对外会议工作安排.docx

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对外会议工作安排

（对外）会议工作安排

（对外）会议规范

一、会议活动组织 

1.确定会议的主题、时间、地点、与会人员，形成会议筹备小组，制订会议筹备方案。

2.筹备工作

1） 确认会议日期和会议日程安排。

2） 发出会议邀请：

会议开始前2周将会议邀请发送给每一位受邀者，并要求其给予书面回复确认是否准时参加以及有无特殊要求等。

会议邀请应至少包含：

会议主题、时间、地点（含行车路线）、日程安排、接待人联系方式等。

 3） 确定会场布置方案，罗列所需设备器材等信息，并安排具体人员负责准备。

在会议开始前1天，按预定方案布置会场，调试设备。

 4） 安排专人准备会议所需的书面材料。

既要全面，同时也要避免浪费。

 5） 制订应急预案。

 6） 提前了解与会人员信息，安排专人负责与会人员联系，保障所有与会人员安全准时的参加会议。

3.会场布置 

1）桌椅摆放，特别嘉宾摆放桌牌，纸笔，确保会议秩序。

2）准备茶水、果盘等。

3）悬挂横幅，摆放海报、易拉宝等 。

3）会场投影音响设备调试。

4.整理资料 

1）根据需要，收集与会议所议项目有关的信息和资料。

如果太长、太多，将其要点摘录出来。

2）会议所需资料原则上要提前发放，不易提前发放的可会前摆放到相关人员的桌牌位置处。

5.会中服务 

1）会场负责人应在会议前20分钟到岗，对服务工作及程序向会议接待人员作出明确的分工，讲明注意事项，然后对会议要求事项做最后检查（包括会场布置、签到桌、鲜花、指示牌、进出路线、环境卫生等情况）。

2）接待人员在会议开始后将会场门关上，站在会场末尾拍照及摄影，并对突发事件进行及时处理。

3）如无特殊情况，接待人员应在客人落座后倒水。

倒过水后要逐杯进行检查，检查时可用手触摸杯子的外壁，如有遗漏要及时补上。

添加茶水时要求动作敏捷、轻盈，尽量不发出声音。

4）开始后隔20分钟后再添水，以后15分钟一次，并做好续水时间记录，续水时要把杯子拿到领导身后（右侧）续好后杯柄要朝向领导伸手就能拿到的最方便的位置。

在续完水后要把杯盖上。

注意，切不可把杯盖扣放在桌上。

6.会后工作 

1） 会议结束，接待人员应立即打开会场大门，在门外站立，微笑送客。

2） 安排工作人员及时有序收拾会场，将能够再使用的物品回收到公司交由相关人员保管，避免浪费。

3）  总结会议所取得的成果，作为以后工作的范本；汲取会议中存在的不足，及时纠正并在以后的工作中做出相应的改进。

附件一：

会议计划表

编号：

年度：

年

会议相关信息

明细

会议名称

会议性质

开会地点

开会日期

会议时间

预计人数

参会人员

主持人

会议宗旨

及议题

备注

附件二：

议程安排表

会议主题

会议类型

会议主办

部门

会议负责人

会议主持人

会议摘要：

会议议题/内容

议题1

议题名称：

序号

时间

内容

发言人

议题2

议题名称：

序号

时间

内容

发言人

出席人员

会议记录员

会议注释：

会议名称：

会议时间：

会议地点：

会议联系人：

会议参加人员名单：

会议注意事项：

1．

2．

会议联系人：

会议联系电话：

签章处：

通知回执联

会议通知已收到，内容详细了解，□能□不能届时参加。

谢谢!

签名：

年月日