计算工资倍率的方便（法定加班工资是正常出勤的N倍，具体倍率按加班属性定义）。

分为:

【正常出勤】、【平时加班】、【周末加班】、【公休加班】。

【前有效】：

“前有效”是指在上班签卡时间之前多长时间内的考勤数据为有效考勤数据。

例如：

班段【上班卡】为：

08：

00，【前有效】设为：

60分钟，则员工在07:

00—08:

00之间的考勤数据计为正常出勤。

07：

00之前考勤计为无效考勤。

【后有效】：

“后有效”是指在下班签卡时间之后多长时间内的考勤数据为有效考勤数据。

例如：

班段【上班卡】为：

08:

00，【后有效】设为：

30分钟，则员工在08:

00—08:

30之间的考勤数据计为正常出勤（如果超过迟到限制会扣工时,记迟到），08:

30之后的考勤计为无效考勤。

系统计算为缺勤。

注：

在软件中，前有效与后有效定义了各个班段上下班的时间区域，这些区域不能重叠。

否则无法计算考勤。

例如，中午12点下班，后有效60分钟，中午13点30分上班，前有效也设置为60分钟，假设12点43分打卡，则软件无法识别该卡为上班或下班卡，导致报表计算错误。

【迟到】：

“迟到”是指在班段【上班卡】的“后有效”范围内,设置为多少记迟到

例如：

班段【上班卡】为：

08:

00，【迟到】设置为0分钟,【后有效】设为：

30分钟，如果08:

01打卡,则此人,记迟到1分钟

【早退】：

“早退”是指在班段【下班卡】的“前有效”范围内,设置为多少记早退

例如：

班段【下班卡】为：

12：

00，【早退】设置为0分钟,【前有效】设为：

30分钟，如果11:

59打卡,则此人,记早退1分钟

【跨天设置】：

跨天由第几次起打卡时间为次日时间，例如下图所示班次：

在上图中，班段三中，加班时间为18：

30到次日06：

00.若加班不到06：

00，则按实际时间算。

但加班最多到06:

00，超过此时间段，不计算加班，若超过06：

00打卡段后有效，则此卡算作缺勤。

例如：

11点打卡，则计算加班4个半小时。

若12点半打卡，则计算加班6个小时。

若次日6点15打卡，则计算加班11.5小时。

若次日6点30打卡，则计算缺勤。

【上班提前】：

上班提前多少分钟算加班，可将相应班次相应打卡时间设置提前相应时间后算作加班，如下图。

如图所示班段1上班的前有效600分钟，上班提前60分钟算平时加班。

则早上提前60分钟打卡会计算为加班。

例如早上6点打卡，则计算为加班2个小时。

不足60分钟则不计。

例如早上7点过2分打卡，则不计算加班。

【下班延时】：

下班延时多少分钟算加班，可将相应班次相应打卡时间设置延时相应时间后算作加班，如下图。

如图所示班段2下班的后有效600分钟，下班延时30分钟算平时加班。

则下班延迟30分钟打卡会计算为加班。

例如当日晚上21点02分打卡，则计算为加班3个小时。

【按实际时间算】：

按实际时间算会根据当前班段实际打卡时间计算上班时长，若不勾选，则不计算额外加班时长。

例如：

在上图中班段三中的加班班段设置按实际时间算，假设18点10打上班卡，21点12打下班卡，则软件计算此次打卡加班3个小时零2分钟。

若不勾选按实际时间算，则此次打卡计算加班2.5个小时。

【迟到或早退扣工时】：

在此项中可定义迟到或早退超过指定时间扣工时，例如，若早上8点上班，下午18点下班，迟到或早退超过10分钟扣工时，则当日迟到或早退总时间超过10分钟则扣工时，软件报表内计算实际上班时长。

若没超过10分钟，则软件报表内按8点到18点该班次总上班时长10个小时计算。

【默认班次】：

系统内默认一个班次如下（可进行更改）当用户未排班时，软件自动给该员工划分一个默认班次做打卡规则。

常见几种班次设置

举例一:

早上8点上班，中午12点下班，下午14点上班，下午18点下班。

无加班。

若早上下班跟下午上班不需要打卡，则在图示中班次相应段勾选免卡。

举例二:

早上8点上班，中午12点下班，下午14点上班，下午18点下班，晚上18点30开始加班，21点结束加班。

（在下列班次设置中，加班时长恒定为2.5小时。

）

举例三:

早上8点上班，中午12点下班，下午14点上班，下午18点下班，晚上18点30开始加班，下班时间不定最迟不会到次日早上6点，需要计算加班时长。

举例四:

例如周六只上半天班

早上8点上班，中午12点下班，若该班次，上班提前或者退出超过指定时间算加班。

则勾选下面上班提前**分钟，算平时加班或勾选下班延时**分钟，算平时加班。

在相应框内输入相应时间。

注：

加班时间不能超过有效时长，否则计算缺勤。

举例五:

早上8点上班，中午12点下班，下午14点上班，下午18点下班。

晚上18点30开始加班，21点结束加班。

但这个加班时长需要按实际上下班计算加班，并不以18点30到21点为加班时长。

2.【使用步骤】

1）添加“班次”

在【班次设置】窗口，点击“添加”，依次输入班次的编号、名称和所属部门。

（所属部门默认为整个公司）

然后设定【班段】参数。

设置完毕后，确认无误，点击“保存”完成添加班次。

2）修改“班次”

在【班次设置】窗口，在班次列表中选中需要修改参数的班次，点击“修改”可以修改班次内容。

3）删除“班次”

在【班次设置】窗口，在班次列表中选中需要删除的班次，点击“删除”可以删除班次。

5.2.3【上班规律】设置

上班规律：

是指以一个周期为单位循环上班的规律。

如果员工出勤情况是按周期循环的，可先在“上班规律”模块中设置一个或多个“排班模板”。

给员工排班的时候按照模块排班可以节约很多时间。

点击“考勤管理”—>“上班规律”或者直接在向导中选择点击“上班规律”图标，进入“上班规律”设置模块。

【按天规律】

按天规律，用户可根据自身实际情况以指定天数为周期，上班状况循环。

例如：

如上图所示设置了一个以8天为周期，3天早班3天晚班，休息两天的规律。

如上图，设置了一个按照星期为周期的“上班规律”：

星期六、星期天休息，星期一到星期五上“正常班”。

如上图设置了一个按月为周期的班次，则该月每天的上班班次会根据此内设置去排列，当月份只有29天或30天时，则31号或31