采购组织方案.docx
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采购组织方案
******职工食堂装修装饰工程
采
购
组
织
方
案
一、采购部职能与组织结构
二、工程材料采购流程
三、与业主联合采购主材计划清单及到货日期（根据进度计划到货）
一、采购部职能与组织结构
一、采购部职能本工程采购部由项目经理领导，在相关职能部门的配合协助下，严格制定并执行采购制度与采购工作流程，确保工程生产、经营活动顺利进行。
采购部在本工程中行使下列职能。
（一）建立采购部组织结合企业实际情况和发展需求，建立健全采购部的组织结构设计，明确职责分工，优化人员配置，提高采购工
作绩效。
（二）建立健全采购管理制度体系根据业主项目部要求及部门任
务，制定并严格执行采购规章制度，规范采购作业。
（三）采购计划管理在调查和分析采购需求的基础上进行采购决
策，编制采购计划与采购预算，指导采购活动。
（四）供应商管理根据采购计划进行市场调研，选择、评审、考
核供应商，建立并完善供应商档案。
（五）采购价格管理建立并更新重要物资及常备物资的价格档案，
指导采购作业与价格谈判，提高采购绩效。
（六）采购合同管理组织合同评审，签订采购合同，建立采购合
同台账并分类管理，监督合同的执行。
（七）采购进度控制监督采购合同签订与执行，开展采购跟单与
催货工作并进行交期管理，严格控制采购进度，确保供应及时。
（八）采购质量控制建立采购认证体系，对供应商及采购物资的
质量进行检验、认证，确保采购物资符合企业要求。
（九）采购成本控制严格执行采购预算，监督采购询价、议价、
订购过程费用的使用情况，开展成本分析，有效控制采购成本。
（十）采购绩效管理定期对采购作业及各采购人员进行绩效考核，并根据采购结果实施奖惩，分析采购过程中的薄弱环节与问题，制订
改进计划，提高采购绩效。
二、采购部组织结构
本工程为确保采购职能的实现，在设计采购部组织结构时，充分考虑、分析采购需求，生产经营的规模与发展规划，内外部环境，管理水平，市场结构，物资价格弹性，产品技术，业主需求等方面的影响，确保采购组织的高效性、灵活性。
本工程采购部组织结构如图。
采购部经理
采购专员采购专员
二、工程材料采购流程
为加强工程材料的程序化管理，有效控制资金使用，更好地做好材料成本工作，摸清各工程材料用款，对外欠款，结合本项目实际情况，特制定相关材料采购程序，望各项目部遵照执行。
一、设计部统计审核数量
设计部根据标书及施工图纸认真计算各工程的材料总需求计划交业主、材料部、项目部各一份。
二、项目部申请材料购买计划
1、项目部提前开出由设计部认可的材料总需求计划，并注明名称、品牌。
规格型号、数量、需到场时间。
有加工图纸的附图纸，须有设计师签字（结合工程情况，项目部须充分考虑定加工材料的加工期，给材料部合理的供货时间）
2、主材材料单一式三份，材料部，项目部，业主各一份，为杜绝浪费及其它不合理情况发生，材料单上项目经理、发包人、仓管必须签字，缺一不可，否则材料部有权拒绝接收。
材料部不接受项目部电话通知供货要求，如特殊情况，材料部可适当安排，但事后项目部必须补开材料单交材料部。
3、工程中变更或增加的材料用量，以业主通知或签证为准。
同时报设计部核定数量，方可申请购买。
4、材料部指派专人市场评价，再结合投标报价（时间不同，材料价格有涨有跌），优先选择供货及时、信誉好、质优价廉、实力强的供应商进行采购。
（主要材料需选择三家以上供货商报价比价，并将报价结果报业主审核，辅材从公司长期固定供应商中优先选择。
）
5、订立合同一律到公司，公司财务部根据合同及付款手续支付预付款或定金。
三、材料入库
1、货到工地，仓管应及时通知项目经理，材料部共同验收。
如供货商手续齐全（供货清单上材料品种、数量、价格与实收货物一致，并附检测报告、合格证、质保证书），且质量符合标准，仓管应立即办理入库手续，并由项目经理在入库单上签字认可。
2、仓管验收货物登记时应仔细核对供货方送货清单上材料名称、品牌、规格型号、数量是否与所供材料一致，如有不符，应做记录。
对于质量不合格的材料，一律拒收。
四、付款
1、所有材料付款，各供应商应带有项目经理签字的我公司入库单及发票到公司材料部统一办理付款手续。
订货材料以合同为准。
材料部对各供应商按各工程分别进行登记、建档，由材料员负责领款、报账。
2、材料员对于自己负责的工程建立台账，包括工程名称、供应商名称、材料名称、供货时间、供货总金额、已付款金额、欠款金额等明细。
每周汇总一次，制成报表，并与业主、项目部、供应商、财务部核对。
五、材料成本
工程结束后，材料部根据仓管开出的入库单，分别计算各供应商供货总金额，财务已付款金额，算出对外欠款，汇总本工程的材料成本，制成报表，上报项目部及业主。
六、材料及半成品检验制度
材料的管理是企业进行经济核算的重要基础工作，加强材料的质量、数量的检验和控制是延长建筑产品的使用寿命和降低成本的重要关键。
为此企业根据材料的管理工作配备专职仓库保管员加强原材料及半成品现场管理，严格把好材料质量、数量验收关，特制定如下制度：
1．严格限额领料，收发料具要及时入帐手续齐全。
2．坚持中间核算，也就是在施工过程中分阶段进行材料使用的分检和核算，以便及时发现问题，防止材料超用。
3．在组织工料消耗与分析的基础上，按单位工程核算材料消耗并分析原因总结经验，增收节约，降低造价。
4．加快周转材料的周转、利用、提高复用次数。
5．加强验收，在一般情况下要全数检查，防止供应中短缺物资现象。
6．严格控制来料的规格、材质、使其符合使用要求，一般材料可由材料员从外形判断，需要进行技术检验或进行物理化学试验的应向业主、监理单位汇报，由质检部门抽验。
7．对主材及半成品材料进场，必须附有材料供应单位提供的质保书单和复试单，才能在工程中使用，无质保单的材料不得使用。
材料部材料员岗位职责
为提高材料采购质量，提高工作效率，明确工作思路，特制定如下岗位职责。
在材料部经理的领导下，做好本职工作，严格遵守公司规章制度及材料部规定，全心全意为工程项目服务。
1、严格按照货比三家、比质比价的采购原则，依照同等质量比价格，同等价格比质量，同质同价比服务的方法，评出对工程最合适的供应商，按质按量、按时采购材料，确保供应，满足项目需求。
2、负责对在建工程进行市场询价（材料员在收到材料单后，常规材料一到两天，特殊材料三天内完成询价比价工作）
3、工程合同签订，应在本项目所在地进行，非特殊情况的，一律采用公司规范合同。
合同签订时应最大限度考虑业主利益。
在付款方式、付款金额、送货时间、质量约定、违约处罚等细节方面认真研究。
合同签订后，经业主与项目经理审核签字后方可执行。
4、必须熟知各种材料的用途、性能、价格、产地，按照项目部开出的材料单，在规定的时间内及时采购，不得影响工程进度，如因工作怠慢导致供货不及时，延误工期的由业主及项目部处理。
5、严格按照工作程序，严把质量关，所购材料的品牌、质量、规格、型号、数量必须符合设计部、项目部的要求。
应对所购材料的质量负责，并对其所购进的劣质材料所产生的后果承担责任。
6、积极配合项目部对业主认价，采购的材料，做好进场前检测检验和进场后的验收工作，确保材料质量。
7、负责对采购的材料符合工程质量、环保和消防的要求，并对提供的材料小样把关。
8、积极主动学习，考察现行建筑装饰行业方面的新材料、新工艺积极储备材料商信息。
对主要装饰材料及时掌握市场价格行情，并针对市场走向及时作出材料价格预测，为材料采购或认价做准备。
9、负责配合设计部投标询价、报价，收集材料小样，制作展板等工作。
10、负责配合公司财务部做好工程项目成本核算工作。
11、负责对特殊加工材料及受产能、进口等限制的材料跟踪工作，及时协调沟通，确保材料按期到货。
12、负责材料运输协调工作。
13、负责对项目多余和验收不合格的材料做退货换货处理，对多余无法退货的材料协助仓管做好登记，并协调转移到其他项目使用。
14、负责对履约过程好的供应商（材料质量好，符合质量、环保、消防规定、价格合理、付款条件对公司有利，具备一定实力）及时纳入业主及项目部合格供应商名录。
常用辅助材料，按品牌品种、规格型号、生产厂家价格汇集成表。
并选定两到三家固定供应商，作为合作伙伴长期合作
15、采购材料应有国家正规税务发票，报销时须有工地仓管开出的入库单，连同供货方发票，到财务部冲账。
16、根据需要参与各类材料推荐会、展示会，参加材料部内部会议。
17、完成公司安排的其他工作。
仓库管理员职责
一、材料到达现场，仓管应第一时间通知业主、项目经理和材料部一同到现场查验材料。
仓管应仔细核对对方送货清单上材料名称、品牌、规格型号、数量、单价（有合同的对照合同）与实收货物是否一致，如有不符应立即指出，并在送货清单上注明。
对于质量不合格产品一律拒收，并通知材料部，由材料部重新安排。
二、对已收材料，仓管应建立台账，对各个供应商供应材料分别登记归档。
出入账应分开，领料单必须由项目经理签字，每周统计一次。
已收材料符合手续的应立即办理入库手续，并请项目经理签字认可。
每周将现场库存材料品种、数量、已开入库单汇总，报业主、财务部、材料部。
三、项目部申请采购材料必须由业主签字，业主审核批准。
为防止工地现场辅材结余过多造成浪费，仓管应在材料单上签字核实，材料单一式三份，业主、项目部、材料部各一份。
四、工程结束后，对工地现场结余材料，仓管应分别登记在册，特别是主要材料、高价值材料更应详细记录。
能用的主材经请示业主，留待下一个工程使用，并办理相应移交手续，不能使用主材的请示业主，由业主处理，严禁仓管私自处理库存材料。
五、仓库现场应保持整洁，货物摆放合理，并有标识，便于取放。
对于易燃易爆材料及其它危险品材料，应另行安置，并附防护措施。
仓库内不得吸烟，严禁动用明火，私拉电线。
六、仓管接收货物，不得故意刁难供货商，应实事求是，对于质量合格，品种，数量准确无误的应立即开具入库单，不得多开、漏开、错开。
严禁仓管弄虚作假，否则项目部予以处理。
三、与业主联合采购主材计划清单及到货日期（根据进度计划到货）
序号
材料名称
运至现场日期
（按开工之日算起）
备注
1
卫生间砖
第五周
2
一层、二层地砖
第五周
3
墙裙砖
第五周
4
乳胶漆
第六周
5
壁纸
第七周
6
门厅石材
第六周
7
门及五金件
第八周
8
灯具
第八周
9
洁具及五金件
第八周
10
用餐座椅
第十周
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