人力资源应用文写作基础知识公文前半资料.docx

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人力资源应用文写作基础知识公文前半资料

第一章应用文写作基础知识

应用文是用于处理事务的具有固定格式的文章。

应用文具有实用性、真实性、时间性、格式固定、语言朴素等特点。

一、应用文写作的基本问题

一是写什么，工作需要什么就写什么；二是怎样写，要表达得清楚、恰当。

二、提高写作能力的途径

提高应用写作能力，除了掌握写作理论、写作技巧外，还要提高思想水平，提高业务水平，还要多阅读，多练习。

三、应用文种类、格式与行文规则

（一）公文种类

1．《国务院关于发布〈国家行政机关公文处理办法〉的通知》（国发〔2000〕23号）规定行政机关的公文种类主要有：

（1）命令（令）适用于依照有关法律公布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员。

（2）决定适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。

（3）公告适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。

（4）通告适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。

（5）通知适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理或需要周知的事项。

（6）通报适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。

（7）议案适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。

（8）报告适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。

（9）请示适用于向上级机关请求指示、批准。

（10）批复适用于答复下级机关的请示事项。

（11）意见适用于对重要问题提出见解和处理办法。

（12）函适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。

（13）会议纪要适用于记载、传达会议情况和议定事项。

2．《中国共产党机关公文处理办法》（中办发〔1996〕14号）规定党的机关公文种类主要有：

（1）决议用于经会议讨论通过的重要决策事项。

（2）决定用于对重要事项作出决策和安排。

（3）指示用于对下级机关布置工作，提出开展工作的原则和要求。

（4）意见用于对重要问题提出见解和处理办法。

（5）通知用于发布党内法规、任免干部、传达上级机关的指示、转发上级机关和不相隶属机关的公文、批转下级机关的公文、发布要求下级机关办理和有关单位共同执行或者周知的事项。

（6）通报用于表彰先进、批评错误、传达重要精神、交流重要情况。

（7）公报用于公开发布重要决定或者重大事件。

（8）报告用于向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议，答复上级机关的询问。

（9）请示用于向上级机关请求指示、批准。

（10）批复用于答复下级机关的请示。

（11）条例用于党的中央组织制定规范党组织的工作、活动和党员行为的规章制度。

（12）规定用于对特定范围内的工作和事务制定具有约束力的行为规范。

（13）函用于机关之间商洽工作、询问和答复问题，向无隶属关系的有关主管部门请求批准等。

（14）会议纪要用于记载会议主要精神和议定事项。

（二）公文格式

1．国务院关于发布国家行政机关公文处理办法〉的通知（国发〔2000〕23号）规定：

公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。

（1）涉及国家秘密的公文应当标明密级和保密期限，其中，“绝密”、“机密”级公文还应当标明份数序号。

（2）紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。

其中电报应当分别标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。

（3）发文机关标识应当使用发文机关全称或者规范化简称：

联合行文，主办机关排列在前。

（4）发文字号应当包括机关代字、年份、序号。

联合行文，只标明主办机关发文字号。

（5）上行文应当注明签发人、会签人姓名。

其中，“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。

（6）公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文机关。

公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。

（7）主送机关指公文的主要受理机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。

（8）公文如有附件，应当注明附件顺序和名称。

（9）公文除“会议纪要”和以电报形式发出的以外，应当加盖印章。

联合上报的公文，由主办机关加盖印章；联合下发的公文，发文机关都应当加盖印章。

（10）成文日期以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准。

电报以发出日期为准。

（11）公文如有附注（需要说明的其他事项），应当加括号标注。

（12）公文应当标注主题词。

上行文按照上级机关的要求标注主题词。

（13）抄送机关指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。

（14）文字从左至右横写、横排。

在民族自治地方，可以并用汉字和通用的少数民族文字（按其习惯书写、排版）。

（15）公文中各组成部分的标识规则，参照《国家行政机关公文格式》国家标准执行。

（16）公文用纸一般采用国际标准Ａ４型（２１０ｍｍ×２９７ｍｍ），左侧装订。

张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。

2．《中国共产党机关公文处理办法》（中办发〔1996〕14号）规定:

党的机关公文由版头、份号、密级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、发文机关署名、成文日期、印章、印发传达范围、主题词、抄送机关、印制版记组成。

（1）版头由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字或者加括号标明文种组成，用套红大字居中印在公文首页上部。

联合行文，版头可以用主办机关名称，也可以并用联署机关名称。

在民族自治地方，发文机关名称可以并用自治民族的文字和汉字印制。

（2）份号公文印制份数的顺序号，标注于公文首页左上角。

秘密公文应当标明份号。

（3）密级公文的秘密等级，标注于份号下方。

（4）紧急程度对公文送达和办理的时间要求。

紧急文件应当分别标明“特急”、“加急”，紧急电报应当分别标明“特提””、“特急”、“加急”、“平急”。

（5）发文字号由发文机关代字、发文年度和发文顺序号组成，标注于版头下方居中或者左下方。

联合行文，一般只标明主办机关的发文字号。

（6）签发人上报公文应当在发文字号右侧标注“签发人”，“签发人”后面标注签发人姓名。

（7）标题由发文机关名称、公文主题和文种组成，位于发文字号下方。

（8）主送机关主要受理公文的机关。

主送机关名称应当用全称或者规范化简称或者同类型机关的统称，位于正文上方，顶格排印。

（9）正文公文的主体，用于表述公文的内容，位于标题或者主送机关下方。

（10）附件公文附件，应当置于主件之后，与主件装订在一起，并在正文之后、发文机关署名之前注明附件的名称。

（11）发文机关署名应当用全称或者规范化简称，位于正文的右下方。

（12）成文日期一般署会议通过或者领导人签发日期；联合发文，署最后签发机关领导人的签发日期；特殊情况署印发日期。

成文日期应当写明年、月、日，位于发文机关署名右下方。

决议、决定、条例、规定等不标明主送机关的公文，成文日期加括号标注于标题下方居中位置。

（13）印章除会议纪要和印制的有特定版头的普发性公文外，公文应当加盖发文机关印章。

（14）印发传达范围加括号标注于成文日期左下方。

（15）主题词按上级机关的要求和《公文主题词表》标注，位于抄送机关上方。

（16）抄送机关指除主送机关以外的其他需要告知公文内容的上级、下级和不相隶属机关。

抄送机关名称标注于印制版记上方。

（17）印制版记由公文印发机关名称、印发日期和份数组成，位于公文末页下端。

（18）党的机关公文版头的主要形式及适用范围；

《中共××文件》用于各级党委发布、传达贯彻党的方针、政策，作出重要工作部署，转发上级机关的文件，批转下级机关的重要报告、请示。

《中国共产党××委员会（××）》用于各级党委通知重要事项、任免干部、批复下级机关的请示，向上级机关报告、请示工作。

《中共××办公厅（室）文件》、《中共××办公厅（室）（××）》用于各级党委办公厅（室）根据授权，传达党委的指示，答复下级党委的请示，转发上级机关的文件，批转下级机关的报告、请示，发布有关事项，向上级机关报告、请示工作。

《中共××部文件》、《中共××部（××）》用于除办公厅（室）以外的党委各部门发布本部门职权范围内的事项，向上级机关报告、请示工作。

3．国家标准《国家行政机关公文格式》（GB/T9704-1999）规定：

（1）公文用纸幅面尺寸A4型纸，210mm×297mm

（2）公文页边与版心尺寸

公文用纸天头（上白边）为：

37mm±1mm

公文用纸订口（左白边）为：

28mm±1mm

版心尺寸为：

156mm×225mm（不含页码）

（3）排版规格正文用3号仿宋体字，一般每面排22行，每行28个字。

（4）装订要求左侧装订，不掉页。

（5）公文份数序号用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第1行。

（6）秘密等级和保密期限如需标识秘密等级，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级和保密期限，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，秘密等级和保密期限之间用“★”隔开。

（7）紧急程度如需标识紧急程度，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级与紧急程度，秘密等级顶格标识在版心右上角第1行，紧急程度顶格标识在版心右上角第2行。

（8）发文机关标识由发文机关全称或规范化简称后加“文件”组成。

发文机关标识上边缘至版心为25mm；上报的公文，发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm。

发文机关标识推荐使用小标宋体字，用红色标识。

字号由发文机关以醒目美观为原则酌定，但最大不能等于或大于22mm×15mm。

联合行文时应使主办机关名称在前，“文件”二字置于发文机关名称右侧，上下居中排布；如联合行文机关过多，必须保证公文首页显示正文。

（9）发文字号发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。

发文机关标识下空2行，用3号仿宋体字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；序号不编虚位（即1不编为001）。

发文字号下4mm处印一条与版心等宽的红色反线。

（10）签发人上报的公文需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。

发文字号居左空一字，签发人姓名居右空一字；“签发人”用3号仿宋体字，“签发人”后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。

（11）公文标题红色反线下空2行，用2号小标宋体字，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。

（12）主送机关标题下空一行，左侧顶格用3号仿宋体字标识，回行时仍顶格；最后一个主送机关名称后标全角冒号。

（13）公文正文主送机关名称下一行，每自然段左空2字，回行顶格。

数字、年份不能回行。

（14）附件公文如有附件，在正文下一行左空2字用3号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。

附件如有序号，使用阿拉伯数码（如“附件：

1．×××××”）；附件名称后不加标点符号。

附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。

（15）成文时间用汉字将年、月、日标全；“零”写为“○”。

成文时间的标识位置见16。

（16）公文生效标识

1）单一发文印章

单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文时间。

成文时间右空4字；加盖印章应上距正文2mm~4mm，端正、居中下压成文时间，印章用红色。

当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文时间上；

当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文时间上。

2）联合行文印章

当联合行文需加盖两个印章时，应将成文时间拉开，左右各空7字；主办机关印章在前；两个印章均压成文时间，印章用红色。

只能采用同种加盖印章的方式，以保证印章排列整齐。

两印章相互不相交或相切，相距不超过3mm。

3）特殊情况说明

当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。

（17）附注公文如有附注，用3号仿宋体字，居左空2字加圆括号标识在成文时间下一行。

（18）主题词“主题词”用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；词目用3号小标宋体字；词目之间空一字。

（19）抄送公文如有抄送，在位于主题词下一行；左空1字用3号仿宋体字标识“抄送”，后标全角冒号；回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一个抄送机关后标句号。

（20）印发机关和印发时间位于抄送机关之下（无抄送机关在主题词之下）占1行位置；用3号仿宋体字。

印发机关左空1字，印发时间右空1字。

印发时间以公文的付印日期为准，用阿拉伯数码标识。

（21）版记中的反线版记中各要素之下均加一条反线，宽度同版心。

（22）版记的位置版记应置于公文最后一页，版记的最后一个要素置于最后一行。

（23）页码用4号半角白体阿拉伯数码标识，置于版心下边缘之下一行，数码左右各放一条4号一字线，一字线距版心下边缘7mm。

单页码居右空一字，双页码居左空一字。

空白页和空白页以后的页不标识页码。

（三）行文规则

1．《国务院关于发布〈国家行政机关公文处理办法〉的通知》（国发〔2000〕23号）规定：

（1）行文应当确有必要，注重效用。

（2）行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。

（3）政府各部门依据部门职权可以相互行文和向下一级政府的相关业务部门行文；除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，一般不得向下一级政府正式行文。

部门内设机构除办公厅（室）外不得对外正式行文。

（4）同级政府、同级政府各部门、上级政府部门与下一级政府可以联合行文；政府部门与相应的党组织和军队机关可以联合行文；政府部门与同级人民团体和具有行政职能的事业单位也可以联合行文。

（5）属于部门职权范围内的事务，应当由部门自行行文或联合行文。

联合行文应当明确主办部门。

须经政府审批的事项，经政府同意也可以由部门行文，文中应当注明经政府同意。

（6）属于主管部门职权范围内的具体问题，应当直接报送主管部门处理。

（7）部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文。

如擅自行文，上级机关应当责令纠正或撤销。

（8）向下级机关或者本系统的重要行文，应当同时抄送直接上级机关。

（9）“请示”应当一文一事；一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级机关。

“报告”不得夹带请示事项。

（10）除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以机关名义向上级机关负责人报请“请示”、“意见”和“报告”。

（11）受双重领导的机关向上级机关行文，应当写明主送机关和抄送机关。

上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时应当抄送其另一级机关。

2．《中国共产党机关公文处理办法》（中办发〔1996〕14号）规定:

（1）行文应当确有需要，注重实效，坚持少而精。

可发可不发的公文不发，可长可短的公文要短。

（2）党的机关的行文关系，根据各自的隶属关系和职权范围确定。

（3）向上级机关行文，应当主送一个上级机关；如需其他相关的上级机关阅知，可以抄送。

不得越级向上级机关行文，尤其不得越级请示问题；因特殊情况必须越级行文时，应当同时抄送被越过的上级机关。

（4）向下级机关的重要行文，应当同时抄送发文机关的直接上级机关。

（5）党委各部门在各自职权范围内可以向下级党委的相关部门行文。

党委办公厅（室）根据党委授权，可以向下级党委行文；党委的其他部门，不得对下级党委发布指示性公文。

部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文。

（6）同级党的机关、党的机关与其他同级机关之间必要时可以联合行文。

（7）不相隶属机关之间一般用函行文。

（8）受双重领导的机关向上级机关行文，应当写明主送机关和抄送机关，由主送机关负责答复其请示事项。

上级机关向受双重领导的下级机关行文，应当抄送其另一上级机关。

（9）向上级机关请示问题，应当一文一事，不应当在非请示公文中夹带请示事项。

请示事项涉及其他部门业务范围时，应当经过协商并取得一致意见后上报；经过协商未能取得一致意见时，应当在请示中写明。

除特殊情况外，请示应当送上级机关的办公厅（室）按规定程序办理，不应直接送领导者个人。

党委各部门应当向本级党委请示问题。

未经本级党委同意或授权，不得越过本级党委向上级党委主管部门请示重大问题。

（10）对不符合行文规则的上报公文，上级机关的秘书部门可退回下级呈报机关。

四、应用文写作的基本思路与要求

应用文写作的基本思路有制衡、无为、兼容、和谐、共生等。

应用文写作的基本要求是：

1．《国务院关于发布〈国家行政机关公文处理办法〉的通知》（国发〔2000〕23号）规定：

（1）草拟公文应当做到：

符合国家的法律、法规及其他有关规定。

如提出新的政策，规定等，要切实可行并加以说明。

情况确定，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。

公文的文种应当根据行文目的、发文机关的职权和与主送机关的行文关系确定。

拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。

人名、地名、数字、引文准确。

引用公文应当先引标题，后引发文字号。

引用外文应当注明中文含义。

日期应当写明具体的年、月、日。

结构层次序数，第一层为“一”、第二层为“

（一）”，第三层为“１．”，第四层为“（１）”。

应当使用国家法定计量单位。

文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。

使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。

公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。

（2）拟制公文，对涉及其他部门职权范围内的事项，主办部门应当主动与有关部门协商，取得一致意见后方可行文；如有分歧，主办部门的主要负责人应当出面协调，仍不能取得一致时，主办部门可以列明各方理据，提出建设性意见，并与有关部门会签后报请上级机关协调或裁定。

第二十七条公文送负责人签发前，应当由办公厅（室）进行审核。

审核的重点是：

是否确需行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，公文格式是否符合本办法的规定等。

（3）以本机关名义制发的上行文，由主要负责人或者主持工作的负责人签发；以本机关名义制发的下行文或平行文，由主要负责人或者主要负责人授权的其他负责人签发。

（4）公文正式印制前，文秘部门应当进行复核，重点是：

审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。

经复核需要对文稿进行实质性修改的，应按程序复审。

2．《中国共产党机关公文处理办法》（中办发〔1996〕14号）规定:

（1）起草公文应当做到：

符合党的路线、方针、政策和国家的法律、法规及上级机关的指示，完整、准确地体现发文机关的意图，并同现行有关公文相衔接。

全面、准确地反映客观实际情况，提出的政策、措施切实可行。

观点明确，条理清晰，内容充实，结构严谨，表述准确。

开门见山，文字精炼，用语准确，篇幅简短，文风端正。

人名、地名、时间、数字、引文准确。

公文中汉字和标点符号的用法符合国家发布的标准方案，计量单位和数字用法符合国家主管部门的规定。

文种、格式使用正确。

杜绝形式主义和繁琐哲学。

（2）起草重要公文应当由领导人亲自动手或亲自主持、指导，进行调查研究和充分论证，征求有关部门意见。

（3）公文文稿送领导人审批之前，应当由办公厅（室）进行校核。

公文校核的基本任务是协助机关领导人保证公文的质量。

公文校核的内容是：

报批程序是否符合规定；

是否确需行文；

内容是否符合党的路线、方针、政策和国家的法律、法规及上级机关的指示精神，是否完整、准确地体现发文机关的意图，并同现行有关公文相衔接；

涉及有关部门业务的事项是否经过协调并取得一致意见；

所提措施和办法是否切实可行；

人名、地名、时间、数字、引文和文字表述、密级、印发传达范围、主题词是否准确、恰当，汉字、标点符号、计量单位、数字的用法及文种使用、公文格式是否符合本条例的规定。

（4）文稿如需作较大修改，应当与原起草部门协商或请其修改。

（5）已经领导人审批过的文稿，在印发之前应再作校核。

校核的内容同第十八条（六）款。

经校核如需作涉及内容的实质性修改，须报原审批领导人复审。

（6）公文须经本机关领导人审批签发。

重要公文应当由机关主要领导人签发。

联合发文，须经所有联署机关的领导人会签。

党委办公厅（室）根据党委授权发布的公文，由被授权者签发或者按照有关规定签发。

领导人签发公文，应当明确签署意见，并写上姓名和时间。

若圈阅，则视为同意。

以上两个文件规定的文种被称为法定公文,此外还有事务文书、专用公文等多种。

事务文书：

指党政机关和各级组织在公务管理过程中形成的正式文字材料中的非法定公文。

这类文书种类繁多，如：

计划；总结；调查报告；介绍信、证明信；法规、规章等等。

专用公文：

指某些专业机关和组织因自身公务活动的特殊需要而专门制定和使用的公文，也称“文书”。

如：

司法文书：

诉状、起诉书、判决书、答辩书……。

科技公文：

成果申报书；专利申请文件……。

财务文书：

财务报告、审计报告等

标准的公文格式示意：

图1　A4型公文用纸页边及版心尺寸

图2　公文首页版式

图3　上报公文着页版式

图4　公文末页版式

图5　联合行文公文末页版式1

图6　联合行文公文末页版式2

　注：

版心实线框仅为示意，在印制公文时并不印出。

　注：

版心实线框仅为示意，在印制公文时并不印出。

国家质量技术监督局1999－12－27批准发布　2000－01－01实施

二、行政公文写作的基本要求

1、观点明确，依据确凿

观点是文章的统帅和灵魂，一篇好的公文，首先应该观点正确、鲜明，这是衡量公文质量高低，价值大小的主要依据。

观点正确，是指公文必须正确体现党和国家的方针、政策、法规、规章以及上级领导机关的指示精神，不能随心所欲；观点鲜明，是指公文表达必须清楚、明白，提倡什么，反对什么，肯定什么，否定什么，具体的尺度在那里，都要旗帜鲜明。

公文是“受命”之作，不像个人作品那样，想写什么就写什么。

撰写公文必须有所依据。

一是理论依据，如党和国家的方针、政策、法规、规章以及上级领导机关的指示精神。

二是事实依据，就是本系统、本单位本部门的实际情况，即具体材料。

材料是一切写作活动的前提和基础，公文是因公作文，在选择使用材料时，一定要出以公心，注意实事求是。

2、结构完整，布局合理

结构是指文章的谋篇布局，也指根据文章观点的需要，对材料进行的安排。

那里详写、哪里略写，如何开头、结尾，分成几个层次、段落，层次与层次、段落与段落之间怎样衔接、过渡，要认真考虑，精心组织，使其形成一个完整、严密、连贯、有机的整体。

公文一般都由开头、主体、结尾三个部分组成。

开头部分，其作用是说明行文必要性。

主要写法有：

交代制发公文依据的根据式开头；说明制发公文目的、原因的目的式开头；概括公文中心内容的概括式开头；提出一个引人注目的问题并作回答的提问式开头；表明批准、批转、转发执行的态度的表态式开头等。

主体部分，即公文的核心部分。

其结构方式，一是并列式，即把材料按事物的逻辑关系分成几个平行的层次；二是纵