第一讲干部人事档案和干部人事档案工作概述.docx
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第一讲干部人事档案和干部人事档案工作概述
第一讲干部人事档案和干部人事档案工作概述
第一部分干部人事档案总体发展情况
一、什么是干部人事档案
干部人事档案是组织、人事等有关部门，按照党的干部政策，在培养、选拔和任用干部等工作中形成的记载干部经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作实绩等内容的文件材料，并按有关规定进行整理后组合起来的个人档案。
是历史地、全面地考察了解和正确选拔使用干部的重要依据，也是国家档案的重要组成部分。
二、什么是干部人事档案工作
胡锦涛同志指出：
“档案事业是一项崇高事业，是党和国家事业发展的一个不可缺少的方面。
借助档案，我们能够更好地了解过去，把握现在，预见未来。
”干部人事档案工作是党和国家干部工作的重要组成部分，也是国家档案工作的组成部分。
它是为贯彻执行党的干部路线、方针和政策，选贤举能、知人善任，进行社会主义现代化建设服务的。
这项工作的好坏，直接关系到干部人事工作的质量和效率，关系到党管干部原则的具体落实和社会主义现代化建设。
三、干部人事档案的形成和发展
干部人事档案的形成和发展过程，可归纳为六个阶段。
（一）形成阶段（建党以来——1956年8月）
建国初期，适应革命与建国初期的形势需要，干部档案工作逐步产生，在这个时期形成的反映干部政治身份、政治历史和工作表现的材料，为后来建立干部档案打下了一定基础。
（二）建设和发展阶段（1956年——1966年）
1956年8月上旬，中央组织部在北京召开了第一次全国干部档案工作座谈会。
同年9月，颁发了《干部档案管理工作的暂行规定》和《干部档案整理办法》，标志着我国干部档案工作的正式开展。
（三）受干扰、破坏阶段（1966年——1976年）
1966年的“文化大革命”，给我们党和国家以及全国人民带来了沉重的灾难。
“四人帮”的黑手同样伸向了干部档案工作，档案管理人员遭到迫害，管理制度遭到严重破坏，大量干部档案材料遭到泄密。
（四）重新恢复阶段（1976年——1990年）
粉碎“四人帮”，特别是三中全会召开以后，干部档案工作拨乱反正，逐步恢复正常工作秩序。
1980年2月，中央组织部在北京召开了第二次全国干部档案工作会议。
会议制定了《关于加强干部档案工作的意见》和《干部档案工作条例》，完善了制度法规。
（五）新的发展时期（1990年——2000年）
1990年12月4日，中央组织部在北京召开第三次全国干部档案工作会议，会后重新修订了《干部档案工作条例》，制定了《干部档案整理工作细则》和《关于干部档案材料收集归档的暂行规定》。
1995年11月28日，中央组织部在北京召开全国干部人事档案工作经验交流会，表彰了一批全国干部人事档案工作先进集体和先进工作者。
1996年6月，上海市召开了干部人事档案工作经验交流会。
同年4月，中组部重新修订颁发《干部人事档案材料收集归档规定》，更加完善、健全了收集归档制度。
主要成果：
1、进一步健全和完善了各项制度。
市委组织部汇编出版了《干部档案工作常用文件选编》和《干部人事档案工作问题解答》二本书。
2、加强档案材料收集，不断充实干部档案内容。
3、加强了对管档人员的业务培训。
4、积极开展目标管理工作。
1996年中组部下发了《关于印发〈干部人事档案工作目标管理暂行办法〉和〈干部人事档案工作目标管理考评标准〉的通知》以及《干部人事档案工作目标管理检查验收细则》，上海从1998年起开展了干部人事档案目标管理工作，从1999年开始对达标成果进行验收。
至2006年底，上海共有达标单位1009个，其中一级单位212个，二级单位267个，三级单位530个。
（六）逐步提高规范化、制度化、科学化管理水平（2000年——至今）
中组部于2005年11月召开了全国第四次干部档案工作会议。
上海市在开展干部人事档案制度化、规范化、科学化建设方面主要做了以下工作：
1、抓好学历学位检查清理工作。
市委组织部于2002年至2003年开展了上海市局、处级干部学历学位检查清理工作。
2、抓好干部档案审核工作。
根据中组部的要求，市委组织部从2004年起，对本市市管干部档案进行审核，并于2005年完成了审核工作，同年8月通过了中组部的验收。
2006年3月，市委组织部下发了《关于开展干部人事档案审核工作的通知》，在各区县、部委办和直属局级单位开展了干部人事档案审核工作。
2007年4月，又下发了《关于对干部人事档案审核工作进行检查验收的通知》，开始对完成审核工作的单位进行检查验收，至2008年3月，55个区县、部委办和直属局级单位中有49个单位达到干部人事档案审核工作标准。
3、研究建立科学化管理体系。
市委组织部于1992年开发研制了计算机“干部人事档案辅助管理系统”，从目录入手实行计算机管理，1998年又开发了“干部人事档案管理系统”软件，加强信息化管理的功能。
目前，信息开发与共享，电子档案的建立已成为干部人事档案发展的趋势与目标，也是我们目前研究的重要课题。
第二部分干部人事档案的特点、作用
及与文书档案的关系
一、干部人事档案的特点
（一）真实性。
真实性是干部人事档案的生命。
体现在以下三个方面：
1、凡是属于归档的材料必须经过组织审查和认可；
2、凡是属于归档的材料必须符合有关政策规定；
3、凡是属于归档的材料必须经过认真审核。
（二）完整性。
干部人事档案的内容应当反映干部的全面情况和全部历史。
（三）动态性。
表现在以下三个方面：
1、本人的情况在不断地变化；
2、历史在不断地变化；
3、档随人走的观念在不断变化。
（四）机密性。
《干部档案工作条例》规定“干部档案是党的机密”，绝大部分内容只能限于组织掌握，不能向社会扩散，也不得随便公开，有其机密性。
二、干部人事档案的地位和作用
1、重要的依据作用。
干部人事档案是知人善任、选贤举能的重要依据。
2、可靠的凭证作用。
干部人事档案是为落实党的政策，确定和澄清个人有关问题以及进行正常政治审查的可靠凭证。
3、准确的信息作用。
作为人才信息缩影的干部人事档案，在开发人才过程中占有重要的位置。
4、珍贵的资料作用。
干部人事档案是研究历史和撰写各类人物传记的珍贵资料。
5、对干部人事工作有规范、检查和监督作用。
三、干部人事档案和文书档案的关系
（一）相同性：
干部人事档案和文书档案都是国家档案的组成部分，都是将机关、组织、个人的社会实践活动保存起来，供查阅的历史记录，都是在文件材料基础上形成的。
（二）区别性：
1、立卷单位不同。
文书档案一般是以问题、作者、名称、地区、时间、收发文机关等特征为单位立卷；而干部人事档案则以文件材料涉及个人这一特征立卷。
2、整理和管理方法不同。
文书档案的整理一般先区分全宗，全宗内档案按年度、组织机构、问题等分类方法分成不同类别，再按问题、时间、名称、作者等特征组成案卷，并根据价值划分为永久、长期、短期三种保管期限，在本单位文书档案室进行保管，并定期向各级档案馆移交；而干部人事档案的整理是以个人为主体进行分类（现分为十大类）组合而成的，并由各级党委组织、干部（人事）部门的干部（人事）档案室进行保管，直到干部死亡后按照保管期限移交到各级档案馆。
3、真实性含义不同。
文书档案要求真实反映历史全部过程，对由于人们认识水平局限性而形成的不符合客观实际的文件材料，同样要保存；而干部人事档案则要求客观、真实反映干部本人真实面貌，经过组织审查后确属不实的材料，必须从干部人事档案中清理出去。
4、作用和服务对象不同。
文书档案是面向社会为行政工作的稽核、生产建设的依据、科学研究的资料、法律的信证等便于党和国家各项事业利用，可以公开提供利用；而干部人事档案主要为党的组织、干部人事部门，为干部人事工作服务，为考察了解干部，推荐选拔优秀人才服务，不能公开提供利用。
5、转递途径不同。
文书档案不能随着人的变动而转递，档案永久保存在本单位文书档案室；而干部人事档案是随着人员调动或流动、职务的变化而转递。
6、归口不同。
文书档案一般由综合性部门如办公室等保管与管理，而干部人事档案则由组织人事部门保管与管理。
第二讲干部人事档案材料收集工作
一、什么是干部人事档案材料收集工作
干部人事档案材料的收集工作是干部人事档案管理部门，根据本单位干部人事管理权限范围及干部人事档案的收集归档范围，将向有关部门收集所管理的干部人事档案及形成的干部人事档案材料集中起来统一管理的工作。
二、干部人事档案材料收集工作在干部人事档案工作中的地位和作用
（一）干部人事档案材料收集工作的地位
干部人事档案材料收集工作是干部人事档案管理工作的首要环节，是干部人事档案工作的基础和起点，是干部人事档案内容建设的一项长期的、根本的任务。
（二）干部人事档案材料收集工作的作用
1、收集工作是实现干部人事档案集中统一管理的重要手段。
2、收集工作是建立干部人事档案最重要的基础工作和有效发挥作用的前提。
3、收集工作是不断丰富干部人事档案内容、体现干部人事档案价值的唯一途径。
（三）干部人事档案材料收集工作的指导思想
干部人事档案材料收集工作着重收集反映干部“德、能、勤、绩、廉”等情况的材料充实档案，做到及时、规范、真实、条理、精炼、实用，为正确选拨使用人才提供依据，有效地为组织人事工作服务，为社会主义现代化建设服务。
三、干部人事档案材料收集工作的范围和途径
（一）档案材料的收集范围
是指在干部人事工作和其他有关工作中形成的应归档的干部人事档案材料。
中组部印发的《干部人事档案材料收集归档规定》归档范围规定，收集范围共二十三条。
（二）干部人事档案材料的收集途径
1、通过组织、干部人事部门收集在干部人事工作中形成的登记表等材料。
2、通过筹备党代会、人代会、政协会议和工会、共青团、妇联等群众团体代表会议和民主党派等会议的部门和临时机构，收集各类代表登记表、委员简历和个人政绩等材料。
3、通过国民教育的有关院校、党校、军队院校，培训部门等收集学历、学位、学籍、培训等材料。
4、通过评（聘）专业技术职务资格部门，收集评审（考试）专业技术职务任职资格材料。
5、通过本人当时所在单位组织部门收集入党（团）和加入民主党派的有关材料。
6、通过有关部门收集表彰奖励活动形成的有关材料。
7、通过纪检、监察、司法、审计及有关的行政部门收集有关处分材料。
8、通过卫生部门收集健康检查和因病、工伤、事故致残的有关材料。
9、在人员流动过程中形成的材料。
四、干部人事档案材料收集工作的方法和要求
（一）收集方法
1、建章立制，保证收集制度化。
主要的收集制度有：
联系制度、移交送交制度、催要制度、审核登记制度、定期检查督促制度。
2、及时掌握信息，做好集中收集。
对集中形成的材料（范围、内容、时间等）作出明确要求，争取一次收齐。
3、疏通收集渠道，建立联系网格。
靠建立单位内、外的横向和纵向收集网络来疏通收集渠道。
4、加强科学研究，提出补充收集措施。
对缺少的材料做好登记，通过材料形成单位补充收集，也可由有关组织人事部门出具证明。
（二）收集要求
1、保证收集质量。
要把好干部人事档案材料“入口关”，对收集的材料要认真审核，严格把关，防止将不符合归档要求的材料进入档案。
2、严格掌握范围。
要严格按中组部《干部人事档案材料收集归档规定》范围和要求进行收集。
3、及时、规范、细致地开展收集工作。
要不失时机进行档案材料收集工作，做到随办、随收、随审、随归。
并随时录入计算机，利用信息化功能随时统计收集情况，以便及时补漏。
4、干部人事档案材料的载体一般应使用16开规格的办公用纸（注：
本市材料标准长26.5公分、宽19公分），材料左边应留出2—2.5厘米装订边。
五、怎样做好干部人事档案材料的收集工作
1、加大宣传力度，强化依法归档意识
经常了解和掌握形成干部人事档案材料的信息，沟通渠道，建立联系制度，不失时机地向形成材料的部门收集应归档材料。
2、把握材料形成规律，掌握收集工作主动权
要督促形成干部人事档案材料部门，在形成正式材料后一个月内，负责按要求把应归档的材料送交干部人事档案管理部门，并形成制度。
3、健全工作机制
发现归档材料不符合要求时，及时通知材料形成部门补送材料或补办有关手续。
4、要利用信息化手段及时汇总、统计收集材料情况
要定期研究、解决收集工作中存在的问题，建立健全收集工作的长效机制。
5、收集工作一定要避免只收不归和只管不整现象。
六、干部人事档案材料收集工作的纪律
干部人事档案工作人员在收集归档工作中要严谨细致，严格把关，保守秘密，遵守以下纪律：
1、不得将本规定所列归档范围之外的材料归入档案。
2、不得擅自携带干部人事档案材料外出。
3、不得私自摘抄、复制干部人事档案材料。
4、不得擅自公布干部人事档案材料。
5、不得私自或者允许他人涂改、伪造、撤换、增添或销毁档案材料。
对违反收集归档纪律的直接责任人员和负有责任的领导人员，要给予相应的党纪、政纪处分，构成犯罪的要依法追究刑事责任。
第三讲干部人事档案的整理工作
一、什么是干部人事档案整理工作
干部人事档案的整理工作就是根据一定的原则和方法，把平时收集而来的干部人事档案材料，以个人为单位，进行审核、分类、排序、编目、技术加工并装订成卷，在此基础上，不断对档案内容进行补充的工作，是干部人事档案立卷的全部过程。
二、干部人事档案整理工作的类型和方式
（一）整理工作的类型
1、新建档案的整理。
指将干部人事档案材料按中组部有关文件要求完整、系统、条理、准确地装订成册。
2、已建档案的局部整理和补充归档材料。
指对现有的干部人事档案不断将新形成材料按要求补充进档的整理。
也叫“归档”或“归入零星材料”。
（二）整理工作的方式
1、集中整理。
指集中人力和时间对档案材料进行全面整理的工作。
2、日常整理。
指管档人员定期对档案材料进行全面整理。
三、干部人事档案整理工作的意义和要求
（一）整理工作的意义
1、整理工作是将干部人事档案材料转化为干部人事档案的唯一途径；
2、整理工作为利用提供了方便条件；
3、整理工作有利于干部人事档案材料的保护，改变档案材料散乱状况；
4、整理工作为档案管理科学化创造有利条件。
（二）整理工作的要求
1、整理干部人事档案必须做到“严格审核、准确分类、编排有序、目录清楚、装订整齐”。
2、通过整理，档案内容应符合“完整、真实、条理、精炼、实用”的要求。
3、对整理干部人事档案人员的要求。
四、干部人事档案整理前的准备工作
1、档案材料的收集。
2、整理人员的挑选。
3、必须有一定的经费保证。
4、物资的准备要充分。
五、干部人事档案整理的步骤
干部人事档案整理工作一般分八个步骤。
（一）材料的审核
1、审核材料是否属于应归档内容的材料：
归档范围必须符合中组部《干部人事档案材料收集归档规定》（组通字[96]14号文件）的要求。
2、审核材料是否齐全、完整，是否张冠李戴或一人多份。
3、审核材料是否填写规范，手续完备。
4、审核材料是否真实、准确。
5、审核材料是否缺少应有材料或重复。
（二）材料的分类
根据《干部档案工作条例》和《干部档案整理工作细则》规定的标准，档案划分为正、副本。
1、正本。
分为10大类，是由全面、历史和现实反映一个人的真实情况材料构成。
第一类：
履历性质材料
包括个人填写的履历性质材料：
干部履历表（书）、简历表、各类人员登记表等。
第二类：
自传性质材料
包括个人自述家庭和社会关系情况材料，报告个人有关事项的材料等。
第三类：
鉴定性质材料
包括组织鉴定、考察、考核材料和属于个人鉴定性质材料：
组织审定的干部提拔、任命考察材料、表现材料，定期考核材料，民主评议干部的综合材料，年度考核登记表，审计工作中形成的任期经济责任审计综合报告，完成专项工作、重大任务的表现、实习、学习等鉴定材料。
第四类：
学历、学位、培训和专业技术情况材料
包括在普通教育、成人教育、自学考试、教育网校、党校、军队院校、留学等学习过程中形成的材料：
报考志愿（登记）表、保送生登记表、学生（学员、学籍）登记表、学习成绩表、毕业生登记表、毕业论文答辩情况表，选拔学生登记表（限于大学普通班），报考攻读硕士（博士）学位研究生登记表、专家推荐书、论文答辩情况、授予学位材料，博士后的申请表、博士后研究人员工作期满登记表，同等学历申请硕士（博士）学位的学位课程进修成绩表、国家统考科目成绩表、授予学位材料；党校学历证明，出国留学或参加中外合作办学的选拔学生审查表、报考（申请）表、成绩表、授予学位材料及中文译本、学位证书复印件，各级组织、人事、教育部门出具的学历学位认证材料、教育部留学服务中心出具的国外学历学位认证材料，肄业材料等。
考、评、聘专业技术职务（职称）材料：
评审表、申报表、审批表、职（执）业资格统考材料及证书复印件、职称外语等级考试证书、计算机应用能力资格证书复印件，教师资格过渡登记表、审批表，资格考试合格人员登记表，评选各类专业拔尖人才的材料，反映个人科研学术水平的材料等。
培训材料：
为期二个月以上的学员培训（学习、进修）登记表、鉴定表、结业登记表、培训证书（复印件）等材料。
第五类：
政审材料
包括在入党、入团、参军、入学、出国或从事特殊职业的政审及调查证明材料，政治历史审查过程中形成的材料，调查报告、审查结论、上级批复、本人对结论的意见、检查交待或情况说明，作为结论的调查证明、证据材料，甄别复查结论（意见、决定）、调查报告、批复及有关依据材料，撤销原结论材料，各类政审表。
更改或认定姓名、民族、籍贯、国籍、出生日期、入党入团时间、参加工作时间材料：
个人申请、组织审查报告及所依据的证明材料、上级批复等材料。
说明材料：
审核工作中除年度考核、党员民主评议、培训三表之外未补齐材料的情况说明。
第六类：
加入党团组织的材料
包括入团志愿书、入党志愿书、1份入党申请书、转正申请书；党员登记表、党员民主评议表、民主评议党员中认定为不合格党员被劝退或除名的组织意见及主要事实依据；不予登记或缓期登记的决定、退党、自行脱党的本人申请、上级批复；取消预备党员资格材料，恢复组织生活（党籍）的审批材料；加入民主党派的申请书（表）、登记表等材料。
第七类：
表彰奖励材料
包括授予各种荣誉称号的审批（呈报）表、获得各级各类奖励的有关凭证、先进事迹材料、奖学金等材料。
第八类：
处分材料
包括纪检、监察、公安、检察院、法院和行政管理部门形成的各类材料：
处分决定、上级批复、调查报告、本人检查、对处分的意见、复查报告，免于（解除、变更、撤消）处分的处理意见，通报批评，检察院不起诉决定书，法院判决书（裁定书），民事判决书等材料。
第九类：
调动、任免、工资、出国、各类代表会议材料
包括与职务变化有关的材料：
干部任免审批（呈报）表、授予（评定）、变动军（警）衔、海关关衔、法官和检察官等级审批表；与岗位变化有关的材料：
公务员过渡、招考、公开选拔和竞争上岗工作中形成的报考（报名）登记表、考试成绩单、录（聘）用审批（备案）表和合同（协议）书，选调生登记（审批）表，招工审批表，入伍登记表、军转干部（退伍军人）审批表、续聘通知（决定）、退（离）休审批表；辞职、辞退、罢免材料：
自愿辞职、引咎辞职、责令辞职的个人申请、辞职通知、组织决定、辞职证明、身份证明，对责令辞职决定不服的申诉、复议决定，落编、下岗通知书，辞退材料，罢免材料；与工资、待遇有关的材料：
新增人员工作审批表、转正定级工资审批表、工资变动审批（登记）表、提职晋级和奖励工资审批表、工资转移证（单）、工资停发（恢复）通知单，享受政府特殊津贴呈报（审批）表、解决各种待遇审批表（批复），辞退费发放证明，退役金停发手续等；与办理出国（境）工作有关的材料：
因公出国（境）审查（批）表、登记（备案）表，外国护照、外国永久居留者、港澳永久居民身份证复印件；参加党代会、人代会、政协会议和工、青、妇等群众团体代表会以及民主党派代表会议形成的代表登记表、委员（候补委员）简历、当选通知等材料。
第十类：
其他有参考价值的材料
包括健康检查材料：
录用体检表，严重慢性疾病或残疾证明，工伤致残诊断书；办理丧事形成的材料：
悼辞、讣告（生平）、死亡通知单、非正常死亡调查报告及有保存价值的遗书等；与人员流动有关的材料：
报到通知单、毕业生就业报到证、派遣证，协议书、人事争议仲裁（调解）书、反映计划生育情况的材料；档案审核、报送工作中的材料：
报送单、有关情况说明等。
2、副本。
由正本中主要材料构成，要求能概括地反映一个人的历史和现实情况，是由正本中的重复件或从正本中复制所构成的。
第一类：
近期履历材料
第三类：
主要、近期鉴定考核材料
第四类：
最高学历、学位、评聘专业技术情况材料
第五类：
审查（包括甄别、复查）结论材料
第六类：
85年、90年党员登记表（民主评议表）
第七类：
奖励材料
第八类：
处分决定（包括甄别、复查）结论材料
第九类：
正本九类中主要材料
（三）材料的归类和排列
1、材料的归类：
根据材料的名称来归；根据材料的内容和性质来归。
2、材料的排列：
（1）按时间排序：
适用于第1、2、3、4、7、10类的排列。
（2）按主次排序：
适用于第5、8类的材料排列，顺序一般为上级批复、结论或处分决定，本人对结论或处分决定的意见，调查报告，证明材料，本人检讨或交代材料。
（3）价值和时间相结合的方法排序。
第6类的入团、入党志愿书放在各自形成的其他材料之前，申请报告、转正报告、党员登记表等均按时间先后顺序排列。
第9类的《工资变动登记表》列为1，其他材料均按形成的时间先后顺序排列。
（四）材料的编目
1、逐份编目：
目录登记应在每份材料第一页的右上角加盖“类一号”章并用铅笔书写类号和顺序号；页码计算为有页码的按照页码登记、无页码的按照单面有内容的计1页，正反面有内容的计2页，封面、封底不计页、复制件不计页、中文翻译件要记页的方法。
2、目录清楚。
计算机打印（抄写）目录与材料要对应,一条目录打印（抄写）一行、类与类之间留空行。
3、填写准确。
尽量用全称，过长可适当简化，但不能改变原意。
4、目录制成时间：
一般为材料最后落款标明的时间，入党志愿书以支部大会通过的入党时间作为材料的制成时间。
5、目录登记的要求：
准确无误、目录内容和材料相符，防止错登漏登；打印目录需用激光打印，登记目录一般需使用黑墨水（碳素墨水），文字要端正，字迹要清楚，切忌潦草、乱用简化字，登记后不得涂改、粘贴、勾划；登记时，字与字之间比例要适当，上、下对齐，防止超格；在登记同名称材料时，不能简化登记为“同上”或用“……”；“备注”填写需要说明的情况，包括：
附考察材料、复印件等。
（五）材料的复制
1、复制的范围：
建立档案副本缺少的材料；纸张破损、变质、墨水褪色、字迹模糊不清的材料；用复写纸、红色或纯蓝墨水以及铅笔书写的不符合要求的材料。
2、复制的手段——复印、打印、抄写、扫描、照相摄影、手描
3、注意——忠于原件、字迹清楚、手续完备、按要求归档
干部人事档案管理人员在提供利用和出具证明时必须严格把关，及时识破和阻止个别人利用复制技术造假的现象。
（六）材料的技术加工
1、技术加工的原则：
以不破坏档案材料的内容为前提。
2、技术加工的要求：
（1）档案材料应达到长26.5公分，宽19公分的要求；
（2）技术加工要基本四面整齐，不出现横向装订的现象；
（3）装订孔中心线与材料左边相距1.5公分间距，相邻两孔之间8.3公分间距；
（4）不可将档案材料上的文字和印章裁掉；
（5）加工时要注意在材料左边留出装订位置，不能压字；
（6）加工完的材料不能出现梅花洞。
3、技术加工所需条件
（1）工具：
缝纫机（缝纫机可拼接材料和连接衬纸，缝纫机的针距须调到最大）；切纸刀（切纸刀分单一切纸刀和切纸、打孔两用机两种。
使用前应调整孔距、切纸的长度和宽度）；其他工具：
浆糊刷子、剪刀、铁夹子、曲别针等。
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