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todolist使用教程

ToDoList使用简要教程

ToDoList简介：

绿色小巧但又异常强大的开源任务管理工具，支持多列表、多层级、多种属性、任务计时、多人协作以及与多种软件互转数据…

ToDoList软件主界面flash动画演示1.54M（F11全屏观看，Esc或F11退出全屏状态）软件界面为简单的列表形式，非常容易上手，一般只需要尝试着新建几个任务，然后稍微摸索个几分钟，就可以掌握软件的基本操作了，就任务管理而言，日常需要做的也就这么几步：

新建任务（标题、备注、属性…）–查询任务–修改任务（状态、内容…）–完成归档；

而在ToDoList中你可以通过如下简单的快捷键操作，完成上述过程：

——————–第一次使用时——————–

1、新建任务列表：

Alt+F->回车；

——————–平时常用操作——————–

2、打开任务列表：

Ctrl+O->Shift+Tab（聚焦至文件夹对话框中）->[Backspace（向上一层）]-><选择*.tdl文件>->回车（一般默认会自动上次软件关闭前打开过的任务）；

3、新建任务：

Ctrl+N-><输入任务标题>->回车（Ctrl+Shift+N-新建子任务）；

4、编辑任务属性及备注：

Tab-><输入或选择相应内容>（含分类、状态、预计开始结束时间、指定/委派人、设置提醒、备注等）；

5、保存任务列表：

Ctrl+S；

6、查找/筛选任务：

Ctrl+F–<输入查找条件>->回车；

7、选择相应的任务：

方向键向上或向下；

8、修改任务列表：

（设置完成进度，开始计时等）F2-><输入新的标题>->回车->Tab-><修改相应的任务属性>（Ctrl+方向键，调整任务位置或层级）；

——————–以下为可选步骤——————–

9、将已完成任务归档：

Alt+S->向右->H；

10、共享/分享任务：

Ctrl+E（导出）/Ctrl+I（导入）……

从上面可以看出软件的操作并不复杂，但如果你想充分的发挥ToDoList的作用，建议尝试下以下几个实用的小技巧，也许它们可以帮你让日常的工作更轻松、更有效率：

Ⅰ、闹钟提醒

Ⅱ、预设属性参数

Ⅲ、自动格式化

Ⅳ、自定义显示内容

Ⅴ、命令行使用

Ⅵ、桌面显示待办任务

Ⅶ、ToDoList常用快捷键

注：

正文中每一个小技巧将被分解为3-4部分来介绍：

1、功能需求背景2、功能效果演示/需求预期目的3、软件操作方法4、个人心得

======================================================================Ⅰ、闹钟提醒

一、功能需求背景：

列表中有些事务/计划对时间要求比较严，指定了明确的开始或结束时间（如会议）。

而在执行该任务前，我们不可能去时刻惦记着它，当然更不能忘记疏忽了，此时就需要让电脑能在到点前自动提醒一下自己，而这就可以用到ToDoList中的提醒功能了。

二、功能效果/需求目的：

Todolist中当任务到期时将自动弹出图1所示的提醒对话框，并播放指定的闹铃：

图1：

任务到期提醒对话框

三、操作方法：

1）、选中需要设置提醒的任务；

2）、通过菜单“Edit”或右键点击该任务，然后选中“SetReminder…”，如下面图2所示；

3）、设置预定提醒时间：

开始/到期前__时间（可以设定0分钟-4周），或具体的提醒时间；

4）、指定提示声音文件（必须为WAV格式），然后点击“OK”（建议不要使用过大，过长的声音文件）；

5）、此时设置工作结束，但如果要让提醒有效，还需要保持ToDoList处于打开状态，详见下方附注的小技巧；

6）、当指定时间到点时，系统将自动弹出图1中所示的提醒对话框，并播放指定的闹铃，此时我们可以按照预期计划处理执行该任务，也可以选择延迟提醒（可以设定5分钟-6小时）；

7）、另外如果您想提前取消该闹钟提醒，可以通过菜单“Edit”或右键点击该任务，然后选中“ClearReminder”；

图2：

闹钟提醒设置，点击后放大查看注，

版本区别：

6.0.8版（有中文版）中可以实现任务到期或开始前__分钟自动弹出提示对话框，并播放指定声音，此功能对于循环事件依然有效；

6.1Beta版（只有英文版）中则又另外新增了直接设定具体提醒日期及时间的功能。

********************保持ToDoList处于打开状态的小技巧分割线********************

打开ToDoList后，依次点击：

菜单“Tools”->“Preferences…”->“General”->勾选第三项“MinimizeToDoListtothe‘SystemTray’When:

”（最小化ToDoList至系统栏）->选择下面下拉条中的“theMinimizeorCloseButtonisSelected”（最小化或关闭时）->同时也可以继续勾选下面的“ToggleVisibilityonclickingthetrayicon”（单击系统栏图标是切换显示或隐藏ToDoList）。

另建议：

勾选该页中的GlobalHotkey（全局快捷键），并指定相应的调用快捷键，如我设置为：

Ctrl+T，以方便随时快速的重新打开ToDoList。

=====================================================================

Ⅱ、预设属性参数

一、功能需求背景：

一般受工作、个人习惯的限制和影响，在添加新任务时，很多任务属性的内容可能都是固定的。

此时，如果能预先定义好相关字段，以后直接点击选用的话，那就可以非常有效的节约输入时间，方便筛选及后期数据汇总分析…

二、功能效果/需求目的（对所有的任务列表有效）：

1、分类、状态、制定人、委外人等变化比较少，可以直接预先设定好常用内容，后期点击选用，而对于不常用或在没有预设的内容，则直接在任务列表中单独输入；

2、新增任务时，由ToDoList自动补充填入预设属性；

3、新增子任务时，自动继承上一级（父级）任务的属性；

三、操作方法：

1、依次点击菜单“Tools”->“Preferences…”->“DefaultTaskAttributes”打开如下图3所示：

图3：

预设属性字段设置，点击后放大查看

2、分别设置：

“默认属性”、“继承属性”、“默认下拉列表”

1）、默认属性：

针对上述需求2，作用是在输入任务标题后自动填入部分其他相关属性，此处直接输入相应的内容即可；

2）、继承属性：

针对上述需求3，自动继承上一级任务属性，先勾选“创建子任务时，继承父级任务的如下属性”，然后选择下面相应需要继承的属性；

3）、下拉列表：

针对需求1，预先定义，后期直接点击选用，在右下角的下拉列表区域内包括：

Category（类别）、States（状态）、AllocatedBy（指派人）、AllocatedTo（接收人），输入方法：

输入完一条内容后，直接回车，然后继续输入第2条内容，回车，…….（如果需要删除某个预设内容，可以选中该内容，然后按Ctrl+Delete键）。

注：

以上设置是针对所有的任务列表有效，如果想不同的列表使用不同的预设效果，可以参见正文下面的”多配置文件灵活应用”，如果只是想在个别列表中实现“输入属性后，后期选用”的效果，就不需要单独设置，ToDoList默认就带有此功能,你可以自己现在就输入看看

四、个人小建议：

上图右下角的下拉列表设置中，我们需要认识到设置分类的目的：

是为了能在最短的时间里找到NextAction（下一步行动）。

所以这里无所谓权威，结合个人实际设置就好了，以下分类仅供参考，请勿生搬硬套，但强烈建议在分类前加上数字序号，方便排序后更容易找到。

同时需要预先提醒的是：

同步数据（如导出通用“*.Ics”格式文件）时，在其他软件中一般默认只认可”Category（类别）”分类（这个只能怪其他软件都是粗线条管理^.^）。

1）、Category（类别）的设置可以参考学习GTD中常用设置，如：

收集/待整理：

@Inbox（收集箱）；

需要行动：

@NextAction（下一步行动，马上要做的），@Calendar（安排至日程表，特定时间再做），@WaitingFor（已经委派给他人做了，现等待结果）；

无需行动：

@Someday/Maybe（将来也许会做），@Reference（灵感或参考资料）；

或者单独以场景来分类：

@Computer（在电脑上），@Call（在电话里），@Home（在家），@Work（在公司），@Errands（在外），@AnyWhere（随便什么位置）；

2）、States（状态），

可以设置为人的状态，即任务对精力、体力的要求：

巅峰、旺盛、一般、疲惫；

也可以设置为任务状态：

#DoingNow（正在做），#DoitASAP（尽快做），#InCalendar（放入日程表中，将来做），#Waiting（暂定/等待），#Done（已经完成），#Review（待回顾）;

3）、AllocatedBy（指派人），可以设置为：

上级领导、同事、客户、供应商、常打交道的一些联系人、朋友、家人、自我…

4）、AllocatedTo（接收人），可以设置为：

同上，也可以将此字段看做一个任务的预期目的，进一步细化，如：

个人-健康，个人-情义，个人-理财，个人-学习，个人-兴趣……

********************特别说明：

多配置文件灵活应用********************

以上预设是对所有任务列表均有效，默认配置文件保存在ToDoList文件夹下的ToDoList.ini文件中；如果想仅仅针对某些单独列表有效的话，可以灵活的利用上述的ini配置文件，操作如下：

1、关闭ToDoList，复制ToDoList.ini文件，原地粘贴，并改名（本例中更名为new.ini）；

2、右键ToDoList.exe，发送至->桌面快捷方式->回到桌面->右键刚才新建的快捷方式->属性->修改“目标”，在ToDoList.exe后添加上引号中的内容：

”-inew.ini”->点击“确定”；

3、双击打开刚才修改完毕的快捷方式，修改相应的选项属性，此时修改后的配置将自动保存至new.ini;

4、以后双击此快捷方式后，ToDoList将加载new.ini配置中的设置用于某些特定任务列表管理；

5、类似的，我们可以创建多个ini配置文件用于实现特殊的个性配置要求，当然也可以不用建快捷方式，直接以命令行的方式加载不同的列表，具体方法后文中再继续讲；

***************补充说明：

如何删除单个列表中无用的非预设字段***************

当我们在ToDoList中输入一些任务属性时，ToDolist会自动记忆之前输入过的内容，并保存在该任务列表文件（*.tdl）中，作为可选项提供给后期任务选择输入。

这是一个非常方便的功能，但也有个小bug：

当之前输入错误，重新输入更正后，我们会发现原错误数据依然会保留在该文件中，成为无用的垃圾数据，且无法直接删除。

此时如果想清除掉他们，我们需要这样做：

方法1、在列表属性区，点击欲修改属性字段后的小三角，展开显示所有的内容后，鼠标移至欲删除的内容上，不要点击，在展开状态直接按Ctrl+Delete键即可删除。

方法2、右键点击该任务列表文件（*.tdl），选择用记事本之类的软件打开，在文件的最底端可以找到该错误数据，直接删除相应内容。

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Ⅲ、自动格式化

一、功能需求背景：

当列表中的任务越来越多，而我们又不想通过筛选来查看某些任务的时候，此时就可以使用ToDoList的自动格式化功能，以色彩视觉来区分不同类型的任务。

二、功能效果/需求目的（对所有的任务列表有效）：

1、当给任务设定不同Category（类别）的，该任务字体颜色（或背景色）将自动变为预先设定好的颜色；

2、同上，只是设定依据为优先级或分配人；

3、到期的任务/今日到期任务/已完成任务/已标记任务与正常待处理任务通过色彩自动区分；

三、操作方法：

1、依次点击菜单“Tools”->“Preferences…”->“FontsandColours”；

2、选中“ColourTaskTitlesbyCategory”（按分类自动设定任务颜色），然后输入Category类别名称，选择相应的颜色，回车添加后继续设置其他Category的颜色；

图4：

自动格式化设置（点击放大查看）

3）、其他设定可以参照上图中的说明，除了按分类设定颜色外，你也可以勾选使用优先级或任务分配人来定以任务的颜色；

4）、此外，您还可以同时设置到期/今天到期、已完成、已标记的任务颜色；

个人建议：

勾选“UseaTask‘sColourforitstitlebackground”（将字体颜色设定为其背景色），以加强视觉刺激效果；

======================================================================Ⅳ、自定义显示内容

一、功能需求背景：

想添加or隐藏部分任务属性，或者想修改某些栏目的显示效果，或者不习惯当前默认的界面……

二、功能效果/需求目的（对所有的任务列表有效）：

1、显示/隐藏备注&属性栏；

2、调整备注显示位置；

3、调整任务标题显示位置；

4、切换任务显示树形/平行结构方式；

5、显示隐藏某些任务属性；

6、调整任务属性显示方式；

三、操作方法：

1、显示/隐藏备注&属性栏：

快捷键：

Ctrl+M（最大化任务列表，隐藏备注&属性栏）、Ctrl+Shift+M（最大化显示备注，隐藏任务列表&属性栏）

2、调整备注显示位置（可以在列表的右边或下面切换）：

依次点击菜单“Tools”->“Preferences…”->“UserInterface”->“Location”->选择“BelowTasklist”（列表下方），或默认的“RightofTasklist”（列表右边）

3、调整任务标题显示位置（可以设置为标题在左侧-前，属性在右侧-后，或者相反）：

依次点击菜单“Tools”->“Preferences…”->“ColumnSelection”->勾选或取消勾选“Showcolumnsontherightofthetasktree”（在任务树的右边显示任务属性）

4、切换任务显示树形/平行结构方式：

快捷键：

F10

5、显示隐藏某些任务属性：

依次点击菜单“View”->“SelectColumns…”->勾选或取消相应的任务属性（参看下图）->勾选设置后的作用范围（默认仅对当前列表有效）->点击“OK”；（也可以通过下面第6步来设置默认显示属性）

图5：

任务属性字段显示/隐藏（点击放大查看）

6、调整任务属性显示方式：

依次点击菜单“Tools”->“Preferences…”->“ColumnSelection”->勾选或取消勾选相应的选项，具体内容请参照下图中英文对照说明，或参照《ToDoList功能界面演示Flash版（1.54M）》查看更多选项设置；

图6：

任务属性显示设置/隐藏（点击放大查看）

======================================================================Ⅴ、命令行使用

一、功能需求背景：

每回都要打开ToDoList才能进行相关的操作，有没有更简单、更快的添加任务方法呢？

前面介绍过可以通过在快捷方式后加参数，来加载不同的配置表来满足个性需求，要不再折腾下ToDoList的另类小用法……

二、功能效果/需求目的：

1、不打开ToDoList程序，直接通过“Win+R”快速打开运行来添加新任务；

2、加载不同的配置表启用ToDoList；

3、其他辅助命令行命令；

三、操作方法：

原本命令行也可以用于Dos下面，或通过快捷方式后面添加参数来运行，不过一方面现在的Dos控太稀有了，另一方面也不够偷懒，比较麻烦，故而略过，这里只介绍下如何通过”Win+R”打开运行来使用ToDoList的命令行功能。

1、不打开ToDoList程序，直接通过运行来添加新任务：

1）、为了偷懒，这里建议先做下准备工作，将ToDoList程序的快捷方式所在文件夹路径加入系统变量中，桌面->右击“我的电脑”->“属性”->“高级”->“环境变量”->“系统变量”->选中“Path”->点击下面的“编辑”->在变量值的末端粘贴入您软件快捷方式所在的路径，并用英文状态的“;”与前面其他变量区分开来，如：

“;D:

\Personal\MyDocuments\Shortcut”，为了进一步偷懒可以将Shortcut文件夹中的ToDoList快捷方式名称“TodoList”改名为“td”；

2）、“Win+R”快速打开系统自带的运行；

3）、输入“td-nt测试任务标题-cm测试备注”，然后敲击“Enter”键确认；（此处根据您的需要请自行修改标题和备注）

4）、此时如果之前您已经打开了ToDoList程序的话，上面的“测试任务标题”任务及备注会自动添加至当前活动列表中；否则Todolist会自动创建一个新列表，并加入上述任务及备注；（关于保持ToDoList的打开状态可以参见ToDoList实用小技巧01-闹钟提醒底部的小技巧）

2、加载不同的配置表启用ToDoList：

如：

输入“td-inew.ini”，然后敲击“Enter”键确认。

如果配置表比较多，建议还是利用快捷方式后添加不同参数，然后修改快捷方式的名字更快，详细做法可参见《ToDoList实用小技巧02-预设任务参数》下面的特别说明。

3、其他辅助命令行命令：

1）、“-v”强制打开ToDoList最后一次保存时的状态；

2）、“-i”加载指定配置文件；

3）、“-x”关闭密码提示，除非第一次打开加密列表；

4）、“<文件路径>”打开指定文件；

5）、“-tid<任务id>”在激活状态的任务列表中选择指定ID的任务；

6）、“-nd<标题>[-cm<备注>]”在当前任务列表中插件指定标题和备注的新任务，如之前没有打开任何列表则自动新建一个列表后；

7）、“-h或-help或-？

”打开此命令行帮助信息对话框；

图7：

ToDoList_Commandline命令行6.1b2版，排得有点乱，但6.1B4版已修正（点击放大查看）

****************关于“Win+R”运行快速启动指定程序的分割线******************

个人关于快速启动某程序的小习惯：

1、建立一个单独的“Shortcut”文件夹用于存放软件的快捷方式，如：

“D:

\Personal\MyDocuments\Shortcut”；

2、将Shortcut文件夹加入系统环境变量，方法参见上面正文所述；

3、每次新装软件后，直接将其快捷方式移至Shortcut文件夹，然后修改文件名为简短易记的名字（为了偷懒，我一般就设置为1-2个字母）；

4、在Shortcut文件夹手工建些常用文档/文件夹的快捷方式，并更名，如C盘为“c”，D盘为“D”，Shortcut文件夹为“s”（在忘记某些非常用程序的快捷名时，可以直接进入这里）；

5、要打开某软件、文档、或文件夹，就按下“Win+R”键，打开运行后，然后输入相应快捷方式的简短名，回车即可；

另：

更详细的玩法可参考善用佳软的最绿色最高效，用win+r启动常用程序和文档（http:

//xbeta.info/win-run.htm）

======================================================================Ⅵ、桌面显示待办任务

一、功能需求背景：

一般来说，在管理计划、项目任务时，查看、检查、回顾（只读）往往比制定、修改（写）要更频繁些，如果每回都要打开特定软件才能查看到近期计划的话，就太麻烦并有点浪费时间了，如果可以不用做额外的打开动作，而直接在桌面查看近期事件or待办任务……

二、功能效果/需求目的（对所有的任务列表有效）：

如下图图所示，借助Rainlendar在桌面直接显示ToDoList中的当日待办任务：

图8：

系统当前日期为2月13日，桌面任务显示效果（点击放大查看）

ToDoList中的原有任务清单截图：

图9：

任务属性显示设置/隐藏（点击放大查看）

注：

默认情况下，ics只显示在上图的Event中，上图为手工单独导了个ToDo格式的ics文件用于演示对比。

三、操作方法：

说明：

此功能是利用ics中转，默认情况下，ToDoList中只能导出添加了日期的任务，凡是没有指定日期的，导出时，均被自动忽略，如上图中ToDoList里最后一个任务就是因为没有指定日期，所以导出时没有该任务，同时在桌面上显示时默认自动转入到上图中左边的Event（事件）列表中，显示近几日的待办事项。

功能欠缺：

因为是以ics中转，目前只能单向的由ToDoList编辑，Rainlendar中显示而已。

而不能做到Rainlendar中修改，然后自动同步到ToDoList里，期待高手弄个插件，让Rainlendar可以直接读取写入*.Tdl文件（Rainlendar中留有API接口），以实现双向同步；

1、设置ToDoList保存时自动导出ics文件，方法如下：

点击菜单中的”Tools”->“Preferences…”->“FileAction”然后如下图所示，在右下角中勾选”Other”（其他格式），选择”iCalendar”格式，在”ToFolder”中指定该文件存放位置，点击”Ok”，设置完毕后，当ToDoList中的列表被保存的同时，将在指定的文件夹中自动生成一个同名的ics文件（针对所有列表有效）；

图10：

自动保存文件设置（点击放大查看）

2、下载安装Rainlendar后，新建一个ics格式日历，方法如下：

右键点击系统栏中的Rainlendar，选择”Options…”->点击”Calendar”日历分页->点击”Add”->选择”iCalendarFormat”ics格式->指定ics文件存放位置->点击”OK”即可，过程如下图所示：

图11：

Rainlendar中新增ics日历

3、设置完毕，现在您可以在ToDoList中添加几个任务执行测试看看，另：

ToDoList默认每隔一分钟自动保存一次，也就是ics文件也会每分钟自动更新，而Rainlendar默认需要手动更新下（可以设置快捷键，如“Ctrl+F5”）：

4、

********************附加说明：

关于Event和ToDo的区别分割线********************

关于Event和ToDo两者的区别，可以参看白鸦博客上的精彩讨论，或者電腦玩物的介绍Rainlendar行事曆軟體中的