《会计信息系统及其课程设计》五.docx
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《会计信息系统及其课程设计》五
《会计信息系统及其课程设计》五
第五章会计报表子系统
【本章目标】
会计报表子系统并非针对经营交易或事项的直接处理，而是侧重系统输出和信息生成。
即加工和报告由其他子系统处理产生的资料和信息。
通过本章的学习，应掌握以下内容：
1、报表的格式
2、报表的取数来源
3、手工编制报表的基本程序
4、计算机编制报表的原理和特点
5、计算机生成会计报表的基本操作步骤和方法
6、计算机生成现金流量表的原理
【学习内容】
5.1会计报表子系统概述
5.2会计报表子系统的流程与项目定义
5.3会计报表子系统的日常业务处理
5.4现金流量表的编制
课程学习>>第五章
第一节
5.1会计报表子系统概述
会计报表是企业财务报告的重要组成部分，是会计核算系统的最终输出结果。
会计报表系统的任务是根据会计准则和企业会计制度的要求编制对外提供的财务报表，同时根据企业内部管理的需要，提供灵活多样的内部管理报表。
一、会计报表概述
1、会计报表分类
对会计报表分类的认识，有助于针对不同的报表，采用不同的方式进行定义、处理和输出。
除此之外还有一些其他的分类方式，如按编制时期分类可分为定期报表和不定期报表，按计量用的货币可以分为记账本位币报表和外币报表。
2、会计报表格式会计报表中的数据只有出于特定的位置才表示一定的财务信息，才能被人们所理解，这种特定的位置是由会计报表的格式表达的。
每张报表都有其特定的表格格式，报表格式都可分为三个部分：
表头、表体和表尾。
见表5－1。
表5－1：
表的格式
利润表
编制单位：
年月日单位：
元
项目行次本月数本年累计数
一、主营业务收入1
减：
主营业务成本4
主营业务税金及附加5
二、主营业务利润（亏损以“-”号填列）10
加：
其他业务利润（亏损以“-”号填列）11
减：
营业费用14
管理费用15
财务费用16
三、营业利润（亏损以“-”号填列）18
加：
投资收益（损失以“-”号填列）19
补贴收入22
营业外收入23
减：
营业外支出25
四、利润总额（亏损以“-”号填列）27
减：
所得税28
五、净利润（净亏损以“-”号填列）30
补充资料：
1、出售、处置部门或被投资单位所得收益：
2、自然灾害发生的损失
3、会计政策变更增加（或减少）利润总额
4、会计估计变更增加（或减少）利润总额
5、债务重组损失
6、其他
3、会计报表项目的数据来源（重点）
在会计报表中有各个报表项目，不同的报表项目有着不同的编制方法，相应地有着不同的数据来源。
例：
资产负债表编制方法及相应的取数来源：
由此可总结一般会计报表的数据来源有以下几种情况：
①账务处理系统的总账、明细账，以及其他子系统的辅助项目账取数。
②本表取数。
③其他报表取数。
④从系统外部取数，包括直接手工输入、以软盘传入或通过通讯线路传递等。
例如手工输入编制单位的名称，以软盘或网络传递子公司的个别报表。
⑤从其他软件取数。
例如从其他的数据库取数。
在会计软件中，针对第一种取数方式，一般采用大量的财务函数来实现。
二、会计报表软件简介
目前，国内报表软件众多，归纳其制作方法，可分为三类：
1、专用报表软件
2、通用报表软件3、电子表软件
三、会计报表子系统的特点和目标
1、会计报表子系统的特点（重点）会计报表子系统与其他子系统相比，具有以下特点：
①手工输入数据量少。
②不设置报表数据的直接修改功能。
③输出信息规范性强。
④通用性更强、适用面更广。
⑤图表并用进行报表分析。
2、会计报表子系统的目标根据账务处理子系统、其他会计核算子系统、会计报表子系统自身、其他系统等数据来源，按照用户定义的方式，编制用户需要的会计报表，并按用户的需求对报表进行各种分析。
第二节
5.2会计报表子系统流程与项目定义
一、会计报表子系统流程
1、会计报表子系统处理流程（重点）会计报表处理的流程可分为四个步骤：
如图5－1所示：
图5－1：
报表子系统数据流程图
2、会计报表子系统的主要功能①报表初始化和维护。
包括报表设置、报表删除、报表备份和恢复。
②格式管理。
包括报表格式定义和报表公式定义。
③报表数据处理。
包括报表生成、报表审核、报表舍位平衡、报表汇总和报表合并。
④报表输出。
包括报表显示输出、打印输出和传输。
二、会计报表公式定义
1、报表项目计算公式定义在处理报表时，首先要取得数据，然后在必要时进行计算，因此取数是首要的。
报表数据主要来自账务处理子系统和其他核算子系统，这种取数主要通过账务函数和其他核算子系统的函数来实现数据的调用；有的数据来自表内，这种取数可以直接通过表页序号和单元格的坐标来调用，虽然不同会计软件的函数名称各不相同，但其原理是相同的，我们以金算盘软件为例分析其取数公式的定义。
图5－2是金算盘电子表格的操作界面。
单击对应的单元格，可以在公式编辑区域编辑报表的函数取数公式。
图5－2：
电子报表界面
例如，我们选取D8单元格，即货币资金的年初数，该单元格的取数应为从账务系统中提取“现金”、“银行存款”、“其他货币资金”的年初数相加填列，该单元格的取数公式为：
期初余额（"金额","折本位币","科目编码='101'且包含未记账凭证=否且日期=本年"）+期初余额（"金额","折本位币","科目编码='102'且包含未记账凭证=否且日期=本年"）+期初余额（"金额","折本位币","科目编码='109'且包含未记账凭证=否且日期=本年"）
“101”、“102”、“109”为“现金”、“银行存款”、“其他货币资金”的科目代码。
再如，资产总计D39单元格的取数格式为：
D22+D24+D32+D36+D38。
表示“流动资产合计”、“长期投资”、“固定资产合计”、“递延及无形资产合计”、“其他长期资产”几个单元格的数据相加。
用户在实际操作中可以通过公式向导的方式定义公式。
单击“
”按钮，即可出现函数定义的对话框，在对话框的引导下定义该单元格的公式，函数定义对话框如下图所示，见图5－3。
图5－3：
函数定义向导
不同软件函数定义公式不同，但是原理大同小异，用户可以根据购买的财务报表软件操作手册参考其取数函数的定义方法。
2、审核公式定义在经常使用的各类财务报表中，每个数据都有明确的经济含义，并且各个数据之间一般都存在一定的勾稽关系。
如资产负债表中的资产总计的金额应该等于负债及所有者权益总计的金额。
在实际报表编制过程中，为了确保报表数据的准确性，我们经常用这种报表之间或报表之内的勾稽关系对报表进行勾稽关系检查，即进行数据的审核。
审核公式就是表示报表数据之间勾稽关系的公式。
例如在金算盘电子表格系统中，选择“工具”菜单下的“勾稽公式”命令，出现如下对话框：
图5－4：
勾稽公式定义
在该对话框输入：
D39=G39。
表示资产的年初数等于负债和所有者权益的年初数。
在该对话框中输入整张表的勾稽公式，输入勾稽公式时即可以直接在公式框中输入，也可以使用旁边的按钮生成。
输入完所有的勾稽公式后单稽“审核”按钮，如有错系统将给出警告。
3、舍位平衡公式定义
报表数据在进行进位时，以“元”为单位的报表在上报时可能会转换为以“千元”或“万元”为单位的报表，原来满足的数据平衡关系可能被破坏，因此需要进行调整，使之符合指定的平衡公式。
舍位平衡公式的作用就在于，舍去一定位数以后，重新建立原来的平衡关系。
例如在金算盘电子表格系统中，选择“工具”菜单下的“舍位”命令，出现如下对话框，图5－5。
图5－5：
舍位平衡的定义
定义舍位位数、小数位数和舍位区域，舍位位数和舍位小数是进行舍位的条件。
例如目前的报表是以元为单位的报表，资产总额为10213456元，我们要将其转化为单位为万元的报表，此时舍位位数定义为4，表示最终的舍位结果以万元表示，舍位小数定义为2，指舍位后小数保留两位，舍位结果为1021.35（万元）。
舍位区域要定义进行舍位的单元格区域。
为了保持原有的平衡关系不被舍位影响，要定义平衡公式。
单击“平衡公式”按钮，定义舍位平衡公式，见图5－6。
图5－6：
舍位平衡公式定义
图5－6中，舍位公式“D39=G39，E39=H39”表示舍位后资产与权益之间仍要保持平衡关系。
平衡公式是为重新建立平衡而定义的公式，该公式定义时须注意：
应倒顺序写，首先写最终运算结果，然后一步一步向前推。
例如定义百元利润表的平衡公式，先定义“净利润＝利润总额－所得税”，以此类推，最后才定义“主营业务收入－主营业务成本一主营业务税金及附加”。
这样避免前一步骤的平衡影响后一步骤的平衡关系。
三、报表模板的应用
报表的格式定义和公式定义主要用于支持报表的自定义，通用报表系统一般会根据行业的特点，预先设置一系列的报表以供用户选择使用，这就是系统预置的报表模板。
用户利用报表模板就可以迅速建立一张符合需要的财务报表。
此外，对于一些本企业常用报表模板中没有提供的报表，在定义这些报表的格式和公式以后，可以将其定义为报表模板，以后可以直接调用，而无须重复定义。
灵活运用报表模板可以加快报表处理的效率。
第三节
5．3会计报表子系统日常业务处理
在报表模板定义等初始化工作完成以后，企业就可以进行会计报表子系统的日常业务处理，主要包括报表生成、报表审核、报表舍位平衡处理、报表输出和报表维护。
一、报表生成
如果常用的报表模板能满足需要，企业就可以直接调用预置的报表模板生成报表；如果不能满足需要，企业可对报表模板加以修改，或者直接自定义新的报表格式和报表公式，作为新的报表模板保存，这样企业就可以调用经过修改或者是自定义的报表模板，生成新的报表。
因此报表生成只是简单地调用符合企业需要的报表模板即可，有时也需要进行报表格式和公式的少量修改。
以利润表为例，报表生成可分为以下几个步骤：
如图5－7所示：
图5－7：
报表生成的步骤
1、模版选择
以金算盘会计软件为例，打开金算盘电子表格，在“文件”菜单项下，选择“新建”，选择预置的报表模版，如图5－8所示。
图5－8：
模版的选择
如果企业采用企业会计制度，选择企业会计制度模版，并确认。
如图所示，报表系统将一套包括资产负债表、利润表、现金流量表的一系列包含取数公式模版导入进来，选择下图框中的下拉式列表框，用户可以选择要编制的报表计算生成。
见图5－9。
图5－9：
报表模版
2、修改公式
如果对模版中的已预置公式需修改，应修改公式，具体做法参考上节内容。
3、报表重算
选择“工具栏”中的“重算工作表”，选择需要编表的账套名称，报表即可自动生成。
见图5－10。
图5－10：
报表生成
二、报表审核
在数据处理状态中，当报表数据录入完毕后，应对报表进行审核，以检查报表各项数据勾稽关系的准确性。
可以通过命令窗的操作随时对部分数据进行审核，如果审核关系不等，将按照提示内容给出警告信息，也可以使用对话框输入审核公式进行审核，后一种方式设置的审核公式将随报表一起保存，随时可以对报表进行再次审核，而命令窗中的审核公式则不随报表保存。
系统按照审核公式逐条审核表内的关系，当报表数据不符合勾稽关系时，屏幕上出现提示信息。
操作人员按照记录的提示信息修改报表数据，重新进行审核，直到不出现任何提示信息，表示该报表各项勾稽关系正确。
每当对报表数据进行修改后，都应该重新进行审核，以保证报表各项勾稽关系正确。
三、报表舍位平衡
舍位平衡公式设置以后，就可进行舍位平衡，生成新报表。
假设由原利润表编制百元利润表，只需在定义好的舍位平衡公式的基础上，在报表的数据状态下执行舍位平衡操作，就可以生成新的以百元为单位的利润表。
企业只需在新报表的格式状态下将单位修改为百元就可以完成新报表的编制工作。
四、报表输出
会计报表的输出方式有以下几种：
1、屏幕输出。
查询会计报表是计算机会计报表子系统的一个重要内容。
这种输出主要用于企业检查报表设置和编制是否正确，不仅能查询正在编制的会计报表，也能查询历史报表。
2、打印输出。
打印会计报表是会计软件提供的一个重要功能。
该功能可以设置报表使用的字形、字号，调整页面的行间距和列间距，设置页边距、页眉、页脚、纸张大小和纸张来源等，从而输出用户需要的纸质报表。
3、磁盘输出。
指将所需要的报表以文件的形式输出到磁盘上，报表的使用者特别是上级主管部门、总公司可以直接用磁盘中的数据进行报表汇总。
随着移动存储技术的不断发展，有可能采用容量更大、安全性更高的其他存储设备代替软盘，作为输出的载体。
4、网络传输。
如果加密技术、签名技术和防火墙技术等网络安全技术能在一定程度上保障网络传输的安全性，那么网络传输不失为一个快捷、经济的传输方式。
五、报表维护
报表维护是报表系统的一项基本功能，主要包括报表删除、报表备份和恢复。
报表的删除主要针对无须再使用并且按规定可以不用保存的报表，对其进行及时谨慎的清理，有利于存储空间的充分利用和系统的正常运行，并且也能在一定程度上保障企业文档资料的安全性。
第四节
5.4现金流量表的编制
工资子系统的初始设置是目的是使通用的工资业务管理系统能够适应本企业工资业务的管理需要，同时，也提供了企业在经济业务处理发生变化时对已有的设置进行修改的平台。
一、现金流量表概述
1、现金与现金等价物现金流量表是专门用于反映企业在一定会计期间现金及现金等价物流入和流出情况的报表，因此，现金及现金等价物是该表的核心内容。
企业应根据具体情况，确定现金等价物的范围，并且一贯性地保持其划分标准，如改变划分标准，应视为会计政策的变更，并在会计报表附注中披露。
2、现金流量表的结构与编制基础现金流量表分为表头和表体两部分。
其中，表头部分包括报表名称、编制单位、报表所涵盖的日期、报表编号和货币单位及计量单位；表体包括正表和补充资料两部分。
正表基本是按照不同类别的现金流量来分类和列示的，它包括五个大项，分别是经营流动现金流量、投资活动现金流量、筹资活动现金流量、汇率变动对现金的影响和现金及等价物净增加额。
与其他会计报表编制基础（权责发生制下的会计凭证和账簿）不同，现金流量表的编制基础是收付实现制下的会计凭证和账簿。
补充资料的编制基础则是按权责发生制下的会计凭证和账簿经过调整后编制的，其内容包括：
将净利润调节为经营活动产生的现金流量、不涉及现金收支的投资和筹资活动和现金及等价物净增加额。
现金流量表中正表与补充资料相关项目间存在勾稽关系，包括：
①正表第一项经营活动产生的现金流量净额应等于补充资料第一项经常活动产生的现金流量净额。
②正表第五项现金及等价物净增加额应等于补充资料第三项中的现金及等价物净增加额。
③正表的数字是流入与流出的差额，补充资料中的数字是权责发生制下的账户期末数与期初数的差额。
3、现金流量表的内容现金流量表是反映现金流量的报表。
所谓现金流量是指企业某一段时期内现金流入和流出的数量。
企业的现金流量可分为三类：
即：
经营活动产生的现金流量、投资活动产生的现金流量和筹资活动产生的现金流量。
二、现金流量表的编制方法
现金流量表编制方法有两种，即直接法和间接法。
1、计算机环境下现金流量表的编制方法（重点）手工会计现金流量表编制采用的是工作底稿法或T形账户法，都是以“资产负债表”和“利润表”数据为编制基础，以总账、明细账及记账凭证等资料为依据，对每一项目进行分析并编制调整分录，最后编制出现金流量表。
由于计算机工作的特点，现金流量表的编制可在经济业务发生、会计数据输入到计算机时开始，将与现金流量变化有关和与现金流量无关的数据进行分类，以便编制现金流量表时将分类汇总直接在表中列示，这就从根本上解决了手工会计环境下期末编制现金流量表的困难。
计算机编制现金流量表的方法有以下几种：
①现金科目明细化法现金科目明细化法是一种较简捷的编制现金流量表方法，也即在现金科目下按现金流量表各项目设置明细科目，当每笔现金业务发生时，按现金流量表的项目要求分析现金流向，然后选择相应的明细科目做账务处理，期末对各种现金明细科目进行汇总后，其发生额实际上就是现金流量表项目应分别填列的金额。
这种编制方法的思路简单明了，报表数据精确程度高，但它要求录入员在输入凭证时分析和判断现金科目的流向，因此对用户的要求较高。
②辅助项目核算法辅助项目核算法的思路是：
将现金和现金等价物科目设置为辅助核算项目，其辅助核算项目可直接按现金流量表表外取数项目设置。
在编制记账凭证时，将涉及现金流量变化和不涉及现金流量变化的事项按设定项目分类，期末根据项目总账统计表和项目明细统计表设置公式，由计算机自动编制现金流量表。
这种方法的原理实际上和第一种方法类似，不同之处在于它用账务处理中的辅助核算功能代替了现金科目下的明细账设置，其不足之处依然是需要会计人员具有较高的会计业务分析和判断能力。
③标志字段法设立标志字段方法的基本思路是：
按影响现金流量变化和不影响现金流量变化分别建立标志字段，在输入记账凭证时对于程序能够根据对应科目自动区分的业务分别加以标记，如销售商品业务，通常的会计分录为：
借记“现金（或银行存款、应收账款）”科目，贷记“主营业务收入”和“应交税金——应交增值税（销项税额）”科目，由于对应关系明确，计算机程序完全可以根据对方科目自动将现金（银行存款、应收账款）按商品价款金额和税款金额分别加以标记。
对于计算机程序难以区分的一些涉及多借多贷的复杂业务，则由会计人员在输入凭证时或在编制现金流量表前手工操作计算机，对相应的内容加以标示。
期末根据不同的标记分别进行汇总，自动填列现金流量表。
这种编制方法是一种非常简便而且数据精度较高的处理方法，一些通用会计软件都采用此种方法。
④凭证摘要标注法凭证摘要标注法的基本原理是：
在输入收付现金及现金等价物的记账凭证时，在凭证摘要中标注所涉及的现金流量表行次，在设计现金流量表表外取数项目的取数公式时，直接按凭证库摘要字段中所涉及的现金流量表行次取数。
其思路和上述三种方法类似。
三、现金流量表编制的操作
以金算盘电子表格软件为例，现金流量表的生成步骤如下：
1、初始化初始化主要涉及定义现金流量表中的现金及现金等价物的内容，以及定义现金流量表中各项目的取数公式。
选择“加强库”菜单下的“现金流量表生成向导”命令，弹出如下窗口：
图5－11：
现金流量表生成向导
输入账套、日期、会计期间、操作员及口令，单击“下一步”按钮，屏幕上弹出如下窗口，在此窗口中，指定现金科目。
图5－12：
选择现金科目
单击“下一步”按钮，定义流量项目，如图5－13所示：
图5－13：
定义现金流量项目
在该窗口中，可以直接定义现金流量表里各个项目的数据来源，单击数据来源栏的下拉按钮时，可弹出取数公式的对话框如下：
图5－14：
取数公式定义对话框
取数公式可以从记账凭证、账务及本表中取数。
对于从凭证中（现金流量页面）取数，我们可以设置各种各样的条件，包括制单日期、凭证类型、凭证编号、摘要、借方科目、贷方科目、币种、金额、单位、部门、职员、统计、项目、制单、复核、记账、包含未记账凭证等。
当选择了条件项目和具体的条件值时，单击“填入公式”按钮，公式框中就显示出你所设置的条件，如果有多个条件，可单击相应的运算符后继续定义条件，定义完所有的条件后，单击“确定”按钮，则现金流量表中该项的数据来源已定义完毕。
从账务中取数类似于从凭证中取数，不在多说。
表内取数主要是多个项目的金额进行相加。
重复上面的操作，可定义现金流量表中所有的项目的数据来源。
2、生成现金流量表单击“下一步”按钮，系统根据数据来源自动计算现金流量，计算结果显示在“计算底稿”页面中。
在计算底稿中，系统默认自动清除上次的计算结果，对手工分配的情况不作清除处理。
如果选择了“清除所有底稿”，系统将清除所有的分配结果（不包含注册期间范围外的数据），包含根据公式自动分配的结果和手工分配的结果。
如果发现需要对数据进行调整，可选择“数据调整”页面，进行手工分配。
数据调整完毕后，单击“下一步”按钮或“数据预览”按钮，即可看到生成的现金流量表。
单击“完成”按钮，系统提示用户是否将公式保存到现金流量表。
如果用户选择“是”，则将公式及数据同时保存到现金流量表中，否则只将数据保存到现金流量表中。
资产负债表和损益表等的自动生成向导和现金流量表类似，在此不再赘述。
案例分析
电算化条件下利润表编制方案的优化
在企业主要的会计报表中,利润表具有项目较少、项目内容与会计科目对应关系明确的特点。
但是,在财务软件及企业资源计划（ERP）软件的报表系统应用中,编制利润表时却经常产生一些计算错误。
这些错误往往并不一定源自软件本身的、设计缺陷或技术故障;而可能与用户的损益核算、损益结转方法和利润表项目具体计算方法有关。
因此,有必要对利润表编制方法进行深入探讨。
一、利润表编制方案要素
利润表编制方案,指在会计电算化系统中,如何根据利润表编制要求组织损益和利润的核算,并运用报表函数计算各项损益和利润指标的一组相互联系的处理方法。
利润表编制方案至少包括以中几个要素:
1.取数函数。
报表系统通常提供了大量提取账务系统和其他业务系统数据的函数,作为报表系统与账务系统及其他系统相联系的桥梁。
不同的编制方案对这些函数的应用方法大相径庭,计算利润表所使用的函数主要有:
①发生额函数,用来提取收入类科目的贷来发生额或费用类科目的借方发生额;②发生净额函数,用来提取损益类科目的借方发生额与贷方发生额相抵减后的差额;③对方科目发生额函数,提取损益类科目与“本年利润”科目相对应的损益结转发生额;④损益发生额函数,提取损益类科目中除自动结转额之外的发生净额。
2.损益入账方法。
损益入账对利润表项目计算的影响,主要涉及同类损益抵减事项的入账方向对报表取数的影响。
所谓同类损益抵减事项,是某类损益项目中的一些非典型交易,如收入项目中的退货冲销、折扣入账、投资损失的入账,费用项目中的盘盈冲销。
这种抵减事项是以红字（即负数）在同方向入账,还是以蓝宇（即正数）在反方向入账,在某些计算方案中将影响利润表项目计算的正确性。
3.期末损益结转。
期末损益结转是指期末将损益类科目余额转至“本年利润”科目。
这一处理过程具体包括四个方面:
①结转时间。
损益结转可以在月末、季末、年末进行,有的企业可能不定期结转。
某些利润表编制方法是建立在特定的结转时间基础上的。
例如,如果使用结转额计算损益项目,则只有采用每月末结转的方法,才能正确提取本月损益结转额。
②结转方式。
是绝对自动结转,还是允许手工结转。
③结转科目。
是在每个损益一级科目下单独设置“结转”专用二级科目,还是直接从各损益类科目结转,都会对损益结转设置和利润表损益取数方法产生影响。
此时,编制方案需考虑向“结转”子科目取数,还是向“非结转”子科目取数;取科目发生额,还是取科目发生净额。
④结转方向。
在余额的反方向结转,还是允许以红字在余额的同方向进行冲销结转,这将产生以损益结转额作为计算依据的方案要不要考虑两种方向结转额的问题。
二、几种流行的利润表编制方案及其局限性
1.“发生额函数取数法”方案。
以国内一些主要财务软件厂商在其软件系统中提供的报表模板为代表
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