行政公文写作函定稿.ppt

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行政公文函n教学目的：

通过学习和训练，写出合格的函。

n教学重点：

1.函的适用范围及特点n2.函的结构和写法n3.例文析评n教学难点：

函的结构和写法n教学程序：

泛读例文必需知识例文析评复习与训练n教学时数：

理论教学2学时n实训教学学时一、泛读例文一、泛读例文n

（一）商洽函例文1关于商请派车运送民工的函省交通厅：

为做好今年的春运工作，及时运送在我省工作的外省民工回家过年，我们组织了民工运送专门车队，但由于我们运力不足，车辆不够，估计不能满足民工的要求，特请贵省派出大型客车20辆，与我省组成运送民工车队，负责运送贵省在我省工作的民工。

妥否？

请尽快函复，以便办理有关手续。

省交通厅年月日析评这是一则商洽函。

正文的原由部分，开门见山，即陈要旨，继而提出要求。

文末一句，语言得体，又暗含催促对方办理的压力。

例文2广东省商业储运公司（粤商储198706号）关于日野FC16SA大卡车存在严重质量问题要求赔偿损失的函广东省汽车贸易中心：

我公司于一九八七年六月六日向贵公司原业务一科购买附有商检合格证的日FC16SA型六吨卡车15辆，发票两张，号码为0671012，0671022，于一九八七年六月二十三日交货，九月中旬正式投入营运使用。

该批车使用后，陆续发现前、后轮内侧胎不规则锯齿形磨损，以内侧内边缘为甚。

经有关技术专家及广州市公安局第七检测站检验，认定此批车存在严重质量问题，与原供货资料标准不符。

我公司已于十一月初暂停止使用。

为此，特向贵单位请求：

一、于本月三十日前，派员前来检验质量鉴证等问题；二、重新按质论价，赔偿经济损失，或退货。

希贵公司讲求信用，按国家有关法律、规定与我公司共同协商解决上述商品的质量问题。

附件：

1.购车发票两张2.广州市公安局检测站检验书。

一九八七年十一月十二日（公章）联系人：

、电话：

联系地址：

广州市路号广东省公司汽车队。

析评这是一则商洽索赔的函。

正文的事由部分简明扼要地交代了事情的原委、发现的情况、检验认定、采取的措施等，为提出商洽的要求提供了有力证据；要求部分写得有礼有节，要求合理，并提出希望。

最后附上附件作为证明材料，写上联系方法，以便联系。

此函行文得体，表意明确、周密。

（二）询问、答复函例文3关于商请报价的函茶厂：

我公司对贵厂生产的绿茶感兴趣，拟定购君山毛尖茶。

我公司要求该茶叶品质一级，规格为每包100克，望贵厂能就单价报表和交货日期、结算方式等给予回复。

如果贵厂报价合理，且能给予最惠折扣，我公司将考虑大批量订货。

副食品公司年月日评析这是一则询问函。

开头提出对对方产品有定购的意图，接着提出请对方报价及有关事宜作出回复的要求。

一般来说，正文至此也可以结束了，然作者继而又强调若对方报价合理，将考虑大批量订货，这样写，可以促使对方给出较低价，可谓匠心独运，棋高一招，这种写法值得借鉴。

例文4关于我市代表团出访波塞雄市和路易港市问题的复函中华人民共和国驻毛里求斯大使馆：

贵馆陈添进领事一九九年八月三日给我市外事办的信函收悉。

关于我市代表团出访波塞雄市和路易港市一事，由于时间太急，来不及办理各种手续，无法在九月下旬成行，届时拟以市长名义发一贺电，祝贺波塞雄市建市一百周年。

访毛里求斯一事，推迟到年底待牌楼设计方案定下来才出访，届时是否顺访波塞雄市，请贵馆酌定。

佛山市人民政府一九九年八月二十日析评这是一则答复函。

行文针对来函询问的问题，谈了困难和处理办法，明确、具体地作了答复，措词得当，言简意赅。

（三）请批、批准函1请批函例文例文5关于拟录用1996届大中专毕业生的函省人事厅：

根据中共省委组织部、省人事厅关于1996年省级机关录用应届高校、中专学校优秀毕业生的通知规定，我们对拟录用到我厅机关工作的大中专毕业生按规定程序进行了统一考试、面试、体检、政审。

经厅党组研究，拟录用大中专毕业生24名。

现将有关录用审批材料报上，请审批。

附件：

录用审批材料24份省安全厅一九九六年三月二十五日2.批准函例文例文6关于批准录用等名同志为国家公务员的函省安全厅：

你厅关于拟录用1996届大中专毕业生的函（国安政199618号）收悉。

根据中共省委组织部、省人事厅关于部分省级机关从1996年应届高校、中专毕业生中考试录用国家公务员和机关工作人员的通知的规定，经考试、考核合格，批准录用等名同志为国家公务员。

特此函复。

附：

录用人员名单省人事厅一九九六年三月二十九日n析评n例文5和例文6是请批函和批准函例文。

n请批函正文，语态得体，文字简洁，先写发函的背景、依据，继而写做法、态度，然后结语提出请求。

以附件24份，节约正文篇幅，是个巧妙的处理。

n批准函正文，引叙来函，作为复函背景、依据。

批准项作为复函重点，依据明确，态度鲜明。

文章以“特此函复”作结。

此函行文简练准确，文字语气合乎批准机关身份。

“附”字后应加“件”字构成“附件”。

二、必须知识

（一）函的由来及演变n函，本意为舌、含、包含、包容，引申为匣、盒子，再引申为封套、书套。

因信件有封套，故把信件称为函。

n函作为正式公文是在辛亥革命之后。

n新中国成立后，“函”一直被列为公文的一个文种，起初有“公函”与“便函”之分。

n1981年国务院办公厅发布的国家行政机关公文处理暂行办法取消了“公函”与“便函”，把“函”单列为一个文种。

（二）含义

（二）含义2012年党政机关公文处理工作条例年党政机关公文处理工作条例（中办发中办发201214号号）第第二章二章公文种类第八条（十四）函。

适用于公文种类第八条（十四）函。

适用于不相隶属机关之间不相隶属机关之间不相隶属机关之间不相隶属机关之间商洽商洽工作、工作、询问询问和和答复答复问题、问题、请求请求批准和批准和答复答复审批事项。

审批事项。

不相隶属机关：

在行政组织系统上，没有领导与被领导；在业务系统上，没有管辖与被管辖。

n不能因为主送机关的行政级别高于发文机关、或为了不能因为主送机关的行政级别高于发文机关、或为了“尊重尊重”主送机关而将应当用函的公文改用主送机关而将应当用函的公文改用“请示请示”。

n具体来说，函的适用范围包括四个方面：

n1平级机关或不相隶属机关单位之间的商洽性、询问性和答复性公务联系。

n2向无隶属关系的业务主管部门请求批准有关事项。

n3业务主管部门答复或审批无隶属关系的机关请示批准的事项。

n4机关单位对个人的公务联系，如复群众来信等。

正确使用“函”n向上级机关请求指示、批准时用“请示”、n向不相隶属的有关主管机关、部门请求批准时，用“函”（求批函）。

n答复下级机关、单位的请示，用“批复”、n答复平级机关或不相隶属机关、单位的求批事项，用“函”（审批函）（不论对方来文是“请示”还是“函”。

n向平级机关或是不相隶属机关、单位告知具体事项，用“函”（告知函），不用“通知”。

向“不婆婆的婆婆”归口主管部门请求批准事项，是用“函”还是用“请示”？

n我单位隶属重庆渝中区环境卫生管理局，单位性质为集体事业单位（环卫局所辖其他二级单位均为全民性事业单位）。

由于性质特殊，每年我单位的环卫经费计划是渝中区城乡建设委员会下达，而不是由上级机关区环卫局下达（环卫局所辖其他二级单位的环卫经费计划由区环卫局下达）。

因此，我单位在向区城乡建委所行的要求追加环卫经费计划的文件选用了“请示”这一文种。

我曾就该文种的选用问题询问执笔人员，执笔人员的回答是：

“区城乡建委代区政府管理区环卫局、区园林局、区市政局等单位，区建委显然是我们的上级机关，所以理所当然用请示行文”。

而我则认为，即使区城乡建委代区政府行使对环卫局等单位的管理权，也只是在业务上进行管理，即存在业务指导关系，而并非行政上的领导（因为区环卫局隶属于渝中区人民政府领导）。

所以，在向区建委行文要求追加环卫经费计划时应当选用“函”这一文种。

请问如何正确选用文种？

n【解答】就此例而言，应以使用“请示”文种为宜。

这里涉及的是公文处理过程中一个很重要的问题，即归口问题。

归口问题是一种授权管理，该授权的机关要代行上级机关职权，属于“奉命行事”。

这与一般意义上的业务关系有所不同，如同宣传部门管理党校一样。

用一种形象的说法，归口管理属于“不是婆婆的婆婆”。

例中所谈的区城乡建委因是代行区政府职权，即属一种授权管理，其与区环卫局乃至该单位之间不是一般的业务关系，故而在向区建委行文要求追加环卫经费计划时，还是应以使用“请示”文种为妥。

n拿着“请示”当“函”用的错误案件（l）某市科委给市财政局写了一份请示，申请追加3%的农业科研基金，以适应“菜篮子工程”的需要。

（2）轻工业部所属一个大盐场（地市级）给驻地的市土地规划局（县处级）写请示，申请划拨“盐晶大厦”的建设用地。

（3）某市海滨垦区政府向市文教局写了一份请示，申请在海滨垦区增建一所小学。

n错误分析：

错误分析：

n按照党和国家公文法规的规定精神，向有关主按照党和国家公文法规的规定精神，向有关主管部门请求批准事项应当使用管部门请求批准事项应当使用“函函”。

n财政局、土地规划局、文教局都是地方行政主财政局、土地规划局、文教局都是地方行政主管部门，市科委与市财政局是管部门，市科委与市财政局是平级平级单位；盐场单位；盐场与市土地规划局相互之间与市土地规划局相互之间无隶属关系无隶属关系；区政府；区政府是一级行政机关，市文教局是市政府下属的一是一级行政机关，市文教局是市政府下属的一个专业主管部门，都是市政府领导下的平级单个专业主管部门，都是市政府领导下的平级单位。

位。

（三）特点：

使用的广泛性：

应用于平行机关和不相隶属机关之间性质的多属性:

请示性质，可以“请求批准”事项批复性质，可以“答复审批”事项通知、通报性质，可以告知事项、传达情况写法的灵活性：

原因：

篇幅：

短小、内容：

单一-公文“轻骑兵”语气：

请批函谦恭；批答函庄重；商洽函亲切。

较讲究文学修辞-函常用的词语有：

拟、承蒙、蒙、鼎立相助、承蒙惠允、贵、贵单位、敝（四）（四）种类种类行文方向行文方向:

问函问函（去函去函）商洽函商洽函询问函询问函复函复函从函的格式和使用情况：

便函从函的格式和使用情况：

便函（没有文号没有文号标题，但一般用单位便笺发出，须加盖公章。

标题，但一般用单位便笺发出，须加盖公章。

）公函公函从内容和作用的角度划分，函可分为以下六种：

从内容和作用的角度划分，函可分为以下六种：

商洽函商洽函询问函询问函答复函答复函求批函求批函审批函审批函告知函告知函商洽函：

不相隶属机关间商洽工作的函。

就问题进行沟通联络、讨论处理某事的意见、洽谈公务等（特点：

无需答复）问答函：

不相隶属机关间询问和答复问题的函。

询问函答复函是一一对应的。

去函为问，复函为答。

去函的目的明确，复函的回答具体。

请批函、批答函：

不相隶属机关间请求批准和答复审批的函。

请批函-批答函是一一对应。

请批函：

向有关部门请求批准的函批答函：

向有关部门批复、回答事项的函（五）写作特点：

（五）写作特点：

机关代字后用机关代字后用“函函”字。

字。

一函一事。

一函一事。

用语平和、恳切，尊重对方用语平和、恳切，尊重对方。

（六）写法标题：

（1）发文机关事由回复函对象文种，国务院办公厅关于悬挂国徽等问题给湖北省人民政府办公厅的复函这是较重要的复函常用的标题。

工商局关于产品税收问题给安乐公司的复函（或函）国务院办公厅关于同意成立奥林匹克运动会组委会的复函

（2）事由文种，省略发文机关，去函标题：

关于请求拨款举办民间艺术节的函复函标题：

关于拨款举办民间艺术节的复函人事部关于人事调动的函关于人事调动的函正文：

发文缘由缘由：

去函：

无论商洽函、询问函、请批函都要说明发函背景、根据和意义。

复函：

无论答复函、批答函，都要有引语答复意见-写法：

引语：

引语：

你单位你单位+来函标题来函标题+（发文字号）（发文字号）+收悉收悉nn答复意见：

答复意见：

针对来函所提出的商洽、询问或针对来函所提出的商洽、询问或请求等问题予以答复，请求等问题予以答复，即表示同意或不同即表示同意或不同意，不同意是什么原因，意，不同意是什么原因，或应该怎么办，或应该怎么办，不应该怎么办，不应该怎么办，或对询问问题做出说明等。

或对询问问题做出说明等。

函事项事项：

去函：

说明具体事项、商谈事宜、通报信息、要求解决的问题等复函：

回答相应的问题。

（如果无法回答，应加以解释）