部门职责说明书.docx

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部门职责说明书

阳光学院读书会各部门职责说明书

内务部：

一、活动场所的申请

1、多媒体教室申请

（1）填写《福州大学阳光学院临时借用多媒体教室申请表》。

（2）到学工部找相关负责老师签字。

（商学楼底层）

（3）送交教务部（工科楼四楼）相关负责老师审批，审批时间为每周周二下午与周四下午。

（4）根据申请表上的标注提前一天到申请表上所指定的地点领钥匙。

（在教室申请成功后应将教室的位置及时通知各个部门，以便于活动的正常进行，领到钥匙的干事在活动开始前20分钟提前到所申请的教室开门。

）

2、学术报告厅申请

（1）提前3个工作日申请，一式两份；

（2）申请流程：

填写《福州大学阳光学院学术报告厅使用申请表》—>院团委签署意见—>院长办公室（工科楼四楼）主任签署意见—>一份院长办公室留底，一份交至学术报告厅管理人员（申请表上备注其联系方式）；

（3）根据申请表上的要求行事。

注；应关注学院动态，若是在学院各组织活动较为紧凑的时间段，应提前半个月至一个月申请活动场所。

（4）申请学术报告厅活动物资。

填写《福州大学阳光学院财产借用申请表》，到图书馆办公室签字，并提前一周交到院团委办公室。

院团委办公室开放时间为周一到周五的中午12:

00-12:

30

二、活动现场工作安排

1、搬桌子椅子人员安排:

主要由办公组干事负责

（干事在活动前20分钟提前到场，按活动需求排列桌椅。

主要由办公组负责，其他组相互配合。

）

2、布置现场:

主要由文娱组干事负责

（干事在活动前20分钟到场，依据现有物资及活动的需要布置场地，如：

吹气球、贴彩带等。

同时与宣传部的干事配合，营造欢快和谐的活动场地，为活动的进行添加色彩。

）

三、财务报帐：

主要由财务组负责

1、活动前做好相关预算，并填写《福州大学阳光学院团委采购申请表》。

表中的分管常委意见不用填写，只需填写团委老师意见，该栏由院团委相关负责人签署。

2、活动中各项采购都需要有正式发票，应注明时间，地点，购买物品名称，金额等。

活动结束后，整理好采购清单，要求款项清晰、无误，并连同正式发票一并送交图书馆办公室审核。

3、在院团委办公室规定的报销时间之内将发票、收据（采购清单）及申请表上交相关负责人，发票背面须注明资金的用途、物品清单及经手人签名（由部长签署）。

注：

赞助经费应该分清楚，赞助经费应由本部门使用，不必用到举办活动的经费中，但必须对赞助费的使用情况做详细的登记，做到有帐可查。

四、档案资料管理：

主要由财务组干事负责

1、当前档案资料有：

干部干事信息、会员信息、各类申请表。

2、对档案资料进行归纳整理，做到井井有条。

每隔一年要清理无效会员，及时更新会员资料；同时关注学院动态，及时更新各类申请表。

五、会员管理：

各组组长负责活动会员的通知

会员信息存档，平时活动通过飞信或短信通知会员，同时建群让会员加以沟通了解。

干部在会员群中应该起带头作用，多活跃气氛，加强与会员的沟通，增强会员对读书会的理解，加快融入读书会之中。

六、物资管理：

主要由财务组干事负责

1、读书会现存物资有：

剪刀、卡纸、气球、彩带、胶带、马克笔、记分牌、茶叶、工作证。

2、物资由财务组干事管理，在活动前将所需物资在规定时间带到活动场所，实行物资专项专人负责的方式，以方便活动的前期准备。

七、物资购买：

主要由办公组负责

1、活动所需物资的采购（视具体情况而定）

2、大型活动时将礼仪的服装的干洗：

礼仪在活动前所需衣服都需要先干洗，由活动主办方负责。

（可送至永辉对面干洗店，需提前一周送达。

）

宣传部：

宣传部是读书会的一个门面，它负责各种活动的宣传，通过各种宣传渠道，并根据形式需要，对学生进行有效的思想教育。

其主要工作就是及时有效地把读书会的信息传达出去，让广大同学尽快知晓，并且定期制作主题鲜明、形式多样的宣传板报，同时作为读书会的一个部门，它还负有组织各项校园文化活动，增进校园文化交流，丰富校园文化生活的职责。

平时做好读书会的形象宣传工作，以展牌、海报、网络、微博、视频等形式做好对外宣传工作扩大读书会的影响力。

一、活动前期的宣传工作

1、海报

活动现场海报的宣传是宣传部的主要阵地，也是同学们获得信息的重要渠道，其宣传的力量和效果不言而喻。

海报画完，需要提早三天到院宣申请和审批（周天到周四19：

00~21：

00）。

然后在规定地点进行粘贴。

2、展板

展板分为大板和小板，主要通过白纸，颜料，画笔，等用品，为大型活动绘画出色彩鲜艳，主题鲜明，思想积极向上，作品图案创新，的色彩板，和文字展板。

4、视频

前期通过学习去了解视频制作的全过程。

在具体活动中，进行视频的制作来进行活动的宣传。

主要是放在食堂进行播放，让全院师生了解活动达到宣传效果。

5、广播

大型活动前由我们部门写好广播宣传稿到广播台播放。

通常是提前三到五天到广播台申请。

6、网络宣传

活动前写好文案，在协会微薄和部长空间上发表宣传，协会内的人首先带头转发。

二、活动过程的宣传工作

1、ppt制作

根据活动策划，进行相应ppt的制作。

2、活动现场的拍照。

平时进行摄影书籍的阅读，了解一下基础摄影知识，更有利于平常活动的拍摄。

并且设置专门文档，进行照片的管理。

三、活动后期的宣传工作

1、对整个活动过程中宣传工作进行总结。

根据策划进行简略活动的概括，然后进行全部门的讨论，肯定优点，总结不足，并记录在册。

2、撰写宣传稿、举办成果展

成果展总要进行照片的粘贴，并进行概括。

然后向院宣进行申请和审批。

四、协会微博的管理

在微博上推荐好文章、好书籍，提供给同学们做为阅读参考；及时进行读书会有关活动情况的宣传，让整个学院的了解读书会的动态。

外联部：

一、活动前期工作

1、在活动前期宣传中，宣传部若是要设点宣传，外联部则负责到社联或院学生会去借帐篷。

2、外联部负责分发邀请函。

3、外联部要负责联系礼仪部，为活动提供礼仪人员。

二、活动过程中的工作

在交流会和大型活动上，外联部要抽调干事来维持现场秩序，在交流会中，不仅要维持现场秩序，还要控制灯光，配合活动的进行。

三、拉取赞助

1、在非活动期间，主动联系一些书籍、体育用品，文曲星等电子商品诸如此类的符合学生消费的商品经营商，通过租场地，打宣传等形式收取场地费，宣传费等等。

每年度至少要拉到2到3次赞助，拿到至少30个商家的联系方式，并与这些商家保持密切联系。

2、外联部的工作应该是长期性，持续性的。

在平时就密切注意一些与同学们相关的厂商，发掘潜在的赞助商，洞察潜在赞助商的合作意向，及时收集信息。

开展在同学中的调查，了解同学们的利益所在和共同需要，并以两者的结合点为出发点与同学及赞助商进行双向沟通。

3、在大型活动前（二到三周）到校外去为活动拉取活动经费。

详细附外联部拉赞助资料。

附：

外联拉赞助资料

一、宣传方式：

（以下都是参考价）

活动冠名：

在面向全院性的大型活动时，可以在我们的宣传海报的最后面写上本活动是由某某企业独家冠名赞助，还有在活动开始和结束时，由主持人宣布本活动是由某某企业独家冠名赞助。

赞助商可以入席观看。

1000元

宣传单：

300元（商家印）400元（我们印，1000份）

设点：

400/天早上6:

00---晚上6:

00（我们提供帐篷）具体时间可以我们自己和商家商量。

注：

学校设摊地点只有2个

A.食堂一楼对面宣传栏前（电子屏幕前不得设点）

B.西区篮球场

①这2个点人流量大，可以达到较好的宣传效果

②以食品、化妆品为目的的商家不得在学校内设点

③设点要提前三天交申请表

拉赞助不仅只是拉钱，还可以是物资，人力，比如德克士的现金抵用券、气球，艾力健身俱乐部的健身卡，还有迎新晚会上需要的服装、化妆品等等。

二、注意事项

外联代表了学院的形象，所以每个人出去面对商家的时候首先应该注意一些礼仪上的细节问题，比如

（1）衣着整洁，并尽可能稳重些，给对方暗示：

我是尊重你的；我是干练的，有经验的；

（2）不迟到，向对方表明：

我是守时的，我是守信的，跟我合作没错；（3）无不良习惯，如抠鼻子，挖耳朵，跷二郎腿，讲粗话问题务必十分注意，尤其是双方初次见面的时候。

当然，这就要求我们平时就要培养良好的习惯。

    其次，要充分利用语音、语调、语气、语速、手势等说服对方。

须知：

只有事先说服自己，才有可能说服别人。

当然，这里涉及一个“度”的把握，否则，过犹不及，适得其反。

如何把握“度”的问题，若现对方已被调动起来，你可适当再提一提；若对方稍流露出一丝不耐烦，那么适可而止，策划书的书写，或简要列举，或重复强调，也要因人而异。

外联部拉赞助是基于学院的活动之上的，借助学院的各项活动，寻找宣传的亮点去拉赞助，所以你们在行动之前可以找春哥拿活动策划书，并了解这个活动，仔细思考这个活动里哪里可以帮商家做宣传，除了借助学院活动，我们也可以自己想点子。

三、拉赞助流程：

1、策划阶段。

  首先，策划的目标要明确：

说服对方，使之与你建立合作关系。

如何说服？

这是问题关键。

我认为，整个说服过程是建立在双基础上的，即在分析双方利弊后提出一个使双方受益的合作方案。

建议这样思考：

（1）对方需要什么？

虽然需求各不相同，但是归根到底，有一点是很明确的，即对方希望通过合作产生宣传效益，进而带来经济效益；希望投入1块钱能给他带来10块甚至更多的部分。

（2）我方优势何在，如何发挥？

这是对前一问题回答，是说服对方与你而非与他合作的依据。

  （3）两者结合，分析双方合作的基础，提出使对方宣传效益有作用的合作方案，即策划书。

当然，做策划书之前，首先要根据以上思考作调查研究，寻找可行的合作伙伴，尽可能做到有的放矢。

  做策划书时，务必注意自我定位，即要强调是平等的合作伙伴关系：

你提供财力，我提供人力，我们一起把活动搞好；我得到你的支持使活动顺利开展，你在活动过程得到广告宣传，双赢。

所以，建议，自我定位，固然不可过高过傲，但也不宜太低太“贱”，因为拉赞助本质上是合作。

  这就要求我们在策划书要尽可能表现得客观严谨，尽可能突出宣传方式及实施细节。

此外，须坦诚以待，能做什么，不能做什么，有什么优势，可以如何发挥……一目了然，绝不开空头支票，力求让商家看完你的策划书有这种感觉：

你是负责任，你是有经验的，你是替他着想的。

2、交涉阶段。

    如果策划阶段是“示爱”，那么交涉阶段应该“确定关系”了。

因此，该阶段的工作重心是化解对方的疑惑，商讨合作细节，最终确定具体的合作模式。

  当然，前提是态度要诚恳。

能做什么，准备如何去做，要求明确而详尽。

特别要注意的是，没有把握的事项不能随意答应下来，因为这些讨价还价将是协议的条款依据，一旦签约，白纸黑字，是要负法律责任的。

  交涉过程中，应该强调的是宣传方式，即你能做什么，准备如何落实，而不要一味夸大宣传效益。

因为广告就是一种投资，投资就是要承担一定风险的。

这里有两层含义：

首先，宣传效益不等于经济效益，利弊得失的判断工作应该由对方去完成；其次，宣传效益最终要通过宣传行为来实现，因此有哪些宣传方式准备如何落实才是我们自始自终要强调突出的，这实际上是消除对方的后顾之忧，引导对方作出有利于我方的判断。

  最后强调一点，在整个交涉过程中，确确实实要站在对方利益角度考虑问题，理由很简单：

只有对方认识到你有为他着想，他能从活动中受益，他才愿意投资，你才能获得资助。

这是整个过程的关键。

3、落实阶段。

  在很多同学想象中，拉赞助仅局限在前两步，以为拿到钱就结束了。

其实这是一种误解。

签合同，拿到钱，只是合作的开始，真正的工作刚刚展开，比如还要落实协议条款，还要提供反馈资料。

  在我看来，对于协议条款的落实问题，不仅仅是态度问题，还是性质问题，决定了双方是合作关系还是欺诈与被欺诈关系。

如果是前者，双赢；如果是后者，看起来是一赢一输，实际上是“双输”，往往是被欺诈者“一朝被蛇咬，

4、反馈阶段

  先回答一个问题：

为什么要反馈？

  首先，要求反馈，这就鞭策你把承诺落实到位，把工作做到家；

  其次，从学习和锻炼的角度来看，只有反馈，与商家多沟通，才能总结经验，吸取教训，从而得到提高。

  第三，广告就是投资，投资就有风险，因主客观原因，谁也不可能做每一次每一项都让商家百分之百地满意（更何况有些商家的期望值过高），那么，在反馈过程中与商家探讨问题何在，有无补救办法……一般说来，只要你的工作确实到位甚至基本到位，商家一般是不会太为难学生的。

商家最恨的是拿钱之前软磨硬泡，拿钱之后不见踪影；商家最怕的是被骗的感觉，特别是被“学生娃”骗的感觉，这种感觉可能比丢了几个钱更让他们难受。

  此外，反馈也是有“工资”的。

第一，好的服务方能招来“回头客”；第二，这些“回头客”往往乐于从中穿针引线，帮你介绍他人，大家可以想象这类合作的成功率极高；第三，如果你善于交际，你们可以探讨一些其他共同感兴趣的话题，往往可以建立良好的人际关系，而对方往往是有着丰富生活阅历的长者，你可以从中学到许多为人之道，这比什么都重要。

更何况，一旦对方信任你，欣赏你，他们就将全力支持你。

  最后，作一点小结。

拉赞助的要诀是“胆大、心细、脸皮厚”。

  胆大——超越与陌生人打交道的心理障碍问题。

  心细——处处留心皆学问。

  脸皮厚——脸皮，像手茧，越磨越厚。

备注一。

如何取得公司的联系方法：

（1）.114查公司号码。

（2）.通过协会或师兄师姐获得已联系过公司的联系资料。

 （3）.逛街的时候，注意一下各个商家的联系电话，他们可能成为你下一个赞助商。

 （4）.通过网络得到公司的联系方式。

 （5）.通过商品得到公司的联系方式。

 （6）.通过朋友，同学，亲人得到公司联系方式。

备注二。

联系公司注意的小问题。

（1）.不要在前台小姐那里浪费太多时间，她没有决定权。

（2）.当公司叫你传真过去的时候，不要理他，最好说送上门或直接见面会谈。

因为传真的价格不是你可以承担的，而且大部分都是没有结果的。

 （3）.去一家公司，无论你如何失败，对方如何没有诚意和兴趣都好，你一定要拿到其中一个人的联系方式（卡片）。

 （4）.拉赞助的时候，除了介绍的话，其他的少说，让你的赞助商多说话，并认真仔细回答他的问题。

并记录他的观点和看法。

 （5）.拉赞助的时候注意提及具体、细节的东西。

这样的话公司会觉得我们是准备充分和认真对待的。

5、奖罚制度

（1）对工作表现好的干事在例会上会予以口头表扬，鼓励干事工作的积极性，也为期末的评优及重点培养对象的参考。

（2）绝不允许任何有损外联形象的行为发生，一旦发现，立即踢出部门。

（3）对拉到赞助者，按一定比例抽成。

但凡拉到赞助者首先报销10元车费以及电话费，再视所拉到的赞助物资，进行抽成。

抽成原则为

200以下，10%+10元通讯交通费；

200~700,10%+10元通讯交通费+10元奖励

700~1200,15%+10元通讯交通费+20元奖励

1200~1500,15%+10元通讯交通费+50元奖励

2000以上20%+10元通讯交通费+100元奖励

5000以上20%+10元通讯交通费+300元奖励