公文处理管理办法.docx

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公文处理管理办法

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公文处理管理办法

第一章总则

第一条为促进公司（以下简称“公司”）公文处理工作流程化、标准化、常态化，不断提高公文处理工作的质量和效率，结合公司实际情况，特制定本办法。

第二条本办法适用于公司及直属各单位（以下统称“各单位”）的公文处理工作。

第三条本办法所称公文，是指各单位实施领导、履行职能、指挥生产和经营管理的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家的方针政策，贯彻落实上级部署，公布规章制度，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况，依法经营和进行商务活动等的重要工具。

第四条本办法所称公文处理工作，是指公文的发文办理、收文办理、整理归档、公文管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。

第五条公文处理工作应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。

第六条公司总经理办公室、党委工作部、纪委工作部、工会办公室分别负责公司行政、党委、纪委、工会的公文处理工作，是公司相应公文处理的职能部门，并对各单位的相应公文处理工作进行指导和督促检查。

各单位应设立文秘岗位，指定符合岗位要求的人员，按照本办法的要求开展相关工作。

文书、文秘人员应当忠于职守、作风严谨、具备相关专业知识。

单位内设临时机构一般不对外发文。

第七条非涉密公文应当通过公司OA办公系统进行处理。

特殊情况下，不宜使用OA办公系统的，可以采用书面形式。

第二章公文种类

第八条各单位的公文主要包括正式发文（文件式公文）、便函（信函式公文）、内部公文和专用文件等四种类型。

第九条正式发文是以单位名义发布的、用于处理本单位职责范围内重要事务的公文，主要种类包括：

1.决定：

适用于对重要事项做出决策和部署，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级单位不适当的决定事项。

2.通知：

适用于任免干部，发布、传达要求下级单位和有关单位周知或者执行的重要事项，转发上级单位重要公文。

3.通报：

适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者告知重要情况。

4.报告：

适用于向上级单位汇报工作，反映情况，回复上级单位的询问。

5.请示：

适用于向上级单位请求指示、批准。

6.批复：

适用于答复下级单位重要请示事项。

7.意见：

适用于对重要问题提出见解和处理办法。

可用于上行文、下行文和平行文。

作为上行文，应按请示性公文的程序和要求办理。

8.函：

适用于不相隶属单位之间相互商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批重要事项。

第一十条便函包括单位便函（公司便函）和部门便函。

（一）单位便函是以单位名义发布的、用于处理本单位职责范围内一般性事务的公文，主要种类包括：

1.函：

适用于不相隶属单位之间相互商洽工作、询问和答复问题，请求批准和答复审批一般性事项。

2.通知：

适用于发布、传达要求本单位内部机构、下级单位和有关单位周知或者执行的一般性事项，召开重要会议，转发公文。

3.批复：

适用于答复下级单位一般性请示事项。

4.报告：

适用于回复上级单位或部门提出的一般性问题，提供一般性资料或工作报告等。

5.意见：

适用于对一般性问题提出见解和处理办法。

可用于上行文、下行文和平行文。

（二）部门便函是以部门名义发布的、用于处理部门职责范围内相关事务的公文，主要种类包括：

1.函：

适用于不相隶属单位或部门之间相互商洽工作、询问和答复问题。

2.通知：

适用于发布、传达要求本单位内部机构、下级单位或部门周知或者执行的一般性事项，召开常规性或一般性会议，转发一般性工作文件。

3.答复/回复：

适用于向下级单位答复一般性问题，但不得用于批复下级单位请示事项。

4.报告：

回复上级单位的部门提出的一般性问题，提供一般性资料或工作报告等。

第一十一条内部公文是用于单位内部处理、协调和安排各种工作的公文，主要种类包括:

1.决议：

适用于会议讨论通过的重大决策事项。

2.会议纪要：

适用于记载会议主要情况和议定事项。

3.签报：

适用于单位内设机构向本单位领导请示和汇报工作、反映情况、报告交办事项办理结果以及重要公文的起草过程、有关事项的背景、承办部门的意见和建议等事项。

4.工作联系单：

适用于单位内各部门之间商洽工作，询问和答复问题。

5.外联记录单：

适用于记录外单位以电话、传真、邮件等方式联系工作的有关内容，并报告单位领导或报送有关部门。

6.内部通知：

适用于各部门发布需要本单位内部机构周知的一般性事项，是部门便函通知类公文的简化形式。

7.管理要情、党建要情、简报：

适用于各单位或部门在一定范围内发布专项工作或特定工作的动态、进展等信息。

发布范围可以是本单位领导、各部门，也可以是公司所属各相关单位。

8.其他：

各单位可根据需要制定其他内部公文种类，并以适当的形式予以公布。

第一十二条专用文件是指在一定业务范围内使用，有特定格式和处理程序的公文，一般用于常规性审批公文。

专用文件的公文格式、适用范围、工作程序和管理要求等由使用单位确定，并以适当的形式予以公布。

第一十三条规章制度的具体公文处理，另行制定管理办法。

第三章行文规则

第一十四条行文应当确有必要，讲求实效，注重针对性和可操作性。

第一十五条行文关系根据隶属关系和职权范围确定。

一般不得越级行文，特殊情况下需要越级行文的，应当同时抄送被越过的单位。

第一十六条向上级单位行文，应当遵循以下原则：

1.原则上主送一个上级单位，根据需要同时抄送相关上级单位和同级单位，不抄送下级单位。

2.下级单位的请示事项，如须以本单位名义向上级单位请示，应当提出倾向性意见后上报，不得原文转报上级单位。

3.请示应当一文一事。

不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。

4.除上级单位负责人直接交办的事项外，不得以本单位名义向上级单位负责人报送公文，也不得以单位负责人名义向上级单位报送公文。

5.各单位内各部门不得直接向上级单位行文。

除应上级单位要求外，下级单位一般不向上级单位内部机构正式发文。

6.受双重领导的单位向一个上级单位行文,必要时抄送另一个上级单位。

行文时应当写明主送单位和抄送单位，由主送单位负责答复。

第一十七条向下级单位行文，应当遵循以下原则：

1.主送受理单位，根据需要抄送相关单位。

重要行文应当同时抄送发文单位的直接上级单位。

2.上级单位向受双重领导的下级单位行文，必要时应当抄送下级单位的另一个上级单位。

3.上级单位原则上不得向下级单位内部机构行文。

上级单位内各部门在职权范围内可向下级单位或部门行文，但不得发布指令性公文，不得批复下级单位请示事项。

第一十八条不相隶属单位之间一般以“函”商洽工作。

对不相隶属单位发送的公文，不得有指令性要求。

第一十九条同级单位之间必要时可联合行文。

联合行文按主办、协办单位次序依次签发，一般不使用复印件会签。

第二十条公文回复原则：

密文密复，明文明复。

严禁密文明发，明文中不得有涉密内容。

第二十一条对不符合行文规则报送的公文，上级单位或本单位公文处理职能部门应当责令其纠正或者撤销。

第四章正式发文的公文格式和办理

第二十二条正式发文一般由密级、保密期限、紧急程度、发文单位标识、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、发文单位署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送单位、印发机构和印发日期、页码等部分组成。

1.公文密级、保密期限和紧急标识要清楚。

涉及国家秘密的公文应当分别标明“绝密”、“机密”或“秘密”，涉及商业秘密的公文应当分别标明“核心商密”或“普通商密”，密级和保密期限之间用“★”隔开，保密期限中的数字用阿拉伯数字标注。

紧急公文应当分别标明“特急”、“加急”。

标注密级一般使用3号黑体字，顶格编排在版心左上角；标注紧急程度一般使用3号黑体字，顶格编排在版心左上角。

如需同时标注密级和保密期限、紧急程度，按照密级和保密期限在上、紧急程度在下的顺序分行排列。

2.发文单位标识由发文单位全称或者规范简称后加“文件”组成。

发文单位标识居中排布，至版心上边缘35MM，使用华文中宋体字，颜色为红色，以醒目、美观、庄重为原则。

3.发文字号包括发文单位代字、年份、发文顺序号。

年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注，年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入，序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字，按年份累计编号，序号后面加“号”字。

发文字号编排在发文单位标志下空两行位置，下行文居中排布，上行文的发文字号居左空一字编排，与签发人姓名处在同一行。

发文字号之下4MM处印一条与版心等宽的红色分割线。

4.签发人是在上报的公文中批准签发的领导姓名，上报的公文需标识签发人姓名。

平行排列于发文字号右侧，右空一格，由“签发人（3号仿宋体字）”三个字加全角冒号和签发人姓名（3号楷体字）组成。

5.公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容（即事由）并标明公文种类，一般由发文单位名称、事由和文种组成。

标题中除法规、规章和转发文件名称加书名号外，一般不用标点符号。

标题排列要美观，回行不能断开词意。

标题用加粗的2号华文中宋体字，可分一行或多行居中排布在红色分割线下空两行的位置。

6.主送单位是指公文的主要受理单位，应当使用单位全称、规范化简称或同类型单位统称。

编排于标题下空一行位置，居左定格，回行时仍定格，最后一个机关名称后标全角冒号。

7.正文是公文的主体，用来表述公文的内容。

公文的首页必须显示正文。

正文从主送单位下一行开始，每自然段左空2字，回行定格，数字、年份不回行。

一般用3号仿宋体字。

正文行间距根据文件长短进行调整，一般为28磅。

8.公文如有附件，应在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。

如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：

1.××××”），附件名称后不加标点符号。

附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。

9.发文单位署名为发文单位全称或规范化简称。

署名下标注成文日期，成文日期以负责人签发的日期为准，一般右空四字编排，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01）。

10.公文应加盖印章，印章盖在成文日期上。

印章应与发文单位名称相符。

特殊情况下，如发文机构与印章名称不符，应标明“代章”字样。

印章端正，居中下压发文单位署名和成文日期，使发文单位署名和成文日期距印章中心偏下位置，印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。

联合行文时，一般将各发文单位署名按照发文单位顺序整齐排列在相应位置，并将印章一一对应、端正、居中下压发文单位署名，最后一个印章端正、居中下压发文单位署名和成文日期，印章之间排列整齐、互不相交或相切，每排印章两端不得超出版心，首排印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。

11.公文如有附注（公文印发传达范围等需要说明的事项），应当加圆括号标注，居左空二字编排在成文日期下一行。

12.附件是公文正文的说明、补充或者参考材料。

附件应当另面编排，与公文正文一起装订。

附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。

“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。

附件标题居中编排在版心第三行。

附件格式要求同正文。

13.抄送单位是除主送单位外需要执行或者知晓公文内容的其他单位，应当使用单位全称、规范化简称或者同类型单位统称。

一般用4号仿宋体字，在印发部门和印发日期之上一行、左右各空一字编排。

“抄送”二字后加全角冒号和抄送单位名称，回行时与冒号后的首字对齐，最后一个抄送单位名称后标句号。

14.印发机构和印发日期是指公文的印制机构和印制日期，印制机构一般为公文的职能部门。

印发部门和印发日期一般用4号仿宋体字，编排在末条分割线之上，印发机关左空一字，印发日期右空一字，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编01），后加“印发”二字。

15.页码是公文页数顺序号，首页不标注页码。

一般用4号半角宋体阿拉伯数字，居中编排在公文版心下边缘之下，数字左右各放一条一字线，一字线上距版心下边缘7MM。

公文的附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。

16.关于联合发文，同级单位或党政之间联合发文，应使用主办方的发文标识和发文字号。

联合发文的成文日期以最后签发单位负责人的签发日期为准。

联合发文的所有发文单位都应在公文落款处加盖印章。

如确有困难，可只由主办单位加盖印章，并标明“代章”字样。

17.公文应使用国际标准A4型（210mm*297mm）白纸打印，左侧装订，特殊形式的公文用纸幅面，根据实际需要确定。

正式发文左右页边距28MM,上下页边距37MM。

18.公文中各组成部分的标识规则在本办法中未明确的，参照《党政机关公文格式》国家标准执行。

第二十三条发文办理是指以本单位名义制发公文的过程，正式发文的发文办理过程包括拟制、会签、审核、签发、复核、编号、登记、校对、印制、用印、分发等程序。

具体为：

主办部门拟稿—拟稿部门负责人审核—会签（根据需要由拟稿部门负责人确定）—文秘核稿—公文处理职能部门负责人核审—公司领导签发—文秘核稿套红—发起人校对—封发（盖章）—归档。

第二十四条拟制公文应当做到：

1.符合国家的法律、法规及其他有关规定，切实可行。

2.情况属实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。

3.文种正确，格式规范。

公文的文种应当根据行文目的、发文的职权和与主送单位的行文关系确定。

4.拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。

5.人名、地名、数字、引文准确。

引用公文应当先引标题，后引发文字号。

引用外文应当注明中文含义。

日期应当写明具体的年、月、日。

6.结构层次序数，第一层为“一、”，小标题可使用黑体三号字，加粗；第二层为“

（一）”，小标题可使用楷体三号字，加粗；第三层为“1.”，第四层为“

（1）”，小标题可使用仿宋体字。

7.应当使用国家法定计量单位。

8.文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。

使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现注明准确的中文译名。

9.公文中的数字，除部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。

数字和年份不能回行。

10.拟稿人根据实际需要，确定主送单位、抄送范围，标明印制份数。

11.对于收到的公文，可根据公文的要求和需要予以转发。

转发文件，应当结合工作实际，提出具体贯彻要求，不得层层转发。

下列文件不得转发：

各种绝密文件、资料；中央领导同志未公开的内部讲话；规定限制阅读范围的文件；政策、法律、法规、重要措施的未定稿；其他不得转发的文件。

12.涉密公文，应当根据有关保密规定标注相应的密级。

第二十五条拟制公文中，对涉及其他部门职责的事项，主办部门应主动会签其他部门，取得一致意见后方可上报公司领导。

如有分歧，主办部门应报请公司领导予以协调，仍不能取得一致意见的，不得自行行文。

第二十六条公文审核应当做到：

1.除特别紧急事项外，公文送公司领导签发前，应当由公文处理职能部门进行审核，不得先签后核。

2.审核工作应指定专人负责。

审核的重点是：

（1）行文理由是否充分，行文依据是否准确；

（2）是否符合行文规则和拟制公文的有关要求；

（3）涉及有关部门职权范围内的事项是否经过协商并达成一致意见；

（4）文种是否正确，格式是否规范。

3.在不改变原意的情况下，审核人可对文稿进行文字处理。

需对文稿进行较大修改时，应提出修改意见商拟稿人修改，修改后的文稿须由拟文部门负责人确认，审核人应当进行复核。

4.审核合格的公文，由审核人送公文处理职能部门负责人核签。

经审核不宜发文的公文文稿，应当退回起草部门并说明理由。

第二十七条公文签发实行权责结合的原则。

1.公文主办部门、会签部门、审核部门的意见应由部门主要负责人签署。

部门主要负责人无法签署时，应由部门主持工作的负责人签署。

2.公司发文一般由公司主要领导或分管领导签发，主要领导和分管领导不在，可由其他授权领导签发。

3.签批公文，签批人应有明确意见，并签署姓名和审批时间，圈阅则视为同意。

公文签发人对签发的公文内容全面负责。

第二十八条公文会签和签批程序根据需要可采用并行或串行方式，各单位可根据实际情况确定。

第二十九条拟办、修改和签批公文，不能用圆珠笔或铅笔，不得在文稿装订线外书写。

第三十条公文印制应当做到：

1.公文签发后，由公文处理职能部门进行复核，并统一负责编号、登记和印制。

复核的重点是:

审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。

经复核，如需对文稿进行实质性修改，应按程序复审。

2.公文印制时，排版的清样由拟稿人负责校对，校对人应签署姓名。

公文校对以原稿为准，签发后的文件不得再做任何修改。

若确需修改，必须由主办部门领导签字后交由公文处理职能部门重新审核，必要时需按程序重新签发。

3.改定的清样，由公文处理职能部门审定后进行印制，并加盖印章。

公文印制要美观大方，符合公文格式。

公文应根据页面调整文件行距，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。

第三十一条公文分发由公文处理职能部门负责，也可由公文主办部门自行办理。

一般公文2天内发出，急文急办。

通过OA系统分发的，按公司OA系统设定流程分发。

第三十二条发送涉密公文必须由单位机要人员按照相关工作要求办理。

第五章便函的公文格式和办理

第三十三条便函一般由发文单位标识、秘密等级、保密期限、紧急程度、发文字号、标题、主送单位、正文、附件说明、印章、成文日期、附注、附件、抄送单位和页码等部分组成。

1.发文单位标识为公司全称或规范简称，不加“文件”字样。

具体格式和字体要求参见附件3。

2.便函各组成部分的要求同正式发文，但一般不标签发人、印发机构和印发日期。

3.便函中各组成部分的标识规则在本办法中未明确的，参照《党政机关公文格式》国家标准执行。

第三十四条便函的发文办理过程包括拟制、会签、审核、签发、编号、登记、校对、印制、用印、分发等程序，相关程序参照正式发文的要求办理。

第三十五条单位便函（公司便函）应由本单位领导签发，加盖单位印章，由公文处理职能部门统一编号、登记和印制。

分发由公文处理职能部门负责，也可由公文主办部门自行办理。

对于一般性、常规性或已经有单位领导明确意见的便函，可由单位领导授权各部门负责人和公文处理职能部门负责人共同签署意见后生效。

第三十六条部门便函由各部门负责人签发，加盖部门印章，由各部门自行编号、登记、印制和分发。

第六章内部公文的公文格式和办理

第三十七条决议的格式和办理要求：

1.决议一般由标识、秘密等级、保密期限、编号、签发人、标题、时间、地点、主持人、出席、列席、记录人、正文等部分组成，不需加盖印章。

决议标识由发文单位全称或者规范简称后加“决议”组成。

具体格式和字体要求由各单位参考附件4确定。

决议中各组成部分的标识规则在本办法中未明确的，参照《党政机关公文格式》国家标准执行。

2.决议主要用于记录重要会议的重大决策事项，一般适用于董事会会议、党委会、党政联席会、总经理办公会等会议。

3.决议的办理过程主要包括拟制、签发、编号、登记、印制、分发等程序。

4.决议由会议主办方负责拟定，在征求与会人员意见后，由会议主持人或会议主办方负责人签发。

参会人员如对文稿的内容有不同意见，应通过协商达成共识。

5.决议由办公室或会议主办机构进行编号、登记、印制和分发。

6.有特定格式、签发人员和办理程序要求的决议，可按其特定要求办理。

第三十八条会议纪要的格式和办理要求：

1.会议纪要一般由标识、秘密等级、保密期限、编号、签发人、标题、时间、地点、主持人、出席、列席、记录人、正文、发送范围等部分组成，不需加盖印章。

会议纪要标识由发文单位全称或者规范简称后加“会议纪要”组成。

具体格式和字体要求由各单位参考附件5确定。

会议纪要中各组成部分的标识规则在本办法中未明确的，参照《党政机关公文格式》国家标准执行。

2.会议纪要的办理过程主要包括拟制、签发、编号、登记、印制、分发等程序。

3.会议纪要由会议主办方负责拟定，在征求与会人员意见后，由会议主持人或会议主办方负责人签发。

参会人员如对文稿的内容有不同意见，应通过协商达成共识。

4.由单位领导签发的会议纪要由办公室统一编号、登记、印制。

分发由办公室负责，也可由公文主办部门自行办理。

由部门负责人签发的会议纪要，由各部门自行编号、登记、印制和分发。

第三十九条签报的格式和办理要求：

1.签报一般由签报标识、秘密等级、保密期限、紧急程度、编号、主办部门、经办人、主送领导、审核部门、会签部门、标题、正文、拟文日期等部分组成，不需加盖印章。

签报标识由发文单位全称或者规范简称后加“签报”组成。

具体格式和字体要求由各单位参考附件6确定。

2.签报的办理过程主要包括拟制、会签、审核、编号、签批等程序。

3.签报由主办部门负责人签署意见后，送交会签部门签署意见。

4.签报由办公室审核、统一编号登记后呈单位领导签批。

5.主送领导的书写顺序按照领导排名由前往后顺序排列。

签批顺序一般为：

分管主办部门或该项业务的领导、相关领导、主要领导。

一般性事务签报可由分管领导直接签批。

有特定签批程序要求的签报，可按其特定要求办理。

6.签批过程中相关部门或单位领导应有明确意见，并签署姓名和审批时间，圈阅则视为同意。

如对签报的内容有不同意见，应通过协商达成共识后再继续流转。

第四十条工作联系单、内部通知、外联记录单和管理要情、党建要情等内部公文的格式和办理过程可由使用单位根据需要自行制定（格式可参考附件7、8、9、10）。

第七章收文办理

第四十一条公文的收文办理是指本单位收到上级、下级、不相隶属单位或部门公文后的处理过程，一般包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办、答复等程序。

收文办理由办公室统一归口负责。

第四十二条接收公文时，公文处理职能部门文秘人员应认真核查来文单位、件数、时限要求和密封情况，确认无误后方可签收，并注明签收时间。

第四十三条对于签收的公文，文秘部门应进行收文登记，主要包括:

收文编号、收文日期、来文单位、文号、标题等。

第四十四条收到下级单位上报的公文，文秘部门应进行审核。

审核的重点是：

是否由本单位受理；是否符合行文规则；文种使用、公文格式是否符合要求；涉及其他单位职权的事项是否已协商、会签。

经审核不符合规定的公文，可以退回呈报单位并说明理由。

第四十五条对于阅知性公文，由公文处理职能部门根据公文内容、要求和工作需要确定范围后分送。

各部门应根据领导批示和工作需要将公文及时送传阅对象阅知或批示。

办理公文传阅应当随时掌握公文去向，不得漏传、误传、延误。

第四十六条对于批办性公文，公文处理职能部门应当及时提出拟办意见送单位负责人批示或者交有关部门办理，需要两个以上部门办理的应当明确主办部门。

紧急公文应当明确办理时限。

承办部门收到交办的公文后应当及时办理，不得延误、推诿。

紧急公文应当按时限要求办理，确有困难的，应当及时予以说明。

对不属于本部门职权范围或者不宜由本部门办理的，应当及时退回公文处理职能部门并说明理由。

第四十七条审批公文时，对有具体请示事项的，主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期，其他审批人圈阅视为同意；没有请示事项的，圈阅表示已阅知。

第四十八条送交有关部门办理的公文，文秘部门要负责催办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。

第四十九条公文的办理结果应当根据需要答复来文单位。

第八章公文归档

第五十条公文办理完毕后，需要归档的公文及有关材料应当根据国家有关档案法律法规、集团和公司有关档案管理规定，及时收集齐全、整理归档。

第五十一条归档的公文，应根据其相互联系、特征和保存价值分类整理。

要保证归档公文的齐全、完整，并能正确反映本单位